UNIVERSIDAD MONTEÁVILA

COORDINACIÓN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO

ESPECIALIZACIÓN EN PLANIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y GESTIÓN DE
PROYECTOS
FACTIBILIDAD TÉCNICA Y OPERACIONAL

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA OFICINA DE

ADMINISTRACION DE PROYECTOS (PROJECT MANAGEMENT
OFFICE, PMO), EN LA GERENCIA DE SISTEMAS Y
TECNOLOGÍA DE GRUPO ZOOM.

Integrantes:
Escobar Franklin
Montaño Greyles
Palma Licsileth

Caracas, Abril del 2015

 ESPECIALIZACIÓN EN PLANIFICACIÓN, DESARROLLO Y GESTIÓN DE
PROYECTOS

INDICE

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................................. 4

JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................................. 5

OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................................ 5

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................... 5

RESTRICCIONES DEL PROYECTO ................................................................................................ 6

BENEFICIOS DEL PROYECTO ........................................................................................................ 6

PREMISAS DEL PROYECTO ............................................................................................................ 6

RIESGOS INICIALES ......................................................................................................................... 7

ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA GERENCIA DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA ..................... 7

ORGANIGRAMA SUGERIDO PARA LA CREACIÓN DE LA PMO DENTRO DE LA GST ........ 8

FIG. 2 ORGANIGRAMA SUGERIDO PARA LA CREACIÓN DE LA PMO DENTRO DE LA
GST ....................................................................................................................................................... 8

ANÁLISIS TÉCNICO .......................................................................................................................... 8

TAMAÑO ................................................................................................................................................... 8
UBICACIÓN................................................................................................................................................... 8
REQUERIMIENTOS DE INSTRUMENTOS ....................................................................................................... 9
REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE DE APOYO A LA GERENCIA DE PROYECTOS. .......................................... 9

ANÁLISIS OPERACIONAL .............................................................................................................. 10

REQUERIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS ........................................................................................... 10

CAPACITACIÓN ........................................................................................................................................ 10

CONCLUSIONES ............................................................................................................................... 12

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PROYECTOS

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PROYECTOS

Planteamiento del problema

Grupo Zoom es un holding de empresas conformada por una red nacional e
internacional de oficinas dedicadas a la prestación de múltiples servicios: Envíos
Nacionales e Internacionales, Transferencias Electrónicas de dinero, Pagos de servicios
públicos y privados, Receptoría de Avisos y Agencia de Viajes.

La Gerencia de Sistemas y Tecnología de Grupo Zoom (GST) tiene como

principal objetivo brindar servicios de sistemas y tecnología a la organización basados
en lineamientos y alcances claros. A través de talento humano altamente capacitado, con
vocación de servicio y comprometido con la satisfacción de las necesidades de clientes
externos e interno, en concordancia con los planes de desarrollo de la empresa para
incrementar la productividad y eficiencia, adaptándose a las nuevas tecnologías del
mercado, que permita a la organización diferenciar del resto de sus competidores.

Motivado al gran crecimiento de las operaciones de la organización, en la

actualidad la GST maneja un alto volumen de proyectos de automatización, dotación de
hardware y software y proyectos de infraestructura que apoyan los diferentes procesos
en cada una de las áreas de negocio de la organización.

La GST no cuenta con una metodología, ni con las herramientas necesarias para
el manejo de los proyectos, lo que ha acarreado que durante su ejecución se presenten
evidentes problemas, como por ejemplo retrabajo, e inadecuada asignación de recursos.
Esta situación es producto de una recurrente necesidad de obtener los resultados
inmediatos, y de los constantes cambios en el mercado y/o regulaciones en cada una de
las empresas que conforman el negocio.

De aquí surge la necesidad de la creación de una Oficina de Administracion de

Proyectos (Project Management Office, PMO), con la finalidad de lograr una gestión de
proyectos estandarizada, que fomente la formalidad en la documentación de los
proyectos a través de documentos, procedimientos y plantillas bien estructuradas. La
PMO implementada también debe permitir a todos los involucrados disponer de toda la

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PROYECTOS

información que se genere en el desarrollo de los proyectos de manera ágil y de fácil

consulta.

