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MS-Project – Dicas e
Pegadinhas (Tips &
Tricks)
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O MS-Project é sem dúvida o software mais popular

para gerenciamento de projetos. Porém, ouso afirmar que
90% dos usuários não usam sequer 10% dos recursos que o
MS-Project possui. Por, isso publico aqui algumas dicas e
pegadinhas do MS-Project.

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Duração contínua no MS-

Project
Ao abrir um novo projeto no MS- Project, a duração das
atividades é inserida em unidades de tempo estipuladas como
padrão em Semanas, mas que pode ser modificado pelo
usuário para Minutos, Horas, Dias, Semanas, ou Meses. É só
clicar em Ferramentas, Opções, na aba Cronograma, que
surgirá a janela que vemos a seguir, onde o usuário faz a sua
opção em A duração é inserida em:, conforme a escala de
tempo de seu projeto. Importante notar que mesmo que
escolha Dias como padrão, se quiser colocar alguma duração
em Semanas, é só digitar 3 sem, que o Project aceita.

No entanto, independente da unidade de tempo escolhida,

muitas vezes o usuário quer colocar uma atividade em
duração contínua (por exemplo, 30 dias corridos). Há como
criar um calendário especial de regime 24h/dia, 7
dias/semana, e atribuí-lo à tarefa, porém esta NÃO é a melhor
maneira. Para inserir 30 dias corridos, basta digitar 30
dd (corresponde a 30 dias decorridos, esta é uma tradução
inadequada, como muitas outras no Project, o mais lógico
seria 30 dias CORRIDOS), ou, se estiver utilizando a versão
em Inglês, 30 ed (30 elapsed days). De uma maneira geral,
para transformar uma unidade de tempo em unidade
contínua, basta colocar d após a abreviatura da unidade de
tempo, por exemplo, hd, dd ou ainda sd, e em Inglês,
antecipar a abreviatura da unidade de tempo por e, tal
como eh, ed ou ew.
 Prazo de cotação é um prazo legal, em dias corridos

Atribuição de recursos no
MS-Project
Em muitos projetos, queremos definir que, por exemplo,
Carlos dedique 30% de seu tempo a uma atividade e 40% de
seu tempo a uma outra atividade. Este é o padrão com que o
Project trabalha, por isso sua forma de atribuição de recursos
é na forma de porcentagem. Porém, em muitas fases do
Projeto, não há pessoas específicas, porém funções. Imagine
que para uma determinada atividade técnica desejemos
atribuir 5 projetistas. Na forma de porcentagem, teríamos que
atribuir 500% de Projetistas, o que não é uma forma usual de
se referir a quantidades. Neste caso, seria melhor usar a
forma decimal, 5 Projetistas. Se esta situação é frequente (e
geralmente é), podemos modificar o Padrão, mais uma vez
acessando o menu Ferramentas, Opções,
aba Cronograma, e em Mostrar unidades de atribuição
como:, escolher Porcentagem ou Decimal, como vemos a
seguir:
 Os recursos podem ser atribuídos às tarefas na forma de Porcentagem ou Decimal (quantidade)

Atividades controladas pelo

Empenho no MS-Project
Se uma atividade leva 12 horas para ser feita com duas
pessoas, isto perfaz 24 homens-hora, portanto se alocarmos
três pessoas, esta atividade será executada em 8 horas,
certo? Nem sempre!!! Por exemplo esta atividade pode estar
sendo realizada por uma dupla de mecânico + eletricista,
talvez acrescentar apenas um elemento não adiante, talvez
fosse necessário acrescentar mais uma dupla. Outro contra-
exemplo: se em uma atividade dobrarmos o efetivo de 20
pessoas para 40 pessoas, o local pode não suportar, ou então,
a dispersão das pessoas tende a aumentar, portanto pode ser
que a duração não se reduza à metade! Outro exemplo,
mencionado no Post Nivelamento de recursos: 20 montadores
de andaime podem montar um andaime de grande altura em
10 horas (200 homens-hora), mas dois não o farão em 100
horas!
Porém o Project trabalha com o conceito de que as atividades
são controladas pelo empenho, ou seja, uma vez estimada a
duração e atribuídos os recursos, é calculado o Trabalho
(homens-hora), e este é considerado fixo, portanto novos
recursos atribuídos irão alterar a duração de forma
MATEMÁTICA: Trabalho = Duração x Unidades (recursos). Além
dos comentários do parágrafo anterior, há também a
possibilidade de termos esquecido de associar algum recurso,
e a correção leva uma tremenda confusão às durações.
Imaginemos que estimamos a duração da atividade de
Construção de pré-moldados a duração de 6 dias, com os
recursos de 4 pedreiros, 2 armadores e 4 ajudantes, como
vemos a seguir:

