KONVENSYEN

KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK)

PERINGKAT IPTA KE- 7
2-3 MAC 2011

KELEWATAN PENYEDIAAN KERTAS SOALAN

PEPERIKSAAN AKHIR
 PENGENALAN

CARTA ORGANISASI UNIMAS CARTA ORGANISASI FSS

Bangunan FSS

2
 PENGENALAN
VISI UNIMAS
Untuk menjadi sebuah universiti
contoh serta diiktiraf di
peringkat antarabangsa; dan
institusi pengajian tinggi yang
menjadi pilihan utama golongan
pelajar dan akademik melalui
pencapaian cemerlang dalam
bidang pengajaran, penyelidikan
dan kesarjanaan.
MISI UNIMAS
Untuk menjana, menyebar
dan menerap ilmu secara
strategik dan inovatif bagi
memperkasakan kualiti
budaya bangsa dan
kemakmuran
masyarakatnya.
3
 PENGENALAN

Nama Kumpulan
Tarikh Inspirasi FSS
Penubuhan
8 Mei 2009

Motto
Etika Kumpulan
Bekerjasama
Berusaha sehingga
meningkatkan kualiti
berjaya
perkhidmatan
4
 PEMILIHAN
PROJEK

DOKUMEN KELULUSAN
MINIT MESYUARAT STAF SOKONGAN
Sijil Lantikan Ahli KIK Inspirasi FSS
BIL. 2/2009
oleh Bahagian Jaminan Kualiti
pada 24 Mac 2009

5
 PENGENALAN

Mentol bermaksud sebulat

suara dan kerjasama ahli.

Huruf “S” mewakili Fakulti Sains

Sosial. Warna merah
melambangkan semangat dan
keberanian untuk mencuba.

INSPIRASI bermaksud ilham,

idea, pengaruh dan
perangsang.Warna maroon
merupakan warna fakulti.

6
 PENGENALAN

Sukiah Marais
Emelia Tambi
Ketua
(Fasilitator) Siti Haslina
Penasihat Projek Menjadualkan Hussin
mesyuarat dan Setiausaha
analisa data
Menyediakan
minit mesyuarat
& semak data

Mahani Huja Mohamad Fuad Wiermawaty Suhanawati Faizule Awg Mohd Alif
Hussin Adenan Baizura Awie Brahim Sulaiman Awg Junaidi
Teknikal Teknikal Teknikal Kajian Data Persembahan Persembahan
Membangunkan Kemaskini data Menyediakan Kumpul data Jurufoto dan Kemaskini slide
sistem dalam sistem Peralatan dan hasil survei kemaskini slide persembahan

7
 PENGENALAN

Penglibatan Ahli Dibahagikan Mengikut Kepakaran Dan Minat

AKTIVITI SUKIAH SITI ALIF FAIZULE SUHANA FUAD ATY MAHANI

Penyenaraian Masalah

Pemilihan & Penjelasan Masalah

Analisis Punca Masalah

Pengumpulan Data

Analisis Data

Cadangan Penyelesaian

Pembangunan Program

Uji Cuba Program

Pemurnian Program

Persembahan Pengurusan

Analisis Data

Penilaian

Penambahbaikan

Pencapaian Hasil Projek

Pemantauan

Tindakan Penyeragaman

Pemantauan Berterusan

Ketua
Terlibat 8
 PENGENALAN

1 6
Ahli 2 3 4 5
Pengetahuan Pengucapan
Kumpulan Komitmen Kerjasama Kreativiti Kemahiran
Tentang KIK Awam

Sukiah 2 3 3 3 3 4

Siti Haslina 2 3 3 3 3 3

Mohd Fuad 2 3 3 3 3 3

Wiermawaty 2 3 3 3 3 3

Awg Alif 2 3 3 3 4 4

Faizule 2 3 3 3 4 3

Suhanawati 2 3 3 3 3 3

SKALA Mahani 2 3 3 3 4 4
5 CEMERLANG
4 BAIK 16/8 24/8 24/8 24/8 27/8 27/8
3 SEDERHANA
1.4 3 3 3 3.4 3.4
2 LEMAH
1 SANGAT LEMAH

