Professional Documents
Culture Documents
Módulo nº 10
A COMUNICAÇÃO NA EMPRESA
1
A Comunicação é um elemento vital e imprescindível em qualquer empresa, aliás, é a condição
sem a qual não há vida social e vida empresarial.
DEFINIÇÃO
O emissor poderá ser uma pessoa individual ou colectiva – grupo ou organização – que deseja
comunicar com o receptor e que poderá, igualmente, ser uma pessoa individual ou colectiva
organização ou grupo. Nas empresas, os gestores comunicam entre si e com entidades
exteriores à empresa, actuando como emissores e como receptores.
ATRAVES DO
CANAL DE
EMISSOR MENSAGEM RECEPTOR
COMUNICAÇÃO
O
RUÍDO
Neste processo, o emissor e o receptor processam significados próprios nas suas mentes, facto
que poderá conduzir à seguinte problemática: o significado formado pelo receptor não coincide
forçosamente com o significado que o emissor quis atribuir à sua informação. Neste caso, a
qualidade da mensagem transmitida é de vital importância.
Outra questão que se coloca à transmissão da informação será o meio através do qual a
informação é veiculada, já que pode interferir na formação do seu significado.
O código utilizado, ou seja, a linguagem ou língua adoptadas deverá ser igual entre o emissor e
o receptor.
OBSTÁCULOS À COMUNICAÇÃO
A codificação da mensagem poderá ser verbal ou não verbal. A linguagem verbal traduz-se na
utilização da palavra como fonte primordial de comunicação e a linguagem não verbal, naquela
que se socorre de gestos, signos ou outras formas de expressão que só por si também
comunicam.
A IMPORTÂNCIA DO FEED-BACK
DEFINIÇÃO
ATRAVÉS DO RECEPTOR
CANAL DE
EMISSOR MENSAGEM CRIA
COMUNICAÇÃO
SIGNIFICADO
CANAIS DA COMUNICAÇÃO
CANAIS DE COMUNICAÇÃO
Telefone
Correio electrónico
Videoconferência
Reuniões
Cartas
Telegramas
Jornais
Boletins
Posters
TIPOS DE COMUNICAÇÃO
Os tipos de comunicação que importa realçar neste ponto serão a comunicação formal, a
comunicação informal, a comunicação escrita e a comunicação oral (não escrita).
COMUNIÇAÇÃO FORMAL
COMUNIICAÇÃO INFORMAL
COMUNICAÇÃO ESCRITA
COMUNICAÇÃO ORAL
COMUNICAÇÃO FORMAL
DEFINIÇÃO
A comunicação formal é a que denominamos oficial, aceite pelas hierarquias superiores e pela
organização da empresa.
DEFINIÇÃO
A comunicação informal é a comunicação espontânea que nasce, muitas vezes, fruto do acaso
e ocorre independentemente dos circuitos hierarquizados ou dos canais oficiais da empresa.
À comunicação informal, por ser cada vez mais significativa nas empresas, é prestada alguma
atenção detalhada. Assim definem-se alguns elementos que caracterizam os meios de
comunicação informal, ou seja, não oficial:
COMUNICAÇÃO ESCRITA
COMUNICAÇÃO ORAL
DEFINIÇÃO
A comunicação oral é o tipo de comunicação efectuada através de voz, desde o emissor até ao
receptor, independentemente da distância que se interpõe entre eles.
A voz é portanto, fundamental neste tipo de comunicação, materializada com palavras que são
o seu veículo transmissor. Sendo muito importante para determinado tipo de comunicados, a
voz deve ser cuidada ante de qualquer intervenção.
Na comunicação indirecta escrita, o gesto, a presença, a colocação de voz, não podem ser
utilizados como meios auxiliares na comunicação.
A clareza tem a ver não só com os meios técnicos utilizados, mas também com a simplicidade e
objectividade que o emissor imprime à mensagem.
Para além destas, há contudo, outras não menos importantes, mas mais dirigidas para tipos
específicos de comunicação.
A prudência, embora deva ser utilizada em todo o tipo de comunicação, deve requerer uma
particular atenção na comunicação escrita. Quem comunica por escrito vincula-se ao que “diz”
assinando a mensagem.
A comunicação oral (directa ou indirecta), embora deva ser “despida” de todo o tipo de
emotividade, não compromete legalmente, de igual forma, o emissor, como a comunicação
escrita. Na comunicação oral não há um formal assumir de compromissos.
é preferível:
- o concreto ao abstracto
- o simples ao complexo
A construção de frases deve atender a uma estrutura gramatical correcta. Este objectivo é mais
fácil de atingir quando a frase é curta.
