Manual de Organización 2008

Manual de Organización
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA
DIRECCIÓN DE PLAN SALUD
DGPD- Dirección de Plan Salud Maturín, Abril 2008 – Versión 1.0 Página 1 de 40
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Ing. Yuandris Gordones Dra. Belkys Jaimes Ing. Xiomara Millán
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CONTENIDO
1. Introducción……...………………………………………………………………..…………...……………...
2. Marco Jurídico………….………………………..……………………………………………..………..…...
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3. Descripción de la Dirección de Plan Salud……..…...…………………………..………………………… 5
4. Misión de la Dirección de Plan Salud……………………………………………………………………… 7
5. Visión de la Dirección de Plan Salud………….…………………………………………………………… 7
6. Organigramas de la Dirección de Plan Salud:
6.1. Organigrama Estructural………………..…….…………………………………………………… 8
6.2. Organigrama Funcional…………………………………………….……………………………… 9
7. Descripción de Cargos:
7.1. Dirección de Plan Salud…………...………………………………………….…………………… 10
7.1.1. Director de Plan Salud………..………………………………………..……………….. 11
7.1.2. Analista II…………………...……………………………………………………..……… 13
7.1.3. Analista I.………………….……..……………………………………………………….. 15
7.1.4. Asistente Administrativo I……………………………………………………………….. 17
7.1.5. Secretaria I…………………..…..……………………………………………………….. 19
7.1.6. Auxiliar de Reproducción.……...……………………………………………………….. 21
7.1.7. Aseadora………………………...……………………………………………………….. 23
7.2. División de Facturación…………………………………………………………………………….. 25
7.2.1. Jefe de División de Facturación….…………………………………………………….. 26
7.2.2. Analista I………………………………………………………………………………….. 28
7.2.3 Asistente Administrativo I....…...……………………………………………………….. 30
7.3. División de Farmacia……………………………………………………………………………….. 32
7.3.1. Jefe de División de Farmacia…….…………………………………………………….. 33
7.3.2. Asistente de Farmacia………………………………………………………………….. 35
7.3.3 Asistente Administrativo I....…...……………………………………………………….. 37
8. Conclusiones………………………………………………………………………………………………….. 39
9. Recomendaciones………………………………………………………………………………………….... 40
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INTRODUCCIÓN
Para La Gobernación Bolivariana del Estado Monagas, brindar soluciones a las comunidades y en
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especial garantizar el bienestar social es su responsabilidad y esta incluido en su filosofía de acción
diariamente. Dentro de este perfil, se encuentra enmarcada la Dirección de Plan Salud, adscrita a la Dirección
General de Planificación y Desarrollo, la cual ofrece atención medica asistencial, integral, eficiente y oportuna
a los trabajadores activos, jubilados y pensionados, así como también a sus respectivas cargas familiares,
según normativas establecidas en la Ley del Estatuto de la Función Pública y la Vigente Contratación
Colectiva.
Al ser una estructura organizativa que trabaja directamente con el público, se requiere de un personal
capacitado y eficaz, el cual debe poseer un perfil único, con funciones claramente definidas en cada cargo, y
este es el principal motivo de la realización de este Manual de Organización para la Dirección de Plan Salud.
Este busca documentar la información descriptiva de cargos y funciones, como también cumplir con los
estándares de normativas organizacionales que rigen las gobernaciones, además de contar con un soporte
donde se señale la descripción general de cada unidad administrativa y cargos dependientes de las mismas,
como también facilitar en la comprensión de cada una de las obligaciones a realizar cada empleado en caso
de ser necesario por el mismo.
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MARCO JURÍDICO
Reseña Histórica de la Dirección de Plan Salud:

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Iniciado como un programa por medio del Decreto N°. 046, de fecha 10/01/06, con una asignación
presupuestaria de Bs. 6.179.908.764,05, con la finalidad de cubrir las necesidad en materia de Salud a
todos los funcionarios adscritos a la Gobernación Bolivariana del Estado Monagas y a sus respectivas
cargas familiares; a través de la prestación de un servicio médico asistencial óptimo con todos los tópicos
de salud integral, para así dar cumplimiento a la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, a
la Ley Orgánica del Trabajo, La Ley del Estatuto de la Función Pública y la existente Contratación
Colectiva.
De acuerdo a la magnitud de la demanda de usuarios surgida en el programa se crea la Dirección de
Plan Salud, el 01 de Enero del 2007 bajo el Decreto Nº DG-103/2007; Dependiendo estructuralmente de la
Dirección General de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del Estado Monagas.
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DESCRIPCIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PLAN SALUD
La Gobernación Bolivariana del Estado Monagas, tiene como visión responder de forma eficiente a
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la demanda del desarrollo social, económico-ecológico, educativo de la región, siendo el órgano rector de
la política regional, con mayor nivel de gobernabilidad sobres los procesos de transformación que harán
del Estado Monagas, un ejemplo de desarrollo integral y fuerza en Venezuela. Siguiendo esta misma
visión se enmarca de Dirección General de Planificación y Desarrollo, la cual esta en la responsabilidad de
asistir y elaborar el Proyecto de Plan de Desarrollo Económico y Social del Estado, analizando las
situaciones y posibilidades de respuesta y acción inmediata a las necesidades planteadas.
Dando respuesta a los requerimientos de asistencia médica y asistencial de cada uno de los
empleados del Ejecutivo Regional, e igualmente la de sus familiares, esta establecida la Dirección de Plan
Salud, que es una Unidad Administrativa adscrita a la Dirección General de Planificación y Desarrollo de la
Gobernación Bolivariana del Estado Monagas, que cumple con una labor social, brindándole a cada
beneficiario, el mejor servicio de Seguro Médico posible, que incluye Hospitalización, Farmacia, Control de
Consultas Médicas en las distintas Especialidades, Emergencias, como también; Ayuda Social, que es una
asistencia que se le ofrece a aquellas personas que no sean empleados directos de la Gobernación, pero
solicita ante ésta, ayuda médica por motivo de poseer escasos recursos financieros.
La Dirección de Plan Salud, como ente directivo, administrativo y contralor, funciona en la Ciudad de
Maturín, teniendo una estructura organizativa tanto interna como externamente, las cuales deben
interactuar consecutivamente, para que el Programa de Plan Salud tanto a nivel de prevención, control y
corrección del sistema de salud en los empleados públicos funciones efectivamente, para ello cuenta con
lo siguiente:
Internamente:
9 Directiva, Jefatura de Facturación, Jefatura de Farmacia y Jefatura de Servicios Generales:
Representa el equipo de Trabajo que opera diariamente, para dirigir, administrar y controlar todos y cada
uno de los servicios que ofrece la Dirección de Plan Salud, dándole respuesta inmediata a las
eventualidades que se pudieran presentar en materia de salud para los beneficiarios, utilizando las
herramientas tecnológicas necesarias para manejar eficazmente la información.
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Externamente:
9 Las Clínicas, en las cuales se ofrecen la plataforma técnica y ambiental en los Servicios de
Hospitalización, Control de Consultas y Emergencias. El número de clínicas con las cuales se estima para
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dar respuesta es de siete (07) en total, entre las cuales están: Hospital Metropolitano, Centro Clínico La
Pirámide, Materno Infantil, Centro de Especialidades Médicas, Policlínica Maturín, Centro Médico Oriental
(CEMOS), Unidad Médica Oriental (UMIDOCA).
9 Médicos Especialistas: Es la cartelera de profesionales de la Medicina, que labora diariamente en los

