INTRODUCCIÓN DE ASIENTOS EN CONTAPLUS

1.- INTRODUCCIÓN DE ASIENTOS EN CONTAPLUS

Esta es una de las partes más importantes del programa, ya que a partir de esa
información vamos a poder obtener una visión de la contabilidad que estamos
realizando, a través de los distintos informes y balances que proporciona el
programa.

Lo primero que hay que hacer es ir a la opción de asientos, dentro de Financiera /

Opciones de Diario / Gestión de Asientos o a través del botón de acceso directo
situado en la barra.

Al entrar aparece una ventana destinada a la captura de asientos y con una barra
de botones propia que nos da múltiples opciones. La entrada de asientos tiene que
ser ágil y rápida, por ello, esta opción se puede manejar perfectamente con el
teclado, sin necesidad de utilizar el ratón.

Asientos Simples

Contaplus tiene distintas formas de introducir asientos. La más sencilla es realizar

los asientos partida por partida, introduciendo los datos según se pidan.

Para ello pulsamos sobre el botón Añadir Partida que se encuentra en la barra de
botones. El programa abrirá una línea de edición en la ventana donde
introduciremos los datos.

IMPORTANTE

En los campos como subcuenta, campo, etc. Podemos acceder a la búsqueda

incremental pulsando + para buscar, pegar y añadir registros, sin necesidad de
salir de la opción activa. Esta característica se podrá encontrar en distintas partes
del programa

Una vez introducida la primera partida, el programa nos propone el cuadre del
asiento automáticamente (opción configurable por el usuario), de esto modo sólo
tendremos que introducir la subcuenta y el concepto, el cual puede ser copiado de
la partida anterior pulsando Intro.

Cuando el asiento esta cuadrado, está listo para ser grabado en el diario.

Asientos Compuestos

Un asiento no tiene porqué tener solamente dos partidas, puede tener todas las
que necesitemos. La única condición es que el asiento esté perfectamente
cuadrado.

Antes de realizar el asiento, vamos a cambiar la entrada lineal de partidas por el

modo extendido.

Dentro de la ventana, seleccionamos la opción Edición de partidas en modo

extendido. De esta forma, cuando añadimos una partida, aparecerá una ventana
con más información sobre la partida activa.
Al igual que antes, introduciremos una a una las partidas del asiento de compra a
un proveedor.

Asientos Predefinidos

Una de las formas más rápidas y seguras de introducir asientos en Contaplus es a

través de los asientos predefinidos. Un asiento puede tener información repetida o
datos que pueden ser calculados fácilmente a partir de otros anteriormente
introducidos. Con Contaplus puede utilizar la colección que trae por defecto, o
crear sus propios predefinidos para que se ajusten a sus necesidades.

Dentro de la gestión de asientos, tenemos que situarnos en el campo a la derecha

de la fecha, donde tendremos que introducir el código del predefinido que
deseamos ejecutar. Si desconocemos el código, podemos buscar a través de la
búsqueda incremental, pulsando con el ratón sobre la lupa inferior o pulsando la
tecla +. Una vez introducido el código, el predefinido se ejecuta automáticamente.

Asientos en Euros

El usuario puede introducir indistintamente asientos en euros o pesetas, y será

Contaplus el encargado de realizar las conversiones y operaciones necesarias.

Para introducir asientos en euros o en pesetas, se ha habilitado un botón en la

barra de botones dentro de Opciones de Asientos.

Cada vez que pulsemos este botón cambiará el modo de entrada del asientos, así
como su logotipo, de este modo podremos saber en que moneda estamos
realizando el asiento.

IMPORTANTE

Una vez introducida una partida de un asiento, no podemos cambiar la moneda.

Un asiento no puede tener partidas en distintas monedas, pero sí podemos tener
en una misma empresa asientos en euros y pesetas

Una vez seleccionada la moneda, podremos introducir el asiento por cualquier

método anteriormente explicado.

EURO: ASIENTOS SIN CONVERSIÓN

Con la introducción del euro han aparecido una serie de problemas hasta ahora
desconocidos en España, como por ejemplo el redondeo.

Contaplus, con independencia de la moneda en la que realizamos el asiento,

convierte internamente a la otra moneda. Si existen diferencias de cambio,
realizará automáticamente el ajuste del asiento, utilizando la cuenta 7690 (Ingresos
por diferencias del redondeo euro) o 6690 (Gastos por diferencias del redondeo
euro), dependiendo de cada caso.

