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24 de noviembre del 2017

Manual de
Organización

MANUAL DE ORGANIZACION 1
Indice
Introducción…………………………………….…....5
Sector……………………………………………………..5
Descripción del negocio………………………….7
Análisis FODA………………………………………….8
Pares de riesgo……………………………………….9
Filosofía…………………………………………………..10
Políticas……………………………………………………10
Producto…………………………………………………13
Organigrama general…………………………….. 15
Estructura orgánica…………………………………16
Organigrama de la dirección general…….18
Funciones del Director General……………..19
Funciones del subdirector……………………..21
Funciones Del departamento de Vinculación…22
Organigrama de la dirección de logística..,…….24
Funciones del director de logística………25
MANUAL DE ORGANIZACION 2
Funciones del encargado del almacén………………..26
Funciones del encargado de envíos…………………...28
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS
FINANCIEROS………………………………………………..…30
Funciones del Director de Financieros………………31
Funciones del Departamento de
Presupuestos.........................................................32
Funciones del Departamento de control
De gastos……………………………………………………………34
Funciones del departamento de Control de
Plazas…………………………………………………………………37
Funciones del departamento de función de
Ingresos……………………………………………………………..39
Funciones del departamento de información y
análisis……………………………………………………………….40
Departamento de dirección de egresos………………42
Funciones del departamento de caja………………….44
Dirección de R.R.H.H (Organigrama)……………….....46
Funciones del Director de R.R.H.H……………………….47
MANUAL DE ORGANIZACION 3
Funciones del Departamento de Selección……48
Dirección.........................................................48
Tipo de Autoridad…………………………………………50

MANUAL DE ORGANIZACION 4
Introducción
Se formula el presente manual de organización de
BombControl S.A con la finalidad de alcanzar una efectividad
social y mejores resultados, se revisaron y contiene una
estructura moderna y eficiente en una gestión publica apegada
a los rectores de productividad.
Por tal efecto el manual integra información de la misión, visión,
descripción del negocio, producto y datos generales de la
organización.
Nuestra empresa se caracteriza por la compra y venta de
artículos de colección, tenemos lo mejor en artículos
coleccionables con mas de 5 años de experiencia.

Sector
BombControl fue creado en el 2012, específicamente el 5 de
febrero de este año por él cual ya lleva 5 años de presencia y
trayectoria en el mercado, por el Empresario Luis Eduardo
Granillo Cruz (director general de la empresa) quien tuvo la idea
después de no haber encontrado el producto que buscaba y
decidió abrir su propio negocio a fin de que otros no tengan que
ir tan lejos para adquirirlos.
Desde el comienzo nos especializamos en el suministro y
productos relacionados a los comics y videojuegos.

MANUAL DE ORGANIZACION 5
1 año después de varias peticiones decidimos añadir anime,
música, entre otros temas, con el objetico de promover a
nuestros clientes una solución a sus necesidades.
BombControl ha logrado conquistar medios de comunicación
como el Internet, Radio, Periódico y revistas.
En el 2014, fuimos galardonados con el premio eCommerce
Award Hidalgo por nuestras altas ventas en el mercado
electrónico.
También tenemos el orgullo de informar que el 24 de noviembre
2015, el sistema de gestión de calidad de Flour S.A de C.V ha
certificado la empresa.
Desde entonces hemos aplicado las nuevas tecnologías y hemos
innovado para no quedarnos atrás ante la sociedad y por lo
tanto definimos nuevas estrategias--------------------------------

Al día de hoy contamos con más de 10 sucursales en todo el


estado como Epazoyucan, Singuilucan, Tulancingo y
principalmente en Pachuca y somos líderes en el comercio de
estos artículos. Tenemos una estructura firme y especializada.

MANUAL DE ORGANIZACION 6
Descripción del negocio
Nombre de la empresa
BombControl S.A
Oficina central
Ferrocarril Central
Fundación
5 de febrero del 2012
Presidente
Ing. Luis Eduardo Granillo Cruz
Número de empleados
200
Principales Operaciones
Distribución y venta de artículos coleccionables, comics y de
anime.
.

Oficinas de Contacto
Ferrocarril Central

MANUAL DE ORGANIZACION 7
Amenazas Fortalezas
-Piratería Envíos Globales
Análisis FODA
-Competencia Bajos Costos
-Desconfianza para los Facilidad de adquisición
que noAmenazas
nos conocen
-Piratería Productos de calidad
Oportunidades
Experiencia
-Competencia
-Accesibilidad
-Desconfianza para los que
-Marketing
Pares de -------:
no nos conocen
-Poder entrar al mercado
mundial
Crear una reputación: Crear una estrategia con el fin de
-Proveedores
ganar confianza de los compradores; dándoles promociones y
calidad.
Debilidades
Publicidad: Es muy importante ya que con esta nos daremos
-Limitado al publico
a conocer y llamar la atención de los clientes.
-Falta de infraestructura
Certificados de autenticidad: Como es una empresa de
-Envíos tardados
artículos coleccionables debemos de verificar que los productos
-Carencia
no sean de yproductos
“piratas” ganar así la confianza de los clientes,
pidiendo los certificados de autenticidad.

Pares de riesgo

MANUAL DE ORGANIZACION 8
Competencia con más productos: Ampliar el catálogo de
productos cuando estos se requieran.
Tiempo de envió: Utilizar servicios de calidad al transportar
los productos, verificar cual es la mejor opción para enviarlos y
la forma menos costosa.
Falta de capital: Invertir en los productos mas vendidos para
generar ganancias y así invertir en mas productos

FILOSOFIA
Nuestra Visión de empresa
Ser los principales proveedores de artículos de
colección para nuestros clientes, dotando a la
empresa de una identidad propia y financieramente
sólida. Siendo una de las mejores empresas en el
mercado nacional como en el internacional.

Misión de nuestra empresa


Dar a conocer la gran variedad de nuestros artículos para
que conozcan nuestra calidad, y así tener un gran control
y ser reconocidos como una empresa comercial.
Satisfaciendo los gustos de nuestros clientes, logrando la

MANUAL DE ORGANIZACION 9
excelencia en atención y servicio, así como en la calidad
de nuestros productos.

Objetivos
1)Generar un alto margen de ganancias
2)Crear una empresa que supere a la competencia en
visibilidad y ventas dentro del mercado
3)Incursionar en las ventas on-line con un margen de
éxito.

Políticas
Atención al cliente
-Nuestra empresa se jacta en atender las necesidades del
cliente cuando él lo requiere.
Control de finanzas
-Nuestra empresa atiende criterios de ética,
transparencia, responsabilidad financiera.
Puntualidad
-Los trabajadores deberán registrar personalmente su
hora de entrada y salida en un sistema de asistencia.
Política de seguridad y salud

MANUAL DE ORGANIZACION 10
-Nuestra empresa gestiona la seguridad y salud en el
trabajo y la prevención de los riesgos laborales de
nuestros empleados.
Calidad
-Nuestra empresa gestiona la calidad de los productos
enfocados en la satisfacción de las necesidades y
expectativas de sus clientes

Valores dentro de la empresa


Responsabilidad
Tolerancia
Respeto
Honestidad
Eficacia
Compromiso
Confianza

MANUAL DE ORGANIZACION 11
Producto
Tipos
Nuestros productos son variados y la empresa estará
contando desde Cervifilia, Muñecofilia, Notafilia,
Numismatica, colección de antigüedades, arte, autos
a escala, barajas de naipes, camisetas, botellas,
gorras, comics, manga, anime, DVD´S, películas,
relojes, series, tazos hasta videojuesgos o consoleas.
Características

Costos de elaboración
Hay que tomar en cuenta varios aspectos para la
elaboración de los productos como el material con el que
son elaborados, la mano de obra, antigüedad y el tipo de
producto.

MANUAL DE ORGANIZACION 12
Costos de venta
Las ganancias son el dinero necesario para asegurar el
funcionamiento y crecimiento constante de la unidad de
producción. Estos estarán conforme a el producto, ya que hay
modelos de colección menos accesibles por existencias, o más
difíciles de conseguir, así como el material con el que son
construidos, características, etc.
También se verán afectados por la ganancia de la empresa.
Las ganancias de la empresa pueden utilizarse para:
1. Reinvertir en la empresa
 Comprando nuevo equipo de tecnología
 Ampliando el almacén.
 Comprando una nueva computadora para las
operaciones.
2. Crear reservas operativas para épocas de baja actividad
económica
3. Acumular inventarios a medida que se amplia el negocio
4. Financiar las cuentas por cobrar

MANUAL DE ORGANIZACION 13
Organigrama

DIRECCION
SUBDIRECCION
jgcgcgcgcchgchgchgchgchgchgchgcccccccccccc
GENERAL

ccccc}cccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
MARKETING DE
Logística R.R.H.H RECURSOS
cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
VENTAS FINANCIEROS

cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
cccccccccccccc
ESTRUCTURA ORGANICA
Dirección General
Subdirección
-Departamento de Vinculación

Dirección de Finanzas
-Departamento de Presupuesto de inversión.
-Departamento de presupuesto de adquisición de
hgjmateriales.
-Departamento de contabilidad financiera
-Departamento de costos e inventarios
-Departamento de cuentas por pagar.

Dirección de Administración
-Departamento de Recursos Humanos
-Departamento de prestaciones y regalías

DIRECCION DE MARKETING DE VENTAS


-Departamento de ventas

DIRECCION DE LOGISTICA
-Departamento de envíos.
-Departamento de almacén.
Organigrama de la dirección general

DIRECCION
GENERAL

SUBDIRECCION

DPTO. DE
VINCULACION

Funciones del Director General serán:


a) Administrar y representar legalmente a la
empresa
b) Verificar las estrategias establecidas para lograr
el máximo aprovechamiento de la empresa
c)Establecer los sistemas de control necesarios
para alcanzar las metas u objetivos
d)Establecer los mecanismos de evaluación para
verificar que se destaque la eficiencia y eficacia de
la empresa.
e) Tomara las decisiones que mas le convenga
para la entidad.

Perfil del Puesto


Nombre del puesto Director General
Sexo Preferido Educación Formal Edad
No importa Universidad 25+
Habilidades necesarias Experiencia
Capaz de liderar 5 años de

Funciones del subdirector


a) Ayuda en la toma de decisiones, pero este no
será el que las tome.
 b) Programar, controlar y evaluar los trabajos de
conservación y mantenimiento de los bienes de la
Escuela.
Perfil del Puesto
Nombre del puesto Subdirección Administrativa
Sexo Preferido Educación Formal Edad
No importa Universidad 25+
Habilidades necesarias Experiencia
 Habilidad para motivar a los 5 años de

Funciones Del departamento de


Vinculación

a) Recopilar la información necesaria para el


cumplimiento de las actividades, entre las diversas
áreas de la empresa.
b) Elaborar el informe de cumplimiento del punto
anterior.
c)Asesorar a las áreas para el cumplimiento de los
objetivos.
d) Dar cumplimiento y supervisar que el personal
de su departamento cumpla con la normatividad y
lineamientos institucionales, y desarrolle las
funciones que le fueron encomendadas.

Perfil del Puesto


Nombre del puesto Encargado de Vinculacion
Sexo Preferido Educación Formal Edad
No importa Prepa 25+
Habilidades necesarias Experiencia
Ser Organizado
Organigrama de la dirección de logística

Dirección de
Logística
Departamento
de Almacén

Departamento
de Envíos
Funciones del director de logística
a) Supervisar las actividades diarias, prever los
requerimientos del cliente y mantener una buena
relación con el mismo, así como gestionar el
lanzamiento de nuevos programas dentro de la
planta. Todo ello para garantizar la satisfacción del
cliente
b) Dirigir los equipos de logística y establecer los
objetivos.
c) Supervisar las actuaciones de logística e
implementar las acciones de mejora necesarias de
manera coordinada con otras funciones de la planta
(Calidad, Producción, Eficiencia del Sistema,etc.)..
Perfil del Puesto
Nombre del puesto Director de logística
Sexo Preferido Educación Formal Edad
Masculino Prepa Terminada 20+
Habilidades necesarias Experiencia
Capaz de analizar datos 5+
Trabajar en equipo

