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MONICA le permitirá

resolver muchos de las


tareas asociadas con un
negocio pequeño o
mediano. MONICA ha
sido diseñada para
servirle de una manera
fácil y rápida, pero a la
vez dándole la
información lo más
detalladamente posible.

MONICA es un conjunto
de programas que le
permitirán realizar:

Facturación.- Crea facturas, lleva el control de éstas, obtiene totales de


ventas por clientes, por fechas, por ítem, por vendedor. Permite versatilidad en
la impresión de facturas (forma pre-impresa, hoja simple/media pág.). Permite
realizar estimados, así como la facilidad de imprimir las facturas y estimados en
inglés y/o castellano. Puede realizar devoluciones. Cuando hace una factura el
inventario automáticamente queda actualizado.

Inventario.- Ud. puede llevar el control de los ítems de su inventario:


asignando códigos, conociendo en cualquier momento el precio, el costo, y la
cantidad disponible de un determinado ítem. Así mismo tiene la capacidad de
determinar el movimiento de ítems para un período determinado (Cuánto se
vendió, montos, etc.). Determina el costo de su inventario. Lleva el kardex de
los productos.

Clientes.- Ud. puede determinar mediante el auxilio de MONICA cuales han


sido sus ventas por clientes, cuáles son sus mejores clientes, cuanto les ha
vendido y cuando

Cuentas por cobrar (Cartera).- Permite manejar las ventas al crédito que
realiza con sus clientes: Vencimiento de facturas, Cargos financieros, puede
obtener los estados de cuenta por cada cliente. Cierre de periodos que le
permite determinar cuánto le debe cada uno de sus clientes.

Cuentas por pagar.- Maneja las compras a sus suplidores, MONICA le


permite realizar cotizaciones (Averiguación del precio de un producto) y luego
realizar la orden de compra (Formalizar la compra del producto). Ud. puede
saber cuánto le debe a un abastecedor, si la compra fue al crédito, cuando se
vence la factura, etc.
Cheques.- Lleva un control preciso de los montos girados, los cheques que
han sido cobrados, aquellos que faltan ser cobrados, montos totales para un
período.

Asimismo Ud. puede imprimir directamente los cheques con total seguridad
(montos en números y en letras), utilizando formato pre impreso y numeración
dada por computador. También puede obtener un reporte de reconciliación
bancaria. Permite saber cuál es su saldo. Ud. puede tener desde una ó más
Ctas. Ctes. La impresión de cheques puede ser en Castellano/Inglés.

Libro Diario.- Registra las actividades de la empresa mediante asientos


contables (Método de la partida doble). Lo cual involucra un plan contable
(Cuentas) que es prácticamente ilimitado, con códigos de hasta 14 caracteres y
multinivel. MONICA le proporciona una tabla de cuentas para la mayoría de
países del habla hispana. Ud. puede así mismo modificar estas cuentas de
acuerdo a la modalidad del negocio.

Análisis de Cuentas.- Le permite al contador analizar en cualquier


momento las diferentes cuentas que conforman el plan contable de la empresa
y de esta manera determinar la situación de la empresa. La transferencia de
asientos del 'Libro diario' al libro 'Mayor' se hace automáticamente.

Reportes Contables.- El Contador tiene a su alcance y en cualquier


momento el Libro Diario, Reporte de Análisis de cuentas, y el Balance de
Comprobación, El Balance General de la empresa, el Estado de Ganancias y
Pérdidas. MONICA permite obtener estos reportes en forma interactiva, es
decir, tan pronto Ud. ingresa un asiento en el libro diario, se verá reflejado
inmediatamente en los reportes, no es necesario el cierre de un período para
poder tener los reportes, así mismo, Ud. tiene acceso a reportes históricos ya
que no existe límite en el número de períodos que puede tener en su
computador (la limitación viene dada por la rapidez y capacidad de
procesamiento de su computador).

Así mismo MONICA le ofrece una gran versatilidad en el manejo de la


información ya que tiene pantallas intuitivas que no necesitan mayor
explicación en los cuales no necesita grandes conocimientos en computación
de los que probablemente ya tiene. MONICA le permite tener hasta 99
empresas en su computador y puede trabajar como punto de venta.

Si Ud. ha realizado una factura en forma manuscrita, entonces Ud. puede


realizarlo en su computador utilizando a MONICA sin mayores problemas. La
mayor parte de las opciones son auto explicativas.