Estas diferencias, en algún momento deben ser regularizadas a través de un

asiento especial: un asiento sin conversión. Por ello, en la parte superior derecha
de la gestión de asientos, se ha habilitado una opción que permite realizar asientos
sin realizar el ajuste en la otra moneda.

IMPORTANTE

Para que el programa realice de forma automática los ajustes, es necesario que
estén definidas las cuentas 7690 y 6690. Si o están definidas, no se podrán
realizar los asientos. Para añadir las cuentas, debemos dirigirnos a Financiera /
Plan Contable / Estructura PGC
MANTENIMIENTO Y GESTION DEL INVENTARIO
En Esta opción, vamos a explicar cómo dar de alta un activo y su mantenimiento.
Para llevar un buen control de este activo, lo primero que debemos hacer es dirigirnos
a Inventario / Códigos y Tablas / Grupos de Amortización en el menú principal, el cual
nos presentará una ventana en la que introduciremos un grupo de amortización que debe
ser el adecuado para el activo que demos de alta. Este dato es totalmente arbitrario par el
usuario, ya que él pude decidir cómo agrupar libremente sus activos.
A continuación nos debemos dirigir a la tabla llamada Cuentas de Amortización, donde
introduciremos la información necesaria para alimentar dicha tabla.
En el espacio Cuenta tendremos que introducir el código de la cuenta de amortización
acumulada del activo, y el sistema detecta la descripción de dicha cuenta, pero el usuario
puede modificar si así lo desea.
A continuación, pasamos al siguiente campo: Grupo, donde se debe colocar el código del
grupo asociado al inmovilizado, después debemos añadir el código de la cuenta de
dotación a la amortización. Podemos ver en los siguientes campos, el porcentaje de
amortización asociado y la cantidad de meses de lanzamiento de los asientos de
amortización, que los presenta por defecto el sistema y que podemos dejar así, ya que
siempre pueden ser modificables. Ahora vamos a dar al programa un tipo de información
de gran intereses para el usuario como es la ubicación del activo y su naturaleza. Para
ello, sólo debemos acceder a sus respectivas tablas y asignar códigos y descripciones.
Una vez que ya se han alimentado las tablas necesarias, nos vamos a la opción de
Gestión de Inventario para dar de alta nuestro inmovilizado. Para ello, damos al botón
Añadir y tecleamos los datos que nos piden: código o número de inventario, el cual es
alfanumérico y libre para el usuario.
Indicaremos al fecha de compra y en fecha de inicio de amortización, debemos poner la
fecha desde donde queremos que el sistema empiece a amortizar, podemos dejar la misa
que la de la compra.
A continuación, debemos poner el grupo de amortización y la subcuenta específica de
amortización acumulada del bien, si no la tenemos dada de alta se puede añadir desde de
búsqueda incremental, el resto de información es libre, excepto el proveedor que debemos
añadir también sus subcuenta.
La fecha y causa de la baja se rellenarán sólo cuando demos de baja nuestro activo, por
cualquier motivo.
El porcentaje de amortización que aparece por defecto, es modificable eligiendo el usuario
que porcentaje debe aplicar a su activo en la amortización.
 En caso de un bien nuevo, no debemos poner nada en el importe amortizado ya que
nuestro activo es nuevo y no hemos amortizado nada todavía, lo mismo ocurre con la
fecha de última amortización y fin de amortización. Estos últimos campos, se rellenan de
forma automática cuando realizamos los asientos de amortización.

 Añadir Inventario desde Gestión de Asientos

Contaplus ofrece la posibilidad de dar de alta en nuestro inventario un activo directamente
desde Gestión de Asientos. Al dar de alta el asiento de compra del bien, el usuario puede
pulsar el botón destinado a tal efecto y se abrirá, la ventana para poder añadirlo, en la
fecha que se recogerán del asiento los datos correspondientes a fecha de compra y de
inicio de amortización, importe de la compra y documento.
Para realizar las amortizaciones de final de un ejercicio, debemos ir a Inventario /
Amortizaciones, del menú principal y poner la fecha en la que queremos que nos
amortice nuestro activo.
Sólo tenemos que dar Aceptar para que el sistema realice la amortización. En ese
momento, el sistema realiza los asientos y los pasará directamente al diario. Las fichas de
los activos se actualizarán en ese momento.

CONTROL Y GESTIÓN DE CASH-FLOW

En este apartado vamos a explicar cómo dar de alta los vencimientos que generan
las operaciones que diariamente tienen lugar en la empresa, opción muy
importante para llevar un exhaustivo control de los cobros y los pagos.

