Proyecto Servicio Social

REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO

MUNICIPIO DE VILLAGARZON
ARCHIVO MUNICIPAL
NIT. 800 054 249 – 0
PRESENTADO A LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL

ELABORADO POR:
DÉBORA ALEIDYS LUNA M.
SECRETARIA DE ARCHIVO MUNICIPAL
FEBRERO DE 2017
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION .............................................................................................................................. 7
2. JUSTIFICACION................................................................................................................................. 8
3. METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS ACUMULADOS Y DE GESTION ........ 9
4. OBJETIVOS. .................................................................................................................................... 10
4.1. Objetivo General. ................................................................................................................... 10
4.2. Objetivos específicos. ............................................................................................................. 10
5. MARCOS DE REFERENCIA .............................................................................................................. 11
5.1. Marco Conceptual .................................................................................................................. 11
5.2. Marco Legal ............................................................................................................................ 12
5.2.1. Legislación sobre Fondos Acumulados............................................................................ 12
6. DESCRIPCION ................................................................................................................................. 14
6.1. CARACTERÍSTICAS DEL LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO SOCIAL ................................. 14
6.2. POBLACIÓN BENEFICIADA ...................................................................................................... 14
6.3. DURACIÓN .............................................................................................................................. 14
6.4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ........................................................................................... 15
7. SEGUIMIENTO Y EVALUACION ...................................................................................................... 16
8. RECURSOS...................................................................................................................................... 16
Recursos Humanos: ....................................................................................................................... 16
Recursos Físicos:............................................................................................................................ 17
9. BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................................ 18
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ANEXOS
ANEXO 1 (Formato de Solicitud). 20

ANEXO 2 (Formato de autorización de los padres de familia). 21
ANEXO 3 (Formato control servicio social). 22
ANEXO 4 (Convenio sobre el cumplimiento del servicio social del estudiantado). 23
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GLOSARIO
- ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión.
- ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos

transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva,
una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las
propias oficinas y los particulares en general.
- ARCHIVO DE GESTIÓN: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en

busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
- ARCHIVO HISTÓRICO: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo

central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos,
debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura.
- CARPETA: Unidad de almacenamiento específica para los documentos.
- CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal,
hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
- CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante la cual se identifican

y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección,
subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.
- CONSERVACIÓN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor

permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido
informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad
productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo,
son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la
investigación, la ciencia y la cultura.
- DEPURACIÓN: operación por la cual se retiran de la unidad documental los

documentos que no tienen valores primarios ni secundarios. Es análogo a la selección
natural.
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- DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del tratamiento archivístico destinada a la

elaboración de los instrumentos de recuperación de información para facilitar el
conocimiento y consulta de los fondos documentales de los archivos.
- DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en

cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su
eliminación.
- DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una

persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo,
fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de
conservación.
- DOCUMENTO HISTÓRICO: Documento único que por su significado jurídico,

autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado,
la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas,
tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente
valioso para el país.
- ELIMINACIÓN: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor

administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
- FACTORES DE DETERIORO: Sistemas con capacidad de inducir cambios en las

características propias a la naturaleza de los materiales, son llamados también causas de
deterioro y pueden ser internos o externos a los materiales, pueden ser biológicos
(hongos, insectos), químico (tintas, acidez del papel) físico (manchas, roturas,
rasgaduras del papel).
- FONDO: totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un

archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una
institución o persona.
- FONDOS ACUMULADOS: Corresponden a totalidad de los documentos que reposan

en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en
la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de
organización y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta
eficiente.
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- IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística que

consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas
en que se sustenta la estructura de un fondo.
- INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de descripción que describe series de

un fondo.
- ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Operación de unir los elementos o unidades de un

conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida
de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán las unidades
documentales dentro de las series o las series dentro de las secciones.
- RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: Es el plazo en términos de tiempo en que los

documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como
se consigna en la tabla de retención documental.
- SELECCIÓN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se determina el destino final

de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.
- SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
- TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes

tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
fase de archivo.
- TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Listado de series o asuntos a los

cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su
disposición final.
- VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución

productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los
involucrados en el tema o en el asunto.
- VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de información

retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que
tienen este valor se conservan permanentemente.
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INTRODUCCION
Los avances logrados en la Alcaldía Municipal de Villagarzón en relación con la labor

archivística durante los últimos años han permitido abordar temas que, como el de los
archivos acumulados y de gestión, merecen una atención especial, dado que a través de la
organización de esta documentación, la entidad adelanta una serie de actividades que le
permiten preservar y difundir buena parte del patrimonio documental. Así, mediante este
proyecto se adelantara la organización de estos archivos no sólo para actualizar los
procesos necesarios, sino para fortalecer y consolidar el Sistema de Archivos de la Alcaldía
Municipal.
La realización del presente proyecto se desarrolla de conformidad con lo establecido por la

