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Access

Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una


base de datos. El programa forma parte de Microsoft Office, un paquete
de aplicaciones que permiten realizar tareas de oficina.
La primera versión de Access fue lanzada en 1992. A partir de entonces se
sucedieron diversas versiones que incrementaron la funcionalidad
del software. Actualmente, Access es un programa utilizado para la
gestión de datos a través de informes y consultas, que incluso puede
importar información creada con otros software (como Microsoft Excel).
El hecho de que Access se haya convertido en una herramienta vital para
muchas personas, tanto en su vida profesional como en la laboral, es debido
a una serie notable de razones, tales como estas:
-Permite darle forma a bases de datos de una manera realmente sencilla e
intuitiva.
-Cada una de esas mencionadas bases se pueden personalizar absolutamente
y sin necesidad de tener que contar con un desarrollador.
-De la misma manera, cuenta con una serie de plantillas para que el usuario
pueda hacer empleo de las mismas sin tener que perder tiempo en crear una
propia.
-Tiene la particularidad de que se pueden compartir todas las bases de datos
creadas de forma rápida y mediante distintos medios.
-Access es un programa que interactúa de manera clara y sencilla con otros
softwares de Microsoft también muy utilizados, como pueden ser Excel e
incluso Word o PowerPoint.
-Se instala sin dificultad y rápidamente se puede comenzar a utilizar.
-Su interfaz es intuitiva.
-Es un programa de tipo multiusuario.
-Se considera que es una alternativa realmente económica a la hora de
realizar distintas bases de datos ya que otros softwares similares que
encontramos cuentan con unos precios muy elevados.
-Permite importar datos de forma fácil y rápida.

Por el contrario, tampoco podemos olvidarnos de sus desventajas. En este


caso, se le achacan las siguientes:
-Es un programa útil para particulares, pequeñas y medianas empresas pero
no para compañías de grandes dimensiones por el volumen de datos con los
que puede trabajar o almacenar.
-Puede presentar ciertas carencias de seguridad en comparación a otros
programas.

Versiones de Access

Versión de Fecha de
Comentarios
Office lanzamiento

Access 2.0. Última versión compatible con 16 bits;


04.3 2 de junio de 1994 última versión para Windows 3.x, Windows NT 3.1 y
3.5.

07.0 (Microsoft 30 de Access 03.0. Coincide con el lanzamiento de Windows


Office 95) agosto de 1995 95

08.0 (Microsoft 30 de
Access 1997. Última versión para Windows NT 3.51.
Office 97) diciembre de 1996

09.0 (Microsoft
27 de enero de 1999 Access 2000. Última versión para Windows 95.
Office 2000)

10.0 (Microsoft Access 2002. Última versión para Windows


31 de mayo de 2001
Office XP) 98, Windows Me y Windows NT 4.0
Versión de Fecha de
Comentarios
Office lanzamiento

11.0 (Microsoft 17 de
Access 2003. Última versión para Windows 2000.
Office 2003) noviembre de 2003

Access 2007. Lanzado junto con Windows Vista,


12.0 (Microsoft
30 de enero de 2007 nueva interfaz gráfica de usuario, nuevos formatos de
Office 2007)
archivo OpenXML.

14.0 (Microsoft Access 2010. Distribuido en versiones de 32 y 64 bits.


15 de junio de 2010
Office 2010) Úlltima versión para Windows XP y Windows Vista.

15.0 (Microsoft 26 de
Access 2013. Lanzado junto con Windows 8.
Office 2013) octubre de 2012

16.0 (Microsoft 22 de septiembre de


Office 2016) 2015

VENTAJAS: Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único
archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

 Tablas para almacenar los datos.


 Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
 Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
 Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
 Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos
desde Internet o desde una intranet.
 Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Ademas puede hacer bases de datos con las que puedes resolver mas tu vida ya que Excel no
puede.
DESVENTAJAS: Tiene limitaciones en el procesamiento de las búsquedas, ademas que si la
quieres usar para ambientes corporativo no te va a servir por su poca estabilidad, si quieres usarla
para proyectos de la escuela o bases de pequeños negocios que no requieren alta disponibilidad,
la puedes utilizar.

Si quiere una base de datos mas robusta, para ambientes mas grandes, aunque un poco mas
complicada puede usa MYSQL es gratuita si es para sistemas internos o personales y con un
pequeño pago para que puedas distribuirla.

SQL express de microsoft tambien es gratuita y funciona bien para integrar sistemas .NET y
tambien puedes pedir una licencia para usarla en sistemas que quieras comercializar, aunque no
se si tiene un costo por esto.

SQL server es mucho mas completa y puede soportar bases de datos empresariales con alta
cantidad de peticiones, peroo esta es algo cara (si no la consigues en pirata).

Oracle, es una de los opciones mas completas para grandes ambientes transaccionales de alta
disponibilidad, es muy completa pero el costo de las licencias es extremadamente alto.

Tipos y definición de datos de Access

Tipo de datos

Uso

Tamaño

Texto corto (anteriormente conocido como "Texto")

Datos alfanuméricos (nombres, títulos, etc.)

Hasta 255 caracteres.

Texto largo (anteriormente conocido como "Memo")

Grandes cantidades de datos alfanuméricos: oraciones y párrafos. Vea El tipo de


datos Memo ahora se llama "Texto largo" para obtener más información sobre los
detalles de los textos largos.

Hasta 1 gigabyte (GB) aproximadamente, pero los controles para mostrar un texto
largo se limitan a los primeros 64 000 caracteres.

Número
Datos numéricos.

1, 2, 4, 8 o 16 bytes.

Número grande

Datos numéricos.

8 bytes.

Para obtener más información, vea Usando el tipo de datos de número grande.

Fecha y hora

Fechas y horas.

8 bytes.

Moneda

Datos monetarios, almacenados con 4 posiciones decimales de precisión.

8 bytes.

Autonumeración

Valor único generado por Access para cada registro nuevo.

4 bytes (16 bytes para el Id. de replicación).

Sí/no

Datos booleanos (verdadero/falso); Access almacena el valor numérico cero (0)


para Falso y -1 para Verdadero.

1 byte.

Objeto OLE

Imágenes, gráficos u otros objetos de ActiveX desde otra aplicación basada en


Windows.

Hasta unos 2 GB.


Hipervínculo

Una dirección de vínculo a un documento o archivo en Internet, en una intranet, en


una red de área local (LAN) o en el equipo local

Hasta 8192 (cada parte de un tipo de datos Hipervínculo puede contener un


máximo de 2048 caracteres).

Datos adjuntos

Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas de cálculo o gráficos;


cada campo Datos adjuntos puede contener una cantidad ilimitada de datos
adjuntos por registro, hasta el límite de almacenamiento del tamaño de un archivo
de base de datos. Tenga en cuenta que el tipo de datos Datos adjuntos no está
disponible en los formatos de archivo MDB.

Hasta unos 2 GB.

Calculado

Puede crear una expresión que use datos de uno o varios campos. Puede designar
tipos de datos de resultados diferentes de la expresión. Tenga en cuenta que el
tipo de datos Calculado no está disponible en los formatos de archivo MDB.

Depende del tipo de datos de la propiedad Tipo de resultado. El resultado de tipo


de datos de texto corto puede tener hasta 243 caracteres. Texto largo, número,
Sí/No y la fecha y hora debe coincidir con sus respectivos tipos de datos.

Asistente para búsquedas

La entrada del Asistente para búsquedas en la columna de tipo de datos en la vista


Diseño no es realmente un tipo de datos. Al elegir esta entrada, inicie el Asistente
para ayudarle a definir un campo de búsqueda simple o complejo. Un campo de
búsqueda simple usa el contenido de otra tabla o una lista de valores para validar
el contenido de un único valor por fila. Un campo de búsqueda compleja permite
almacenar varios valores del mismo tipo de datos en cada fila.

Depende del tipo de datos del campo de búsqueda.


PARTES DE LA VENTANA DE MICROSOFT
ACCESS
partes de la ventana de Microsoft Access

1. Barra de titulo
Es la barra en donde se encuentran el nombre de las presentaciones de Access.
En ella están las opciones comunes de Windows: Minimizar, maximizar y cerrar.
2. Barra de Menú
Es la barra donde se encuentra unas opciones que a seleccionarlas , se encuentran sub-menue
opciones, funciones y comandos para trabajar con Microsoft Access.
3. Barra de Herramientas
Contienen diferentes iconos, que nos permiten ejecutar directamente las funciones y comand
sufre variaciones de acuerdo a la situación o al objeto seleccionado.
Estas opciones también se encuentran en la barra de Menú
4. Área de trabajo Access
Es el sector en donde se abrirán las ventanas de trabajo, por ejemplo: Las bases de datos, form
5. Barra de estado
Nos muestra una breve reseña de la acción de determinado comando.
Puede indicarnos también qué operación podemos realizar a continuación.
Si llevamos el señalador del mouse (sin pulsar) sobre un determinado botón-herramienta, po
breve descripción de su funció.
6. Ventana de bases de Datos
Esta ventana contiene las opciones para crear una base de datos, esta incluyen: Tablas, Formu
páginas, macros y módulos. Que son las herramientas necesarias que contienen una base de d
7. El botón de Microsoft Office

reemplaza el menú Archivo y está situado en la esquina superior izquierda de estos programas de Mi

registro

En informática, o concretamente en el contexto de una base de datos relacional, un registro (también llamado fila
de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede i
de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las fil
estructura.
Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad
número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es
clave para su búsqueda.

¿Qué es un campo en Microsoft Access?


Por nora tarr
Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una persona o cosa. L
agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena la información c
empleados de una empresa, un registro sería la información relacionada a un solo empleado. Un ca
información específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número d
Clave principal
1. 1. Microsoft Access 20 Clave principalCaracterísticas Proporciona un valor único para cada fila de la tabla
forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No p
principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo. No puede contener va
filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.
2. 2. Microsoft Access 2010 Clave principalCaracterísticas Es el índice principal de la tabla. Se usa para aso
se requiere, su uso es altamente recomendado. Acelera la recuperación de los datos y permite definir rela
tablas.
3. 3. Microsoft Access 2010 Clave principalTipos de clave principalEn Microsoft Access existen tres tipos de
simple y Campos múltiples.Claves principales de AutonuméricoUn campo Autonumérico puede establecer
automáticamente un número secuencial cuando se agrega unregistro a la tabla.Designar un campo de es
tabla es laforma más sencilla de crear una clave principal.Si guarda una tabla sin haber establecido previa
Access pregunta si se desea crear una automáticamente. Siacepta, Microsoft Access crea un campo de n
contador con objeto de proporcionar un valor único a cada campo. Sila tabla creada ya incluye un contado
comoclave principal.
4. 4. Microsoft Access 2010 Clave principalTipos de clave principalClaves principales de Campo simpleSi se
exclusivos, como números deidentificación o números de pieza, se puede designar ese campo como lacla
como clave principal tiene valores duplicados oNulos, Microsoft Access no establece la clave principal.Cla
situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solocampo, se pueden designar dos o
no se está seguro de poder seleccionar una combinación de camposapropiada para una clave principal de
probablementeresultará más conveniente agregar un campo Autonumérico y designarlocomo la clave prin