Para ello nos dirigimos a Financiera / Vencimientos del menú principal y en la

ventana damos al botón de Añadir donde nos encontramos con una ventana en la
que indicaremos cuando vence la deuda y la subcuenta del proveedor, a
continuación ponemos cual será el banco por el que pagaremos nuestra deuda, el
concepto para el asiento contable, el importe, el tipo de documento asociado y si lo
deseamos podemos rellenar el campo documento. Pulsaremos el botón Aceptar y
los datos del vencimiento se guardarán.

Llegado el momento del vencimiento, podemos pasar la información al diario y / o

generar un cheque para pagar la deuda con el proveedor. Para hacerlo, debemos
situarnos encima de ese vencimiento y apretar el botón de Marcar para
Preprocesar. Este botón nos lleva a una ventana en la que debemos indicar al
sistema qué es lo que queremos hacer, al ser un proveedor nos pregunta si
deseamos hacer un cheque o pagaré y / o un asiento en el diario. También nos
permite modificar la información a procesar. Si aceptamos el vencimiento quedará
marcado. Estos pasos los podemos realizar con los vencimientos que deseemos,
individualmente o masivamente, con la nueva posibilidad ofrecida por Contaplus,
que nos permite preprocesar varios vencimientos a la vez con los mismos pasos
que si fuera un único vencimiento.

A continuación, debemos pulsar el botón de Procesamiento del Vencimiento y

Aceptar. Los vencimientos marcados se procesarán y se realizarán las opciones
seleccionadas.
 Es importante comprobar, por primera vez, que el sistema, efectivamente, ha
hecho lo que le hemos pedido. Para ello, debemos ir al menú principal y
en Cheques / Gestión de Cheques acceder para ver si nos ha creado los
cheques o pagarés. También podemos ir a Financiera / Opciones de Diario /
Listado de Diario y comprobar que realmente ha realizado los asientos, si así se
ha solicitado.

Los vencimientos se pueden crear desde la propia captura de asientos. Por

ejemplo, después de realizar un asiento de compra o venta a un cliente, y antes de
grabar el asiento en el diario, pulsamos en el botón Añadir Vencimiento.

 Botón Añadir Vencimiento

Acceso a vencimientos desde Gestión de Asientos

En ese momento, aparece una nueva ventana con información sobre el

vencimiento. El sistema rellenará todos los campos posibles, extrayendo la
información del asiento en curso. Bastará validar los datos o modificar aquéllos
que deseemos para completar el vencimiento. Automáticamente, pasará a la tabla
principal de vencimientos y estará listo para ser procesado, cuando llegue el
momento.

En el módulo de vencimientos hay una utilidad de vital importancia para los

usuarios, ésta es la generación de un listado que nos muestra, en un período
limitado, que debemos pagar y que tenemos que cobrar para observar si tenemos
liquidez suficiente.

Para hacer esta prueba sería conveniente tener varios vencimientos de cobros y
de pagos en el fichero, si disponemos de ellos, sólo tenemos que acceder al botón
de Imprimir de la ventana de vencimientos, donde nos encontramos con una caja
de diálogo.

Para que esta opción sea realmente útil, debemos conocer y poner, en el espacio
indicado para ello, el saldo del banco / bancos que queremos analizar en el
momento de la fecha inicio, luego aceptamos. El análisis del listado es muy
sencillo, ya que nos informa sobre los cobros y pagos que tendremos es ese
período.

Los Cheques y Pagarés están íntimamente ligados a los vencimientos, por ello, lo
explicaremos a continuación. Este módulo es muy útil para controlar la cartera de
efectos entregados a nuestro proveedores y acreedores.

Se pueden crear los cheques y pagarés directamente desde vencimientos, y

también se puede hacer desde la propia ventana de Cheques / Gestión de
Cheques.

Desde ella, podemos añadir y modificar tanto cheques como pagarés, sólo
tenemos que dar al sistema la información que nos pide: banco, acreedor,
concepto...
 En el campo justificante, el programa irá asignando progresivamente una
numeración correlativa que puede ser modificada por el usuario si lo desea. En la
parte inferior de esta pantalla tenemos dos utilidades:

 Paso a contabilidad. Lo marcaremos si, posteriormente, deseamos pasar a contabilidad su

información

 Cheque o pagará anulado. Lo marcaremos cuando queramos anular un cheque / cheque ya

emitido.

Si marcamos uno o varios cheques con el Paso a contabilidad debemos dirigirnos

a Cheques / Paso a Contabilidad del menú principal. En esta ventana sólo
debemos establecer las órdenes de paso y aceptar, de esta forma, los efectos
marcados que entren en el filtro pasarán al diario con un simple asiento que
realizará el sistema.

También, podemos emitir los efectos según el formato que elijamos, los formatos
que Contaplus ofrece por defecto los tenemos en Cheques / Configuración de
Formatos, se ofrecen 3 tipos diferentes los cuales son perfectamente modificables
por el usuario pulsando el botón Partidas de la barra superior de esta ventana.

En las partidas es importante distinguir entre el Texto definido por el usuario, y los
campos propios a imprimir, a ambos configurables en milímetros.

Finalmente, la emisión de cheques es sencilla, en Cheques / Emisión

establecemos las órdenes de emisión y escogemos el formato.

Podemos elegir entre distintos órdenes de Salida, Condiciones y Excluir para

imprimir nuestros cheques o pagarés así como aquellos que estén o no
contabilizados. Si tenemos varios cheques de un mismo proveedores, podemos
agruparlos en uno sólo con un límite de 15 efectos, marcando la casilla destinada
para ello.

USO Y CREACIÓN DE PREDEFINIDOS

1.- USO Y CREACIÓN DE PREDEFINIDOS

En este apartado vamos a explicar todo lo relacionado con los asientos

predefinidos.

Al crear la empresa podemos traspasar la colección de predefinidos mediante la

casilla que realiza este proceso en Global / Selección de Empresa dentro de la
carpeta de Rutas de los Programas de SP.

Si activamos la opción, se crearán en la empresa nueva 345 predefinidos, que

pueden ser útiles no sólo para la gestión, sino también para “refrescar” los
conocimientos en el uso de asientos complejos ya que cada uno de ellos tiene una
ayuda, acompañado del esquema del asiento contable.

Su uso es muy sencillo, sólo tenemos que ir a Financiera / Opciones de Diario /

Gestión de Asientos y localizar a través de la búsqueda incremental de
predefinidos aquél que deseemos ejecutar, también podemos acceder a la ayuda
de predefinidos por un botón de acceso rápido que se encuentra a la derecha de la
barra de gestión.

Los más importante de esta opción, es la rapidez, el ahorro de tiempo y la

seguridad en los datos que se introducen. Pero para que realmente sea operativa,
debemos crearnos nuestros propios asientos predefinidos. Para ello, nos dirigimos
a Financiera / Opciones de Diario / Predefinición de Asientos y aquí añadimos
uno, con el código que queramos, luego nos colocamos encima del nuevo registro
o asiento y damos al botón de Acceso a partidas de la barra de acceso rápido, y
desde esa ventana, Añadir.

Tenemos que añadir una a una todas las líneas que forman el asiento

IMPORTANTE

Hay que destacar que este módulo de predefinidos funciona igualmente en

pesetas y en euros. Desde la Gestión de asientos, podemos seleccionar la
moneda en la que queremos realizar el asiento. El predefinido capturará los
datos en dicha moneda.

Vencimientos

Para pasar una factura en Contaplus tenemos la opción de

pasar el asiento de la factura desde el apartado Gestión de
asientos. Vamos a buscar el asiento 2 rellenando el campo de
Asiento, y seleccionamos siempre la cuenta del proveedor o
del cliente.
Una vez seleccionada pulsamos el icono de Añadir
vencimiento, cuando es una factura de compras podemos
marcar si la forma de pago es por cheques o pagarés,
ponemos la fecha del vencimiento y el banco por el que se
realiza el cobo o el pago.

Cuando llega el vencimiento de la factura nos vamos en el

menú a Financiera, Vencimientos, y nos aparece un listado de
todos los vencimientos. Una vez aquí seleccionamos la factura
que queremos dar por pagada o cobrada y haremos dos
pasos: Preprocesar y Procesar . Se puede hacer de
una en una o por intervalos de cuentas. Cuando
preprocesamos nos aparecerá una ventana donde
marcaremos las opciones Generar cheque, Generar asiento
por fecha de vencimiento e Incluir para nuevo PGC. Después
de ACEPTAR aparecerá un cuadrado amarillo que indica que
hemos realizado este primer proceso.

Ahora vamos a procesarla, si tenemos varios vencimientos los

procesará todos. Pulsamos el icono. Una vez procesada
aparecerá el aspa de color azul en lugar de rojo como antes,
esto indica que hemos pagado o cobrado dicho vencimiento.

Para comprobar que el asiento está bien realizado vamos a

Gestión de asientos, donde aparecerá el asiento realizado.

http://ciberconta.unizar.es/LECCION/contafin/IV.htm

manual