2014

INSTRUCTIVO PARA
TRANSFERENCIAS DE
DOCUMENTOS
TRADICIONALES AL
ARCHIVO NACIONAL
1
DE CHILE
Programa de Normalización
CLAN/PT-001
Serie
Protocolos de Trabajo y Mejores
Prácticas para la Gestión de Archivos
 Servicios Ciudadanos Información
Archivos Regionales
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Patrimonio Normas
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Tecnología Patrimonio Democracia
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Administración Patrimonio
Información Derecho
Responsabilidad Organización Acceso Tecnología
Gestión Documental
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Archivos Tecnología Preservación
Información Conocimiento Administración
Comunidad
Interoperabilidad
Restauración Restauración
Administración Gestión
Historia Conservación
Administración
Conservación
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Archivos Regionales Servicios Ciudadanos
Patrimonio Archivos Tecnología
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Transparencia Organización Archivos
Derecho a la Información Archivos
Democracia
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Patrimonio Normas Ciudadanía Transparencia
 Archivo Nacional de Chile
Ministerio de Educación
Nicolás Eyzaguirre G.

Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, DIBAM

Alan Trampe T. (T y P)

Archivo Nacional de Chile

Osvaldo Villaseca R.

Comité Editorial
Osvaldo Villaseca R.
Eliana González G.
Patricia Huenuqueo C.
Karin Pereira C.
Emilia Beniscelli T.
Gisela Gavilán S. M.

© Archivo Nacional de Chile, 2014

Miraflores 50, Santiago de Chile.
www.archivonacional.cl
ISBN
978-956-244-262-6

Diseño y Edición
Jonathan Segovia Q.

ARCHIVO NACIONAL DE CHILE. Instructivo para transferencias de

documentos tradicionales al Archivo Nacional de Chile. 1a edición,
2012, reimpresión, noviembre de 2014. Santiago de Chile:
Archivo Nacional de Chile, 2014. 27p. Serie Protocolos de Trabajo y
Mejores Prácticas para la Gestión de Archivos; N° 1.

ISBN 978-956-244-262-6
1.Transferencia Documental. 2. Documentos de Archivo.
 ÍNDICE

INTRODUCCIÓN..................................................... 7

DISPOSICIONES GENERALES

Alcance y Campo de Aplicación.......................... 8

Objetivo.......................................................... 8

Definiciones..................................................... 8

1. NORMAS PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES... 12

1.1 Sobre los documentos que

deben ingresar al Archivo
Nacional de Chile y su período
de antigüedad................................................................ 12

1.2 Sobre las excepciones................................. 13

2. PROCEDIMIENTOS PARA LAS TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE.... 14

2.1 Transferencias nuevas................................. 14

2.2 Transferencias regulares.............................. 14

2.3 Organización............................................. 15

2.4 Registro.................................................. 16

2.5 Preparación física y traslado......................... 16

3. DOCUMENTACIÓN OBLIGATORIA PARA LA

RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS......................... 18

4 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

4. CONTROL DE LAS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES Y SU SEGUIMIENTO.................. 19

5. DATOS DE CONTACTO.......................................... 20

BIBLIOGRAFÍA........................................................... 22

ANEXOS.................................................................... 24

- Formulario de Transferencias
Documentales............................................... 24

- Instructivo para Completar

Formulario de Transferencias
Documentales................................................ 25

- Ficha de Catastro de Archivos

para Ministerios y Servicios
Públicos......................................................... 27

- Ficha de Catastro de Archivos

para Conservadores y Notarios........................ 28

- Ficha de Catastro de Archivos

para Expedientes Judiciales............................. 29

- Ficha de Catastro de Archivos

para Libros Copiadores de
Sentencias Judiciales...................................... 30

INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 5

INTRODUCCIÓN

Las instituciones tanto públicas como privadas, generan documentos

durante el curso de sus actividades o gestión administrativa, los que
pasan por distintas etapas que van desde su creación hasta su
eliminación o selección para su custodia permanente en un archivo
definitivo. Este proceso se denomina en archivística “ciclo vital de
los documentos”. La parte final de este ciclo en los órganos de la
administración del Estado de Chile, corresponde al procedimiento
de transferencia documental que deben realizar anualmente al
Archivo Nacional, conforme a lo dispuesto en el DFL N° 5.200 de
1929.

