INTRODUCCIÓN

 A  
LOS  SISTEMAS  DE  
INFORMACIÓN  Y  
COMUNICACIONES  
Módulo  1  
 
           
 

Autor  
Beatriz Lorena Rodríguez Montenegro  
Módulo1  
 INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS
DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Módulo1

MODULO 1. INTRODUCCION A LOS SISTEMAS

DE INFORMACION Y COMUNICACIONES
Hoy en día las empresas consideran el beneficio principal de la logística el integrar
funciones interdependientes en un proceso coordinado y controlado. Para que esto
se de se requiere de un dominio de flujos de producto y de información. Los flujos
de información en el proceso de la logística trascienden más allá de las fronteras.
Requieren mayor flexibilidad, más sensibilidad, menos tiempo de espera, menos
existencias, menos costos, más valor agregado, entregas puntuales, todo lo anterior
depende de que tan bien este el flujo de información al interior de las empresas,
podríamos resumirlo en una frase:

“Obtener cosas moviéndose cada vez más rápido”

La información es un prerrequisito para la toma de decisiones. Una buena
información permite la toma de decisiones correctas.

Según los apuntes de RODRIGUEZ, BEATRIZ en el MBA Internacional en Gestión

Logística Integral y SCM, Instituto Tecnológico de Logística 2009-2010, Montevideo
Uruguay. Campus Virtual, l, Gestión Superior para la logística Integral, Unidad 5.
Información para la logística (flujos de información y diseños del sistema),

Los Sistemas de información de logística son: “Un sistema de interacción de sistemas,

equipos y procedimientos, que hacen que la información pertinente esté disponible para
la planificación, el análisis, la implementación y el control”

El módulo de introducción a las TICS busca que el participante adquiera el

conocimiento de la conceptualización básica sobre sistemas tecnológicos y
comunicaciones, siendo este fundamental para ajustarse al ritmo del mercado y las
organizaciones que van a la par con la evolución tecnológica.

Es importante adaptar a nuestras vidas este tipo de tecnologías e identificar los

beneficios que como personas integrales podemos aportar a las instituciones a
través de estas herramientas indispensables para el desarrollo de estas.

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Ideograma

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Conceptos básicos
TECNOLOGÍA: Es un conjunto de conceptos, procesos y técnicas, que sirven para el
diseño y construcción de herramientas que facilitan la vida de las personas.

INFORMACION: Las personas necesitan basarse en la información para realizar

cualquier tipo de actividad, gracias a los procesos cognitivos, se puede captar,
analizar y establecer acciones, tomando como base la recepción de la información
para la toma adecuada de decisiones y desarrollo de acciones pertinentes

COMUNICACIÓN: El hombre es un ser social y comunicativo. Necesita de la

humanidad para vivir y establecerse como ser histórico en la sociedad, de ahí parte
la necesidad de comunicación y expresar a su entorno sus pensamientos y
necesidades.

TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN: Las TIC (tecnologías de la

información y la comunicación) se basan principalmente en un acumulado de
actividades como técnicas y mecanismos para almacenamientos, producción y
transferencia de información.

LECTURA DE APOYO: LAS NUEVAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION EN

DESARROLLO DE LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA – Leopoldo Rojas Moguel.
http://www.microfinanzas.org/uploads/media/1068.pdf

Beneficios de la tecnología
de la información y comunicación
La aplicación de las TICS es una actividad primordial para las empresas, con el fin de
fortalecer la capacidad empresarial y de posicionar en el mercado sus productos y
servicios.

Como beneficios del uso de las TICS en las empresas podemos encontrar:

• Desarrollo de centros de información dirigidos a cada sector.

• Tener presencia global
• Desarrollo de diversos servicios de información dirigidos al fortalecimiento de
la Compañía
• Aumento de la competitividad
• Facilidad para posicionamiento global de los productos de la empresa
• Formación de cadenas productivas cuyo eje central sea la comunicación y el
control a través de la tecnología
• Cadenas de distribución y entrega más cortas

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• Aceleración e impulso de la globalización

• Reducción notable de costos
• Generación de nuevas oportunidades de negocios
• Reducción de tiempos de producción y control
• Toma de decisiones pertinentes en tiempo real
• Almacenamiento de grandes cantidades de información
• Automatización de tareas

En logística los sistemas de información desempeñan números cometidos:

• Implantar/ iniciar otras actividades: ( por ejemplo: proceso de pedidos)

• Planificar el proceso ( por ejemplo: previsión de demanda, planificación de
instalaciones)
• Controlar el rendimiento ( por ejemplo: informes respecto a estándares)

Estos cometidos pueden ser internos o externos; por consiguiente, otro cometido de
información en la logística es:

• Coordinar y enlazar funciones internas

• Coordinar y enlazar funciones internas a proveedores externos, contratistas y
clientes.

