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Contraloría General de la República


División de Coordinación e Información Jurídica

Dictamen 041136N02
Estado Reactivado Nuevo NO Carácter NNN
NumDict 41136 Fecha emisión 09-10-2002
Orígenes MUN

Referencias
-

Decretos y/o
Resoluciones
-

Abogados
fms

Destinatarios
alcalde municipalidad san ramon

Texto
corresponde al alcalde autorizar la eliminacion de la documentacion de la municipalidad. ello,
porque tratandose de organismos que gozan de autonomia administrativa es el jefe superior del
servicio quien debe otorgar la autorizacion en comento. con todo, respecto a las fiscalizaciones
realizadas por contraloria en la entidad edilicia en los ultimos anos, ha de darse cumplimiento a lo
dispuesto en ley 10336 art/21 inc/2 en orden a que los libros, registros y documentos relativos a la
contabilidad municipal, pueden eliminarse o incinerarse despues de tres anos de su revision
definitiva por este organo de control. en cuanto a la demas documentacion de la municipalidad,
esta entidad fiscalizadora no puede autorizar una determinada conducta para la incineracion o
eliminacion de aquella en desuso. lo expuesto, por cuanto no existe norma alguna que se lo
permita. no obstante lo anterior, la autoridad alcaldicia ha de actuar en la materia considerando el
tiempo transcurrido, naturaleza, importancia o necesidad de la documentacion o su relevancia
como medio de prueba para acreditar, eventualmente, la responsabilidad de los funcionarios y los
derechos y obligaciones contractuales y relaciones juridicas con terceros, titulos sobre bienes, etc,
como tambien teniendo en cuenta las recomendaciones de contraloria contenidas en la circular
28704/81. lo precedente debe operar, igualmente, en el caso de la documentacion relevante para
la constitucion y funcionamiento de las organizaciones comunitarias y, en fin, de toda aquella que
facilite la funcion de sus unidades de control interno, del concejo y de esta entidad fiscalizadora

Acción
aplica dictamenes 28704/81, 26197/84, 38492/88, 41802/99

Fuentes Legales

Descriptores
eliminacion documentacion municipal

Texto completo
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N° 41.136 Fecha: 9-X-2002

Una Municipalidad ha solicitado a esta Entidad de Control una autorización para eliminar los
documentos que se especifican en los oficios que adjunta. Expone al efecto, que ese Municipio
se encuentra en un proceso de reordenamiento y construcción definitiva de su archivo municipal
y, en ese contexto, tiene la necesidad de eliminar documentación antigua, para lo cual las
diversas Direcciones y Departamentos Municipales han elaborado sus respectivos inventarios de
archivos individualizando la documentación contenida y el año al que pertenece, todo ello según
se cita en documento adjunto.

De acuerdo a los listados de la documentación que se pretende enviar a archivo, se desprende


que éstos se refieren a las actividades propias de las Direcciones de Obras Municipales,
Desarrollo Comunitario, Secplac, Aseo y Ornato, Control y Administración y Finanzas y
comprenden períodos de tiempo que van desde los años 1982 a 1999.

Sobre el particular, cumple con manifestar que, de acuerdo a lo precisado por esta Entidad de
Control, en los Dictámenes N°s. 41.802, de 1999, 38.492, de 1988 y 26.197, de 1984,
tratándose de organismos que gozan de autonomía administrativa, como ocurre con el caso de
las Municipalidades, la autorización para eliminar documentación de sus archivos, corresponde
otorgarla al jefe superior del Servicio, en este caso, al Alcalde.

Lo anterior es sin perjuicio de que, acorde lo dispuesto en el artículo 14 de Ley N° 10.336,


sustituido por el artículo 1° N° 3 de Ley N° 19.817, el Contralor podrá adoptar las medidas que
estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción e incineración de los
documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos, incluyendo la designación
de delegados para que intervengan en esas actuaciones. Asimismo, según dispone el inciso
segundo del artículo 21 de la misma Ley N° 10.336, los libros, documentos y cuentas aprobados
-relativos a la contabilidad fiscal, municipal y de la Beneficencia Pública-, serán incinerados
después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor considere de especial
interés.

Fuera de los preceptos señalados, no existe en la legislación actual norma alguna que permita a
esta Contraloría autorizar una determinada conducta en materia de incineración o eliminación de
documentos en desuso, pudiendo, no obstante, concluirse que ella dependerá del tiempo
transcurrido, naturaleza, importancia o necesidad de la documentación, o la relevancia en
cuanto medio de prueba para acreditar, eventualmente, la responsabilidad de los funcionarios, o
bien su importancia para acreditar derechos y obligaciones contractuales y relaciones jurídicas
con terceros, títulos sobre los bienes del Servicio, etcétera, elementos de juicio y proceder que
cada Servicio determinará según su criterio y experiencia, sin perjuicio de las instrucciones y
recomendaciones dadas por esta Contraloría al respecto, contenidas en la Circular N° 28.704,
de 1981, actualmente en vigencia y aplicable a las Municipalidades en lo que corresponda.

En consecuencia, respecto de las fiscalizaciones realizadas por este Servicio en ese Municipio,
en los últimos años, las que son de su conocimiento, corresponde que se dé aplicación a lo
dispuesto en el artículo 21 de Ley N° 10.336 -referido a libros, registros y documentos relativos a
la contabilidad municipal- pudiendo disponerse la eliminación o incineración de esa
documentación contable después de tres años de su revisión definitiva, por esta Entidad de
Control.

En cuanto a la demás documentación, corresponde que la Municipalidad determine si procede


mantenerla o eliminarla, según los criterios antes reseñados y los contenidos en la Circular N°
28.704, de 1981, antes mencionada. Sin perjuicio de lo anterior, esta Contraloría General estima
que en la determinación de su importancia, el Alcalde ocurrente debería poner especial cuidado
en la fuerza probatoria de ésta, en cuanto a establecer derechos, obligaciones y relaciones
jurídicas del Municipio con terceros. De igual modo, ello deberá operar tratándose de la
documentación relevante para la constitución y funcionamiento de las organizaciones
comunitarias y, en fin, de toda aquélla que facilite la función de fiscalización de sus unidades de
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control interno, del Concejo Municipal y de este Servicio.

Remítase al Municipio ocurrente, fotocopia de la Circular N° 28.704, de 1981.

Glosario
Dictamen Código que identifica al documento jurídico. Nuev o Indica si el
documento es
nuevo o no.
Estado Indica el estados del dictamen: NumDict Indica el
Guión (si no ha habido pronunciamiento posterior) número con
Reactiv ado (si ha sido aplicado o confirmado) que se
Alterado (si ha sido aclarado, complementado, identifica el
reconsiderado o reconsiderado parcialmente) dictamen.
Caracter Contiene el carácter de la disposición legal o Fecha Indica la fecha
reglamentaria (NNN: sin connotación especial, BIS: emisión de emisión del
de igual numeración, RES: reservado) dictamen.
Origen Corresponde a la sigla de la o las Divisiones de la Abogados Indica las
Contraloria emisora del dictamen. iniciales del
abogado
informante.
DestinatariosNombre de la persona o autoridad a la que se Texto Contiene un
dirige el documento. extracto del
dictamen.
Fuentes Contiene las disposiciones legales y reglamentariasDescriptoresTérminos
legales asociadas con el dictamen. relevantes y
siglas de
organismos
pertinentes.
Acción Indica todas las acciones que el dictamen ejerce Texto Contiene el
sobre otros anteriores. completo texto completo
del dictamen.

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