El Archivo Nacional tiene como una de sus principales funciones

asegurar el control, la conservación y organización del patrimonio
documental, tanto público como privado del país y ponerlo al
servicio de la comunidad, garantizando el acceso a la información
pública.

Con el propósito de orientar, guiar y normalizar el proceso de las

transferencias documentales, el Archivo Nacional de Chile pone a
disposición de los diferentes servicios públicos el “Instructivo para
Transferencias de Documentos Tradicionales”, en el cual se detallan
todos los procesos que se deben realizar para un correcto envío de
la documentación.

INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 7

 DISPOSICIONES GENERALES

Alcance y Campo de Aplicación

Este procedimiento se aplica a todas las instituciones

señaladas en el artículo 14 del DFL Nº 5.200 de 1929,
así como en general a todos aquellos organismos públicos
que expresen su voluntad en esta materia, a las unidades
que integran el Archivo Nacional de Chile y a los
documentos de archivos públicos registrados en cualquier
tipo de soporte. No se aplicará a los documentos
ingresados por donación o compra.

Objetivo

Regular las actividades involucradas en el Proceso de

Transferencias Documentales al Archivo Nacional de Chile
y establecer un mecanismo de control, que permita verificar
su conformidad con lo establecido en el DFL Nº 5.200 de
1929.

Definiciones
Las definiciones consignadas en el Diccionario de Terminología
Archivística de la Subdirección de Archivos Estatales de
España (2da. ed.1995) y la 2da. versión de ISAD(G) Norma
Internacional General de Descripción Archivística del
Consejo Internacional de Archivos (2000), corresponden
a las referencias que se utilizan en la terminología técnica.
En los casos en que se formulan precisiones locales, éstas
han sido debidamente indicadas entre corchetes [notas
locales]. Para todos los efectos aquí señalados, se
entenderán como autorizadas las siguientes definiciones.

8 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

Archivo: (1) Conjunto orgánico de documentos producidos
y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las
personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. En función
del organismo productor, los archivos pueden ser de la
administración central [Ministerios], periféricos [Secretarías
Regionales Ministeriales], judiciales, entre otros. En
función del ámbito de sus fondos: nacionales, regionales,
municipales. En función de la personalidad jurídica de la
institución productora: públicos y privados. En función del
ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de
oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos. (2)
La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan
y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para
la gestión administrativa, la información, la investigación
y la cultura. (3) El archivo también es el local donde se
conservan y consultan los conjuntos orgánicos de
documentos.

Archivo Nacional: Es el archivo constituido por fondos

documentales producidos por instituciones cuya jurisdicción
abarca todo el territorio nacional. [En Chile, es la institución
pública que desde 1927 tiene por misión: reunir, conservar
y difundir la documentación generada por los organismos
de Gobierno, Justicia y Auxiliares de la Administración de
Justicia, consignados en el DFL Nº 5.200 de 1929].

Archivo Regional: Es aquel cuyos fondos documentales han

sido producidos o reunidos por instituciones cuya actividad
no supera el ámbito regional.

Caja [de archivo]: Contenedor, generalmente en cartón que

sirve para la conservación de una o varias unidades
documentales, constituyendo así una unidad de instalación.

Clasificación: Operación intelectual que consiste en el

establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la
estructura orgánica y/o funcional del Fondo.

Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas

destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o
prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos,
y por otra, la restauración de éstos cuando la alteración
se ha producido.

INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 9

 Depósito: Conjunto de espacios destinados a la conservación
de documentos en una institución archivística.

Documento de Archivo: Información contenida en cualquier

soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada
por cualquier organización o persona en el ejercicio de
sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto

de documentos generados orgánica y funcionalmente por
un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

Fechas Extremas: Son aquellas que indican el momento de

inicio y conclusión de un expediente, [serie y/o fondo
documental].

Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su

tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o
acumulados y utilizados por una persona física, familia o
entidad en el transcurso de sus actividades como productor.

Formulario de Transferencias: Instrumento eje del sistema de

traspaso de la documentación de los órganos administrativos
a los servicios de archivos.

Instalación: Ubicación de las unidades de conservación en

el depósito, previa organización del espacio.

Inventario: Instrumento de referencia y consulta que describe

las unidades de instalación [carpetas, legajos, cajas,
volúmenes] y/o las unidades documentales de una serie o
series documentales, respetando su estructura.

