ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

(1602260)

LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

PRESENTADO POR:

PATRICIA ROCHA SIERRA

CINDY CRISTINA CEBALLOS MALDONADO

TUTORA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

2018
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por
cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su
misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que
tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico,
social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad
nacional. Por razones de orden práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir
que no es posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son
interdependientes.

Los archivos están íntimamente ligados al surgimiento del Estado. Con el tiempo fueron
definiéndose como partes esenciales del patrimonio cultural de la nación: sustentan su
identidad, permiten conocer las raíces, registran la experiencia colectiva de la comunidad y
son esenciales para el reconocimiento de los derechos del pasado que se constituye en
fundamento del presente y en soporte del futuro. El acervo histórico preservado y
custodiado por la sociedad permite que nos sintamos miembros solidarios de Colombia,
protagonistas y artífices de nuestro propio desarrollo en armonía con el mundo que nos
rodea.

Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones y la
sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al día sin
tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el mundo quiere
conocer su historia y reclama estar informado y documentado, pero no todo el mundo
presta el interés que se merecen los archivos para conseguir este conocimiento.

Y es que los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el conocimiento,

custodian y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso
a los ciudadanos, son garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la
investigación histórica y científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones,
apoya a la transparencia y a la rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización
de la información.
La importancia de los archivos para la administración dentro de una empresa podemos
decir que archivar es resguardar de forma ordenada documentación e información útil
(Dicha información puede estar contenida en documentos, sobres, papel o cualquier otro
soporte sea medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de
computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura,
dibujos, mapas, etc.), la cual se va a ordenar de un modo lógico y eficaz, con el fin de que
nos permita posteriormente la fácil localización de cualquier documento de la forma más
rápida, cuando así se requiera.

Ahora los archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas,
para sus propios fines, con esto concluimos que todo gobierno, entidad pública, privada o
empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para
determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a
cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal,
administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos.

La función de los archivos como memoria cobra importancia a medida que pasa el tiempo;
con archivos bien organizados no tendremos los empleados, funcionarios y ciudadanos que
partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información,
elevando los costos de operación y tiempo invertido, produciendo atraso, confusión y en
general una incorrecta administración de la información. Importancia de los archivos para
la investigación Todos los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes de ilustración y
mejoramiento para todas las empresas, entidades públicas, privadas, en tanto contienen
información en documentos que pueden y deben aprovecharse por parte de investigadores.
Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, sobre los
acontecimientos; son útiles para las investigaciones relacionadas a la historia, la economía,
la administración, la geografía, los procesos políticos, sociales, la ciencia, la tecnología.