centros médicos nombrados anteriormente y en sus consultorios particulares, brindando sus servicios a
cada beneficiado, en pro del diagnóstico, evaluación, control y corrección de cualquier anomalía en la
salud. Se cuenta con un total de Noventa y Cinco (95) médicos especialistas en diferentes áreas,
clasificados de la siguiente manera: Dieciséis (16) Cirujanos, Diez (10) Traumatólogos, Dos (02)
Nefrólogos, Un (01) Psiquiatras, Seis (06) Pediatras, Tres (03) Gastroenterólogos, Dos (02)
Otorrinolaringólogos, Ocho (08) Ginecólogos, Tres (03) Urólogos, Doce (12) Internista, Dos (02)
Neumólogos, Un (01) Endocrinólogo, Un (01) Urólogo de solo consultas, Seis (06) Cardiólogos, Un (01)
Médico Residente y Veintiún (21) Odontólogos.
9 Servicios de Farmacia: Es el Conjunto de Empresas Farmacéuticas (Farmacias), que le ofrecen sus

servicios de dispensador de todos y cada uno de los medicamentos que consideren los médicos tratantes
de las anomalías que presenten los pacientes. Entre estas se encuentran: Hiperfarma, Megafarma y
Expofarma.
9 Servicios Médicos Especializados: Representan todos los centros médicos especializados, tanto de
análisis, diagnostico y dotación de servicios que apoyen las funciones medicas, y estos se refieren a
Laboratorios Clínicos, Ópticas, Ortopedias, entre otros.
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MISIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PLAN SALUD
Garantizar asistencia médica individualizada y de calidad, con fundamentos científicos, tecnológicos y

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sociales para la promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la salud, dirigida al
personal que integra el Ejecutivo Regional y su respectiva Carga Familiar; a través de mecanismos y
controles normativos establecidos de acuerdo a la disponibilidad de los recursos tecnológicos,
presupuestarios; contando con un recurso humano altamente calificado y de profundo compromiso ético y
social.
VISIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PLAN SALUD
Ser una Institución de referencia Regional y Nacional, con excelencia en Atención Médica Integral de calidad
y amplio contenido humano dirigido al personal adscrito a la Gobernación Bolivariana del Estado Monagas y
su respectiva Carga Familiar; según la normativa establecida en la Constitución de la República Bolivariana
de Venezuela, La Ley Orgánica del Trabajo, Ley del Estatuto de la Función Pública y en la Contratación
Colectiva existente.
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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
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DESPACHO DEL GOBERNADOR
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
DIRECCIÓN DE PLAN SALUD
JEFATURA DE DIVISIÓN JEFATURA DE DIVISIÓN

DE FACTURACIÓN DE FARMACIA
PERSONAL:
9 Un (01) Gobernador del Estado Monagas

- Un (01) Director General de Planificación y Desarrollo.
Un (01) Director de Plan Salud.
• Un (01) Jefe de División de Facturación.
• Un (01) Jefe de División de Farmacia.
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ORGANIGRAMA FUNCIONAL
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DIRECTOR DE PLAN SALUD (01)
ANALISTAS II (02)
ANALISTAS I (03)
TRIAJES
ESPECIALIZADOS ASISTENTES
ADMINISTRATIVOS I (04)
SECRETARIAS I (06)
AUXILIAR DE
REPRODUCCIÓN (01)
ASEADORA (01)
JEFE DE DIVISIÓN JEFE DE DIVISIÓN

DE FACTURACIÓN (01) DE FARMACIA (01)
ASISTENTES
ANALISTAS I (03) DE FARMACIA (02)
ASISTENTE
ASISTENTES
ADMINISTRATIVO (01)
PERSONAL:
9 Un (01) Director de Plan Salud:
Tres (03) Analista I.
Cuatro (04) Asistente Administrativo I.
Dos (02) Analista II.
Seis (06) Secretaria I.
Un (01) Auxiliar de Producción.
Un (01) Aseadora.
- Un (01) Jefe de División de Farmacia:
Un (01) Asistente Administrativo I.
Dos (02) Asistente de Farmacia.
- Un (01) Jefe de División de Facturación:
Tres (03) Analista I.
Dos (02) Asistentes Administrativos.
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DIRECCIÓN DE PLAN SALUD T

DIRECTOR DE PLAN SALUD (01)
ANALISTAS II (02)
ANALISTAS I (03)
TRIAJES
ESPECIALIZADOS ASISTENTES
SECRETARIAS I (06)
AUXILIAR DE
REPRODUCCIÓN (01)
ASEADORA (01)
Es la Unidad Administrativa encargada de la dirección, administración y control de los diversos Beneficios