Legajo: Atado de documentos a veces protegido por tapas

de cartón, con lo que forma una unidad de instalación.
[Conjunto de expedientes de causas judiciales ordenados
por número de rol y año y unidos mediante una cinta de
algodón o algún medio que prevenga daños en el soporte
papel].

10 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

Ordenación: Operación archivística realizada dentro del
proceso de organización, que consiste en establecer
secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo
con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas.

Organismo Productor: Persona física o jurídica, pública o

privada, que en el ejercicio de sus competencias genera
un [fondo documental].

Organización: Adaptación material o física de un fondo a la

estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso
intelectual de identificación. Incluye las fases de clasificación
y ordenación.

Serie: Conjunto de documentos producidos por un sujeto

en el desarrollo de una misma actividad administrativa y
regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento.

Soporte: Materia física, en la que se contiene o soporta la

información registrada (por ejemplo, tableta de barro,
papiro, papel, pergamino, película, cinta magnética).

Tipo Documental: Unidad documental producida por un

organismo en el desarrollo de una competencia concreta,
regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato,
contenido informativo y soporte es homogéneo [por ejemplo,
Decretos Supremos].

Transferencia: Procedimiento habitual de ingreso de fondos

en un archivo mediante traslado de las fracciones de series
documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo
de permanencia fijado por las normas establecidas.

Unidad de Conservación - Instalación: Es la formada por una o

varias unidades documentales homogéneas reunidas para
su conservación y colocación en el depósito en [carpetas,
legajos, cajas y volúmenes, identificados con un código
único dentro del Fondo].

INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 11

 1. NORMAS PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
1.1 Sobre los documentos que deben ingresar al Archivo Nacional
de Chile y su período de antigüedad.

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 del

DFL Nº 5.200 de 1929, los organismos de Gobierno,
Justicia y Auxiliares de Administración de Justicia indicados,
deben anualmente remitir al Archivo Nacional de Chile los
documentos que hayan cumplido los siguientes plazos de
antigüedad en sus archivos de origen:

ORGANISMOS AÑOS DE ANTIGÜEDAD TIPOS DOCUMENTALES

Ministerios 5 Documentos en General
Intendencias 60 Documentos en General
Gobernaciones 60 Documentos en General
Municipalidades 60 Libros de Actas
Tribunales de Justicia 80 Libros Copiadores de
Sentencias y Expedientes
Judiciales
Notarios y Conservadores de 80 Protocolos Notariales y
Bienes Raíces Registros de Hipotecas,
Conservatorios de Bienes
Raíces, Comercio y de Minas
Tribunales de Justicia, Notarios y 30 Libros Copiadores de
Conservadores de Bienes Raíces Sentencias, Expedientes
de Tarapacá, Antofagasta, Aysén Judiciales, Protocolos
y Magallanes Notariales y Registros de
Hipotecas,Conservatorios
de Bienes Raíces, Comercio
y de Minas

A partir del mes de marzo de cada año, los Subsecretarios

de Estado, Intendentes, Gobernadores, Alcaldes, Presidentes
de Juntas de Vecinos, Notarios, Conservadores de Bienes
Raíces, Comercio y Minas, Archiveros Judiciales y Jueces
dispondrán el envío de los documentos que reúnan
las condiciones anteriormente señaladas, según los
procedimientos establecidos por el Archivo Nacional de Chile.

12 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

1.2 Sobre las excepciones

a) La documentación del Ministerio de Defensa, de las

Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad Pública, y de los
demás organismos dependientes de esa Secretaría de
Estado o que se relacionen con el Supremo Gobierno por
su intermedio, se archivará y eliminará según lo que
disponga la reglamentación ministerial e institucional
respectiva, de acuerdo a lo que expresa la Ley N° 18.771
de 1989.

b) Conforme al artículo 6 del Decreto N° 291, de 1974,

modificado por el Decreto N° 1.193 de 1994, ambos del
Ministerio del Interior, salvo las excepciones establecidas
por ley, los documentos clasificados como reservados,
secretos u ordinarios, ingresarán al Archivo Nacional de
Chile como se previene en el artículo 14 del DFL N° 5.200,
de 1929, y los "Reservados" o "Secretos" conservarán su
naturaleza, excluyéndose de su conocimiento público
durante el plazo de 10 y 20 años, respectivamente, contados
desde la fecha de su emisión.

c) Los documentos del Ministerio de Bienes Nacionales,

ingresarán al Archivo Nacional de Chile cuando cumplan
10 años de antigüedad, de acuerdo a lo señalado en la
Ley N° 8.160, promulgada en el año 1945.

INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 13

 2. PROCEDIMIENTOS PARA L AS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

Para autorizar una Transferencia Documental, los estándares

mínimos solicitados por el Archivo Nacional de Chile son
los que a continuación se indican. Si existiesen situaciones
excepcionales en algunos de ellos, se informarán y acordarán
modalidades especiales de forma previa al traslado de la
documentación.
2.1 Transferencias nuevas
Para realizar una primera Transferencia Documental, las
instituciones localizadas en la Región Metropolitana deberán
solicitar una visita en terreno a la Oficina de Transferencias.
Los organismos públicos de las regiones de Tarapacá y
Araucanía, deberán contactarse con sus Archivos Regionales
respectivos.
Las instituciones que estén localizadas fuera de la Región
Metropolitana y en donde NO existen Archivos Regionales,
deberán completar y enviar a la dirección electrónica de
la Oficina de Transferencias de Santiago, una “Ficha de
Catastro de Archivos” la cual es obligatoria para la evaluación
de la transferencia.
De acuerdo a la información derivada de la Visita Técnica
o de la Ficha de Catastro de Archivos, se remitirá a la
institución productora,un informe con las recomendaciones
técnicas específicas requeridas para aceptar la transferencia
documental, siempre que ésta proceda.
2.2 Transferencias regulares
Para realizar una Transferencia Documental Regular, las
instituciones ubicadas en la Región Metropolitana y en
localidades donde no existan Archivos Regionales, deberán
contactarse con la Oficina de Transferencias de Santiago
para coordinar y confirmar fecha y hora del envío de los
documentos.
Los organismos públicos de las regiones de Tarapacá y Araucanía
deberán contactarse con sus respectivos Archivos Regionales.

14 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

2.3 Organización

Las series documentales identificadas en el proceso de

clasificación pueden ordenarse cronológicamente, desde
lo más antiguo hasta lo más reciente. Las instituciones que
se rigen por esta norma son: Ministerios, Servicios Públicos,
Intendencias, Gobernaciones y Municipalidades.
En el caso de Ministerios y Servicios Públicos, las series
documentales existentes se ordenarán cronológicamente
por tipos de documentos, de acuerdo a la siguiente pauta:
Decretos Supremos

Decretos Exentos

Copias de Decretos

Resoluciones con Toma de Razón

Resoluciones Exentas

Copias de Resoluciones

Circulares Emitidas

Providencias

Órdenes Internas

Comunicaciones Recibidas (oficios, cartas y solicitudes)

Comunicaciones Enviadas

Otros Documentos
En el caso de Conservadores y Notarios, las series documentales
existentes se ordenarán cronológicamente por tipos
documentales, de acuerdo a la siguiente pauta:
Protocolos Notariales

Registros de Hipotecas

Conservatorios de Bienes Raíces

INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 15

 Conservatorios de Comercio

Conservatorios de Minas
Los Archiveros Judiciales y Tribunales de Justicia, ordenarán su
documentación de acuerdo a la siguiente pauta:
Libros Copiadores de Sentencias: en orden cronológico.

Expedientes Judiciales: por número de causa consecutiva o

en orden cronológico, y serán dispuestos físicamente
en legajos.

2.4 Registro

Realizados los procesos de organización, la institución

productora procederá a completar el “Formulario de
Transferencias Documentales”, proporcionado por el Archivo
Nacional de Chile, en el que se indicará la información
respectiva por cada serie documental.
Las instituciones deberán completar, en forma Obligatoria,
todos los campos del “Formulario de Transferencias Documentales”
y “Ficha de Catastro de Archivos”, según corresponda.

2.5 Preparación Física y Traslado

La manipulación inadecuada de los documentos de archivo

durante su traslado, puede ocasionar daños irreparables
a su integridad material y a la información que contienen.
Para realizar una correcta preparación física y mudanza
del material documental, a fin de contribuir a su conservación
y facilitar su traslado, se deberán considerar las siguientes
indicaciones:
a) Todos los documentos que ingresen al Archivo Nacional
de Chile,deben encuadernarse según las “Normas para
la encuadernación de documentos de archivo”, emanadas de
la Unidad de Conservación y Restauración del Archivo
Nacional de Chile, con excepción de los Expedientes
Judiciales.

