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CURSO DE
PROGRAMA 5S´s
Aluno:
AN02FREV001/REV 4.0
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CURSO DE
PROGRAMA 5S´s
MÓDULO I
Atenção: O material deste módulo está disponível apenas como parâmetro de estudos para este
Programa de Educação Continuada. É proibida qualquer forma de comercialização ou distribuição
do mesmo sem a autorização expressa do Portal Educação. Os créditos do conteúdo aqui contido
são dados aos seus respectivos autores descritos nas Referências Bibliográficas.
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SUMÁRIO
MÓDULO I
1 INTRODUÇÃO
1.1 EVOLUÇÃO DO CONCEITO DE QUALIDADE
2 HISTÓRIA E CONTEXTUALIZAÇÃO DO PROGRAMA 5S’S
MÓDULO II
3 ORIGEM DO PROGRAMA
3.1 OBJETIVOS GERAIS
3.2 CONCEITUAÇÃO DOS SENSOS
3.3 APLICAÇÃO DOS CONCEITOS
MÓDULO III
4 IMPLANTAÇÃO
4.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E RESPONSABILIDADES
4.1.1 Plano de Implantação
4.1.2 Preparando o ambiente para a mudança
5 SENSIBILIZAÇÃO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO
5.1 ETAPAS PARA IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA
6 FERRAMENTAS PARA IMPLEMENTAÇÃO E MANUTENÇÃO DO 5S’S
6.1 BRAINSTORMING
7 PLANO DE AÇÃO (5W 2H)
7.1 JOGOS, NARRATIVAS E HUMOR
7.2 REGISTRO VISUAL
8 DIFICULDADES NA IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA
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MÓDULO IV
9 PROCESSO DE AUDITORIA
9.1 CONCEITOS RELACIONADOS COM A AUDITORIA
9.2 PRINCÍPIOS DA AUDITORIA
9.3 O CICLO DA AUDITORIA DO PROGRAMA 5S’S
9.4 SELEÇÃO E COMPOSIÇÃO DA EQUIPE AUDITORA
10 RELATÓRIO DE AUDITORIA E ATIVIDADES DE ACOMPANHAMENTO
11 QUALIFICAÇÃO DO AUDITOR
11.1 CONHECIMENTO E HABILIDADES
11.1.1 Conhecimentos e habilidades de líderes de equipe da auditoria (Auditor Líder)
11.2 PSICOLOGIA DA AUDITORIA
11.2.1 Percepção
11.2.2 Percepção e Categorização
11.2.3 Atitude
MÓDULO V
12 ASPECTOS COMPORTAMENTAIS
12.1 PROCESSO DE COMUNICAÇÃO
13 TÉCNICAS PARA ESCUTAR DE FORMA DINÂMICA
13.1 BARREIRAS À COMUNICAÇÃO
13.2 PRIMEIRAS IMPRESSÕES E RÓTULOS
13.3 COMUNICAÇÃO E POSTURA DO AUDITOR
14 COMUNICAÇÃO DOS RESULTADOS
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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MÓDULO I
1 INTRODUÇÃO
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Em 1940 as indústrias bélicas foram impulsionadas com a Segunda Guerra
Mundial, pois precisavam produzir mais, com maior eficácia, atendendo aos prazos
exigidos e com isso foram motivadas a buscar novas técnicas de controle da
produção e da qualidade. Nesse momento foram inseridas técnicas estatísticas
aprimoradas e os conceitos de confiabilidade passaram a ser mais utilizados.
Após a Segunda Guerra Mundial nos anos 1950, países como Alemanha,
França, Inglaterra e Japão tiveram as suas áreas industriais destruídas e, com isso,
os Estados Unidos passaram conduzir os principais modelos de gestão e ampliar as
suas empresas por todo o mundo.
A procura por bens industriais ocasionadas pela sua escassez no mercado,
a existência de clientes carentes e com pouco poder de exigência fez com que
empresas americanas deixassem de aplicar algumas técnicas de qualidade e
produtividade utilizadas durante a década de 50. Alguns profissionais responsáveis
pela implantação destas técnicas foram para o Japão visando auxiliar na
reconstrução do país por meio do Plano Marshall. Dentre os profissionais que
orientaram tecnicamente a recuperação do Japão estavam Willian Edwards Deming
e Joseph M. Juran, dois dos maiores gurus da qualidade e produtividade no mundo.
