Professional Documents
Culture Documents
65
GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0
Fecha: 22/06/2008
CIERRE TÉCNICO ADMINISTRATIVO DEL PROYECTO
Página 1 de 5
1. OBJETIVO
Realizar todos los pasos necesarios para dar por cerrado el Proyecto al finalizar la ejecución del
mismo, debiendo cumplirse lo siguiente:
9 Que ante el Cliente quede documentado de manera formal, objetiva y precisa que el Proyecto ha
sido concluido correcta y satisfactoriamente para las partes, de acuerdo a lo establecido por el
Contrato en términos del alcance, costo y plazo.
En función de las particularidades de cada Contrato, se deberá suministrar los documentos necesarios
para cumplir con los requerimientos del Cliente para dar por concluido el Proyecto.
El Proyecto acordará con el Cliente, de acuerdo a lo estipulado por el Contrato, los documentos a
ser presentados, los cuales pueden referirse a Entregas de Expedientes Finales, Certificaciones y
Declaraciones Juradas, entre otros.
El siguiente listado no es limitativo ni definitivo; tiene por función guiar en el proceso de cierre de un
Proyecto.
Adicionalmente, en Proyectos que sean por administración, es posible que se solicite lo siguiente:
9 Cierre Contable.
9 Consolidado Final de Estados Financieros.
9 Consolidado y Documentado de Instrumentos de Cobranza y Pago.
9 Cierre de Documentos e Instrumentos de Financiamiento.
9 Consolidado y Cierre de Cuentas Bancarias.
9 Cierre de Documentos de Subcontratas.
9 Cierre de Documentos de Compras.
En función de las particularidades de cada Contrato, se deberá cumplir con determinadas actividades
administrativas necesarias para cerrar el Proyecto. El cierre administrativo con el Cliente puede
comprender las siguientes actividades:
Son los documentos deben obtenerse del Cliente, y que conforman el Expediente Contractual. Estos
pueden referirse a documentación técnica, certificados, etc., y deben a ser mantenidos en el archivo
de Oficina Principal, como sustento ante una eventual auditoría. El siguiente listado no es limitativo
ni definitivo, tiene por función guiar en el proceso de cierre de un Proyecto:
Consiste en el cierre interno con las áreas y departamentos de la oficina principal. Adicionalmente,
y dependiendo de las características del Proyecto, se considera el cierre con terceros (proveedores,
subcontratistas y entidades públicas) y el cierre con socios (en el caso de consorcios, subsidiarias o
asociaciones).
El proceso de cierre empieza con la definición de la organización y recursos para el respectivo cierre
administrativo del Proyecto. Este proceso se inicia aproximadamente 60 días antes de la culminación
del Proyecto y se extiende hasta después de concluido el mismo.
PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.65
GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0
Fecha: 22/06/2008
CIERRE TÉCNICO ADMINISTRATIVO DEL PROYECTO
Página 3 de 5
Se presenta una guía, de carácter orientativo mas no limitativo, para asegurar un óptimo y oportuno
cierre administrativo, financiero y contable interno del Proyecto. Esta guía establece las actividades a
realizarse entre el Proyecto y los diferentes departamentos de Oficina Principal.
9 El Administrador debe hacer llegar un back up del cierre de planilla de obreros SISPO.
9 Hacer la devolución de los equipos y sistemas informáticos y de comunicación.
9 Coordinar con el Gerente de Sistemas y Comunicaciones la finalización de los contratos por
servicios telefónicos, radial, etc.
Se presenta una guía para asegurar un óptimo y oportuno cierre administrativo con proveedores y
subcontratistas, elaborada con fines orientativos y no limitativos.
PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.65
GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0
Fecha: 22/06/2008
CIERRE TÉCNICO ADMINISTRATIVO DEL PROYECTO
Página 4 de 5
9 El Administrador de Proyecto debe comunicar en forma escrita a las entidades públicas pertinentes
el Cierre de las Operaciones del Proyecto con la finalidad de obtener los documentos de Acreditación
de Cierre de Permisos y/o Licencias, No Adeudos o No Afectos respectivos y evitar contingencias
futuras. Estas son por lo general:
Ministerio de Trabajo, con respecto al cierre de las planillas de obreros. Ver el documento de
Logística de Personal.
AFPs, ESSALUD, ONP
SUNAT, para dar de baja al stock físico de guías de remisión, en coordinación con contabilidad
de OP.
Conafovicer, Sencico.
Municipalidades, licencia de funcionamiento, licencia de construcción.
Empresas de Servicio Público.
Discamec.
Dirección General de Hidrocarburos.
Comprende las consideraciones a tener en cuenta para un óptimo y oportuno cierre administrativo
con el(los) Socio(s).
9 Cierre de cuentas corrientes y anulación de chequeras; una vez conciliadas totalmente las cuentas
con el cliente, los proveedores, los subcontratistas, personal, socios y entidades gubernamentales
administrativas tributarias. Para finalmente revocar los poderes legales emitidos.
9 Recabar Certificados de No Adeudo de proveedores, subcontratistas, personal, socios, compañías
de seguros, instituciones bancarias y entidades gubernamentales administrativas tributarias.
9 Coordinar con los Departamentos de Administración y Finanzas de los Socios respectivos, la
devolución de instrumentos financieros, pólizas, etc. y todos aquellos documentos de soporte,
apoyo y/o garantía suministrados por los Socios del Consorcio.
9 Emitir los documentos respectivos que acrediten la distribución de utilidades que correspondan a
los Socios del Consorcio.
9 Frente a las autoridades publicas gubernamentales y tributarias, establecer e informar de
las personas naturales y/o jurídicas que quedaran como responsables de responder frente a
sus requerimientos así como de custodiar la documentación que por ley debe mantenerse en
depósito.
9 Para efectos tributarios de cierre, se deben coordinar las acciones necesarias para compatibilizar
los planes tributarios de los socios, consorcio, asociación, que aseguren una adecuada y correcta
administración de todos los tributos; así como disponer a la persona natural y/o jurídica que
quede como responsable de responder frente a las autoridades respectivas en lo referente al
cumplimiento de presentación de documentación de acuerdo a los requerimientos de ley así como
la obtención de documentos que acrediten los no adeudos y no afectos correspondientes.
9 Una copia de toda la documentación generada como motivo de los dos puntos anteriores deberá
ser entregada a cada uno de los socios (Departamentos de Contabilidad) para los resguardos
pertinentes.
PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.65
GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0
Fecha: 22/06/2008
CIERRE TÉCNICO ADMINISTRATIVO DEL PROYECTO
Página 5 de 5
4. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Al término del Proyecto, es importante discriminar los documentos que, por su importancia técnica,
legal, tributaria y contable, deben ser salvaguardados y entregados al Archivo Central de la Oficina
Principal para su conservación y archivo.
5. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
GD GP OT AD
1. Liderar proceso de Cierre del Proyecto √
2. Consolidación del Expediente del Proyecto √
3. Consolidación del Expediente Administrativo Contable √
4. Consolidación del Expediente Contractual √ √
5. Recepción del Expediente Contractual √
6. Consolidación del Expediente de Aseguramiento y Control de
√ √
Calidad
7. Cierre Administrativo del Proyecto √
8. Definir traslado del cierre a OPR √
6. REFERENCIAS Y ANEXOS