Justificación

Tomando en cuenta el gran auge y avance en materia de administracion de

proyectos, donde vemos que esta área se ha convertido en una necesidad básica de todas
aquellas empresas que quieren obtener una ventaja competitiva.

Aunado a ello, la actual situación país donde los recursos materiales y humanos
son más escasos, y es de vital importancia saber utilizarlos de manera eficiente en los
recursos de la organización. Así, como también el entorno cambiante de leyes y
regulaciones gubernamentales en nuestro país, es necesario para la Gerencia de Sistemas
y Tecnología de Grupo Zoom, contar con mecanismos que ayuden a tener un eficiente
control de sus proyectos.

Es así como, el crecimiento en el número de proyectos, la necesidad de realizar

constantes cambios originados por nuevas leyes, la necesidad de diversificar
rápidamente el mercado, son la justificación para implementar una oficina de gerencia
de proyectos en el área de GST.

Objetivo General
Diseño e implementación de una Oficina de Administracion de Proyectos
(Project Management Office, PMO), en la Gerencia de Sistemas y Tecnología de Grupo
Zoom.

Objetivos Específicos
 Realizar una evaluación de la situación actual de la GST en materia de
Gestión y Planificación de proyectos.
 Identificar un modelo de PMO que se ajuste a las necesidades de la GST.
 Definir funciones que realizará la PMO.

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PROYECTOS

 Definir roles y perfiles de los integrantes del equipo que conformara la PMO.

Restricciones del Proyecto

 Poco conocimiento en las nuevas tendencias de mejores prácticas para la
Administración de Proyectos.
 Dificultad para establecer roles y perfiles.
 Poco conocimiento de las diferentes áreas del negocio.
 Resistencia al cambio de paradigma por parte del equipo de trabajo de la GST.

Beneficios del Proyecto

 Desarrollo de metodologías y documentación aplicando las mejores practicas
en la Gestión de proyectos.
 Alinear los proyectos de Tecnologìa con los objetivos y estrategias del
negocio.
 Seguimiento y control adecuado y oportuno del estatus y avance de los
proyectos
 Adecuada asignación de recursos
 Asegurar la ejecución a tiempo y correcta de los proyectos, tomando acción
basados en indicadores de gestión.
 Mejor comunicación entre los involucrados en los proyectos y a su vez de
estos hacia la organización.

Premisas del Proyecto

 La unidad no cuenta con ninguna metodología, formatos o plantillas para la
administración de proyectos.
 Se cuenta con el apoyo de 2 personas con conocimientos y experiencia en la
Gestión y Planificación de Proyectos que pueden prestar apoyo en la creación
de roles y perfile, y posiblemente ser parte del equipo de la PMO.

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PROYECTOS

Riesgos Iniciales

 Implementar una PMO no adecuada a las necesidades de la organización.

 Considerar a la PMO como un ente de auditoría y control que no aporta valor
a la Gerencia de Sistemas y Tecnología.
 La cultura organizacional y la resistencia al cambio.

Organigrama Actual de la Gerencia de Sistemas y Tecnología

Presidencia

Gerencia de
VP Planificacion
Sistemas y
Corporativa
Tecnología

Jefe de desarrollo Jefe de

Jefe de Help Desk
de Sistemas Infraestructura

Fig. 1 Organigrama Actual de la Gerencia de Sistemas y Tecnología

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PROYECTOS

Organigrama sugerido para la creación de la PMO dentro de la GST

Gerencia de
Sistemas y
Tecnologias

Jefe de
Jefe de Jefe de Help
desarrollo de Jefe deProyectos
Infraestructura Desk
Sistemas

Especialista de
Proyectos

Fig. 2 Organigrama sugerido para la creación de la PMO dentro de la GST

Análisis Técnico
Tamaño

La GST está integrada por 30 personas, conformada por ingenieros de sistema,

licenciados en informática y TSUs en informática. Esta unidad maneja múltiples
proyectos de cada unidad de negocio de la empresa.

La PMO propuesta debe tener la capacidad de manejar el portafolio de proyectos

de la GST así que se determina que debe poseer por lo menos 2 personas.