Ley 115 de 1994 en su artículo97, por el Decreto 1860 en su artículo 39 y la resolución
4210 de 1996; artículos 1 a 7, donde se establece que es obligación de los estudiantes de
educación media durante los grados 10 y 11, prestar el servicio social estudiantil; siendo
este un elemento más del proceso educativo, que busca integrar al estudiante a la vida
comunitaria y desarrollar en educando distintos valores como la solidaridad, la
participación, la protección y conservación del medio ambiente, la dignidad, el sentido del
trabajo y del tiempo libre, integrarlo a la vida comunitaria, con el fin de contribuir a su
formación social y cultural a través de proyectos pedagógicos, y como requisito
indispensable para optar por el título de bachiller.
Este proyecto será desarrollado en un horario diferente al de la jornada escolar hasta dar
cumplimiento al número de horas que establece la ley, teniendo en cuenta que será
supervisado por el docente encargado de la institución educativa y del lugar donde se preste
el servicio, para ello se diligenciara formatos de seguimiento facilitados por el organizador
del servicio social.
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2. JUSTIFICACION
La organización archivística de los fondos acumulados requiere no sólo el seguimiento de

las normas propuestas por el AGN1, sino una tarea que compromete a la institución en
general. La ausencia de una política responsable para la gestión documental, es una
problemática que afecta a todas las instituciones y en particular a las entidades públicas, la
carencia de personal calificado, el desconocimiento de la legislación de archivos y la falta
de presupuesto, se convierten en los problemas más comunes que afectan a la mayoría de
instituciones de carácter público y privado.
Lo anterior es importante y necesario organizar el fondo documental acumulado de la

Alcaldía Municipal de Villagarzón y Corregimiento de Puerto Umbría, es una acción que
garantizará la correcta conservación, la organización aplicando los principios archivísticos
y la recuperación del patrimonio documental de la Administración Municipal de
Villagarzón. Al mismo tiempo permitirá la construcción del fondo histórico, al servicio de
la investigación social.
En este sentido se realizó la propuesta de organización del fondo documental acumulado,

en las diferentes dependencias de la Administración Municipal de Villagarzón y
Corregimiento de Puerto Umbría para recobrar la información de tal forma que se pueda
conservar, almacenar y se permita el acceso al público para su consulta y para dar
cumplimiento a uno de los fines de los archivos, consagrados en la Ley 594 de 2000 “el
objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal
forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el
servicio al ciudadano y como fuente de la historia”.
1
La organización de los Fondos Documentales Acumulados, se basa en la reconstitución del orden originario de los
archivos, debe tratar de ser reorganizado de acuerdo con las funciones, competencias, estructura y procedimientos de la
institución que los produjo en el transcurso de su evolución. Casilimas Rojas, Clara Inés y Ramírez, Juan Carlos. Fondos
acumulados manual de organización. Bogotá: Archivo General de la Nación; 2004. p. 8.
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3. METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

ACUMULADOS Y DE GESTION
Debido a que los documentos de una institución se organizan de acuerdo con su estructura
orgánica y funcional y los cambios que a lo largo de su historia han acaecido y dada la
complejidad de la Alcaldía de Villagarzón y de los procedimientos para la organización de
los archivos acumulados y de gestión.
En un comienzo, los Archivos Acumulados se organizaron llevando a cabo la limpieza de

los documentos, su ordenación, almacenamiento en unidades de conservación adecuadas, la
marcación de las mismas y la elaboración del inventario documental, así como la ubicación
en lugares adecuados para su conservación. A partir de la publicación del Manual de
Organización de Archivos Acumulados por parte del Archivo General de la Nación, se
integró a dicho proceso la depuración de manera simultánea con la organización y la
valoración para llegar a la propuesta de Tablas de Valoración Documental y Tablas de
Retención Documental. Con este ajuste a la metodología se observaron los beneficios de
contar con mayor claridad en el proceso de organización.
Sin embargo, los Fondos Acumulados y de gestión en las diferentes dependencias y/o
oficinas de la Administración Municipal y la premura de finalizar su organización, hicieron
la necesidad de buscar alternativas que permitieran optimizar la organización documental,
sin perjuicio del trabajo ya adelantado.
Las actividades a desarrollar en la ejecución del proyecto se harán implementando una

