BAB 6

ASAS-ASAS PERANCANGAN

OBJEKTIF BAB

Setelah anda mengikuti bab ini, anda seharusnya boleh:

1. Mendefinisikan perancangan dan mengenal pasti tujuan
perancangan.
2. Menyatakan kebaikan dan keburukan perancangan.
3. Membincangkan proses yang terlibat dalam membuat
perancangan.
4. Menyatakan maksud sub sistem perancangan.
5. Mengaitkan hubungan di antara perancangan dan ketua pegawai
eksekutif dalam organisasi.
6. Membincangkan beberapa panduan untuk memaksimumkan
kejayaan proses perancangan organisasi.
7. Menyatakan maksud perancangan berorentasikan perlaksanaan.

6.1 PENGENALAN

Dalam bab ini anda akan didedahkan kepada pengenalan umum

perancangan yang merangkumi perbincangan berkenaan dengan definisi
perancangan, tujuan membuat perancangan, kebaikan dan keburukan
perancangan, serta primasi perancangan.

Seperti yang telah anda pelajari dalam bab sebelum ini, pengurus
bertanggungjawab untuk membuat perancangan, mengorganisasikan
organisasi, mempengaruhi ahli-ahli dalam organisasi dan mengawal
perjalanan dalam organisasi. Bab ini akan memfokuskan perhatian anda
kepada salah satu dari empat tanggungjawab/fungsi pengurus, iaitu
membuat perancangan.

Teknologi yang semakin berkembang menyebabkan persaingan global

semakin sengit dan semakin banyak produk baru yang muncul dalam
pasaran. Perancangan yang efisien dapat membantu firma untuk bersaing
dalam persekitaran yang dinamik dan volatile, membolehkan firma
bertindak balas terhadap permintaan, situasi pasaran, dan kehendak
pelanggan.

129
Untuk membentuk sesebuah organisasi yang mampu bersaing, organisasi
memerlukan perancangan yang fleksibel, mudah bertindak balas dan
perlu melibatkan input daripada semua individu dalam organisasi tanpa
mengira kedudukan seseorang dalam pengurusan organisasi. Dalam hal
ini, perancangan tidak semestinya dibuat oleh pengurus peringkat atasan
sepenuhnya.

6.2 DEFINISI PERANCANGAN

Crosby (1997), mentakrifkan perancangan sebagai suatu proses di mana

pengurus akan melihat faktor persekitaran dalaman dan luaran,
bertanyakan mengenai asas tujuan penubuhan firma, membentuk misi
dan matlamat, membentuk objektif dan seterusnya mengambil tindakan.
Menurut Crosby lagi, perancangan merangkumi semua aktiviti yang
boleh membawa kepada definisi objektif dan penentuan tindakan-
tindakan yang sepatutnya untuk mencapai objektif. Menurut Certo
(1997), perancangan adalah satu proses menentukan bagaimana sistem
pengurusan akan mencapai objektifnya. Perancangan menentukan
bagaimana organisasi mampu menuju ke arah yang dikehendaki.

Dalam bab yang lepas, anda telah mempelajari tentang kepentingan

objektif organisasi. Justeru itu, perancangan adalah proses menentukan
apa sebenarnya yang perlu dilakukan bagi mencapai objektif ini. Dalam
istilah yang lebih formal, perancangan adalah satu proses pembentukan
program tindakan yang sistematik yang bertujuan untuk mencapai
objektif perniagaan yang dipersetujui melalui proses menganalisis,
menilai dan memilih peluang yang wujud.

Perlu juga kita ketahui bahawa perancangan merupakan satu proses yang
dinamik kerana ia melibatkan banyak pembolehubah daripada
persekitaran dalaman dan luaran organisasi serta nilai-nilai organisasi.
Perancangan, seperti yang dinyatakan di atas adalah proses yang
sistematik dan melibatkan: ramai individu dalam organisasi; kos dan
belanjawan (budget) yang tinggi; spesifikasi teknikal; dan sokongan
perkakasan (hardware) dan perisian (software) tertentu. Daripada
penerangan di atas, dapat disimpulkan bahawa perancangan adalah suatu
aktiviti pengurusan yang kritikal tanpa mengira jenis organisasi yang
diuruskan.

Pengurus masa kini menghadapi cabaran dalam membuat perancangan

bukan sahaja dalam sebuah organisasi kecil dan ringkas seperti
perancangan bagi sebuah kedai runcit, tetapi juga dalam organisasi yang
besar dan kompleks seperti perancangan bagi sebuah pusat membeli-
belah, malah organisasi yang tidak berorientasikan keuntungan seperti
perpustakaan juga memerlukan perancangan.

