GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Código: GAD-ABS-IN010 Versión: 00 Fecha de Emisión: 19/06/2015 Página 1 de 6

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la evaluación de los proveedores con base en los criterios definidos y verificar el
cumplimiento de los proveedores de acuerdo con los requisitos establecidos previamente por la entidad.

2. ALCANCE

Este instructivo aplica para los proveedores seleccionados del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y
Alimentos – INVIMA, en las diferentes modalidades de contratación: Selección Abreviada, Licitación Pública,
Concurso de Méritos, Selección de Mínima Cuantía y Contratación Directa a excepción de los contratos de Prestación
de Servicios Profesionales y de Apoyo.

3. DEFINICIONES

Adquisición de Bienes y Servicios: Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y
servicios inherentes al cumplimiento de la misión de la entidad.

Evaluación: Proceso utilizado para verificar y medir el impacto de procesos con base en el cumplimiento de objetivos
pre-establecidos y las características de los productos y servicios.

Proveedor: Persona Natural o Jurídica que proporciona un bien o servicio

Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de situaciones que puedan entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la
Entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Satisfacción del Cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y expectativas.

Selección: Proceso sistemático definido de acuerdo al marco legal, que establece los criterios para la elección de los
proveedores que deseen proporcionar sus bienes o servicios al Instituto.

4. CONSIDERACIONES GENERALES

 Con el fin de garantizar la calidad de los Bienes y/o prestación de servicios, es necesario evaluar por parte de
los supervisores, el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por los proveedores que hayan sido
seleccionados mediante las diferentes modalidades de contratación descritos en el alcance con base a los
siguientes criterios:

 Cumplimiento en el objeto contractual.

 Calidad de las especificaciones del bien, obra o servicio.

 Sus tiempos de repuestas a requerimientos.

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 Entrega justo a tiempo de los elementos.

 Cumplimiento dentro del plazo de ejecución.

 La periodicidad en estas evaluaciones a proveedores se debe realizar según el tipo de contrato:

 Sí el contrato es de ejecución instantánea (Contratos de Compraventa), se realizará una vez

cumplida la obligación de entregar y se realizarán evaluaciones periódicas durante el período de la
garantía sí el supervisor lo estima conveniente.

 Sí son de tracto sucesivo (Prestación de Servicios o Suministro), se realizará cada vez que el
proveedor presente la factura para pago.

 Los resultados obtenidos en la evaluación, permiten verificar el grado de cumplimiento contractual por parte de
dichos proveedores y en el mismo sentido verificar que la prestación del servicio y el suministro del bien están
siendo satisfactorios para el Instituto, teniendo en cuenta las obligaciones pactadas en el contrato.

 Para realizar dichas evaluaciones se diligenciará el formato EVALUACIÓN DE PROVEEDORES GAD-

ABS-FM023, el cual se encuentra publicado en el Procedimiento “Adquisición de Bienes y Servicios”
GAD-ABS-PR002

 El supervisor del contrato debe dar traslado de la evaluación a los proveedores con copia al Grupo de
Gestión Contractual, con el fin de dar a conocer los resultados de la calificación y se pronuncien si lo
consideran necesario.

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5) DESCRIPCIÓN DEL FORMATO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

A continuación se describe los campos del formato EVALUACIÓN DE PROVEEDORES GAD-ABS-FM023.

Este espacio debe En este espacio se debe diligenciar el

diligenciarse con los datos día, mes y año en el cual se realiza
del contratista como la evaluación
aparece en el contrato

D M A
Fecha de inicio
NOMBRE DEL PROVEEDOR FECHA DE EVALUACIÓN del período
evaluado

Fecha de
finalización del
Desde Hasta
período
PERIODO EVALUADO evaluado
NIT O C.C.
( si aplica)

No. DEL CONTRATO Y FECHA DEL CONTRATO

Tipo de contrato,
fecha que
suscribió el CORREO ELECTRONICO PROVEEDOR
contrato y datos
del contratista
DIRECCIÓN Y TELEFONO

Se debe transcribir
el objeto del
OBJETO DEL CONTRATO contrato que
aparece en la
cláusula primera
del contrato

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NA No aplicable 2 Cumple parcialmente

SISTEMA DE PUNTUACIÓN 0 No cumple 3 Cumple plenamente

1 Cumple mínimamente 4 Supera las expectativas

CALIF
0-4

Cumple con el objeto del contrato

CALIDAD DEL BIEN Y/O
SERVICIO
La calidad de las especificaciones del bien, obra o servicio cumple con lo requerido

Las respuestas dadas por el proveedor fueron acordes con la solicitud del supervisor
OPORTUNIDAD EN LA
RESPUESTA A LOS
REQUERIMIENTOS DEL
SUPERVISOR Sus tiempos de respuesta ante requerimientos se adecuan a nuestras necesidades

Entrega justo a tiempo (proveedores de bienes)

CUMPLIMIENTO

Cumple con los tiempos establecidos (proveedores de servicios)

El sistema de puntuación se encuentra en una escala de cero (0) a (cuatro (4) donde;

Cero (0)= No cumple

Uno (1)= Cumple mínimamente

Dos (2)= Cumple parcialmente

Tres (3)= Cumple plenamente

Cuatro (4)= Supera las expectativas.

Los criterios de evaluación valoran objetivamente tres (3) factores específicos, los cuales corresponden:

a) CALIDAD DEL BIEN Y/O SERVICIO: Evalúa la satisfacción de las necesidades y expectativas que el cliente
tiene del bien o servicio adquirido y el cumplimiento de los requisitos y especificaciones de los mismos.

b) OPORTUNIDAD EN LA RESPUESTA A LOS REQUERIMIENTOS DEL SUPERVISOR: Evalúa la respuesta al

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proveedor en un lapso de tiempo

c) CUMPLIMIENTO: Evalúa la entrega puntual de los bienes y/o servicios adquiridos.

La evaluación se realiza asignando una de cuatro posibles valoraciones del factor en verificación:

Excelente (76-100 puntos)

Bueno (51 - 75 puntos)

Regular (26 - 50 puntos)

MALO (0 - 25 puntos)

Esta valoración se hará con base al sistema de puntuación.

Esta última información no debe ser modificada, ya que se calcula automáticamente.

TOTAL DE PUNTOS OBTENIDOS ( )

EVALUACION DEL PROVEEDOR= ______________________________ X 100 =

TOTAL DE PUNTOS POSIBLES ( )

EXCELENTE 76 - 100 CANTIDAD DE PREGUNTAS APLICABLES

BUENO 51 - 75

REGULAR 26 - 50

MALO 0 - 25 CALIFICACION

En los casos que la evaluación arroje los resultados REGULAR Y MALO, el supervisor debe analizar si es procedente
actuar como un incumplimiento en el contrato, de ser así es necesario remitirse al manual de contratación GAD-ABS-
MN001 numeral 2.1.4 Manifestaciones de inconformidad de los supervisores o interventores de los contratos y/o
convenios del INVIMA en relación con la ejecución de los mismos.

Dicho formato será suscrito por el supervisor o supervisores del contrato.

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6. REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS

Formato evaluación de proveedores GAD-ABS-FM023

Procedimiento “Adquisición de Bienes y Servicios GAD-ABS-PR002
Manual de contratación GAD-ABS-MN001

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