Tutorial para el uso de la Intranet del Koha en

la UNC

La Intranet es la interfaz para los bibliotecarios. En ella se pueden realizar acciones

relacionadas con el manejo de la biblioteca. En particular se pueden hacer
préstamos, devoluciones y administración de usuarios, entre decenas de
funcionalidades.

Ingreso

Para ingresar a la Intranet se debe introducir en la dirección web correspondiente, lo

cual nos llevará a la siguiente pantalla
en la cual ya hemos introducido los campos Id de usuario (en este caso soporte) y la
contraseña.

Se deben entonces clickear el botón

Y se obtiene

Allí se pueden realizar tareas de administración. En este caso el usuario soporte es

un superusuario con todos los privilegios . Si el usuario tiene menos permisos
algunas opciones no aparecerán. Por ejemplo, si el usuario no tiene permiso para
catalogar, desaparecerá la opción Catalogación y todos sus submenús.
Préstamo

Si se desea realizar un préstamo a un usuario se debe ingresar su nombre o parte de

su nombre o su número de socio en el lugar correspondiente de la ventana anterior:

y luego clickear . Se va entonces a una pantalla donde aparecen usuarios que

cumplen con el criterio de búsqueda:

Se elige entonces el usuario buscado clickeando sobre él y luego se

clickea .

Aparece la pantalla de préstamo para el usuario elegido:

El usuario tiene items atrasados y el Koha los resalta poniendo la fecha en rojo. Si de
cualquier forma la biblioteca decide prestar el o los libros que el usuario ha solicitado
se procede de la siguiente manera: se ingresa el número de inventario del ítem
solicitado (por teclado o leyendo el código de barras)

y se clickea (esto último no es necesario con la lectora de código de

barras). Entonces, se genera una pantalla nueva, donde aparece el ítem como
prestado. Este procedimiento se repite con todos los items a ser prestados.
La fecha de vencimiento se genera automáticamente en base a la categoría a la que
pertenece el usuario. Si se desea cambiar la fecha de devolución de los items a ser
prestados, antes de prestarlos se debe llenar la casilla correspondiente
a Especificar la fecha de vencimiento. Esto modifica la fecha de vencimiento de
ese ítem y todos los sucesivos en esa sesión.

Al terminar de realizar los préstamos solicitados si el cursor está en el recuadro de

prestamos al clickear nuevamente se imprimirá el ticket de préstamo
correspondiente.

Por último, si se desea prestar a otro usuario se ingresa su nombre, parte de su

nombre o número de socio, en la parte superior de la pantalla:
Se clikea Enviar y el proceso se repite.

Para volver al menú principal clickear Inicio en la parte superior

izquierda.

Devolución

Todos los procedimientos se pueden empezar del menú de Inicio pero a medida que
los usuarios de la Intranet vayan conociendo el software encontrarán diferentes
caminos y formas de hacer las cosas. Pero, como dijimos, nos situamos en la
ventana Inicio en la parte de devoluciones

y se debe clickear Devolver. Esto nos llevará a una pantalla donde debemos ingresar
los números de los items que se están devolviendo:

Si se clikea Enviar se va a la siguiente pantalla

Es importante verificar la fecha de vencimiento que tenía el préstamo pues en ciertos
casos se deben aplicar sanciones que consisten en suspender al usuario (ver al lado
del nombre del usuario).

Para devolver otro libro se repite el procedimiento y se agregará otro renglón a la

lista de items devueltos.

Si por error se ingresa un número de un ítem que no fue prestado el sistema nos lo
indica. Por ejemplo si tratamos de devolver el ítem 13565 (que no está prestado) se
genera la siguiente pantalla:
Ingreso o creación de usuarios

El procedimiento para ingresar usuarios es muy sencillo. Ir a la página Inicio y

clickear el link Usuarios. Ello nos llevará a la siguiente pantalla

Esta pantalla no solo sirve para ingresar nuevos usuarios, sino también para
editarlos, como veremos después. Si queremos ingresar un nuevo usuario debemos

clickear y se desplegará un menú

en el cual debemos elegir el tipo de usuario. En general la biblioteca ingresará tres

tipos de usuario: adulto (todos los usuarios individuales menos los bibliotecarios),
organización (institución) y staff (bibliotecarios). Una lista (posible) de categorías de
usuario y tipos de usuario es la siguiente:

Esta lista puede ser modificada por los administradores del sistema, pero no es
posible eliminar una categoría si hay usuarios en ella.

Continuemos con el ingreso de un usuario. Elegimos del menú desplegable el tipo de

usuario Adulto. Ello nos llevará a una pantalla donde debemos ingresar datos. La
primera parte de la pantalla es (ya llenamos algunos campos):
Luego es posible llenar dirección alternativa y contacto alternativo y el final de la
ventana es:
Es conveniente a cada usuario asignarle una ID de usuario y una contraseña (que
luego deberían cambiar). Esto les permitirá ingresar como usuarios en el OPAC.

Para ingresar efectivamente el usuario debemos clickear . Y aparecerá una

pantalla parecida a la siguiente:
Esto indica que el usuario ya está cargado. Como veremos a continuación es posible
modificar los datos del usuario por errores o actualizaciones.

Modificación de usuarios

Como siempre en este instructivo partimos de la pantalla de Inicio y de allí

elegimos Usuarios y llegamos a la pantalla
En Buscar usuarios ponemos el apellido del usuario (o parte de el) o su número de
socio. De ahí vamos o bien directamente a la pantalla del usuario o a una pantalla
donde elegimos el usuario (esto ya lo hicimos antes para el préstamo). Supongamos
que ya llegamos a la pantalla del usuario. Hemos remarcado con óvalos rojos los
links que nos permiten editar al usuario:
El primer Editar permite cambiar los datos personales del usuario. El
segundo Editar (Para el uso del la biblioteca) es para cambiar parámetros que
relacionan al usuario con la biblioteca. Hay un tercer Editar (que no aparece en
pantalla) para la Dirección alternativa y Contacto alternativo.

Podemos además subir fotos de usuarios, que nos permitirán reconocerlos

fehacientemente. El procedimiento para hacer esto (en Subir imagen de usuario)
es el estándar para subir imágenes en la computadora.
Permisos de usuarios

Los socios comunes de la biblioteca no tiene permisos para ingresar a la interfaz

administrativa. Cuando se quiere crear un usuario administrativo se aplica el
mecanismo explicado más arriba, es decir se crea un usuario común, y luego se le
asignan permisos para ingresar a la interfaz administrativa. Más aún, no todos los
usuarios administrativos tiene los mismos permisos o privilegios: en general uno o
dos usuarios tiene el permiso "superlibrarian", llamado superusuario, que implica
que puede realizar cualquier cambio y actividad dentro de las previstas en la interfaz
administrativa. Este es un permiso que sólo debe darse a pocas personas y que
tengan funciones jerárquicas. Los integrantes del personal que no son superusuarios
pueden tener diferentes permisos que les permitirán catalogar, prestar, definir
usuarios, etc. La lista de permisos es la siguiente:

 superlibrarian: acceso a todas las funciones de la interfaz administrativa.

 circulate: circulación de libros.
  catalogue: acceso a la interfaz administrativa (este permiso debe darse a
todos los usuarios administrativos).
 parameters: establecer parámetros del sistema.
 borrowers: agregar o modificar socios.
 permissions: establecer permisos de los usuarios.
 reserveforothers: reservar libros para los usuarios.
 borrow: prestar libros.
 editcatalogue: editar el catálogo (agregar, modificar, borrar, etc. registros
bibliográficos o de existencias).
 updatecharges: actualizar datos de los usuarios.
 acquisition: administración de adqusiciones y sugerencias de compra.
 management: establecer parámetros de administración de la biblioteca
 tools: uso de herramientas (exportación, importación, códigos de barras, etc.)
 editauthorities: editar autoridades.
 serials: administración de suscripciones periódicas.
 reports: acceso al módulo de informes.
 staffaccess: modificar acceso/permisos del personal.

Más alla de toda esta cantidad de permisos, algunos difíciles de comprender, es

posible asignar en forma sencilla diferentes tipos de permisos según el perfil del
personal. Veremos ahora en forma práctica como se asigna permisos y los diferentes
perfiles básicos de usuarios.

Como hicimos más arriba vamos a la página del usuario y allí en la

pestaña Inicio elegir Establecer permisos:

Se irá a una página similar a la siguiente:

En esta página se deben marcar los permisos que se consideren adecuados y luego
tocar el botón Establecer permisos. Para el superusuario sólo debe marcarse la
casilla superlibrarian y luego tocar Establecer permisos..