metodología activa y participativa de la siguiente manera:
 Realización de capacitación, prácticas y presentación de videos sobre las diferentes

actividades que desarrollaran en el proyecto.
 Conformación de grupos de trabajos.
 Recolección de evidencia de las diferentes actividades desarrolladas en el proyecto.
 Elaboración y presentación de informes de los avances del proyecto.
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4. OBJETIVOS.
4.1. Objetivo General.
Organizar los archivos acumulados y de gestión documental en las diferentes

dependencias de la Alcaldía Municipal Municipio de Villagarzón, departamento
Putumayo
4.2. Objetivos específicos.
 Apoyar a la secretaria de Archivo en la verificación del estado del archivo de

gestión documental.
 Limpiar los documentos de gestión documental.
 Seleccionar y organizar el fondo acumulados en las diferentes dependencias de

la Alcaldía Municipal y Corregimiento de Puerto Umbría.
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5. MARCOS DE REFERENCIA
5.1. Marco Conceptual
Los archivos existen desde el momento en que el hombre decidió fijar por escrito sus
relaciones como ser social. El archivo es una manifestación de la actividad humana y se han
convertido en la memoria de las instituciones y de las personas.
Son muchas las definiciones que se han dado de Archivo. De acuerdo, con el Consejo
Internacional de Archivos, que lo define como “el conjunto de documentos, sea cual sea su
fecha, su forma y el soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona o por
cualquier organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, conservados por sus
creadores o sucesores para sus propias necesidades o trasmitidos a instituciones de archivos
como fuentes de la historia”.2
El Archivo no es un centro aislado e incomunicado del resto de la estructura informativa de

la sociedad a la que pertenece, ni siquiera los archivos privados, pues estos en un sentido
amplio, forman parte del patrimonio cultural de la sociedad.
En una organización el archivo es un instrumento para la administración, donde se

encuentra el testimonio de las actuaciones administrativas, productivas y económicas. Es la
memoria de las organizaciones, en los cuales se registran sus obligaciones,
responsabilidades, y todas sus operaciones.
El archivo de las organizaciones como fuente de información interna, debe formar parte del
organigrama de la empresa con sus respectivas responsabilidades, derivadas de la custodia
de los documentos. Para cumplir con esta obligación se debe tener un profundo
conocimiento de la organización, su misión, objetivos y de la circulación de la información
dentro de la misma; de las necesidades de recuperación de información, de igual manera
debe responder a las siguientes preguntas: ¿Qué tipo de información debe ser almacenada y
tratada?, ¿Por cuánto tiempo?, ¿Cómo se va a facilitar a los usuarios?, entre otras.
La función del archivo en las organizaciones es fundamentalmente contribuir al buen

funcionamiento de la institución, al cumplimiento de su misión y consecución de sus
objetivos, a través de la selección, análisis, recuperación y difusión de la información.
La rentabilidad del archivo, es difícilmente cuantificable en términos monetarios, por tanto

su supervivencia, está íntimamente ligada a su contribución al éxito de la empresa, que en
su conjunto será quien en definitiva determine, teniendo en cuenta el grado de efectividad y
rentabilidad del servicio, los medios, personal, competencias y niveles de responsabilidad
2
Antonio Ángel Ruiz, ed. Manual de archivística. España: Síntesis, 1995. p. 32.
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del archivo. A medida que aumente la eficacia del archivo y su integración en el proceso
vital de la empresa aumentarán sus recursos y a la inversa, a medida que el archivo sea
gestionado y dotado de recursos aumentará su rentabilidad.
5.2. Marco Legal
5.2.1. Legislación sobre Fondos Acumulados.
Entre las normas específicas relacionadas con las políticas nacionales para el manejo de
la documentación y particularmente las relacionadas con la organización de fondos
acumulados de entidades públicas y privadas se destacan las siguientes:
- Ley 57 de 1985 “Reglamenta la publicidad y acceso a las documentos públicos”.
- Decreto 1382/95 “Ordena la transferencia de la documentación histórica de los

organismos nacionales al Archivo General de la Nación”.
- Decreto 998/97 “Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los

archivos de los organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación”.
- Decreto 254/00 “Por el cual se expide el régimen de liquidación de las entidades

públicas del orden nacional”.
- Ley 594/2000 “Ley general de archivos’. Artículo 20. Las entidades públicas que se
supriman o se fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus
funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Parágrafo. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su
documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado
vinculadas”.
- Acuerdo 047 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V “Acceso a
los documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre
“Restricciones por razones de conservación”.
- Acuerdo 048 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7

“Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre
“conservación preventiva, conservación y restauración documental”.
- Acuerdo 049 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo del capítulo 7

“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
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- Acuerdo 050 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII
“Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.
- Acuerdo 038/2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la ley general de

archivos 594 de 2000”.
- Ley 397 de 1997 sobre patrimonio cultural:
Artículo 4. Definición del patrimonio cultural de la nación. El patrimonio cultural

de la Nación está compuesto por todo los bienes y valores culturales que son expresión
de la nacionalidad colombiana, tales como la tradición, las costumbres y los hábitos,
así como el conjunto de bienes inmateriales y materiales, muebles e inmuebles, que
poseen un especial interés histórico, artístico, estético, plástico, arquitectónico, urbano,
arqueológico, ambiental, ecológico, lingüístico, sonoro, musical, audiovisual, fílmico,
científico, testimonial, documental, literario, bibliográfico, museológico, antropológico
y las manifestaciones, los productos y las representaciones de la cultura popular.
Artículo 12. Del patrimonio bibliográfico, hemerográfico, documental y de

imágenes en movimiento. El Ministerio de Cultura y el Ministerio del Interior, a
través de la Biblioteca Nacional y el Archivo General de la Nación, respectivamente,
son las entidades responsables de reunir, organizar, incrementar, preservar, proteger,
registrar y difundir el mencionado patrimonio.
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6. DESCRIPCION
6.1. CARACTERÍSTICAS DEL LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO

SOCIAL
 Alcaldía Municipal del municipio Villagarzón Putumayo.
6.2. POBLACIÓN BENEFICIADA
a. Para la organización:
 Los archivos organizados.

 Fácil acceso a la documentación e información.
 Cumplimiento de la norma.
b. Para El Estudiante:
 Experiencia
 Conocimiento en el campo archivístico
 Adquisición de conocimientos esenciales en las empresas, tales como: LOS
VALORES CORPORATIVOS Y EL TRABAJO EN EQUIPO.
c. Resultados:
 Archivos debidamente organizados.

 Documentos completamente limpios y foliados en su soporte.
6.3. DURACIÓN
El proyecto, tendrá una intensidad de ochenta (80) horas de prestación del servicio social
estudiantil obligatorio en un proyecto pedagógico, durante el tiempo de formación del
grado 10º y 11° de la educación media. Esta intensidad se cumplirá en las horas de la
tarde en los días martes, miércoles y viernes, tres horas diarias.
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6.4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
FECHA HORAS ACTIVIDAD RESPONSABLE

15 min Presentación.
Inducción al Estudiante del Grado Décimo y
30 min Once en audiovisuales sobre la normativa
archivística (Ley, decretos y acuerdos).
07
Procedimientos para archivar según la Ley de Secretaria de
Marzo - 30 hrs
Archivo 594 de 2000 Archivo
2017
Practica para la preparación física de la
documentación según las Tablas de
45 min
Retención de Gestión Documental (TRD) y
entrega de dotación.
08 a 14 Inspeccionar y revisar si están completos los
Marzo - 09 hrs documentos para archivar en las diferentes
Secretaria de
2017 dependencias y/o oficinas.
Archivo y
Clasificar el nombre de la serie o estudiantes de
dependencia bajo el cual se va a archivar de 10° y 11°
15 a 21 acuerdo a las Tablas de Retención
Marzo - 09 hrs documental.
2017 Estudiantes de 10°
Entrega de Informe
y 11°
22 a 29
Marcar según el sistema que vamos a utilizar
Marzo - 12 hrs Secretaria de
la dependencia o serie.
2017 Archivo y
Legajar los documentos y posteriormente estudiantes de
11 a 28 colocarlos en carpetas cuatro tapas que se van 10° y 11°
Abril - 24 hrs a archivar.
2017 Estudiantes de
Entrega de Informe
10° y 11°
02 a 09
Guardar las carpetas de gestión documental Secretaria de
Mayo - 12 hrs
en cajas de archivo, con su debida rotulación. Archivo y
2017
estudiantes de
Organizar las cajas de archivo en archivo
10 a 17 10° y 11°
central según la dependencia.
Mayo - 12 hrs
Estudiantes de
2017 Entrega de informe final
10° y 11°
Total Horas 80 hrs
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7. SEGUIMIENTO Y EVALUACION
Se desarrollará de la siguiente manera:
 Realizando visitas periódicas.
 Brindando las orientaciones con las que cada grupo de alumnos se va apoyar.
 Aplicando los correctivos necesarios a las dificultades encontradas.
 Llevando control de asistencia de los estudiantes.
8. RECURSOS.
Los recursos para el desarrollo del proyecto:
Recursos Humanos:
 Rector de la Institución Educativa
 Coordinadores del proyecto (Alcaldía Municipal).
 Docentes integrantes del proyecto.
 Estudiantes de grado 10° y 11°.

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Recursos Físicos:
ITEM DESCRIPCION
1 Alcohol en gel para desinfección rápida de manos

2 Bisturí
3 Borrador blanco
4 Carpeta cuatro alas blanca
5 Colon pegastic y/o liquido
6 Corrector
7 Cosedoras
8 Gancho para cosedora o grapadora
9 Guantes descartables de latex
10 Jabón antibacterial
11 Lápiz
12 Lapiceros de color negro
13 Marcadores sharpie color negro
14 Papel tamaño carta
15 Perforadoras
16 Pestañas
17 Refuerzos perforados
18 Sacagancho
19 Sacapuntas
20 Taconotas
21 Tapabocas
22 Tijeras grande
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9. BIBLIOGRAFIA
Ley General de Educación 115 de febrero 8 de 1994
Decreto 1860 de 1994
Resolución 4210 del 12 de septiembre de 1996

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Por medio de la presente, nos permitimos presentar para su consideración la propuesta del
proyecto de horas sociales, en calidad de Secretaria de Gobierno y Secretaria de Archivo de
la Alcaldía del Municipio de Villagarzón Putumayo.
Cordialmente,
ANDREA LORENA DIAZ E. DÉBORA ALEIDYS LUNA M.

Secretaria de Gobierno Municipal Secretaria de Archivo Municipal
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ANEXO 1. FORMATO DE SOLICITUD
Villagarzón Putumayo, _____ de _______ de 2017
Yo,__________________________________________, identificado(a) con la

________________ número _______________ expedida en ___________ y estudiante del
grado ________ de la Institución Educativa ___________________________, solicito al
Señor Rector _____________________, su autorización para prestar el Servicio Social
Estudiantil Obligatorio en la ORGANIZACIÓN DEL FONDO ACUMULADO EN LAS
DEPENDENCIAS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE VILLAGARZON acogiéndome
a sus parámetros de organización de la misma.
Espero una pronta y positiva respuesta.
Atentamente,
________________________
Firma del estudiante
___ N°. _______________ de _____________
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ANEXO 2. FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE LOS PADRES DE FAMILIA
Villagarzón Putumayo, _____ de _______ de 2017
Yo, __________________________________________, identificado(a) con cedula de

ciudadanía número _______________ expedida en _____________, autorizo a mi hijo(a)
_________________________________________________, quien cursa el grado
_______ de la Institución Educativa ___________________________, para que preste su
Servicio Social Estudiantil Obligatorio en la ORGANIZACIÓN DEL FONDO
ACUMULADO EN LAS DEPENDENCIAS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE
VILLAGARZON que desarrollará los días martes, miércoles y viernes en la Alcaldía
Municipal de Villagarzón Putumayo en el horario de la tarde.
Atentamente,
________________________
Firma del Padre de Familia
CC. N°. _______________ de _____________
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ANEXO 3. FORMATO CONTROL SERVICIO SOCIAL

DOCUMENTO DE
NOMBRES Y APELLIDOS CELULAR N°.
IDENTIDAD
D M A FECHA DE D M A
FECHA DE INICIO HOJA
TERMINACIÓN
ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VILLAGARZON
LUGAR DONDE RALIZA LAS HORAS
PUTUMAYO
80
DIAS Lunes: ___ Martes: _X_ Miércoles: _X_ Jueves: ___ Viernes: _X_ TOTAL
HORAS
HORA DE HORA DE HORAS FIRMA DE QUIEN
FECHA ENTRADA
ACTIVIDAD ENTRADA DEL DIA COORDINA
_________________________ _________________________
ANDREA LORENA DIAZ E. DÉBORA ALEIDYS LUNA M
Secretaria de Gobierno Municipal Secretaria de Archivo Municipal
___________________________ _________________________
Rector Docente Coordinador Proyecto

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ANEXO 4. CONVENIO SOBRE EL CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO SOCIAL