16 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

b) Para la documentación judicial se deberán aplicar las
indicaciones señaladas en el documento “Recomendaciones
de conservación para expedientes judiciales” e “Instrucciones
para la limpieza de expedientes judiciales” de la Unidad de
Conservación y Restauración del ArchivoNacional de
Chile.

c) Debe eliminarse todo el material metálico como de otro

origen que contengan los documentos a transferir, tales
como: clips, grapas, elásticos, papeles autoadhesivos,
entre otros, procurando no ocasionar deterioros físicos
a la documentación.

d) Se debe identificar el material afectado por agentes

biológicos como hongos y/o insectos. En el caso de
documentos dañados por efecto del agua, se sugiere
consultar “Instrucciones para el secado de documentos afectados
por agua” de la Unidad de Conservación y Restauración
del Archivo Nacional de Chile.

e) Los volúmenes encuadernados, deben ordenarse

correlativamente por serie documental y año, desde lo
más antiguo hasta lo más reciente, y disponerlos en ese
orden en las cajas y/o paquetes de embalaje, siguiendo
para este efecto, las “Recomendaciones para el traslado de
documentos para su transferencia al Archivo Nacional de Chile”
de la Unidad de Conservación y Restauración del Archivo
Nacional de Chile.

INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 17

 3. DOCUMENTACIÓN OBLIGATORIA PARA LA RECEPCIÓN
DE TRANSFERENCIAS
a) Según sea la unidad de destino de la transferencia
documental, el/la funcionario(a) responsable de la entrega
debe confeccionar un Oficio en original y copia dirigido
al Conservador(a) del Archivo Nacional de Chile,
Coordinador(a) del Archivo Regional de Tarapacá o
Coordinador(a) del Archivo Regional de la Araucanía,
según corresponda.

b) En relación al Oficio de Remisión, este deberá incluir

obligatoriamente en adjunto el ó los “Formulario de
Transferencias Documentales”.

c) Los encargados de la recepción y depósito de transferencias

documentales de las instituciones existentes en las
regiones I y IX son el Archivo Regional de Tarapacá y
Archivo regional de la Araucanía, respectivamente.

d) La institución productora ó remitente deberá contactarse

vía correo electrónico con la Oficina de Transferencias
respectiva, para acordar el día y hora en que se efectuará
el traslado de los documentos.

e) El traslado y descarga de los documentos en el área de

depósito reservada por el Archivo Nacional de Chile,
serán de responsabilidad de la institución que realiza la
transferencia.

f) En el caso de aquellos documentos que se reciban mediante

un servicio de correos, la coordinación de la unidad de
destino, deberá disponer del personal necesario para
realizar la descarga e instalación del material documental
en las áreas de depósito asignadas.

18 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

 4. CONTROL DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y
SU SEGUIMIENTO
a) El/la coordinador(a) de cada unidad de destino del Archivo
Nacional de Chile, es el/la funcionario(a) responsable
de vigilar el cumplimiento de las presentes normas de
procedimiento y de mantener al día toda la información
relativa al estado del proceso.
b) Al momento de verificar el ingreso de la documentación
a los depósitos del Archivo Nacional de Chile o del Archivo
Regional correspondiente, el/la funcionario(a) encargado(a)
cumplirá con los siguientes procedimientos:
1° Recepción de los documentos debidamente timbrados
y firmados por los funcionarios responsables, en dos copias.
2° Recepción provisoria mediante timbrado del oficio original y
copia.
3° Registro en “Libro de Ingreso de Transferencias
Documentales”, de la confirmación, de quien entrega
y quien recibe la transferencia.
4° Recepción final del material transferido.
c) Con posterioridad y en un plazo máximo de dos meses,
se enviará al organismo remitente o institución productora,
un Oficio Acuse Recibo de Documentos definitivo. En dicho
oficio, se dejará establecido que la recepción conforme
de los documentos sólo se refiere a las unidades de
instalación (cajas y volúmenes) recibidas, y que por lo
tanto, el contenido de cada una de ellas, no es
responsabilidad del Archivo Nacional de Chile sino del
organismo productor de los documentos.
d) En el caso de que exista diferencia entre la información
señalada en los formularios indicados en el punto 2.4
y lo recepcionado por el Archivo Nacional de Chile, se
hará llegar a la institución productora un Oficio Acuse
Recibo de Documentos con Reparos. La información incluida
en este oficio, deberá ser analizada y corroborada en
un plazo no superior a 20 días hábiles, desde la fecha
de recepción del documento. Cumplido este plazo, la
institución deberá enviar un Oficio de Respuesta aclarando
cada uno de los reparos señalados.

INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 19

 5. DATOS DE CONTACTO

Oficina de Transferencias, Archivo Nacional de la Administración:

transferenciasarnad@archivonacional.cl, teléfono:
227155130, dirección: Matucana 151, Santiago.
(Ingreso de transferencias por calle Agustinas N° 3250)

Oficina de Transferencias, Archivo Regional de Tarapacá:

transferenciasart@archivonacional.cl, teléfono:
57-2354151, dirección: Av. Arturo Prat 2120, Iquique.

Oficina de Transferencias, Archivo Regional de La Araucanía:

transferenciasara@archivonacional.cl, teléfono:
45-2316500, dirección: Lautaro 1171, Temuco.

20 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

AQUELLOS ORGANISMOS DE GOBIERNO NO CONTEMPLADOS
EXPRESAMENTE EN LA LEGISLACIÓN ACTUAL, QUE HAYAN
TRANSFERIDO O EN EL FUTURO EXPRESAREN SU VOLUNTAD
DE DEPOSITAR SUS REGISTROS EN UNIDADES DEL ARCHIVO
NACIONAL DE CHILE, DEBERÁN ACOGERSE A ESTAS MISMAS
NORMAS DE PROCEDIMIENTO.

EL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE, SE RESERVA EL DERECHO DE

NO RECIBIR AQUELLOS DOCUMENTOS QUE SEAN TRANSFERIDOS
SIN ATENERSE A LAS PRESENTES INSTRUCCIONES.

INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 21

 BIBLIOGRAFÍA

ALBERCH I. FUGUERAS, Ramón. Los archivos, entre la memoria

histórica y la sociedad del conocimiento. Barcelona: UOC,
2003. 221p. Serie Manuales; n°9. ISBN 8483187744.

COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Tablas de retención

y transferencias documentales: directrices básicas e instructivos
para su elaboración (Versión actualizada) [en línea]. Disponible
en http://gestiondocumental.univalle.edu.co/ARCHIVOSPDF/
minimanual.pdf

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G): Norma

Internacional General de Descripción Archivística. 2da. Versión
adoptada por el Comité de Normas de Descripción (Estocolmo,
Suecia 19-22 septiembre 1999). Versión española. Madrid: CIA,
2000.125p.

CRUZ MUNDET, José Ramón, dir. Administración de documentos

y archivos: textos fundamentales [en línea]. Madrid: Coordinadora
de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos (CAA),
2011. ISBN: 978-84-615-5150-7.Disponible en http://www.
archiveros.net/administracion-de-documentos-y-archivos-textos-
fundamentales/

GOBIERNO DE ESPAÑA. Subdirección General de los Archivos

Estatales. Diccionario de Terminología Archivística [en línea]. 2a
ed. 1995. Normas Técnicas de la Subdirección General de los
Archivos Estatales; N° 1. Disponible en http://www.mcu.es/
archivos/MC/DTA/Diccionario.html

22 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

 ANEXOS
FORMULARIO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES (Obligatorio)
Se debe completar un formulario por cada serie documental que se transfiera

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

INSTITUCIÓN PRODUCTORA Nº Y FECHA
ORGANISMO REMITENTE OFICIO
IDENTIFICACIÓN FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE DE LA TRANSFERENCIA
NOMBRE COMPLETO CARGO
UNIDAD O DEPTO. DIRECCIÓN TELÉFONO

CORREO ELECTRÓNICO FIRMA Y TIMBRE

IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A TRANSFERIR

SERIE DOCUMENTAL
RANGO NUMERACIÓN AÑO(S)
AÑO (S) FALTANTE
SOPORTE Papel Digital Audiovisual Cartográfico Microfilm Otros/Indique:
FORMATO
CALIDAD Buena Regular Mala TIPO DE DAÑO
DISPOSICIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN A TRANSFERIR
CAJAS VOLÚMENES LEGAJOS CARPETAS OTROS
NÚMERO DE UNIDADES
RANGO DE NUMERACIÓN
FECHAS EXTREMAS
USO INTERNO ARCHIVO NACIONAL DE CHILE
IDENTIFICACIÓN FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN DE LA TRANSFERENCIA
FECHA DE TRANSFERENCIA NOMBRE COMPLETO
UNIDAD O DEPTO. TELÉFONO CARGO

