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Base de datos
Las bases de datos de Access 2013 tienen la extensión .ACCDB para que el
ordenador las reconozca como tal.
Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los
clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las
tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes
podamos obtener información sobre los pedidos de estos y viceversa.
Tablas de datos
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa,
una tabla de CLIENTES podría ser:
Campos/Colum
Código Nombre Apellidos
Todos los valores de una columna determinada tienen el mismo tipo de dato,
el tipo de dato define el conjunto de valores que se podrán introducir en la
columna. los tipos de datos vienen predefinidos y pueden variar de un sistema
de base de datos a otro pero suelen ser muy parecidos. Por ejemplo en Access
2013 tenemos el tipo entero que representa números sin decimales tanto
positivos como negativos hasta un cierto valor, volveremos sobre los tipos de
datos en un próximo tema.
En una tabla no pueden haber dos columnas con el mismo nombre pero ese
nombre sí se puede utilizar en otra tabla.
Normalmente todas las tablas deben tener una clave principal definida. Una
clave principal es una columna (o combinación de columnas) que permite
identificar de forma inequívoca cada fila de la tabla, por lo que no pueden haber
en una tabla dos filas con el mismo valor en la columna definida como clave
principal. En el ejemplo anterior la clave principal sería el campo Código ya que
todos los clientes tienen un código y dos clientes no pueden tener el mismo
código (un mismo valor no se puede repetir en la columna Código, dos clientes
no pueden tener por ejemplo el código 2).
Por ejemplo, tenemos dos tablas, una de alumnos y otra de cursos, en la tabla
de alumnos pondríamos una columna curso : para saber en qué curso está
matriculado el alumno, la columna curso en la tabla de alumnos es clave
foránea, mientras que la columna codigo de la tabla de cursos será clave
primaria.
Una tabla tiene una única clave primaria y puede contener cero o más
claves foráneas.
Cuando se define una columna como clave principal, ninguna fila de la tabla
puede contener un valor nulo en esa columna ni tampoco se pueden repetir
valores en la columna.
Cuando se define una columna como clave foránea, las filas de la tabla
pueden contener en esa columna o bien el valor nulo, o bien un valor que existe
en la otra tabla. Eso es lo que se denomina integridad referencial que consiste
en que los datos que referencian otros (clave foránea) deben ser correctos.
Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de
los clientes cuyo código postal sea 46625.
Formularios
Un formulario es el objeto de Access 2013 diseñado para la introducción,
visualización y modificación de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la
forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes
clientes de la tabla CLIENTES.
Access tiene sus propios formularios definidos pero nosotros podemos crear
otros para presentar la información a nuestro gusto. En este curso veremos
cómo crearlos.
Informes
Macros
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en
respuesta a la elección de un elemento de un formulario. En este curso veremos
cómo crearlas.
Módulos
Aplicaciones
Una vez hecho esto, veremos una nueva pantalla: la de aplicaciones. En ella
aparece un listado de todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro
equipo. Si no nos aparece el icono de Access en pantalla, deberemos dejar el
puntero del ratón en el lateral derecho de la pantalla, lo que provocará que se
desplace el listado de aplicaciones. También podemos utilizar la barra de
desplazamiento horizontal que aparece en la parte inferior de la pantalla para
desplazarnos hasta encontrar el icono de Access. Una vez localizado el
Puedes iniciar Access 2013 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la
forma que te explicamos aquí.
3. Pulsa con el botón derecho del ratón sobre cualquier zona vacía de la
barra de tareas, en la parte inferior de la pantalla. Normalmente encontrarás
espacio en la zona próxima al reloj.
4. Elige la opción Mostrar ventanas en paralelo o Mosaico vertical, para
situar una ventana junto a la otra. El nombre de la opción puede variar según la
versión de Windows que utilices.
Una vez tenemos las dos ventanas con el tamaño adecuado basta hacer clic
con el ratón para pasar de la una a la otra. De esta forma, la ventana donde
hagas clic se convertirá en la ventana activa, y podrás trabajar con ella.
Distinguirás la ventana activa de la inactiva porque la barra de título superior
tiene un color más intenso (la inactiva tiene un color atenuado, grisáceo).
Para volver a dejar las ventanas con su tamaño normal, hacer clic en el
botón Maximizar de la ventana en que visualizas el curso o en el de Excel.
Esto va bien con monitores grandes (de 17" o más), con monitores pequeños
quizás prefieras dejar las ventanas con su tamaño normal e ir pasando de una
a otra utilizando los botones correspondientes en la barra de tareas inferior (la
que contiene el menú Inicio). También puedes alternar de una ventana a otra
presionando las teclas Alt + Tabulador(manteniendo pulsada Alt, presionar la
tecla Tabulador).
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como esta:, vamos a ver sus
componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se
muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir
qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más
adelante.
La zona de la derecha nos permite crear una nueva base de datos utilizando
plantillas o crear una nueva base de datos en blanco seleccionando el icono
que ves remarcado en la imagen (Base de datos del escritorio en blanco).
Una vez abierta una base de datos trabajaremos con el siguiente entorno de
trabajo:
Veamos su componentes principales, así conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y será más fácil seguir el resto del curso. La pantalla que
se muestra (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir
qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más
adelante.
La barra de Título
La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que
estamos trabajando en el momento actual y en su extremo derecho están los
botones para acceder a la ayuda
, minimizar , maximizar/restaurar / y cerrar .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que se quiera
como veremos en un tema más adelante pero si utilizas un dispositivo táctil te
interesa consultar este avanzado :
La Cinta de opciones
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
La barra de estado
1.7. La ayuda
Access incorpora una documentación muy útil que explica las distintas
opciones y características del programa. Su consulta frente a una duda es muy
recomendable. Para acceder a ella podemos:
Esta es una de las novedades de Office 2013. Mediante esta opción podemos
conectarnos a Internet para subir nuestros archivos y acceder a ellos desde
cualquier ubicación. Volveremos sobre el tema más adelante.
Sólo una respuesta es válida por pregunta. Haz clic en la respuesta que
consideres correcta.
Contesta todas las preguntas y haz clic en el botón Corregir para ver la
solución.
Si pulsas Restablecer podrás repetir la evaluación.
a) CTRL+F4.
b) ALT+F4.
c) MAYÚS+F4.
d) WINDOWS+F4.
a) La barra de estado.
b) La barra de desplazamiento.
c) La barra de título.
5. La cinta de opciones...
a) Sí, pero sólo si instalamos la extensión del programa que nos ofrece esta
posibilidad.
b) Sí. Muchas de las acciones más comunes tienen teclas rápidas asociadas
y con ALT podemos ver qué tecla ejecuta cada opción.
a) Inicio.
c) Crear
d) Archivo.
9. La barra de estado...
a) Pulsando F1.
Sólo una respuesta es válida por pregunta. Haz clic en la respuesta que
consideres correcta.
Contesta todas las preguntas y haz clic en el botón Corregir para ver la
solución.
Si pulsas Restablecer podrás repetir la evaluación.
a) CTRL+F4.
b) ALT+F4.
c) MAYÚS+F4.
d) WINDOWS+F4.
a) La barra de estado.
b) La barra de desplazamiento.
c) La barra de título.
5. La cinta de opciones...
a) Sí, pero sólo si instalamos la extensión del programa que nos ofrece esta
posibilidad.
b) Sí. Muchas de las acciones más comunes tienen teclas rápidas asociadas
y con ALT podemos ver qué tecla ejecuta cada opción.
a) Inicio.
c) Crear
d) Archivo.
9. La barra de estado...