9
 PENGENALAN

KONVENSYEN KIK PERINGKAT KONVENSYEN KIK SEKTOR AWAM

UNIMAS PERINGKAT ZON SELATAN
29 JUN 2010 6-9 JULAI 2010
(TEMPAT KE-TIGA) (PESERTA)

10
 PERANCANGAN
AKTIVITI

PLAN DO CHECK ACTION

•Perancangan
Aktiviti •Kumpul Data
•Kumpul Data •Tindakan
•Kenalpasti •Analisis Data Penyeragaman
Masalah •Analisa Data
•Cadangan •Tindakan
Penyelesaian •Tindakan
•Pilih Masalah Susulan
Pembetulan
•Analisa Punca •Ujicuba
Masalah
11
PERANCANGAN
AKTIVITI

Tarikh mula
8 Mei 2009
projek

Tarikh projek
31 Mei 2010
siap

Tempoh Projek – 13 bulan

MEI 2010 MEI – DIS 2009

APRIL 2010 NOV 2009 –

APRIL 2010

Petunjuk

Mesyuarat dirancang

Mesyuarat dilaksanakan

12
 PERANCANGAN
AKTIVITI

SYARAT & ETIKA MESYUARAT

1. SEKURANG-KURANGNYA 90% AHLI MESTI HADIR AHLI AKAN DIJEMPUT
2. MESYUARAT DIHENTIKAN APABILA OBJEKTIF MESYUARAT DICAPAI
MELALUI EMEL DAN
3. MINIT MESYUARAT DICATAT SECARA RINGKAS
4. AHLI TIDAK HADIR DIBERI MINIT MESYUARAT PANGGILAN TELEFON.

Telefon ahli yang lewat

13
 PERANCANGAN
AKTIVITI

Kehadiran Sebab Tidak Hadir

Bil Tarikh TUJUAN MESYUARAT
SUKIAH SITI ALIF FAIZULE SUHANA FUAD ATY MAHANI Tugas Khas Cuti
1 8-Mei-09 1 1 1 0 0 1 1 0 2 0 MERANCANG AKTIVITI JUMLAH MESYUARAT
2 3-Ogos-09 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 KENALPASTI MASALAH  30
3 5-Ogos-09 1 1 0 1 1 1 0 0 2 0 PILIH MASALAH JANGKA MASA
4 28-Ogos-09 1 1 1 0 1 1 1 0 0 1 ANALISA PUNCA MASALAH
 1 – 3 jam
5 6-Nov-09 1 1 1 0 1 1 1 0 1 0 PEMILIHAN PROJEK & PENGUMPULAN DATA
6 13-Nov-09 1 0 0 1 1 0 0 0 4 0 ANALISIS DATA
MASA MESYUARAT
7 20-Nov-09 1 1 0 1 1 1 1 0 0 1 CADANGAN PENYELESAIAN  2.00 – 5.00 petang
8 24-Nov-09 1 1 0 0 1 1 0 0 2 1 PEMBANGUNAN PROGRAM TEMPAT
9 2-Dis-09 1 1 0 0 1 1 1 0 1 1 PEMBANGUNAN PROGRAM
 Bilik Mesyuarat FSS
10 10-Dis-09 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 PEMBANGUNAN PROGRAM
11 14-Dis-09 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 PEMBANGUNAN PROGRAM
12 15-Dis-09 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 PEMBANGUNAN PROGRAM
13 16-Dis-09 1 1 1 0 1 0 0 0 1 2 PEMBANGUNAN PROGRAM
14 23-Dis-09 1 1 1 0 0 1 1 0 1 1 PEMBANGUNAN PROGRAM
15 24-Dis-09 1 1 1 0 1 0 1 0 0 2 PEMBANGUNAN PROGRAM
AHLI YANG TIDAK HADIR
16 18-Jan-10 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 PEMBANGUNAN PROGRAM
17 19-Jan-10 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 PEMBANGUNAN PROGRAM
AKAN DIHUBUNGI MELALUI
18 22-Jan-10 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 PEMBANGUNAN PROGRAM
E-MEL DAN PANGGILAN
19 2-Feb-10 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 PEMBANGUNAN PROGRAM
TELEFON. MINIT
20 3-Feb-10 1 1 1 1 1 0 1 1 1 0 PEMBANGUNAN PROGRAM MESYUARAT DIEDARKAN
21 9-Feb-10 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 PEMBANGUNAN PROGRAM KEPADA SEMUA
22 10-Feb-10 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 PEMBANGUNAN PROGRAM
23 8-Apr-10 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 KUMPUL DATA
24 12-Apr-10 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 KUMPUL DATA
25 22-Apr-10 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 ANALISIS DATA KEHADIRAN
26 3-May-10 1 0 1 1 1 1 1 0 1 1 ANALISIS DATA
27 18-May-10 1 0 1 1 1 1 1 0 1 1 ANALISIS DATA

95%
28 20-May-10 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 UJIAN RINTIS
TINDAKAN PEMBETULAN, PENYERAGAMAN &
29 27-May-10 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 SUSULAN
JUMLAH 29 24 23 21 26 24 25 7 25 18 227

14
 PEMILIHAN
MASALAH

METODOLOGI PENGUMPULAN DATA

Borang e-Adu & Borang Kaji Selidik Emel
Borang Pindaan Jadual
Aduan dari pensyarah Borang kaji selidik diedarkan Terima emel dari
dan pelajar kepada pensyarah dan pelajar pensyarah

Berdasarkan daripada rumusan masalah sumber aduan ini,

lima tema telah dipilih

1.Penjimatan Kos 2. Keselamatan 3. Kebersihan

4. Penyelenggaraan 5. Penjimatan masa

15
 PEMILIHAN
MASALAH

Telefon

Kertas A4
Perkongsian
Minit Fail
Printer
Cetak Slip Peralatan IT

Tandas Kotor Tukang cuci

Penghawa Kebersihan
Dingin Makmal
Soalan Karpet/Lantai
Peperiksaan Kotor
Pelupusan Fail Contoh Soalan
Rekod
Mesin Fotokopi
Peminjaman Fail
Tempahan
Memo Edaran
Makmal
Pendaftaran
Perabot
Kursus
Jadual
Bil Faksimili
Peperiksaan
Toner Stor
Rekod Aset / Inventori
Peminjaman Peralatan
Peralatan IT
16
 PEMILIHAN
MASALAH
KOD MASALAH
A Aset/Inventori Peralatan
B Bil Faksimili
C Cetak Slip
D Contoh Soalan
Kebersihan
E S
Makmal
F Jadual Peperiksaan
G Karpet/Lantai Kotor
H Memo Edaran
I Mesin Fotokopi
J Minit Fail
K Tukang cuci
L Pelupusan Fail
M Pendaftaran Kursus
KOD MASALAH
N Penghawa Dingin
O Peralatan IT
P Perabot
Q Kertas A4
R Perkongsian Printer
Toner
T Rekod Peminjaman Fail
Rekod Peminjaman
U
Peralatan IT
V Soalan Peperiksaan
W Stor
X Tandas Kotor
Y Telefon
Z Tempahan Makmal
17
 PEMILIHAN
TEMA MASALAH

PENJIMATAN
KOS MASA KESELAMATAN

Bil Faksimili Toner

Rekod
Memo Pelupusan Fail Peminjaman
Kertas A4 Telefon Minit Fail
Edaran Peralatan IT

Pendaftaran Perabot Stor

Cetak Slip
Kursus

Rekod
Tempahan
Peminjaman
Makmal
Fail
KEBERSIHAN
Rekod Aset/ PENYELENGGARAAN
Contoh
Kebersihan Inventori Soalan
Tukang Cuci
Makmal Perkongsian
Penghawa Dingin
Printer
Jadual Soalan
Karpet/Lantai
Kotor
Tandas Kotor Peperiksaan Peperiksaan Peralatan IT Mesin Fotokopi

18
 PEMILIHAN
TEMA MASALAH

Kekerapan Masalah

Punca Masalah Kaji selidik Emel Borang Borang Pindaan

Jumlah
e-adu Jadual
1. Penjimatan kos IIII IIII 10
2. Keselamatan IIII IIII IIII 15
3. Kebersihan IIII IIII IIII IIII III
31
IIII IIII
4. Penyelenggaraan IIII IIII III IIII II 20
IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII
5. Penjimatan masa IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII
70
I
JUMLAH 91 4 10 41 146
Tempoh : Jan - Nov 2009
Sumber : Kaji Selidik, Emel , Borang e-adu & Borang Pindaan Jadual
Disediakan oleh : Inspirasi FSS, UNIMAS 19
 PEMILIHAN
TEMA MASALAH

