GESTIÓN DE PROYECTOS I

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO

SUSTENTABLE

ENSAYO LAS PERSONAS: LA CLAVE DEL

ÉXITO

JOCELYN MARGARITA ROJAS ESPINOSA

TUTOR: KARLA PALATTO

ENERO, 2018
 LAS PERSONAS: CLAVE DEL ÉXITO

Las personas que participan en un proyecto son pieza clave en el cumplimiento del

mismo, los procedimientos y técnicas son simplemente herramientas que ayudan a realizar

el trabajo. Por tanto, es de suma importancia mantener bajo control el trabajo en grupo, ya

que es un esfuerzo de cooperación por parte de los miembros del equipo para lograr la meta

común. Su efectividad puede representar la diferencia entre el éxito y el fracaso, las

personas y la comunicación entre ellas son la clave.

Para gestionar el proyecto elaborado por un grupo de personas, se requiere un líder

con habilidades de comunicación, capacidad de manejar el estrés, capacidad de liderazgo,

etc., para poder proporcionar una adecuada planeación, organización y control del esfuerzo

de los miembros del equipo para cumplir con el objetivo trazado.

FUNCIÓN DE PLANEACIÓN: La principal función del Gerente de Proyectos en

esta parte es establecer claramente los objetivos con el cliente final, comunicarlos a los

miembros del equipo para elaborar en conjunto un plan de trabajo, obteniendo así el

compromiso de cada uno de ellos. Por ejemplo cuando se reúnen el Director Comercial con

los Gerentes Regionales de Ventas para dar a conocer los objetivos de ventas anuales y

dichos gerentes a su vez comunican estos objetivos a sus ejecutivos de cuenta para lograr la

meta anual.

FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN: las principales actividades que debe llevar a cabo

el gerente para garantizar la organización del proyecto: delegar actividades, asignar líderes

de grupo (si así lo requiere la dimensión del proyecto), definir alcances, obtener recursos,

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crear un ambiente en el que las personas se sientan motivadas, obtener el compromiso de

cada uno de los miembros del equipo, saber que actividades se pueden realizar dentro de la

empresa y cuales deberán ser realizadas por contratistas y a su vez, asignación de tareas de

acuerdo a las aptitudes de los empleados, etc. Por ejemplo: el Director Técnico de un

equipo de futbol, conoce las habilidades de cada jugador de su equipo y con esto asigna

posiciones en la cancha: portero, medio, delantero, etc., del mismo modo, conoce las

deficiencias de su equipo y así puede llegar a la contratación de jugadores extranjeros.

FUNCIÓN DE CONTROL: el Gerente de Proyectos deberá poner en marcha un

sistema de administración cuya finalidad será seguir el proceso real con el estipulado en el

plan. Los miembros del equipo alimentan los avances en sus actividades y periódicamente

proporcionan información sobre costos. Esto se complementa con reuniones periódicas de

seguimiento para la revisión del proyecto. Lo anterior es para detectar posibles problemas o

retrasos que se estén presentando o pudieran presentarse y así el Gerente de Proyectos

pueda actuar en tiempo y forma para que el cumplimiento del objetivo no se vea afectado.

Por ejemplo: en una reunión de ventas del primer trimestre se revisa el Forecast contra las

ventas actuales y se detecta un 15% debajo de lo estimado. Aquí es en donde el Gerente de

Ventas en conjunto con la fuerza de ventas, deberán reformular el plan de trabajo para

llegar al objetivo al final del año.

El Gerente de Proyectos es un ingrediente clave en el éxito de un proyecto, por tal

motivo debe poseer una serie de habilidades que deberán infundir en su equipo: capacidad

de liderazgo, capacidad de permitir el desarrollo de las personas, habilidades de

comunicación, buen manejo de relaciones interpersonales, capacidad de manejar el estrés,

sagacidad en la resolución de problemas y destreza para administrar el tiempo.

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 Dichas habilidades pueden ser natas y se van fortaleciendo con la experiencia. En

otros casos se pueden obtener de cursos, en lecturas, conferencias, retroalimentación con de

un mentor o los mismos miembros de tu equipo de trabajo, autoevaluaciones, aprendiendo

de errores cometidos, ofrecerse como voluntario, etc.

Las habilidades de comunicación oral y escrita son de suma ya que necesitan

comunicarse periódicamente con su equipo de trabajo, con los contratistas, el cliente y la

alta dirección de su compañía. La comunicación efectiva es crucial para mantener en

marcha el proyecto, identificar posibles problemas, solicitar sugerencias para mejorar el

desempeño del proyecto y estar al tanto de la satisfacción al cliente. Se dice que se aprende

más escuchando que hablando, es por eso que los buenos gerentes dedican más tiempo a

escuchar que hablar, escuchan las expectativas y necesidades del cliente, las ideas y

preocupaciones expresadas por el equipo de trabajo; y así comienza un diálogo sobre temas

importantes. Una comunicación efectiva es oportuna, sincera y sin ambigüedades ya que

creará un ambiente de confianza y credibilidad.