A pontuação deve ser cuidada, para indicar as pausas, dar mais expressividade e clareza à
mensagem.
Para compreendermos o conceito que a palavra normalização expressa, devemos analisar a sua
origem: a palavra norma.
âmbito da aplicação
As normas são, de uma maneira geral, regras orientadoras e simplificadoras da vida do Homem
em sociedade. Contudo, algumas dessas normas, para além das funções já referidas, também
vão exigir um comportamento e a aceitação de determinações, cuja observância vai ser
fiscalizada pelo poder judicial.
A existência desse tipo de abreviaturas nas embalagens é uma garantia para o consumidor de
que o produto foi fabricado de acordo com as normas internacionais.
A normalização abrange as normas cujo cumprimento é obrigatório e as que funcionam como simples
orientação da actividade humana e estendendo-se a todas as áreas:
NORMAS PORTUGUESAS
OS FORMATOS DE PAPEL
O formato A4, pertencente à série A, é talvez, o tamanho de uso mais vulgarizado no sector
administrativo das empresas.
A série A tem como características o facto de cada tamanho ter metade das dimensões do que
o antecede e tem de ser sempre constante a relação entre as dimensões do lado menor e do
maior. Esta última característica traz vantagens assinaláveis para a impressão e para as
reduções.
A3 – é o dobro do tamanho A4
A2 – é o dobro do tamanho A3
A1 – é o dobro do tamanho A2
A0 – é o dobro do tamanho A1
Formatos do papel
Não é de estranhar que seja habitual o uso, para cópias, do papel de 2ª vias, papel bastante
fino, gramagem 45. Esta opção justifica-se dado que, sendo fino, o papel é mais barato, ocupa
menos espaço no arquivo e permite um maior número de cópias na reprodução a químico. A
qualidade do trabalho não é, neste caso, factor a levar em conta para a escolha da gramagem.
A gramagem 80 é vulgarmente utilizada para fotocopias, dada a boa qualidade que proporciona
às copias obtidas e também atendendo às próprias características de funcionamento deste tipo
de maquinas.
OS FORMATOS DE SOBRESCRITOS
Os sobrescritos C6 e DL, sendo de utilização mais frequente, merecem que se lhes conceda o
devido destaque.
Este formato tem as dimensões 11,4 cm x 16,2 cm e é vulgarmente usado para expedição da
correspondência comercial.
As empresas, ao optarem por este tipo de sobrescrito, têm, de acordo com as suas
conveniências, a possibilidade de escolher um entre os seguintes modelos:
Com janela
Sem janela
Seguindo a orientação da figura, a carta inserida no sobrescrito com janela deixa ver, por fora, o
endereço do destinatário. Não é necessária a repetição da endereçagem no sobrescrito.
Este formato é utilizado para o envio de todo o tipo de correspondência, desde o momento que
não exceda determinado volume.
Com janela
Sem janela
OUTROS FORMATOS
Embora os formatos anteriormente referidos sejam, sem dúvida, os vulgarmente utilizados, não
podemos deixar de mencionar outros a que, por vezes, temos necessidade de recorrer.
Os formatos B4, B5 e B6 são utilizados para conter remessas volumosas dos formatos A4, A5 e
A6, respectivamente.
Os formatos C4, C5 e C6 utilizam-se para conter remessas menos volumosas dos formatos A4,
A5, e A6, respectivamente.
No fabrico de sobrescritos atende-se aos formatos normalizados do papel que neles vais ser
inserido e também às exigências dos CTT, tendo em vista o tratamento mecanizado da
correspondência.
ESCRITA DE NÚMEROS
“Deve-se deixar um espaço em branco entre cada grupo de três algarismos, a contar da direita
para a esquerda, nos números inteiros ou nas suas partes inteiras, e da esquerda para a direita,
nas partes decimais ou nos números decimais.”
ESCRITA DE VALORES
ESCRITA DE DATAS
A representação de uma data sob forma inteiramente numérica será feita em algarismos.
20080930 2008 09 30
Contudo, é habitual também utilizar-se sinais separadores entre os números que representam
o mês e o dia:
2008-09-30
O conhecimento desse tipo de serviços e o domínio das técnicas que permitem a sua correcta
utilização devem ser familiares a qualquer Administrativo.
OS SOBRESCRITOS
PRENCHIMENTO
O utente, para poder usufruir dos benefícios proporcionados, terá de, no preenchimento dos
sobrescritos, cumprir as normas definidas pelos CTT.