130
 SOALAN DALAM TEKS 6.1

1. Berdasarkan pemahaman anda, berikan definisi

perancangan.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

6.3 TUJUAN PERANCANGAN

C.W. Roney menyatakan bahawa perancangan mempunyai dua tujuan

utama, iaitu untuk meminimumkan risiko ekoran daripada ketidaktentuan
yang wujud di dalam persekitaran perniagaan (akibat daripada tindakan
pengurusan yang proaktif), dan yang kedua adalah untuk meningkatkan
tahap kejayaan organisasi (affirmative).Tujuan perancangan yang lain
adalah untuk mewujudkan usaha yang selaras dalam organisasi bagi
membantu organisasi mencapai objektifnya.

Certo (1997), menegaskan bahawa perancangan adalah proses untuk

menukarkan tujuan kepada tindakan. Tanpa perancangan, firma akan
hanya mampu bertindak terhadap perubahan pada persekitaran,
teknologi dan permintaan pelanggan, sebaliknya firma tidak mampu
menjangka dan mempengaruhi perubahan terhadap perubahan
persekitaran masa hadapan.

Ringkasnya, dapat kita katakan bahawa tujuan perancangan adalah untuk

membantu organisasi mencapai objektifnya dan bertindak balas terhadap
perubahan dalam persekitaran yang bakal wujud.

6.4 KEBAIKAN DAN KEBURUKAN PERANCANGAN

Program perancangan yang dilakukan dengan baik boleh memberi

banyak kebaikan. Pertama, ia menolong pengurus untuk menjadi seorang
yang dapat berfikir ke arah masa hadapan (future oriented). Dalam hal ini,
pengurus yang membuat perancangan akan melihat dengan lebih jauh, di
luar daripada masalah yang dihadapi sekarang bagi meramalkan situasi
yang bakal dihadapi pada masa akan datang. Kedua, perancangan
membantu memperkukuhkan pengkoordinasian keputusan, dan yang
ketiga ialah perancangan menentukan objektif organisasi dapat dicapai.

Disebabkan objektif organisasi merupakan titik tolak kepada

perancangan, pihak pengurusan perlu sentiasa tanamkan dalam fikirannya
131
bahawa perancangan yang dibuat perlulah dapat mencapai objektif
organisasi.

Kesimpulannya, perancangan begitu berfaedah kepada organisasi.

Menurut satu kajian yang dijalankan, sebanyak 65 peratus syarikat yang
baru ditubuhkan tidak dapat bertahan sehingga lima tahun. Kegagalan
beroperasi untuk jangka masa yang lama ini adalah disebabkan oleh
ketidaksempurnaan dalam membuat perancangan.

Walaupun perancangan tidak boleh menghapuskan risiko tetapi sedikit

sebanyak ia membantu pengurus mengenal pasti dan mengendalikan
masalah organisasi sebelum keadaan yang lebih buruk berlaku.

Walau bagaimanapun, perancangan yang tidak dilakukan dengan baik

boleh membawa kerugian kepada organisasi. Contohnya, masa yang
terlalu lama diambil untuk membuat program perancangan boleh
membazir masa pengurus. Oleh itu, pengurus mesti seimbang dalam
menggunakan masa untuk membuat perancangan dan untuk
melaksanakan fungsi-fungsi pengurusan yang lain seperti
pengorganisasian, pengawalan dan pengaruh.

Pada hakikatnya kebaikan membuat perancangan mengatasi keburukan

perancangan. Keburukan perancangan hanya timbul bila fungsi ini tidak
dilakukan dengan sebaik mungkin.

SOALAN DALAM TEKS 6.2

1. Berdasarkan perbincangan di atas, cuba anda

senaraikan kebaikan dan keburukan perancangan.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

6.5 LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PERANCANGAN

Proses perancangan terbahagi kepada enam langkah, iaitu

(a) Menentukan Objektif Organisasi

Penyataan yang jelas mengenai objektif organisasi perlu diketahui

sebelum seseorang pengurus membuat perancangan organisasi. Melalui

132
objektif organisasi yang jelas, gambaran terhadap elemen-elemen yang
perlu dibuat perancangan dapat diperoleh. Contohnya, sebuah syarikat
elektronik, mempunyai objektif untuk memperluaskan pasaran
produknya di Asia Tenggara.

Dalam hal ini, perancangan mungkin perlu dibuat dalam bidang-bidang

seperti pemilihan lokasi pasaran di Asia Tenggara, penentuan harga
produk, kaedah promosi yang digunakan, dan pembangunan jenis
produk yang hendak dipasarkan supaya objektif tersebut dapat dicapai.

(b) Senaraikan Alternatif

Apabila objektif organisasi telah dikenal pasti pengurus perlu

menyenaraikan alternatif yang difikirkan sesuai bagi mencapai objektif.
Dalam contoh di atas, pengurus perlu menyenaraikan alternatif-alternatif
lokasi pasaran, pembangunan produk, kaedah promosi dan penentuan
harga barang. Contohnya, pengurus mendapati bahawa alternatif yang
ada untuk pembangunan produk adalah dengan meningkatkan jualan
produk yang telah dikeluarkan oleh syarikat (sedia ada) dan
mengeluarkan produk yang baru bagi tujuan meluaskan pasaran di Asia
Tenggara.

(c) Membina Premis atau Andaian

Dalam konteks yang lebih luas, kesesuaian menggunakan alternatif untuk

mencapai objektif organisasi ditentukan oleh premis atau andaian yang
menjadi asas pada setiap alternatif dibentuk. Contohnya, pengurus
mungkin dapat memikirkan dua alternatif, iaitu meningkatkan jualan
produk yang dipasarkan sekarang dan mengeluar serta menjual produk
yang baru. Alternatif pertama adalah berasaskan andaian bahawa
organisasi boleh memperoleh syer pasaran yang lebih besar dalam
pasaran yang sedia ada. Alternatif kedua wujud berasaskan premis
bahawa produk baru mampu mendapat syer pasaran yang lain dalam
pasaran yang baru. Oleh itu, pengurus perlu menyenaraikan semua
premis yang digunakan sebagai asas bagi setiap alternatif yang difikirkan.

(d) Memilih Alternatif Terbaik

Penilaian bagi alternatif yang wujud perlu mengambil kira juga premis
bagi setiap alternatif. Pengurus adakalanya mendapati bahawa premis
yang menjadi asas pembentukan sesetengah alternatif adalah tidak wajar
dan tidak menguntungkan, oleh itu alternatif tersebut tidak perlu diambil
kira. Proses pengguguran alternatif yang tidak bersesuaian ini
menentukan alternatif terbaik yang boleh digunakan untuk mencapai
objektif. Katakan dalam contoh di atas pengurus menilai bahawa

133
tindakan syarikat mengeluar dan menjual produk baru adalah tidak begitu
menguntungkan kerana syarikat masih kekurangan pengalaman dan
belum mendapat pelanggan yang tetap. Oleh itu, alternatif untuk
mengeluar dan menjual produk yang baru akan diabaikan. Manakala
alternatif syarikat untuk meningkatkan jualan produk yang sedia ada
dianggap wajar kerana syarikat telah mempunyai pelanggan yang tetap
dan telah tahu selok-belok dalam pasaran tersebut.

(e) Membentuk Rancangan

Selepas alternatif terbaik telah dipilih, pengurus mula membentuk

perancangan strategik (jangka panjang) dan taktikal (jangka pendek).
(Penerangan mengenai perancangan strategik dan taktikal akan
dibincangkan dalam bab seterusnya). Dalam contoh di atas, selepas
memilih alternatif untuk meningkatkan jualan produk sedia ada,
pengurus perlu membentuk rancangan untuk tujuan tersebut seperti
menambahkan promosi, menurunkan harga dan sebagainya.

(f) Menjadikan Rancangan Sebagai Tindakan

Apabila perancangan untuk jangka masa panjang dan pendek telah

dibentuk, ia akan dilaksanakan. Contohnya, pengurus akan mula
mempergiatkan promosi melalui berbagai-bagai cara supaya jualan dapat
ditingkatkan.

6.6 SUB-SISTEM PERANCANGAN

Apabila pengurus telah memahami asas perancangan, mereka boleh

mengambil beberapa langkah tertentu untuk menukarkan perancangan
kepada tindakan dengan berkesan dan melaksanakan proses perancangan
dalam organisasi. Perlaksanaan adalah kunci kejayaan kepada proses
perancangan. Walaupun seseorang pengurus mungkin pakar dalam teori
yang berkaitan dengan perancangan dan proses perancangan tetapi jika
teori ini tidak dapat ditukarkan kepada tindakan yang bersesuaian,
perancangan organisasi yang baik tidak dapat dihasilkan.

Satu pendekatan yang boleh digunakan untuk membuat perancangan

adalah dengan melihat aktiviti perancangan sebagai satu sub-sistem
dalam organisasi. Sub-sistem ialah satu sistem yang diwujudkan sebagai
sebahagian daripada sistem pengurusan keseluruhannya. Dalam hal ini,
perancangan akan di lihat sebagai satu bahagian yang terasing daripada
sistem keseluruhan organisasi dan ia mempunyai elemen-elemennya yang
tersendiri.

134
Rajah 6.1 menunjukkan hubungan antara sistem pengurusan keseluruhan
organisasi dengan sub-sistem perancangan.

Rajah 6.1
Hubungan antara Organisasi dan Sub-Sistem Perancangan

INPUT PROSES (Proses perancangan) OUTPUT

Satu bahagian daripada
sumber organisasi: Perancangan
• Manusia (Mengandungi enam langkah yang organisasi
• Kewangan terlibat dalam membuat perancangan)
• Bahan mentah
• Mesin

Sumber: Certo. (1997). Modern management, 139.

Seperti mana yang anda dapat lihat, Rajah 6.1 menunjukkan elemen-
elemen yang terdapat dalam sub-sistem perancangan. Tujuan diwujudkan
sub-sistem ini adalah untuk

(i) Meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan

keseluruhannya melalui perancangan yang lebih efektif.
(ii) Membantu pengurus mengenal pasti aktiviti dalam sistem
keseluruhan.
(iii) Memimpin dan mengarah aktiviti tersebut.

SOALAN DALAM TEKS 6.3

1. Apakah sub-sistem perancangan? Jelaskan dengan

ringkas.

Semak dan bandingkan jawapan anda di akhir bab ini.

6.7 PERANCANGAN DAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF

Dalam Bab 1, anda telah mempelajari bahawa pengurus atasan dan ketua
eksekutif dalam organisasi memainkan peranan yang berbeza-beza.
Antara peranan yang dimainkan adalah sebagai tunggak organisasi,
pemimpin, pegawai perhubungan, penyebar maklumat, pengagih sumber,
dan pengaman kekacauan (sila rujuk semula Bab 1).

135
(a) Tanggungjawab Akhir

Sebagai tambahan kepada berbagai peranan di atas, ketua pegawai

eksekutif atau pengurus atasan mempunyai satu lagi tanggungjawab, iaitu
membuat perancangan organisasi. Mereka perlu mencari jawapan kepada
persoalan-persoalan umum seperti berikut:

(i) Apakah hala tuju organisasi pada masa akan datang?

(ii) Ke manakah arah hala tuju organisasi sekarang?
(iii) Perlukah dilakukan sesuatu untuk menukarkan hala tuju
sekarang?
(iv) Adakah organisasi berterusan berada dalam arah yang
bersesuaian?

(b) Bantuan Perancangan

Oleh kerana pengurus atasan mempunyai banyak tugas lain yang

mengambil masa untuk dilaksanakan, kebanyakan daripada pengurus ini
bergantung kepada pembantu perancang untuk membantu dan memberi
nasihat dalam membuat keputusan dan membentuk rancangan
organisasi.

6.8 MEMAKSIMUMKAN KEBERKESANAN PROSES

PERANCANGAN

Kejayaan dalam melaksanakan sub-sistem perancangan bukanlah sesuatu

yang mudah. Disebabkan saiz organisasi semakin besar, tugas membuat
perancangan menjadi semakin sukar dan memerlukan ramai individu di
samping memerlukan banyak maklumat dan melibatkan keputusan yang
kompleks. Beberapa panduan di bawah dapat menolong memastikan
kejayaan perancangan organisasi.

(a) Sokongan Pengurusan Atasan

Ahli-ahli dalam organisasi biasanya tidak akan memandang berat kepada

aktiviti perancangan tanpa sokongan daripada pengurus atasan.
Sokongan ini penting tanpa mengira jenis organisasi, kecil atau besar,
domestik atau antarabangsa. Dalam banyak keadaan, pengurus atasan
perlu melibatkan diri secara aktif dalam aktiviti perancangan.

(b) Kecekapan dan Keberkesanan Organisasi Perancangan

Perancang perlu mereka bentuk satu organisasi perancangan yang cekap

dan berkesan. Oleh itu, masa perlu di ambil untuk membentuk organisasi
perancangan sedemikian rupa.

136
Organisasi perancangan perlu mempunyai tiga ciri dalaman (built in
characteristics) iaitu

(i) Perlu direka bentuk untuk menggunakan sistem

pengurusan yang telah wujud dalam organisasi.
(ii) Perlu cukup kompleks untuk memastikan usaha daripada
ahli-ahli yang membuat perancangan dikoordinasikan
seberapa ringkas yang mungkin.
(iii) Perancangan perlulah fleksibel dan mampu bertindak balas
dengan perubahan-perubahan dalam persekitaran.

(c) Perancangan yang Memfokus kepada Perlaksanaan

Semua perancangan perlu bertujuan untuk dilaksanakan

(diimplementasikan) disebabkan hasil akhir proses perancangan
merupakan beberapa jenis tindakan yang akan membentuk pencapaian
objektif organisasi yang telah ditetapkan.

(d) Penglibatan Individu yang Bersesuaian

Sesuatu perancangan didapati akan gagal kecuali jika proses perancangan

melibatkan orang atau individu yang sesuai. Perancangan perlu
mendapatkan input daripada pengurus bidang/jabatan di mana mereka
sedang membuat perancangan.

Pengurus perlu melibatkan diri dalam perlaksanaan rancangan yang

dibentuk dan perlu menyediakan maklum balas kepada pihak perancang
tentang perlaksanaan sesuatu rancangan. Input daripada lain-lain individu
yang akan mendapat kesan secara langsung dari rancangan yang dibuat
juga boleh membantu pegawai perancang.

Walau bagaimanapun, bukan semua ahli organisasi boleh atau perlu

dilibatkan dalam proses perancangan. Jenis keputusan dan jenis-jenis data
yang diperlukan akan menentukan pemilihan siapa yang perlu dilibatkan
dalam aspek perancangan yang berbeza dalam sesebuah organisasi.

SOALAN DALAM TEKS 6.4

1. Senaraikan elemen-elemen dalam sub-sistem

perancangan.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

137
6.9 RUMUSAN

Perancangan merupakan salah satu daripada tugas pengurus yang perlu

dilakukan sebelum fungsi-fungsi pengurusan yang lain dapat
dilaksanakan. Melalui perancangan yang berkesan, objektif dan matlamat
organisasi dapat dicapai. Perancangan dalam organisasi bukan hanya
melibatkan pengurus atasan tetapi ia juga perlu mendapat kerjasama
daripada ahli-ahli lain dalam organisasi. Selain daripada ketelitian dalam
membuat perancangan, sejauh mana keberkesanan rancangan yang
dibuat bergantung kepada sokongan daripada pengurus atasan dan
kecekapan jabatan yang membuat perancangan dan mereka bentuk
rancangan yang memfokuskan kepada perlaksanaan.

Cuba anda fikirkan, apa yang akan berlaku jika seseorang

pengurus membuat sesuatu tindakan tanpa membuat
perancangan terlebih dahulu.

Berdasarkan kefahaman anda, bandingkan proses

perancangan yang anda buat secara praktikal (contohnya:
perancangan untuk menyertai PJJ) dengan teori yang
anda pelajari dalam bab ini.

SOALAN PENILAIAN KENDIRI

Soalan Objektif

1. ___________ adalah proses untuk menentukan sistem

pengurusan akan mencapai objektif-objektifnya.

A. Perancangan
B. Mengorganisasi
C. Mempengaruhi
D. Pengawalan

2. Apakah langkah pertama dalam proses perancangan?

A. Menjadikan rancangan kepada tindakan.

B. Memilih alternatif
C. Menyatakan objektif organisasi
D. Membentuk premis perancangan

138
3. Apakah output sub-sistem perancangan?

A. Personel
B. Rancangan organisasi
C. Keuntungan
D. Perkhidmatan

Soalan Esei

1. Senaraikan langkah-langkah yang terdapat dalam proses

perancangan.

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 6.1

Proses menentukan bagaimana sistem pengurusan mencapai objektifnya.

SDT 6.2

Antara kebaikan membuat perancangan adalah membantu pengurus

berfikir tentang masa hadapan, mengukuhkan pengkoordinasian
keputusan, memberi penekanan ke atas objektif organisasi manakala
keburukan perancangan adalah ia mungkin membazirkan masa pengurus
jika tidak diatur dengan baik.

SDT 6.3

Satu sistem dalam organisasi yang diwujudkan sebagai sebahagian

daripada proses sistem pengurusan keseluruhan.

SDT 6.4

Input, proses dan output.

139