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TECNICAS DE OFICINA.- Estas se refieren a las características de una oficina, el trabajo que allí
se desempeña el manejo de las máquinas y útiles de escritorio, de igual forma muestra como
pueden ser la secretaria o el oficinista ayudando a desarrollar ciertas técnicas, cualidades de
tipo social, para efectuar con eficiencia sus labores y le hace conocer además, la importancia
del mejoramiento de las relaciones humanas a través de la comprensión de la propia
personalidad y del conocimiento del comportamiento humano.
De la forma como la secretaria o el empleado ejecutivo ejecute su trabajo y cumpla con sus
obligaciones, la cortesía y diligencia con que atienda a los clientes, la iniciativa que desarrollen
sus funciones, de la lealtad, que demuestre a la institución y del orden y la exactitud que tenga
en el manejo de los documentos, depende en gran parte del éxito de los negocios.
OBJETIVO.- El objetivo es facilitar al servidor públicoy darle una visión general y actualizada de
losprocedimientos y técnicas que se utilizan en la gestión diaria de una empresa o institución
al finalizar el mismo los alumnos/as deberán ser capaces de distinguir los elementos y
funciones de una empresa o institución;también sabrán valorar la importancia de la
comunicación oral y escrita en la empresa, comprendiendo la función que tienen los
documentos y la correspondencia en la gestión de la misma, así como las técnicas y sistemas
para su archivo Analizarán la importancia de la contabilidad y como utilizar elPlan General de
Contabilidad, identificando correctamente los grupos y las cuentas.
SU APLICACIÓN.- Estas se aplican en todas y cada una de los cargos de oficina es decir en las
diferentes ocupaciones necesarias según el requerimiento de la institución o empresa, en el
correcto funcionamiento de una oficina, cualquiera sea la naturaleza de sus actividades, se
consideran 3 factores importantes que son:
Tener buena apariencia y disposición, esto significa que cuida su apariencia personal,
debe estar fuera de toda crítica.
Tener hábito ordenado de trabajo, es decir su área de trabajo en orden y limpia.
Tener exactitud, es decir que la recepcionista debe concentrarse siempre en su trabajo
y nunca confundir exactitud con velocidad.
Interesarse siempre en los clientes
No tener quejas de los clientes y evitar conflictos.
Visión clara , voz agradable y bien articulada
Buena memoria de las voces, mucho tacto y discreción
Memoria general y control, suficiente paciencia
Sonrisa a flor de labios y la capacidad de interesarse en los demás
Equilibrio y confianza, seguridad en sí misma
Dedicación personal y a su trabajo
Dominio de su idioma y de otros mas
Sincero interés por las personas.
3. Secretaria Ejecutiva.-
BUENOS MODALES:
Los Buenos modales son la expresión de lo mejor que cada uno tiene en su corazón para dar a
los otros. ¿Bondad o egoísmo? No es simple romanticismo o cursilería. Los buenos modales
verdaderamente expresan el nivel de conciencia que tenemos hacia la dignidad de los demás.
Es importante:
En el aspecto humano.-Cuando, por ejemplo, nos decidimos a tomar unas clases de etiqueta
para aprender el uso y manejo de los cubiertos, estarás aumentando la confianza en ti misma
ya que ante el conocimiento de lo que es correcto y de lo que es incorrecto, te manejaras con
mayor soltura.
En aspecto Espiritual.- No es lo mismo saludar con la alegría de saber que vas a un encuentro
con otros, a saludar porque es una costumbre. La verdadera relación con los otros se
construye desde las potencias espirituales y requiere de un esfuerzo interior para hacer de un
saludo simple, aparentemente, una canción de bienvenida para los otros.
Esto requiere, que haya en efecto reservas, combustible, abono. Se refiero a que la vida
interior, añade un velo especial al alma de una mujer. Te hace más sensible, más cálida, más
humana. El corazón se vuelve frondoso, y ansioso por crear nuevas formas de relacionarse con
los otros.
Un consejo que no estará de más. Los buenos modales se demuestran en gestos, igual que en
palabras y hechos. Su distintivo es la sonrisa. El poeta Horacio lo decía: "Nada impide decir la
verdad sonriendo". Piénsalo.
LA FINALIDAD DE ARCHIVAR.- un archivo no tiene mayor valor cuando los documentos que
contiene no pueden ser localizados con prontitud. Es necesario observar reglas fijas que
permitan seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera poder archivar todos los
documentos adecuadamente.
TIPOS DE ARCHIVOS:
Existen varias clases de archivo entre ellos mencionaremos los más importantes:
UTILES DE OFICINAS.- Existe un sin número de utensilios que son utilizados dentro de una
oficina, entre ellos nombraremos a: