Articles-355956 Recurso 12

Entidad: MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
Representante Legal: GINA PARODY D"ECHEONA

NIT: 8999990017
Perídodos fiscales que cubre: 2015
Modalidad de Auditoría: OCI, CGR E ICONTEC
Fecha de Evaluación: JULIO - SEPTIEMBRE 2015
CARACTERISTICA DEL HALLAZGO (INFORMACION SUM
1 2 3 4
FECHA
EMISION DE NO. \
Total General NO. AUDITORÍA Y \O TIPO DE
No INFORME CÓDIGO DEL
(ID Evidencia) EVALUACIÓN HALLAZGO
HALLAZGO
DD/MM/AAAA
Hallazgo CGR
39 25 CGR-VIGENCIA 2011 / Vigencia 25
2011
Hallazgo CGR
40 CGR-CDSS-013 Mayo de 2014 / Vigencia MEN 13 01
2013
Hallazgo CGR
2013
Hallazgo CGR
2013
Hallazgo CGR
2013
Oportunidad
50 Auditoría No. 37
de Mejora
Hallazgo CGR
2013
Hallazgo CGR
2013
Hallazgo CGR
67 22 CGR-VIGENCIA 2011 / Vigencia 22
2011
Oportunidad
91 74 30/08/2014 OM002
de Mejora
103 CGR-CDPC 22/07/2014 2

105 CGR-CDPC 22/07/2014 4
106 CGR-CDPC 22/07/2014 5
107 CGR-CDPC 22/07/2014 6
116 CGR-CDPC 22/07/2014 15

117 CGR-CDPC 22/07/2014 16
120 CGR-CDPC 22/07/2014 19
122 CGR-CDPC 22/07/2014 21

123 CGR-CDPC 22/07/2014 22
124 CGR-CDPC 22/07/2014 23
125 CGR-CDPC 22/07/2014 24
126 CGR-CDPC 22/07/2014 25

130 CGR-CDPC 22/07/2014 29
133 CGR-CDPC 22/07/2014 32
142 CGR-CDPC 22/07/2014 41
144 CGR-CDPC 22/07/2014 43

148 CGR-CDPC 22/07/2014 47
Hallazgo CGR
194 1.4 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 1
2014
Hallazgo CGR
2014
Hallazgo CGR
2014
Hallazgo CGR
2014
Hallazgo CGR
2014
Hallazgo CGR
2014
Hallazgo CGR
197 4 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 4
2014
Hallazgo CGR
2014
Hallazgo CGR
2014
Hallazgo CGR
2014
Hallazgo CGR
2014
Hallazgo CGR
2014
Hallazgo CGR
2014
Hallazgo CGR
2014
Hallazgo CGR
2014
Hallazgo CGR
2014
Hallazgo CGR
2014
Hallazgo CGR
2014
Hallazgo CGR
2014
Oportunidad OM 001
218 76 8/21/2014
de Mejora
Oportunidad OM 003
220 76 8/21/2014
de Mejora
Oportunidad OM 004
221 76 8/21/2014
de Mejora
OB 002
223 76 8/21/2014 Observación
OB 003
224 76 8/21/2014 Observación
OB 004
225 76 8/21/2014 Observación
OB 005
226 76 8/21/2014 Observación
OB 007
228 76 8/21/2014 Observación
Oportunidad OM 001
229 61 11/12/2014
de Mejora
Oportunidad OM 002
230 61 11/12/2014
de Mejora
Oportunidad OM 003
231 61 11/12/2014
de Mejora
Oportunidad OM 001
232 3-4 6/23/2014
de Mejora
237 62 11/30/2014 Observación 0B 003
251 C.I No. 78 5/30/2014 OB OB001

Activida Oportunidad
277 N/A N/A N/A
d1 de Mejora
277 N/A N/A N/A
d2 de Mejora
278 N/A N/A N/A
d1 de Mejora
278 N/A N/A N/A
d2 de Mejora
279 N/A N/A N/A
d1 de Mejora
279 N/A N/A N/A
d2 de Mejora
279 N/A N/A N/A
d7 de Mejora
279 N/A N/A N/A
d8 de Mejora
279 N/A N/A N/A
d9 de Mejora
280 N/A N/A N/A
d1 de Mejora
280 N/A N/A N/A
d2 de Mejora
280 N/A N/A N/A
d7 de Mejora
280 N/A N/A N/A
d8 de Mejora
280 N/A N/A N/A
d9 de Mejora
281 N/A N/A N/A
d1 de Mejora
281 N/A N/A N/A
d2 de Mejora
281 N/A N/A N/A
d3 de Mejora
281 N/A N/A N/A
d4 de Mejora
281 N/A N/A N/A
d5 de Mejora
281 N/A N/A N/A
d6 de Mejora
282 N/A N/A N/A
d1 de Mejora
282 N/A N/A N/A
d2 de Mejora
283 CGR-CDSS-No. 023 Julio de 2015 Hallazgo CGR Hallazgo 1
Activida
300 CGR-CDSS-No. 23 7/23/2015 Hallazgo CGR Hallazgo 18
d3
LLAZGO (INFORMACION SUMINISTRADA POR LA OCI)
5 7 10
MACROPROCES
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO FUENTE
O
Gestión de Cobro embargos judiciales: El

MEN no ha adelantado las gestiones
tendientes, no solo a depurar los valores de
los embargos judiciales -registros de Fomag
Evaluación otras
y MEN-, sino a hacer efectivo el recaudo de
Gestión Jurídica Entidades
los $236.538,9 millones que le adeuda dicho
Externas (CGR)
Fondo, máxime que tal obligación, de
conformidad con el otrosí firmado el
18/06/10, es de obligatorio reembolso por
parte de Fomag al Ministerio.
Evaluación otras
Valoración del riesgo en las demandas en
Gestión Jurídica Entidades
contra del MEN
Externas (CGR)
Evaluación otras
Gestión Jurídica Ejercicio oportuno de Acciones de Repetición Entidades
Externas (CGR)
Evaluación otras
Gestión Jurídica Excesos en el valor del embargo (A) Entidades
Externas (CGR)
Evaluación otras
Gestión Jurídica Excesos en el valor del embargo (A) Entidades
Externas (CGR)
Incumplimiento de los Compromisos
pactados (OM Moderada)
Se evidenció incumplimiento de actividades
Gestión de contractuales por parte del cooperante Auditoria y/o
Cooperación (fundación Compartir - Convenio 551) según Evaluación OCI
los registros y comunicados producto de la
Supervisión realizada por parte del MEN
La cuenta 1420 ¨Avances y Anticipos

entregados¨ presenta incertidumbre por
$26.166 millones debido a que existen
diferencias entre los documentos que
Fortalecimiento de
reportan avances de obra por pate de los
la Educación Evaluación otras
interventores y los saldos contables. Esta
Preescolar, Básica Entidades
situacion afecta a su vez la cuenta 5501
y Media - Externas (CGR)
Gasto Publico Social - Educacion en el
Cobertura
mismo valor.
Contratos 529 de 2012, 945 de 2012 y 987

de 2012
Sobreestimación en la cuenta 142402 por
valor de $14.292,3 millones debido a
Fortalecimiento de
diferencia entre la información enviada por el
ente ejecutor y la información contable,
correspondiente a los saldos de los
convenios: 844/11 por $12.660,9 millones. lo
Cobertura
anterior afecta la cuenta de Gasto Público
Social - Educación 5501 por igual valor
Liquidación de Convenios: Los saldos de los

convenios 004/04 por $1.268 millones y
939/08 $1.002 millones presentan
incertidumbre en el primero (no se conoce su
Evaluación otras
ejecución real y para el segundo, lo
Mejoramiento Entidades
sobrestima (se reporta una ejecución total).
Externas (CGR)
En ambos casos, no se presentan
movimientos contables desde el 2009,
faltando los reportes finales de interventoría y
de liquidación
de los sistemas SNIES y SACES se
evidenció lo siguiente:
1- La Universidad Francisco de Paula

Santander no contaba con la información
actualizada, dado que figuraba como
Representante Legal (Claudia Elizabeth
Toloza Martinez) que fue nombrada en
encargo por el período 12-04-2013 al 11-06-
2013.
Según información suministrada por el
responsable del proceso (Elsa Cristina
Restrepo), la desactualización de la
información se presentó debido a la no
Fortalecimiento de “sincronización” de los sistemas SNIES y
Auditoría Integral
la Educación SACES, la cual debe realizarse
(ACI / ACA)
Superior - Calidad. manualmente cada vez que se actualiza la
información en el SACES.
2- No se evidenció registro de la Fundación

Tecnológica Liderazgo Canadiense
Internacional en el SNIES.
La desactualización de la información de la
Fundación Tecnológica Liderazgo
Canadiense Internacional se presentó debido
a que dicha institución solicitó cambio de
denominación a “LCI Fundación
Tecnológica”. El cambio de denominación fue
ratificado a través de la Resolución
Ministerial 16953 del 25 de noviembre de
Bolívar Hallazgos 1A,D1. 7A.D5 Minuta

Patrón. I.E. Téc. Agrop. El Salado- Sede
primaria- Carmen de Bol, San Juan Nep,
Fortalecimiento de
Turbaco, Magangue, S. Estanislao de
Kostka, Sta Rosa del Sur, Simiti, Bayunca
Corregimiento de C/gena, inadecuado
seguimiento y monitoreo para el control al
Cobertura
PAE, la calidad de los alimentos y que las
porciones correspondan a la minuta .
Bolívar Hallazgo 5A, D4. El personal que
labora como manipuladoras en la
Fortalecimiento de preparación de desayunos y/o almuerzos,
la Educación no se encuentra vinculado mediante Evaluación otras
Preescolar, Básica contrato de trabajo, no se le pagan las Entidades
y Media - prestaciones sociales de ley. Ausencia de Externas (CGR)
Cobertura seguimiento y control de los compromisos
por parte de supervisores e
interventores.
Bolívar Hallazgo 6A I. E. José Eutimio

Gutiérrez Manjon- Sede St. Teresita. Simiti,
Fortalecimiento de tiene 158 estudiantes beneficiarios se les
la Educación cobra $400 diarios por el almuerzo. Evaluación otras
Preescolar, Básica Igualmente en la I.E. INETEC, los niños Entidades
y Media - deben cancelar $300. Limitando el servicio Externas (CGR)
Cobertura para los niños cuando no cuentan con el
valor de la cuota, por desconocimiento de la
administración municipal de los lineamientos.
Bolívar Hallazgo 6A I. E. José Eutimio

Gutiérrez Manjon- Sede St. Teresita. Simiti,
Fortalecimiento de tiene 158 estudiantes beneficiarios se les
la Educación cobra $400 diarios por el almuerzo. Evaluación otras
Preescolar, Básica Igualmente en la I.E. INETEC, los niños Entidades
y Media - deben cancelar $300. Limitando el servicio Externas (CGR)
Cobertura para los niños cuando no cuentan con el
valor de la cuota, por desconocimiento de la
administración municipal de los lineamientos.
Cauca Hallazgo 4A. Etapa de alistamiento

programa PAE
No se cumplió la etapa de alistamiento
Fortalecimiento de determinada en los lineamientos del
la Educación PAE. Evaluación otras
Preescolar, Básica Efecto: Inadecuada aplicación de los Entidades
y Media - objetivos de la política pública de acuerdo Externas (CGR)
Cobertura a los lineamientos del Ministerio de
Educación Nacional
Hallazgo con connotación administrativa.
Cauca Hallazgo 4A. Etapa de alistamiento
programa PAE
No se cumplió la etapa de alistamiento
Fortalecimiento de determinada en los lineamientos del
la Educación PAE. Evaluación otras
Preescolar, Básica Efecto: Inadecuada aplicación de los Entidades
y Media - objetivos de la política pública de acuerdo Externas (CGR)
Cobertura a los lineamientos del Ministerio de
Educación Nacional
Hallazgo con connotación administrativa.
Cauca Hallazgo 5A. Seguimiento y control

contrato PAE 2014. En 2014, no se ha
Fortalecimiento de realizado el seguimiento por parte del
la Educación MEN de estudiantes atendidos a través del Evaluación otras
Preescolar, Básica SIMAT, la verificación de condiciones de Entidades
y Media - calidad de materias primas suministradas por Externas (CGR)
Cobertura el operador, no se ha ejecutado el programa
de control de plagas en las IE y la entrega
de elementos de aseo es insuficiente.
Cauca Hallazgo 8A. Pago anticipo contratos

PAE vigencia 2014
Fortalecimiento de
El Ministerio de Educación Nacional no
había realizado el pago del anticipo,
como lo establecen los contratos de
ejecución del Programa de Alimentación
Cobertura
Escolar 2014.
Cauca Hallazgo 9A. Proceso de
interventoría y supervisión PAE - Cauca
2014 no se ha efectuado una adecuada
Fortalecimiento de
interventoría y supervisión al PAE, entre las
irregularidades: entrega de insumos
inoportuna, insumos de mala calidad,
empleados sin contrato laboral, seguridad
Cobertura
social, consumo de alimentos sin las
condiciones logísticas e higiénicas
adecuadas en varias instituciones.
Cauca Hallazgo 9A. Proceso de

interventoría y supervisión PAE - Cauca
2014 no se ha efectuado una adecuada
Fortalecimiento de
interventoría y supervisión al PAE, entre las
irregularidades: entrega de insumos
inoportuna, insumos de mala calidad,
empleados sin contrato laboral, seguridad
Cobertura
social, consumo de alimentos sin las
condiciones logísticas e higiénicas
adecuadas en varias instituciones.
Cauca Hallazgo 10A. Población beneficiaria

programa PAE
En el período 2012-2014 se evidenció que
Fortalecimiento de
los alimentos servidos no están acordes
según los grupos de edad definidos, el
menú que se les sirve a niños entre
edades de 7 a 12 años, es igual al de
Cobertura
los adolescentes mayores de 13 años, que
tienen características de crecimiento
diferentes
Cauca Hallazgo 12A. Transporte de

alimentosPAE.
En 2012-2014, operadores del PAE, no
Fortalecimiento de contaban con transporte adecuado de
la Educación alimentos fácilmente corruptibles, fueron Evaluación otras
Preescolar, Básica transportados en camperos, buses y/o Entidades
y Media - motos, las remesas no están siendo Externas (CGR)
Cobertura entregadas como se indica en cada unidad
aplicativa, si no en puntos determinados por
el operador, siendo estos en ocasiones
distantes a las IE.
Cauca Hallazgo 19A. Entrega de víveres
Fortalecimiento de La entrega de los víveres a las
la Educación Instituciones Educativas se realiza Evaluación otras
Preescolar, Básica mediante actas, que no son recibidas y Entidades
y Media - firmadas por los docentes o padres de Externas (CGR)
Cobertura familia de la IE, las firman las
manipuladoras de alimentos
Cauca Hallazgo 22A. Obligaciones

operador PAE
Conforme a visita realizada por la CGR al
operador PAE Consorcio Cauca Centro
Fortalecimiento de
2013, con el objetivo de verificar en el sitio
los soportes de los ingresos y gastos
alizados por el operador, en
cumplimiento de los contratos ejecutados
Cobertura
en las vigencias 2012, 2013 y 2014, se
encontró lo siguiente:
...
Santander Hallazgo 12A. P1 .06. En la

Fortalecimiento de
mayoría de las IE se cobró esta cuota de
participación de enero a marzo. En la IE
Camacho Rueda de San Gil, Según el
Comité las manipuladoras continúan
Cobertura
cobrando cuota, entre otras irregularidades.
TOLIMA Hallazgo 3A. 03. Almuerzos Sede

Lleras - Flandes. Beneficio de Auditoría
por $1.538.400. En la IE Jorge Eliecer
Fortalecimiento de
Gaitán sede Lleras del Municipio de
Flandes, se cobra a los estudiantes $400
para tener derecho al almuerzo, además
de las raciones de almuerzos están
Cobertura
siendo vendidas a particulares a valor
de
$400 la ración...
Tolima Hallazgo 7 A. D7.
En la IE Balsillas sede principal de
Coyaima, con350 estudiantes, el PAE
Fortalecimiento de
modalidad almuerzos raciones preparadas,
mediante contratos 1502 de 2013,
celebrados con el MEN y la Cooperativa
Sur Colombiana, para brindar 316
Cobertura
raciones modalidad almuerzos
preparados, se observaron las siguientes
deficiencias...
Estructura Organizacional PAE

A pesar de que la Ley 1450 de 2011 (Plan
Nacional de Desarrollo) traslado Ia
orientación ejecución y articulación del
programa de Alimentación Escolar PAE al
MEN el cual asumió en septiembre de
Fortalecimiento de
2013 después de una etapa de transición no
ha definido en su Sistema de Gestión de
Calidad y su cadena de valor procesos
procedimientos controles e indicadores
Cobertura
debidamente documentados producto de la
falta de actualización de sus procesos y
procedimientos misionales lo que genera
dificultades en la ejecución seguimiento y
control del programa
Estructura Organizacional PAE

A pesar de que la Ley 1450 de 2011 (Plan
Nacional de Desarrollo) traslado Ia
orientación ejecución y articulación del
programa de Alimentación Escolar PAE al
MEN el cual asumió en septiembre de
Fortalecimiento de
2013 después de una etapa de transición no
ha definido en su Sistema de Gestión de
Calidad y su cadena de valor procesos
procedimientos controles e indicadores
Cobertura
debidamente documentados producto de la
falta de actualización de sus procesos y
procedimientos misionales lo que genera
dificultades en la ejecución seguimiento y
control del programa
Operación de los Comités PAE
En las visitas realizadas se observa que en
algunas ETC no se encuentra conformado el
Comité PAE y en la mayor parte de ellas a
pesar de estar documentada su existencia no
Fortalecimiento de
se evidencian acciones de control o de
mejora sobre la ejecución del programa
Estos hechos reflejan falta de compromiso de
estos actores en la ejecución del PAE y que
Cobertura
el MEN no ha implementado estrategias
efectivas que lleven al cumplimiento de los
compromisos lo que priva al PAE del control
que pueden brindarle los comités

Fortalecimiento de
Cobertura
Fortalecimiento de
Cobertura
Mesas publicas
Fortalecimiento de Se evidenció que la estrategia de mesas
la Educación publicas no es de amplio conocimiento entre Evaluación otras
Preescolar, Básica los actores del PAE como tampoco se Entidades
y Media - observan acciones concretas para su Externas (CGR)
Cobertura desarrollo por parte del MEN lo que puede
impactar la ejecución y control del PAE
Identificación y Actualización de
Procesos: Al realizar seguimiento al sub
Fortalecimiento de proceso Definir, implementar y hacer
la Educación seguimiento a estrategias para garantizar el Evaluación otras
Preescolar, Básica acceso y promover la permanencia escolar Entidades
y Media - en el sistema educativo./ Coordinar Externas (CGR)
Cobertura viabilizacion de proyectos y asignacion de
recursos para generar nuevos cupos en el
sistema educativo
Control Unificado a la ejecución de

recursos del Programa
Para la ejecución del PAE a diciembre de
2013 no se contaba con una herramienta que
le permitiera llevar un seguimiento y control
sobre la inversión de estos recursos desde
sus diferentes fuentes en relación con la
población beneficiada y si bien a octubre de
2014 el MEN en su calidad de orientador
Fortalecimiento de ejecutor y articulador del Programa ya cuenta
Preescolar, Básica con esta herramienta a la fecha no se tienen Entidades
y Media - reportes que demuestren el estado actual Externas (CGR)
Cobertura de la ejecución total del PAE esto genera
dificultades en el control y seguimiento de la
ejecución dado que en algunas ETC se
presentan cruces entre varios operadores
que atienden la misma población como
ocurre por ejemplo en el caso del municipio
de Agustín Codazzi en el Cesar donde se
suministra simultáneamente una merienda
por el operador Mana.
Supervisión del Programa de
Alimentación Escolar Se ejecutó en 92
ET de las cuales en 54 opero a través de
convenios interadministrativos suscritos
entre el MEN y las ET 26 fueron atendidas
directamente por operadores mediante
contratos de aporte suscritos entre el MEN y
organizaciones sin ánimo de lucro y 12 a
través de convenios ICBF-MEN Dentro de
los 26 contratos de aporte suscritos con los
operadores se ejerce una labor de
Fortalecimiento de supervisión par la U de Antioquia en
la Educación desarrollo del Contrato N 901 de 2013 la cual Evaluación otras
Preescolar, Básica no garantiza la efectividad de la labor de Entidades
y Media - seguimiento ya que plantea ..APOYO a la Externas (CGR)
Cobertura supervisión de los contratos y convenios que
se deriven de la ejecución del mismo
limitando la responsabilidad frente
seguimiento técnico y de conocimientos
especializados sobre el PAE En este
contexto la supervisión que se hace al PAE
no es efectiva dado que su realización
sobrepasa la capacidad operativa MEN lo
que se ve reflejado en los hallazgos de la
Contraloría relacionados con ejecución del
PAE
Fortalecimiento de
Para el caso de Norte de Santander en
algunos municipios los restaurantes a
septiembre de 2014 no estaban operando.
Cobertura
En algunas IE el menaje se encuentra
Fortalecimiento de
deteriorado y no es suficiente.
en horas de la mañana, como se evidenci6
en la IE Villa Corelca del Municipio de
Valledupar.
Cobertura
Servicio de agua potable

En las visitas realizadas se evidenció que
algunas unidades aplicativas no cuenta con
tanque de reserva de agua, como es el caso
Fortalecimiento de de Norte de Santander Meta en Santa Marta
la Educación donde el agua es almacenada en ollas y Evaluación otras
Preescolar, Básica baldes dado que suministro es escaso de Entidades
y Media - igual manera en aquellas unidades donde Externas (CGR)
Cobertura existen tanques no todas cuentan con
soportes de limpieza de los mismos generan
riesgos relativos a la salubridad e
inocuidad que deben tener los alimentos
suministrados.
Comedores escolares
No obstante estar definidos de manera
específica cada uno de los requerimientos
técnicos necesarios para la operación de los
comedores escolares en las visitas
realizadas se evidencia de manera general
que los comedores no cumplen con las
características definidas como mínimas para
Fortalecimiento de la prestación del servicio Por ejemplo en el
la Educación caso de la IE Agustín Codazzi en el Cesar las Evaluación otras
Preescolar, Básica mesas donde toman los alimentos los Entidades
Cobertura estudiantes están oxidadas así mismo en el
caso de la IE San José en el municipio de La
Paz en el Cesar, los estudiantes no disponen
de un comedor por lo que la mayoría los
toman en andenes o en el piso Lo anterior se
presenta debido al atraso en la inversión que
debe hacer el Estad en infraestructura
educativa lo que genera incumplimiento de
los lineamiento técnicos del Programa.
Variedad del ciclo menú
En las visitas realizadas por la comisión
auditora de Ia Contraloría a algunas IE de la
Costa Atlántica se estableció a través de
entrevista realizadas a algunos profesores y
estudiantes, que no se cumple la variedad
exigida por el lineamiento con respecto al
pan Dicha situación se evidenció forma
marcada en las visitas realizadas a los
Departamentos del Cesar Magdalena
Fortalecimiento de incluso se evidenció que en algunos casos
Preescolar, Básica se suministran a los niños dos panes en el Entidades
y Media - complemento alimentario de desayuno o que Externas (CGR)
Cobertura los niños se quejaban de que se les dan pan
mas de tres veces a la semana En el caso
del departamento de Meta igual situación se
presenta con la entre recurrente de galleta y
mandarina dentro de los complementos
alimentarios que distribuyen llegando a
saturar a los niños quienes en muchos casos
no toman dichos alimentos desvirtuándose
así la finalidad pretendida con el PAE.
Prestación del servicio de comedores en

Norte de Santander
En las visitas realizadas en Norte de
Santander se recopilaron documentos que
evidencian que a septiembre de 2014 existan
instituciones educativas focalizadas sin
recibir el servicio de alimentación escolar por
Fortalecimiento de
parte del operador Wa'kuzari De igual forma
desde los municipios de Abrego Tibu y
Ocana se han presentado quejas par el
servicio y la disminución del gramaje de las
Cobertura
raciones en relacion con las entregadas por
el anterior operador, así como por la calidad
de los alimentos Lo anterior se presenta por
fallas en la planeación de la prestación del
servicio y en el seguimiento al mismo lo que
genera afectación en la continuidad del
Programa.
Cumplimiento metas Plan de Acción
2013
En el PDA del MEN para la vigencia 2013 se
planteó la actividad implementar el sistema
para el seguimiento del PAE la cual
presentó un porcentaje de ejecución de cero
(0), situación que afecta el monitoreo y la
evaluación de este programa y que además
evidencia incumplimiento de las metas en
relación con el mismo En este factor se
Fortalecimiento de evaluó el avance y cumplimiento de las
Preescolar, Básica metas en términos de producto de los Entidades
y Media - programas analizados de forma que para Externas (CGR)
Cobertura el caso de Ia infraestructura escolar el
producto determinado fue el avance de la
obra y Las instalaciones físicas de la
instituciones educativas entregadas mientras
que para el PAE como quiera que se trata de
un servicio se evalúa la implementación del
programa de manera general teniendo en
cuenta que no habían metas cuantificables
para la vigencia 2013
H 20 (A) IE. NELSON MANDELA

Las aguas lluvias deben dirigirse a un
colector ya sea mixto o combinado, según
sea el caso, de acuerdo con lo recomendado
por el RAS 2000... Sin embargo, se evidencia
Fortalecimiento de que la red de aguas lluvias captadas en el
la Educación Colegio no se conecta a la red del Municipio, Evaluación otras
Preescolar, Básica pues, contrario a esto, se evacúan Entidades
y Media - directamente hacia la calle del barrio Externas (CGR)
Cobertura contiguo, ocasionando incomodidades e
inundaciones a la comunidad.....
Articulación del MEN y la Entidad
Territorial
En desarrollo del PAE 37 ET se
desvincularon de las obligaciones
establecidas en las normas citadas A raíz de
esta situación el MEN suscribió contratos de
aporte directamente con los operadores en
Fortalecimiento de atención a la necesidad de garantizar el
Preescolar, Básica servicio de alimentación a los estudiantes lo Entidades
y Media - que trajo como consecuencia que no exista Externas (CGR)
Cobertura la concurrencia de recursos que debe haber
en una bolsa común en aras de una mayor
cobertura del Programa y además que las ET
no ejerzan control de manera oportuna y
permanente al PAE Lo anterior se presenta
por debilidades en los procesos de
articulación a cargo del MEN.
Articulación del MEN y la Entidad
Territorial
En desarrollo del PAE 37 ET se
desvincularon de las obligaciones
establecidas en las normas citadas A raíz de
esta situación el MEN suscribió contratos de
aporte directamente con los operadores en
Fortalecimiento de atención a la necesidad de garantizar el
Preescolar, Básica servicio de alimentación a los estudiantes lo Entidades
y Media - que trajo como consecuencia que no exista Externas (CGR)
Cobertura la concurrencia de recursos que debe haber
en una bolsa común en aras de una mayor
cobertura del Programa y además que las ET
no ejerzan control de manera oportuna y
permanente al PAE Lo anterior se presenta
por debilidades en los procesos de
articulación a cargo del MEN.
Incumplimiento de las metas propuestas
en el Plan de Acción 2014.
Se evidencia incumplimiento en la
ejecución de las metas establecidas en el
plan de acción 2014, asociado a la estrategia
“Tramitar y realizar el seguimiento a la
ejecución de las acciones necesarias para
garantizar que los requerimientos
administrativos presentados por las
dependencias del MEN sean solucionados
oportuna y eficientemente”, dado que al
segundo trimestre de la vigencia no se
adelantó la remodelación de las 22 unidades
Gestión sanitarias, es decir el 100% de la meta Auditoria y/o
Administrativa propuesta. En relación a la adecuación de la Evaluación OCI
red eléctrica no se observó el avance
planeado, es decir 60%, y para el diseño,
costos y especificaciones técnicas de la
nueva red contra incendios se observó que
para el segundo trimestre no se adelantó el
60% de lo planeado, lo anterior debido las
demoras en los procesos contractuales
asociados.
Incumplimiento de los procesos
establecidos
Del total
de las 2.746 Comisiones al Interior realizadas
en el periodo enero – mayo de 2014, 747,
equivalentes al 27% han sido solicitadas
extemporáneamente, es decir a tan solo 4 o
menos días de iniciar la Comisión,
incumpliendo la política del numeral 3.12 de
la ficha técnica A-FT-GA-GC-01-01, del
proceso Gestionar comisiones de servicio, la
cual establece que se deben solicitar con
mínimo 5 días hábiles de antelación, razón
por la cual el administrador del aplicativo de
Gestión Comisiones se ve en la obligación de abrir el Auditoria y/o
Administrativa permiso en el sistema, previo aval del Evaluación OCI
Subdirector, cada vez que llegue una
comisión programada fuera del tiempo
establecido en los procedimientos debido a la
falta de planeación por parte de las
dependencias, además, el tratamiento que se
da a estas solicitudes no está documentado y
no se implementan controles asociados a
esta situación.
Falta de precisión en los procesos
Para el caso de comisiones a

municipios aledaños a Bogotá (Chía,
Soacha, etc), la ficha técnica del proceso
Gestionar comisiones de servicio A-FT-GA-
GC-01-01, no específica a qué perímetros no
aplica el pago de viáticos y cuáles son los
criterios y/o instancias que definen tales
procedimientos, dado que no existe una
relación entre la dinámica del proceso y
acciones de mejoramiento a la
documentación del mismo.
Gestión Auditoria y/o

Administrativa Adicionalmente, los procedimientos para Evaluación OCI
gestionar las comisiones de los conductores,
escoltas y eventualidades de otros
funcionarios se realizan de manera manual y
no se encuentran documentados.
De igual forma, no se encuentran

documentados los criterios para la fijación de
la tarifa de transporte terrestre entre
municipios o desplazamientos desde y hacia
el aeropuerto, actualmente se le reconoce al
servidor público un máximo de $80.000.
Falta de documentación de controles
No se cuenta con la identificación de

controles efectivos asociados a los
riesgos identificados y registrados en la
Matriz de Riesgos del macroproceso, tal
es el caso del riesgo relacionado con la
inoportunidad en la prestación del
servicio, ocasionado por las posibles
incapacidades laborales de quienes
lideran los grupos que atienden las
Gestión solicitudes, por lo anterior se ha definido Auditoria y/o
Administrativa como control la reasignación de la carga Evaluación OCI
laboral, lo cual no es un control que
cumpla con las características
principales como son frecuencia,
responsable, documentación y tipo de
control, los cuales son criterios que
aseguran la trazabilidad e
implementación del mismo.
Falta de actualización de fichas técnicas
La dependencia formula
como política dentro de sus procesos, la
atención de los servicios solicitados a través
de la mesa de ayuda administrativa en un
periodo de 1 a 5 días hábiles, sin embargo el
aplicativo tiene diferentes parametrizaciones
dependiendo del tipo de solicitud, lo cual no
coincide con lo descrito en la ficha técnica
del subproceso Gestionar requerimientos
debido a la falta de actualización y
mejoramiento continuo de la documentación
Gestión asociada al macroproceso. Adicionalmente, Auditoria y/o
Administrativa al revisar la ficha técnica A-FT-GA-CA-02-01, Evaluación OCI
subproceso “Realizar preparación y
respuesta ante emergencias”, no se
evidencia la actualización de la
responsabilidad y competencia que la
Subdirección de Gestión Administrativa, tiene
en el manejo del Plan de Emergencias del
Ministerio.
Desconocimiento por parte de los
servidores, sobre los Acuerdos de
Niveles de Servicios (ANS)
Se aplicó una encuesta

a 45 servidores del Ministerio, el día 1º de
julio de 2014, en la cual se indagó sobre el
conocimiento de la Mesa de Ayuda
Gestión Administrativa y Ambiental, y sus respectivos Auditoria y/o
Administrativa Acuerdos de Niveles de Servicio – ANS, Evaluación OCI
evidenciando que el 96% de los encuestados
desconoce los plazos establecidos en la ficha
técnica Gestionar Requerimientos, para la
atención oportuna de las solicitudes, debido
a que no se ha realizado una socialización
efectiva de los mismos.
Ausencia de metodología para el

seguimiento y medición de la
conformidad del servicio prestado
Como política dentro

del proceso Administrar la Operación de
Servicios Generales, se tiene contemplado la
calificación de la prestación de servicios, sin
Gestión Auditoria y/o
embargo, el aplicativo mesa de ayuda no
Administrativa Evaluación OCI
cuenta con esta opción, la calificación la
realiza el servidor por medio de la solicitud
impresa generada a través del reporte que
genera el aplicativo y esta se realiza en
presencia del contratista que prestó el
servicio.
Falla en la depuración / actualización de

usuarios administradores del sistema
Del análisis realizado al Sistema de
Información de “Comisión”, se evidenciaron 7
cuentas de usuarios con perfil administrador
Gestión que no trabajan actualmente en el Ministerio Auditoria y/o
Administrativa o se encuentran cumpliendo diferentes Evaluación OCI
actividades en otras áreas:
Inadecuada formulación de indicadores
de la estrategia de cero a Siempre
Se validó la pertinencia de los ocho (8)

indicadores de producto que conforman la
estrategia De Cero a Siempre, de los cuales
se verificó la formulación, el cálculo y los
documentos soportes, observando que el
indicador “Niños y niñas en primera infancia
que asisten a una unidad de servicio de las
modalidades de educación inicial en el marco
de la atención integral, cuyo talento humano
está certificado en procesos de cualificación
Fortalecimiento de (Comisión Intersectorial) (SISMEG)”, en su
formulación presenta una inconsistencia Auditoria y/o
la Educación
Evaluación OCI
Primera Infancia debido a que el denominador “Meta de
atención integral” siempre será mayor al
numerador “Talento humano calificado en
unidades de servicio de educación inicial” y
que adicionalmente el denominador crece
mucho más rápido que el numerador, lo cual
hace que el indicador disminuya su valor y
por ende no se cumpla con la meta
planteada. Lo anterior debido a que dicho
indicador quedó incorrectamente formulado.
El indicador “Número de nuevos agentes

educativos formados bajo enfoque de
atención integral (SISMEG)” presenta a 30
de septiembre una ejecución por debajo del
Falta de identificación de riesgos y
formulación de controles
De acuerdo al historial de datos y evolución

de los mismos, la Dirección de Primera
Infancia calcula indicadores como
herramienta para el control de seguimiento y
supervisión a la implementación de las
políticas, los cuales ayudan a direccionar las
estrategias y tomar decisiones para el
alcance de las metas u objetivos, sin
embargo solamente se observó un solo
riesgo en la matriz publicada en el SIG,
Fortalecimiento de relacionado con la inoportunidad de la
la Educación información, omitiendo los siguientes riesgos: Auditoria y/o
Evaluación OCI
Primera Infancia
 Establecimiento de necesidades subjetivas
de asistencia técnica para fortalecer la
capacidad institucional de los entes
territoriales para la atención integral de la
primera infancia, en lo de su competencia.
 Falta de divulgación de estándares y

orientaciones de calidad para la educación
inicial.
 No cumplimiento de metas de formación de

agentes educativos.
Exposición Potencial: Incumplimiento de los
objetivos del macroproceso por no contar con
Baja ejecución presupuestal
El proyecto Mejoramiento de la Calidad de la

Educación Inicial para la Primera Infancia en
el Marco de una Atención Integral en
Colombia, lleva comprometido a la fecha el
90,5%, sin embargo solo se ha pagado el
62,7% del presupuesto asignado para la
vigencia 2014. Lo anterior debido las
demoras en los procesos contractuales
asociados. A continuación se detallan las
cifras en el siguiente cuadro:
Fortalecimiento de
Fuente: Subdirección de Gestión Financiera Auditoria y/o
la Educación
– Grupo de Presupuesto. Cifras a 8 de Evaluación OCI
Primera Infancia
noviembre de 2014.
Exposición Potencial: Castigo presupuestal al

Ministerio debido a una baja ejecución de
recursos, relacionado con el Subsistema de
Control Estratégico, ítem 1.2.1 Planes y
Programas del MECI que describe “…permite
modelar la proyección de la Entidad Pública
a corto, mediano y largo plazo e impulsar y
guiar sus actividades hacia las metas y los
resultados previstos.”
Se evidenció acumulación de carpetas de

archivo de gestión en los puestos de trabajo,
situación que genera contaminación visual y
va en detrimento de salud ocupacional (por Auditoria y/o
Gestión Jurídica
riesgo de alergias, enfermedades y Evaluación OCI
accidentes de trabajo) de los servidores y el
manejo inadecuado del archivo de gestión de
la dependencia.
3. La matrizdel riesgo del macroproceso
no revela todos los controles existentes
y no se han identificado y documentado
riesgos de corrupcion.
Se
evidenció que en la matriz de riesgos no se
encuentran documentados todos los
controles establecidos y los riesgos de Auditoria y/o
Gestión Financiera corrupción no se identifican, lo anterior
Evaluación OCI
contraviene el numeral 4.1 G de la NTCGP
1000:2009.
Error en el establecimiento de la meta

(campo formulación de acuerdo al SSP) del
indicador “Porcentaje de IES con acciones de
seguimiento realizadas sobre las condiciones
de prestación del servicio y cumplimiento de
normas de educación superior”.
Se identificó un error en el establecimiento

de la meta para el año 2014, del indicador
“Porcentaje de IES con acciones de
seguimiento realizadas sobre las condiciones
de prestación del servicio y cumplimiento de
normas de educación superior”, lo anterior
dado que el comportamiento esperado del
Fortalecimiento de indicador debe ser decreciente en cada uno
Auditoria y/o
la Educación de los años del cuatrenio por ejemplo año Evaluación OCI
Superior - Calidad. 2011 (60) / año 2012 (57) / año 2013 (52), y
se observó que para el año 2014 la meta
establecida fue del 100%; error presentado
en la digitación de la meta del indicador por
parte de los administradores del Sistema de
Seguimiento a Proyectos (SSP).
Exposición Potencial: Incumplimiento de los

objetivos del macroproceso / Evidencia de
carencia de autocontrol para el reporte de
indicadores
Tipo de hallazgo: Observación
Calificación del hallazgo: Leve
Instalación de Software
Luego de analizados los hallazgos descritos

en el informe de Auditoria No. 3-9 de fecha
30 de julio de 2014, se evidenciaron
Gestión de Autocontrol de
debilidades en los controles tanto preventivos
Servicios TIC procesos
como correctivos en lo que respecta a la
Instalación de software, así como en el
manejo del licenciamiento de tipo gratuito o
de prueba en los equipos de los funcionarios
del MEN.
Instalación de Software

30 de julio de 2014, se evidenciaron
debilidades en los controles tanto preventivos
como correctivos en lo que respecta a la
Instalación de software, así como en el
manejo del licenciamiento de tipo gratuito o
de prueba en los equipos de los funcionarios
del MEN.
Catálogo de Servicios
Revisados los hallazgos descritos en el

informe de Auditoria No. 3-8 (IV) de fecha 29
de julio de 2014, se identificó que para los
servicios descritos en el catálogo de servicios
Gestión de no se tienen establecidos los tiempos de Autocontrol de
Servicios TIC atención para los usuarios; de otra manera procesos
no existe una sección o componente donde
se presente a los usuarios los casos fortuitos
en los cuales no se puedan cumplir dichos
tiempos y cuál sería su manejo contingente
así como las posibles excepciones si hubiera
a lugar.
Catálogo de Servicios
Revisados los hallazgos descritos en el

informe de Auditoria No. 3-8 (IV) de fecha 29
de julio de 2014, se identificó que para los
servicios descritos en el catálogo de servicios
Gestión de no se tienen establecidos los tiempos de Autocontrol de
Servicios TIC atención para los usuarios; de otra manera procesos
no existe una sección o componente donde
se presente a los usuarios los casos fortuitos
en los cuales no se puedan cumplir dichos
tiempos y cuál sería su manejo contingente
así como las posibles excepciones si hubiera
a lugar.
Manejo deficiente del inventario de

Hardware del Ministerio de Educación
Nacional.

Gestión de 30 de julio de 2014, se evidencia que existen Autocontrol de
Servicios TIC diferencias entre los datos registrados en los procesos
inventarios que maneja la Subdirección de
Gestión Administrativa y el control que
gestiona la Oficina de Tecnología y Sistemas
de Información respecto del hardware
propiedad del MEN .
Nacional.

propiedad del MEN .

Nacional.

propiedad del MEN .
Nacional.

propiedad del MEN .

Nacional.

propiedad del MEN .
Software y licenciamiento del Ministerio
de Educación Nacional:
Luego de revisar los hallazgos descritos en el

informe de Auditoria No. 3-9 de fecha 30 de
julio de 2014, donde se manifiesta en cada
Gestión de uno de estos incosistencias en cuanto el Autocontrol de
Servicios TIC manejo y gestión en los inventarios de procesos
licenciamiento de software, se concluye que
existen debilidades en la administración y
gestionamiento del licenciamiento de
software del MEN en aspectos como
asignación de licencias, manejo de bienes
intangibles y proceso de dar de baja el
software.


software.

software.


software.

software.
Manejo de Medios Físicos:
Analizados los hallazgos descritos en el

julio de 2014, se observan divergencias
respecto del manejo y custodia de los medios
magnéticos de algunas licencias de software
que aun se entregan este tipo de medios
físicos por parte del proveedor





Administración y Gestión del
licenciamiento:

30 de julio de 2014, se evidencia una
ausencia de mecanismos y/o herramientas
que faciliten la administración, gestión y
control, sobre la información del
licenciamiento de Software propiedad del
MEN
Administración y Gestión del
licenciamiento:

30 de julio de 2014, se evidencia una
ausencia de mecanismos y/o herramientas
que faciliten la administración, gestión y
control, sobre la información del
licenciamiento de Software propiedad del
MEN
Dotación de las manipuladoras del PAE.
(O) Al revisar la dotación de las
manipuladoras e indagar sobre los elementos
que la conforman, se estableció que el
operador entrega sólo un uniforme a las
manipuladoras que preparan y sirven los
almuerzos en el Departamento de Risaralda.
Esta situación se constató en la sede Simón
Bolívar de la IE Francisco José de Caldas y
en la sede La Hermosa del Instituto
Agropecuario Veracruz de Santa Rosa de
Cabal (Risaralda), en ejecución del contrato
de aporte 1006 de 2014.
Si bien el Ministerio de Educación en su Evaluación otras
Fortalecimiento de respuesta manifiesta que u ..• el Operador
Entidades
la EPBM realizó la entrega de las dos dotaciones para Externas (CGR)
dar cumplimiento a lo señalado en el
lineamiento técnico administrativo ... " no
entregó prueba que desvirtué lo afirmado.
Así mismo, se evidenció en la Sede
Etnoeducativa No. 5 del municipio de
Riohacha, en ejecución del convenio 816 de
2014 y en la IED Aluna de Santa Marta, en
ejecución del convenio 307 de 2015, que no
se suministra a todas las manipuladoras los
elementos indispensables, como guantes o
tapabocas, por lo que algunas de ellas se
ven obligadas a asumir este costo para el
normal cumplimiento de su labor e
incumpliendo con ello las normas sanitarias.
Horario de consumo de alimentos del
PAE. En la visita de auditoría realizada a la
Institución Educativa Distrital Quinto
Centenario de Santa Marta se estableció que
el almuerzo se suministra a los niños
beneficiarios del PAE temprano en la
mañana, pues, al momento de la visita,
realizada a las 11:40 a.m. del miércoles 22
de mayo de 2015, el almuerzo ya había sido
recibido por la totalidad de los estudiantes e,
incluso, a esa hora la cocina se encontraba
cerrada con candado, el comedor
desocupado y limpio, las manipuladoras ya
se habían ido y se observaba que todos los Evaluación otras
Fortalecimiento de utensilios de cocina, así como los platos,
Entidades
la EPBM vasos y cubiertos ya se habían lavado. Externas (CGR)
Similar situación se encontró en la Institución
Educativa Distrital Aluna, donde al momento
de la visita de auditoría, 12:00 p.m. del 22 de
mayo de 2015, el almuerzo ya se había
repartido a los estudiantes, aunque debe
precisarse que en este caso las
manipuladoras aún estaban lavando los
utensilios de cocina y los platos, vasos y
cubiertos. Si bien en cada establecimiento
educativo se puede establecer un horario
diferente para el consumo de los alimentos
dentro de la jornada escolar, teniendo en
cuenta las dinámicas propias de los mismos,
como señaló el Rector de la lEO Quinto
Cantidad de manipuladoras por raciones
entregadas. Así entonces, los parámetros
para determinar el número de manipuladores
de alimentos requeridos en los
establecimientos educativos que operen bajo
la modalidad de ración preparada en sitio
son:
Tabla No. 2. Relación de manipuladores de
alimentos necesarios por número de raciones
atendidas bajo modalidad Ración Preparada
en Sitio Número de manipuladores de
alimentos requeridos
De 1 a 75 raciones uno; De 76 a 150
raciones dos; De 151 a 300 raciones tres De Evaluación otras
Fortalecimiento de 301 hasta 500 raciones cuatro.
Entidades
la EPBM No obstante lo anterior, en la Sede Simón Externas (CGR)
Bolívar de la lE Francisco José de Caldas en
el Municipio de Santa Rosa de Cabal
(Risaralda), en ejecución del contrato de
aporte 1006 de 2014, se reparten 110
almuerzos, pero sólo tienen contratada una
manipuladora, como se observó durante la
visita de auditoría,
cuando se presentaron largas filas de
estudiantes para tomar el mismo.
Si bien se constató que una persona
(adicional a la manipuladora contratada)
realiza el lavado de los utensilios, al ser
indagada sobre su función y vinculación con
el operador, señaló que sólo se dedica a
Suministro de raciones según grupos de
edad. Durante las visitas de auditoría se
observó que en el reparto de raciones
industrializadas que se hace a los
estudiantes de los establecimientos
educativos de Pereira, Dosquebradas y el
Evaluación otras
Fortalecimiento de resto de Risaralda, así como en el Municipio
Entidades
la EPBM de Ibagué, no se hace
Externas (CGR)
diferenciación alguna según los grupos de
edad de los beneficiarios del PAE, pues, a
todos se entrega la misma cantidad de
bebida láctea, producto de panadería y fruta
o dulce, por lo que no están recibiendo los
nutrientes adecuados para su edad.
Variedad de ración Industrializada. No
obstante, en el ciclo menú de la ración
industrializada que se distribuye los
municipios de Pereira y Dosquebradas, así
como en el resto del departamento de Evaluación otras
Fortalecimiento de
Risaralda, es muy general, pues, para todos Entidades
la EPBM
los días está conformado por bebida láctea, Externas (CGR)
producto de panadería con Bienestarina y
dulce o fruta, sin mayores especificaciones
que garanticen la variedad prevista
en los lineamientos.
Cadena de frio en los alimentos que
requieren congelación o refrigeracion:En
la IED Aluna de Santa Marta, en ejecución
del convenio 307 de 2015, se evidenció que
la nevera y el congelador no contaban con
condiciones de higiene adecuadas, pues, en Evaluación otras
Fortalecimiento de
el caso de la nevera había empozamiento de Entidades
la EPBM
sangre de carne y pollo, y en el caso del Externas (CGR)
congelador, se evidenció que el mismo no
cerraba porque la cantidad de pollo
almacenado superaba su capacidad, yendo
ello en detrimento de la conservación de los
alimentos y rompiendo así, la cadena de frío.
Comité departamental de seguimiento al
PAE En visitas realizadas a los
departamentos de Boyacá, no se evidenció Evaluación otras
Fortalecimiento de
que se haya constituido el Comité de Entidades
la EPBM
Seguimiento Operativo Departamental al Externas (CGR)
Programa de Alimentación Escolar
PAE
Agua potable: Visita a las lE: Giovanny
Cristina de El Carmen de Bolívar
(Bolívar), Escuela Nueva El Cruce de El
Copey (Cesar), Monte Líbano de El Copey Evaluación otras
Fortalecimiento de
(Cesar) y Jorge Eliecer Gaitán, Ibagué Entidades
la EPBM
(Tolima) determinó que las condiciones de Externas (CGR)
almacenamiento y distribución del agua no
garantizan su potabilidad.
Lavamanos: En las visitas de campo de la
auditoría y en los documentos
recopilados se evidenció que los niños se Evaluación otras
Fortalecimiento de
deben lavar las manos en recipientes Entidades
la EPBM
plásticos. En algunos colegios cerca a los Externas (CGR)
comedores no se visualiza
manera alguna de lavarse las manos.
Restaurantes escolares: En las visitas de
campo realizadas en la auditoría, se
Evaluación otras
Fortalecimiento de evidenció el incumplimiento de algunos de
Entidades
la EPBM los requerimientos técnicos de espacio y
Externas (CGR)
dotación de los restaurantes escolares que
afecta el desarrollo del programa PAE.
Revisada la información suministrada por el
Ministerio mediante Oficio 2015-EE-009809
emitido el 5 de febrero de 2015 con relación
al punto 6, se establece que no es posible
tener certeza sobre el saldo de esta cuenta,
dado que el ¿informe de procesos judiciales
en contra y a favor del MEN¿ enviado por la
Oficina Asesora Jurídica presenta
inconsistencias, tales como:
Duplicidad en los datos, es decir, se
encuentra registrado dos veces el mismo
demandante; diferentes demandantes con el
mismo número de identificación; procesos
con estimaciones que no superan los mil Evaluación otras
Gestión Jurídica pesos. Entidades
Adicional, la información suministrada por la Externas (CGR)
entidad, correspondiente a cuantía estimada
del proceso a favor y en contra, se encuentra
valuada en $1.817.496 millones presentando
una inconsistencia por $4.350 millones, con
respecto a la reportada por valor total de
$1.821.846 millones en el formato 9, relación
de procesos judiciales del SIRECI (Sistema
de Rendición Electrónica de la Cuenta e
Informes).
INFORMA
FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO (INFORMACION A SER DILIGENCIADA
15 17 19
ACCIONES DE
CAUSAS DESCRIPCIÓN DE LAS METAS
MEJORAMIENTO
El no reintegro por parte del

Reunión del MEN y FIDUPREVISORA
FIDUPREVISORA S.A., de los
Proponer suscripción de .S.A., para definir términos del acuerdo de
recursos embargados al MEN,
acuerdo de pago entre la pago. Presentación del acuerdo de
por obligaciones a cargo del
Fiduciaria y el Ministerio pago al Consejo Directivo, para
Fondo, y que le han sido
aprobación.
cobrados por el mismo.
Existen debilidades en la Concertar con las firmas

valoración de los riesgos frente a externas que ejercen la
las demandas que cursan en representación judicial del Elaborar y ejecutar el plan de trabajo
contra del MEN, presentándose MEN, una evaluación de los para la actividad de nueva revisión de la
inconsistencias evidenciadas en procesos actuales, para valoración de riegos
la clasificación de casos iguales estimar nuevamente el
condidferentes valoraciones riesgo procesal
No obstante las previsiones
normativas citadas, se evidenció
que el estudio de los casos Este Ministerio tendrá en Llevar un control de los pagos de
puestos en conocimiento del cuenta el término de los 6 sentencias por parte del Ministerio, de tal
Comité no se hizo dentro de los meses para estudio del forma que permita contar con las fichas
seis (6) meses siguientes a la Comité, así como el de la técnicas correspondientes a cada caso,
fecha del pago, y que el ejercicio caducidad establecido en el para la presentación al Comité de
de las acciones se realizó el artículo 164, literal l, de la Conciliación, dentro de los términos
último día del plazo otorgado por Ley 1437 de 2011. legales
la norma, para que no operara la
caducidad.
Remitir comunicación al
Que se afecten las cuentas Consejo Superior de la
bancarias cuyo titular es el Judicatura, sobre la
Ministerio de Educación inembargabilidad de los
Nacional,conllevando a que se recursos de la
Enviar comunicación al Consejo Superior
debiten varias veces el valor de la Nación,solicitándoles que a
de la Judicatura.
pretension, o, se congelen las su vez se impartan
cuentas hasta tanto ingresen instrucciones precisas a
recursos para dar cumplimiento a todos los jueces de la
la medida. república.
Oficiar a los despachos

Que se afecten las cuentas
judiciales que ordenen en
bancarias cuyo titular es el
exceso las medidas
Ministerio de Educación Enviar comunicaciones a los despachos
cautelares de embargo,
Nacional,conllevando a que se judiciales objetando los embargos en
adicionalmente a los
debiten varias veces el valor de la exceso y así mismo requerir a los
incidentes de desembargo
pretension, o, se congelen las apoderados para que soliciten el
que deben radicar los
cuentas hasta tanto ingresen levantamiento de las medidas cautelares.
apoderados en desarrollo de
recursos para dar cumplimiento a
la gestión que tienen
la medida.
encomendada.
Incluir en el proceso
Precontractual del Macro
proceso Contratación, ficha
elaboración de insumos, la
obligación de contar con un
visto bueno por parte de la
Oficina de Cooperación, en
no se evidencia herramientas de
los convenios de Consolidar un mecanismo de control por
seguimiento formal a los
cooperación a suscribir por el parte de la OCAI a los convenios de
diferentes convenios en los que
MEN, con el fin de que la cooperación y asociación ejecutados por
participa la OCAI como
OCAI pueda establecer un las áreas técnicas del Ministerio.
articulador o gestor de la alianza
mecanismo de control que le
permita contar con
informacion consolidada de
esta tipología de convenios",
como medida previa para
iniciar control a la ejecución.
Revisar el formato Informe

Revisar el procedimiento utilizado por la
de Inversión y Buen Manejo
Diferencias entre los documentos Subdirección financiera para la
del Anticipo, frente al
que reportan avances de obra por amortización del anticipo vs el formato
procedimiento establecido
parte de los interventores y los Informe de Inversión y Buen Manejo del
por la subdirección
saldos contables Anticipo, con e fin de establecer una
Financiera en la amortización
conciliación entre los mismos.
del anticipo.
Se requerirá a la OEI que
Diferencia entre la informacion dentro de los terminos Enviar a la Subdirección Financiera los
enviada por el ente ejecutor y/o legales y contractuales envie informes de ejecución financiera de la
interventor frente a la informacion los informes de ejecución vigencia 2013 en los formatos avalados
contable financiera correspondiente al por el Ministerio de Educación
convenio 844 de 2011
Análisis de la ubicación de la función de

interventoría a los contratos del mapa de
macroprocesos que asegure un eficiente
Falta de seguimiento financiero a seguimiento y control a la ejecución de
Rediseñar el macroproceso
la ejecución del convenio por los mismos, teniendo en cuenta una
de Contrataciòn e
parte del supervisor que permita adecuada segregación de funciones
Interventorìa. Liquidación de
establecer la correcta ejecución acorde con la normatividad vigente.
los convenios.
de los recursos. Propuesta de Rediseño, Aprobación de
Rediseño, Implementación del Rediseño
del macroproceso, Liquidación de los
Convenios.
1. Implementación de un
mecanismo de
No hay una sincronización sincronización automática de
adecuada respecto de los datos los datos entre SACES y
guardados en los sistemas SNIES. Esta acción se está
Los registros de rectores y representantes
SACES y SNIES, lo cual genera ejecutando en el marco del
legales estarán debidamente
información desactualizada contrato 1470 de 2013, que
sincronizados entre SACES y SNIES.
respecto del registro de rectores y está ej ejecución, mediante
representantes legales de las la implementación de un web
IES. service que realizará la
sincronización automática
parametrizada.
Imposibilidad del MEN de

Imposibilidad del MEN de hacer
hacer seguimiento diario en
seguimiento diario en todas las Promover la Conformación Comités de
todas las instituciones
instituciones educativas donde Alimentación
educativas donde opera el
opera el programa.
programa.
Falta de claridad en los Falta de claridad en los
lineamientos tecnico lineamientos tecnico
Incorporación en los lineamientos técnico
administrativos sobre las administrativos sobre las
administrativos de los criterios que se
responsabilidades de los responsabilidades de los
deben tener en cuenta para vincular al
contratistas en lo relacionado con contratistas en lo relacionado
personal que apoya la ejeccución del
la vinculación del personal con la vinculación del
contrato
necesario para la ejecución del personal necesario para la
contrato. ejecución del contrato.
Desconocimiento de la
comunidad de sus derechos
comunidad de sus derechos e
e incumplimiento de los
incumplimiento de los contratistas Estrategia de comunicación para el
contratistas de los
de los lineamientos técnico conocimiento de derechos en el marco
lineamientos técnico
administrativos del PAE y por del PAE.
administrativos del PAE y por
tanto de las obligaciones
contractuales
contractuales
incumplimiento de los contratistas Imposición de sanciones contractuales
contratistas de los
de los lineamientos técnico cuando se compruebe el incumplimiento
administrativos del PAE y por de las cláusulas contractuales
contractuales
contractuales
Incumplimiento de los Incumplimiento de los

Imposición de sanciones contractuales
Lineamientos Técnico Lineamientos Técnico
cuando se compruebe el incumplimiento
Administrativos por parte de la Administrativos por parte de
de las cláusulas contractuales
Institución Educativa la Institución Educativa
Fortalecimiento de Veedurías ciudadanas

Para el desembolso de
anticipos es indispensable la
Para el desembolso de anticipos
apertura de una cuenta de
es indispensable la apertura de
ahorros única
una cuenta de ahorros única
adicionalmente, la
adicionalmente, la formulación de
formulación de un plan de Visitas de asistencia Técnica y envios de
un plan de inversión.
inversión. información
Por tiempos en legalización y
entrega de documentos no fue
entrega de documentos no
posible desembolsar los recursos
fue posible desembolsar los
recursos
incumplimiento de los
incumplimiento de los contratistas contratistas de los
Imposición de sanciones contractuales
de los lineamientos y técnico lineamientos y técnico
cuando se compruebe el incumplimiento
administrativos del PAE y de las administrativos del PAE y de
de las cláusulas contractuales
obligaciones contractuales las obligaciones
contractuales


contractuales
contractuales
Para el desembolso de
anticipos es indispensable la
Para el desembolso de anticipos
apertura de una cuenta de
es indispensable la apertura de
ahorros única
una cuenta de ahorros única
adicionalmente, la
adicionalmente, la formulación de
formulación de un plan de Visitas de asistencia Técnica y envios de
un plan de inversión.
inversión. información
entrega de documentos no fue
entrega de documentos no
posible desembolsar los recursos
fue posible desembolsar los
recursos
contratistas de los
contractuales
contractuales
contratistas de los
contractuales
contractuales
contratistas de los
contractuales
contractuales
Identificar la participación y
El Ministerio de Educación responsabilidades del
Nacional se encuentra en la fase Programa de Alimentación
de implementación de la nueva Escolar en la nueva cadena
cadena de valor y mapa de de Valor del Ministerio de
macroprocesos debido a que Educación Nacional, la Acompañamiento puestos de trabajo
fueron rediseñados los relación con los procesos y (Subdirección Desarrollo Organizacional)
macroprocesos misionales, lo que procedimientos, el uso de los
impacta directamente sobre la formatos estandarizados y
operación del Programa de los acuerdos de nivel de
Alimentación Escolar. servicio (Cuando se
requieran)
Identificar la participación y
El Ministerio de Educación responsabilidades del
Nacional se encuentra en la fase Programa de Alimentación
de implementación de la nueva Escolar en la nueva cadena
cadena de valor y mapa de de Valor del Ministerio de Construir Manual para la Operación
macroprocesos debido a que Educación Nacional, la Interna PAE articulado con el Sistema
fueron rediseñados los relación con los procesos y Integrado de Gestión.
macroprocesos misionales, lo que procedimientos, el uso de los
impacta directamente sobre la formatos estandarizados y
operación del Programa de los acuerdos de nivel de
Alimentación Escolar. servicio (Cuando se
requieran)
Las ETC son las responsables de
gestionar con los rectores de los
establecimientos educativos la
Establecer metodologías e
conformación y funcionamiento
instrumentos específicos
de los comités de alimentación
para prestar asistencia
escolar El MEN tomó la Realizar seguimiento a las ETC frente a la
técnica para el Programa de
ejecución del PAE en septiembre conformación y puesta en funcionamiento
Alimentación Escolar, en
de 2013 la operación del de los comités de alimentación escolar en
articulación con el modelo
programa durante esta vigencia los establecimientos educativos
establecido por el MEN y que
estuvo a cargo del ICBF por ende
promueva la participación
en los últimos dos meses de
ciudadana y el control social
calendario escolar el MEN no
del PAE.
logró adelantar acciones directas
de asistencia técnica en este
aspecto

escolar El MEN tomó la
ejecución del PAE en septiembre Establecer planes de mejoramiento con
de 2013 la operación del las ETC
programa durante esta vigencia
del PAE.
aspecto
escolar El MEN tomó la
ejecución del PAE en septiembre Socializar a través del equipo de
de 2013 la operación del asistencia técnica con las ETC la guía
del PAE.
aspecto

gestionar la realización de mesas
públicas El MEN tomó la
ejecución del PAE en septiembre
de 2013 la operación del
Alimentación Escolar, en Realizar seguimiento a las ETC frente a la
articulación con el modelo realización de mesas públicas
logró adelantar acciones de
del PAE.
seguimiento en este aspecto
Revisión y actualización de
las fichas técnicas y
Revisión y actualización de la
flujogramas del proceso
Rediseño de los macroprocesos documentación publicada en el Sistema
"Definir, implementar y hacer
misionales del Ministerio, Integrado de Gestión que es competencia
seguimiento a estrategias
incluyendo la actualización de la de la Subdirección de Acceso, en
para garantizar el acceso y
documentación (Fichas técnica y articulación con la subdirección de
promover la permanencia
Flujogramas) de los procesos y Desarrollo Organizacional.
escolar en el sistema
subprocesos que componen el
educativo", en articulación
Sistema Integrado de Gestión del Socialización a los profesionales de la
con los nuevos lineamientos
Ministerio. Subdirección de Acceso sobre los ajustes
definidos por el MEN para la
realizados a la documentación.
documentación del Sistema
Integrado de Gestión.
Las ETC son las responsables del

cargue de información en la
categoría MEN PAE en el CHIP
como sistema de información
definido para hacer seguimiento a
los recursos ejecutados para el
Verificar el reporte oportuno,
PAE. El MEN tomó la ejecución
eficiente y veraz por parte de
del programa en septiembre de
las entidades territoriales en
2013 la operación del mismo
el CHIP - Consolidador de Realizar mesas de trabajo con ETC que
durante esta vigencia estuvo a
Hacienda e Información reporten ejecución de recursos para
cargo del ICBF por ende en los
Pública para la generación intervenciones de alimentación escolar y
últimos dos meses de calendario
de reportes y su respectivo que no estén en el esquema
escolar el MEN no logró adelantar
análisis como insumo descentralizado, con el fin de presentar
acciones de seguimiento en este
principal para establecer las ventajas de aunar esfuerzos nación -
aspecto.
contacto con las entidades región
territoriales y generar
Nota: No existe mecanismo legal
estrategias para la
que obligue a las ETC a sumar
optimización de los recursos
sus recursos con los del MEN
al mayores coberturas.
para generar atención en temas
de alimentación escolar y por
ende la ETC puede optar por
implementar su propio modelo sin
que éste se alinee con el del PAE
- MEN.
Fortalecer el ejercicio de
monitoreo y seguimiento de
Teniendo en cuenta que el MEN
la operación del programa,
tomó la ejecución del PAE en
teniendo en cuenta la Definir e Implementar un modelo de
septiembre de 2013 la operación
complejidad y extensión del monitoreo y control que sirva de apoyo en
del programa durante esta
mismo, contratando una la supervisión de los contratos de las ETC
vigencia estuvo a cargo del ICBF
interventoría integral y centralizadas y descentralizadas para la
por ende en los últimos dos
reforzar el equipo de trabajo operación del PAE en la vigencia 2015.
meses de calendario escolar el
que acompañe el
MEN no logró adelantar acciones
seguimiento de la operación
de seguimiento en este aspecto
del Programa desde el
Ministerio
El operador argumento Gestionar acciones que

Sensibilizar a las ETC en la importancia
dificultades de orden publico para permitan que el programa
del trabajo articulado con lo operadores
acceder al Municipio del Tarra por pueda operar en el Municipio
que ejecutan el PAE en sus
lo cual la operación se inicio del Tarra del departamento
departamentos y municipios.
hasta el 14 de Octubre de 2014 del Norte de Santander.
El MEN tomó la ejecución del
PAE en septiembre de 2013, la
operación del programa durante Socializar con las ETC y operadores las
esta vigencia estuvo a cargo del alternativas de consecución y
ICBF, por ende en los últimos dos mantenimiento de menajes y equipos
promueva la búsqueda
meses de calendario escolar el necesarios para la operación del PAE.
alternativa para la dotación
de menaje en los
de seguimiento en este aspecto.
restaurantes escolares por
parte de la ETC y los
operadores
Socializar con las ETC los resultados de
El MEN tomó la ejecución del técnica para el Programa de
seguimiento a saneamientos básico en
PAE en septiembre de 2013, la Alimentación Escolar, en
las Instituciones Educativas, para
operación del programa durante articulación con el modelo
motivar a las ETC a la implementación de
esta vigencia estuvo a cargo del establecido por el MEN y
acciones de mejora donde se identifiquen
ICBF, por ende en los últimos dos promueva la apropiación por
casos de no cumplimiento de la
meses de calendario escolar el parte de las entidades
normatividad vigente frente al
MEN no logró adelantar acciones territoriales en garantizar la
saneamiento básico y servicio de agua
de seguimiento en este aspecto. adecuada prestación de
potable.
servicio publico de agua
potable y saneamiento
básico.
El MEN tomó la ejecución del para prestar asistencia
PAE en septiembre de 2013, la técnica para el Programa de
Socializar con las ETC los resultados de
operación del programa durante Alimentación Escolar, en
seguimiento a las condiciones de
esta vigencia estuvo a cargo del articulación con el modelo
infraestructura en las Instituciones
ICBF, por ende en los últimos dos establecido por el MEN y que
Educativas, para motivar a las ETC a la
meses de calendario escolar el promueva la apropiación por
implementación de acciones de mejora.
MEN no logró adelantar acciones parte de las entidades
de seguimiento en este aspecto. territoriales y nacionales
frente a la infraestructura de
los comedores escolares
Establecer un modelo
seguimiento que permita
operación del programa durante
ejercer un mayor control en Verificar mediante la supervisión y/o
esta vigencia estuvo a cargo del
el cumplimiento de lo Interventoría la publicación de minutas en
ICBF, por ende en los últimos dos
establecido en la minuta comedores escolares
patrón y en los ciclos de
menús.
Establecer un modelo
seguimiento que permita
ejercer un mayor control en
el cumplimiento de lo
establecido en la minuta
patrón y en los ciclos de Verificar mediante la supervisión y/o
menús. Además de Interventoría la publicación de minutas en
establecer mecanismos de comedores escolares
selección de operadores que
garanticen la adecuada
prestación del servicio de
acuerdo a los lineamientos
del programa
Formular y desarrollar un
plan de acción para la
vigencia 2015 que se cumpla Realizar seguimiento al plan de acción
y se monitoree formulado, presentado alertas frente al
periódicamente con el fin de desarrollo del mismo
mostrar resultados frente a la
ejecución del PAE.
La norma técnica NSR 2010 en

su título H, capitulo H.4, numeral
H4.1 señala lo siguiente: “Toda
edificación debe soportarse sobre
el terreno en forma adecuada
para sus fines de diseño,
Remitir Oficio por parte del
construcción y funcionamiento.
constructor a través del cual
Adjuntar Oficio por parte del constructor a
de respuesta al
través del cual dio respuesta al
requerimiento presentado
requerimiento presentado por Fonade
por Fonade frente al
frente al cumplimiento de las obligaciones
cumplimiento de las
pos contractuales.
obligaciones pos
contractuales.
Las ETC no suscribieron
convenio interadministrativo con
el MEN para operar Gestionar con las entidades Establecer contacto con las entidades
decentralizadamente el PAE. Por territoriales la operación del territoriales y sensibilizarlas para
lo tanto el MEN para proteger el Programa de Alimentación establecer convenios interadministrativos
derecho de la alimentación de los Escolar de forma para la operación del PAE de forma
menores escolares suscribe descentralizada. descentralizada.
contratos de aportes para la
operación del programa.
Las ETC no suscribieron

convenio interadministrativo con
el MEN para operar Gestionar con las entidades
Desarrollar asistencia técnica y así
decentralizadamente el PAE. Por territoriales la operación del
continuar promoviendo con las ETC
lo tanto el MEN para proteger el Programa de Alimentación
centralizadas el paso a operación
derecho de la alimentación de los Escolar de forma
descentralizada.
menores escolares suscribe descentralizada.
contratos de aportes para la
operación del programa.
*Se realizaron dos procesos de Establecer acciones Establecer acciones efectivas de
contratación, los cuales se efectivas de seguimiento y seguimiento y monitoreo con mayor
declararon desiertos por cuanto monitoreo con mayor frecuencia a fin de identificar
los oferentes no cumplieron los frecuencia a fin de identificar oportunamente los posibles aspectos que
requisitos establecidos en los oportunamente los posibles podrían generar incumplimiento de las
pliegos. aspectos que podrían metas establecidas, de igual manera,
*La red electrica a comienzos de generar incumplimiento de asegurar que los demás macroprocesos,
la vigencia se concibió como un las metas establecidas, de como lo es el de Contratación e
proyecto integral, el cual se igual manera, asegurar que Interventoría
replanteo para realizarlo en dos los demás macroprocesos,
fases. Una fase 1 para realizar como lo es el de
estudio tecnico para determinar Contratación e Interventoría
cantidades y valores y una
segunda fase para implementar lo
sugerido en el informe técnico.
*El proceso contractual para el
diseño de equipos contra
incendios se ralizó en el segundo
semestre de 2014.
*Falta de planeación de Rediseño del macroproceso Tener en cuenta para el rediseño del
comisiones de servicio por parte las actividades y condiciones macroproceso las actividades y
de las dependencias del MEN excepcionales bajo las condiciones excepcionales bajo las
*Aprobación de las comisiones cuales se deben atender las cuales se deben atender las solicitudes
por parte de los jefes inmediatos solicitudes de comisiones de comisiones extemporáneas o no
y ordenadores de gasto fuera de extemporáneas o no planeadas, y de igual manera incluir en
los tiempos establecidos planeadas los procesos de la nueva cadena de valor
la obligatoriedad de la planeación de
comisiones a fin de reducir el riesgo de
ejecución fuera de los plazos
establecidos.
*No se documentó en el SIG la Documentar los Documentar los procedimientos que se
diretriz de cercanías que la procedimientos que se realicen para los diferentes servidores
Secretaría General impartió . realicen para los diferentes que cumplen comisión de servicios como
*El aplicativo de Comisiones no servidores que cumplen son conductores, escoltas y agentes de la
permite gestionar comisiones de comisión de servicios Policía, así como definir y documentar
personas que no tengan vínculo específicamente a qué perímetros no
laboral con el MEN. aplica el pago de viáticos y cuáles son los
*El aplicativo de Comisiones no criterios y/o instancias para su
tiene la funcionalidad para aprobación.
modificar o derogar actos
administrativos consolidados.
*Se desconocía un mecanismo
para la fijación del valor de
transporte terrestre en las
comisiones que así lo requieren.
*No se identificó el riesgo como Actualizar y divulgar los Definir y documentar en la Matriz de
una in oportunidad para la acuerdos de niveles de Riesgos publicada en el SIG, las acciones
prestación del servicio servicio específicos para los y controles que se adelantan actualmente
diferentes tipos de para mitigar el riesgo “Inoportunidad en la
solicitudes del proceso prestación del servicio”, asegurando que
“Administrar la Operación de cumplen con las características técnicas
Servicios Generales definidas en el formato.
* Desconocimiento de los tiempos Establecer claramente las Actualizar y divulgar los acuerdos de
de atención que aplica el sistema condiciones que evalúan la niveles de servicio específicos para los
a las solicitudes realizadas por la calidad del servicio prestado diferentes tipos de solicitudes del proceso
mesas de ayuda incluyendo preguntas que “Administrar la Operación de Servicios
* Falta de actualización de la ficha permitan evaluar si la Generales”, considerando la actualización
tecnica solución respondió a lo de los parámetros establecidos en el
solicitado. aplicativo y efectuar las aclaraciones
sobre las competencias de las
dependencias en cuanto a la aprobación
y divulgación del Plan de Emergencias a
todos los servidores y contratistas del
Ministerio, así como la conformación de la
Brigada de Emergencias y las actividades
asociadas a entrenamientos y simulacros.
*Desconocimiento de los Actualizar y divulgar los Actualizar y divulgar los Acuerdos de
funcionarios en relación con los Acuerdos de Niveles de Niveles de Servicio Específicos para los
tiempos establecidos para la Servicio Específicos para los diferentes tipos de solicitudes del proceso
atención oportuna de sus diferentes tipos de “Administrar la Operación de Servicios
solicitudes atreves de la mesa de solicitudes del proceso Generales”.
ayuda “Administrar la Operación de
Servicios Generales”.
*Desconocimiento de los Actualizar y divulgar los Definir una herramienta eficiente que
funcionarios en relación con los Acuerdos de Niveles de contribuya a la autoevaluación y
tiempos establecidos para la Servicio Específicos para los mejoramiento del proceso, respecto a los
atención oportuna de sus diferentes tipos de resultados obtenidos a partir de las
solicitudes atreves de la mesa de solicitudes del proceso evaluaciones efectuadas incluyendo la
ayuda “Administrar la Operación de sistematización y análisis de las mismas.
Servicios Generales”.
*La falta de actualización de la Realizar depuración de las Del análisis realizado al Sistema de
información sobre las cuentas de cuentas de usuarios que se Información de “Comisión”, se
usuarios del sistema de encuentran creados en el evidenciaron 7 cuentas de usuarios con
información de comisiones aplicativo perfil administrador que no trabajan
actualmente en el Ministerio o se
encuentran cumpliendo diferentes
actividades en otras áreas:
Reviste complejidad la definición Solicitar a los miembros de la
de un indicador sobre una comisión intersectorial el
iniciativa que requiere la replanteamiento de este
participación de varias entidades indicador
gubernamentales
El indicador que se construya
requiere que todas la entidades
de la Comisión intersectorial
tengan la información para ser
reportada.
La definición de los indicadores
de "Cero a siempre" no son de
responsabilidad exclusiva del
MEN
Reunión de la CIPI en donde se discuta el
tema de indicadores
La desactualización en términos Reunión con Desarrollo
funcionales de la Dirección de Organizacional y control
Primera Infancia, toda vez interno para identificación de
corresponden a una estructura riesgos.
cuando el PAIPI estaba en
desarrollo. Una vez realizada la
sesión de identificación de
riesgos con Desarrollo
organizacional, realizar una
revisión de los riesgos
identificados
Reunión con Desarrollo Organizacional
Seguimiento periodico
Es necesario realizar seguimiento Seguimiento periódico a los
a los niveles de compromisos y compromisos y obligaciones
obligaciones.
Seguimiento periodico
1. No existe un espacio sufiiente Disponer mayor espacio para Disponer de un espacio suficiente para
para guardar la gran catidad de que los funcionarios guarden que los funcionarios pueden guradar la
documentos que se generan por la documentación que tienen documentación a su cargo.
la actividad de la Oficina Jurídica a su cargo. Crear una cultura del orden en los
que es en papel Crear una cultura de orden funcionarios del area
2. Se requiere que el servidor en los servidores del area en
este manipulando documentos de la que en los escritorios solo
forma constante y a la vez este se encuentre la
impulsando varios procesos. documentación que esten
trabajando en el día y que
esten en orden.
Documentar en la matriz de
Informar a desarrollo organizacional para
En el sistema de Gestion no se riesgos todos los controles
actualizar y divulgar la matriz de riesgos
encuentra actualizada la matriz. que se vienen aplicando, y
en el SIG.
actualizarla en el SIG.
1- Corporación Universitaria
Adventista, los documentos como
la solicitud de reforma de Se le solicito a la Oficina de
estatutos, la propuesta de Planeación que corrigiera el
reforma de estatutos, check list error del indicador digitado
de procedimiento interno, en el SSP por medio del Ajuste del indicados en el SSP
observaciones, en acto radicado citado a
administrativo no estaban continuación desde el 26 de
archivados en carpeta, por el agosto del 2014.
contrario, sueltos y fraccionados
en sobres de manila.
Formular documento(s) de
El Ministerio de Educación no gestión de software
cuenta con el procedimiento para (procedimientos, guìas,
Documento rediseñado
el control de la instalación de instructivos, entre otros) y/o
Software no autorizado reformular los que
correspondan
El Ministerio de Educación no
cuenta con el procedimiento para Revisión y validación de la
Documento validado
el control de la instalación de documentación
Software no autorizado
No se encuentran documentados
en el Catálogo de servicios los
tiempos máximos de Atención y
Resolución de las solicitudes de
los usuarios (Categoría de
Gestión de Sistemas de
Información y Aplicaciones y
Revisión del Catálogo de
Categoría de Infraestrucutura Catálogo de Servicios revisado
Servicios
Tecnológica - Servicio correo
electrónico), ni el manejo de
cambios, excepciones,
contingencias a los servicios
ofrecidos, que permita a los
usuarios claridad de lo esperado
en los casos fortuitos.
No se encuentran documentados
en el Catálogo de servicios los
tiempos máximos de Atención y
Resolución de las solicitudes de
los usuarios (Categoría de
Gestión de Sistemas de
Información y Aplicaciones y
Ajuste del Catálogo de
Categoría de Infraestrucutura Catálogo de Servicios ajustado
Servicios
Tecnológica - Servicio correo
electrónico), ni el manejo de
cambios, excepciones,
contingencias a los servicios
ofrecidos, que permita a los
usuarios claridad de lo esperado
en los casos fortuitos.
La documentación relativa a la
gestión del Hardware no se
1. Formular documento(s) de
encuentra actualizada ni ajustada
gestión de hardware
de acuerdo a las necesidades.
(procedimientos, guías,
instructivos, entre otros) y/o
La oficina de Tecnologías y
reformular los que
Sistemas de Información y la
correspondan, estableciendo
subdirección de Gestión
las responsabilidades de la 1.1. Formulación y/o reformulación de
Administrativa no cuentan con un
oficina de tecnología y de la documentación
inventario de Hardware
subdirección de gestión
actualizado, adicional, al cruzar
administrativa, de acuerdo a
los inventarios de cada oficina,
su competencia, en la
las principales variables de la
gestión de hardware desde
información que deben ser
la etapa precontractual hasta
comunes en ambos inventarios
la baja del bien.
no son coincidentes.
gestión de hardware
reformular los que
las responsabilidades de la 1.2. Revisión y validación de
la baja del bien.
2. Generar informe
consolidado de los equipos
de cómputo del MEN,
tomando como base el
inventario de hardware
realizado por la SGA y el
inventario de la OTSI para
realizar cruce de
información. Con los
resultados de este cruce,
Administrativa no cuentan con un 2.1. Cruce de inventarios.
generar informe de no
coincidentes para que la
OTSI verifique de manera
directa y se unifiquen
resultados.El informe debe
incluir la ubicación de cada
uno de los equipos que se
tienen relacionados en los
inventarios de las dos
oficinas.
2. Generar informe
realizar cruce de
Administrativa no cuentan con un 2.2. Verificación física de equipos.
oficinas.
2. Generar informe
realizar cruce de
Administrativa no cuentan con un 2.3. Generación de informe.
oficinas.
gestión del Software no se
gestión de software
reformular los que
las responsabilidades de la 1.1. Formulación y/o reformulación de
inventario de Software
la baja del bien.
gestión de software
reformular los que
las responsabilidades de la 1.2. Revisión y validación de
la baja del bien.
2. Establecer que software
tiene adquirido la entidad, a
partir de la información
relacionada que posee cada
área, la verificación del 2.1. Recopilacion documentación base de
software instalado en las inventario de software
máquinas del MEN y los
documentos que soporten la
adquisición de este tipo de
bien.
subdirección de Gestión 2.2. Levantamiento inventario y
área, la verificación del
Administrativa no cuentan con un documentación soporte Software
software instalado en las
inventario de Software desarrollado por terceros
bien.
subdirección de Gestión 2.3. Levantamiento inventario y
área, la verificación del
Administrativa no cuentan con un documentación soporte Software
software instalado en las
inventario de Software transferido
bien.
No se cuenta con un inventario

Actualizar el inventario de Levantamiento de inventario de medios
consolidado y actualizado de
medios físicos físicos por cada oficina.
medios físicos.

Actualizar el inventario de Generación de informe de resultados de
medios físicos inventario
medios físicos.
Actualizar el inventario de Generación de informe de resultados de
medios físicos inventario
medios físicos.

Actualizar el inventario de Conciliación y depuración de información
medios físicos entre la OTSI y SGA
medios físicos.

Actualizar el inventario de
consolidado y actualizado de Generación informe conjunto.
medios físicos
medios físicos.

Actualizar el inventario de Revisión de informe y toma de decisiones
medios físicos por comité de bienes.
medios físicos.
El hallazgo se cierra con la
ejecución de las actividades
descritas dentro de la
primera acción de
mejoramiento
correspondiente al segundo
hallazgo, en los mismos
tiempos descritos en el y con
los mismos responsables.
Se evidencia hoja de vida de los
equipos sin embargo estas solo 1. Formular documento(s) de
tienen informacion del hardware y gestión de software
no del software instalado. (procedimientos, guías, 1.1. Formulación y/o reformulación de
Se recomienda a las áreas instructivos, entre otros) y/o documentación
reformular el hallazgo ya que el reformular los que
tiempo de cumplimiento de las correspondan, estableciendo
metas esta vencido las responsabilidades de la
oficina de tecnología y de la
la baja del bien.
El hallazgo se cierra con la
ejecución de las actividades
descritas dentro de la
primera acción de
mejoramiento
correspondiente al segundo
hallazgo, en los mismos
tiempos descritos en el y con
los mismos responsables.
Se evidencia hoja de vida de los
equipos sin embargo estas solo 1. Formular documento(s) de
tienen informacion del hardware y gestión de software
no del software instalado. (procedimientos, guías, 1.2. Revisión y validación de
Se recomienda a las áreas instructivos, entre otros) y/o documentación
reformular el hallazgo ya que el reformular los que
tiempo de cumplimiento de las correspondan, estableciendo
metas esta vencido las responsabilidades de la
oficina de tecnología y de la
la baja del bien.
La no observación del
cumplimiento del lineamiento
técnico administrativo del PAE por
parte de los actores involucrados Fortalecer el esquema de
(ETC - Operador) en la operación seguimiento, vigilancia y
del Programa se debe a: (i) control a través de la
debilidades en el reconocimiento contratación de la
de las obligaciones contractuales Interventoría, quien verificará
y del lineamiento técnico el cumplimiento técnico,
(i) Contratación de la Interventoría
administrativo del Programa, administrativo, financiero,
(ii) Capacitación a las ETC y Operadores
como parte integral del contrato jurídico y social del
por parte del Ministerio, a través de siete
para garantizar la calidad del Programa, el cual, a través
(7) talleres Subregionales
servicio. (ii) La idiosincrasia a de este ejercicio, generará
(iii) Realizar visitas de verificación por
nivel operativo que impide la procesos de sensibilización y
medio de la Interventoría, quien solicitara
correcta aplicación de las buenas apropiación por parte de los
las acciones de mejora a que haya lugar,
prácticas de manifactura, las diferentes actores del PAE,
con el respectivo seguimiento y
cuales hacen parte integral del con el fin de garantizar la
evaluación, para los casos en que se
lineamiento técnico administrativo calidad del servicio con la
presenten hallazgos.
y por lo tanto del contrato. (iii) la implementación y
tradición en la operación del seguimiento a las acciones
programa por más de 30 años, correctivas y preventivas y
bajo un esquema en el cual no en general los planes de
contemplaba un seguimiento y mejora definidos por parte de
control riguroso al cumplimiento los actores.
de las directrices técnicas y las
obligaciones contractuales
definidas.
El Lineamiento Técnico Dar mayor claridad al
Administrativo del PAE julio- respecto desde el
2014, sugiere unos tiempos y Lineamiento Técnico
horarios para el momento del Administrativo, reforzando la
consumo de los complementos importancia de la toma de
alimentarios, sin embargo no son estas decisiones de manera
d obligatorio cumplimiento, ya que concertada.
depende de la dinámica de la
Institución Educativa, establecer Fortalecer el esquema de
el horario que más se ajuste a seguimiento, vigilancia y
sus necesidades. De otra parte, control a través de la
el Lineamiento Técnico contratación de la
Administrativo 2015, presenta la Interventoría, quien verificará
misma propuesta, y el cumplimiento técnico,
adicionalmente señala que el administrativo, financiero,
Comité de Alimentación Escolar jurídico y social del
puede implementar un horario Programa, el cual, a través
diferente, el cual debe ser de este ejercicio, generará
publicado en un lugar visible en procesos de sensibilización y
(iv) Complementar el Lineamiento
los comedores escolares y de apropiación por parte de los
Técnico Administrativo
conocimiento de los padres de diferentes actores del PAE,
familia, operador, supervisión y/o con el fin de garantizar la
interventoría y de la ETC. calidad del servicio con la
implementación y
Así las cosas, es necesario que seguimiento a las acciones
en el proceso de seguimiento al correctivas y preventivas y
cumplimiento de obligaciones, en general los planes de
realizado por la interventoría, se mejora definidos por parte de
verifique lo concerniente. los actores.
Fortalecer el esquema de
La no observación del
seguimiento, vigilancia y
cumplimiento del lineamiento
control a través de la
técnico administrativo del PAE por
contratación de la
parte de los actores involucrados
Interventoría, quien verificará
(ETC - Operador) en la operación
el cumplimiento técnico,
del Programa se debe a: (i) (i) Contratación de la Interventoría
administrativo, financiero,
debilidades en el reconocimiento (ii) Capacitación a las ETC y Operadores
jurídico y social del
de las obligaciones contractuales por parte del Ministerio, a través de siete
Programa, el cual, a través
y del lineamiento técnico (7) talleres Subregionales
de este ejercicio, generará
administrativo del Programa, (iii) Realizar visitas de verificación por
procesos de sensibilización y
como parte integral del contrato medio de la Interventoría, quien solicitara
apropiación por parte de los
para garantizar la calidad del las acciones de mejora a que haya lugar,
diferentes actores del PAE,
servicio. (ii) la tradición en la con el respectivo seguimiento y
con el fin de garantizar la
operación del programa por más evaluación, para los casos en que se
calidad del servicio con la
de 30 años, bajo un esquema en presenten hallazgos.
implementación y
el cual no contemplaba un
seguimiento a las acciones
seguimiento y control riguroso al
correctivas y preventivas y
cumplimiento de las directrices
en general los planes de
técnicas y las obligaciones
mejora definidos por parte de
contractuales definidas.
los actores.
El Lineamiento Técnico
Administrativo del PAE, establece
para la ración industrializada una
minuta patrón que explica los
componentes, alimentos,
frecuencia y tamaños de
porciones según grupos de edad,
pautas que debe cumplir el
operador al momento de planear
contratación de la
el ciclo de menús y el suministro
Interventoría, quien verificará
de complementos a los titulares (i) Contratación de la Interventoría
el cumplimiento técnico,
de derecho. Vale la pena (ii) Capacitación a las ETC y Operadores
administrativo, financiero,
mencionar que para el caso por parte del Ministerio, a través de siete
jurídico y social del
especifico del grupo de los (7) talleres Subregionales
Programa, el cual, a través
lácteos, el tamaño de la porción (iii) Realizar visitas de verificación por
de este ejercicio, generará
para niños mayores de 13 años, medio de la Interventoría, quien solicitara
procesos de sensibilización y
corresponde a 240 ml, que de no las acciones de mejora a que haya lugar,
apropiación por parte de los
conseguirse ésta presentación con el respectivo seguimiento y
diferentes actores del PAE,
comercial, se ofrecerá una evaluación, para los casos en que se
con el fin de garantizar la
porción diaria de 200 ml y de presenten hallazgos.
manera semanal una porción
implementación y
adicional del mismo tamaño.
Teniendo en cuenta lo anterior, es
necesario que en el proceso de
seguimiento al cumplimiento de
los actores.
obligaciones, realizado por la
interventoría, se verifique lo
pertinente considerando los
suministros diarios y también
semanales.
contratación de la
A partir de la minuta patrón para Interventoría, quien verificará
ración industrializada publicada el cumplimiento técnico,
en el Lineamiento Técnico administrativo, financiero,
Administrativo del PAE, el jurídico y social del
operador elabora el ciclo de Programa, el cual, a través
menús considerando, entre otros de este ejercicio, generará (i) Contratación de la Interventoría
aspectos, la variedad en el procesos de sensibilización y (ii) Capacitación a las ETC y Operadores
suministro de los alimentos, apropiación por parte de los por parte del Ministerio, a través de siete
asegurando el cumplimiento de lo diferentes actores del PAE, (7) talleres Subregionales
establecido en dicha minuta para con el fin de garantizar la (iii) Realizar visitas de verificación por
el grupo de lácteos, cereales, calidad del servicio con la medio de la Interventoría, quien solicitara
frutas y dulces. implementación y las acciones de mejora a que haya lugar,
seguimiento a las acciones con el respectivo seguimiento y
Así las cosas, es necesario que correctivas y preventivas y evaluación, para los casos en que se
en el proceso de seguimiento al en general los planes de presenten hallazgos.
cumplimiento de obligaciones, mejora definidos por parte de
realizado por la interventoría, se los actores.
verifiquen que la entrega de la
ración industrializada, se realice
conforme a lo planeado en el ciclo
de menús.
Reforzar en el operador la
importancia de realizar la
capacitación continua al
personal de manipulación de
alimentos específicamente
en lo referente a BPM. Así
mismo, fortalecer el
esquema de seguimiento,
Se evidencian debilidades en la vigilancia y control a través (i) Contratación de la Interventoría
aplicación de buenas practicas de de la contratación de la (ii) Diseñar piezas de comunicación que
manipulación de alimentos Interventoría, quien verificará contengan información referente a la
(BPM), principalmente en lo el cumplimiento técnico, aplicación de buenas practicas de
relacionado con limpieza y administrativo, financiero, manufactura, las cuales serán publicadas
desinfección de equipos, en este jurídico y social del en la pagina WEB del MEN. De igual
caso congeladores y Programa, el cual, a través manera el mensaje será difundido a
refrigeradores, y con de este ejercicio, generará través de los boletines de PAE.
almacenamiento de productos. procesos de sensibilización y (iii) Realizar visitas de verificación por
Esta situación obedece a un apropiación por parte de los medio de la Interventoría, quien solicitara
posible desconocimiento de las diferentes actores del PAE, las acciones de mejora a que haya lugar,
BPM , por falta de capacitación con el fin de garantizar la con el respectivo seguimiento y
continua y debilidades en la calidad del servicio con la evaluación, para los casos en que se
supervisión y seguimiento. implementación y presenten hallazgos.
los actores.
El Lineamiento Técnico
Administrativo del PAE establece
para el desarrollo de los Comités
de Seguimiento Operativo
Departamental que aplican para
las ETC que suscribieron Fortalecer el esquema de
convenio con el MEN, las seguimiento, vigilancia y
funciones, frecuencia de las control a través de la
reuniones e integrantes. Se debe contratación de la
considerar que dicho Comité no Interventoría, quien verificará
requiere de un acto administrativo el cumplimiento técnico,
para su conformación, sin administrativo, financiero,
embargo si menciona la jurídico y social del
importancia de que estos Programa, el cual, a través
espacios de seguimiento, se den de este ejercicio, generará
mínimo dos veces durante la procesos de sensibilización y
vigencia d los convenios, o de apropiación por parte de los
manera extraordinaria cuando las diferentes actores del PAE,
circunstancias lo requieran y se con el fin de garantizar la
suscribirán actas como soporte calidad del servicio con la
de su realización. implementación y
Teniendo en cuenta lo anterior, es correctivas y preventivas y
necesario que en el proceso de en general los planes de
seguimiento al cumplimiento de mejora definidos por parte de
obligaciones de la ETC, los actores.
desarrollado por la interventoría,
se verifique la realización de
estos Comités.
Se hará énfasis en las ETC
del caso sobre la
responsabilidad de
propender por adecuadas
condiciones de saneamiento
La Entidad Territorial debe básico que permitan (i) Contratación de la Interventoría
garantizar las condiciones garantizan la inocuidad de (ii) Reforzar en las ETC sus
higiénico sanitarias de la los alimentos que se responsabilidades frente a garantizar la
institución educativa para la suministran. Así mismo, adecuada prestación del servicio publico-
integridad del servicio prestado a fortalecer el esquema de agua potable.
las niñas, niños y adolescentes y seguimiento, vigilancia y (iii) Realizar visitas de verificación por
teniendo en cuenta que se control a través de la medio de la Interventoría, quien solicitara
evidencia incumplimiento al contratación de la las acciones de mejora a que haya lugar
respecto, se hace necesario Interventoría, quien verificará con el respectivo seguimiento y
fortalecer las actividades de el cumplimiento técnico, evaluación en caso de presentarse
verificación con la Interventoría, administrativo, financiero, hallazgos.
con el fin de concluir que esta jurídico y social del (iv) Realizar análisis microbiológicos a
actividad no se encuentra dentro Programa, el cual, a través una muestra de las instituciones
del alcance de las de este ejercicio, generará educativas por medio de la Interventoría,
responsabilidades del Ministerio procesos de sensibilización y quien solicitara las acciones de mejora a
de Educación Nacional y alertar a apropiación por parte de los que haya lugar con el respectivo
las ETC para que atiendan la diferentes actores del PAE, seguimiento y evaluación en caso de
problemática. con el fin de garantizar la presentarse hallazgos.
implementación y
los actores, específicamente
En relación al incumplimiento del
lineamiento técnico administrativo Se reforzará en las ET la
del PAE por parte de los actores responsabilidad de
involucrados (ETC - Operador) en propender por adecuadas
la operación del Programa con condiciones de saneamiento
respecto a la ausencia del básico e infraestructura, así
(ii) Reforzar la importancia del lavado de
lavamanos, existe una deficiencia mismo, fortalecer el
manos en el marco del desarrollo de las
en la conciencia de las esquema de seguimiento,
actividades del Día Mundial de la
Instituciones Educativas frente a vigilancia y control a través
Alimentación.
la importancia del lavado de de la contratación de la
manos antes del consumo de los Interventoría, quien verificará
alimentos, porque a pesar de el cumplimiento técnico,
las acciones de mejora a que haya lugar
haber publicado desde el administrativo, financiero,
Ministerio el Manual de jurídico y social del
evaluación en caso de presentarse
Prevención y Notificación de ETA, Programa, el cual, a través
hallazgos.
herramienta que promueve esta de este ejercicio, generará
(iv) Por medio de las visitas realizadas se
práctica, es evidente con la procesos de sensibilización y
deberá "Difundir la información y entregar
situación planteada que la apropiación por parte de los
las piezas documentales o de
información no se está escalando diferentes actores del PAE,
comunicación que elabore el MEN
hasta la fuente principal del con el fin de garantizar la
relacionadas con el programa." entre
programa que son las IE y los calidad del servicio con la
estas lo correspondiente a la
titulares de derecho, y aun implementación y
sensibilización del lavado de manos.
cuando se han implementado seguimiento a las acciones
desde el Ministerio acciones de correctivas y preventivas y
acompañamiento y supervisión en en general los planes de
las IE, se ve la necesidad de mejora definidos por parte de
reforzar esta actividad de los actores.
verificación a través de las
Interventorías contratadas.
La no observación en el
cumplimiento del lineamiento Se reforzará en las ET la
técnico administrativo, del responsabilidad de
Programa por parte de los actores propender por adecuadas
involucrados (ETC - Operador), condiciones de
en la operación del PAE con infraestructura, así mismo,
respecto al hallazgo de la fortalecer el esquema de
tenencia de los espacios, seguimiento, vigilancia y
obedece a que desde la misma control a través de la
construcción de las instituciones contratación de la
(i) Brindar asistencia técnica a través de
educativas no se contempla el Interventoría, quien verificará
la Universidad de Antioquia
área de alimentación para los el cumplimiento técnico,
(ii) Contratación de la Interventoría
estudiantes, porque no se había administrativo, financiero,
identificado la necesidad de jurídico y social del
contar con este espacio; ahora Programa, el cual, a través
las acciones de mejora a que haya lugar
bien, desde el Ministerio si se de este ejercicio, generará
prioriza esta necesidad, es por procesos de sensibilización y
evaluación en caso de presentarse
esto que se han realizado visitas apropiación por parte de los
hallazgos.
de inspección y verificación con el diferentes actores del PAE,
fin de establecer un diagnósticos con el fin de garantizar la
de una muestra de las calidad del servicio con la
instituciones educativas con el fin implementación y
de trasladar esta prioridad a las seguimiento a las acciones
ETC en quienes recae la prioridad correctivas y preventivas y
de realizar las adecuaciones en general los planes de
pertinentes a fin de garantizar la mejora definidos por parte de
inocuidad de la prestación del los actores.
servicio.
Falta de normalización de base
de registros. Normalización y depuración
Base de datos normalizada y con
de bases de datos,
seguridades operando.
Inexistencia de Filtros de control establecimiento de
datos invalidos. condiciones de seguridad de
Depuración de la información.
la información.
Validación de la información Validación y revisión.
registrada.
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2015
ON A SER DILIGENCIADA POR EL LIDER DEL MACROPROCESO)
20 21 22 22-ene-00
FECHA
INICIACIÓ FECHA
N DE LAS TERMINACIÓN
UNIDAD DE MEDIDA DE LAS CANTIDAD DE ESTADO
METAS DE LAS METAS
METAS LA META C/A
AAAA/MM/ AAAA/MM/DD
DD
Acta de reunión
Proyecto de acuerdo 1 1-oct-12 31-dic-12 A
de pago
Plan de Trabajo 1 30-jul-14 30-jul-15 C

Base de datos 1 30-jul-14 30-jul-15 C
Comunicación 1 30-jul-14 30-jul-15 C
Comunicaciones 15 30-jul-14 30-jul-15 C

Proceso de Contratacion actualizado 1 22-jun-13 30-sep-15 C
Procedimiento 1 1-ago-14 28-feb-15 A

Informes de Ejecución Financiera 10 1-ago-14 28-feb-15 A
Solicitud de informes y documentos

al interventor. Acta de Liquidación.
Oficio a la Subdirecicón de Gestión
4 15-oct-12 30-jun-13 A
Financiera para la liberación del
saldo.
Rediseño del macroproceso.
Mecanismo automático
implementado entre sistemas
SACES y SNIES para sincronizar 1 22-ago-14 31-dic-14 A
registros de rectores y
representantes legales de las IES.
Conformación de Comités 40 1-ene-15 30-sep-15 C

Un documento que contiene los
1 15-dic-14 30-sep-15 C
lineamientos actualizados
Un documento que contenga la

1 15-dic-14 30-sep-15 C
estrategia de comunicación
Imposición de Sanciones 1 15-dic-14 30-sep-15 C

Conformación de los Comités de
3 15-dic-14 30-sep-15 C
Alimentación Escolar

3 15-dic-14 30-sep-15 C
mensual 1 15-dic-14 30-sep-15 C

Imposición de Sanciones
1 15-dic-14 30-sep-15 C
contractuales

3 15-dic-14 30-sep-15 C

3 15-dic-14 30-sep-15 C

3 15-dic-14 30-sep-15 C
3 15-dic-14 30-sep-15 C
mensual 1 15-dic-14 30-sep-15 C

Registro de Asistencia 10 4-may-14 30-may-15 C
Manual 1 1-jun-15 18-jul-15 C

Informes de seguimiento a la
conformación y puesta en
9 2-mar-15 31-dic-15 A
funcionamiento de los comités de
alimentación escolar
Matrices de Plan de mejoramiento 9 2-mar-15 31-dic-15 A

Comunicación de remisión de la
95 2-jul-15 31-jul-15 C
guía
Informes de seguimiento de la
9 2-mar-15 31-dic-15 A
realización de Mesas Públicas
Actualización documentos Sistema
1 9-mar-15 30-sep-15 C
Integrado de Gestión
Acta 10 2-may-15 30-oct-15 A

Modelo de Monitoreo y Control
1 2-mar-15 31-dic-15 A
Implementado

1 30-mar-15 31-dic-15 A
Implementado
1 30-mar-15 31-dic-15 A
Implementado

1 30-mar-15 31-dic-15 A
Implementado
1 30-mar-15 31-dic-15 A
Implementado
Informe que contenga el resultado
de la verificación de la Publicación 1 17-mar-15 31-dic-15 A
de Minutas en Comedores Escolares
Informe que contenga el resultado

de la verificación de la Publicación 1 17-mar-15 31-dic-15 A
de Minutas en Comedores Escolares
Reporte de seguimiento del plan de
4 15-mar-15 5-ene-16 A
acción
Oficio 1 2-mar-15 6-ago-15 C

1 30-mar-15 31-dic-15 A
Implementado

1 30-mar-15 31-dic-15 A
Implementado
Procesos 3 1-feb-15 31-dic-15 A
Actividades 3 1-feb-15 1-dic-15 A
Ficha tecnica 1 1-feb-15 31-ago-15 A
Matriz de Riesgos 1 1-feb-15 31-dic-15 A
Ficha tecnica 2 1-feb-15 31-ago-15 A

Capacitacion 1 1-feb-15 31-dic-15 A
Capacitacion 1 1-feb-15 31-dic-15 A
Depuracion 1 1-feb-15 31-ago-15 C

Reuniones 1 30-jun-15 31-dic-15 A
Reunión y Jornada de trabajo 2 1-dic-15 31-dic-15 A
Quincenal 1 1-feb-15 31-dic-15 C
Un espacio fisico para guardar

2 1-jul-14 1-jul-15 C
Una cultura del orden
Reporte actualizado de la matriz 1 30-jul-14 30-sep-15 C
Solicitud del ajuste del indicador 1 26-ago-14 26-ago-15 C

Documento 1 3-ago-15 31-ago-15 A
Documento 1 1-sep-15 30-sep-15 A
Documento 1 17-jun-15 2-jul-15 C

Documento 1 3-jul-15 14-ago-15 C
Documento 1 1-jul-15 31-ago-15 C

Documento 1 1-jul-15 15-jul-15 C

Documento 1 16-jul-15 15-sep-15 C

Documento 1 1-jul-15 31-ago-15 A

Documento 1 1-jul-15 31-jul-15 C
Documento 1 3-ago-15 31-ago-15 A

Inventario 1 1-jul-15 17-jul-15 C
Informe 1 17-jul-15 27-jul-15 C

Informe 1 17-jul-15 27-jul-15 C
Informe 1 28-jul-15 31-ago-15 C
Informe 1 1-sep-15 14-sep-15 C
Documento 1 15-sep-15 30-sep-15 C

Documento 1 1-jul-15 31-ago-15 A
(i) 3 contratos de
Interventoría
(ii) un paquete de
(i) Contratos de Interventoría
listas de
(ii) Listas de asistencia
asistencia y 24-jun-15 31-dic-15 A
(ii) Informe que contenga los
ayudas de
soportes y resultados de las visitas
memoria por
realizadas
cada encuentro
realizado
(iii) 1 informe
(i) 3 contratos de
Interventoría
(i) Contratos de Interventoría (ii) un paquete de
(ii) Listas de asistencia listas de
(ii) Informe que contenga los asistencia y
24-jun-15 30-mar-16 A
soportes y resultados de las visitas ayudas de
realizadas memoria por
(iv)Lineamiento Técnico cada encuentro
Administrativo realizado
(iii) 1 informe
(iv) 1 documento
(i) 3 contratos de
Interventoría
(ii) un paquete de
listas de
asistencia y 24-jun-15 31-dic-15 A
(ii) Informe que contenga los
ayudas de
memoria por
realizadas
cada encuentro
realizado
(iii) 1 informe
(i) 3 contratos de
Interventoría
(ii) un paquete de
listas de
asistencia y
(ii) Informe que contenga los 24-jun-15 31-dic-15 A
ayudas de
memoria por
realizadas
cada encuentro
realizado
(iii) 1 informe
(i) 3 contratos de
Interventoría
(ii) un paquete de
listas de
asistencia y
ayudas de
memoria por
realizadas
cada encuentro
realizado
(iii) 1 informe
(i) 3 contratos de
Interventoría
(ii) Piezas publicadas y boletines
(ii) Dos piezas 1-sep-15 31-dic-15 A
(iii) Informe que contenga los
publicadas y tres
soportes y resultados de la actividad
boletines
realizada
(iii) 1 informe
(i) 3 contratos de
Interventoría
(ii) un paquete de
listas de
asistencia y
ayudas de
memoria por
realizadas
cada encuentro
realizado
(iii) 1 informe
(ii) Boletines PAE
(i) 3 contratos de
Interventoría
(ii) 3 boletines 1-sep-15 30-abr-16 A
realizada
(iii) 1 informe
(iv) Informe que contenga los
(iv) 1 informe
realizada
(ii) Evidencias de la realización de
los eventos
(i) 3 contratos de
Interventoría
soportes y resultados de la actividad 1-sep-15 31-dic-15 A
(ii) 1 informe
realizada
(iii) 1 informe
(iv) Informe que contenga los
(iv) 1 informe
realizada
(i) Informe que contenga los
(i) 1 informe
realizada
(ii) 3 contratos de
(ii) Contratos de Interventoría 1-sep-15 31-dic-15 A
Interventoría
(iii) 1 informe
realizada
1 Formato de base de datos
1 19-ago-15 30-ago-15 C
normalizado y depurado
SEGUIMIENTO JAHV MC GREGO
AVANCE % REAL
FISICO EJEC
0.7 70%
0.91 91%
1 100%
1 100%
15 100%
1 100%
0.7 77%
10 77%
3 75%
0.8 80%
40 100%
1 100%
1 100%
1 100%
1 100%
3 100%
3 100%
1 100%
1 100%
3 100%
3 100%
3 100%
3 100%
1 100%
1 100%
1 100%
1 100%
10 91%
1 100%
3 33%
3 33%
1 100%
6 60%
1 100%
0.8 80%
0.75 75%
0.75 75%
0.75 75%
0.75 75%
0.75 75%
0.75 75%
0.75 75%
0.75 75%
1 100%
0.75 75%
0.75 75%
2 80%
0.8 80%
0.8 80%
0.8 80%
1.4 70%
0.45 45%
0.8 80%
1 100%
0.7 70%
0.7 70%
1 100%
2 100%
1 100%
1 100%
0.6 60%
0.59 59%
1 100%
1 100%
1 100%
0.6 60%
1 100%
1 100%
0.7 70%
0.6 60%
0.59 59%
1 100%
0.55 55%
0.55 55%
1 100%
1 100%
1 100%
1 100%
1 100%
1 100%
0.6 60%
0.59 59%
3 43%
4 63%
3 43%
3 43%
3 43%
1 33%
3 43%
1 25%
1 25%
1 33%
1 100%
SEGUIMIENTO JAHV MC GREGOR S.A. AUDITORIA INT
DETALLE DE ACCIONES EJECUTADAS / EVIDENCIAS Y/O SOPORTES
Depuración y a hacer efectivo el recaudo, Hacer uno nuevo, plazo de pago soportes de pagos y vigencias a cancelar,
reformular plan
Se acogio criterio para la volaración de riesgo de los pro de acuerdo a E- kogui cartilla de apoderados. No se evideincia
esta provisión en e-KOGUI (Existen acciones para la actualización de la información en Ekogui
Se estructuro base de datos para control de pagos a a través de la cual se realiza el seguimiento de sentencias por
parte del Ministerio, de tal forma que permita contar con las fichas técnicas correspondientes a cada caso, para la
presentación al Comité de Conciliación dentro de los términos legales.
Se remitio solicitud a Consejo Superior de la Judicatura.
Se remitierón comunicaciones a los despachos judiciales y a las firmas de abogados solictando el levantamiento y la
devolución de titulos judiciales, además se desarrallaron modificacion en el proceso las cuales estan en desarrollo
organizacional para su implementación en el SIG.
Actualizado el insumo. Cargado al SIG. 30 sep radicación. 2015IE034460.
Con respecto al contrato No.529 de 2012, se reclasifica el saldo de la cuenta 142013 a la 147090 con Comprobante
151160 de 01/jul/2015 ya que se liquidó el contrato en forma Unilateral con Resolución No. 08194 de 04/jun/2015.
Dando cumplimiento a los estipulado en el plan general de la contabilidad publica y la guia para el manejo de anticipos
de Ministerio de Educación Nacional.
En el contrato No.945 de 2012 tiene comprobantes No. 40490 y 40489.
El contrato 987 de 2012 tiene un incumplimiento y se evidencia un memorando con radicado 2015-IE 037847 con fecha
del 22 de 0ctubre del 2015 el cual tiene el proposito de adelantar proceso de liquidación y se encuentra el informe final
del contrato por parte de la interventoria.
Se recomienda realizar una reformulación del hallazgo ya que tiene el tiempo en vencimiento.
Radicaron informes de ejecución financiera de los meses de septiembre de 2012 a marzo de 2015 del convenio 844 de
2011, solo se recibe información del número interno OEI 192 por medio de el radicado 2015-IE-016389 quedando un
saldo pendiente por legalizar de $10.659.630.431.
El 11 de junio de 2015 se remite correo electrónico a Jorge Eduardo Morales encargado de la elaboración y seguimiento
de los informes del convenio 844-2011.
El día 24 de agosto se llevo a cabo reunion con los supervisores de los convenios y/o delegado para evidenciar el
estado actual del convenio y crear compromisos por parte de las areas.
Se realizo contacto con la dependencia de permanencia, con los funcionarios Jorge Eduardo Morales y Liliana Guaca
donde informan que esta pendiente la firma de la subdirectora de permanenecia Martha Helena Cifuentes en los
informes financieros.
Se recomienda realizar una reformulación del hallazgo ya que tiene el tiempo en vencimiento.
Convenio 004/04: La Subdirección de Contratación presentó informe de actividades tendientes a liquidar el convenio.
Por otra parte presentaron informe financiero en el cual se concluye la ejecución del 100% de los recursos del convenio
en las actividades presupuestadas.
Por otra parte la OEI informó que no era posible dar el detalle de ejecución de los aportes del MEN toda vez que no
corresponde a una obligación contractual realizar una contabilidad independiente por cada aportante y los recursos del
MEN no tenian destinación especifica.
De acuerdo al convenio suscrito con la OEI Nro 939 de 2008 se evidencio constancia de improcedenca de liquidacion de
dicho convenio no quedando saldo pendiente, toda vez que se ejecutó el 100% de los aportes que corresponden a
2.400.000.000,00.
El macroproceso de contratación e interventoría ha sido actualizado de conformidad con las necesidads de la entidad.
Se realizo mesa de trabajo conjunta entre la Oficina de Tecnologia y Sistemas de la Informacón, la Subdireccion de
Inspección Vigilancia y la Oficina de control interno con el fin de establecer la problematica que dio la generacion del
hallazgo identificado denro del proceso de sincronización de SACES y SNIES, como conclusion luego de evaluada la
problematica se establece la necesidad de la estandarizacion por parte de las áreas funcionales Subdirección de
inspección y Vigilancia y la Subdireccion de Aseguramiento de los registros de cargos entre ambas fuentes,
considerando el impacto sobre los datos de ambas partes asi como el proceso de inscripción de rectores ; las áreas
Subdirección de inspección y Vigilancia y la Subdireccion de Aseguramiento de la calidad se compromenten a realizar
una reunion para definir las medidas frente a la estandarización de cargos, hasta que no se realice esta estandarizacion
no es posible automatizar el proceso entre los Sistemas de Informacion.
Se cuenta con soportes de conformación de comités de alimentación escolar de los siguientes municipios: Puerto
Tejada, Piendamó, Padilla, Morales, Miranda, Mercaderes, Lopez de Micay, La Vega, La Sierra, Guapi, Buenos Aires,
Bolívar, Balbao, Argelia, Almaguer, Almaguer, Argelia, Cajibio, Rosas, Santa Rosa, Santander de Quilichao, Sucre,
Timbio
Indígenas: Toribio, Paez, Miranda, totoro, Almaguer, Puracé, Caloto, Silvia, Sotará, Jambalo, Buenos Aires, La vega,
Corinto, Caldono, Santa Rosa, Santander de Quilichao, San Sebastián, Gaitana.
Teniendo en cuenta que de acuerdo a la situación del personal en cada una de las Regiones del País, y que existe en la
normatividad varios instrumentos legales para que una persona realice una actividad, es por ello que en los
Lineamientos se indicó lo siguiente:
"El operador deberá garantizar que el recurso humano responsable de desarrollar las diferentes etapas de ejecución del
PAE, sea vinculado conforme a lo establecido en la normatividad legal vigente en Colombia de cada una de las
regiones"
Es decir dentro de los lieamientos no podrán indicarse una figura jurídica especial, sino que el Operador es el
responsble de la contratación del personal necesario para poder llevar acabo el contrato de aporte, en atención del
Decreto 2388 de 19769 en especial el artículo 127. El operador debe siempre cumplir la normatividad vigente en
Colombia.
Se hace entrega de una estrategia de comunicaciones priorización, focalización y divulgación de derechos se

evidencia la programación de las acciones pertinentes para el mejoramiento de la implementación del PAE. En la que
se tratan los lineamientos técnico administrativo dentro de los temas desarrollados en la comunicación no se evidencia
la planeación del PAE.
Se realizan visitas de seguimiento a través de las interventorías, se verifica la situación señalada por la auditoria y en los
casos en que la misma no hubiera evolucionado satisfactoriamente, se generan requerimientos. se entrega los soportes
de Bolívar.
casos en que la misma no hubiera evolucionado satisfactoriamente, se generan requerimientos. Las actas soporte se
entregan en un CD, registrando visitas en los departamentos de Cauca.
Tejada, Piendamó, Padilla, Morales, Mercaderes, Lopez de Micay, La Sierra, Guapi, Buenos Aires, Bolívar, Balbao,
Argelia, Almaguer, Almaguer, Argelia, Cajibio, Rosas, Santa Rosa, Santander de Quilichao, Timbio
se convocaron unas capacitaciones a operadores en las cuáles fueron socializados los formatos y se presento el
correcto diligenciamiento y los tiempos y fechas de entrega.
Adicionalmente, se socializaron en el marco del contrato interadministrativo suscrto con la Universidad de Antioquia para
brindar asistencia técnica a ETC y Operadores.
El Ministerio programó encuentros subregionales para realizar talleres por componentes, entre estos el financieros con
las ETC y Operadores en el cuál se desarrollarón diferentes temas como poe ejemplo: Explicación de la financiación del
programa, cuál es la responsabilidad del Ministerio y cuáles son las fuentes de financiación, operación PAE 2015,
Contratación Modalidad Descentralizada, especificaciones financieras de los convenios, forma de pago establecida,
documentos para tramitar cada desembolso, consideraciones a tener en cuenta, entre otros.
entregan en un CD, registrando visitas en los departamentos de Cauca, Bolívar, Cesar, Magdalena, Valle del Cauca y
Tolima.
se convocaron unas capacitaciones a operadores en las cuáles fueron socializados los formatos y se presento el
correcto diligenciamiento y los tiempos y fechas de entrega.
Adicionalmente, se socializaron en el marco del contrato interadministrativo suscrto con la Universidad de Antioquia para
brindar asistencia técnica a ETC y Operadores.
El Ministerio programó encuentros subregionales para realizar talleres por componentes, entre estos el financieros con
las ETC y Operadores en el cuál se desarrollarón diferentes temas como poe ejemplo: Explicación de la financiación del
programa, cuál es la responsabilidad del Ministerio y cuáles son las fuentes de financiación, operación PAE 2015,
Contratación Modalidad Descentralizada, especificaciones financieras de los convenios, forma de pago establecida,
documentos para tramitar cada desembolso, consideraciones a tener en cuenta, entre otros.
casos en que la misma no hubiera evolucionado satisactoriamente, se generan requerimientos. Se entrega las
evidencias de santander.
entregan en un CD, registrando visitas en el departamento de Tolima.
entregan en un CD, registrando visitas en el departamento de Tolima.
Durante la vigencia 2015, el Ministerio adelanto la preparacion de una nueva reglamentacion del PAE, teniendo como
resultado la expedición del Decreto 1852 de septiembre 16 de 2015. La nueva reglamentación establece que el MEN
emite los lineamientos tecnico administrativos de la operacion del PAE y la ejecución estará a cargo directamente de los
entes territoriales. En consecuencia la estrategia de acompañamiento en los puestos de trabajo se vió modificada.
Desde el Componente de Monitoreo y Control se diseñaron flujogramas-Acuerdos de Servicio y se propuso un Manual

de Administración Interna del PAE. Este documento debe ser validado con la Gerencia del Programa y los líderes de
Componente. A la fecha se han implementado 7 procedimientos: Empalme UdeA-Interventorías, Cobertura de Cupos y
Actualización, Jornada Única, Plan de Visitas Interventoría, Bienestarina, Seguimiento a los Resultados de los Análisis
Microbiológicos, Administración Documental de Contratos.
Para este periodo no se reportan avances en esta materia teniendo en cuenta que en el mes de julio no se realizaron
visitas de asistencia técnica por parte de la Universidad de Antioquia toda vez que estaban culminando el proceso
contractual y se encontraban realizando empalme con las interventorías contratadas. Así las cosas, el Componente
Técnico del Programa asume el desarrollo de la actividad en los meses de octubre, noviembre y diciembre.
Para este periodo no se reportan avances en esta materia teniendo en cuenta que en el mes de julio no se realizaron
visitas de asistencia técnica por parte de la Universidad de Antioquia toda vez que estaban culminando el proceso
contractual y se encontraban realizando empalme con las interventorías contratadas. Así las cosas, el Componente
Técnico del Programa asume el desarrollo de la actividad en los meses de octubre, noviembre y diciembre.
El 13 de julio se envia correo a las ETC mediante el cual se socializa el manual para la promocion de la participación
ciudadana y el control social, la guia para la conformacion de los comites y el plan de capacitación para los comites de
alimentacion escolar.
Se adjuntan Informes de Seguimiento de Mesas Públicas agosto, junio y julio.

A la fecha, se ha efectuado la revisión para su posterior actualización de la documentación publicada en el Sistema
Integrado de Gestión relacionada a la Subdirección de Acceso. Se han definido cinco (5) nuevos macroprocesos
misionales para el Ministerio de Educación Nacional en los cuales se abarca los once (11) macroprocesos misionales
actuales y son:
1. Gestión del conocimiento del sector.

2. Gestión, Articulación y Alianzas de Partes Interesadas.
3. Diseño y Formulación de Políticas Públicas en Educación.
4. Implementación de Políticas Públicas en Educación.
5. Monitoreo y Aseguramiento.
Posterior al análisis, en términos generales se concluye que la actual documentación debe hacer tránsito a los nuevos
macroprocesos y procesos en lo referente al objetivo y alcance definido para cada uno de éstos. Actualmente, el
rediseño se encuentra en etapa de divulgación.
Teniendo en cuenta los acontecimientos que se han venido presentando en la dinámica del PAE a partir del segundo
trimestre del año, y la generación del Decreto 1852 de 2015 que describe cambios significativos en la operación del
Programa y el Modelo de Asistencia Técnica, se hace necesario replantear el desarrollo de esta actividad con un
propósito de eficiencia.
El equipo PAE planea y desarrolla una serie de encuentros Subregionales con las 95 ETC con el objetivo de generar un
espacio de capacitación en temas esenciales para la operación, el seguimiento y el reporte del Programa, en el marco
de la construcción de un nuevo modelo.
Se realizan visitas de seguimiento a través de las interventorías, se verifica la situación señalada por la auditoria y en
los casos en que la misma no hubiera evolucionado satisfactoriamente, se generan requerimientos. Las actas soporte
se entregan en un CD, registrando visitas en los departamentos de Cauca, Bolívar, Cesar, Magdalena, Valle del Cauca y
Tolima.
Tolima.
Tolima.
Tolima.
Tolima.
Seguimiento del Plan de Accion de manera trimestral teniendo en cuenta las 7 estrategias
planteadas
Se anexa oficio por parte del constructor dirigido a FONADE, mediante el cual da respuesta a
requerimiento
*Se esta adelanto la adecuación total de las 22 unidades Santiarias se espera por parte de la subdireccion de gestion
administrativa el informe para tener el soporte del cambio de las unidades sanitarias.
*Se esta realizando la adecuacion de la red electrica del ministerio se espera por parte de la Subdireccion de gestion
administraviva el informe de cierre del convenio.
*Se realizo la terminacion de la contratación para el diseño de la red contra incendios para lo cual se presento la
evidencia 770 de 2015 incendios
*Se adelantarán las actividades prioritarias y el presupuesto disponible tanto en vigencia 2015 como 2016.
* Se solicitarán los recursos presupuestales para la vigencia 2016 que garanticen la ejecución de los actividades
pendientes para la adecuación de la red eléctrica del edificio
* Por parte de la SGA, se esta enviando comunicaciones vía correo electrónico informando el estado y cumplimiento de
las comisiones para lo cual se entregan evidencias que se realiza cada mes a los jefes de los procesos que utlizan este
proceso.
*Se estan realizado comunicaciones a través del PREGONERO recordando el procedimiento de la ficha tecnica ficha
técnica del SIG y los tiempos allí estipulados tanto para comisiones al interior como al exterior
*La ficha tecnica se encuetra en actualizacion con la colaboracion de la Subdireccion de desarrollo Organizacional, la
ficha técnica A-FT-GA-GC-01-01 que regula el subproceso de Comisiones de Servicios.
La Subdireccion de gestion administrativa trabajo en la documentacion de la ficha A-FT-GA-GC-01-01 para generar la
tabla que permite que sustentantar los procedimientos que realizan los diferentes servidores que cumplen comisión de
servicios como son conductores, escoltas y agentes de la Policía, la cual contemplo dentro de las ficha A-FT-GA-GC-
01-01 la tabla para los perímetros de viaticos para los lugares aledaños a bogota (Chía, Soacha, etc), Se evidencia tabla
de valores intermunicipales. La ficha A-FT-GA-GC-01-01 se encuetra en proceso de aprovacion por parte de la
Subdireccion de Desarrollo Organizacional el proceso, La Subdireccion de gestion administrativa pide reformulacion en
tiempo debido a que se retrazo el proceso debido a la salida del Subdirector Andres Perdomo lo cual genero un leve
retrazo en el tiempo de ejecucion de este plan de mejoramiento.
*Se han realizado encuentros con la Subdireccion de Desarrollo Organizacional para evaluar la Inclusión de los riesgos
dentro de la matriz de riesgos publicada en el SIG con las respectivas acciones y controles se anexan correos que
soportan la gestion
*Se espera la reunion para que los líderes de los equipos de trabajo realizaran reuniones para capacitar a los
servidores con el fin de asegurar el desarrollo normal de los procesos.
La Subdireccion de Gestion Ambiental realizo trabajo con la Subdireccion de Desarrollo Organizacional SDO pero la
dependencia de desarrollo organizacional debe entregrar los resultados a diciembre esto debido a la salida del
subdirector de gestion administrativa el doctor andres perdomo lo que hizo que la nueva directora de gestion
adminstrativa revisara y diera el visto bueno de las ficha A-FT-GA-CA-02-01 se evidencia trabajo entre dependencias
falta aprobacion por parte de la Subdireccion de desarrollo Organizacional. Se le solicito a control interno la
reformulacion por tiempo debido a que las activiadades se han retrasado debido a la salida del subdirector de Gestion
Administrativa
Se encuetra unificado del hallazgo 226
*Se espera Fortalecer mediante Pregoneros la comunicacion de la información de los acuerdos de nivel de
servicios o tiempo de respuesta de las solicitudes realizadas a través de la mesa de ayuda
*Realizar el seguimiento de los resultados arrojados por la calificación del servicio ofrecido a traves de la mesa de ayuda
Se encuetra unificado con el hallazgo 225

*Se Solicito a la oficina de tecnología la activación para la calificación de los servicios prestados por la mesa de
ayuda la oficina de tecnologia acogio la solicitud de la calificacion pero se han presentado problemas en la ejecucion de
la calificacion ya que esta hace que esta abra como si fuera una nueva mesa de ayuda se esta esperando por parte de
tecnologia solucion a este inconveniente.
Se estan realizado anuncios en el pregonero para Fortalecer la colaboradores realicen la calificación de la mesa de
ayuda de los servicios prestados
Se esta esperando la solucion del inconveniente de la calificacion en el aplicativo con tecnologia de los resultados
arrojados por la calificación del servicio ofrecido a través de la mesa de ayuda.
La Subdireccion de Gestion Administrativa trabajo con la oficina de tecnologia y sistemas de informacion para realizar la
depuracion del sistema de Informacion de comisiones logrando dar de baja a los usuarios que no se encuentran en el
proceso solo dejando 2 usuarios los cuales son parte de Gestion Administrativa el Señor Edgar Bermudez y Por parte de
la oficina de tecnologia el señor lusbin vargas contreras
Se adelantaron reuniones con la Comisión Intersectorial para la Atención Integral de la Primera Infancia donde se
establecieron avances frente a los indicadores "Cero a siempre" se mostro por parte del doctor Cristian Franco los
problemas presentes en el carge de los indicadores y se espera la restructuracion de los mismos, se anexa acta No 43.
y ficha de indicadores que se necesita modificar
Se solicito el apoyo de la subdireccion de desarrollo Organizacional donde se realizo la capacitacion por parte de la
Subdireccion de desarrollo organizacional en donde se realizo la matriz de riesgos para los procesos de
DIRECCIONAMIENTO PRIMERA INFANCIA donde se especifican los riesgos. Se anexa carta de solictud de primera
infancia, lista de asistencia de la capacitacion en riesgos y matriz de riesgos para aprobar por Subdireccion de
desarrollo organizacional.
Se le ha realizo seguimiento aperiodicos a los proyectos presupuestales de la Direccion de Primera Infancia donde se
reporta la ejecucion de los proyectos se reporta que se ha cumplido con las espectativas del plan de mejoramiento
generado reportes semanles y quincenales que se generan a travez de los proyectos que tiene la Direccion de Prmera
Infancia
Se asignaron a los abogados, servidores y contratistas Lockers para la disposición de elementos y se mantienen en
archivo las carpetas. Sobre los escritorios, solo se eviencian los expedientes que estan consultando en el momento.
La Subdireccion Financiera realizó un análisis de la matriz de riesgos de igual forma se reorientaron y actualizaron los
riesgos teniendoen cuenta la coyuntura actual de los procesos y procedimientos al interior de la Subdirección de Gestión
Financiera y las diferentes actualizaciones que se han venido generando por razones tanto de índole interno como por
aplicación e implementación de normatividad emitida por órganos rectores tales como Ministerio de Hacienda y Crédito
Publico, Contaduría General de la Nación, Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales entre otros.
El ejercicio ACTUALIZACION MATRIZ DE RIESGO se desarrolló bajo la política de incluir riesgos estratégicos y
relevantes para la Subdirección de Gestión Financiera
• Se concluyó que en la anterior matriz existían riesgos que implicaban duplicidad de información.
• Para el caso de algunos riesgos se determinó que pertenecían a otras dependencias lo cual imposibilita a esta
Subdirección llevar a cabo la administración del riesgo.
Dentro de la evidencias presentadas a la OCI se cuenta con la matriz de riesgos actualizada y un correo remitido a la
Dra Cristina Miranda para que se proceda a la actualización de la matriz en el SIG.
Se evidencia solicitud realizada por la oficina de Inspección y Vigilancia, de la corrección de la meta del indicador
"Porcentaje de IES con acciones de seguimiento realizadas sobre las condiciones de prestación del servicio y el
cumplimiento de normas de educación superior", por medio del documento " Formato de modificaciones sobre
presupuesto e indicadores de actividades estratégicas del MEN -SSP-SIIF"; la corrección de la meta es de 48% para el
año 2014.
Adicional se observa en el SSP, la corrección realizada por la oficina de Planeación, correspondiente al indicador; se
adjuntan evidencias soporte.
Se evidencio un documento en borrador del procedimiento para la gestión de software elaborado por la Oficina de
Tecnología y Sistema de la Información el cual permitirá establecer las actividades para administrar los activos de
software de la entidad.
Tecnología y Sistema de la Información, sin embargo este documento no es acorde con la estructura para el rediseño de
procedimientos estipulados por la Subdirección de Desarrollo Organizacional, las áreas se comprometen a reunirsen
para validar la información y el formato del documento y así darle aprobación al mismo.
Se evidencia actas del 17 de junio y 3 de julio de 2015 donde la oficina de Tecnología y Sistema de la Información
reformulo acciones para la actualización el catálogo de servicio actual del MEN en base a esta revisión se realizaran los
ajustes.
Se han realizado ajustes de tiempos al catálogo de servicios cabe anotar que aún no se han aprobado estos cambios,
se debe definir con la Subdirección de Desarrollo Organizacional el formato que se va a utilizar para el catálogo de
servicio y concretar si conexión Total se incluirá en catálogo de servicio
La oficina de Tecnología y Sistemas de la Información en conjunto con la Subdirección de Gestión Administrativa realizo
un documento de gestión de hardware, donde se define el procedimiento de gestión de ciclo del vida de los activos
hardware, en dicho documento se encuentra el flujo de la fase planear, fase distribuir, fase retirar.
El documento de gestión de hardware lo realizaron la oficina de Tecnología y Sistemas de la Información y Subdirección
de Gestión Administrativa, en este momento dicho documento está en una etapa de revisión y validación por parte de la
Subdirección de Desarrollo Organizacional.
Se realizó cruce de inventarios entre la Oficina de Tecnología y la subdirección de Gestión Administrativa, se evidencia
informe del cruce de inventario donde se encuentra que no coinciden algunos productos entre lo que tiene la OTSI y
tiene la SGA, se debe trabajar en un plan de conciliación del inventario.
Se realizo mantenimiento preventivo de los equipos del MEN y se hizo verificación fisíca equipo a equipo, para
actualizar la información que se tenia, se evidencia documento de excel con la verificacion de los equipos con el 100%.
Se finalizo la revision y cruce de consolidado de los equipos de cómputo del MEN tomando como base el inventario de
hardware realizado por la SGA y el inventario de la OTSI, el informe esta en proceso de elaboración.
software de la entidad, ademas se establecierón otras acciones como la politica contractual maneja el proceso de
contratación que especifica que cualquier bien de tipo tecnologico (Hardware y Software) debe llevar un visto bueno de
la Oficina de Tecnología y Sistemas de la Información, esta politica ya se puede evidenciar publicada en el SIG.
Tecnología y Sistema de la Información, sin embargo este documento no es acorde con la estructura para el rediseño de
procedimientos estipulados por la Subdirección de Desarrollo Organizacional, las áreas se comprometen a reunirsen
para validar la información y el formato del documento y así darle aprobación al mismo.
De parte de SGA se tiene el reporte que arroja Stone de licenciamiento, se evidencia el listado de software con el listado
con los contratos y vigencias relacionado, actualmente la SGA y la OTSI está recopilando y reconociendo la mayor parte
de información de las licencias y soportes de software que está instalado área por área, para determinar qué es lo que
esta licenciado y permitido dentro de los equipo de cómputo del MEN.
Se ha realizado levantamiento de inventario de software desarrollo por terceros, las areas responsables se
compromente a realizar el informe de software base.
Se ha realizado levantamiento de inventario de software transferido, las areas responsables se compromente a realizar
el informe de software base de contratos de otras entidades y soportes de convenios.
La OTSI realizo un inventario de los medios físicos que existen en el MEN se evidencia archivo de este inventario, sin
embargo la OTSI hace claridad de que los medios físicos no son sujetos de inventarios ni control esto quedo en
sustentado en acta de reunión de la mesa de trabajo entre la OTSI y SGA, para que pase a aprobación de los jefes de
cada área para que avalen y aprueben la decisión de que los medios físicos no son sujetos de inventario si no las
licencias del software adquirido por el MEN.
La OTSI realizo inventario a medios fisicos que existen en el MEN, se evidencia acta de mesa de trabajo entre la OTSI y
SGA concerniente al levantamiento dem inventario fisico del MEN
La OTSI realizo inventario a medios fisicos que existen en el MEN, se evidencia acta de mesa de trabajo entre la OTSI y
SGA concerniente al levantamiento dem inventario fisico del MEN
La OTSI Realizo inventario a medios fisicos que existen en el MEN, se evidencia acta de mesa de trabajo entre la OTSI
y SGA concerniente al levantamiento dem inventario fisico del MEN, donde se hace claridad de: "dichos medios de
instalación no constituye en si un activo sobre el que amerite hacer levantamiento de inventario, ya que el activo en si es
la licencia de software que adquiere el MEN" lo anterior sera comunicado a los jefes de las areas correspondientes para
que se tomen las decisiones necesarias.
La OTSI Realizo inventario a medios físicos que existen en el MEN, se evidencia acta de mesa de trabajo entre la OTSI
y SGA concerniente al levantamiento del inventario físico del MEN. La SGA envio un comunicado N°2015-IE-043764 de
noviembre 30 de 2015 en donde se aclara que de acuerdo a lo establecido en la resolución del MEN se expide el
manual de procedimientos para el manejo de muebles e inmuebles en el numeral 3.1.2 bienes intangibles,
licencia/software que establece “el manejo, archivo, custodia, administración y control de los originales de las licencias
de software que corresponden a novedades tecnológicas que se adquieren o se reciben como cesión al MEN"
Los inventarios de los medios magnéticos no tiene valor, por tal motivo no se puede dar de baja esto lo comunico
contabilidad debido a esto esta actividad queda cerrada se solicitara a contabilidad un oficio formal para tener como
evidencia de la situación informada y de porqué motivo no se llevó a comité de bienes.
software de la entidad.
Se evidencio un documento de procedimiento para establecer las actividades para administrar los activos de software
de la entidad a través de las diferentes fases de su ciclo de vida elaborado por la Oficina de Tecnología y Sistema de la
Información, sin embargo este documento no es acorde con la estructura para el rediseño de procedimientos
estipulados por la Subdirección de Desarrollo Organizacional, las áreas se comprometen a reunirsen para validar la
información y el formato del documento y así darle aprobación al mismo.
El equipo PAE planea y desarrolla una serie de encuentros Subregionales con las 95 ETC con el objetivo de generar
un espacio de capacitación en temas esenciales para la operación, el seguimiento y el reporte del Programa, en el
marco de la construcción de un nuevo modelo.
marco de la construcción de un nuevo modelo. Se entrega documento manual de Administración Interna del PAE.
Se firman contratos de interventoría con tres firmas
(i) Se adjunta informe
(ii) Se firman contratos de interventoría con tres firmas

Se normalizo la base de datos y se incorporarón seguridades, correspondientes a formatos de fechas despachos,
números.
UDITORIA INTERNA MEN A 30 SEPTIEMBRE 2015
E1 E2 E3
70% 70% 70%
91% 91% 91%

100% 100% 100%
100% 100% 100%
100% 100% 100%

100% 100% 100%
77% 77% 77%

77% 77% 77%
75% 75% 75%

80% 80% 80%
100% 100% 100%

100% 100% 100%
100% 100% 100%
100% 100% 100%
100% 100% 100%

100% 100% 100%
100% 100% 100%
100% 100% 100%

100% 100% 100%
100% 100% 100%
100% 100% 100%
100% 100% 100%

100% 100% 100%
100% 100% 100%
100% 100% 100%
100% 100% 100%

100% 100% 100%
100% 82% 91%
100% 100% 100%

33% 33% 33%
33% 33% 33%

100% 100% 100%
60% 60% 60%

100% 100% 100%
80% 80% 80%

75% 75% 75%
75% 75% 75%

75% 75% 75%
75% 75% 75%

75% 75% 75%
75% 75% 75%
75% 75% 75%

75% 75% 75%
100% 100% 100%

75% 75% 75%
75% 75% 75%

80% 80% 80%
80% 80% 80%
80% 80% 80%
80% 80% 80%
70% 70% 70%

45% 45% 45%
80% 80% 80%
100% 100% 100%

70% 70% 70%
70% 70% 70%
100% 100% 100%
100% 100% 100%

100% 100% 100%
100% 100% 100%

65% 55% 60%
63% 55% 59%
100% 100% 100%

100% 100% 100%
100% 100% 100%

60% 60% 60%
100% 100% 100%

100% 100% 100%
80% 60% 70%

65% 55% 60%
63% 55% 59%

100% 100% 100%
60% 50% 55%

60% 50% 55%
100% 100% 100%
100% 100% 100%

100% 100% 100%
100% 100% 100%
100% 100% 100%
100% 100% 100%

65% 55% 60%
63% 55% 59%
43% 43% 43%
63% 63% 63%
43% 43% 43%
43% 43% 43%
43% 43% 43%
33% 33% 33%
43% 43% 43%
25% 25% 25%
25% 25% 25%
33% 33% 33%
100% 100% 100%
SEPTIEMBRE 2015
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO (Porqué es o no es eficaz, eficiente y/o efectiva)
E1: Se logró la depuración de base de datos, pero no se va a realizar un acuerdo de pago, mensualmente
el MEN remite cuentas de cobro a la FIDUPREVISORA de las obligaciones de pago y esta va realizando
algunos pagos. Dependemos de un tercero (Ministerio de Hacienda) para el pago integral de las sumas
adeudadas.
E2:Pese a que no logró un acuerdo de pago definitivo se vienen pasando las cuentas de cobro períodicas y
se vienen recuperando sumas de dinero que han sido embargadas.
E3: Se debe reformular el plan de mejora, si bien es cierto dependemos del Ministerio de Hacienda para el
pago integral de las obligaciones se debe persistir en el pago de las sumas de dinero que han sido
embargadas.
E1: Se adoptó la metodología de la Agencia de Defensa Jurídica del Estado, sin embargo no se evidencia
en el aplicativo e-KOGUI.
E2: Los abogados estan aplicando la metodología de la agencia, pero deben incorporarla en la herramienta
e-KOGUI
E3: Fue efectiva la estrategía para
E1: Se estructuro base de datos para control de pagos a a través de la cual se realiza el seguimiento de
sentencias por parte del Ministerio, de tal forma que permita contar con las fichas técnicas
correspondientes a cada caso, para la presentación al Comité de Conciliación dentro de los términos
legales.
E2: Se evidenciaron las fichas, la base de datos y en las actas del Comité de conciliación se realiza el
analisis de las sentencias en contra del Ministerio para recomendar la procedencia de la acción de
repetición.
E3: Se evidencia en las actas de comité los analisis oportunos para determinar la procedencia de la acción
de repetición, lo cual se logra a partir del cumplimiento del proceso, las fichas técnicas y la presentación por
parte de los abogados de cada caso para determinar la procedencia de la acción de repetición.
B1: Se remitió el oficio al C.S de la J solicitando que impartan instrucciones a los juzgados sobre la
inembargabilidad de los recursos de la Nación.
B2: El oficio se remitió dentro de los plazos progrmados, pero los juzgados estan ordenando los embargos
basados en la excepción consagrada en la Sentencia c 546-92 que dispone que l os actos administrativos
que contengan obligaciones laborales en favor de los servidores públicos deben poseer la misma garantía
que las sentencias judiciales, esto es, que puedan prestar mérito ejecutivo -y embargo- a los diciocho (18)
meses después de haber sido ejecutoriados. En aquellos casos en los cuales la efectividad del pago de las
obligaciones dinerarias a cargo del Estado surgidas de las obligaciones laborales, solo se logre mediante el
embargo de bienes y rentas incorporadas al presupuesto de la Nación, éste será embargable.
E1: Se evidencia en la carpeta comunicaciones embargos, comunicaciones a los juzgados solicitando la

entrega de titulos de deposito judicial y/o remanentes.
E2: De los oficios revisados se evidencia que la Oficina Jurídica esta remitiendo oportunamente oficios
solicitando la entrega de titulos judiciales.
E3: Se estan recuperando recursos embargados a través de las actuaciones oportunas de la Jefe de la
Oficina Jurídica.
E1: Se modificó el procedimiento de Gestión de Cooperación incluyendo el visto bueno de la Oficina de
Cooperación en los insumos de los convenios.
E2: Se adecuó el proceso con el fin de que la Oficina de Cooperación tenga un mayor control sobre los
convenios que se suscriben en el Ministerio.
E3: La efectividad se viene dando en el control que tiene la Oficina de Cooperación sobre los convenios.
E1:Se evidencia que a la fecha los contratos No. 529 de 2012 y No. 945 de 2012 se realiza el proceso de
reclasificación de los saldos.
E2:No se ha cumplio la fecha de tiempo ya que se tiene pendiente de la liquidación de contrato No. 987 de
2012.
E3:En el cumplimiento de la meta se evidencia que se esta realizando seguimiento por parte de las areas
del estado de los contratos pero tiene la dificultad de las liquidación del contrato 987 de 2012.
E1:Se observa en el contrato 844 de 2011 que el area de Gestión Financiera relizaron la solicitud de la
información al area de permannencia.
E2: El hallzago se encuentra con vencimiento del 28 de febrero de 2015, solo se ha avanzado la parte de la
solicitud de los informes a la OEI.
E3:Se han radicado los informes financieros al area de gestión financiera pero se encuentran con falta de
firmas.
E1: Se evidencia el acta de improcedencia de contrato 939, informe finaciero en el que se evidencia
cumplimiento del 100% del convenio y actualuzación del macroproceso de contratación. Se califica el 75%
E2: No se cumplieron las acciones en el tiempo propuesto. Se califica el 75%
E3: Las acciones tendientes al cierre del plan de accion no han tenido impacto en el logro de la meta, ya
que a la fecha, no se cuenta con la implementacion del macroproceso, pero se encuentra el procedimiento
supervision o interventoria del contrato convenio u orden de aceptacion de oferta, con fecha de
actualizacion 9/12/2013. Se califica el 75%
No es Eficiente, ni eficaz dado que las acciones planteadas no estuvieron encamidas a la mitigacion de la
causa que genero el hallazgo. Este hallazgo se cierra para ser replanteado de acuerdo al acta del 14 de
octubre de 2015
E1: Se evidencia las actas de la conformación de los comites del programa PAE con las firmas de los
integrantes de las instituciones educativas, en 44 municipios relacionados en el detalle, dando
cumplimiento a la actividad formulada, subsanando así el hallazgo.
E2: La meta establecida en el plan de mejoramiento se realizo dentro de los plazos .estableciedos
satisfactoriamente.
E3: El cumplimiento de la meta de hallazgo se realizo efectivamente ya que cumplio con la actividad dentro
de los plazon establecidos.
E1: Se evidencia los lineamestos tecnicos actualizados con fecha de Abril del 2015 en el que se especifica
la responsabilidad del operador en cuanto el recurso humano vinculado al programa PAE, en la
contratación, presataciones de ley entre otros; dando cumplimiento a la meta establecida en el hallazgo.
E2: La meta se cumple eficientemente dentro de los plazos establecidos en el plan de mejoramiento.
E3: Se evidencia cumplimiento efectivo de la meta establecido en el plan de mejoramiento, dando
respuesta oportuna al hallazgo.
E1:Se evidencia la estrategia de comunicación la cual tiene como objetivo "Informar a los diferentes actores
del PAE sobre la priorización y focalización, los derechos que tienen frente al Programa y las Guías
Alimentarias para la Población Colombiana (GABAS). dando respuesta al hallazgo.
E2: la estrategia de comunicación se realiza eficazmente cumpliendo con lo planeado en el plan de
mejoramiento.
E3: El plan de mejoramiento se efectuo efectivamente dando respuesta al hallazgo.
E1: las evidencias recibidas de la ejecución de las acciones de mejora dan cuenta de las visitas realizadas
a los contratos 1011 del 2014 realizada en Bolívar por parte de la interventoría; de igual forma se
evidencian los requerimientos emitidos por la interventoría en los casos en el que se evidencia
incumplimiento de los lineamientos técnicos del PAE, ya que este no tienen la competencia de imponer
sanciones. de esta forma se evidencia cumplimiento de eficaz de acción.
E2: La actividad se realiza dentro de los plazos establecidos dando respuesta eficientemente.
E3: El plan de mejoramiento se realiza efectivamente, subsanando el hallazgo.
a los contratos 354 del 2015 y 402 del 2015 en los municipios de Cauca por parte de la interventoría, varias
matrices en las que se relacionan los municipios visitados, la unidad de atención, fecha de visita, aspectos
evaluados, hallazgos entre otros; de igual forma se evidencian los requerimientos emitidos por la
interventoría en los casos en el que se evidencia incumplimiento de los lineamientos técnicos del PAE, ya
que este no tienen la competencia de imponer sanciones. de esta forma se evidencia cumplimiento de
eficaz de acción.
integrantes de las instituciones educativas, en los municipios de Cauca, dando cumplimiento a la actividad
formulada, subsanando así el hallazgo.
satisfactoriamente.
satisfactoriamente.
E1: Se evidencian las actas de las visitas de asistencia tecnica administrativa y financiera de la ejecución
del programa PAE, realizadas en el deparatamento del cauca. De igual forma las memorias y listas de
asistencia realizadas impartiendo la información acerca de los lineamientos del PAE. dando cumplimiento a
las actividades programadas para subsanar el hallazgo.
E2: la meta del plan de mejoramiento se realiza eficasmente dentro de los plazos establecidos.
E3: de acuerdo a lo planteado en el plan de mejoramiento se demuestra el cumplimiento efectivo de la
meta palnteada.
a los contratos 354 del 2015 y 402 del 2015 en los municipios de Cauca por parte de la interventoría, varias
matrices en las que se relacionan los municipios visitados, la unidad de atención, fecha de visita, aspectos
evaluados, hallazgos entre otros; de igual forma se evidencian los requerimientos emitidos por la
interventoría en los casos en el que se evidencia incumplimiento de los lineamientos técnicos del PAE, ya
que este no tienen la competencia de imponer sanciones. de esta forma se evidencia cumplimiento de
eficaz de acción.
satisfactoriamente.
satisfactoriamente.
satisfactoriamente.
satisfactoriamente.
E1: Se evidencian las actas de las visitas de asistencia tecnica administrativa y financiera de la ejecución
del programa PAE, realizadas en el deparatamento del cauca. De igual forma las memorias y listas de
asistencia realizadas impartiendo la información acerca de los lineamientos del PAE. dando cumplimiento a
las actividades programadas para subsanar el hallazgo.
E2: la meta del plan de mejoramiento se realiza eficasmente dentro de los plazos establecidos.
E3: de acuerdo a lo planteado en el plan de mejoramiento se demuestra el cumplimiento efectivo de la
meta palnteada.
a los contrato 374 del 2015 en el departamento de Santander por parte de la interventoría; de igual forma
se evidencian los requerimientos emitidos por la interventoría en los casos en el que se evidencia
incumplimiento de los lineamientos técnicos del PAE, ya que este no tienen la competencia de imponer
sanciones. de esta forma se evidencia cumplimiento de eficaz de acción.
al contrato 1007 del 2014 en los municipios del tolima por parte de la interventoría, una matrizen las que
se relacionan los municipios visitados, la unidad de atención, fecha de visita, aspectos evaluados, hallazgos
entre otros; de igual forma se evidencian los requerimientos emitidos por la interventoría en los casos en el
que se evidencia incumplimiento de los lineamientos técnicos del PAE, ya que este no tienen la
competencia de imponer sanciones. de esta forma se evidencia cumplimiento de eficaz de acción.
al contrato 1007 del 2014 en los municipios del tolima por parte de la interventoría, una matrizen las que
se relacionan los municipios visitados, la unidad de atención, fecha de visita, aspectos evaluados, hallazgos
entre otros; de igual forma se evidencian los requerimientos emitidos por la interventoría en los casos en el
que se evidencia incumplimiento de los lineamientos técnicos del PAE, ya que este no tienen la
competencia de imponer sanciones. de esta forma se evidencia cumplimiento de eficaz de acción.
E1: El Ministerio durante el 2015 adelanto un proceso de revisión de la ejecución del PAE para establecer
la estrategia que pueda resultar mas eficiente, arrojando como resultado la expedicion del Decreto 1852 de
2015.
E2:La nueva estrategia obligo al MEN reconsiderar las propuestas formuladas inicialmente en el plan de
mejoramiento.
E3:Nuevos procesos, procedimientos, indicadores.
E1: Se anexa manual de Administración interna del Programa de Alimentación Escolar. incluye cinco
componentes: Tecnico, monittoreo y control, juridico, financiero, sistema de información y comunicaciones.
E2:Manual elaborado dentro de los terminos previstos.
E3: El lineamiento administrativo presenta de manera articulada todos los aspectos del PAE contribuyendo
a una mejora continua
E1: Se refleja avance de seguimiento a comites de alimentación escolar de Antioquia. E2:Las actividades
se desarrollan dentro de los terminos establecidos.E3: La efectividad se evalua al terminar las
actividades.Vencimiento dic 31 de 2015
E1: Se refleja avance de seguimiento a comites de alimentación escolar de Antioquia y Choco.