CORREO ELECTRÓNICO FIRMA Y TIMBRE

INFORMACIÓN DE CONTROL DE LA TRANSFERENCIA

Transferencia Conforme Si No N° Oficio Acuse Fecha Oficio
Recibo Conforme
Series Incompletas Errrores de Fecha Sin Contacto Previo
Transferencia con
Reparos Sin Formulario T.D/F.C. Índices no Contemplados Rangos Documentales Incompletos
Otros Indique:
N° Oficio Acuse Fecha Oficio
Recibo con Reparos
N° Oficio Respuesta Fecha Oficio
Institución
OBSERVACIONES

24 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

INSTRUCTIVO PARA COMPLETAR FORMULARIO DE
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Las instituciones que transfieran documentos al Archivo Nacional

de Chile deberán COMPLETAR TODOS LOS CAMPOS
SOLICITADOS EN ESTE INSTRUCTIVO EN FORMA
OBLIGATORIA: Identificación de la Institución, Identificación
del Funcionario(a) Responsable de la Transferencia y Disposición
Física de la Documentación aTransferir.

Institución Productora: debe consignarse el nombre

completo, razón social de la institución o servicio que produce
los documentos.
Organismo Remitente: debe consignarse el nombre
completo, razón social de la institución o servicio responsable
de la documentación a transferir.
Número y Fecha de Oficio: indicar el número y fecha del
oficio de la institución que remite la transferencia.
Nombre completo funcionario(a) responsable de la
transferencia: indicar nombre, apellido paterno y apellido
materno de la persona responsable de la transferencia.
Unidad o Departamento: señalar el nombre de la unidad
administrativa a la que pertenece el o la funcionaria responsable
de la transferencia.
Cargo: consignar el nombre del cargo o responsabilidad que
ocupa el funcionario(a) responsable de la transferencia.
Dirección: indicar dirección completa de la institución.
Teléfono: indicar teléfono de contacto del funcionario(a)
responsable de la transferencia.
Correo Electrónico: indicar correo electrónico institucional
del funcionario(a) responsable de la transferencia.
Firma y Timbre: estampar firma del funcionario(a) responsable
de la transferencia y anexar timbre institucional.
Serie Documental: anotar el nombre de la serie documental,
por ejemplo: Decretos, Oficios, Protocolos Notaría, entre otros.

INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 25

 Rango Numeración: indicar el número con el que se inicia
y el número con el que termina la serie documental transferida.
Año(s): anotar el año ó los años correspondientes a la serie
documental transferida.
Año(s) Faltante(s): indicar el o los años de documentos
faltantes.
Soporte: marcar el material físico en el que se registra la
información de la documentación a transferir.
Formato: consignar el medio en el que está registrada la
información: impreso, manuscrito, CD-Rom, DVD, foto, disquette,
entre otros.
Calidad: indicar el estado en que se encuentra la documentación
que se transfiere. Si se consigna “Regular o Mala“, señalar el
Tipo de Daño. Ejemplo:Microorganismos, Roturas, entre otros.
Número de Unidades: indicar el número total de cada
unidad transferida.
Rango de Numeración: consignar el número con el que
se inicia y el número con el que termina cada unidad transferida.
Fechas Extremas: consignar la fecha inicial y final de cada
unidad que se transfiere.

26 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

 FICHA DE CATASTRO DE ARCHIVOS PARA MINISTERIOS Y SERVICIO PÚBLICOS
NOMBRE UNIDAD TIPO UNIDAD DE ESTADO DE
FECHA INICIAL FECHA FINAL VOLUMEN SOPORTE NOTAS
PRODUCTOR ADMINISTRATIVA DOCUMENTAL INSTALACIÓN CONSERVACIÓN

Indicar el nombre Entregar una idea de

Resoluciones CTR,
de la unidad la CALIDAD de la
Identificar la Resoluciones Exentas, Consignar el medio en
administrativa Metros lineales o N° encuadernación y
institución Cartas, Memorándums, Volumenes, cajas, el que está registrada
específica de la de volumenes, cajas documentos. Se
productora Informes, etc. Se debe Consignar los años extremos de los documentos. carpetas, archivadores, la información: Papel, Rango de documentos
institución que carpetas, archivadores, consigna como BUENA,
de los documentos. completar una fila de Uso obligatorio. documentos sueltos, etc. CD, DVD, disquete, faltantes.
generó o conserva documentos sueltos, etc. REGULAR, MALA, de
Uso obligatorio. datos por cada Tipo Uso obligatorio. vídeo, etc.
la documentación. Uso obligatorio. acuerdo a pauta que se
Documental Uso obligatorio.
Uso obligatorio. adjunta.
Uso Obligatorio
Uso obligatorio.

INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 27

FICHA DE CATASTRO DE ARCHIVOS CONSERVADORES Y NOTARIOS

NOMBRE JURISDICCIÓN TIPO N° DE ESTADO DE

FECHA NOTAS
PRODUCTOR TERRITORIAL DOCUMENTAL VOLUMEN CONSERVACIÓN

Registros de Propiedad, Entregar una idea

Registros de Hipotecas de la CALIDAD de la
y Gravámenes, Registros, encuadernación y
Identificar la Indicar el territorio de Interdicciones y
institución productora Prohibiciones, Escrituras documentos.
competencia de la Uso obligatorio.
de los documentos. Públicas y otros. Se consigna como
unidad administrativa.
Uso obligatorio. Se debe completar una BUENA, REGULAR,
Uso obligatorio.
fila de datos por cada MALA, de acuerdo a
TOMO de Registros. pauta que se adjunta.
Uso obligatorio. Uso obligatorio.

28 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

FICHA DE CATASTRO EXPEDIENTES JUDICIALES
N° DE JUZGADO
DE ORIGEN
USO OBLIGATORIO

TIPO DE JUZGADO
DE ORIGEN
USO OBLIGATORIO

CIUDAD

USO OBLIGATORIO

N° DE CAJA

USO OBLIGATORIO

N° DE
LEGAJO
USO OBLIGATORIO

N° DE EXPEDIENTE
O CAUSA ROL
USO OBLIGATORIO

FECHA DE
INICIO
USO OBLIGATORIO

FECHA DE
TÉRMINO
USO OPTATIVO

NOMBRE
DEMANDADO
USO OPTATIVO

APELLIDO
DEMANDADO
USO OPTATIVO

NOMBRE
DEMANDANTE
USO OPTATIVO

APELLIDO
DEMANDANTE
USO OPTATIVO

TIPO DE
JUICIO
USO OPTATIVO

NOTAS

USO OPTATIVO

INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 29

FICHA DE CATASTRO PARA LIBROS COPIADORES DE SENTENCIAS JUDICIALES
N° DE TIPO DE FECHA DE FECHA DE
JUZGADO DE CIUDAD N° DE LIBRO NOTAS
JUZGADO ORIGEN INICIO TÉRMINO

USO USO USO ESTADO DE

USO USO USO
OBLIGATORIO OBLIGATORIO OBLIGATORIO CONSERVACIÓN
OBLIGATORIO OBLIGATORIO OBLIGATORIO
SEGÚN PAUTA

30 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

 Servicios Ciudadanos Información
Archivos Regionales
Interoperabilidad
Patrimonio Archivos
Tecnología
Democracia
Transparencia Organización Historia
Derecho a la Información Archivos Regionales
Democracia
Responsabilidad Gestión Información Patrimonio
Patrimonio Normas
Ciudadanía
Responsabilidad
Tecnología Patrimonio Democracia
Gestión Documental Archivos
Preservación Derecho Cultura
Organización Archivos Responsabilidad
Administración Patrimonio
Información Derecho
Responsabilidad Organización Acceso Tecnología
Gestión Documental
Preservación Comunidad
Archivos Tecnología Preservación
Información Conocimiento Administración
Comunidad
Interoperabilidad
Restauración Restauración
Administración Gestión
Historia Conservación
Administración
Conservación
Servicios Ciudadanos Acceso
Archivos Regionales Servicios Ciudadanos
Patrimonio Archivos Tecnología
Democracia
Derecho
Transparencia Organización Archivos
Derecho a la Información Archivos
Democracia
Responsabilidad Gestión Información
Miraflores 50
Santiago - Chile
Patrimonio Normas Ciudadanía Transparencia www.archivonacional.cl