Garet y Jennifer (2009, p.12) señalan que al controlar, los
administradores evalúan en qué medida la organización consigue sus metas y emprende acciones para sostener o mejorar el desempeño. El resultado del proceso de control es la capacidad para medir el desempeño con exactitud y regular la eficiencia de la organización. Para ejercer el control, los administradores deben decidir qué metas medirán. Stoner et al. (1996, p.13) sostienen que las funciones del proceso de control entrañan los siguientes elementos básicos: 1) establecer estándares de desempeño; 2) medir los resultados presentes; 3) compara estos resultados con las normas establecidas, y 4) tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones. El gerente gracias al control, puede mantener a la organización en el buen camino. Para Machuca (2009, p.211) el control es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. Por su parte Amaru (2009, p.376) aclara que en el proceso de administración, el control no tiene el significado popular de fiscalización. Control es el proceso de producir información para tomar decisiones sobre la realización de objetivos. Este proceso permite mantener una organización o sistema orientados hacia los objetivos. Al ejercer la función de control, el administrador trabaja como el piloto de un vehículo, monitoreando en forma constante la organización para que se mantenga en la ruta, se desvíe de los accidentes y llegue a su destino. Controlar es el proceso de monitorear, comparar y corregir el desempeño laboral. Como el paso final en el proceso administrativo, el control proporciona el enlace con la planeación. Si los gerentes no controlaran, no tendrían forma de saber si se están cumpliendo los objetivos.
2) ¿Cuáles son los pasos para realizar un buen control?
El proceso básico de control implica cuatro etapas: establecimiento de
estándares, observación del desempeño, comparación o medición del desempeño en comparación con esos estándares y corrección de desviaciones respecto a estándares y planes.
1. Establecimiento de estándares: Los estándares son criterios de
desempeño, son los puntos elegidos en un programa total de planeación en los que se realizan mediciones del desempeño que proporcionan a los administradores indicadores respecto a cómo funcionan las actividades, sin que observen toda la ejecución de los planes.
2. Medición del desempeño: esta etapa es medir o evaluar en
comparación con los estándares. La medición del desempeño debe basarse en una observación hacia delante, para permitir detectar las desviaciones antes de su ocurrencia real y para poder evitarlas emprendiendo acciones apropiadas. En ausencia de esa habilidad es necesario identificar las desviaciones tan pronto como sea posible.
3. Corrección de las desviaciones: si los estándares se elaboran para
reflejar la estructura de organización y se mide el desempeño en estos términos, se vuelve expedita la corrección de desviaciones negativas puesto que, el administrador sabe en donde deben aplicarse las medidas correctivas en la asignación de actividades individuales o grupales. Es importante señalar algunas consideraciones respecto al control, como elemento fundamental del proceso administrativo Los controles deben ser claros para todos cuantos de alguna manera han de usarlos: de ahí la necesidad de limitar “tecnicismos”. Su empleo exagerado suele ser la tendencia natural que se da en “especialistas”, como un medio de hacer valer su puesto. Los controles deben llegar lo más concentrados que sea posible a los altos niveles administrativos, que los han de utilizar, por esta razón debe de encarecerse siempre la utilización de graficas para el control ya sean líneas, graficas de Gantt, punto de equilibrio, etc.
3) ¿Por qué controlamos?
El control es de vital importancia dado que:
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, personas y a los actos. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en el que se establecen medidas correctivas. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicación incide directamente en racionalización de la administración y consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. 4) ¿Qué es supervisión?
La supervisión constituye una función de dirección ejercida en el nivel
operacional de la empresa. Los supervisores son los administradores que dirigen las actividades de las personas no administrativas, es decir, las personas que no ejercen funciones administrativas en la empresa. El término supervisión se utiliza comúnmente para designar la actividad de dirección inmediata de las actividades de los subalternos, en parte como asistencia en la ejecución. En este sentido, la supervisión puede hacerse en todos los niveles de la empresa, siempre y cuando haya un seguimiento más cercano e inmediato del superior sobre el trabajo del subalterno.
5) ¿Cuáles son los objetivos de la supervisión en enfermería?
Supervisión es una interacción personal (individual o grupal) a través de
la cual se desarrolla un proceso de enseñanza-aprendizaje entre supervisor (es) y supervisado(s).
El personal supervisor ejerce una dirección democrática sobre los
trabajadores, a fin de desarrollar al máximo los potenciales de éstos. La posición jerárquica coloca al personal supervisor como administrador, por ello, es importante cumplir con un perfil adecuado a su jerarquía. El supervisor es el eslabón entre la dirección y el personal aplicativo. Si la supervisión es eficaz, el resultado es la satisfacción personal, la productividad y la armonía en el trabajo.
Los objetivos de la supervisión en enfermería son:
Mejorar la calidad de la atención proporcionada. Crear un medio ambiente favorable a la productividad. Impulsar el desarrollo del personal. Mantener la disciplina y el interés por el trabajo. Optimizar la utilización de recursos materiales.
6) ¿Qué es auditoría? Tipos de auditoría
Según AENOR (Asociación Española de Normalización), la Auditoría es el examen metódico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas, y para comprobar que estas disposiciones se llevan realmente a cabo y que son adecuadas para alcanzar los objetivos previstos. Así mismo, este organismo establece diferencias entre los siguientes tipos de Auditorías: Auditorías de Documentación: Establecidas como el “examen de la documentación de un sistema, (Manual de calidad, procedimientos, instrucciones de trabajo, etc.) para evaluar el grado de cumplimiento de dicha documentación con los requisitos aplicables”. Auditorías de implantación: Establecidas como el “examen del grado de implementación de un sistema previamente documentado”. Auditoría externa: establecidas como: 1. Las auditorías que realiza una empresa a sus propios proveedores o subcontratistas. 2. Las auditorias que soporta una empresa realizada por sus clientes o por una tercera parte independiente. Auditorías de producto: Establecidas como “auditoría de carácter vertical que examina todos los sistemas operativos que influyen en la producción de un producto final específico”.
Auditoría según el reglamento de los servicios de prevención, sería
aquel instrumento de gestión que incluye una evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva de la eficacia del sistema de prevención. Otro tipo de clasificación de auditoría es: Auditoría financiera. Auditoría de cumplimiento Auditoría de gestión y resultados Auditoría administrativa Auditoria operacional Auditoría de gestión ambiental Auditoría informática de sistemas. Auditoria de control interno.
7) Analice el impacto de la supervisión.
En primer lugar es necesario mencionar que la supervisión como tarea
dentro de una organización es casi tan antigua como el trabajo mismo. Pensemos por ejemplo en los antiguos imperios como el egipcio o el romano, en los cuales miles de hombres conforman ejércitos de trabajo (algunos incluso eran bajo condición esclava), y debían cumplir con las tareas asignadas en la construcción de templos y palacios. De alguna manera, debió haber existido la supervisión o, en términos generales, el control, porque de otro modo ¿por qué entonces existía el castigo para aquellos que no cumplían las tareas asignadas?
Sin embargo, el castigo como resultado de una supervisión no es sólo
cosa de los tiempos antiguos. En el caso de fines del siglo XIX, y antes de que muchos de los derechos de los cuales hoy gozan los trabajadores fueran reconocidos, un mal desempeño laboral detectado por los supervisores suponía horas extra de trabajo, reducción de las raciones de comida o castigos físicos en el caso de trabajos donde quizás serías mejor hablar de esclavitud en lugar de empleo.
Entonces, más allá de que en toda organización exista un supervisor, no
siempre todo se relaciona con la figura de una sola persona que vigila a los demás. En la actualidad, los sistemas de monitoreo mediante cámaras de seguridad son una gran ayuda en grandes empresas que cuentan con varias áreas en las cuales se desempeña el personal y entonces la supervisión se apoya en la tecnología para lograr el trabajo de vigilancia.
Por tanto, podemos concluir que el impacto de la supervisión es
importante ya que permite que se cumplan con los objetivos que la empresa o la institución se han planteado en un determinado período de tiempo.
8) Auditoría en los servicios de enfermería.
La auditoría toma un papel muy importante en el quehacer de la
administración. Se es conocida como método de control, en el proceso administrativo. En los servicios de enfermería, el administrar es fundamental para dar un trato de calidad, tanto al usuario, familia y sociedad, puesto que se necesita planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar cada servicio de un hospital, clínica o centro de salud, mediante la auditoria se puede realizar la evaluación ya sea de forma directa o indirecta con el propósito de lograr cada vez mejoras en la realización de la labor de enfermería. Con la implementación de estándares, normas, reglamentos, planificación de insumos, entre otros aspectos; se puede optar por un orden en tiempos de evaluaciones mediante auditorias. En la gestión de calidad de los servicios de enfermería, se aplican día con día diferentes instrumentos y herramientas que tiene varios propósitos uno de ellos es poder evidenciar el trabajo de enfermería con su eficiencia y eficacia de la labor como tal de enfermería. Al igual que en el control de calidad, la falta de planificación y prevención es la norma en muchas empresas en lo relativo tanto al control interno, como al accionar de la auditoría interna. Por eso no es de sorprenderse ver a los auditores tratando de analizar qué es lo que salió mal, porqué, y que hacer para evitar su repetición, cuando lo correcto es actuar preventivamente, y de acontecer algún hecho perjudicial no quedarse en los aspectos más superficiales sino profundizar hasta llegar hasta la causa, tratando de desentrañar de tal forma las razones que llevaron al sistema a tener esos errores. En el proceso de atención de enfermería existen varios criterios al momento de realizar una auditoría, de acuerdo a la situación que se esté presentando en el área, esto ayuda también a resolver problemas de la mejor forma y de parte de la administración realizar tomas de decisión ante una situación con mucho profesionalismo.