Las paginas siguientes muestran diferentes tipos de permisos, según el tipo de

usuario:

Procesos técnicos (catalogador)

Circulación (préstamos, devoluciones)
 Administración (compras, suscripciones)

Catalogación

Por último veremos como funciona el módulo de catalogación, sin adentrarnos en la

catalogación misma. En la pantalla Inicio
Legimos Agregar registros MARC (debajo de Catalogación). Allí aparece la
hoja de trabajo predeterminada y un menú desplegable para elegir la más
conveniente, según el tipo de material.

Si queremos ingresar un libro elegimos Libros...

y tendremos la hoja de trabajo correspondiente. Podemos ingresar los datos en forma
manual. Para ingresar los campos, por ejemplo, 2XX debemos toca la pestaña 2 y
aparecerán los campos correspondientes al 2XX.

Ahora procederemos a catalogar un libro usando el protocolo Z39.50. el libro es

"General Theory of Lie Groupoids and Lie Algebroids" de K. A. Mackenzie.

Clickeamos y aparece una pantalla pequeña (pop up):

Generalmente es suficiente poner unas pocas palabras del título, aunque si el
resultado de la búsqueda es demasiado grande podemos ingresar otros datos (autor,
ISBN, etc.). El servidor que estamos usando es el de la Library of Congress, pero es
posible agregar otros chequeando los cuadraditos. También el administrador del
sistema puede agregar otros servidores que no figuran en esta lista.

En este caso se encontró solamente un libro:

Cómo es el libro que queremos catalogar, ahora presionamos Importar y la hoja de
trabajo aparecerá con campos completados. Por ejemplo la pestaña de los 2xx tiene
este contenido:

A partir de esto es posible modificar los campos que aparecen en la hoja de trabajo.
Dos campos que deben ser llenados son el 003 y el 008. En 003 se debe poner AR-
CdUFM, que es la denominación que tiene la facultad en la Library of Congress. El
campo 008 es un poco más complicado y corresponde a la tarea de catalogación.

Una vez que hemos completado el registro clickeamos la tecla .

Hasta ahora hemos catalogado el libro, pero todavía no hemos ingresado el ítem
físico a la biblioteca. La próxima pantalla que aparecerá tiene por finalidad ingresar
los detalles de ítem particular (número de inventario, origen, etc.).

Los campos ingresados más arriba en general serán suficientes para poder ingresar el
ítem. El catalogador queda registrado por el sistema.

Si clickea el ítem se agrega al catálogo de la biblioteca. En caso que por

error se ingrese un número de inventario repetido, el sistema no permite el ingreso
del ítem. Añadido el ítem, la próxima pantalla que aparece muestra el ítem agregado
y permite agregar otro.

Consultas bibliográficas

Como es lógico el bibliotecario puede hacer diversas consultas sobre diversos

aspectos relacionados a la biblioteca. En particular puede consultar sobre el material
que se encuentra en la misma. Las consultas se hacen en forma muy sencilla: ir a la
página Inicio y debajo de Buscar, al lado de Search cataloge, introducir un
término o frase que sirva como criterio de búsqueda. Por ejemplo podemos
introducir knapp
y clickeamos (el de al lado de knapp). Entonces iremos a una pantalla que nos
muestra los artículos que satisfacen este criterio de búsqueda:

En esta pantalla podemos ver los artículos encontrados, cuantos ejemplares o items
hay de cada uno y cuantos hay disponibles y prestados. Si clickeamos en el título de
un libro tendrems los detalles sobre él y, en particular, quienes son las personas que
lo han tomado prestado. Por ejemplo si clickeamos el primer libro obtendremos:
Observar que el ejemplar 4 ha sido prestado y debe ser devuelto antes del
16/06/2008.

Atajos

En muchas de las ventanas administrativas aparece en la parte superior central lo

siguiente:

En este recuadro ingresamos un número de socio o parte del nombre del mismo,

clickeamos y realizamos el proceso de préstamo como está explicado más

arriba.
Si queremos hacer devoluciones clickeamos la pestaña Devolver con lo cual
cambiará el recuadro al siguiente aspecto:

Si ingresamos el número de inventario de un libro y clickeamos en se

producirá la devolución del mismo.

Finalmente, si queremos buscar en el catálogo clickeamos la pantalla Buscar en el

Catálogo y el recuadro ahora será:

Si ingresamos un término o frase y clickeamos obtendremos todos los

artículos que satisfacen el criterio de búsqueda.