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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

M.P.P. PARA LA EDUCACION SUPERIOR, CIENCIAS Y TECNOLOGIA


INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA INDUSTRIAL“RODOLFO
LOERO ARISMENDI”
EXTENSIÓN - PORLAMAR

Realizado por:
Introducción
Concepto

Los manuales administrativos son documentos guía eminentemente dinámicos, de


fácil lectura y manejo que transmiten de forma completa, sencilla, ordenada y
sistemática la información de una organización. En ellos se indican las actividades
y la forma en que estas deberán ser realizadas por los miembros de la
organización.
Un manual administrativo es una herramienta de comunicación muy útil entre la
empresa y el personal, manteniéndolo al tanto de lo que se desea alcanzar y de
qué manera; permitiendo el manejo y control de la información. Deben estar
sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades
cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la
capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben
reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar
la eficiencia de la empresa.

Estructura del Manual de Organización

 Introducción.
 Instructivo de Uso.
 Tabla de contenido.

CAPÍTULO I:

 Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad


Económica, Dirección, Tecnología).
 Reseña Histórica.

CAPÍTULO II:

 Objetivos generales y específicos de la empresa.


 Misión.
 Visión.
 Valores.

CAPÍTULO III:
 Organigrama general.
 Funciones de las unidades organizativas.
 Descripciones de cargos.

 Requisitos de los elementos de los manuales administrativos

GLOSARIO.

ANEXOS.

RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

BIBLIOGRAFÍA.

VENTAJAS
 Son una fuente permanente de información sobre las prácticas
generales y sectoriales de
la empresa.
 Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación
de nuevos empleados.
 Logran y mantienen un sólido plan de organización.
 Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada
comprensión del plan general y
de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
 Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con
otros puestos de la
organización.
DESVENTAJAS

• Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas


administrativos que se puedan presentar.

• Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

• Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los


informales,
cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

• Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un


manual
que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

• Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un


manual y
conservarlo al día.

• Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

TIPOS
Manuales de Organización
Es un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos
de observancia
general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a
conocer, familiarizarse e identificarse con ella. En términos generales, expone con
detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación
que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos
organizacionales. Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de
la creatividad y visión que los
responsables de su elaboración redacten dentro de él.

Manuales de Políticas
Consiste en una descripción detallada de los lineamientos seguidos en
la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una
organización proporciona el
marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada
definición de políticas y su
establecimiento por escrito, permite:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión. Puede elaborarse


manuales de políticas
para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal,
compras, etc.

Manuales de Normas y Procedimientos:


Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de
los
procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de
cada una de sus
actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria.

Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las


actividades, evitando
la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos,
facilitan la labor de la
auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.

Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución
de las actividades
que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las
formas y
formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan.

El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una


de las áreas que
integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en
forma general
representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la
organización.

Manuales para Especialistas


Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación
en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo:
manual del
vendedor o compendio de la secretaria.

La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es


recomendable cuando
el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para
justificarlo.

El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y


capacitación de
empleados, como así servir también de elemento de consulta para la realización
de las tareas
asignadas.

PAPEL DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS DENTRO DE UNA EMPRESA

 Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la


organización
 Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones
de cada área integrante de la organización
 Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
 Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las
labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
 Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando
funciones de control y supervisión innecesarias
 Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
 Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en
general
 Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los
lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones
 Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas y procedimientos
 Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
 Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así
como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
 Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y
cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de
sus elementos componentes.
 Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con
los demás integrantes de la organización.
 Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita
los conflictos inter-estructurales

IMPORTANCIA DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones
en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación
precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las
actividades que se le han encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa,


para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran
adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de
cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado
únicamente por las exigencias de la administración.