1.

- Definición de administración de compras

 Es el proceso de planeación, implementación y control de flujo

eficiente de costos de efectivo y aprovisionamiento de materias
primas, inventario en proceso, artículos terminados e información
relativa, desde el punto de origen hasta el punto de consumo,
con el propósito de conformarlo a los requerimientos del
consumidor.

2.- Objetivo de las compras

 Es el proceso de adquirir materias primas y artículos necesarios

para la empresa u organización, con la calidad adecuada, en el
momento oportuno y al precio correcto, del proveedor más
idóneo para alcanzar los objetivos propuestos.

Ayuda a planear el lanzamiento de nuevos productos, a planear la

producción y a fijar normas de calidad.

Aconsejará sobre:

a) nuevos materiales que puedan usarse

b) nuevas líneas de productos para añadir a la producción
c) variaciones en las tendencias de precios
d) aumentos de créditos de la empresa dentro del área en que se
desenvuelve.

3.- Enuncia las responsabilidades del departamento de compras

Es responsabilidad de los encargados de la administración de

abastecimiento de materiales, buscar las oportunidades estratégicas en
el medio, para atraer la atención de los altos ejecutivos hacia ellos. Lo
que requiere familiarizarse con los objetivos organizacionales, con la
estrategia, y con los planes a largo plazo, y la capacidad de influir en
ellos con nueva información.

a) Elegir, tratar y platicar con los proveedores

b) Investigar cotizaciones de precios y realizar un análisis

c) Solicitar permisos gubernamentales de importación (cuando así se

requiera) procurando conseguir beneficios fiscales
d) Poner en circulación las órdenes de compra y su seguimiento

e) Recibir y revisar los artículos o servicios

f) Buscar la forma de transportar los artículos

g) Salvaguardar los artículos adquiridos

h) Investigar nuevos mercados de abastecimiento

i) Actualizar las cotizaciones

j) Otras secundarias, particulares, dependiendo de la empresa y de su

magnitud

De lo anterior se deduce que su responsabilidad se traduce en tres

puntos:

Adquisiciones, Guarda y Almacenaje-(Aprovisionamiento).

I. ADQUISICIONES se refiere a:

a) precio
b) calidad
c) cantidad
d) condiciones de pago
e) condiciones de entrega
f) verificación y aceptación
g) servicio (el cual debe entenderse como pre, durante y post-
venta)

II. GUARDA Y ALMACENAJE orientado a la:

a) recepción
b) dimensiones
c) clasificación
d) inventario de las mercancías

III. PROVEER A PRODUCCION de la:

a) clase requerida
b) cantidad adecuada
c) dimensiones proporcionadas
Esto depende de otras circunstancias como son:

 - Fuentes de Suministro o Aprovisionamiento {locales, nacionales o

internacionales}

 - Clase y Costo de Transporte – {terrestres, marítimos, ferroviarios o

aéreos}

 - Condiciones y Cotizaciones de los Mercados {de procedencia

agrícola, de
extracción minera o de otras industrias}
 Las de procedencia agrícola dependen de que las cosechas
sean escasas o abundantes, lo que determina la oferta y la
demanda.

Si son de extracción minera las cotizaciones pueden fluctuar según la

zona de explotación, las clases de los materiales y el costo de mano de
obra.

Si proceden de otras industrias los precios pueden depender de su

grado de transformación, de la oferta y la demanda; atendiendo
principalmente a la calidad.

4.- Enuncia las funciones del departamento de compras

El comportamiento de la función de Compras se puede visualizar en dos

contextos:

Por un lado evitar problemas y oportunidades - una calidad

inadecuada, cantidades equivocadas y envío tardío, pueden hacer
desventurada la vida del último consumidor del producto o servicio.

Y por el otro es la contribución potencial a los objetivos

organizacionales; traduciéndose en ocho áreas importantes: ventaja del
beneficio, establecimiento de rendimiento, fuente de información,
efecto sobre eficiencia, efecto sobre posición competitiva, imagen,
entrenamiento y estrategia de la administración y política social.