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FIGURA 1 – O CICLO DO PDCA
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- Analisar os problemas
- Verificar os problemas prioritários
- Identificar qual o desvio entre a situação ideal e a desejada
- Definir qual é o problema e resolvê-lo
Recolher dados
- Mapear o fluxo do processo
- Escolher os indicadores
- Coletar dados para análise
Identificar as causas do problema
- Elaborar um diagrama de causa-efeito
- Selecionar as causas mais prováveis
Mapear soluções
- Definir critérios para as soluções
- Localizar as soluções ideais
Preparar o plano de implementação
- Definir os objetivos de melhoria
- Preparar o plano
- Identificar os pontos críticos de controle
Treinar
- Educar
DO - Capacitar
Implantar solução
- Executar o plano e implementar solução
Avaliar os resultados obtidos
- Mensurar o desvio entre os resultados obtidos e os planejados
- Levantar os benefícios
CHECK Identificar as causas dos desvios
- Houve falha no planejamento? Onde?
- Por que falhou?
Implantar as ações corretivas
- Inserir as modificações ao plano
Aplicar a solução identificada
- Mudar para o novo processo definido
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ACTION - Torná-lo permanente
- Revisar os procedimentos
Refletir
- Houve aprendizado? Em que?
- Como será o início da nova melhoria?
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FIGURA 2 – MODELO DE DIAGRAMA DE ISHIKAWA
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TABELA 1 – ETAPAS PARA CONSTRUÇÃO DE UM DIAGRAMA DE CAUSA E
EFEITO
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envolvimento de todos os empregados no estudo e implantação dos processos de
melhoria.
A grande vantagem competitiva dos japoneses se manteve sem ser afetada
até o início da década de 80, quando novas ações por iniciativas dos governos e
empresas foram adotadas no ocidente, como a metodologia Malcolm Baldrige,
expandido posteriormente para outros países como o próprio Brasil com o Prêmio
Nacional da Qualidade, e a criação da Norma ISO 9000 que estabelece padrões de
qualidade de aceitação mundial para a conformidade de processos e o atendimento
das expectativas dos clientes.
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Para ficar mais claro, fazer melhor, com menos custo e entregar ao cliente produtos
que correspondam às suas expectativas ou as superem. Uma premissa que deve
ser considerada na definição de qualidade é que ela não gera aumento de custos,
ao contrário, diminui. Por reduzir a quantidade de erros nos processos, a qualidade
total faz as empresas gastarem menos e produzirem mais, ou seja, evita o
desperdício de recursos, reduz o tempo de produção e gera menos estresse e mais
satisfação ao trabalhador.
De acordo com os tópicos vistos até este momento, falar sobre qualidade,
para a grande maioria dos autores, é falar em aprimorar de maneira contínua os
produtos e serviços para atender melhor às necessidades dos clientes. Como os
mercados se tornam cada vez mais competitivos, o investimento em qualidade nas
empresas são grandes diferenciais estratégicos frente a concorrência.
A seguir serão apresentados os oito princípios que são considerados os
pilares sobre os quais deve se sustentar a gestão de uma empresa que tenha como
objetivo a qualidade.
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TABELA 3 – OS OITO PRINCÍPIOS DA QUALIDADE
O cliente deve ser a preocupação central das empresas,
pois esses são a razão de existir. Dessa forma, é
Foco no cliente importante a atenção constante às suas expectativas,
atuais e futuras, objetivando atendê-las e até mesmo
superá-las.
É de responsabilidade dos líderes a criação de um
ambiente interno propício à cooperação, visando o
atingimento dos objetivos estabelecidos para a
Liderança organização. Os líderes devem criar condições para que
os funcionários se sintam partícipes e se disponham a
trabalhar para a consecução dos objetivos
organizacionais
As pessoas são a principal força para a execução dos
processos, pois suas habilidades são a maior
Envolvimento das contribuição que elas podem proporcionar para uma
pessoas organização. Dessa forma, é importante estabelecer
programas de desenvolvimento de competências dentro
da empresa.
Todas as atividades das empresas, sejam as mais
simples ou complexas, são processos que podem ter
Abordagem de processo impacto no resultado final da organização. Portanto, a
abordagem por processo não pode ser desconsiderada
para a garantia dos resultados esperados.
Cada processo da empresa está conectado com outros
processos e precisam ser geridos de maneira conjunta e
Abordagem sistêmica
não isoladamente, assim como funciona o organismo
humano.
Fazer a gestão pela qualidade significa incorporar a
Melhoria contínua qualidade como principal elemento norteador. A
melhoria contínua é natural e decorre dessa
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incorporação.
Os líderes das organizações devem analisar
profundamente os dados e informações para terem
subsídios para a tomada de decisões. Todas as
Abordagem factual para
principais ferramentas de gestão e de qualidade devem
a tomada de decisões
ser utilizadas de modo que auxilie na análise acurada e
assertiva para o monitoramento constante das situações
da empresa.
