Actividades

.DeImpresion

.DeImpresion
Marcelino Davalos No. 14
Col. Algarin, Mexico D.F
Tel. 55 5812 3019
 Actividades y Funciones del personal DeImpresion
Caja......................................................................................................................................................................... 2

Check list ....................................................................................................................................................... 2

Al iniciar el día.

1. Encender equipo de cobro.

2. Verificar funcionamiento sistema open bravo.

3. Verificar que la fecha y la hora del sistema Openbravo, correspondan al día que inicia.

4. Contar el fondo de caja y registrar en bitácora.

5. Acudir al banco o enviar por fondo de caja de 500 pesos en cambio.

6. Verificar que todo el personal que asiste a laborar, registra hora y firma en la bitácora.

Al terminar el día

1. Generar el corte de caja del día en el sistema Openbravo.

2. Conciliar los comprobantes de gastos con los registros del Openbravo y entregar los comprobantes al

auxiliar de administración.

3. Conciliar los comprobantes de pago con tarjeta con los registros del Openbravo y entregar los

comprobantes al auxiliar de administración.

4. Reportar compras a crédito y pago de cuentas por cobrar de clientes con crédito.

5. Reportar ingresos y gastos por impresión y por consumible.

6. Registrar la salida y entrada de material para impresión y por venta de consumibles, en el inventario de

existencias. (LLEVAR UNA BITACORA)

7. Llevar el control de los clientes con crédito, cuales son, cuanto consumen, cuanto pagan y cuanto

deben con fechas y registro de los eventos. (LLEVAR UNA BITACORA)

8. Cotejar si las cifras finales del efectivo a entregar del registro del Openbravo corresponde a los montos

en efectivo en caja.

9. Entregar el efectivo a la administración.

10. Registrar en los comprobantes de gastos a que actividad corresponden.

11. Contar el fondo de caja y registrar en bitácora.

Funciones ...................................................................................................................................................... 2

1. Cobrar: Recibir efectivo, cheque o requisitar comprobante de pago con tarjeta, que correspondan a los

servicios o bienes recibidos por el cliente y en su caso registrar si es cuentas por cobrar.

2. Comprar: Realizar la búsqueda de proveedores a los mejores precios con el visto bueno del área

técnica sobre la calidad de los bienes y oportunidad de la entrega.

 Negociar crédito con los proveedores a 30 días.

Realizar las compras del material que se requiera con el visto bueno de la dirección.

Reportar verbalmente y por correo electrónico a la dirección, faltantes en existencia conforme al stock

mínimo establecido.

3. Realizar el inventario de materiales cada semana y reportar los resultados.

4. Verificar que todo el personal registre su entrada y salida en la bitácora.

5. Registrar las faltas de asistencia del personal en la bitácora.

6. Llevar bitácora de compras y pagos programados a proveedores.

7. Llevar bitácora de venta de consumible.

Soporte Técnico ...................................................................................................................................................... 3

Check list ....................................................................................................................................................... 3

Al iniciar el día

1. Hacer prueba de color para verificar calidad de impresión y en caso necesario calibrar los

equipos.GUARDAR LAS PRUEBAS DE COLOR

2. Realizar el mantenimiento programado.

3. Realizar las reparaciones detectadas o reportadas.

Al terminar el día.

4. Registrar fallas detectadas en bitácora y notificar a la administración si se requiere alguna refacción.

5. Revisar suficiencia de consumibles y notificar a la administración si se requiere sustituir alguno.

1. Registrar en bitácora datos de contadores y porcentaje de consumo de toner

2. Verificar que los cambios de consumible están debidamente registrados.

3. Registrar los incidentes de fallas en los equipos y reportar verbalmente y por correo electrónico si se

requiere alguna refacción al Jefe de Producción y a la administración.

4. Apagar los equipos.

Funciones. ..................................................................................................................................................... 3

1. Mantener los equipos en condiciones óptimas funcionamiento.

2. Registrar en la bitácora de cada equipo el contador de impresiones.

3. Registrar en la bitácora de cada equipo, el gasto de toner.

4. Registrar en la bitácora de cada equipo los incidentes, de funcionamiento, mantenimiento o

reparación.

5. Elaborar el programa de mantenimiento de los equipos.

6. Determinar el stock de refacciones de cada equipo y periodicidad de cambio de las mismas y

actualizarlo periódicamente.