El aseguramiento de los materiales o servicios vitales oportunamente,

sobre todo en tiempos de escasez general puede ser una importante
ventaja competitiva. En forma similar, el acceso a una mejor calidad o a
un producto con precio más bajo puede representar una utilidad
sustancial. Estas porciones estratégicas en el mercado pueden ganarse
mediante una exploración de los mercados nacionales e
internacionales, de la tecnología, de los sistemas de administración
innovadores y con el uso imaginativo de los recursos corporativos en el
área abastecimiento de materiales.

5.- Enuncia los principales puestos en el departamento de compras

Puesto indica el acto de realizar una actividad, así como de asumir una
categoría de identidad. Por lo que la asignación de puestos no es otra
cosa sino que colocar a las personas idóneas donde puedan realizar
determina actividad.

Los principales puestos en el departamento de Compras, dependiendo

de la magnitud y necesidades de la empresa, pueden ser: Director de
Compras, Gerente, Subgerente o Jefe Compras, Asistente al Gerente de
Compras, Comprador Senior, Comprador Junior, Comprador Asistente,
Expedidor o Archivador, Coordinación de Producción, Analista de
precios, Contralor de materiales y empleados administrativos.
El Gerente de Compras debe tener conocimientos sobre áreas como:
producción, almacenes, finanzas, control de calidad, inventarios,
tráfico; además de ser una persona inteligente, saberse comunicar, ser
creativo(a) y analítico(a).

El Gerente de Compras y las Relaciones Públicas.

Los tres grupos de mayor interés para una empresa son: Sus clientes, sus
empleados y sus proveedores.

6.- Enuncia las funciones del gerente de compras

El Gerente de Compras es aquella persona que debe cumplir con una

función de servicio hacia todas las unidades de la empresa, ya que
actúa como representante directo de la compañía ante los
proveedores que forman el núcleo, donde se desenvuelve.
7.- Elabora una hoja de descripción de puestos en dónde tú seas el
gerente de compras con las funciones y responsabilidades que gustes
tener.

Funciones
Específicas

1. Identificar y seleccionar proveedores de acuerdo a los estándares

definidos por la
organización.

2. Desarrollar a los proveedores con relación a la calidad, los costes y el

servicio.

3. Identificar proveedores alternativos para reducir los riesgos de fallas

de suministro.
4. Sostener negociaciones con los proveedores para mejorar los
acuerdos comerciales a
favor de la empresa y dentro de los principios del comercio justo.

5. Formalizar a través de contratos las relaciones comerciales con los

proveedores.

6. Monitorizar el servicio de los proveedores y distribuir los pedidos de

compras en función
de su posición en el ranking de Compras.

Generales - Cargos de gestión

7. Elaborar/participar en la formulación del presupuesto (budget) y

controlar su ejecución.
8. Requerir, aprobar la contratación y supervisar el personal de su área.

9. Enunciar o participar en la formulación de los objetivos, estrategias y

políticas de su
área.

10. Generar, analizar y mantener actualizados los indicadores de gestión

de su área.
11. Proponer, establecer y lograr los objetivos de su área.
12. Coordinar las relaciones con otros departamentos.
13. Asegurar la mejora continua de los procesos de su área.
Generales - Todo el personal
14. Realizar los reportes e informes requeridos a su cargo.

15. Cumplir y hacer cumplir las normativas de seguridad y salud

ocupacional.

16. Velar por el orden, limpieza y buen funcionamiento de la

maquinaria, equipo,
herramientas e instalaciones a su cargo.

Perfil del Cargo

Educación formal:
Graduado Universitario en Compras y Logística, o carreras afines
Otra formación:
Dominio de idiomas (inglés)
Manejo de ERP (Entreprise Resources Planning)
Domino de Windows office
Perfil de liderazgo
Experiencia:
Mínimo 1 año de experiencia en cargos similares
Salario: $10,000 mensuales