Ubicación
El modelo propuesto plantea que la PMO debería funcionar como una entidad
nueva dentro del organigrama de la unidad, ubicada jerárquicamente como staff de la
Gerencia de Sistemas y Tecnología. La PMO va a requerir de infraestructura física
(escritorios, sala de reuniones, acceso a internet)

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 ESPECIALIZACIÓN EN PLANIFICACIÓN, DESARROLLO Y GESTIÓN DE
PROYECTOS

La GST cuenta con una sala de reuniones dentro propia de la unidad, pero
actualmente no cuenta con el adecuado diseño para nuevos puestos de trabajo. Se puede
aprovechar el proyecto de remodelación, ampliación y adecuación de los puestos de
trabajos actuales.

Requerimientos de Instrumentos

La GST no cuenta herramientas y metodologías que puedan ser utilizados en la

Administracion de proyectos, no se cuenta con procesos o procesos para definir los
proyectos, cronogramas de trabajo.

Requerimientos de Software de Apoyo a la gerencia de proyectos.

La GST cuenta con una plataforma tecnológica actualizada, por lo tanto la
selección del software debe ser compatible con esta plataforma.

Se debe considerar para la selección del software de gestión de proyectos el tipo

de PMO a implementar. Se recomienda comenzar con el uso de herramientas básicas de
control y gestión e ir incrementando el uso de software especializado a medida que la
unidad vaya madurando.

El software requerido se puede clasificar en:

Herramientas para realizar planificación, estimaciones de tiempo, costos y

alcance. (En la unidad no se maneja actualmente ninguno)

Herramientas para la edición y generación de documentos (Se cuenta con

Microsoft Office 2007)

Aplicaciones de mensajería (Se maneja Microsoft Office Outlook, como servicio

de correo electrónico)

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PROYECTOS

Análisis Operacional
Requerimientos de Recursos Humanos: De acuerdo a la propuesta el perfil de
los integrantes de la PMO es:

Jefe de Proyectos Especialista de Proyectos

• Profesional con conocimientos y • Profesional con conocimientos y

habilidades en la gestion de proyectos habilidades en la gestion de proyectos.
• Buen conocimiento del PMBOK, •Manejo de Personal.
preferiblemente con certificacion PMP. • Manejo de Clientes.
• Capacidad de Liderazgo. • Trabajo colaborativo.
• Destrezas para la solucion de problemas • Comunicativo.
y negociacion. • Seguimiento de normas
•Disciplina, organización y planificación. • Abierto a los Cambios.
•Toma de Decisiones. • Manejo Efectivo del tiempo
• Orientado a resultados. • Manejo de Herramientas de Control de
• Trabajo colaborativo Proyectos
• Comunicaion Asertiva

La unidad cuenta con dos personas con conocimientos y experiencia en la gestión

del proyecto, que podrían ejercer los roles y perfiles determinados para la PMO. El resto
de los integrantes de la GST carece de conocimientos y habilidades técnicas en la
Administración de proyectos.

Capacitación

La mayor parte de los integrantes de la GST poseen conocimientos muy amplios en el

área de Sistemas e Informática, pero carece de habilidades técnicas en el área de Gestión
de Proyectos.

El diseño de la PMO debe contemplar la capacitación en Gerencia de Proyectos,

fomentando así la adquisición y fortalecimiento de conocimientos sobre técnicas,
herramientas y metodología de Administracion de Proyectos. El equipo de la PMO e

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 ESPECIALIZACIÓN EN PLANIFICACIÓN, DESARROLLO Y GESTIÓN DE
PROYECTOS

integrantes de la GST deben ser capaces de comprender los procesos, aplicar la

metodología y gestionar plantillas y formatos.

El plan de capacitación se debe elaborar tomando en cuenta los objetivos de la

PMO y los tipos de proyectos que se van a controlar.

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PROYECTOS

CONCLUSIONES

 Existe una inmediata necesidad de establecer una metodología

estandarizada para la administracion de los proyectos en la GST
 La implementación de una PMO proporcionará gran apoyo en la
ejecución de los Proyectos, permitiendo ejecutarlos de forma eficiente,
basándose en políticas bien definidas, metodologías y personal
capacitado.
 Se debe realizar una labor de cambio de cultura de las personas que
trabajan en los proyectos, de manera que permitan que la PMO los oriente
a través de buenas prácticas.

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