No se preocupe si Ud. comete un error al utilizar a MONICA, ya que puede ser


corregido sin mayores contratiempos, sea que realiza una nueva factura, un
asiento contable, etc.
4. SELECCIONE LA OPCIÓN ADICIONAR EMPRESA
5. ESCRIBIR EL NOMBRE DE LA EMPRESA

6. CLIC EN INICIAR
7. ACEPTAR EL MENSAJE DE CONFIRMACIÓN
2. CLIC EN PARÁMETROS

3. CLIC EN GENERALES

4. CLIC EN BÀSICOS
5. CLIC EN NOMBRE DE LA EMPRESA

6. R
E
A
LI
Z
A
R
L
O
S
C
AMBIOS DESEADOS.

7. CLIC EN ACEPTAR

PASOS PARA CREAR CLAVE DE ACCESO.


1. SELECCIONAR LA EMPRESA

2. CLIC EN PARÀMETROS

3. CLIC EN ACCESO
4. ESCRIBIR LA CLAVE

5. SELECCIONAR EL BOTON MAESTRO


6. CLIC EN ACEPTAR Y DAR ENTER

PASOS PARA MODIFICAR CLAVE DE ACCESO.


1. SELECCIONAR LA EMPRESA

2. CLIC EN PARÀMETROS
3. CLIC EN ACCESO
4. MODIFICAR UN USUARIO

5. CLIC EN BUSCAR
6. CLIC EN SELECCIONAR

7. REALIZAR LA MODIFICACIÒN

8. CLIC EN ACEPTAR
PASOS PARA ELIMINAR CLAVE DE ACCESO.
1. SELECCIONAR LA EMPRESA
2. CIC EN PARÀMETROS

3. CLIC EN ACCESO
4. BOTÒN ELIMINAR UN USUARIO

5. CLIC EN BUSCAR
6. SELECCIONAR EL USUARIO

7. CLIC EN ACEPTAR Y ENTER


PASOS PARA EL MODULO DE CONTABILIDAD
1. SELECCIONAR LA EMPRESA

2. CLIC EN CONTABILIDAD

3. C
LIC EN
PLAN
DE
CUEN
TAS
4. ADICIONAR CUENTA

5. Adicionar Cuenta

6. LLENAR LOS SIGUIENTES CAMPOS:

Código (1) Descripción (Activo) Grupo (Activo)

Esta cuenta es: Cuenta de detalle / Contiene sub-cuentas


PASOS PARA ELIMINAR UNA CUENTA
1. SELECCIONAR LA EMPRESA
2. CLIC EN CONTABILIDAD

3. C
LIC EN
PLAN
DE
CUEN
TAS

4. Eliminar Cuentas
5. Seleccionar las cuentas

6. Eliminar Cuenta

7. Responder Si
8. Enter

PASOS PARA MODIFICAR UNA CUENTA

1. SELECCIONAR LA EMPRESA
2. CLIC EN CONTABILIDAD

3. CLIC EN PLAN DE CUENTAS


4. Clic en modificar cuenta

5. Seleccionar la cuenta
6. Clic en modificar cuenta

7. Realizar los cambios

8. Clic en aceptar modificación


1. SELECCIONAR LA EMPRESA

2. CLIC EN PARÀMETROS
3. CLIC EN GENERALES

4. Clic en Contables
5. Clic en definición de la Contabilidad

6. Clic en buscar (Cuenta cierre del ejercicio)

7. Clic en seleccionar cuenta (Utilidad del Ejercicio)


8. Clic en buscar (Cuentas de capital)

9. Clic en seleccionar cuenta

10. Clic en aceptar cambios


11. Responder si

12. Aceptar
1. SELECCIONAR LA EMPRESA

2. CLIC EN CONTABILIDAD
3. Clic Asientos Contable

4. Clic en crea/modif. asiento

5. Clic en crear asiento


6. Llenar los campos requeridos

Fecha (obligatorio) Referencia (obligatorio)

Fuente (Ingresos-Egresos-Ventas)

Ingresar las cuentas deudoras y acreedoras con sus respectivos valores

(Presione f2)

7. Clic en al Diario o presione f5


8. Responder si

NOTA
 Cuando realizo un asiento compra o pago utilice la fuente egreso,
cuando cobre o venda utilice la fuente ventas y cuando el asiento
es informativo (asiento de apertura, depósitos bancarios, etc.)
utilice la fuente ingreso.
2. CLIC EN PARÀMETROS
3. CLIC EN CHEQUEAR ARCHIVO

4. SELECCIONAR LA OPCIÓN DESEADA (CHEQUEAR MÓDULO Y


RECONSTRUIR ÍNDICES)