7. Realizar mantenimientos preventivos y limpieza de los equipos conforme al programa.

8. Mantener la herramienta que se usa, limpia, guardada y en orden.

9. Mantener actualizada la bitácora de cambio de consumibles y refacciones.

Producción .............................................................................................................................................................. 3

Check list ....................................................................................................................................................... 3

Al iniciar el día

1. Limpiar y ordenar la barra de trabajo y/o supervisar que se realice.

2. Verificar encendido y funcionamiento de equipo de cómputo

3. Encender los equipos en operación y revisar que funcionen correctamente, incluye impresoras,

guillotina y laminadoras.

4. Poner videos o películas agradables para los clientes.

5. Revisar y complementar el stock de papel para operar en la barra.

Al terminar el día

1. Verificar que los trabajos pendientes de entrega al cliente, estén en bolsa, con los datos del cliente, la

fecha y hora en que pasarán por él y la cantidad a cobrar o si está liquidado el trabajo.

2. Apagar televisión, equipos de computo y terminados.

Funciones ...................................................................................................................................................... 3

1. Realizar impresiones, escaneos y copias.

2. Realizar acabados, laminados y cortes.

3. Atender con rapidez y amabilidad al cliente.

4. Realizar los diseños que soliciten los clientes.

5. Supervisar a los ejecutivos que atienden el mostrador que realicen sus funciones correctamente.
6. Enseñar a los ejecutivos que atienden el mostrador las funciones que no conozcan o que no realicen
bien.
7. Intervenir en las interacciones de los ejecutivos con los clientes cuando lo considere necesario para

apoyarlos en la atención de los mismos.

8. Evitar discusiones o divergencia de opiniones enfrente de los clientes

9. Conocer en todo momento la existencia de papel y de materia prima para la operación.

10. Reportar a Soporte Técnico los incidentes de impresoras, laminadoras y guillotinas, y verificar que el
reporte aparece en la bitácora del equipo que corresponda.
11. Notificar a la administración y a Soporte Técnico cuando sea necesario cambio o afilado de la cuchilla.
12. Dar seguimiento a compras de consumibles, papel, y refacciones necesarias para el funcionamiento
de los equipos en operación, así como a las reparaciones que deban realizarse.
Auxiliar de Administración en Producción ............................................................................................................... 4

Check list .......................................................................................................................................................... 4

Al iniciar el dia

1. Reportar facturas al Auxiliar de Administracion para que las elabore y envie a clientes

Funciones .............................................................................................................................................................. 4

1. Elaborar Ordenes de Trabajo de proveedores de lonas y offset, registrar en bitácora de Control de

entrega y pagos de trabajos externos.

2. Notificar a caja y administración fecha y monto de los pagos a proveedores de trabajos externos los

jueves de cada semana para pagarse el viernes.

3. Participar en la impresión, creación, validación, actualización o eliminación de formatos para

organización y control interno.

Auxiliar de Administración en Contabilidad ............................................................................................................. 4

Check list .......................................................................................................................................................... 4

Al iniciar el dia

2. Elaborar las facturas del día anterior y enviarlas a los clientes por correo electrónico.

3. Recibir y ordenar comprobantes o facturas de gasto.

4. Programar pago a proveedores, conforme al vencimiento de las órdenes de pago.

5. Informar diariamente a caja verbalmente y por correo electrónico de los compromisos de pago del día

siguiente.

6. Recibir de caja comprobante de gastos, pagos con tarjeta y tikets pendientes de pago, ordenar,

registrar en bitácora y entregar a organización.

Funciones .............................................................................................................................................................. 4

4. Recibir el corte de caja.

5. Registrar en la bitácora el corte del día

6. Elaborar facturas a clientes

7. Tramitar y dar seguimiento a facturas de proveedores hasta su recepción.

8. Ordenar las facturas y entregarlas semanalmente a organización.

9. Elaborar Ordenes de Trabajo de proveedores de lonas y offset, registrar en bitácora de Control de

entrega y pagos de trabajos externos.

10. Llenar formatos de compras y ventas al contador

11. Notificar a caja y administración fecha y monto de los pagos a proveedores de trabajos externos los

jueves de cada semana para pagarse el viernes.

12. Elaborar el cálculo de la nómina de acuerdo a los anticipos y registros de asistencia de cada

empleado cada sábado.