JADUAL KEKERAPAN MASALAH PARETO PEMILIHAN TEMA MASALAH

JUMLAH PERATUS
KOD MASALAH JUMLAH % TERKUMPUL TERKUMPUL TEMPOH: Jan – November 2009

5 Penjimatan Masa 70 48 70 48
5 Penjimatan Masa 70 48%
48 70 48

3 Kebersihan 31 21 101 69

4 Penyelenggaraan 20 14 121 83

2 Keselamatan 15 10 136 93

1 Penjimatan Kos 10 7 146 100

JUMLAH 146 100 PETUNJUK

1 Penjimatan Masa
2 Kebersihan
3 Penyelenggaraan
4 Keselamatan
5 Penjimatan Kos 20
PEMILIHAN
MASALAH

PENJIMATAN
MASA

Memo
Minit Fail
Edaran
Masalah dipilih menggunakan
Gambar Rajah Afiniti
Pendaftaran
Cetak Slip
Kursus

Masalah yang disusun

Rekod
Tempahan paling bawah akan
Peminjaman
Makmal
Fail diselesaikan terlebih dahulu

Rekod Aset/ Contoh

Inventori Soalan

Jadual Soalan
Peperiksaan Peperiksaan

21
 PEMILIHAN
MASALAH

Bil Punca Masalah Undian Jumlah

1 Soalan Peperiksaan IIII 5

5
2 Jadual Peperiksaan IIII 4

3 Contoh Soalan IIII 4

4 Rekod Aset/Inventori III 3

5 Tempahan Makmal II 2
Masalah dipilih berdasarkan
Gambar Rajah Afiniti 2 di 6 Rekod Peminjaman Fail II 1
bawah tema Penjimatan Masa
7 Pendaftaran Kursus 0

8 Cetak Slip 0

9 Minit Fail 0

10 Memo Edaran 0

Jumlah Keseluruhan 19

Sumber : Undian Semasa Mesyuarat KIK Bil 2/2009 pada 3 Ogos 2009
Nota: 7 orang ahli boleh mengundi sebanyak 3 kali

22
 PEMILIHAN
MASALAH
PARETO PEMILIHAN MASALAH

JADUAL KEKERAPAN MASALAH

26%

PETUNJUK
1 Soalan Peperiksaan
2 Jadual peperiksaan
3 Contoh Soalan
4 Rekod Aset / Inventori
5 Tempahan Makmal
6 Rekod Peminjaman Fail 23
 PEMILIHAN
PROJEK

Sem 2 08/09 - 36 kertas soalan bagi 36 kursus

lewat dihantar (hard copy)
Sem1 09/10 - 5 kertas soalan bagi 5 kursus
lewat dihantar (hard copy)
- 3 kertas soalan bagi 3 kursus
lewat dihantar (soft copy)

Muka Hadapan Kertas Soalan, Kertas

Soalan Aneka Pilihan (MCQ), Soalan
Berstruktur Dan Soalan Esei
24
 PEMILIHAN
PROJEK

Kenapa Pilih Projek Ini ?

Kelewatan PIAGAM Menawarkan program

Penyediaan Kertas
Soalan Peperiksaan
Akhir 1. Pengguna keliru dengan
format
2. Format selalu berubah
3. Tidak ikut format
standard
4. Pindaan Jadual Waktu
Peperiksaan Akhir
mengikut permintaan
pelajar
5. Perisian komputer tidak
sama versi.
1. Proses kerja tidak mengikut jadual UPFSS
2. Kelewatan proses semakan /vetting di
peringkat Special Committee, Program &
UPFSS
3. Proses mencetak kertas soalan peperiksaan
akhir lewat
4. Pembaziran masa, tenaga dan kos bahan
PELANGGAN akademik yang bermutu
FAKULTI
sebagai mangkin kepada
pembangunan modal insan
Menawarkan kursus berkaitan
OBJEKTIF
bersifat kontemporari dan
FAKULTI
aplikasi bagi melahirkan
graduan berkualiti
Mengelakkan kesilapan format
OBJEKTIF dan mengurangkan kelewatan
PROJEK
semasa penyediaan kertas
soalan Peperiksaan Akhir
Kelewatan penyediaan Kertas
TAJUK
Soalan Peperiksaan Akhir
PROJEK

