Los 14 Principios Administrativos de Fayol

Estos son los 14 principios de la administración de Henri Fayol y la forma en la

que puedes implementarlos en tu organización:

(1) División del trabajo

Este principio nos dice que el trabajo debe

dividirse en varias partes, y que a cada individuo
debe asignársele únicamente una parte del
trabajo de acuerdo con sus habilidades, en vez
de darle todo el trabajo a una sola persona.

Cuando un individuo en particular realiza el

mismo trabajo repetidamente, se convertirá en
un experto realizando esa parte particular de
todo el trabajo. En consecuencia, la
organización se beneficiará de la especialización del trabajador.

Por ejemplo, una fábrica de muebles recibe una orden para producir 100 mesas.
La fábrica cuenta con 5 trabajadores. Hay dos formas de completar este pedido.
La primera, es que cada trabajador complete 20 mesas. La segunda forma puede
ser distribuir las diferentes partes de la mesa, como las patas, los soportes
laterales, el top, el ensamblado y el acabado a los 5 trabajadores, de tal manera
que cada trabajador realice la misma tarea para las 100 mesas. Lógicamente, este
método es mucho más eficiente que el primero.

El principio de división del trabajo no se aplica a los trabajadores únicamente sino

también a los gerentes. Por ejemplo, si un gerente pasa un largo período de
tiempo trabajando en las mismas actividades, se convertirá en un experto en ese
trabajo particular. En consecuencia, podrá tomar más y mejores decisiones en
menos tiempo. Los efectos positivos de la especialización en el trabajo son la
mejora en la calidad del trabajo, aumento en la velocidad de producción y menor
gasto de recursos.

(2) Autoridad y Responsabilidad

De acuerdo con este principio, la autoridad y la

responsabilidad deben ir de la mano. Significa
que solamente puede responsabilizar a un
individuo particular por un trabajo que se le
asignó, si también le dio la autoridad suficiente
para descargar esa responsabilidad.

No es correcto responsabilizar a una persona

por un trabajo en ausencia de autoridad. De acuerdo con Fayol, “el resultado de la
autoridad es la responsabilidad. Cuando la autoridad se usa, la responsabilidad
nace automáticamente.”

Por ejemplo, el Gerente General de una compañía ha duplicado la meta de ventas

para el siguiente año. Para lograr este objetivo, debe darle autoridad al Gerente de
Ventas para contratar nuevos representantes de ventas y realizar publicidad de
acuerdo con la necesidad. Si la autorización para llevar a cabo estas cosas no es
proporcionada, el Gerente de Ventas no puede ser responsabilizado por no
alcanzar la meta.

(3) Disciplina

La disciplina es esencial en cualquier trabajo

exitoso. Fayol considera que la disciplina significa
obediencia, respeto de la autoridad y observancia
de las reglas establecidas.

La disciplina puede establecerse mediante una

buena supervisión en todos los niveles, una explicación clara de las reglas y la
implementación de un sistema de premios y castigos. Los empleados obedecerán
solo si reciben una buena dirección por parte de su gerente. Un gerente puede dar
un buen ejemplo a sus subordinados disciplinándose a sí mismo.

Por ejemplo, si los empleados rompen su promesa de trabajar a su mayor

capacidad, equivaldría a una violación de su obediencia. O si un gerente tiene
autoridad de realizar ventas al crédito, pero únicamente ofrece esta facilidad a sus
familiares y amigos, equivaldría a ignorar su respeto por su autoridad.

(4) Unidad de Comando

De acuerdo con el principio de Unidad de

Comando, cada empleado debe recibir órdenes
solamente de un superior a la vez, y ese empleado
debe responder únicamente a ese superior sin que
existan otras líneas de comando en conflicto. Si hay
varios superiores impartiendo ordenes al mismo
empleado, éste no sabrá a cuál orden darle
prioridad, generando confusión.