Funciones del encargado del almacén


a)Organiza, coordina y dirige las actividades del
almacén. Es responsable por el recibimiento,
almacenamiento y distribución de equipos,
materiales que se adquieren en la instalación.
b) Supervisa la labor de los funcionarios del
almacén.
c)Verifica que el material y equipo recibido contra
la solicitud según la orden de compra.
d) Detalla en tarjetas la fecha, orden de
compra, entrada, salida, existencia y
especificaciones de los materiales y equipos del
almacén.
e) Lleva el control de inventario.
Perfil del Puesto
Nombre del puesto Encargado de almacén
Sexo Preferido Educación Formal Edad
No importa Secundaria 25+
Habilidades necesarias Experiencia
Agilidad mental. 2 años

Funciones del encargado de envíos


a) Despacho y distribución del producto.

b) Responsable del envío en tiempo, cantidad


y calidad de los productos.

c) Recepción y chequeo de mercancía para la


venta, coordinación de la disposición de la
mercancía en el almacén, validación de
registros de entrada y mercancía en el
almacén, coordinar inventarios selectivos de
mercancía y garantizar el adecuado
almacenamiento
Perfil del Puesto
Nombre del puesto Encargado de Envíos
Sexo Preferido Educación Formal Edad
No importa Prepa 25+
Habilidades necesarias Experiencia
5+
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS FINANCIEROS

Dirección de
Financieros

Departamento de Dirección de Dirección de


presupuestos
Ingresos egresos

Control de Dpto.
Gastos Información y Dpto. de caja
análisis

Control de
Plazas
Funciones del Director de
Financieros
a) Formular, diseñar y establecer las políticas
que en materia de recursos financieros se
requieran
b) Vigilar el correcto ejercicio del Presupuesto,
así como los registros contables, en base a la
normatividad y procedimientos aplicables, con
el objeto de obtener información veraz y
oportuna.
c) Analizar los registros contables y
presupuestales de Ingresos y Egresos de los
fondos específicos.
d) Verificar el registro oportuno de todas las
operaciones y movimientos de impacto
financiero.

Perfil del Puesto


Nombre del puesto Director de Recursos Financieros
Sexo Preferido Educación Formal Edad
No importa Prepa 25+
Habilidades necesarias Experiencia
Capaz de analizar datos 5+

Funciones del
Departamento de
Presupuestos
 a) Registrar en el sistema contable el
presupuesto asignado a la dependencia a efecto de
llevar un control adecuado del mismo.
 b) Asignar y controlar el importe del
presupuesto que le fue otorgado en el ejercicio a
cada investigador responsable.
 c) Recibir, revisar y tramitar la documentación
para cubrir los viáticos y/o pago a proveedores.
 e)Supervisar que se realice correctamente el
tramite para la emisión de contra recibos y
elaboración de cheques para el pago a
proveedores.
 f)Controlar las diferentes cuentas bancarias que
se manejan en la dependencia, a efecto de evitar
sobregiros.
 g)Elaborar los informes financieros de ingresos
extraordinarios correspondientes, mismos que son
entregados al investigador responsable del
proyecto para que este a su vez los haga llegar a
donde corresponda.

Perfil del Puesto


Nombre del puesto Encargado de presupuestos
Sexo Preferido Educación Formal Edad
No importa Prepa 25+
Habilidades necesarias Experiencia
5+
Compromiso
Funciones del Departamento de
control de gastos

a) Establecer y operar las medidas de


control interno que aseguren el uso
racional y transparente del presupuesto
autorizado a la entidad
b) Establecer y operar las acciones
necesarias que permitan controlar el
otorgamiento de suficiencias
presupuestales, a la unidades ejecutoras
del gasto, permitiendo con esto identificar
con la debida anticipación los
compromisos y disponibilidades
presupuestales de la entidad.
c) Coordinarse con los Departamentos de
Contabilidad y de Tesorería y Caja, a
efecto de obtener con la debida
oportunidad, la información suficiente
respecto al ejercicio real del gasto
d) Preparar y entregar al Departamento de
Programación Presupuestal, información
relativa al ejercicio presupuestal, a efecto
de que éste realice los análisis y
evaluaciones respecto al cumplimiento de
los programas y metas autorizados.
e)
Realizar las demás actividades que le
sean encomendadas por la
Subdirección de Recursos
Financieros, afines a las funciones y
responsabilidades inherentes al
cargo