5. I
NI
CI
AR
PR
OC
ESO

6. RESPONDER SI

7. ACEPTAR
8. INICIAR PROCESO NUEVAMENTE

9. ACEPTAR
2. MODULO DE CONTABILIDAD
3. Seleccionar Libro Diario

4. Clic en revisar Libro Diario


Escribir la fecha de inicio y final

5. C
L
I
C

E
N

A
C
EPTAR

NOTA
 Si desea imprimir el reporte con todos los asientos en el Libro
Diario, haga clic en el botón reporte y clic en aceptar.
2. MODULO DE CONTABILIDAD

3. Seleccionar Libro MAYOR

4. Elegir cuenta
5. Clic en buscar código o escribirlo

6. Escribir o buscar el código

7. Seleccionar la cuenta
NOTA
 Dar clic en el botón reporte para imprimir las páginas que
contienen los mayores. (Ubicar la fecha de inicio y de final, clic en
detallado, clic en todas las cuentas)
2. MODULO DE CONTABILIDAD

3. Seleccionar Reportes Contables


4. Clic en Balance de Comprobación

5. Escribir el mes y el año


6. Clic en aceptar
2. MODULO DE CONTABILIDAD

3. Seleccionar Reportes Contables


4. Clic en ganancias y pérdidas

5. Escribir fecha de inicio y fecha final

6. Clic en aceptar
2. MODULO DE CONTABILIDAD
3. Seleccionar Reportes Contables

4. Clic en Balance General


5. Escribir la fecha

6. Clic en aceptar
2. MODULO DE CONTABILIDAD
3. Seleccionar Cierre de Período

4. Procesar Cierre
5. ESCRIBIR LA FECHA PARA EL CIERRE DEL PERIODO

6. Seleccionar el reporte al que se lo va a realizar el cierre


del período
7. CLIC PROCESAR
2. CLIC EN INVENTARIO

3. Clic en Crea Prod.


4. Llenar los campos requeridos

 Còdigo
 Descripciòn
 Costo
 Precio de venta: Precio 1, Precio 2, Precio 3, Precio 4
 Utilidad
 Ubicaciòn en almacèn
 Cantidad en almacèn
 Cantidad mìnima
 Producto (Fìsico, servicio o uso ocasional)
 Facturar aùn sin existencia (si o no)

5. Aceptar los cambios realizados y presionar


cualquier botón para retornar
2. CLIC EN INVENTARIO
3. Clic en Kardex

4. Clic en ver Lista

5. Clic en muestra lista


6. Seleccionar el producto

7. Automáticamente aparece el producto registrado en la


Kardex
2. CLIC EN INVENTARIO

3. Clic en Compras
4. Clic en crear

5. Clic en buscar

6. Clic en crear nuevo proveedor


7. Llenar los campos correspondientes

8. CLIC EN ADICIONAR
9. RESPONDER SI
2. CLIC EN INVENTARIO

3. CLIC EN COMPRAS
4. CLIC EN RECIBIR

5. CLIC EN ACEPTAR
6. Clic en aceptar

7. Enter

8. La compra aparecerá recibida


2. CLIC EN CLIENTES PROVEEDORES

3. CLIC EN CLIENTES
4. CLIC EN CREA EMPRESA

5. LLENAR LOS CAMPOS CORRESPONDIENTES


6. CLIC EN ADICIONAR

7. RESPONDER SI
8. ACEPTAR LOS CAMBIOS
2. CLIC EN MODULO DE FACTURAS

3. CLIC EN CREAR
4. LLENAR LOS CAMPOS REQUERIDOS

5. CLIC EN SOLO GUARDAR O F5


ACEPTAR EL MENSAJE DE CONFIRMACIÓN
2. CLIC EN MODULO CTAS POR PAGAR O CTAS POR COBRAR

3. CLIC EN VENTAS, DÉBITOS, CRÉDITOS


4. CLIC EN PAGOS / CR

5. CLIC EN RECIBIR PAGO DE CLIENTE


6. Clic en listas de clientes

7. Clic en muestra lista


8. SELECCIONAR EL CLIENTE

9. Clic en cancelar factura(s) y/ò débitos


10. CLIC EN BUSCAR

11. CLIC EN ELEGIR


12 .CLIC EN ACEPTAR

13. ESCRIBIR EL VALOR EN EL CAMPO DE CANTIDAD Y


ESCRIBIR UNA GLOSA EN EL CAMPO DE
REFERENCIA
14. CLIC EN ACEPTAR

15. PRECIONE CUALQUIER BOTON PARA RETORNAR