Esta situación afecta negativamente la eficiencia de los subordinados. Por otra

parte, cuando hay varios superiores, cada superior quiere que se les dé prioridad a
sus órdenes. Este problema de egos crea la posibilidad de un enfrentamiento con
otros gerentes. En consecuencia, su propia eficiencia puede verse afectada.
(5) Unidad de Dirección

La Unidad de Dirección significa que

únicamente debiera haber una cabeza para un
plan para un grupo de actividades que tienen el
mismo objetivo. En otras palabras, debe haber
un plan de acción para un grupo de actividades
que tienen el mismo objetivo y debe haber un
solo gerente para controlarlas.

Por ejemplo, supongamos que una empresa fabrica dos productos, motonetas y
automóviles. Por lo tanto, tiene dos divisiones. Como cada producto tiene sus
propios mercados y problemas, cada división debe tener sus propias metas, y
planificar de acuerdo a sus condiciones específicas para lograr los mejores
resultados.

Es necesario distinguir entre la unidad de comando y la unidad de dirección. La

unidad de comando significa que únicamente debe haber un gerente dando
órdenes a un empleado, mientras que la unidad de dirección significa que
únicamente debe haber un gerente ejerciendo el control de todas las actividades
hacia un mismo objetivo.

(6) Subordinación del interés individual al

interés general

De acuerdo con este principio, el interés general o

el interés de la organización están por encima de
todo.

Por ejemplo, si un gerente se encuentra en la

posición de tomar una decisión que podría dañarlo
personalmente pero cuyo resultado beneficia a la empresa, lo correcto sería que
tome la decisión. Por el contrario, si una decisión ayuda al gerente de manera
personal pero resulta en una pérdida para la empresa, dicha decisión nunca
debería de ser tomada.

(7) Remuneración a los empleados

Si esperas que tus empleados sean disciplinados,

quieres tener unidad de dirección y comando,
entonces debes remunerar a los empleados para
que se concentren en su trabajo en vez de estar
pensando en irse a trabajar con la competencia.
Fayol es de la opinión de que los empleados deben recibir una remuneración justa
para que tanto los empleados como los dueños se sientan igualmente satisfechos.
Es tarea del administrador asegurarse que los empleados reciban una
remuneración acorde a su trabajo. Por el contrario, si los empleados no reciben
una remuneración justa por su trabajo, éstos no trabajarán con dedicación,
honestidad ni a plena capacidad. Como resultado, la organización terminará
fracasando.

Una remuneración justa depende de varios factores como el costo de vida, la

demanda de trabajos y la habilidad del empleado. De acuerdo con Fayol, para
motivar a los empleados es necesario darles otros incentivos además de la
remuneración general, como bonos, premios y reconocimientos.
Por ejemplo, supongamos que las cosas marchan bien y la compaña está
logrando buenos ingresos. En tal situación, la remuneración de los empleados
debiera incrementarse sin que éstos siquiera deban solicitarlo. Si esto no se hace,
los empleados dejarán la empresa a la primera oportunidad y se tendrá que
incurrir en gastos de contratación y entrenamiento de nuevo personal que
significarán una pérdida para la empresa y una merma en la eficiencia.

(8) Centralización y Descentralización

La centralización es la cantidad de control que

recae en las personas de una organización. Si hay
un grupo selecto de personas que tienen control
(por ejemplo en grandes corporaciones), entonces
esto se conoce como centralización. Por otra parte,
si el control de la organización está en manos de un
porcentaje mayor de personas (como en las
pequeñas empresas), se conoce como
descentralización.

Las organizaciones deben mantener un balance entre centralización y

descentralización, apuntando a una centralización efectiva en vez de completa
centralización o completa descentralización. Al hablar de centralización efectiva,
Fayol sugiere que los superiores mantengan la autoridad de tomar las decisiones
importantes, mientras que las decisiones diarias y de menor importancia sean
delegadas a los subordinados.

Por ejemplo, las decisiones en cuanto a la determinación de objetivos, políticas y

expansión del negocio deben permanecer en manos de los superiores. Mientras
que la autoridad para comprar insumos y dar permisos a los empleados debe ser
delegada a los subordinados.