Perfil del Puesto


Nombre del puesto Encargado de control de gasto
Sexo Preferido Educación Formal Edad
No importa Prepa 25+
Habilidades necesarias Experiencia
5+
Compromiso
Funciones del
departamento de Control
de Plazas
a) Coordinar la elaboración periódica de los
informes estadísticos para mantener
actualizado el control de plazas
autorizadas
b) Revisar el inventario y disponibilidad de
las plazas de las diferentes unidades
administrativas con el fin de contar con un
eficiente control del analítico de puestos
plazas.
c) Dictaminar la suficiencia presupuestal
mediante la cancelación de plazas para los
escenarios propuestos
d) Vigilar que las plazas asignadas otorguen
conforme a la normatividad vigente, así
como implementar sistemas que permitan
el adecuado control de las plazas
autorizadas, así como la emisión de
reportes estadísticos de las mismas.
Perfil del Puesto
Nombre del puesto Encargado de control de plazas
Sexo Preferido Educación Formal Edad
No importa Prepa 25+
Habilidades necesarias Experiencia
5+
Compromiso

Funciones del departamento de


función de Ingresos
Administrar y verificar de manera eficaz las
contrataciones de las plazas vacantes que se
generan llevando un control y seguimiento
adecuado de las plazas autorizadas
a) Verificar la información de las plazas vacantes
generadas
b) Revisar que las plazas solicitadas a ocupar
cumplan con los requisitos del perfil del
puesto
c) Programar y elaborar los informes mensuales
y trimestrales de los diferentes reportes que
se generan por la ocupación de vacantes.
d) Supervisar los expedientes que se generan por
cada liberación de la plaza o movimiento de
ingreso.

Perfil del Puesto


Nombre del puesto Encargado de ingresos
Sexo Preferido Educación Formal Edad
No importa Prepa 25+
Habilidades necesarias Experiencia
5+
Compromiso
Departamento de información y
análisis.
a) Verificar la calidad y la oportunidad del
registro en el SIAFI de las transacciones
económico-financiera con incidencia en la
contabilidad.
b) Justificar y preparar asientos manuales de
ajustes que resulten de la verificación y
análisis de la información procesada
c) Mantener la información financiera en forma
permanente y actualizada, que permita
conocer la gestión presupuestaria, de caja y
patrimonial, así como los resultados
operativos, económicos y financieros.
Perfil del Puesto
Nombre del puesto Encargado de infor. y análisis
Sexo Preferido Educación Formal Edad
No importa Prepa 25+
Habilidades necesarias Experiencia
5+
Compromiso

Departamento de dirección de
egresos
 a) Preparar y ejecutar, en función del
presupuesto de caja, el proceso de pago de
proveedores y de compromisos derivados de los
requerimientos efectuados por los organismos
centralizados, así como, de los contratos de
prestaciones de servicios. En este proceso
tenemos el pago de contratistas, consumo de
servicios generales, fondos a rendir, duodécimos,
aumentos de cupos, carreras nuevas; alumnos
ayudantes; etc.
b) Debe velar por las disponibilidades
presupuestarias, la correcta imputación contable y
la documentación de respaldo.
b) Atender consultas relativas a imputaciones y
fechas de pago.

Perfil del Puesto


Nombre del puesto Encargado de egresos
Sexo Preferido Educación Formal Edad
No importa Prepa 25+
Habilidades necesarias Experiencia
Compromiso 5+

Funciones del departamento de


caja
a) Realizar las acciones necesarias para la
oportuna gestión y cobro de las ministraciones
de recursos
b) Atender todos los aspectos relativos a la
obtención de los servicios bancarios que
requiera la operación financiera del Centro.

c) Desarrollar y establecer el sistema de


administración integral de los recursos
financieros
d) Vigilar que la documentación soporte de la
salida de efectivo cumpla con los requisitos de
carácter fiscal y de control interno.
e) Administrar y controlar la disponibilidad de las
cuentas bancarias de cheques y de inversión,
para mantener la liquidez suficiente para
hacer frente a los compromisos de realización
inmediata y evitar la generación de recursos
ociosos
f) Atender la expedición y entrega de cheques,
verificando la identidad del receptor, como
beneficiario del cobro o como representante
legal del mismo.
g) Coordinar, orientar y apoyar las actividades
del personal adscrito al área de su
competencia

Perfil del Puesto


Nombre del puesto Encargado de la caja
Sexo Preferido Educación Formal Edad
No importa Prepa 25+
Habilidades necesarias Experiencia
5+
Compromiso
Dirección de R.R.H.H
Organigrama
Dirección de
R.R.H.H

Departamento de
Selección
Funciones del Director de
R.R.H.H
a) Planificación estratégica del capital
humano, en relación a su
organización y desarrollo.
b) Poner en marcha con la máxima
eficiencia el Plan de Recursos
Humanos
c) Toma de decisiones estratégicas
relacionadas con la organización de
la plantilla
d) Definición de la política y protocolos
de reclutamiento de personal así
como de despido y sucesión
e) Elaborar Plan de capacitación y
programa de incentivos para
empleados.
f) Diseñar Plan de
Seguridad y prevención de Riesgos
Laborales.

Perfil del Puesto


Nombre del puesto Director de R.R.H.H
Sexo Preferido Educación Formal Edad
No importa Prepa 25+
Habilidades necesarias Experiencia
Capaz de analizar datos 5+
Funciones del Departamento de
Selección
a) Función de empleo
b) Función de administración de personal
c) Función de retribución
d) Planificación de las estrategias en el proceso
de selección
e)Gestión de currículums de candidatos
f) Facilitar un cambio de puesto

Perfil del Puesto


Nombre del puesto Encargado de selección
Sexo Preferido Educación Formal Edad
No importa Prepa 25+
Habilidades necesarias Experiencia
Facilidad De Palabra 5+
Dirección
Tipo de Autoridad
Nuestra empresa tendrá una autoridad lineal porque
no es muy grande y estaríamos más en contacto con
los subordinados.

R.R.H.H
Contratación y empleo
Reclutamiento
Anuncios por Internet
Anuncios por periódicos

Selección
Conforme a nuestro análisis de puestos
seleccionaremos a la persona más adecuada para
realizar el trabajo.
Contratación
Se contrata con un periodo de 1 año iniciando y al
renovar el contrato será de 3 años .
Introducción o inducción
Se le dará a conocer al empleado su área de trabajo
y sus deberes, así como la información general de la
empresa.
Promoción, transferencia y ascensos
Esto se hará conforme a el desempeño del
trabajador.

Capacitación y desarrollo
Entrenamiento
Dar a conocer sus obligaciones y cuál será el trabajo
que realizará en la empresa.
Capacitaciones
Se hará un curso de capacitación cada medio año
para desarrollar las habilidades, conocimientos y
conductas del personal.
Calificación de méritos
Sueldos
Se pagará quincenalmente conforme a la ley
establecida y conforme a su cargo.
Vacaciones
Se darán vacaciones cada 4 meses, estos conforme a
las fechas que ellos decidan, las cuales durarán no
más de 2 semanas.

Relaciones Laborales
Comunicación
Estimular la relación entre los empleados para tener
un buen desempeño, que la estrategia corporativa
salga de acuerdo con lo planeado y para que los
objetivos planteados se cumplan.
Disciplina
Los empleados deberán seguir el reglamento
establecido y cumplirlo.
Servicios y prestaciones
Actividades Recreativas
Aniversario de la empresa
Días Festivos
Actividades Culturales
Prestaciones
Incapacidades
Prestaciones conforme a la ley
Vacaciones

Higiene y Seguridad Industrial


Servicio Medico
Todos los empleados tendrán derecho de un servicio
médico, así como seguro de vida.
Campañas de Higiene y seguridad.
Promover la higiene y hacer una vez al menos una
una campaña de recolección de basura
Ausentismo y Accidentes
En caso de que al accidente hubiera sido en el
entorno de trabajo la empresa se hará cargo de los
gastos médicos e incapacidades.

Planeación de recursos humanos


Inventario
Crear una base de datos de todo el personal para
detectar candidatos para ascensos, justificar
posibles necesidades de capacitación,
planear efectiva de recursos humanos y
proporcionar información básica para el
otorgamiento de prestaciones adicionales.

Rotación del personal


Se debe estar reemplazando el personal conforme a
que los empleados se van o ya no cumplen con las
necesidades de la empresa.

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