Manual Sistema Sysfac PRO

MANUAL Sysfac PRO
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Inicio
SYSFAC PRO
Sistema de Facturación e Inventario
q Menu Principal
q Acceso Al Sistema
q Mantenimientos
q Transacciones
q Inventario
q Cuentas Por Cobrar
q Reportes
q Usuarios
q Acciones
Menu Principal
SYSFAC PRO
El menú principal del sistema contiene todas las
opciones disponibles para ser ejecutadas por el
usuario, pero hay algunas que solo están disponibles
dependiendo del nivel de usuario que este iniciando
sesión.
Niveles de usuario
Usuario Administrador
Es el primer nivel de usuarios del sistema. Como

podemos ver en la imagen, en este nivel el usuario tiene
acceso a todas las opciones del menú principal del
sistema.
Usuario Gerente
Es el segundo nivel de usuarios del sistema. En la
imagen muestra las opciones disponibles en el menú
principal del sistema para este nivel de usuario.
Usuario Supervisor
Es el tercer nivel de usuarios del sistema. Estos

usuarios tienen acceso a casi todas las opciones del
menú principal del sistema, menos las de cuentas x
pagar y las de Usuarios.
Usuario Cajero
Es el cuarto y último nivel de usuarios del sistema. Este

es el nivel de usuarios mas bajo. En la imagen muestra
las opciones disponibles en el menú principal del
sistema para este nivel de usuario.
Acceso Al Sistema
SYSFAC PRO
q Accediendo al Sistema Por Primera Vez
q Iniciando Sesión
Accediendo por Primera vez
SYSFAC PRO
Cuando el sistema es accedido por primera vez, este le

solicitara configurar una contraseña para el usuario
administrador, el cual viene creado por defecto cuando se
instala el sistema.
Luego de establecer la contraseña de usuario el sistema
carga sus programas y funciones por primera vez
Cuando el sistema se carga, aparece el menú principal

donde están todas las opciones disponibles para el usuario
en el sistema.
Iniciando Sesion
SYSFAC PRO
Aquí es donde inicia el sistema, el usuario debe digitar su
username y su contraseña para iniciar sesión en el sistema.
Cuando el usuario se identifica ante el sistema y el mismo
rechaza su petición de entrada aparece la siguiente
pantalla:
Al presionar el botón aceptar, el sistema permitirá

registrarse de nuevo en el mismo.
Si el sistema concede el permiso al usuario para entrar al

sistema entonces saldrá el siguiente mensaje en la pantalla:
Mantenimientos
SYSFAC PRO
Los mantenimientos son formularios que nos permiten

introducir al sistema una diversidad de informaciones que
serán necesarias para aprovechar al máximo el
funcionamiento del mismo.
Todos los mantenimientos tienen al menos 2 campos

comunes que son:
- el código del registro.

- descripción de lo que se esta registrando.
El código del registro no es mas que un número único que

tienen los registros por el cual se les puede identificar mas
fácil. Este va aumentando de manera ascendente cada vez
que se inserta un nuevo registro.
La descripción, o nombre en algunos casos, es tal y como

indica, una descripción de lo que se esta registrando en el
sistema, ya sea la descripción del artículo, el nombre de un
cliente, o el username de un nuevo usuario del sistema.
Todos los mantenimientos, tienen 7 botones comunes que

ejecutan la misma acción para las diferentes tablas de los
registros que se están modificando o insertando. Estos
botones son:
- Este botón abre una consulta rápida acerca del

registro que se este modificando, por ejemplo, una consulta
de los registros de clientes que existen en la base de datos
- Opción que permite agregar un nuevo registro en un
formulario de mantenimiento.
- Opción que permite al usuario modificar un registro

seleccionado desde la consulta.
- Elimina un registro de la base de datos si este no

tiene dependencia con otros registros. Si es asi presentara
un mensaje diciendo que el registro no se puede borrar
porque tiene dependencias en otros registros.
- Inserta o Actualiza un registro en la base de datos.
- Permite Activar un registro desactivado.
- Permite Desactivar un registro que se este

modificando.
- Permite cancelar una accion que se este

ejecutando sin realizar cambios en los registros.
- Permite salir del formulario de mantenimiento.
Mantenimientos Generales
SYSFAC PRO
q Almacenes
q Ciudades
q Departamentos
q Estados de Clientes
q Paises
q Provincias
q Sectores
q Tipo de Factura
q Tipo de NCF
q Tipo de Suplidor
q Tipo de Usuario
Almacenes
SYSFAC PRO
Este es el formulario para los mantenimientos de almacenes.

tal y como dice su nombre, mediante el podemos almacenar
los nombres y ubicaciones por ciudad, de los diferentes
almacenes que puede tener la empresa.
En la parte de ubicacion podemos seleccionar una ciudad

que este registrada en el sistema para asignarla al almacen.
Sectores
SYSFAC PRO
Este es el formulario para los mantenimientos de sectores.
mediante el podemos registrar y modificar las diferentes
sectores que se van a utilizar.
Para crear un sector debe existir primeramente una ciudad.

En caso que necesite agregar una ciudad, para esto se
puede acceder al mantenimiento de ciudades mediante el
boton . Al presionarlo aparece el mantenimiento de las
ciudades.
Ciudades
SYSFAC PRO
Este es el formulario para los mantenimientos de ciudades.

ciudades que se van a utilizar.
Para crear una ciudad debe existir primeramente una
provincia. En caso que necesite agregar una provincia, para
esto se puede acceder al mantenimiento de provincias
mediante el boton . Al presionarlo aparece el
mantenimiento de las provincias.
Provincias
SYSFAC PRO
Este es el formulario para los mantenimientos de provincias.

provincias que se van a utilizar.
Para crear una provincia debe existir primeramente un pais.

En caso que necesite agregar un pais, para esto se puede
acceder al mantenimiento de paises mediante el boton .
Al presionarlo aparece el mantenimiento de los paises.
Paises
SYSFAC PRO
Este es el formulario para los mantenimientos de paises.
mediante el podemos registrar y modificar los diferentes
paises que se van a utilizar.
Este formulario tiene la opcion de agregar nuevas ciudades

que pertenezcan a un pais determinado. En el
mantenimiento de paises se debe indicar una abreviatura de
dicho pais, para fines de identificar las provincias con esta
abreviatura mas el codigo ascendente que le corresponda.
Departamentos
SYSFAC PRO
Este es el formulario para los mantenimientos de

departamentos. mediante el podemos registrar y modificar
los diferentes departamentos de los productos que se van a
utilizar.
Tipo de Factura
SYSFAC PRO
Este es el formulario para los mantenimientos de los tipos de

factura. mediante el podemos registrar y modificar los
diferentes tipos de factura que se van a utilizar.
El sistema trae por defecto los tipos de factura, Credito y

Contado.
Tipo de NCF
SYSFAC PRO
Este es el formulario para los mantenimientos de Tipos de
Comprobantes Fiscales. mediante el podemos registrar y
modificar los diferentes tipos de comprobantes fiscales que
se van a utilizar.
El sistema trae por defecto los tipos de comprobantes

fiscales utilizados en República Dominicana.
Tipo de Suplidor
SYSFAC PRO
Este es el formulario para los mantenimientos de tipo de

suplidores. mediante el podemos registrar y modificar los
diferentes tipo de suplidores que se van a utilizar.
Transacciones
SYSFAC PRO
q Facturación
q Recibos de Ingreso
q Notas de Crédito
q Reimprimir
Facturacion
SYSFAC PRO
Este es el formulario de facturación, sirve para mantener un
control secuencial electrónico, y organizado de las facturas
que emite la empresa. Para comenzar a crear una factura
debemos tomar en cuenta:
- Que existan clientes en la base de datos

- Que existan articulos o servicios en la base de datos.
En la parte superior del formulario hay 7 botones que

realizan tareas diferentes al presionarlos.
- Procesar: Procesa los datos digitados en el formulario de

factura, para luego insertarlos en la base de datos.
- Anular: anula una factura previamente creada.
- Articulos: Re-dirige hacia una consulta de los articulos
existentes en la base de datos.
- Cancelar: Permite cancelar una acción que se este
ejecutando sin realizar cambios en las facturas.
- Clientes: Re-dirige hacia una consulta de los clientes
existentes en la base de datos.
- Reimprimir: Re-dirige hacia una consulta de facturas
previamente creadas, para seleccionar una y reimprimirla.
- Salir: Permite salir del formulario de facturación.
En el formulario podemos ver dos listas de opciones que son
las de tipo de factura y tipo de comprobante fiscal. los
tipos de facturas existentes son crédito y contado. cuando
se inicia el formulario, por defecto tiene los valores de
contado para las facturas y de consumidor final para los
comprobantes fiscales. Si desea emitir una factura con un
comprobante fiscal diferente a este solo tiene que hacer clic
en la flecha y saldra una lista de los diferentes tipos de
comprobantes fiscales. Al seleccionar uno, se puede notar
que la combinación de digitos que aparece en el campo de
NCF varia, dependiendo del tipo de comprobante que se
elija. Asi también con las facturas. cada tipo de estos tiene
una secuencia diferente.
Luego de elegir estas opciones pasamos a seleccionar al

cliente que queremos emitir la factura, presionando el botón
. Al elegir esta opción aparece una consulta con
todos los clientes existentes en la base de datos:
Buscamos el cliente, y presionamos la opción seleccionar,

y ahora en el formulario de facturación podremos ver los
datos del cliente:
Procedemos ahora a elegir el articulo que deseamos
facturar en la opción . Al elegir esta opción aparece
una consulta con todos los productos existentes en la base
de datos:
Buscamos el articulo, y presionamos la opción seleccionar

, y ahora en el formulario de facturación podremos ver los
datos del articulo. digitamos la cantidad que deseamos
facturar, el precio si existe alguna variación con el precio de
lista. y el porcentaje de descuento, en caso de que la
factura lo necesite. luego presionamos el botón salvar. y el
producto pasara a la parte de detalle de la factura. si lo
deseamos, podemos indicar alguna observación a la
factura.
Luego de haber indicado todos los detalles, nuestra factura
esta lista para ser procesada:
Por ultimo presionamos la opción procesar, para insertar

la factura en la base de datos. Cuando se presiona la
opción aparece un mensaje indicando si realmente desea
procesar los datos, en caso de que necesite realizar algun
cambio agregar algo, solo presione la opción no y retornara
al formulario de facturación, en caso contrario. aparece otro
mensaje indicándole si desea imprimir la factura. Al
presionar la opción si, se abre una vista previa de la factura
donde procedemos a confirmar que todo este correcto e
imprimir la factura.
Recibos
SYSFAC PRO
Este es el formulario de recibos de ingreso, sirve para
mantener un control secuencial electrónico, y organizado de
los recibos de pago que emite la empresa. Para comenzar a
crear un recibo debemos tomar en cuenta:

- Que existan facturas a crédito con saldos pendientes.
En la parte inferior del formulario hay 4 botones:

recibos, para luego insertarlos en la base de datos.
- Anular: anula un recibo previamente creada.
En el formulario podemos ver dos opciones para buscar un
cliente y asi crear un nuevo recibo, o buscar un recibo
previamente creado para ser anulado, reimprimirlo o
simplemente confirmar alguna informacion. Tambien
observamos que los recibos tienen una secuencia parecida
al de las facturas.
Para crear un nuevo recibo seleccionamos el boton
que aparece al lado de los datos del cliente. Al elegir esta
opción aparece una consulta con todos los clientes
existentes en la base de datos:

y ahora en el formulario de recibo de ingreso podremos ver
los datos del cliente y sus facturas pendientes:
Digitamos el concepto del recibo y el monto a pagar.
Luego de haber indicado todos los detalles, nuestro recibo

esta listo para ser procesado.

el recibo en la base de datos. Cuando se presiona la opción
aparece un mensaje indicando si realmente desea procesar
los datos, en caso de que necesite realizar algun cambio
agregar algo, solo presione la opción no y retornara al
formulario de recibo de ingreso, en caso contrario. aparece
otro mensaje indicándole si desea imprimir el recibo. Al
presionar la opción si, se abre una vista previa del recibo
imprimir el recibo.
Notas de Credito
SYSFAC PRO
Este es el formulario de nota de credito, sirve para realizar

descuentos especiales, devoluciones, etc de facturas ya
emitidas con anterioridad. este formulario permite mantener
un control secuencial electrónico, y organizado de las notas
de credito que emite la empresa. Para comenzar a crear
una nota de credito debemos tomar en cuenta:

- Que existan facturas en la base de datos.

cliente y asi crear una nueva nota de credito, o buscar una
nota de credito previamente creada para ser anulada,
reimprimirla o simplemente confirmar alguna informacion.
Tambien observamos que las notas de credito tienen una
secuencia parecida al de los recibos y las facturas.
Para crear una nueva nota de credito seleccionamos el

boton que aparece al lado de los datos del cliente. Al
elegir esta opción aparece una consulta con todos los
clientes existentes en la base de datos:

y ahora en el formulario de nota de credito podremos ver los
datos del cliente. Luego seleccionamos la opcion de buscar
la factura que afectara la nota de credito, con el boton
que esta al lado de el campo de factura afectada.
seleccionamos la factura que afectara la nota de credito y
por ultimo digitamos el monto y el concepto de la misma.
Luego de haber indicado todos los detalles, nuestra nota de

credito esta lista para ser procesada.

la nota de credito en la base de datos. Cuando se presiona
la opción aparece un mensaje indicando si realmente desea
al formulario de nota de credito, en caso contrario. aparece
otro mensaje indicándole si desea imprimir la nota de
credito. Al presionar la opción si, se abre una vista previa de
la nota de credito donde procedemos a confirmar que todo
este correcto e imprimirla.
Inventario
SYSFAC PRO
q Artículos
q Ajustes
q Registro de Suplidores
q Introducir Compras
Articulos
SYSFAC PRO
q Registro de Artículos
q Familia de Artículos
Registro de Articulos
SYSFAC PRO
Este es el formulario para los mantenimientos de los
artículos. mediante el podemos registrar y modificar los
diferentes artículos y servicios de nuestra empresa.
Su Manejo es parecido al de los demas mantenimientos.

este formulario tiene la opción de poder agregar una imagen
del artículo para referencias posteriores. en este formulario
podemos elegir si el producto es un servicio o un artículo. y
si el mismo paga ITBIS o no.
Familia de Articulos
SYSFAC PRO
Este es el formulario para los mantenimientos de familias de
artículos. tal y como dice su nombre, mediante el podemos
almacenar los nombres de las diferentes familias de
artículos que puede tener los artículos de la empresa.
Registro de Suplidores
SYSFAC PRO
Este es el formulario para los mantenimientos de los

suplidores. mediante el podemos registrar y modificar los
diferentes suplidores de nuestra empresa.
este formulario tiene la opcion de poder agregar una imagen
del suplidor para referencias posteriores. En este formulario
podemos elegir el tipo de suplidor que estamos creando o
actualizando.
Podemos agregar informaciones relacionadas a

documentos, contacto y direcciones, si se requiere agregar
mas de una.
El Boton de + sirve para agregar un registro

El Boton de - para borrar un registro agregado
El Boton de Cln sirve para limpiar los campos
Si Presionamos la opcion extraer datos de otra entidad...

abre una consulta de clientes para seleccionar un cliente y
registrar sus datos tambien como suplidor.
Introducir Compra
SYSFAC PRO
Este es el formulario de compras, sirve para mantener un

control secuencial electrónico, y organizado de las facturas
que compra la empresa. Para comenzar a crear una factura
debemos tomar en cuenta:
- Que existan suplidores en la base de datos
- Que existan articulos o servicios en la base de datos.
En la parte inferior del formulario hay 4 botones que realizan

tareas diferentes al presionarlos.

compra, para luego insertarlos en la base de datos.
- Anular: anula una compra previamente creada.
- Cancelar: Permite cancelar una acción que se este
ejecutando sin realizar cambios en las compras.
- Salir: Permite salir del formulario de compras.
En el formulario podemos ver una listas de opciones que es
tipo de factura. Los tipos de facturas existentes son crédito
y contado. cuando se inicia el formulario, por defecto tiene
los valores de contado para las facturas.
Luego de elegir estas opciones pasamos a seleccionar al

suplidor que queremos emitir la factura, presionando el
botón . Al elegir esta opción aparece una consulta con
todos los suplidores existentes en la base de datos:
Buscamos el suplidor, y presionamos la opción

seleccionar, y ahora en el formulario de compras podremos
ver los datos del suplidor:
Procedemos ahora a elegir el articulo que deseamos
facturar en la opción . Al elegir esta opción aparece
una consulta con todos los productos existentes en la base
de datos:
Buscamos el articulo, y presionamos la opción seleccionar

, y ahora en el formulario de compra podremos ver los datos
del articulo. digitamos la cantidad que deseamos facturar, el
costo si existe alguna variación con el precio anterior. y el
porcentaje de descuento, en caso de que la factura lo
necesite. luego presionamos el botón salvar. y el producto
pasara a la parte de detalle de la compra. si lo deseamos,
podemos indicar alguna observación a la factura.
Luego de haber indicado todos los detalles, nuestra factura
esta lista para ser procesada:

la compra en la base de datos. Cuando se presiona la
opción aparece un mensaje indicando si realmente desea
al formulario de compras.
Cuentas Por Cobrar
SYSFAC PRO
Crear Recibo de Ingreso
SYSFAC PRO
Este es el formulario de recibos de ingreso, sirve para
mantener un control secuencial electrónico, y organizado de
los recibos de pago que emite la empresa. Para comenzar a
crear un recibo debemos tomar en cuenta:

- Que existan facturas a crédito con saldos pendientes.

cliente y asi crear un nuevo recibo, o buscar un recibo
previamente creado para ser anulado, reimprimirlo o
simplemente confirmar alguna informacion. Tambien
observamos que los recibos tienen una secuencia parecida
al de las facturas.
Para crear un nuevo recibo seleccionamos el boton

que aparece al lado de los datos del cliente. Al elegir esta
opción aparece una consulta con todos los clientes
existentes en la base de datos:

y ahora en el formulario de recibo de ingreso podremos ver
los datos del cliente y sus facturas pendientes:
Digitamos el concepto del recibo y el monto a pagar.
Luego de haber indicado todos los detalles, nuestro recibo

esta listo para ser procesado.

el recibo en la base de datos. Cuando se presiona la opción
aparece un mensaje indicando si realmente desea procesar
los datos, en caso de que necesite realizar algun cambio
agregar algo, solo presione la opción no y retornara al
formulario de recibo de ingreso, en caso contrario. aparece
otro mensaje indicándole si desea imprimir el recibo. Al
presionar la opción si, se abre una vista previa del recibo
imprimir el recibo.
Registro de Clientes
SYSFAC PRO
Este es el formulario para los mantenimientos de los clientes
de tipo fisico. mediante el podemos registrar y modificar los
diferentes clientes fisicos de nuestra empresa.

Este formulario tiene la opcion de poder agregar una
imagen del cliente.
Podemos agregar informaciones relacionadas a

documentos, contacto y direcciones, si se requiere agregar
mas de una.
El Boton de + sirve para agregar un registro

El Boton de - para borrar un registro agregado
El Boton de Cln sirve para limpiar los campos
Si Presionamos la opcion extraer datos de otra entidad...

abre una consulta de suplidores para seleccionar un
suplidor y registrar sus datos tambien como cliente.
Reportes
SYSFAC PRO
q Reporte de Artículos
q Reporte de Clientes
q Reporte de Suplidores
Reporte de Articulos
SYSFAC PRO
Este es el formulario de reporte de artículos mediante el
podemos especificar parámetros de búsqueda que nos
generara un reporte de artículos con los datos
especificados.
Reporte de Clientes
SYSFAC PRO
Este es el formulario de reporte de clientes mediante el
generara un reporte de clientes con los datos especificados.
Reporte de Suplidores
SYSFAC PRO
Este es el formulario de reporte de suplidores mediante el

generara un reporte de suplidores con los datos
especificados.
Usuarios
SYSFAC PRO
Creando Un Usuario
SYSFAC PRO
Este es el formulario para los mantenimientos de Usuarios.

mediante el, el administrador del sistema puede registrar y
modificar los diferentes usuarios que se han creado en el
sistema.
El sistema trae por defecto un usuario Administrador que es

el unico que tiene permiso para actuar en todas las areas
del sistema.
Los tipos de usuario disponibles son, Administrador,
Gerente, Supervisor, Cajero (Ver Menu Principal).
Acciones
SYSFAC PRO
q Cerrar Sesión
q Salir
Cerrar Sesion
SYSFAC PRO
Esta opción permite a los usuarios del sistema cerrar su

sesión dentro del sistema, sin salir del mismo. Para cerrar
sesión en el sistema solo debe ir al menú de acciones y
elegir la opción cerrar sesión.
Al elegir cerrar sesión, aparece un mensaje de seguridad

indicándole si en realidad desea cerrar la sesión. Para
confirmar presione el botón aceptar. El sistema sale del menú
principal y abre la ventana de inicio de sesión. En caso de
que no desee cerrar la sesión, presione el botón cancelar y el
sistema le retorna al menú principal.
Salir
SYSFAC PRO
Esta opción permite a los usuarios del sistema cerrar la

sesión dentro del sistema, y a su vez, salir del mismo. Para
salir del sistema de manera completa, solo debe ir al menú
de acciones y elegir la opción salir.
Al elegir la opción salir, aparece un mensaje de seguridad

indicándole si en realidad desea salir del sistema. Para
confirmar presione el botón aceptar y el sistema cierra la
sesión y sale del menú principal, en caso de que no desee
salir, presione el botón cancelar y el sistema le retorna al
menú principal.

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q Cuentas Por Cobrar

Es el primer nivel de usuarios del sistema. Como

Es el tercer nivel de usuarios del sistema. Estos

Es el cuarto y último nivel de usuarios del sistema. Este

q Accediendo al Sistema Por Primera Vez

Accediendo por Primera vez

Cuando el sistema es accedido por primera vez, este le

Cuando el sistema se carga, aparece el menú principal

Al presionar el botón aceptar, el sistema permitirá

Si el sistema concede el permiso al usuario para entrar al

Los mantenimientos son formularios que nos permiten

Todos los mantenimientos tienen al menos 2 campos

- el código del registro.

El código del registro no es mas que un número único que

La descripción, o nombre en algunos casos, es tal y como

Todos los mantenimientos, tienen 7 botones comunes que

- Este botón abre una consulta rápida acerca del

- Opción que permite agregar un nuevo registro en un

- Opción que permite al usuario modificar un registro

- Elimina un registro de la base de datos si este no

- Inserta o Actualiza un registro en la base de datos.

- Permite Activar un registro desactivado.

- Permite Desactivar un registro que se este

- Permite cancelar una accion que se este

- Permite salir del formulario de mantenimiento.

Este es el formulario para los mantenimientos de almacenes.

En la parte de ubicacion podemos seleccionar una ciudad

Para crear un sector debe existir primeramente una ciudad.

Este es el formulario para los mantenimientos de ciudades.

Este es el formulario para los mantenimientos de provincias.

Para crear una provincia debe existir primeramente un pais.

Este formulario tiene la opcion de agregar nuevas ciudades

Este es el formulario para los mantenimientos de

Este es el formulario para los mantenimientos de los tipos de

El sistema trae por defecto los tipos de factura, Credito y

El sistema trae por defecto los tipos de comprobantes

Este es el formulario para los mantenimientos de tipo de

- Que existan clientes en la base de datos

En la parte superior del formulario hay 7 botones que

- Procesar: Procesa los datos digitados en el formulario de

Luego de elegir estas opciones pasamos a seleccionar al

Buscamos el cliente, y presionamos la opción seleccionar,

Buscamos el articulo, y presionamos la opción seleccionar

Por ultimo presionamos la opción procesar, para insertar

- Que existan clientes en la base de datos

En la parte inferior del formulario hay 4 botones:

- Procesar: Procesa los datos digitados en el formulario de

Buscamos el cliente, y presionamos la opción seleccionar,

Digitamos el concepto del recibo y el monto a pagar.

Luego de haber indicado todos los detalles, nuestro recibo

Por ultimo presionamos la opción procesar, para insertar

Este es el formulario de nota de credito, sirve para realizar

- Que existan clientes en la base de datos

En la parte inferior del formulario hay 4 botones:

- Procesar: Procesa los datos digitados en el formulario de

Para crear una nueva nota de credito seleccionamos el

Buscamos el cliente, y presionamos la opción seleccionar,

Luego de haber indicado todos los detalles, nuestra nota de

Por ultimo presionamos la opción procesar, para insertar

Su Manejo es parecido al de los demas mantenimientos.

Este es el formulario para los mantenimientos de los