Medico-Asistenciales, que específicamente se describen y definen, en los diversos Contratos Colectivos, suscritos
entre el Ejecutivo Regional y las diferentes representaciones gremiales y/o sindicatos, que agrupan al universo de
trabajadores activos y/o pasivos, dependientes de la Gobernación del Estado Monagas. Todo ello, enmarcado
dentro de las políticas y lineamientos emitidos por la Dirección General de Planificación y Desarrollo como
órgano jerárquico superior inmediato, según el alcance cualitativo y cuantitativo, descrito en los Planes
Operativos Anuales y la disponibilidad presupuestaria, conceptualizado en el Plan de Desarrollo del Estado
Monagas. En tal sentido, tiene la responsabilidad de formular y emitir todos los lineamientos, criterios,
reglas, normas y procedimientos, que regirán el buen funcionamiento de esta unidad en cada nivel de
atención, así como también, la debida coordinación, supervisión y fiscalización a todos los niveles de su
ejecución, con todos los elementos involucrados ( beneficiarios, proveedores de bienes y/o servicios ), con
elevados criterios y estándares de calidad, productividad y rendimiento, en la prestación del servicio y en
la administración de los recursos presupuestarios asignados, garantizando su continuidad a lo largo de
todo el año de ejercicio fiscal; que obviamente potenciarán las garantías de éxito del mismo.
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DIRECTOR DE PLAN SALUD

OBJETIVO GENERAL:
Planificar, coordinar y controlar la administración y acción del Servicio Medico Asistencial, que presta la
Gobernación del Estado Monagas a su personal como sus familiares, buscando que los servicios prestados
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vayan incrementando su nivel de optimizad, basándose en la calidad, eficiencia y eficacia.
PERFIL DEL CARGO:

• Profesional universitario en el área de la Medicina.
• Estudios en el área de gerencia u administración.
EXPERIENCIA:
• Tres (3) años de experiencia en la administración pública, o en cargos similares.
CONOCIMIENTOS EN:
• Administración de recursos humanos, físicos y financieros.
• Paquetes informáticos.
• Supervisión de personal.
• Procedimientos Administrativos.
HABILIDADES Y DESTREZAS PARA:

• Diagnosticar y solucionar problemas.
• Organizar el trabajo.
• Discreción de la información.
• Supervisar el personal.
• Tomar decisiones.
• Elaboración de informes.
• Trabajar bajo presión laboral.
ADIESTRAMIENTO ADQUIRIDO:
• Relaciones humanas.
• Redacción de informé técnicos.
• Manejo de nuevas tecnologías aplicadas.
PRINCIPALES ACTIVIDADES Y FUNCIONES:

• Supervisar el Trabajo efectuado en las Clínicas (Triajes y Consultas).
• Realizar constantemente reuniones con el personal, para evaluar el trabajo, determinar fallas y
enfocar las posibles soluciones factibles para cada situación en especial.
• Reportar a la Directora General de Planificación y Desarrollo, todos los procedimientos
administrativos y operativos de la Dirección de Plan Salud.
• Estudiar, validar y autorizar todos los casos de ayuda social que podría prestar la Gobernación del
Estado Monagas, a cualquier ciudadano con escasos recursos financieros que así lo solicite.
• Evaluar el trabajo, es decir hacer seguimiento constante a los procesos que se llevan en cada una
de las Divisiones de la Dirección.
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• Administrar y ejecutar el presupuesto según cada año fiscal, considerando los ingresos, con
•
respecto a los egresos.
Velar por el orden y la disciplina entre las diferentes unidades de la Dirección, desarrollando en cada
empleado una cultura organizacional sana, que permita la comunicación, el respeto, sentido de
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pertenencia, trabajo en equipo y otros aspectos que son intangibles pero que a la definitiva
representa un activo valioso y determinante en el éxito de las jornadas diarias.
• Asesorar al Gobernador en materia de tipo metodológico, legal y operativo sobre la salud; a la
coordinación y ejecución de los planes y programas sociales médicos asistenciales, que deban
realizarse conjuntamente con los entes del sistema de salud en el Estado.
• Velar por el cumplimiento de las directrices emanadas del Ministerio para el Poder Popular para la
Salud, a fin de garantizar la seguridad, la paz y el orden público.
• Coordinar y ejecutar las actividades del Ejecutivo Regional en materia de Salud para cada uno de
los empleados y familiares de la Gobernación del Estado Monagas.
• Formular políticas y estrategias en materia de salud, de acuerdo a los lineamientos emanados del
poder central.
• Buscar la innovación y mejora en los procesos, pudiendo hacer rediseños en los mismos, de
acuerdo a evaluaciones realistas.
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ANALISTA II
OBJETIVO GENERAL:
Sirve de apoyo a la Dirección de Plan Salud, coordinado las actividades de control, evaluación y realización
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de los procedimientos administrativos, presupuestarios, gerenciales y servicio medico asistencial, para cada
uno de los funcionarios públicos estadales y la de sus familiares, con la finalidad de garantizar una atención
eficaz y oportuna a sus necesidades de salud.
PERFIL DEL CARGO:

• Profesional universitario en el área en el área de la administración, contable o gerencia.
EXPERIENCIA:
• Dos (02) años de experiencia progresiva de carácter operativo en cargos similares.
CONOCIMIENTOS EN:
• El manejo de paquetes informáticos.
• Planificación de actividades.
• Técnicas de investigación.
• Desarrollo organizacional.
• Procesos administrativos.
• Contabilidad general, fiscal y programas.
• Ejecución presupuestaria.
• Los principios y prácticas modernas de organización y métodos.

• Redactar informes.
• Análisis y síntesis.
• El manejo de programas de computación.
• Tratar de forma cortes y efectiva a los funcionarios y público en general.
• Expresarse de forma clara, sencilla y precisa.
• El manejo de herramientas de trabajo.
• Simplificación de procedimientos administrativos.
• Atención al público.
• Elaboración, evaluación y análisis de análisis de normas, políticas y procedimientos
organizacionales.
• Operación de sistemas u aplicaciones computacionales.

• Utilizar adecuadamente la información confidencial (personal, técnica, comercial, entre otras) que
conoce.
• Mantener informado al director de la unidad, de todas las novedades ocurridas.
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• Participar en reuniones de trabajo relacionadas con el área.

•
•
•
Mantener en orden equipo y sitio de trabajo.
Coordina las actividades relacionadas con Memoria y Cuenta tanto trimestral, como anualmente.
Elabora e implementa sistemas y procedimientos administrativos.
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• Atiende al personal que solicita ayuda y le presta asesoría técnica.
• Presenta informes técnicos.
• Elaboración de la planificación operativa anual de la Dirección de Plan Salud, bajo la supervisión del
Director y en conjunto con las coordinaciones y personal laboral.
• Evaluación, elaboración y aprobación de presupuestos para operaciones, odontología, oftalmología,
y servicios especiales.
• Coordinar los servicios médicos en conjunto con la Directora, en cada una de las clínicas,
especialistas y farmacias proveedoras.
• Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
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ANALISTA I
OBJETIVO GENERAL:
Elabora, revisar y tramita todo lo relacionado a las actividades administrativas, contables, medico
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asistencial, brindándole respuesta oportuna al público, de acuerdo a las normas y procedimientos
establecidos, en coordinación con las dependencias creadas y facilita toda la información al analista
superior.
PERFIL DEL CARGO:

• Técnico superior universitario, en el área en el área de la administración, contable o gerencia.
EXPERIENCIA:
• Un (01) año de experiencia progresiva de carácter operativo en cargos similares.
CONOCIMIENTOS EN:

organizacionales.

conoce.
• Mantener en orden equipo y sitio de trabajo.
• Colabora activamente en la recopilación de la información y datos para la elaboración de la
Memoria y Cuenta tanto trimestral, como anualmente.
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• Muestra las necesidades y debilidades de la Dirección, para que en conjunto con la directiva, las
•
•
coordinaciones y analistas superiores, hallar soluciones factibles.
Atiende al personal que solicita ayuda, brindándole soluciones oportunas.
Ayuda en la elaboración de la planificación operativa anual de la Dirección de Plan Salud, bajo la
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supervisión del Director y en conjunto con las coordinaciones y personal laboral.
• Remite la solicitud de los presupuestos para operaciones, odontología, oftalmología, y servicios
especiales, al personal encargado de la evaluación y aprobación de los mismos.
• Señala y expresa claramente cualquier necesidad o mejora que podría plantearse en los
procedimientos.
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ASISTENTE ADMINISTRATIVO I
OBJETIVO GENERAL
Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definitivos,
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elaborando documentación necesaria, revisando cálculos, a fin de dar cumpliendo a cada uno de esos
procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.
PERFIL DEL CARGO:

• Técnico Superior Universitario en el área de Administración.
• Bachiller Mercantil, más curso de técnicas de oficina y computación.
EXPERIENCIA:
• Dos (2) años de experiencia en procesos administrativos.
CONOCIMIENTOS EN:
• Relaciones Humanas
• Redacción, ortografía y sintaxis.
• Manejo de técnicas de oficina.
• Principios y prácticas de contabilidad.
• Leyes de Reglamento de impuesto sobre la renta.
• Elaboración de documentos mercantiles e informes.

• Tratar en forma cortes al personal de la institución y público en general.
• Analizar declaraciones de impuesto.
• Expresarse claramente de forma verbal y escrita.
• Manejar diferentes formatos administrativos.
• Realizar cálculos numéricos con rapidez y precisión, como también su trascripción.
• Comprender la información que va ha procesar, sugerir soluciones.
• Manejo de información confidencial.
• Manejo de máquina de escribir y computador.
• Control de materiales de oficina.
• Contabilidad computarizada.
• Ortografía y redacción.

• Asistir en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.
• Realizar seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
• Llevar un registro de la programación diaria de las actividades o tareas realizadas.
• Tramitar conjuntamente con el coordinador los pagos, revisar los recibos y archivarlos.
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• Recibir y revisar facturas de comprobantes de gastos efectuados en la institución.

•
•
•
Realizar registros contables.
Tomar mensaje y transmitirlos.
Gestionar soluciones oportunas, ante cualquier situación.
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• Suministrar materiales y equipos de trabajo al personal y controla la existencia de los mismo.
• Redactar y transcribir correspondencia y diversos documentos.
• Brindar apoyo logístico en actividades especiales.
• Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
• Mantener actualizados registros, libros contables, entre otros.
• Mantener en orden sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Llenar y revisar los formatos diversos relacionados con el proceso de compra.
• Responder a todas las actividades que el puesto demande.
• Informar a los proveedores acerca de la cancelación de factura o algún error en la misma.
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SECRETARIA I
OBJETIVO GENERAL:
Prestar servicios secretariales mediante la trascripción de correspondencia, organización de archivos,
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atención de visitantes y recepción de llamadas, a fin de obtener una eficiente, eficaz y oportuna gestión
administrativa.
PERFIL DEL CARGO:

• Bachiller.
• Curso de Secretariado.
EXPERIENCIA:
• El cargo no requiere experiencia.
CONOCIMIENTOS EN:
• Técnicas secretariales.
• Organización y procedimientos administrativos.
• Técnicas de archivo.
• Redacción.
• Computación básica, aplicaciones y programas.

• Redactar en forma clara y precisa.
• Transcribir información.
• Organizar el trabajo, en relación al nivel de prioridad.
• Recibir instrucciones orales y escritas.
• Tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y público en general.
• Operar equipos de computación, fax, Internet y correo electrónico.
• Técnicas de ortografía y redacción.
• Secretariado computarizado.
• Manejo de en nuevas tecnologías secretariales.

• Redacta y transcribe correspondencia, oficios, memorando, circulares, informes, actas, formularios y
demás documentos.
• Efectúa y recibe llamadas telefónicas, requeridas por el supervisor y el personal de la unidad.
• Lleva el control de audiencias de su supervisor.
• Recibe, clasifica, codifica, relaciona y despacha la correspondencia.
• Atiende a trabajadores, visitantes y público en general.
• Establece, organiza y administra los archivos.
• Opera equipos de computación, fax, Internet y revisa el correo electrónico.
• Manejar información de las tareas realizadas con estricta discreción.
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• Tomar mensajes y sus trámites.

•
•
•
Brindar apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.
Gestionar soluciones oportunas.
Participar en los cambios y mejoras de los procesos organizacionales.
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• Convocar a reuniones de la dirección.
• Mantener informado al director de la unidad, de todas las novedades ocurridas.
• Participar en la confección y gestión de la agenda de trabajo de su superior.
• En ausencia de su superior, puede sustituirle momentáneamente en actividades rutinarias y de
trámite.
• Utilizar adecuadamente la información confidencial (personal, técnica, comercial, etc.) que conoce.
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AUXILIAR DE REPRODUCCIÓN
OBJETIVO GENERAL:
Prestar apoyo a todo el personal de la Dirección de Plan Salud, al momento de solicitar por parte de ellos,
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la reproducción (duplicado, fotocopiado, impresión) de cualquier material escrito impreso, como también
su organización lógica y procedimental, con el propósito de mejorar en calidad de tiempo los servicios
prestado por la Dirección de Plan Salud.
PERFIL DEL CARGO:

• Tercer (3) año de Bachillerato.
EXPERIENCIA:
• Un (1) año de experiencia en el manejo de equipos de fotocopiado y de impresión.
CONOCIMIENTOS EN:
• Manejo de maquinas de impresoras y fotocopiadoras.
• Control de archivo.

• Tratar en forma cortés al personal de la Institución y al público en general.
• Programación de actividades.
• Tomar decisiones, bajo la coordinación de su jefe inmediato.
• Expresarse claramente.
• Manejo de insumos de reproducción (hojas, carpetas, sujetadores y otros).
• Atender de forma cortés al personal.
• Resolver cualquier eventualidad con el fotocopiado.
• El mantenimiento mínimo requerido en la operación de las máquinas.
• Operación de Equipos de impresoras y fotocopiadoras.
• Crecimiento personal.

• Vigilar permanentemente el suministro de los insumos, para la realización de las actividades, tales
como: hojas en blanco, carpetas, sujetadores, grapadora y sus repuestos, cartuchos o toners de
tinta.
• Mantener en resguardo y buen estado los equipos de impresión y reproducción.
• Colaborar, cuando sea posible, en las funciones de atención al personal, con respeto, cortesía y
responsabilidad.
• Tomar mensajes y los transmitirlos efectivamente.
D
• Gestionar soluciones oportunas.

•
•
•
Brindar apoyo logístico en actividades especiales.
Atender al personal y visitante de manera cordial.
Mantener en orden sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
T
• Efectuar requisición de insumos y los transmite de forma escrita al jefe inmediato, para que este
gestione las vías necesarias para solventar la situación de insuficiencia.
• Mantener una actitud discreta antes los hechos ocurridos en la Institución.
• Mantener informado al jefe inmediato, sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad
presentada.
• Realizar cualquier otra actividad que le sea asignada.
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ASEADORA
OBJETIVO GENERAL:
Mantener perfectamente limpias las áreas asignadas, en especial los sanitarios y las instalaciones de la
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institución, para lograr que la imagen de la misma se apegue a los valores y objetivos básicos con pulcritud
y esfuerzo fortuito.
PERFIL DEL CARGO:

• Tercer (3) año de Bachillerato.
EXPERIENCIA:
• Un (1) años de experiencia en mantenimiento de oficinas.
• Tres (3) años de experiencia aseo y mantenimiento de oficina.
CONOCIMIENTOS EN:
• Control de insumos de limpieza.
• Manejo de maquinas de limpieza.

• Tratar en forma cortés al personal de la Institución y al público en general.
• Programación de actividades.
• Tomar decisiones, bajo la coordinación de su jefe inmediato.
• Expresarse claramente.
• Mantenimiento efectivo.
• Manejo de insumos de limpieza.
• Atender de forma cortés al personal.
• Maquinarias de limpieza.
• Artefactos modernos de cocina.
• Crecimiento personal.

• Ejecutar de acuerdo a un programa de limpieza el aseo a todas las oficinas.
• Mantener los baños debidamente abastecido de papel sanitario y jabón.
• Vigilar permanentemente el suministro de agua en las instalaciones de la cocina, reportando
cualquier falla que impida el uso continuo del vital líquido.
• Controlar los productos requeridos complementarios para las labores de aseo.
• Mantener en custodia las llaves del área de la cocina, bajo su responsabilidad.
• Colaborar, cuando sea posible, en las funciones de atención al personal, con respeto, cortesía y
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responsabilidad.
•
•
•
Tomar mensajes y los transmite
Efectuar todas las funciones que se presenten eventualmente de mantenimiento.
Gestionar soluciones oportunas.
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• Atender al personal y visitante de manera cordial.
• Efectuar requisición de insumos y los transmite de forma escrita al administrador.
• Mantener una actitud discreta antes los hechos ocurridos en la Institución.
• Mantener informado al Administrador sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad
presentada.
• Realizar cualquier otra actividad que le sea asignada.
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JEFATURA DE DIVISIÓN DE FACTURACIÓN T
JEFE DE DIVISIÓN
DE FACTURACIÓN (01)
ANALISTAS I (03)
ASISTENTES
Es la Unidad Administrativa encargada de la coordinación y supervisión de los Servicios de Facturación, teniendo