DEL ESTUDIANTADO
Doctora
ANDREA LORENA DIAZ E.
Secretaria de Gobierno
Alcaldía Municipal
Villagarzón Putumayo
Asunto: Servicio Social Obligatorio
Institución Educativa: xxxxxx

Nit:
Dirección:
Teléfono:
Rector: XXXXX
Cédula N°:
Coordinadora del Proyecto: xxxxx
Cédula N°: xxxx
La Institución Educativa XXXXXX, es una institución de carácter oficial con el

compromiso de formar integralmente a sus estudiantes.
Como requisito para graduarse, nuestros estudiantes deben cumplir 80 horas de Servicio
Social Estudiantil Obligatorio exigidas por la Ley 115 de 1994 (Artículo 15) Decreto 1860
de 1994 (Artículo 37) y la Resolución 4210 del 12 de septiembre de 1996 (Artículo 2).
El (la) estudiante XXXXXXX, con identificación número XXXXXXXXXXXXX, eligió su

institución para cumplir así con el requisito legal y poder acceder al título de bachiller.
Por su apoyo y colaboración, muchas gracias.
Atentamente,
XXXXXX XXXXX
Rector Coordinadora del Proyecto

Proyecto Servicio Social

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DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO

PRESENTADO A LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL

ANEXO 1 (Formato de Solicitud). 20

- ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte

- ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos

- ARCHIVO DE GESTIÓN: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en

- ARCHIVO HISTÓRICO: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo

- CARPETA: Unidad de almacenamiento específica para los documentos.

- CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante la cual se identifican

- CONSERVACIÓN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor

- DEPURACIÓN: operación por la cual se retiran de la unidad documental los

- DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del tratamiento archivístico destinada a la

- DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en

- DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una

- DOCUMENTO HISTÓRICO: Documento único que por su significado jurídico,

- ELIMINACIÓN: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor

- FACTORES DE DETERIORO: Sistemas con capacidad de inducir cambios en las

- FONDO: totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un

- FONDOS ACUMULADOS: Corresponden a totalidad de los documentos que reposan

- IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística que

- INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de descripción que describe series de

- ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Operación de unir los elementos o unidades de un

- RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: Es el plazo en términos de tiempo en que los

- SELECCIÓN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se determina el destino final

- SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y

- TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes

- TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Listado de series o asuntos a los

- VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución

- VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de información

Los avances logrados en la Alcaldía Municipal de Villagarzón en relación con la labor

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Lo anterior es importante y necesario organizar el fondo documental acumulado de la

En este sentido se realizó la propuesta de organización del fondo documental acumulado,

3. METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

En un comienzo, los Archivos Acumulados se organizaron llevando a cabo la limpieza de

Las actividades a desarrollar en la ejecución del proyecto se harán implementando una

 Realización de capacitación, prácticas y presentación de videos sobre las diferentes

4.1. Objetivo General.

Organizar los archivos acumulados y de gestión documental en las diferentes

4.2. Objetivos específicos.

 Apoyar a la secretaria de Archivo en la verificación del estado del archivo de

 Limpiar los documentos de gestión documental.

 Seleccionar y organizar el fondo acumulados en las diferentes dependencias de

5.1. Marco Conceptual

El Archivo no es un centro aislado e incomunicado del resto de la estructura informativa de

En una organización el archivo es un instrumento para la administración, donde se

La función del archivo en las organizaciones es fundamentalmente contribuir al buen

La rentabilidad del archivo, es difícilmente cuantificable en términos monetarios, por tanto

5.2. Marco Legal

5.2.1. Legislación sobre Fondos Acumulados.

- Ley 57 de 1985 “Reglamenta la publicidad y acceso a las documentos públicos”.

- Decreto 1382/95 “Ordena la transferencia de la documentación histórica de los

- Decreto 998/97 “Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los

- Decreto 254/00 “Por el cual se expide el régimen de liquidación de las entidades

- Acuerdo 048 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7

- Acuerdo 049 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo del capítulo 7

- Acuerdo 038/2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la ley general de

- Ley 397 de 1997 sobre patrimonio cultural:

Artículo 4. Definición del patrimonio cultural de la nación. El patrimonio cultural

Artículo 12. Del patrimonio bibliográfico, hemerográfico, documental y de

6.1. CARACTERÍSTICAS DEL LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO

 Alcaldía Municipal del municipio Villagarzón Putumayo.

Villagarzón Putumayo, _ de ___ de 2017

Villagarzón Putumayo, _ de ___ de 2017