E2:Las actividades se desarrollan dentro de los terminos establecidos.
E3: La efectividad se evalua al terminar las actividades. Vencimiento diciembre 31 de 2015
E1:El equipo responsable del PAE socializa el Manual para la promoción de la participacion ciudadana y la
guia para la conformacion de comites PAE.
E2: Socializacion se efectua dentro de los terminos establecidos en el Plan.
E3: Las guias elaboradas por el MEN y socializadas a las ET garantizan que la operacion de los comites PAE
contribuyan a mejorar la calidad del servicio.
E1: Se anexa informes de realizacion de mesas publicas del PAE para los meses de junio, julio y agosto. E2:
Desarrollo de las mesas publicas dentro de los terminos previstos en el Plan. E3: El informe permite hacer
seguimiento de las mesas publicas, consolida informacion y establece conclusiones y resultados.
E1: El Ministerio de Educacion coordinado por la SDO efectuo una propuesta de rediseño de sus
macroprocesos, incluye la modificación a las fichas y flujogramas E2:A septiembre 30, la nueva cadena de
valor ha sido socializada a todas las areas misionales y de apoyo . E3: Se cuenta con el rediseño de los
macroprocesos del Ministerio.
E1: Se anexan actas de asistencia de las diferentes reuniones con las ET desarrolladas durante los meses
de julio, agosto y septiembre. E2:Reuniones efectuadas dentro de los terminos establecidos.E3: Las
reuniones efectuadas con los diferentes actores contribuyen a generar espacios de discusion y proponer
alternavas para la mejora.
E1: Se adelantan a traves de las interventorias, visitas de seguimiento a los Deptos de Cauca, Tolima, Valle
del Cauca y Bolivar, como estrategia al modelo de monitoreo y control implementado. E2: visitas
adelantadas los meses de julio, agosto y septiembre. E3: La permanente intervencion in sitio genera
resultados efectivos para el monitorieo y control del PAE.
adelantadas los meses de julio, agosto y septiembre. E3: La intervencion in sitio genera resultados
efectivos para el monitorieo y control del PAE. y se proponen acciones de mejora.
adelantadas los meses de julio, agosto y septiembre. E3: La intervencion in sitio genera resultados
efectivos para el monitorieo y control del PAE. y se verifican las condiciones de infraestructura
adelantadas los meses de julio, agosto y septiembre. E3: La intervencion in sitio permite verificar la
publicacion de minutas en comedores escolares.
adelantadas los meses de julio, agosto y septiembre. E3: La intervencion in sitio permite verificar la
publicacion de minutas en comedores escolares.
E1: Se anexa matriz de seguimiento del plan de accion formulado para el PAE con 7
estrategias para la vigencia 2015. E2: Seguimiento al Plan de Accion se efectua
trimestralmente. E3: Porcentaje de cumplimiento acorde con el periodo de corte.
E1: Es eficaz puesto que frente a requerimientos de FONADE el constructor envía

respuesta y garantiza E2: Oficio respuesta conn fecha marzo 19 se hace dentro d los
terminos incdicados en el Plan. E3: Se cumple con las metas y propositos establecidos
en e Plan de Mejoramiento.
adelantadas los meses de julio, agosto y septiembre. E3: La intervencion in sitio permite sensibilizar para
establecer convenios para la operacipon del PAE de forma descentralizada..
adelantadas los meses de julio, agosto y septiembre. E3: La intervencion in sitio permite promover con
las ETC centralizadas el paso a operacion descentralizada..
E1: La eficiencia: Esta en 80% debido a que los funcionarios responsables de las actividades han cumplido
con las tareas hasta el momento previstas
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 80% ya que se encuentra el tiempo de acuerdo con las
actividades planeadas
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra en un 80% al realizar el balance entre
eficiencia y eficacia.
E1: La eficiencia: Esta en 80% debido a que los funcionarios responsables de las actividades han cumplido
con las tareas hasta el momento previstas enviando los comunicados a las jefes de los procesos,
publicando en pregonero y en proceso de actualizacion de la ficha tecnica A-FT-GA-GC-01-01 que regula el
proceso de comisiones
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 80% ya que se encuentra el tiempo de acuerdo con
las actividades planeadas y solo falta las modificaciones y aprobacion de la ficha tecnica.
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra en un 80% al realizar el balance
entre eficiencia y eficacia.
E1: La eficiencia: Esta en 80% ya que se ha sabido utilizar los recursos dispuestos de personal para
ejecutar la elabiracion de la ficha generando el insumo fundamental que se esta aplicando para las
comisones a lugaleres aledaños a bogota.
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 80% ya que se ha logrado implementar uno de
los insumos fundamentales que se espera este registrado dentro de la ficha tecnica A-FT-GA-GC-01-01
cuando sea aprobada por la Subdireccion de Desarrollo Organizacional.
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra en un 80% ya que se ha realizado el
boseto de la ficha tecnica y la tabla que permite generar las comisiones a los alrededores de bogota solo
falta la aprobacion por parte de la Subdireccion de desarrollo Organizacional.
E1: La eficiencia: Esta en 80% ya que se ha demostrado el esfuerzo de la gestion del sacar el plan de
mejormiento adelante y el compromiso de la identificacion de los riesgos
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 80% ya que se ha trabajado en los riesgos y su identificacion
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra en un 80% gracias a la labor de la subdireccion
de gestion administrativa.
E1: La eficiencia: Esta en 70% ya que se ha sabido utilizar los recursos dispuestos de personal para
ejecutar la actualizacion de la ficha tecnica A-FT-GA-CA-02-01 del Plan de Emergencias del Ministerio.
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 70% ya que se han avanzado en la actualizacion de la
ficha que permite mejorar el plan del manejo ambiental.
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra en un 70% ya que se ha trabajado en la
actualizacion de la ficha tecnica A-FT-GA-CA-02-01 del Plan de Emergencias del Ministerio falta la
aprobacion por parte de la jefe del area de gestion Administrativa y la Subdireccion de desarrollo
organizacional
E1: La eficiencia: La eficiencia se encuentra en un 45% ya que la ejecucion se espera realizarp regoneros
para mejorar los acuerdos de servicio y se esta adelantando la actualizacion en la ficha tecnica
E2:Eficacia: el plan de mejoramiento esta en espera de revision de fichas tecnicas
E3 Efectividad: el balance entre tiempo y recursos es optimo para el tiempo del plan
de mejoramiento.
E1: La eficiencia: La eficiencia se encuentra en un 80% ya que la ejecucion se estan realizando y se esta
ajustando la mesa de ayuda para
E2:Eficacia: el plan de mejoramiento se lleva dentro de los tiempos establecidos.
E3 Efectividad: el balance entre tiempo y recursos es optimo para el tiempo del plan de mejoramiento.
E1: La eficiencia: Esta en 100% ya que se utilizo los recursos dispuestos de personal para ejecutar la
actualizacion al sistema de comsiones.
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 100 % ya que se realizo en el tiempo previsto para tal fin
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra
en un 100% por que se logro cumplir a cabalidad con el plan de mejoramiento previsto
E1: La eficiencia: Esta en 70% debido a que se esta trabajando en la modificacion de los indicadores pero
esta labor no solo depende del ministerio de educacion sino de otras entidades mas que participan en el
progama de cero a siempre liderado por la presidencia de la republica.
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 70% ya que se encuentra a tiempo con las
espectativas del plan de mejoramiento.
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra en un 70% al realizar el
balance entre eficiencia y eficacia.
E1: La eficiencia: Esta en 70% debido a que se trabajo en la identificacion de los riesgos y se esta
revisando por parte de la Subdireccion de Desarrollo organizacional para la inclusion de la matriz de
riesgos de Primera infancia en el SIG
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 70% ya que se encuentra a tiempo con el
tiempo destinado para la actividad
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra en un 70% al realizar el
balance entre eficiencia y eficacia.
E1: La eficiencia: Esta en 100% la Direccion ha realizado mas de lo que se tenia presupuestado para la
activdad se soporta en los correos y presentaciones que
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 100% ya que se han cumplido los tiempos
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra en un 100% al realizar el balance entre eficiencia
y eficacia.
E1: Se evidencia orden en los puestos de trabajo, solo tienen los documentos que estan consultando. Las
carpetas que no se estan consultando estan en el archivo.
E2: Se han utilizado de forma adecuada
E1.Se registra eficacia del 100% porque se alcanzó la meta propuesta.
E2. Se registra eficiencia del 100% porque se cumplió la meta dentro del tiempo establecido.
E3. Se califica efectividad del 100%, el plan es efectivo para controlar y/o eliminar la causa raíz identificada.
E1.Se registra eficacia del 100% porque se evidencia el ajuste del indicador, lo cual lleva a subsanar el
hallazgo.
E2. Se registra eficiencia del 100% puesto que la fecha de modificación del indicador, fue el 25 de agosto
de 2014, antes de la fecha de terminación de la meta.
E3. Se califica efectividad el 100% debido a que la acción de mejoramiento subsanó el hallazgo.
E1: Presenta un avance del 65%, dado que se evidencio documento en borrador del procedimiento para la
gestión de software.
E2: Presenta un avance del 55%, debido al incumplimiento en los tiempos establecidos para la ejecucion
de la actividad descrita.
E3: Presenta un avance del 60%, ya que se evidencio un documento en borrador del procedimiento para la
gestión de software elaborado por la Oficina de Tecnología y Sistemas de la Información
E1: Presenta un avance del 63%, dado que el procedimiento está en borrador esta pendiente reunión con
SDO para revision y posterior aprobación del procedimiento
gestión de software elaborado por la Oficina de Tecnología y Sistema de la Información sin embargo esté
se encuentra en un formato no autorizado por SDO, las áreas se comprometen a reunirsen para validar la
información y pasar el documento a un formato formal.
E1: Presenta un porcentaje de 100%, se evidencio actas de segimiento relacionada con la revisión del
catalogo de servicios.
2: Presenta un 100%, se evidencio la revisión y acciones de mejora para el documento de catálogo de

Servicio
E3: Presenta un porcentaje de 100%, la OTSI hizo seguimiento y acciones de mejora relacionada al
catálogo de servicios
E1: Presenta un porcentaje de 100%, se evidencio documento de Catálogo de Servicio el cual busca
describir cada uno de los servicios ofrecidos por la OTSI
2: Presenta un 100%, se evidencio documento de catálogo de Servicio.
E3: Presenta un porcentaje de 100%, la OTSI hizo seguimiento y acciones de mejora relacionada al
catálogo el cual las principales características de cada uno de los servicios ofrecidos
E1: Presenta un porcentaje de 100%, se evidencio documento de gestión de hardware elaborado entre la
OTSI y SGA
2: Presenta un 100%, se evidencio un documento documento de gestión de hardware elaborado entre la

OTSI y SGA
E3: Presenta un porcentaje de 100%, se elaboró un documento de gestión de hardware entre la OTSI y
SGA, donde se define el procedimiento y ciclo de vida de los activos hardware.
E1: se califica un porcentaje de 60%, por que se evidencio documento de gestión de hardware elaborado
entre la OTSI y SGA, sin embargo este aun esta en etapa de revisión por parte de SDO
2: Presenta un 60%, debido al incumplimiento en los tiempos establecidos para la ejecucion de la actividad
descrita; se evidencio un documento de gestión de hardware elaborado entre la OTSI y SGA, esta en etapa
de Revisión y validación de la SDO
E3: Presenta un porcentaje de 60%, se elaboró un documento de gestión de hardware entre la OTSI y
SGA, donde se define el procedimiento y ciclo de vida de los activos hardware, se encuentra en etapa de
revision por parte de SDO
E1: Presenta un porcentaje de 100%, se evidencio el cruce de inventario de hardware que realizaron la
OTSI y la SGA
2: Presenta un 100%, la OTSI y SGA realizo cruce de inventario de hardware, verificando los resultados de
lo que de las existencias reales
E3: Presenta un porcentaje de 100%, la OTSI y SGA terminarón el cruce de inventario de hardware
verificando los resultados.
E1: Presenta un porcentaje de 100%, se evidencia actualizacion de hojas de vida de los equipos de MEN y
las verificaciones fisicas equipo a equipo
2: Presenta un 100%, se realizo mantenimiento preventivo a los equipos del MEN, realizando verificacion
física a los equipos.
E3: Presenta un porcentaje de 100%, la OTSI realizo mantenimiento y verificación físca a los equipos de
computo del MEN, ademas actualizo las hojas de vida de los equipos
E1: Presenta un porcentaje de 80%, se evidencia la finalización de la revisión y consolidado del cruce de
inventarios de equipos de cmpúto del MEN
2: Presenta un 60%, debido al incumplimiento en los tiempos establecidos para la ejecucion de la actividad
descrita; se evidencia la finalización de la revisión y consolidado del cruce de inventarios de equipos de
cmputo del MEN, falta la generación de informe , .
E3: Presenta un porcentaje de 70%, se evidencia la finalización de la revisión y consolidado del cruce de
inventarios de equipos de cóúto del MEN falta la generación de informe el cual debe incluir la ubicación de
cada equipo que se tienen relacionados en los inventarios de la OTSI y de la SGA
E1: Presenta un avance del 65%, dado que el procedimiento está en borrador y no ha sido autorizado para
aprobación por ajustes pendientes.
gestión de software elaborado por la Oficina de Tecnología y Sistema de la Información, ademas se
establecierón acciones como la politica contractual maneja el proceso de contratación que especifica que
cualquier bien de tipo tecnologico (Hardware y Software) debe llevar un visto bueno de la Oficina de
Tecnología y Sistemas de la Información
E1: Presenta un avance del 63%, porque se evidencio un documento para la gestión de software sin
embargo está en borrador, esta pendiente reunión con SDO para revision y posterior aprobación del
procedimiento
se encuentra en un formato no autorizado por SDO, las áreas se comprometena reunirsen para validar la
E1: Presenta un 100%, La SGA documentó el reporte del licenciamiento que genera el sistema STONE, se
evidencia el listado de software y vigencias relacionadas
E2: Presenta un total de 100%,Se evidencio el reporte del licenciamiento que genera el sistema STONE,
se evidencia el listado de software y vigencias relacionadas.
E3: Presenta un porcentaje de 100%, se reconocio que software tiene adquirido la entidad y la verificación
del software instalado en las máquinas del MEN
E1: Presenta un 60%, se evidencia los avance en el levantamiento del inventario de desarrollo por terceros.
E2: Presenta un total de 50%, debido al incumplimiento en los tiempos establecidos para la ejecucion de la
actividad descrita.
E3: Presenta un porcentaje de 55%, se evidencia los avance en el levantamiento del inventario de
desarrollo por terceros, la OTSI y la SGA se comprometen a realizar el informe de software base
E1: Presenta un 60%, se evidencia los avance en el levantamiento del inventario de software transferido
E2: Presenta un porcentaje 50%, debido al incumplimiento en los tiempos establecidos para la ejecucion
E3: Presenta un porcentaje de 55%, se evidencia los avance en el levantamiento del inventario de software
transferido, la OTSI y la SGA se comprometen a realizar el informe de software base de contratos de otras
entidades y soporte de convenios
E1: Presenta un 100%, se evidencio el inventario de medios fisicos realizado por la OTSI
E2: Presenta un total de 100%, la OTSI realizo levantamiento del inventario de medios físicos que existe
en MEN.
E3: Presenta un porcentaje de 100%, se evidencia ejecución de levantamiento de inventario de medios

físicos que existen el MEN
E1: Presenta un 100%, se evidencia acta de mesa de trabajo entre la OTSI y SGA, donde se reviso la
informacion del inventario de medios fisicos existentes en el MEN
E2: Presenta un total de 100%, la OTSI y la SGA realizaron una mesa de trabajo para revisar y llegar
acuerdos a la información concerniente al levantamiento de medios físicos
E3: Presenta un porcentaje de 100%, la OTSI y la SGA realizaron una mesa de trabajo para revisar y
llegar acuerdos a la información concerniente al levantamiento de medios físicos
informacion del inventario de medios fisicos existentes en el MEN adicional se evidencia la resolución
17260 donde ese expide el manual de procedimientos para el manejo de muebles e inmuebles del MEN
E2: Presenta un total de 100%, se evidencia mesa de trabajo entre las áreas, donde se reviso la
información concerniente al manejo de bienes muebles e inmuebles del MEN
E3: Presenta un porcentaje de 100%, la OTSI y la SGA realizó una mesa de trabajo para revisar y llegar
acuerdos a la información concerniente al levantamiento de medios físicos.
E1:La eficiencia se lo logro en un 100% ya que se realizo la labor aunque no se logro la meta esperada.
E2:La eficiencia se cumplio la actividad en el tiempo establecido.

E3:La efectividad del proceso es 100% porque cumplio con las condiciones de tiempo
E1: Presenta un avance del 65%, dado que el procedimiento está en borrador pero no ha sido autorizado
para aprobación por ajustes pendientes.
gestión de software elaborado por la Oficina de Tecnología y Sistema de la Información
E1: Presenta un avance del 63%, dado que el procedimiento está en borrador esta pendiente reunión con
SDO para revision y posterior aprobación del procedimiento
se encuentra en un formato no autorizado por SDO, las áreas se comprometena reunirsen para validar la
E1:Equipo PAE del MEN se desplaza y genera encuentros subregionales con el propositto de fortalecer el programa, genera
espacios de discusión y se plantean propuestas de mejora y control. E2: Cronograma de encuentros, se desarrolla dentro de los
terminos previstos. E3: Las actividades contribuyen de manera efectiva a prestar mejor servicio de calidad, genera mayor
sentido de pertenencia.
E1:Equipo PAE - MEN se desplaza y genera encuentros subregionales con el propositto de fortalecer el programa, genera
espacios de discusión y se plantean propuestas de mejora y control. Anexa manual de Admon Interna del PAE. E2: Cronograma
de encuentros, se desarrolla dentro de los terminos previstos. E3: Las actividades contribuyen de manera efectiva a prestar
mejor servicio de calidad.
E1: Se suscriben contratos de interventoria N° 869 y 870 con C&M CONSULTORES S.A. y N° 871 con GRUPO IS COLOMBIA
SAS con el objeto de realizar servicios de interventoria integral de acuerdo con el lineamiento tecnico administrativo del PAE
vigencia 2015. E2:Contratos firmados el 12 de junio de 2015. E3: Contratos Interv. contribuyen al cumplimiento de lineamientos
tecnicos establecidos.
E1 Se normalizo la base y se incorporarón seguridades, correspondientes a formatos de fechas despachos,
números. Se verificó en la Subdirección financiera quienes manifestaron que han recibido la información y
la han podido incorporar en los Estados Financieros.
E2 Pese a quecon la Circular la información se ha femitido no se ha enviado dentro de los 1o primeros
días del mes.

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Entidad: MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL

Representante Legal: GINA PARODY D"ECHEONA

Fecha de Evaluación: JULIO - SEPTIEMBRE 2015

CARACTERISTICA DEL HALLAZGO (INFORMACION SUM

103 CGR-CDPC 22/07/2014 2

106 CGR-CDPC 22/07/2014 5

107 CGR-CDPC 22/07/2014 6

116 CGR-CDPC 22/07/2014 15

120 CGR-CDPC 22/07/2014 19

122 CGR-CDPC 22/07/2014 21

124 CGR-CDPC 22/07/2014 23

125 CGR-CDPC 22/07/2014 24

126 CGR-CDPC 22/07/2014 25

133 CGR-CDPC 22/07/2014 32

142 CGR-CDPC 22/07/2014 41

144 CGR-CDPC 22/07/2014 43

251 C.I No. 78 5/30/2014 OB OB001

Gestión de Cobro embargos judiciales: El

La cuenta 1420 ¨Avances y Anticipos

Contratos 529 de 2012, 945 de 2012 y 987

Liquidación de Convenios: Los saldos de los

1- La Universidad Francisco de Paula

2- No se evidenció registro de la Fundación

Bolívar Hallazgos 1A,D1. 7A.D5 Minuta

Bolívar Hallazgo 6A I. E. José Eutimio

Bolívar Hallazgo 6A I. E. José Eutimio

Cauca Hallazgo 4A. Etapa de alistamiento

Cauca Hallazgo 5A. Seguimiento y control

Cauca Hallazgo 8A. Pago anticipo contratos

Cauca Hallazgo 9A. Proceso de

Cauca Hallazgo 10A. Población beneficiaria

Cauca Hallazgo 12A. Transporte de

Cauca Hallazgo 22A. Obligaciones

Santander Hallazgo 12A. P1 .06. En la

TOLIMA Hallazgo 3A. 03. Almuerzos Sede

Estructura Organizacional PAE

Estructura Organizacional PAE

Operación de los Comités PAE

Control Unificado a la ejecución de

Servicio de agua potable

Prestación del servicio de comedores en

H 20 (A) IE. NELSON MANDELA

Para el caso de comisiones a

Gestión Auditoria y/o

De igual forma, no se encuentran

No se cuenta con la identificación de

Falta de actualización de fichas técnicas

Se aplicó una encuesta

Ausencia de metodología para el

Como política dentro

Falla en la depuración / actualización de

Se validó la pertinencia de los ocho (8)

El indicador “Número de nuevos agentes

De acuerdo al historial de datos y evolución

 Falta de divulgación de estándares y

 No cumplimiento de metas de formación de

El proyecto Mejoramiento de la Calidad de la

Exposición Potencial: Castigo presupuestal al

Se evidenció acumulación de carpetas de

Error en el establecimiento de la meta

Se identificó un error en el establecimiento

Exposición Potencial: Incumplimiento de los

Luego de analizados los hallazgos descritos

Luego de analizados los hallazgos descritos