Electronic Data Interchange

Def :EDI is a set of standardized

formats for different types of business
documents that allow business data
processing (BDP) to exchange
documents without manual
intervention
 
●
Legacy Processing : Small amount of data 
processing done manually
●
Modern Processing : Automatic data 
processing.
– Ex : A super market wants to automate the 
process
 
●
A business transaction – Purchase Order
– Vendor
– Receives Quotation – request for the goods
– Purchase Order
– Shipping Notice
– Acknowledgement 
– Customer – Buyer
– Invoice 
– Price Payment 
– Submits to Accounts Department
– Account Department performs Banking 
transaction
●
Business to Customer [  B2C ]
●
Business to Business  [  B2B ]
 Traditional processing involves key in 
 
●

data, which is redundant.
●
During 1960­1970 automation started.
Data processing is within the organization

During 1980­1990 : companies opened 
branches abroad and international level 
of speed of info. is needed. To achieve 
this FAX, TELEX is used.
 
●
Data is supposed to be standardized to 
exchange information. This is the basic 
need for EDI.
●
EDI has its roots in 1960's
●
Acquired prominence in 1990's
●
EDI started implementing in transport 
sector
●
The EDI standards that are governing are 
– ANSI – X12,  EDIFACT (Has alphanumeric 
identifiers)
 
●
EDI automation is through network – 
exchange of information
●
VALUE ADDED NETWORK – Every one has a 
network
●
Ex : request for quotation, purchase order 
through EDI among the industries
●
Transaction time is reduced from months 
to days, days to hours.
●
EDI documents ­  is a flat text file
●
Codes in EDI document is only for 
computer system and networks based on 
standards.
 EDI STANDARDS

●
ANSI X12
– Has 3 digited transaction code
●
EDIFACT 
–  EDI for Administration,commerce and    
Transport
– Has Alphanumeric identifiers
 Enveloping & Parsing

●
Enveloping : The process of combining 
multiple documents for transmission as a 
unit in EDI is called enveloping
●
Parsing : Extracting all the components 
of each separate document for EDI so 
that the data can be processed
 Types of Envelopes

●
Message Envelopes : A specific 
document describes the types of 
envelope document and the no. of 
segments included in that document.
●
Functional Group Envelopes : All message 
envelopes of a specific transaction set 
type are enclosed in this envelope.
●
Interchange Envelopes : Enclose all 
functional group envelopes being sent to 
the same destination.
 ANSI X12 Transaction Sets

●
Some of the transaction sets are :
– 214 – Motor carrier shipment status
– 850 – Purchase order
– 855 – Purchase order acknowledgement
– 832 – Price /Sales catalog
– 840 – Request for quotation
– 837 – Health Care Claim
– 850 – Purchase Order
– 997 – Functional Acknowledgement
 Example of ANSI data segment

●
P01 ** 10 * DZ 6.05 * BP * 22211 ~

– P01     : Data segment id.
– 10       : quantity
– DZ      : Code for Dozen
– 6.05    : Unit price
– BP       : Quantifier (ball point pen)
– 22211 : Quantifier element
– ~     :  Segment terminator
 Advantages of EDI

●
Error free data exchange
●
Quick turn – around
●
Lower Operating Costs
●
Ability to do just in time
●
Quick response
 Cost Saving Examples

●
Food processing company reduced 
Purchase Order administration costs from 
$70 to $0.93
●
Trucking company can process 200 EDI 
transactions per hour
 Leading Industries

●
Automotive – Big “3”
●
Retail – Sears, JC Penny, Walmart, Home 
Depot
●
Transportation – RailRoads, Trucking, 
Ocean Carriers, Fedex, Port of Seattle, 
Union Pacific
●
Chemical and Pharmaceutical ­ Bayer