Negociar com os fornecedores utilizando o princípio do
Geração de benefícios
ganha-ganha, confiança e respeito é uma excelente
mútuos nas relações
estratégia de relação que gera benefícios para todos os
com os fornecedores
envolvidos.
Os experts da qualidade
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FIGURA 4: W. EDWARDS DEMING
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melhoria constante dos projetos, processo e produtos com vistas a atender melhor o
cliente;
2 - Adotar a nova filosofia da qualidade, pois sem ela a empresa não se
manterá competitiva no mercado;
3 – Extinguir a dependência da inspeção em massa, pois ela é reativa e,
portanto, não evita o desperdício, retrabalho e consequentemente a elevação dos
custos. Além disso, é dispendiosa e ineficiente.
4 – Não aprovar orçamento baseados apenas no preço, pois o barato pode
sair caro. Um fornecedor deve ser selecionado pela qualidade do seu produto e
devem ser estabelecidas relações de longo prazo, pautadas pela confiança e
ganhos mútuos.
5 – Melhorar constantemente o sistema de produção e serviços. Isso
equivale a dizer que a qualidade tem início no projeto e que a melhoria contínua dos
processos reduz os custos.
6 – Treinar os funcionários da empresa.
7 – Adotar e instituir a liderança, que deve funcionar não apenas como uma
supervisão, mas ajudando as pessoas e máquinas a desempenharem melhor suas
funções.
8 – Afastar o medo, pois ele impede que as pessoas deixem aflorar todos os
seus potenciais e contribuam com a qualidade.
9 – Romper a barreira entre os diversos setores, permitindo que as pessoas
conheçam na prática os problemas enfrentados pelos demais setores, gerando o
aprendizado.
10 – Eliminar slogans, exortações e metas de produtividade, pois geram
frustrações e ressentimentos, além de darem a impressão de que a administração
não sabe dos problemas enfrentados pelos funcionários.
11 – Suprimir as cotas numéricas por mão de obra, pois não respeitam o
ritmo de produção de cada funcionário. Além disso, devem ser eliminados os
objetivos numéricos para a administração, pois em geral eles soam falsos e não se
embasam em planos de melhorias.
12 – Remover as barreiras que impedem que os trabalhadores sintam
orgulho do seu trabalho. Deve ser adotado um sistema que funcione
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adequadamente e que dará condições a todos de saber o que está certo e o que
está errado e qual a sua contribuição para isso.
13 – Estimular a formação e o autodesenvolvimento. Deve ser considerado
que os funcionários querem em suas carreiras não apenas a remuneração, mas
também a sensação de estarem contribuindo com a sociedade.
14 – Concretizar a transformação, seguindo energicamente os 13 princípios
anteriores e demonstrando que a administração da empresa está empenhada em
colocá-los em prática.
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Para Juran para se estabelecer a gestão da qualidade das empresas deve
ser considerada a trilogia da qualidade, apresentada na figura a seguir:
Considerar a qualidade
Planejamento desejada e projetar meios
para alcançá-la
Controle de
Diagnosticar erros ou
qualidade acertos no processo
Propor patamares de
Aperfeiçoamento qualidade cada vez mais
altos
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FIGURA 7 – PHILIP CROSBY
Nasceu em 1926 nos Estados Unidos, era engenheiro, trabalhou por muitos
anos em cargos de alta gestão em grandes empresas. Para Crosby, o conceito de
qualidade estava associado à conformidade com os requisitos, ou seja, devem ser
definidos requisitos claros para os produtos e serviços, e com base neles, deve-se
verificar constantemente a conformidade do produto.
Crosby indicava cinco pressupostos errôneos com relação à qualidade:
- Compreender a qualidade como um significado de virtude;
- Entender que a qualidade é intangível, ou seja, de impossível mensuração;
- Defender a economia em detrimento da qualidade;
- Atribuir os problemas de qualidade ao setor de produção;
- Acreditar que a qualidade será gerada pelo setor de qualidade da empresa.
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FIGURA 8 – ARMAND V. FEIGENBAUM
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- Custos das falhas internas, dizem respeito a materiais e produtos
defeituosos e incluem retrabalho, desperdícios e refugos.
- Custos das falhas externas, são relativos a produtos defeituosos que
chegam aos clientes e geram reclamações e insatisfações.
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FIGURA 10 – EXEMPLO DE DIAGRAMA DE PARETO
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O histograma - A natureza gráfica de um histograma permite a visualização
imediata da variação de um processo.