13. Participar en la impresión, creación, validación, actualización o eliminación de formatos para

organización y control interno.

Ventas ..................................................................................................................................................................... 5

Check list ....................................................................................................................................................... 5

Al iniciar el dia.

1. Revisar preguntas mercadolibre

2.Dar seguimiento a envió de cotizaciones y llamar a clientes.

3. Dar seguimiento a ventas mercadolibre y hacer llamadas.

4. Elaborar cotizaciones pendientes y hacerlas llegar a clientes.

5. Planificar envios de productos vendidos

Funciones ...................................................................................................................................................... 5

1. Seguimiento preguntas y ventas mercadolibre

2. Seguimiento prospectos deimpresion

3. Llevar bitácora de ventas y pagos de consumible, equipo y refacciones

4. Llevar bitácora de prospectos y ventas concretadas

5. Elaborar cotizaciones

6. Hacer llegar cotizaciones clientes

7. Verificar pagos en banco de productos

8. Planificar envíos

9. Hacer llegar no de guía a clientes

10. Anotar entradas de ventas en los cierres de corte

Logística y Limpieza ........................................................................................................................................ 6

Check list ....................................................................................................................................................... 5

Al iniciar el día.

1. Colocar anuncios y publicidad

2. Hacer limpieza general del local

3. Mantener ordenado area de mostrador

4. Checar estado de autos, hacer registro y programar mantenimuentos los dias lunes

5. Repartir volantes

Al terminar el día

1. Verificar que todos los equipos estén apagados

2. Apoyar con el cierre del negocio

Funciones........................................................................................................................................................ 6

Auxiliarr de Contabilidad

Ayudar abrir el negocio

Manejar automóvil

Recoger material

Elaborar bitácoras para saber estado de vehículo, programar mantenimiento y verificaciones

Apoyar con empaquetado y envío de productos

Mantener coches limpios

Ayudar a cerrar negocio

Control ............................................................................................................................................................ 6

Check list ....................................................................................................................................................... 5

Al iniciar el día.

1. Tener reporte de desglose de ventas antes de las 10:00 para que caja haga entrega del dinero

2. Verificar que el personal deimresion anote du horario de entrada y salida

3. Dar de alta a clientes nuevos en OpenBravo y Vitiger

4. Guardar comprobantes de pagos y entregarlos al auxiliar de contabilidad para que lo archive

Al terminar el día.

1. Verificar que el personal deimresion anote du horario de salida

2. Verificar que el personal de soporte anote contadores de los equipos, estado de consumibles y

cambio de piezas y refacciones

Funciones

1. Llevar control de los formatos que se integren y asegurar que el personal los llene para poder

tener datos de productividad, Clientes nuevos, Encuestas de calidad.

2. Tomar nota de la manera en que se atiende a los clientes en hora pico

3. Elaborar encuestas de calidad y de satisfacción al cliente para saber en que estamos fallando.

4. Elaborar reportes semanales de los ingresos y establecer metas de ventas.

5. Elaborar formatos que permitan evaluar la productividad del personal.

6. Verificar que el personal en general se acate a sus actividades y funciones

7. Verificar que el personal anote sus actividades en la vitacora de actividades

Bitacoras:Caja

Venta de consumible
Control de Clientes con Crédito
Registro de Recepción y Entrega de Caja
Registro de Entrada y Salida de Equipo y Consumible

Vales
Vale de Nómina
Vale de Gasto
Registro de Trabajo fuera de las Oficinas

Bitácoras: Soporte Técnico

Bitácora Individual de Mantenimiento de Equipo
Registro Individual de Contador y Consumo de Toner
Control General de Contadores, Cambios y Consumo de Toner
Control General de Pruebas de Impresión y Mantenimiento

Bitacora:Auxiliar Administrativo

Elaborar bitacora de registro de horarios de entrada y salida

Elaborar bitacora de incentivos
Elaborar bitacora de actividades personal
Elaborar bitacora de nominas
Elaborar bitacora pagos programados y a proveedores
Impresion de recibos
Elaboración de facturas

Bitacora:Jefe de Produccion

Control de ordenes de trabajo offset y lona

Control de trabajo externo como serigrafia, sublimación, estampado, etc.
Registro de Datos de Clientes

An Appendix