Subsistemas de Información
Podemos dividir el Sistema de Información Logística en dos subsistemas con dos
grandes bucles: Proveedores y Clientes, como se muestra en la figura:

Figura tomada de los apuntes de MBA Internacional en Gestión Logística Integral y

SCM, del Instituto Tecnológico de Logística Montevideo-Uruguay. Campus Virtual-
Gestión Superior de la Logística. Unidad 5. Información para la logística

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SUBSISTEMA 1 (Bucles proveedores): el bucle de proveedores se iniciará con las

previsiones de demandas de clientes. Este bucle está relacionado con la adquisición
de materias primas, en el momento correcto, para el lugar correcto y a los mejores
costos.

Esto implicará información sobre los niveles de stock de materias primas mantenidos
en un fichero de inventario de materiales. Los detalles de los proveedores se
mantendrán en un fichero de proveedores. Un fichero de órdenes de compra
contendrá detalles de las órdenes de compra emitidas. A partir de la información
contenida en estos ficheros, se tomarán decisiones sobre compras para cubrir los
requerimientos de materiales. Esto generará una orden de compra y actualizará los
registros sobre el rendimiento del proveedor. Los detalles de la transacción se
transferirán luego a los sistemas financieros de la empresa. A la entrega, se aceptaran
las mercancías y el fichero de existencias de materiales se actualizará con el
incremento en la cantidad de stock. (Ver representación gráfica en la figura)

Figura tomada de los apuntes de MBA Internacional en Gestión Logística Integral y

SCM, del Instituto Tecnológico de Logística Montevideo-Uruguay. Campus Virtual-
Gestión Superior de la Logística. Unidad 5. Información para la logística

SUBSISTEMA 2 (Bucle de los clientes): aquí se inicia con un pedido del cliente. Se
emite información sobre los productos en un fichero de productos y su stock en un
fichero de existencias. Los detalles de los clientes activos se mantienen en el fichero
de clientes. A la recepción de un pedido, se comprobarán los detalles del pedido con
respeto a estos tres ficheros para su proceso, el fichero de productos será validado
para establecer los productos válidos, se comprobarían los niveles de stock en el
fichero de existencias y se confirmaría la solvencia en el fichero de clientes.

Una vez se acepta el pedido se inician una gama completa de actividades. Se pueden
generar automáticamente las necesidades de reaprovisionamiento. Se
proporcionarán instrucciones para la recogida, la entrega y las facturas de pedido.

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La agregación de esta información en un SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRAL en

base de tiempo o de emplazamiento permitirá realizar informes de rendimiento y
tener datos para la previsión. (Vea la representación gráfica en la figura)

Figura tomada de los apuntes de MBA Internacional en Gestión Logística Integral y

SCM, del Instituto Tecnológico de Logística Montevideo-Uruguay. Campus Virtual-
Gestión Superior de la Logística. Unidad 5. Información para la logística

BUCLES INTEGRADOS: en aquellos casos en que los dos bucles estén enlazados por
un sistema informático común, se creará un SISTEMA INFORMATICO INTEGRADO.

Un sistema informático integrado es un sistema que contiene muchos programas

informáticos diferentes, que están diseñados para operar de forma armoniosa entre
ellos, frecuentemente compartiendo ficheros de datos comunes. Dentro del entorno
de la logística, los datos se utilizan para muchas aplicaciones diferentes y la
integración es esencial si han de optimizarse los costos y los servicios.

Supongamos un sistema de información integrado, donde una vez se haya

introducido un pedido en el sistema ese detalle debe estar disponible para TODOS
los procesos posteriores, (administración de inventarios, almacenamiento de
mercancías, manipulación, distribución). Además todos los detalles deben estar
disponibles con fines de consulta inmediata en cualquier etapa y en cualquier
momento y presentarse de una manera apropiada para el tipo de consulta que se
realiza.

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Usos generales de las tecnologías de la información

USOS DOMESTICOS: Podemos hablar de fácil acceso a todo tipo de información y
comunicación, a través de la televisión, el internet y la telefonía, cualquier tema en
cualquier formato textual, icónico y auditivo.

USOS EDUCATIVOS: Instrumento cognitivo que potencializa capacidades mentales,

permitiendo el desarrollo de nuevas formas de pensar y educación dinámica.

USOS EMPRESARIALES: Para procesamiento de datos, canales de comunicación para

difusión de información, almacenamiento de información, interactividad con
programas de gestión, control y optimización de procesos de producción.

Antes de pasar a ver las TICS Aplicadas a la logística es necesario entender que así
como la información necesita ser amplia y variada, también lo serán las áreas donde
se aplican los Sistemas de Información de Logística, veamos cada una de las áreas en
logística y que información se necesita para poder llegar a ser suficiente para integrar
los sistema de información logísticos:

COMPRAS Y TICS (IT): Flujos de información rápidos y exactos son esenciales para la
eficiencia en las compras. Con stock reducido en todos los puntos de la cadena de
suministro, la interrelación con otras funciones es fundamental para asegurar que las
estrategias de existencias mínimas sean satisfactorias. El acceso a la información,
tanto a nivel de proveedores como a nivel interno, se realiza por medios electrónicos
en gran parte del entorno actual. Por lo tanto, resulta esencial un grado de
conocimientos informáticos entre el personal.

Las compras tienen una relación especialmente estrecha con la previsión,

planificación de calendarios de producción, gestión de existencias y control de
costos y de calidad. La coordinación mediante la transmisión de información dentro
de un sistema integrado, permite que se realicen comprobaciones lógicas respeto a
la exactitud.

Quizás el desarrollo más importante para las compras haya sido el intercambio
electrónico de datos (EDI), que estudiaremos en el próximo módulo. La capacidad de
transmitir órdenes de compra y facturas, por medios electrónicos, ha proporcionado
grandes ventajas tanto en costos como en exactitud. El desarrollo de estrategias de
MRP, MRP (II) Y JIT, en las que la compra desempeña un importante papel en
asegurar que la realización de pedidos y flujo de materiales cumplan los requisitos
del plan, significa que las compras y la tecnología de la información sigan siendo
funciones centrales.

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PRODUCCIÓN Y TICS: La tecnología de la información tiene una amplia gama de

aplicaciones en diversas actividades de planificación de la producción,
estructurando, ensamblando, clasificando y dirigiendo la información. Según los
apuntes de RODRIGUEZ, BEATRIZ del MBA Internacional en Gestión Logística Integral
y SCM, del Instituto Tecnológico de Logística Montevideo-Uruguay. Campus Virtual-
Gestión Superior de la Logística. Unidad 5. Información para la logística Las
siguientes aplicaciones resaltan estas áreas.

• Planificación de la producción: La planificación de la producción utiliza la

previsión a partir de la planificación de productos y ventas para poder
planificar los ritmos de producción globales. El plan de producción establece
objetivos de niveles de servicio al cliente, niveles de existencias, los ritmos de
producción, la magnitud de los equipos de trabajo y los planes para horas
extraordinarias y subcontratación. El plan debe contar con la información
suficiente para ubicarse dentro de las limitaciones de las capacidades.
Algunas organizaciones reajustan el plan gradualmente hasta llegar a un
puento en que sea más bien un calendario de producción maestro que un
plan de producción.
• Gestión de la demanda: La función de gestión de la demanda consiste en
determinar la demanda global. Esta determinación refleja previsiones e
incluye los pedidos de los clientes, pedidos de almacén, entre fábricas,
promociones especiales, requerimientos de stock de seguridad, piezas de
repuesto y la elaboración de un inventario para posteriores períodos de
demanda de alto volumen. Las salidas de la gestión de la demanda son una
suma de demandas por período de tiempo, agrupadas por familia de
productos
• Programas de producción maestra ( MPS): El MPS es un plan en fases para
artículos y la cantidad de cada uno que la organización pretende establecer.
Se trata de un compromiso para cumplir los requisitos de marketing y utilizar
la capacidad de producción. Los departamentos de compras, producción ,
marketing y alta dirección deben aprobar el MPS. El MPS cubre todo dese el
momento actual a 1 a 18 meses o más en el futuro. Se utiliza como un
dispositivo de planificación a coarto y medio plazo. El MPS debe ser
coherente con el plan de producción. Impulsa el sistema de planificación a
corto plazo proporcionando la entrada a la planificación de necesidades de
materiales.
• Planificación de necesidades de materiales ( MRP): La planificación MRP en
fases comienza con los artículos enumerados en el MPS y determina: La
cantidad de todos los componentes y materiales necesarios para obtener
dichos artículos Y La fecha en que se necesitan los componentes y materiales.
La planificación MRP se realiza con el desglose de la lista de materiales y

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compensando los requerimientos de proveedores con los tiempos de espera

apropiados.
• Planificación de requerimientos de capacidades ( CRP): Los requerimientos
en fase obtenidos de MRP se utilizan en conjunción con otros datos para
determinar la capacidad necesaria para fabricar los artículos especificados en
el MRP. Estos requerimientos de capacidades se comparan con la capacidad
disponible. Se toma una acción correctora si fuera necesario. Las acciones
correctoras incluyen la adición de horas extraordinarias, encaminamiento de
la producción y subcontratación de algunos trabajos.

Cuando la capacidad disponible es insuficiente a pesar del a acción

correctora, el planificador principal revisa las prioridades, y trabajando en
colaboración con los departamentos de marketing y producción, toma las
decisiones necesarias para revisar la programación. Las revisiones del MPS
exigirán que se vuelva a ejecutar el MRP y su salida se utiliza para verificar que
los requerimientos de capacidades están ahora dentro de las limitaciones.

ALMACENAMIENTO Y TICS: Una de las aplicaciones más complejas de los sistemas

informáticos a nivel operativo está en el control de los almacenes. Dichos sistemas
integran el proceso de pedidos, el control de existencias y la localización del stock
para controlar y programar todas las operaciones dentro del almacén.

La función de recepción puede programarse para incluir la inspección de calidad y

cantidad. Los códigos de barras se suelen aplicar a la unidad de almacenamiento y
se utilizan para el seguimiento del producto a través de todo el sistema. Los códigos
de barras permiten que se asigne el producto por ordenador, con la localización del
stock en el que están situados. En el módulo dos veremos el uso de esta TIC. El
desarrollo de los Sistemas automáticos de almacenamiento y recuperación solo ha
sido factible gracias al desarrollo en la tecnología de Información.

TRANSPORTE Y TICS: Existen aplicaciones para la planificación y la gestión de flotas

de transporte. Estarán basadas en los vehículos. Los sistemas de tecnología de
información cubren la programación de mantenimiento, los controles de piezas, la
administración, costos, el análisis por tacógrafos y la programación de rutas.

INVENTARIO Y TICS: Los sistemas de control de existencias ayudan si existe una

gestión de stock eficiente incluyendo:

• Registros de emisiones, recepciones, compras, asignaciones

• Registros de rendimiento, tiempos de espera, precios
• Niveles de reaprovisionamiento y sus cantidades

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• Informes de niveles de existencias, restos de pedidos, nivel de servicio

• Interrelaciones con el procesos de pedidos y las actividades de ventas
• Informes de excepciones sobre stock cero, stock altos

MARKETING Y TICS: Los sistemas de proceso de pedidos permiten:

• Métodos de entrada variados, por ejemplo: venta por teléfono, fax,

terminales portátiles, EDI.
• Respuesta inmediata a la asignación de stock
• Fecha de entrega programada
• Generación de listas de recogida
• Interrelaciones con los departamentos de ventas y facturación
• Informes de niveles de ventas, retrasos de pedidos y niveles de servicio
• Administración de las relaciones con los clientes. CRM.

Como podemos ver en el módulo la información trae una serie de ventajas que
beneficia a muchas áreas de la compañía veamos en resumen cuales son estas
ventajas:

• Acceso rápido a la información: por ejemplo: entrada de pedidos

centralizada
• Conformidad con las peticiones de proveedores/ clientes
• Ahorro de costos, por ejemplo: niveles de personal
• Ventajas competitivas: por ejemplo proceso automático de pedios
• Exactitud ( reducción de errores)

Las decisiones para introducir cambios suelen exigir que se tomen de manera
estratégica. La tecnología de la información no es simplemente otra tecnología. La
tecnología de la información afecta a la manera en que las empresas dirigen sus
negocios.

La tecnología de la información prestará ayuda en las siguientes áreas:

• Sistemas de proceso de pedidos

• Sistemas de información
• Sistemas inteligentes de información
• Sistema de toma de decisiones

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Por supuesto, estas áreas se solapan y numerosas empresas quieren o están

buscando mejoras para las tres primeras áreas. La última área de soporte a la toma de
decisiones puede clasificarse en dos tipos de métodos de creación de modelos:

1. Optimización: la programación líneas es un ejemplo y trata de encontrar la

mejor manera de optimizar.

2. Simulación: esto implica una representación informatizada de un sistema y la

manipulación de variables claves para probar estrategias y operaciones
alternativas.

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BIBLIOGRAFÍA BÁSICA
1. PRESENCIA JOSÉ, “Tecnologías de la información “, Cuadernos de
logística, Editorial Logis. Book, Instituto de logística, transporte y comercio
Internacional, Iberoamérica.
2. RODRÍGUEZ MONTENEGRO, Beatriz Lorena. Notas de clase de la MBA
Internacional en Gestión Logística Integral y SCM, Instituto Tecnológico de
Logística 2009-2010, Montevideo Uruguay. Campus Virtual, Gestión de la
Información y TIC`S, y Campus Virtual, Gestión Superior para la logística
Integral, Unidad 5. Información para la logística ( flujos de información y
diseños del sistema)

BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA

1. PETRISSANS, RICARDO, Adaptación a “El salto desde la Gestión de

Información a la Gestión del Conocimiento” . JAVIER MARTINIEZ MÉNDEZ,
FRANCISCO, . Grupo de Tecnologías de la Información, Departamento de
Información y Documentación. Universidad de Murcia.
2. SAAVEDRA FERNÁNDEZ, OSCAR . La producción de conocimiento y las
tecnologías de información: Valores, conceptos y herramientas. EBSCO
Information Services.

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