Construção de pré-moldados
Porém, nos esquecemos de alocar 2 carpinteiros, para a
construção das fôrmas! Adicioná-los não deveria modificar a
duração, pois apenas esqueci de alocá-los na tarefa,
independente da sua duração. No entanto, ao adicioná-los,
veja o que ocorre:
 Duração alterada pela inclusão de 2 carpinteiros
Todos aqueles que trabalham com o Project já devem ter
passado por esta situação! Como evitá-la? Podemos antes de
modificar a tarefa, desmarcar a opção Controlada pelo
Empenho, porém, se não quisermos ter este problema, ao
abrir um novo arquivo no Project, mais uma vez, basta irmos
ao menu Ferramentas, Opções, aba Cronograma, e
desmarcar a opção As novas tarefas são controladas pelo
empenho. Se quisermos que esta nossa opção seja válida
não apenas neste projeto, mas seja um padrão em seus
projetos, basta Definir como padrão:
 Desabilitando a opção “Controlada pelo Empenho”

Criando dependências
parciais no MS-Project
O padrão ao criarmos dependências é criá-las no modo
Término-Início, ou seja, quando termina uma atividade, inicia-
se a atividade sucessora. Podemos entretanto criar outros
modos de dependência, tais como Início-Início, Término-
Término, ou Início-Término. Além disto, podemos inserir uma
defasagem (o Project chama de Latência, o que é uma
tradução horrorosa e fora do contexto) de prazo entre as
atividades.
Imaginemos que temos uma sequência de duas atividades,
Montagem do Canteiro, prevista para 8 dias, e Construção dos
spools, prevista para 12 dias (spools são trechos de
tubulação, usualmente fabricados em oficinas ou pipe-shops,
e levados para montagem no campo). A Construção dos
spools evidentemente é sucessora da Montagem do Canteiro.
Porém, uma análise do Planejamento percebe que para dar
início à Construção dos spools não é necessário que todo o
canteiro esteja concluído. Estando pronto os pipe-shops e
vestiários, com energia, evidentemente, pode-se iniciar a
Construção dos spools, ainda que esteja em andamento a
montagem dos escritórios e respectivo mobiliário, TIC, etc.
Podemos detalhar mais a Montagem do Canteiro, ou então,
admitir que quando a Montagem do canteiro estiver pela
metade, podemos iniciar a Construção dos spools. Veja o
vídeo!

Construção dos spools se inicia 4 dias após o início da Montagem do Canteiro

Porém, se em decorrência de chuvas ou outros imprevistos, a
Montagem do canteiro atrasar? Quatro dias de defasagem
podem não ser suficientes! Então, neste caso, podemos criar
uma defasagem em termos de PORCENTAGEM de prazo, por
exemplo, 50%:
 Dependência parcial usando Porcentagem de prazo
Um outro exemplo: Após a Concretagem da Base, devemos
aguardar a cura do concreto (admitamos 48 horas) para
Colocar o motor na base. Para tanto, podemos usar o conceito
de dependência parcial, porém veja o que ocorre quando
lançamos 48 horas de defasagem:

Defasagem de 48h ??????

O que aconteceu foi que o Project entende 48 horas como
horas úteis, portanto sendo 8h/dia, teremos 6 dias de
defasagem, e ainda temos dois fins de semana neste prazo!!!
Então, nestas circunstâncias, vamos utilizar o conceito de
horas corridas (veja o primeiro assunto deste artigo), ou seja
48 hd. Agora sim: