JRC, S.A.

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

GESTIÓN DE CRISIS Y RETIRADA DE PRODUCTO

PE-01 Página 1 de 8 Edición: 1 Fecha: 01/05/12

ÍNDICE

1. OBJETO.

2. ALCANCE.

3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.

4. GENERALIDADES.

5. REALIZACIÓN

5.1 Detección y gestión de crisis

5.2 Realización de simulacros

6. FORMATOS APLICABLES

COPIA CONTROLADA: ¨ SI ¨ NO ELABORADO

DESTINATARIO:

ENTREGADA A: REVISADO Y APROBADO

FECHA:

MODIFICACIONES RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR

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1.- OBJETO
Describir la organización, responsabilidades y sistemática a seguir por JRC, S.A. de forma
que se garantice la coordinación y la correcta toma de decisiones en caso de incidente o
situación de crisis.

2.- ALCANCE

El presente procedimiento es de aplicación a cualquier situación de crisis alimentaria que

pueda producirse en JRC, S.A. y que esté relacionada con la detección de riesgos graves
originados, de forma directa o indirecta, por los alimentos.

3.- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

• Manual de Calidad y Seguridad Alimentaria de JRC, S.A.
• Norma UNE-EN-ISO 9001:08.
• Protocolo BRC

4.- GENERALIDADES

Crisis Alimentaria: Es aquella que entraña factores críticos de tal magnitud, que la gestión
del riesgo derivado resulta tan compleja, que no puede gestionarse de una forma adecuada
mediante los medios habitualmente establecidos.

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5.- REALIZACIÓN

5.1.- Detección y Gestión de Crisis

Ante la detección de un incidente o situación de crisis o emergencia (problema de

inocuidad de productos, catástrofes naturales, falta de suministro de servicios básicos,..),
cualquier persona de JRC, S.A., debe comunicarlo a la Gerencia, que es la responsable de
ejecución del presente procedimiento. En caso de no encontrarse disponible, el
Responsable de Calidad y Seguridad Alimentaria será el responsable de la ejecución del
mismo.

Los distintos pasos a ejecutar en caso de crisis por el responsable de la ejecución son los
siguientes:

1. Recopilación de Información y análisis del alcance. Se recoge o gestiona la

recopilación de toda la información que pueda recopilarse, según el caso, tal como
puede ser:
- Origen del incidente (si se conoce).
- Tipo de producto y envases potencialmente afectados.
- Número de lote/s de producto potencialmente afectados.
- Estimación de la cantidad potencialmente afectada.
- Medio de recepción de la queja, denuncia, reclamación,..
- Ubicación del producto sospechoso.
- Proveedores afectados, si los hubiera.
- Nombre de clientes afectados, si los hubiera.

La recogida de esta información debe ser tan rápida como sea posible. En caso de
retraso, debe pasarse al siguiente paso y continuar de forma simultánea con las
investigaciones.
Todo el producto del lote-s afectado/s que estuviera en existencia en la planta debe
quedar inmediatamente inmovilizado.

2. Gestión de la situación de crisis o emergencia. El responsable de la ejecución debe

definir un Plan de Contingencia (PE-01-01) para la gestión de la situación. Este Plan
debe contemplar varios de los siguientes aspectos, según aplique:

- Análisis del impacto del incidente.

- Propuestas de gestión eficaz del incidente o situación de crisis.
- Plan de Comunicación (ver Apartado siguiente).

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En este momento es en el que se decida la conveniencia de iniciar el protocolo de

Retirada de Producto. En caso de ello, se iniciará, según lo establecido en el PGH de
Trazabilidad.

3. Plan de Comunicación. Se debe establecer, por parte de la Gerencia (o Responsable

de Calidad y Seguridad Alimentaria), un Plan de Comunicación con las autoridades y
clientes. Previamente se debe realizar una identificación de los grupos de interés
(medios de comunicación, autoridades competentes, otros elementos de la cadena
alimentaria como clientes, proveedores, consumidores,..) y una propuesta de
comunicación (información a aportar, documentación de apoyo, secuencia de
comunicaciones, etc.).

JRC, S.A. dispone de un listado de contactos clave, que incluye Clientes (dentro y fuera
de horario laboral), Proveedores (materia prima y servicios) y Este Listado se encuentra
en la Base de Datos de la Empresa.

Autoridades competentes en sanidad: AESAN

http://www.aesan.msc.es/buscador_general/resultado_busqueda.jsp
Subdirección General de Coordinación de Alertas Alimentarias y Programación del
Control Oficial: 913380715

4. Si la decisión definitiva fuese la retirada del producto se procederá de la

siguiente forma:

o El Responsable de Calidad y Seguridad Alimentaria y la Gerencia localizará todos

los clientes que han retirado producto perteneciente a ese lote.
o Posteriormente se contactarán con todos los clientes de la lista del punto anterior.
o La información con los teléfonos de contacto y la persona a contactar están
disponibles la base de datos interna
o El Responsable de Calidad y Seguridad Alimentaria y la Gerencia deben
establecer un Plan para la recogida física de todo el producto de acuerdo con los
responsables de cada empresa que lo retiró.

5. Cierre de la situación de crisis o emergencia. La gerencia o el Responsable de

Calidad y Seguridad Alimentaria, debe dar por cerrada la situación de crisis en el
momento en el que se confirme que todas las acciones escalecidas en el Plan de
Contingencia se han verificado los efectos esperados (o éstos son razonablemente
previsibles).

En cualquier caso, se elaborará un Informe Final de Gestión de Crisis (F-PE-01-02), en

el que se debe registrar la siguiente información:
- Actuaciones desarrolladas.
- Resultados obtenidos y balance de los mismos.
- Conclusiones.

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En caso de ser necesario, se puede establecer un Programa o Plan de Seguimiento pos-

crisis, estableciendo para ello actividades a desarrollar, plazos, responsables y medios, en
su caso.

5.2.- Realización de Simulacros

Para asegurar que el Plan definido es válido para el objetivo planteado, el gerente se
responsabiliza de realizar una verificación con una frecuencia anual. Esta verificación
consiste en un simulacro de crisis, de modo que se active lo establecido en el presente
documento.

Se debe elegir un lote de producto “supuestamente afectado” y comenzar a trabajar a partir

de ese dato.

El planteamiento del ejercicio debe permitir activar el protocolo de retirada de producto y

utilizar la metodología establecida en PGH de Trazabilidad y de ese modo integrar la
verificación de los procedimientos de gestión de crisis, retirada de producto y trazabilidad.

Una vez realizado el simulacro anual, se analizará el Informe final y en caso de detectar
deficiencias en el planteamiento o ejecución del presente procedimiento, el gerente deberá
plantear las acciones necesarias que analicen las causas y que establezcan acciones
correctivas encaminadas a su eliminación y que debe quedar registrado en el
correspondiente Registro de No Conformidades y Acciones Correctoras.

6.- FORMATOS APLICABLES

• Formato F-PE-01-01: Plan de Contingencias
• Formato F-PE-01-02: Informe final Gestión de crisis
• Formato F-PE-01-03: Informe Simulacro

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 JRC, S.A. PLAN DE CONTINGENCIAS
Página Fecha
____ de ____ _____/_____/_____

Incidente Lote/s afectados Propuesta de Gestión Plan de comunicación Verificación actuaciones

ELABORADO APROBADO

F-PE-01-01/01
 JRC, S.A. INFORME FINAL DE
Página GESTIÓN DE CRISIS Fecha
____ de ____ _____/_____/_____

INCIDENTE:

ACTUACIONES DESARROLLADAS

RESULTADOS

CONCLUSIONES

ELABORADO (Fecha y Firma) APROBADO (Fecha y firma de la Gerencia):

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 JRC, S.A. SIMULACRO RETIRADA DE Nº:

PRODUCTO FECHA:

Retirada de Producto:

F-PE-01-03/01