SECRETARIA DISTRITAL DE LA MUJER Código: GD-FO-25

GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 01

Fecha de Emisión: 02 de marzo de
EVIDENCIA DE REUNIONES INTERNAS Y EXTERNAS 2017
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Dirección de Gestión Administrativa y Financiera – Dirección de Enfoque

DEPENDENCIA:
Diferencial
PROCESO:

TIPO DE REUNION: Entrega puestos de trabajo por traslado dependencia

FECHA DE REUNIÓN: 06 09 2017 HORA: 11: 00 a.m

ACTA No.

OBJETIVO: Descripción entrega puesto de trabajo

Los firmantes en listado de asistencia

PARTICIPANTES:

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación soportes
2. Soporte Formato Único de Inventario Documental
3. Información lineamientos importantes cada Proceso
4.
5.
6.

COMPROMISOS
DESCRIPCION RESPONSABLE FECHA
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DESARROLLO DE LA REUNIÓN:

De acuerdo al apoyo solicitado desde la Dirección de Gestión Administrativa y Financiera, la

profesional Doris Ubaque Vanegas, da línea a las servidoras públicas frente a la importancia de
entregar el puesto de trabajo de cada una al día, diligenciando el Formato Único de Inventario
Documental y cada una de ellas menciona que verificarán los soportes en cada puesto, para concretar
además las recomendaciones de cada rol para las actividades de los procedimientos que apoyan cada
una. Quedamos en volvernos a encontrar en la tarde, para concretar lo necesario.

Siendo las 3:00 p.m

Yeimi Arias menciona que hace entrega del puesto de Gestión Documental al día sin documentos
pendientes por radicar, ni por scanear o finalizar, las bases de entradas, salidas e internos que se
encuentran en la Carpeta Datos D posteriormente Carpeta ESCANEOS GD y por último la Carpeta
GESTION DOCUMENTAL 2017 donde está la información al día de corte de octubre 6 de 2017.
Indica que los documentos dirigidos para entes de control (PROCURADURIA, PERSONERIA,
CONTRALORIA, VEEDURIA, POLICIA), Consejo, Comisiones, y Secretaria general, Secretaria
de Gobierno, Secretaria de Hacienda, Secretaria de Planeación son de manera Urgente y los lleva el
motorizado.
Se menciona que la tipificación de las comunicaciones fue ajustada, se le asigna tiempo de respuesta
a derechos de petición y solicitud de información con una tipificación específica, facturas, informes,
pólizas No requieren Respuesta; se le informa que todo va direccionado a cada Subsecretaria quien
será la encargada de redireccionar por medio de cada auxiliar y el aplicativo. Las pólizas serán
entregadas a la Dir. De Contratación,
Subir, Escanear y finalizar en tiempo real todos los radicados.

Administrar el correo electrónico de Gestión Documental, en el envió y respuesta de todos los

correos que lleguen a la dependencia de Gestión Documental.

Comunicaciones Redes Sociales,

Se envía a los corres RADICADOSSDQS@SDMUJER.GOV.CO a la dependencia encargada,
COMUNICACIONES@SDMUJER.GOV.CO y se solicita por medio de mesa de ayuda su
publicación en la página institucional.
Plantilla para el envio de los correos.
“Buenos días, teniendo en cuenta que en días anteriores se realizaron acuerdos de nivel de
servicio con correspondencia para el manejo de PRQS es necesario informar que respecto de
las respuestas (oficiales) emitidas por las diferentes áreas a una PQRS realizada por el canal de
redes sociales, desde el correo gestiondocumental@sdmujer.gov.co se informa al
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correo Comunicaciones@sdmujer.gov.co, para que desde el mismo canal (Facebook, twiter) se

envíe la respuesta al peticionario(a).”

Agradezco que dicha respuesta sea informada de manera inmediata al peticionario(a), para que
no se afecten los términos legales de respuesta.”

Comunicaciones Anónimas.

Se envía por correo a la dependencia encargada y RADICADOSSDQS@SDMUJER.GOV.CO

Plantilla para el envió por correo:

Buen día.
De manera atenta adjunto el radicado del asunto, para lo cual desde correspondencia se solicitó
a Sistemas la publicación de la misma en el siguiente link http://www.sdmujer.gov.co/puntos-de-
atencion/respuesta-a-comunicaciones-anónimas por el término de 5 días, debiendo su área
realizar la publicación en cartelera de acceso a la entidad, por 5 días el mismo término dejando
constancia de fijación y des fijación tal como lo establece la política de operación número 3 del
procedimiento vigente de PQRS de la entidad. Es importante señalar la urgencia de la
publicación teniendo en cuenta los términos previstos por ley para la atención de las peticiones.

Se informa que se debe subir la información en tiempo real y se finaliza en tiempo real.

Evitar tachones o enmendaduras, repetir números, folios que coincidan, revisar bien las imágenes y la
información de los CDS.

Adicional a esto se debe colaborar en recepción de llamadas y orientación a la dependencia

solicitada, recepción de las visitantes a la Sdmujer y ubicarlas hacia la dependencia que se dirijan en
el momento que la recepcionista no se encuentre y en la hora de almuerzo de 1 a 2 de la tarde
autorización ya posterior de la Jefa Luz Angela Ramirez.
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Entrega Mary Gómez:

*Hago entrega del archivo de los años 2013-2014-2015-2016 y 2017, adjunto inventarios de los años
en mención para su verificación.

*Carpeta de correspondencia de la Dirección de Enfoque Diferencial.

*Se indica que no existen bases de datos, los temas solo lo manejan las profesionales, las planillas y
formatos se descargan del aplicativo Lucha, no hay correo de la Dirección de Enfoque Diferencial
revisar.

*Se hace entrega del archivo electrónico correspondiente a la documentación física de la Dirección
de Enfoque Diferencial vigencia 2013-2014-2015-2016 y 2017.

*Se explica que las cajas de los archivos 2013-2014 y 2015, hay que hacerle el traslado
correspondiente a la casa de archivo por medio de formato de Inventario FUID y formato de traslado,
hay que hacer solicitud de camioneta para el traslado correspondientes y solicitar el permiso de salida
de los archivos de la SDMujer con el señor Sergio Pino.

* Entrega del archivo 2016 y 2017 que reposa en el archivador de la SDMujer, se conforma de la
siguiente manera:

2016:

Caja 1

En esta caja quedan 7 carpetas con 672 folios

Caja 2

En esta caja quedan 6 carpetas con 1248 folios

Caja 3

En esta caja quedan 7 carpetas con 1435 folios

2017:
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Caja 1

En esta caja quedan 7 carpetas con 972 folios

Caja 2

En esta caja quedan 6 carpetas con 494 folios

Caja 3

En esta caja quedan 4 carpetas con 1834 folios

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REGISTRO ASISTENCIA REUNIONES INTERNAS Y EXTERNAS OBJETIVO REUNIÓN:

FECHA: LUGAR:
HORARIO: AREA SDMujer A CARGO:

DOCUMENTO
DE SEXO
IDENTIDAD INSTITUCION/
TELEFONO

LINTERSEXUA
NOMBRES Y ENTIDAD/ AREA /
CARGO DE EMAIL FIRMA

HOMBRE
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