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comportamento. Esse conceito, que cada vez mais é adotado pelas empresas,
constitui a base da Qualidade Total!
A implantação de Sistemas da Qualidade nas Organizações precisa da
quebra de paradigmas, saindo-se da inércia em direção a mudança, e daí decorre a
importância do Programa 5 S’s, como base para a Implantação destes Sistemas,
promovendo a quebra de resistência das pessoas ao processo de mudança,
produzindo novos padrões de comportamento, e propiciando o surgimento de um
clima organizacional favorável à implantação da Qualidade Total.
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objetivo a preparação da organização para a implantação de processo de melhoria,
por meio de um adequado método de reeducação nos aspectos relacionados aos
tópicos envolvidos.
De forma prática, na percepção dos japoneses um conjunto de normas e
diretrizes em favor da organização melhora a qualidade de vida diária. No dia a dia
das organizações, a aplicação dos 5S’s significa maturidade e o primeiro passo para
a implantação de sistemas de gestão como a ISO 9001 ou qualquer outro.
No Brasil o Programa 5S’s teve início na década de 90, chegando
formalmente por meio dos trabalhos pioneiros da Fundação Christiano Ottoni,
liderada pelo professor Vicente Falconi, com o intuito de disseminar os
conhecimentos deste Programa em muitas empresas que tinham como meta a
criação de um ambiente favorável para a Qualidade Total, por meio de um processo
de melhoria contínua. A tradução dos S’s para português é precedida da palavra
senso, sendo considerados os sensos de UTILIZAÇÃO, ORGANIZAÇÃO, LIMPEZA,
COSERVAÇÃO e DISCIPLINA.
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uma análise do contexto social e de aspectos comportamentais, para que este esteja
realmente adaptado à organização, pois a utilização destes conceitos trará
consequências visíveis à autoestima, ao respeito com as pessoas que estão no
convívio profissional e pessoal, para o meio ambiente e para com o crescimento
pessoal.
A implantação do Programa 5S’s está fundamentado na formação de um
ambiente de trabalho que favorece à Qualidade de Vida, podendo ser considerado
enraizado na cultura das organizações quando as pessoas estiverem satisfeitas com
esse local e quando buscarem melhorias para o desenvolvimento das atividades que
desempenham. Também é importante considerar que o Programa 5S’s exige muita
disciplina, não é a toa que um dos cinco sensos utiliza esta nomenclatura.
Como já visto o Programa 5S’s é uma excelente ferramenta para estimular a
mudança no comportamento dos funcionários. Dentre as mudanças provocadas pela
ferramenta estão a organização e melhoria dos ambientes de trabalho, a eliminação
do desperdício e, consequentemente, a redução dos custos, a limpeza e o aumento
na autoestima das pessoas.
Apesar de ser considerado um Programa de simples implantação, os
primeiros resultados obtidos com a implantação dos três primeiros sensos
impressionam, mas a sua manutenção e melhoria em longo prazo é extremamente
árduo e impactante para o sucesso e perpetuação.
Dentre os principais benefícios gerados para as organizações com a
implantação do Programa 5S’s, pode-se destacar:
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Melhoria no moral dos funcionários;
Desenvolvimento do trabalho em equipe;
Administração participativa;
Estímulo para o desenvolvimento da criatividade;
Mudança de comportamentos e hábitos.
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exemplo, quando você seleciona os objetos realmente necessários e descarta
aqueles que são desnecessários, deixará de perder tempo na localização de
determinados objetos de uso. A quebra de máquinas e equipamentos pode ser
ocasionada por falta de inspeção e manutenção. Os curtos espaços de tempo que
são destinados para a limpeza dos ambientes pode ser utilizado para identificar as
possíveis causas das paradas dos equipamentos e prevenir possíveis problemas no
futuro.
O hábito na adoção da cultura do Programa 5S’s também é importante para
geração de condições mais seguras para os funcionários realizarem as suas
diversas tarefas diárias. Itens que não são necessários para a realização das
atividades podem ocasionar acidentes nos locais de trabalho. A sinalização das
áreas de circulação de pessoas, a definição de espaços específicos para a
movimentação de cargas pode prevenir potenciais acidentes de trabalho. Além
disso, também deve ser considerada a necessidade de desobstrução das saídas de
emergências e a identificação e acessibilidade aos hidrantes e extintores de
incêndio.
A regulamentação de uso ou manuseio de materiais perigosos, avisos de
advertência com sinalização visível são fundamentais para que cada pessoa
visualmente reconheça e realize ações seguras nos locais de trabalho.
FIM DO MÓDULO I
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