Las buenas habilidades interpersonales se requieren para influir sobre el pensamiento

y las acciones de otros, ya que durante el proyecto el Gerente de Proyectos deberá persuadir

y negociar con el cliente, el equipo y la alta dirección. Se debe iniciar estableciendo

expectativas claras a los miembros del equipo y que todos conozcan la importancia de sus

actividades para el logro de la meta. Lo anterior se consigue con una clara asignación de

tareas y haciendo ver como se interrelacionan con las actividades de los demás integrantes.

Es indispensable que el Gerente de Proyectos conozca a su equipo, esto a través de

conversaciones informales como en una comida, en algún trayecto de un viaje, etc. Esto

ayudará a conocer qué los motiva, cómo piensan que se deben hacer las cosas, que

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preocupaciones tienen, que les gusta, cómo se comportan ante diversas situaciones, en

resumen el Gerente de Proyectos debe aprender sobre los intereses personales de cada

individuo sin entrometerse en sus asuntos particulares.

También se requieren buenas habilidades interpersonales para hacer frente a

desacuerdos o divisiones entre los miembros del equipo con el fin de negociar una solución

en la que ninguna de las partes pierda prestigio y, sobretodo, que el trabajo no resulte

afectado.

En algún punto del proyecto habrá discrepancias entre las partes involucradas, por lo

tanto el Gerente de Proyectos deberá tener la capacidad de manejar el estrés y saber ser

amortiguador entre el cliente, el equipo de trabajo y la alta dirección y convertir las quejas

y problemas en retos que puedan motivar al grupo. Lo anterior es muy importante para no

crear un ambiente de tensión. También puede ayudar el organizar actividades de

integración como un partido de futbol, una excursión o una comida, acompañado de un

buen sentido del humor apropiado que rompan los momentos hostiles.

Delegar es otorgar la responsabilidad de alcanzar los objetivos de trabajo, la autoridad

de tomar decisiones y llevar a cabo acciones para lograr los resultados deseados. Así cada

miembro del equipo desarrolla sus propios métodos y ejercen control sobre los recursos que

necesitan para hacer el trabajo. La delegación es de suma importancia para un Gerente de

Proyectos, no significa pasar la responsabilidad a otros, significa asegurar el desempeño

efectivo por parte del equipo y crea las condiciones necesarias para la cooperación y el

trabajo en equipo. Una delegación efectiva se basa en conocer las habilidades de cada

miembro para la asignación de tareas, que el Gerente de Proyectos tenga confianza en ellos

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y siempre deberá disponible para asesorar y guiar en el momento que sea necesario. Por

ejemplo: en un restaurante el Chef Maitre no puede hacer todo el trabajo, es por eso que

hay quienes se dedican a la cocina caliente, cocina fría, postres, etc., según sus aptitudes y

habilidades demostradas.

En un proyecto se pueden presentar cambios, la habilidad del Gerente de Proyectos

en este caso es administrarlos y controlarlos con la finalidad de minimizar cualquier

repercusión negativa en el logro del objetivo del proyecto. La repercusión que tiene un

cambio en un proyecto depende mucho del momento en que es detectado, por lo general

mientras más avanzado este proyecto mayores serán los efectos sobre el logro del objetivo.

Cuando inicia el proyecto se deben establecer procedimientos con relación a como se

autorizarán cambios y bajo que cláusulas y condiciones. Se puede minimizar el impacto de

los cambios o incluso detectarse a tiempo, con una comunicación estrecha y abierta con

todos los integrantes del proyecto tomando en cuenta la retroalimentación de todas las

partes.

En mi carrera laboral he tenido la fortuna de participar en muchos proyectos, uno de

los más grandes fue la construcción de una planta para maquila de aditivos alimentarios. En

este proyecto fungí como Gerente de Proyectos, para mi edad y mi carrera profesional

significó un gran reto. Lo primero que hice fue conocer a mis colaboradores y saber su área

de expertise para la asignación de tareas, este punto no fue nada fácil ya que la mayoría de

ellos eran mayores que yo. Conociendo el objetivo otorgado por la Dirección General,

comenzamos la elaboración de un plan de trabajo elaborando un cronograma con

asignación de tareas. A lo largo del proyecto hubo muchos cambios, debido a la asignación

de recursos económicos y humanos, ya que este era un proyecto adicional a nuestras

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actividades otorgadas por nuestro puesto de trabajo. Tuve que reorganizar en múltiples

ocasiones a los miembros del equipo en sus tareas y por lo mismo se generaron conflictos

entre ellos. Con los contratistas tuvimos retrasos, lo cuál se reflejo en el presupuesto

económico brindado para el proyecto. Todo lo anterior, retraso la entrega del proyecto

aproximadamente 1 mes.

Lo que aprendí de este proyecto fue a manejar situaciones que emergen sin que los

puedas controlar, ser mejor comunicadora ya que por falta de comunicación efectiva hubo

malos entendidos entre los miembros del equipo y a entablar mejor relaciones

interpersonales con mi equipo de trabajo.

Referencias

Antonio Arellano, Gestión de proyectos, pp. 1-34