14 cm 23,5 cm
COMPRIMENTO
COMPRIMENTO 9 cm 12 cm
FRANQUIA
A categoria da correspondência
O destino
O cumprimento ou não das regras de normalização
Selagem
o A possibilidade de extravios
o O incómodo da colagem
o O atraso na expedição
o A retenção por inexistência do selo devido
Para além do registo do valor da franquia, a vermelho, a máquina pode carimbar frases
publicitárias alusivas a firma ou aos produtos que comercializa.
A utilização da máquina de franquiar obriga que seja feito o seu registo numa estação dos CTT,
onde é feito o controlo da sua utilização e a cobrança antecipada das franquias previstas para
determinado período.
Avença
O controlo da correspondência expedida será feito na estação onde foi paga a avença Se o
utente esgotar o quantitativo da avença, pode requerer um novo, de modo a satisfazer as suas
necessidades. Os utentes, caso apresentem a correspondência avençada separada por destinos,
poderão beneficiar de um desconto.
CORRESPONDENCIA REGISTADA
O registo dá maior segurança ao expedidor visto que a recepção é confirmada por escrito.
REGISTO SIMPLES
Para alem do talão de aceitação, o expedidor para, no seu próprio domicílio, poder ter a
confirmação da entrega da correspondência ao destinatário, vai preencher o aviso de
recepção.
Este tipo de registo justifica-se quando a correspondência a ser expedida atinge um valor que o
remetente quer ver garantido, no caso de extraio.
Na altura em que preenche o talão de aceitação utilizado para este tipo de registo, o expedidor
vai indicar o valor da correspondência expedida.
O registo simples só permite a indemnização, no máximo, de vinte vezes o valor pago pelo
registo.
AS ENCOMENDAS
Classificam-se como encomendas todos os objectos postais cujas dimensões e peso (peso
superior a 2 kg) não lhes permita a inclusão noutro tipo de categoria – impressos ou pacote
postal (peso inferior a 2 kg).
Este tipo de cuidados ajuda a garantir uma recepção da encomenda em bom estado.
A este ponto deve dar-se a devida atenção para evitar atrasos nas entregas ou mesmo
extravios. Nas embalagens adquiridas nos CTT, as zonas de endereçagem estão devidamente
assinaladas, pelo que devem ser respeitadas pelo utilizador.
No outro tipo de embalagens, em que o material utilizado pelo expedidor não é adquirido nos
CTT, a endereçagem deve ser feita como a seguir se indica:
As encomendas devem dispor de espaços livres para os CTT poderem colocar indicações
relativas aos serviços.
Anexo ao impresso e destacável por um picotado, existe um talão que deve ser colado na
embalagem e que fornece indicações precisas aos CTT sobre o destino a dar à encomenda, no
caso de o destinatário recusar a recepção ou de a não levantar dentro do prazo devido.
OS VALES
A utilização deste serviço envolve, para alem do preenchimento do impresso próprio, a entrega
da importância a enviar, acrescida de um montante relativo ao custo da prestação do serviço
efectuado.
Quando o expedidor emite a ordem, preenchendo na estação dos CTT o vale postal nacional, o
beneficiário (destinatário vai receber a comunicação um ou dois dias após a sua emissão. É
utilizada a via normal de entrega de correspondência.
PREENCHIMENTO DE VALES
Como qualquer outro documento, o preenchimento dos vales requer uma cuidada analise do
traçado e das instruções anexas.
Após observação destas indicações de carácter geral, é necessário recordar as regras relativas à
normalização da escrita de algarismos.
Com dois traços, os espaços em branco à esquerda dos algarismos das importâncias.
Com um traço, o espaço em branco à direita da escrita das importâncias por extenso.
UTILIZAÇÃO
Nota: Hoje em dia o telegrama está em completo desuso por causa do e-mail.
O telegrama é transmitido por via telegráfica. O utente, para contactar a estação dos CTT
expedidora, pode utilizar duas vias:
O destinatário, para receber a mensagem expedida, vai ser contactado pela estação dos CTT
receptora, através do carteiro. Esse contacto pode ser antecipado por uma comunicação
telefónica prévia. Neste ultimo caso, não é dispensável o envio do posterior da mensagem pelo
carteiro.
O impresso de telegrama é, na maioria dos casos, o documento utilizado pelo expedidor para
comunicar com os CTT, indicando o conteúdo da mensagem que pretende transmitir.
Uma analise cuidada do seu traçado, bem como uma leitura atenta das instruções
anexas;
Analisando o texto,
É possível encurtá-lo, sem diminuir a clareza. Para o fazer, vamos seguir as orientações
anteriormente referidas e, então, teremos:
Para além das preposições e contracções, foram anuladas palavras que não tiram clareza à
mensagem