La mayoría de grandes empresas tienen unidades estratégicas de negocios que

también son una forma de descentralización. Estas unidades estratégicas de
negocios tienen su propio poder para tomar decisiones. De manera similar,
muchas empresas pequeñas comparten la autoridad de manera descentralizada
para realizar el trabajo más rápidamente. Sin embargo, esto depende del negocio
y el tipo de industria.

Los efectos positivos de este principio son:

 Reducción de la carga de trabajo de los superiores

 Mejores decisiones son tomadas más rápidamente
 Mejora la iniciativa de los empleados

(9) Cadena escalonada

Toda organización tiene una jerarquía. La

cadena escalonada se refiere a una línea
formal de autoridad que se mueve desde el
rango superior hasta el rango más inferior en
una línea recta.

De acuerdo con Fayol, la cadena debe ser

clara y seguirse de manera estricta. Significa
que las comunicaciones deben moverse desde
el tope hacia la base y viceversa en una línea
recta. La condición importante es que ningún nivel en la cadena de mando sea
saltado durante la comunicación.

Sin embargo, también es fundamental la comunicación lateral, siempre y cuando

los superiores la autoricen. Este concepto se desarrolló para que empleados del
mismo rango se puedan contactar en caso de emergencia para evitar retrasos en
la comunicación.

(10) Orden

El lugar de trabajo debe ser seguro y

limpio para todos los empleados. El
principio de orden dicta que debe haber
un lugar para cada cosa, cada cosa
debe estar en su lugar y la persona
indicada debe estar en el lugar indicado.
Debe haber un orden para los
materiales, las cosas y las personas en
la organización de modo a lograr mayor
eficiencia y coordinación.
El orden de las cosas es llamado Orden Material, y el orden de las personas es
llamado Orden Social. Si una organización no trabaja de forma ordenada, habrá
caos. Mantener el orden material y social asegura que todos en la organización
conozcan su lugar de trabajo, lo que cada quien debe hacer y de donde debe
obtener el material requerido. Consecuentemente, todos los recursos en la
organización serán utilizados apropiadamente.

(11) Equidad

Al lidiar con los empleados, el gerente debe ser

amable, justo y tratar a todos los empleados por
igual. La equidad crea equidad y devoción de los
empleados hacia la organización. El principio de
equidad sugiere que los gerentes deben ser
imparciales, sin mostrar preferencias.

Una queja común entre los empleados es que

sienten que otros empleados son tratados de forma distinta, son mejor
remunerados o son promovidos a un mejor puesto a pesar de tener un rendimiento
inferior. Una organización justa es aquella en la que se mantiene la equidad para
todos. Si la compañía es ética, la equidad se conseguirá de manera automática.

Fayol también nos dice con este principio que no debe haber un trato igual hacia
dos empleados cuyo desempeño es distinto. Si un empleado trabaja muy bien y
otro trabaja mal, el segundo debe ser tratado severamente. Eso sería lo justo y
equivaldría a equidad. Por esto mismo Taylor sugirió su método de remuneración
diferencial.

Por ejemplo, un obrero termina 10 unidades de un producto en un día. Otro obrero

que es pariente del supervisor completa solo 8 unidades, pero recibe la misma
remuneración que el primero. Esto viola el principio de equidad. El segundo obrero
debería recibir menos remuneración que el primero.

(12) Estabilidad del personal

Los administradores deben realizar un esfuerzo

por reducir la rotación de personal. Naturalmente,
si hay demasiada rotación, se perderá mucho
tiempo en capacitación y entrenamiento y subirán
los costos. A los costos de reclutamiento y
selección se debe sumar el aumento en errores y
defectos en la producción y el sentimiento de
inestabilidad en los empleados. La retención de
empleados productivos debe ser prioritaria.
Aunque puede tomar tiempo, los gerentes deben dar suficiente tiempo a los
empleados para asentarse en sus nuevos puestos, ya que éstos deben aprender a
realizarlos bien para volverse más eficientes. De acuerdo con Fayol, los
empleados deben sentirse seguros y estables en su puesto ya que la inestabilidad
lleva a la ineficiencia.