a su cargo el registro, seguimiento y control, de toda la Ejecución Presupuestaria (Programación del Gasto, Pre-
Compromiso, Compromiso, Causado, Pagado, Disponibilidad Presupuestaria y Financiera), las cuales deriva de
las diferentes transacciones que afectan al gasto de esta Dirección, por los diversos conceptos asociados a los
servicios que ella presta, las cuales serán imputadas por las correspondientes partidas de egresos según el
personal beneficiario, Activos (empleados/obreros), Pasivos (pensionados/jubilados), como son las facturas de
bienes (Farmacias como proveedores de los medicamentos, Otros proveedores de dispositivos y equipos médico-
quirúrgicos, oftalmológicos, entre otros), facturas de servicios (personas naturales como médicos especialistas
por honorarios profesionales, como también personas jurídicas como son las firmas comerciales o centros de
salud privados), reembolsos (para el personal dependiente de la Gobernación tanto activo como pasivos y su
carga familiar), casos sociales (para personas naturales que no dependen de la Gobernación, pero se les brinda
la ayuda médica, en caso que los requiera). Este entidad deberá procesar periódicamente la data registrada, para
la emisión de los diferentes y pertinentes informes estadísticos, solicitados por los Unidades Funcionales
Superiores (Dir. Plan Salud y DGPD), además; de diseñar y desarrollar, los sistemas de clasificación y archivo
físico, que complementen a los sistemas informáticos, para el resguardo seguro de los respectivos expedientes,
que contienen la documentación en papel; como también para facilitar y agilizar su acceso y consulta.
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JEFE DE DIVISIÓN DE FACTURACIÓN
OBJETIVO GENERAL:
Planear, gestionar, aplicar y controlar los recursos financieros en la dirección a nivel de facturación,
T
capaces de identificar e implementar soluciones que optimicen los activos financieros, contribuyendo con
ello al funcionamiento eficiente y eficaz de la Dirección de Plan Salud para con el ciudadano.
PERFIL DEL CARGO:

• Profesional universitario en el área de Contaduría Pública, Finanzas, Economía o Administración.
EXPERIENCIA:
• Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de administración pública,
manejo de finanzas y elaboración de presupuesto.
CONOCIMIENTOS EN:
• Las áreas contables, económicas, administrativas, y financieras.
• El campo de las finanzas empresariales y públicas.
• Los lineamientos legales y vigentes para trámites administrativos (leyes, normas y procedimientos).

• Trabajar en equipo, con pro actividad y dinamismo.
• Atender al público.
• Diagnosticar y solucionar problemas administrativos.
• Dirigir los procesos administrativos.
• Mantener relaciones personales.
• Tomar Decisiones.
• Discreción de información.
• El manejo de la tecnología de la información (equipos básicos de la computación).
• Procesos administrativos en el área de administración pública.
• Redacción de Informes.
• Manejo de programas de oficina.

• Analizar y evaluar la información contable, financiera y económica, con el fin de sustentar la toma de
decisiones en el ámbito de su desempeño profesional.
• Demostrar iniciativa, firmeza, liderazgo y organización.
• Mantener una actitud innovadora y creativa en procesos financieros de carácter operativo y
estratégico con alto compromiso con el sector en que se desenvuelva y con el desarrollo económico
y social para el cual cumple funciones.
• Velar por el cumplimiento de la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario y su reglamento así como
de las disposiciones legales internas (normas, procedimientos, entre otros) que rigen la materia
presupuestaria.
D
• Proponer al director opciones sobre los lineamientos generales para la formulación del presupuesto
•
de la de la Dirección de Plan Salud.
Llevar el control de gastos emitidos por las diferentes especialidades y casos médicos manejados
en Plan Salud.
T
• Programar y coordinar las actividades correspondientes a la formulación del presupuesto.
• Preparar el presupuesto operativo por programas a nivel de unidades y partidas específicas.
• Analizar las solicitudes presupuestarias durante el transcurso del año fiscal en vigencia, como
también el curso de los años anteriores, y cuando corresponda proponer las modificaciones que se
consideren necesarias.
• Formular la estrategia competitiva, de evaluación y mejora de la dirección, en materia administrativa.
• Analizar e identificar las necesidades de los consumidores.
• Participar en los cambios y mejoras de los procesos organizacionales.
• Organizar y coordinar las actividades del personal que tiene a su cargo.
D
ANALISTA I
OBJETIVO GENERAL:
Elabora, revisar y tramita todo lo relacionado a las actividades administrativas, contables, medico
T
asistencial, brindándole respuesta oportuna al público, de acuerdo a las normas y procedimientos
establecidos, en coordinación con las dependencias creadas y facilita toda la información al analista
superior.
PERFIL DEL CARGO:

• Técnico superior universitario, en el área en el área de la administración, contable o gerencia.
EXPERIENCIA:
• Un (01) año de experiencia progresiva de carácter operativo en cargos similares.
CONOCIMIENTOS EN:

organizacionales.

conoce.
• Colabora activamente en la recopilación de la información y datos para la elaboración de la
Memoria y Cuenta tanto trimestral, como anualmente.
D
• Muestra las necesidades y debilidades de la Dirección, para que en conjunto con la directiva, las
•
•
coordinaciones y analistas superiores, hallar soluciones factibles.
Atiende al personal que solicita ayuda, brindándole soluciones oportunas.
Ayuda en la elaboración de la planificación operativa anual de la Dirección de Plan Salud, bajo la
T
supervisión del Director y en conjunto con las coordinaciones y personal laboral.
• Remite la solicitud de los presupuestos para operaciones, odontología, oftalmología, y servicios
especiales, al personal encargado de la evaluación y aprobación de los mismos.
• Señala y expresa claramente cualquier necesidad o mejora que podría plantearse en los
procedimientos.
D
OBJETIVO GENERAL
T
PERFIL DEL CARGO:

EXPERIENCIA:
CONOCIMIENTOS EN:

• Tratar en forma cortez al personal de la institución y público en general.

