DICAS DE ORGANIZAÇÃO

Trabalhar por mais horas significa render mais?

Não. Mais do que quantidade, o ideal é conferir qualidade ao seu trabalho. Além
disso, extrapolar o horário de expediente não é uma atitude bem vista nas empresas,
sendo sinal de que o colaborador não sabe executar e administrar suas tarefas no tempo
que lhe foi oferecido.

Pesquisas da Organização Internacional do Trabalho (OIT) e da Organização para a

Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE) também confirmam que trabalhar
por mais horas não significa render mais. Os estudos revelam que, no Brasil, trabalha-se
mais horas do que em vários países ricos do mundo. Porém, a produtividade no país
ainda não é a ideal.

Na Alemanha, por exemplo, a média semanal de trabalho é de 38 horas, seis a menos

que a média semanal dos brasileiros. Mesmo assim, o trabalhador alemão consegue ser
quatro vezes mais produtivo. Isso deixa claro que a administração adequada do tempo é
a chave para obter melhores resultados no trabalho.

Administrar bem o tempo é essencial para ser um

profissional eficiente
No contexto atual, em que a maioria das pessoas tem muitas tarefas e prazos curtos para
cumpri-las, a boa organização do tempo se tornou uma prioridade para quem quer
alcançar o sucesso. Muitos profissionais tentam resolver o maior número de obrigações
durante o expediente e acabam não realizando todas as atividades de modo eficaz na
maioria das vezes, o que gera retrabalho, sobrecarga e estresse.

Aprender a como administrar o tempo de modo eficaz é fundamental para estabelecer

uma rotina mais produtiva e tranquila. Isso evita a exaustão física e mental, a má
alimentação e a falta de criatividade. Esse desafio, porém, exige empenho e disciplina
do profissional. Para fazer um ótimo trabalho e aumentar sua produtividade, algumas
dicas são bastante valiosas. Veja:

Liste suas atividades

Comece o dia enumerando todas as suas atividades (ACHO MELHOR FAZER ISSO
NA NOITE ANTERIOR, POIS SE COMEÇA O DIA JÁ SABENDO O QUE FAZER,
JÁ GANHA TEMPO NO DIA FAZENDO O PLANEJADO), assim ficará mais fácil
obter um panorama geral da quantidade de trabalho e do que deve ser priorizado.
Estipule também prazos para a conclusão de cada tarefa e tente reduzi-los com o passar
dos dias. Se quiser, utilize aplicativos que auxiliam nessa organização cronometrando
o tempo das atividades. Ao logo do dia, marque o que já foi feito e no fim do
expediente, faça um rascunho dos compromissos do dia seguinte.
Tríade do tempo
Essa é uma eficiente ferramenta do Coaching, que ajuda a gerenciar o tempo da melhor
forma. Resume-se em separar todas as tarefas por ordem de prioridade: importantes –
todas as atividades relevantes, necessárias e que trazem resultados a curto, médio ou
longo prazo; urgentes – atividades em cima da hora ou fora do prazo estabelecido;
circunstanciais – atividades desnecessárias ou circunstanciais.

Tenha disciplina e comprometimento

Não adianta utilizar agendas, aplicativos ou qualquer tipo de organizador se você não
tiver disciplina e comprometimento com seus compromissos e horários. Seguir o que foi
planejado é extremamente importante para obter êxito no gerenciamento do tempo.

Não deixe as tarefas para última hora

O costume de deixar para realizar os afazeres quando o tempo já está se esgotando é
comum e muito prejudicial para o rendimento, já que possivelmente o trabalho não terá
tanta qualidade como quando é feito com calma.

Tenha foco
Concentre-se no que é realmente importante e evite distrações fora de hora, como
telefonemas pessoais, conversas paralelas e redes sociais. Quando você se distrai, leva
em média 15 minutos para concentrar-se novamente. Para não perder o foco, crie o
hábito de terminar o que começou antes de iniciar outra tarefa.

Trabalhe em equipe

Se você tiver dificuldade para estipular o prazo sozinho, reúna sua equipe de trabalho e
liste as prioridades. Quando mais de uma pessoa está comprometida com as tarefas, fica
mais fácil lidar com o tempo, pois um colega ajuda o outro.
Delegue
Pessoas que têm a própria empresa costumam centralizar muitas obrigações por não
conhecer o potencial de seus funcionários. Assim, é imprescindível descobrir os pontos
fortes de cada colaborador e delegar o serviço. Isso otimiza a realização das tarefas e
estimula a equipe.

Organize sua mesa e seu computador

Procurar documentos, relatórios, planilhas e apresentações pode tomar bastante tempo
de trabalho. Para melhorar sua produtividade, mantenha todo o material de escritório no
seu devido lugar, use divisórias para documentos e organize as pastas virtuais de
maneira eficiente e prática.

Deixe espaços entre as atividades

Sim, você deve ter tempo livre em sua agenda de trabalho. Isso não quer dizer que você
ficará sem produzir, mas que novas tarefas podem aparecer. Com esses espaços livres
em sua jornada será mais fácil fazer ajustes e encaixar demandas emergenciais.

Descanse e divirta-se
O corpo e a mente passam a trabalhar de forma mais lenta quando estão cansados. Para
ampliar seu rendimento e gerenciar sua rotina de modo eficaz, é essencial ter uma boa
noite de sono e fazer pequenos intervalos durante o expediente para relaxar. Uma mente
descansada produz em menos tempo e com mais qualidade. Curtir a família, sair com os
amigos, praticar esportes, ler e assistir a filmes durante as horas de folga também são
atitudes que contribuem para um melhor rendimento profissional.

Seguindo essas dicas corretamente, você evitará imprevistos e estresse no dia a dia. Ao
adotar esses hábitos, será mais fácil respeitar os prazos, trabalhar com disposição,
aumentar a produtividade e melhorar sua qualidade de vida. Saber gerenciar seu tempo é
maximizá-lo. É claro que o dia ainda terá 24 horas, mas, se você administrar melhor o
seu tempo, elas serão suficientes para realizar todas as suas tarefas.

José Roberto Marques

Permita-se ir além! Chegou o momento de você iniciar uma nova etapa

em sua história.