Si analizamos a las empresas exitosas, se toman la rotación de personal muy en

serio. Cuentan con varios procedimientos para asegurarse que sus empleados no
abandonen a la compañía, e incluso si lo hacen, la gerencia realiza un gran
esfuerzo para averiguar los motivos por los cuales un empleado decide dejar la
empresa. De forma similar, utilizan tácticas para que sus empleados no se aburran
e incentivos para mantener su iniciativa.

Las organizaciones exitosas tienen un grupo de empleados estables. Estos son

algunos de los beneficios en pocas palabras:

 Entre menos rotación, mejores son las ganancias.

 Una alta rotación significa un aumento de los costos de reclutamiento,
selección, capacitación, entrenamiento, rechazos por productos
defectuosos.
 Si la rotación es baja significa que los empleados están contentos y la
empresa se desarrollará más rápido al contar con empleados entrenados
en todos los puestos.

(13) Iniciativa

Los empleados deben tener la suficiente

libertad para planificar sus labores y llevarlas a
cabo, siempre dentro de los límites de la
autoridad y disciplina. Los gerentes deben
abandonar su falso sentido del prestigio para
alentar la iniciativa en los empleados y
animarlos a expresar nuevas ideas. Esto
motiva el interés y el involucramiento de los
empleados, lo cual crea un valor agregado
para la empresa y termina por convertirse en una fortaleza para la organización.
La iniciativa brinda satisfacción a los empleados y conlleva al éxito de la empresa.

Por ejemplo, un vendedor le sugiere al gerente de ventas que implemente una

nueva técnica de negocios. El gerente de ventas le dice al vendedor que eso no es
posible e ignora la sugerencia sin siquiera pensarlo. En esa situación, el vendedor
que fue menospreciado nunca volverá a ofrecer alguna sugerencia porque su
deseo de tomar iniciativa ha sido suprimido.
Si por el contrario su sugerencia hubiera sido escuchada de manera atenta
(aunque no se hubiera implementado), la iniciativa del empleado habría sido
alentada y tendría el valor de ofrecer nuevas sugerencias en el futuro.

Suena muy bien cuando escuchamos que una compañía ha innovado y lanzado
un producto nuevo al mercado. Pero muchas veces nos preguntamos por qué las
empresas no innovan constantemente. Si analizas a las empresas más
innovadoras te darás cuenta que son las que alientan a sus talentos jóvenes y
viejos para expresar sus ideas, mostrando interés en ellas e involucrándose para
motivar a esos profesionales.

Google, Apple y Amazon son algunas de las empresas que han implementado
este principio de Fayol. En Google, los desarrolladores e ingenieros tienen un
tiempo para distraerse y relajarse mientras piensan en ideas innovadoras que
puedan convertirse en productos para Google. Lo mismo sucede en Apple y
Amazon. Al alentar la iniciativa de los empleados, el nivel innovador de esas
empresas es elevado.

Efectos positivos de la iniciativa:

 Incrementa el poder de pensamiento de los empleados

 Se logra la cooperación entre los empleados al implementar decisiones
 Aumenta el sentimiento de apego hacia la organización

(14) Espíritu de equipo

De acuerdo con este principio, el administrador

debe esforzarse continuamente por desarrollar un
espíritu de equipo, cooperación y unidad entre sus
subordinados. Para lograrlo, el primer paso es
utilizar la palabra “nosotros” en vez de “ustedes” al
hablar con ellos.

El espíritu de equipo es la unión entre la gerencia

y los empleados de la empresa, que lleva a que una organización se sienta
orgullosa de lo que hace logrando lealtad de sus empleados y clientes. Contribuye
a la cultura organizacional y crea una atmósfera de confianza mutua y
entendimiento.

La cohesión entre los empleados es una fuente de gran fortaleza para la

organización y una cualidad en los negocios exitosos. El espíritu de equipo le da
una verdadera ventaja competitiva a la organización porque significa que los
empleados son entusiastas, están motivados y harán lo que sea por la empresa o
la gerencia.