D

•
•
•
T
D
JEFATURA DE DIVISIÓN DE FARMACIA T
JEFE DE DIVISIÓN
DE FARMACIA (01)
ASISTENTES
DE FARMACIA (02)
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO (01)
Es la Unidad Administrativa responsable de coordinar y supervisar los Servicios Farmacéuticos, enmarcado

dentro de las directrices y lineamientos emanados de la Dirección de Plan Salud. Además, realiza la
administración funcional y operacional del almacén de medicamentos, dispositivos, materiales e insumos
Médico-Quirúrgicos; con elevados criterios y estándares en el manejo eficaz y eficiente del inventario físico
y digital (técnicas de almacenamiento; stock mínimo y máximo; movimiento, rotación y vencimiento de
productos, reposición de inventario, productos homólogos o equivalentes, etc.).
Ejecuta el registro, seguimiento y control, de la entrega de medicamentos a los beneficiarios del programa
de salud (el Titular y su Carga Familiar); pudiendo ésta, ser de manera directa (por el Almacén
anteriormente); o de manera indirecta, mediante convenios de suministro con proveedores farmacéuticos del
sector privado; ó la combinación de ambas alternativas.
Todo esto, según la reglamentación vigente, desarrollada y emanada por la Dirección de Plan Salud; normas
y procedimientos que deberán cumplir y hacer cumplir, por todas las partes involucradas,
internas (unidades funcionales adscritas a la Dirección de Plan Salud) y externas (beneficiarios, proveedores
de bienes y/o servicios).
D
JEFE DE DIVISIÓN DE FARMACIA
OBJETIVO GENERAL:
Dirigir y controlar todas las actividades de administración de la División de Farmacia, supervisando el
T
desempeño de todos y cada uno de los funcionarios que prestan sus servicios dentro de esta unidad,
además de mantener la coordinación de la farmacia, canalizando las necesidades administrativas y de
almacén necesarios.
PERFIL DEL CARGO:

• Profesional universitario en el área de la Medicina, Químico-Farmacéutico.
EXPERIENCIA:
• Dos (2) años de experiencia en el área.
CONOCIMIENTOS EN:
• Supervisión y manejo de personal.
• Técnicas de análisis en general.
• Debe contar con aptitudes administrativas basadas en la organización, conocimientos generales en
costos de inventario, sistemas y capacidad de negociación.

• Manejar aptitudes administrativas basadas en la organización, conocimientos generales en costos
de inventario, sistemas y capacidad de negociación.
• El manejo de personal, actitud de servicio y excelentes relaciones humanas.
• Organizar el trabajo.
• Discreción de la información.
• Supervisar el personal.
• Elaboración de informes.
• El manejo del microcomputador.
• El manejo de calculadoras.
• Redacción de informé técnicos.
• Manejo de nuevas tecnologías aplicadas.
• Novedades en medicamentos.

• Aplicar normativas por la cual se rigen las actividades o procesos.
• Aseverar que cada uno de los funcionarios a su cargo, cumpla de manera efectiva con sus
D
funciones y exigencias pertinentes a su cargo.

•
•
•
Detectar necesidades existentes en el área bajo su responsabilidad.
Proponer a su jefe inmediato los planes del área a su cargo.
Intervenir en la definición de métodos, normas y procedimientos.
T
• Evaluar el desarrollo o ejecución de los procesos establecidos.
• Participar en los cambios y mejoras de los procesos organizacionales.
• Asistir de inmediato al personal en cuanto las dificultades encontradas.
• Mantener informado al Director de Plan Salud de todas las novedades ocurrida.
• Mantener en orden, equipos y el sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Realizar cualquier otra tarea que le sea asignada.
• Determinar las necesidades de los medicamentos y elementos medicoquirúrgicos de acuerdo al
consumo quincenal de los mismos manteniendo un suministro adecuado de los mismos y tramitar la
compra de los mismos ante los proveedores.
• Registro del ingreso de todos los medicamentos e insumos medicoquirúrgicos a partir de las
facturas generadas por cada proveedor.
• Mantener registros y tramitar informes mensuales de las solicitudes de elementos de dotación de los
diferentes servicios de la institución.
• Manejo y distribución del personal auxiliar dentro de farmacia, estableciendo funciones, turnos,
controlando el horario y el desempeño de los mismos.
• Proporcionar información sobre los medicamentos y/o fármacos al equipo multidisciplinario de la
institución y a los pacientes cuando sea necesario.
• Realización mensual de bajas por vencimiento y rompimientos.
D
ASISTENTE DE FARMACIA
OBJETIVO GENERAL:
Realizar trabajos generales en una farmacia mediante el suministro, preparación y venta de medicamentos
T
y drogas de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. Es decir, participa en todas las
actividades relacionadas con el área de farmacia, despachando, registrando y controlando los
medicamentos de la unidad, a fin de atender a los usuarios en sus necesidades en el área.
PERFIL DEL CARGO:

• Técnico Superior Universitario en Química.
• Bachiller, más curso en el área de Farmacia de dos (2) años de duración.
EXPERIENCIA:
• Un (1) año de experiencia progresiva, de carácter operativo en el área de farmacia.
• Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de Farmacia.
CONOCIMIENTOS EN:
• Procedimientos y técnicas farmacéuticas.
• Almacenamiento y despacho de medicamentos.
• Medicamentos del mercado farmacéutico y sus variaciones en precios.
• Sistemas de control de ingresos y egresos de medicinas.

• Preparar formulas médicas y sencillas.
• Organizar el material.
• Captar y seguir instrucciones orales y escritas.
• Tratar en forma cortés al público.
• Iniciativa.
• Mantener registros y preparar fórmulas farmacéuticas.
• El manejo de calculadoras.
• Farmacia hospitalaria.
• Computación.
• Relaciones Inter. personales.

• Suministra y prepara medicamentos y otros compuestos bajo la orientación del farmacéutico.
• Limpia y organiza los equipos y recipientes para preparar y suministrar medicamentos.
• Repone y ordena el stock de medicamentos, drogas, sustancias y preparados farmacéuticos.
• Brinda servicios de enfermería.
• Recibe y verifica las medicinas que ingresan a la farmacia.
• Elabora relaciones y estadísticas de entrega de medicamentos y material médico-quirúrgico.
• Archiva las comunicaciones y órdenes de pedidos.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
D
organización
•
•
•
Verifica el estado de las medicinas y su fecha de vencimiento.
Lleva el control de la entrada y salida de medicinas y otros productos farmacéuticos.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
T
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
D
OBJETIVO GENERAL
T
PERFIL DEL CARGO:

EXPERIENCIA:
CONOCIMIENTOS EN:

• Tratar en forma cortes al personal de la institución y público en general.

D

•
•
•
T
D
CONCLUSIONES
Para la Dirección de Plan Salud, resulta de gran provecho la culminación de este Manual de Organización,
T
en el cual se refleja cada una de las unidades administrativas que la conforman, como también los cargos con
sus respectivas funciones a cumplir los empleados, para hacer una realidad la misión y visión que se tiene
planteada inicialmente, brindando el mejor servicio medico asistencial a cada uno de los empleados activos o
pasivos de la Gobernación del Estado Monagas, como así la de sus carga familiar.
Para concentrar la información expuesta en este manual, fue necesario aplicar varios métodos de
recolección y análisis de datos, lo cual da veracidad del mismo. Además, esto se hizo con el propósito de
conocer el ambiente a su cabalidad y diagnosticar las debilidades o duplicidad de funciones que se
presentaban, para poder disminuirlas o contrarrestarlas lo mayor posible.
Como toda documentación fija perteneciente a una organización dinámica, ésta se presta para cualquier
modificación que se considere necesaria de hacer, de acuerdo a los cambios estructurales que se pudieran
presentar dentro de la Dirección de Plan Salud, cuidando así, de esta manera los niveles jerárquicos de
supervisión requeridos para tal procedimiento.
D
RECOMENDACIONES
Para Este manual va dirigido al grupo de personas que laboran diariamente en la Dirección de Plan Salud, y
T
está autorizado y capacitado para cada uno de los procedimientos operativos, administrativos y direccionales que
se emprenden cotidianamente.
Para obtener la mejor comprensión posible del mismo, es necesario que se tomen en cuenta las siguientes
instrucciones:
• Estimar un buen tiempo (libre de responsabilidades), para la lectura y el análisis este Manual.
• Se debe poseer habilidad para el análisis y retención de actividades (lógica de procesos).
• Considerar la posibilidad de aclarar cualquier duda en la comprensión de los procedimientos, con el
personal con mayor experiencia y tiempo dentro del departamento.
• Cualquier observación o recomendación que usted considere necesaria de realizar, tome apunte de la
misma y hágasela saber a su jefe inmediato para tomar las medidas correctivas necesarias.

Manual de Organización 2008

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Manual de Organización

Reseña Histórica de la Dirección de Plan Salud:

DESCRIPCIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PLAN SALUD

9 Médicos Especialistas: Es la cartelera de profesionales de la Medicina, que labora diariamente en los

9 Servicios de Farmacia: Es el Conjunto de Empresas Farmacéuticas (Farmacias), que le ofrecen sus

MISIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PLAN SALUD

Garantizar asistencia médica individualizada y de calidad, con fundamentos científicos, tecnológicos y

VISIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PLAN SALUD

DIRECCIÓN DE PLAN SALUD

JEFATURA DE DIVISIÓN JEFATURA DE DIVISIÓN

9 Un (01) Gobernador del Estado Monagas

JEFE DE DIVISIÓN JEFE DE DIVISIÓN

DIRECCIÓN DE PLAN SALUD T

Es la Unidad Administrativa encargada de la dirección, administración y control de los diversos Beneficios

DIRECTOR DE PLAN SALUD

PERFIL DEL CARGO:

HABILIDADES Y DESTREZAS PARA:

PRINCIPALES ACTIVIDADES Y FUNCIONES:

PERFIL DEL CARGO:

HABILIDADES Y DESTREZAS PARA:

PRINCIPALES ACTIVIDADES Y FUNCIONES:

• Participar en reuniones de trabajo relacionadas con el área.

PERFIL DEL CARGO:

HABILIDADES Y DESTREZAS PARA:

PRINCIPALES ACTIVIDADES Y FUNCIONES:

PERFIL DEL CARGO:

HABILIDADES Y DESTREZAS PARA:

PRINCIPALES ACTIVIDADES Y FUNCIONES:

• Recibir y revisar facturas de comprobantes de gastos efectuados en la institución.

PERFIL DEL CARGO:

HABILIDADES Y DESTREZAS PARA:

PRINCIPALES ACTIVIDADES Y FUNCIONES:

• Tomar mensajes y sus trámites.

PERFIL DEL CARGO:

HABILIDADES Y DESTREZAS PARA:

PRINCIPALES ACTIVIDADES Y FUNCIONES:

• Gestionar soluciones oportunas.

PERFIL DEL CARGO:

HABILIDADES Y DESTREZAS PARA:

PRINCIPALES ACTIVIDADES Y FUNCIONES:

JEFATURA DE DIVISIÓN DE FACTURACIÓN T

Es la Unidad Administrativa encargada de la coordinación y supervisión de los Servicios de Facturación, teniendo

JEFE DE DIVISIÓN DE FACTURACIÓN

PERFIL DEL CARGO:

HABILIDADES Y DESTREZAS PARA:

PRINCIPALES ACTIVIDADES Y FUNCIONES:

PERFIL DEL CARGO:

HABILIDADES Y DESTREZAS PARA:

PRINCIPALES ACTIVIDADES Y FUNCIONES:

PERFIL DEL CARGO:

HABILIDADES Y DESTREZAS PARA:

PRINCIPALES ACTIVIDADES Y FUNCIONES:

• Recibir y revisar facturas de comprobantes de gastos efectuados en la institución.

JEFATURA DE DIVISIÓN DE FARMACIA T

Es la Unidad Administrativa responsable de coordinar y supervisar los Servicios Farmacéuticos, enmarcado

JEFE DE DIVISIÓN DE FARMACIA

PERFIL DEL CARGO:

HABILIDADES Y DESTREZAS PARA:

PRINCIPALES ACTIVIDADES Y FUNCIONES:

funciones y exigencias pertinentes a su cargo.

PERFIL DEL CARGO:

HABILIDADES Y DESTREZAS PARA:

PRINCIPALES ACTIVIDADES Y FUNCIONES:

PERFIL DEL CARGO: