INSTRUCTIVO PARA CONTRATACION Y PAGOS LABORALES A PERSONAS NATURALES DANDO CUMPLIMIENTO AL DECRETO 0723 DE 2013 Y REFORMA TRIBUTARIA DE DICIEMBRE DE 2012. Teniendo en cuenta las circulares de Vicerrectoria Administrativa y Financiera nimeros 008 de¥ 1 Abril de 2013 y 018 del 06 de septiembre de 2013, a continuacién se indica el procedimiento 2 sear pores eles elas undaesAcadericasy Adminiavas, para reaiaiaconeaco | 1) ab y pago a trabajadores independientes a partir del nueve (9) de Septiembre de 2013 Atendiendo a la aplicacién del decreto 0723 de abril 15 de 2013 se integra y modifica el instructivo para pagos laborales no constitutivos de salario. PERSONAS NATURALES SUJETAS. ‘a. La prestacion de servicios de docencia interno o externo impartida en: Posgrados, Educacién Continua, docencia virtual, docencia en las tecnologias, talleres de bienestar, capacitacion interna, asesorias pedagogicas b. Comisiones. c. La participacién en actividades de consultoria, creacién y montaje de asignaturas virtuales y presenciales, redisefio de guias catedras, servicios especializados evaluacién de propuestas de investigacién, coordinacién de convenios celebrados entre la Unab y otras instituciones. 4d. Ensayos y participaciones en conciertos de la Orquesta Sinfonica, @. La prestacién de servicios relacionados con el area de salud en el Hospital del Norte actividad asistencial, turnos, ecografias y consultas. 1. Actividades de apoyo administrativo en: programas de posgrado, educacién continua y consultorias, apoyo a programas en convenio diferentes a la unidad econémica del empleado, apoyo en congresos, eventos culturales y académicos. 9. Direccion de programas de posgrados. h. Otros servicios, I: CONTRATACION. Se establecen las reglas para llevar a cabo la contratacién de las personas naturales que se vinculan a través de contrato formal de prestacién de servicio (O.P.S.), afliacién, cobertura y el pago de aportes en el Sistema General de Riesgos Laborales. Universidad Autonoma de Bucaraman: (ANCE r AEC BT OOP 1 eer §=UNAD.edu.co Bucaramanga, Colombiayd iw Todas las dependencias de la Universidad Auténoma de Bucaramanga que realicet contratacién con personas naturales deben ejecutar el siguiente procedimiento: 1. Diligenciar totalmente el formato SOLICITUD ELABORACION DE CONTRATOS AS moro = Gocco loge de Soar de attod unab '* Fotocopia legible del RUT actualizado. crane ptor a ta La declaracién juramentada y el RUT se deben presentar por primera y Unica vez. Sila persona natural realiza actualizacién en el RUT 0 cambio en la categoria tributaria de la declaracién juramentada, tiene la responsabilidad de informar a la universidad enviando la nueva documentacién. 3. Radicar en Gestion Humana el formato THU-FO-10 junto con los anexos correspondientes, con una anterioridad a la iniciacion de la presentacion del servicio de minimo cinco (5) dias habiles. 4, Gestion Humana con base en la solicitud de elaboracién de contratos procede a generar el contrato civil o a diligenciar la Oferta de Prestacion de Servicios con su respectivo consecutivo segiin sea el caso. 5. Se verifica la duracién del contrata y si es superior a un mes se procede a realizar la aflliacion a la ARL correspondiente, teniendo en cuenta la clase de riesgo. 6. Gestion Humana envia diligenciada la O.P.S. en forma electronica a las unidades correspondientes para la firma del contrato por parte del contratista y del ordenador del gasto. 7. Cada unidad es la responsable de recoger los documentos para el proceso de pago, teniendo en cuenta el punto Il de este instructivo sobre pagos laborales no constitutivos de salario, 8. Los pagos a seguridad social (Salud, pension y ARL) deben ser realizados por el contratista como independiente de manera anticipada cada mes sobre el 40% del valor ‘mensual, silos contratos son superiores a un mes. En el caso de recursos provenientes del sector piblico, se hace obligatorio el pago por seguridad social sin tener en cuenta el tiempo de la ejecucién del contrato 9. Alcontratista le corresponde pagar el valor de Ia cotizacién a ARL, cuando la afiiacion sea por riesgo |, lI 0 Ill, conforme la clasificacién de actividades econémicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002. 40. Para las actividades de riesgos IV y V, la contratacion se hara Unicamente con personas juridicas. 11. Se debe informar a los contratistas que en el pago del ultimo mes de servicio se debe marcar en la planillael retiro a ARL y EPS. INSP enn eae ME! (7) 657 1800 - 01 8000 12 7395 2 Mogwai §=UNab.edu.co Bucaramanga, ColombiaaS "AGOS LABORALES NO CONSTITUTIVOS DE SALARIO @ g Cada persona natural debe analizar en cual categoria tributaria se encuentra para determin a Pa el procedimiento a seguir. CATEGORIA EMPLEADO: Se casfea en exia catego at personas naturals que cunioh J >) ab todas las condiciones aplicadas en la siguiente tabla. TABLA DE CLASIFICACION PARA CATEGORIA DE EMPLEADO CONDICIONES ST_[NO T._ Soy empieado profesional independiente y/o prestatario de servicios técnicos en los términos del art. 329 ET 2. Soy residente en el pais segin el Art 10 ET 3, Presto mis servicios de manera personal y la labor que desarrollo es por cuenta y riesgo del contratante ‘4 Mis ingresos en el franscurso del presente afio corresponden @ un porcentaje igual o superior al 80% producto del ejercicio de mis actividades. x 5. Wi acividad © protesien Weral requieve la wlzacion de rralerles 6 Teumos especiaizados o de maquinaria 0 equipo especilizado x 3 Pensionado (jez Wwaldez) z Una vez la PERSONA NATURAL se clasifique como EMPLEADA, se debe: 4, REMITIR DOCUMENTOS A GESTION HUMANA, La dependencia ordenadora del gasto debe remiti la oferta de prestacién de servicios THU2-FO-09 y documentos soportes para el pago, los cuales seran recibidas segun cronograma establecido y publicado en la Intraunab por la oficina de Gestion Humana, para ser pagadas via transferencia bancaria en la dispersion mensual, al final de cada mes. Todos los documentos entregados a Gestién Humana en fecha posterior seran Gevueltos a la dependencia para ser tramitados en el siguiente mes. Para proceder con el pago, el servicio a cancelar ya debe estar ejecutado en su totalidad a la fecha de la radicacién de la documentacion. 2. ANEXAR DOCUMENTOS SOPORTE DE REGISTRO Y PAGO. 24. Documentos soporte de registro. Los documentos soporte para el registro de los beneficiarios (sin vinculacién laboral UNAB) en el sistema de Gestion Humana que se deben presentar por primera y unica vez son oO Cen ately ) 657 1800 - 01 8000 12 7395 : es §UNab.edu.co Bucaramanga, Colombia22. + Formato Hoja de vida UNAB (se encuentra en intraunab ~ sistema d gestion de la calidad — documentos por procesos ~ soporte institucion: ~ Gestion Humana). + Fotocopia tarjeta profesional (si aplica) + Fotocopia de los titulos de educacién formal y no formal © Fotocopia actas de grado, unab Documentos soporte para pago. Adicionalmente, para el pago mensual los beneficiarios deberan acreditar a la oficina de Gestion Humana los siguientes documentos: ‘= Oferta de Prestacién de Servicios diligenciada (OPS) THU2-FO-09, © Si es Régimen Simplificado, factura para prestadores de servicios ‘comerciantes minoristas (se encuentra en Intraunab ~ documentacion — Contabilidad), ‘+ Si es Regimen Comin, factura de venta, la cual debe cumplir los requisitos establecidos en el articulo 617 del estatuto tributario. + En el caso de contratos en los que la prestacién de servicio sea realizada por una persona natural con una duracién superior a un (1) mes se debe anexar fotocopia del pago de Seguridad Social de manera anticipada cada mes (Salud, Pensiény ARL) por el 40% del valor de! contrato, En el caso de recursos provenientes del sector piblico, se hace obligatorio anexar: © Fotocopia del pago de Seguridad Social (12.5% en salud, 16% en pensién y ARL) por el 40% del valor del contrato. Acta de recibo parcial y final, si aplica de acuerdo a lo establecido en el contrato. Notas 1, No se debe presentar orden de Compra de Banner 0 documento P, porque el pago seré realizado por transferencia y/o consignacion @ bancos. 2 El pago como reconocimiento al personal vinculado con contrato laboral, generados por remplazos, incapacidades y vacaciones autorizadas debidamente por la direccién de la Universidad (BONIFICACIONES NO HABITUALES) se incluirsn en la compensacién de la némina mediante la elaboracién del formato OTROS! y REPORTE DE NOVEDADES (ubicado en intraunab ~ sistema de gestién de la calidad ~ documentos por proceso — soporte See COMER as Me eure) ONAN PELL Migs §UnaD.edu.co Bucaramanga, Colombiainstitucional - Gestién Humana). Se debe tener la asignacid presupuestal on ef foapal del que solicita el pago. Una vez la PERSONA NATURAL né ifique como EMPLEADA corresponde. la categoria de TRABAJADOR POR CUENTA PROPIA Y OTROS. Para ol pag bajo esta condi se procederé as un ab 4. REMITIR DOCUMENTOS A CONTABILIDAD. La dependencia ordenadora de! gasto debe remitir la orden de compra y documentos soportes para el pago, los cuales serén tramitados y recibidos seguin cronograma de fechas de cierre de proveedores interns y externos establecido y publicado en la Intraunab por la oficina de Contabilidad, para ser pagadas via transferencia bancaria al final de cada mes. Para proceder con el pago, el servicio a cancelar ya debe estar ejecutado ‘en su totalidad a la fecha de la radicacién de la documentacion. NOTAS: Las personas que desarrollen docencia en: Posqrados, Educacién Continua, programas virtuales, docencia en las tecnoloalas. y talleres de bienestar que no estén vinculados laboralmente y que apliquen en la categoria de trabajador por cuenta propia y otros, ara efectos del reporte de informacion institucional al Sistema Nacional de Informacion, de Educacién Superior (SNIES) xran_cumplir con os documentos soporte de reqistro mencionados anteriormente en el apartado de empleados, El trémite de pago de los Pensionado por veiez o invalidez se tramita por Contabilidad, dado que se catzloga como OTROS. 2, ANEXAR DOCUMENTOS SOPORTE DE PAGOS. Los documentos soportes de pago a entregar a la oficina de Contabilidad son: + Orden de compra impresa elaborada en banner Financiera. + Oferta de Prestacion de Servicios diligenciada (OPS) THU2-FO-08 + Si es Régimen Simplificado, factura para prestadores de servicios comerciantes minoristas (se encuentra en Intraunab ~ documentacion ~ Contabilidad). + Sies Régimen Comun, factura de venta, la cual debe cumplir los requisitos establecidos en el articulo 617 del estatuto tributario. + En el caso de contratos en los que la prestacién de servicio sea realizada por una persona natural con una duracién superior @ un (1) mes se debe anexar fotocopia del pago de Seguridad Social manera anticipada cada mes (Salud, Pension y ARL) por el 40% del valor del contrato. CMR eR a eter} (7) 657 1800 - 01 8000 12 7395 5 ieee § Unab.edu.co Bucaramanga, ColombiaAs ii a Ee] * Fotocopia del pago de Seguridad Social (12.5% en salud, 16% en pensién y ARL) por el 40% del valor del contrato. « fetaaeterbo pately tres epee de oven ato exbcioen @ ITA contrato. Agradpzco dar estricto cumplimiento al proceso establecido. GILBERTO RAMIREZ VALBUE! Vicerrector Administrative y Finandiero. Proyect6: ANA DILCY ARIZA DIAZ - Directora Departamento de Contabilidad LAURA MARITZA CORDERO MORENO — Jefe de Némina Nos Mm nme eee! CORLEW UN PSY : eewcm § Unab.edu.co Bucaramanga, Colombia