25
PEMILIHAN
PROJEK

1. Mengelakkan kesilapan format

pada kertas soalan peperiksaan
akhir

2. Mengurangkan kelewatan semasa

penyediaan kertas soalan
peperiksaan ahir

26
 LATAR BELAKANG
PROJEK

Format • Menghantar hardcopy dan softcopy

Standard
• Format kertas soalan akhir yang
ditentukan oleh UPFSS
• Merangkumi muka depan, kandungan
soalan, setting, margin, header, footer,
tulisan dan saiz tulisan.
Jenis Soalan Peperiksaan
Akhir
• 1. Soalan Esei
• 2. Soalan Berstruktur
• 3.Soalan Aneka Pilhan (Multiple Choice
Questions @ MCQ)
Kelewatan
• Proses menyemak dan mencetak
• Unit Peperiksaan Fakulti Sains Sosial
UPFSS
• Bertanggungjawab menyediakan kertas
soalan dan skrip jawapan peperiksaan
akhir
Vetting • Proses semakan teknikal dan
kandungan soalan peperiksaan akhir
• Proses semakan oleh Jawatankuasa
Special Khas bagi kursus fakulti
Committee • Menyemak format dan kandungan
soalan peperiksaan akhir
27
 LATAR BELAKANG
PROJEK
Logo letak di atas
sebaris dengan
nama UNIMAS

PENSYARAH
TIDAK
MENGIKUT
FORMAT Kesilapan Nama
STANDARD & Kod Kursus

PEPERIKSAAN
AKHIR Silap sesi,
perubahan
tarikh,
masa &
jangka
masa

Jumlah
PERBANDINGAN FORMAT markah dan
STANDARD DENGAN wajaran

FORMAT SALAH YANG

DISEDIAKAN OLEH
PENSYARAH Spacing
& Margin
Kesilapan
pada arahan,
ejaan dan
tatabahasa

28
LATAR BELAKANG
PROJEK

PERBANDINGAN FORMAT STANDARD DENGAN FORMAT SALAH

Soalan Esei
YANG DISEDIAKAN OLEH PENSYARAH

Header - Tiada
kod/nama kursus
dan No. Matrik
Silap
tatabahasa

Silap Font

Spacing &
Margin

Tiada nombor
muka surat

29
LATAR BELAKANG
PROJEK

Soalan PERBANDINGAN FORMAT STANDARD DENGAN FORMAT

Berstruktur SALAH YANG DISEDIAKAN OLEH PENSYARAH

Setting

Header – Tiada
kod/nama kursus dan
No. Matrik

Spacing &
Margin

Nombor
sepatutnya
dibawah sebelah
kanan

30
LATAR BELAKANG
PROJEK

Soalan Aneka PERBANDINGAN FORMAT STANDARD DENGAN FORMAT SALAH

Pilihan (MCQ) YANG DISEDIAKAN OLEH PENSYARAH

Margin
Silap Font

31
 LATAR BELAKANG
PROJEK

KESAN
PINDAAN PINDAAN JADUAL
JADUAL
WAKTU
PEPERIKSAAN
Perubahan tarikh, tempat
AKHIR
dan masa pada kertas
soalan

Rekod UPFSS

41 Muka hadapan kertas

soalan perlu di ubah semula
Borang Pindaan
diterima

Semester 1
&
Semester 2 Proses cetakan LEWAT
Jan – Nov 2009
32
 LATAR BELAKANG
PROJEK

UKURAN KELEWATAN
Pensyarah lewat hantar kertas soalan peperiksaan akhir melebihi tarikh
yang telah ditetapkan pada Proses Kerja UPFSS (UPFSS Schedule)
SUMBER : Rekod UPFSS (Okt 2007 – Mac 2010)

Tarikh akhir
hantar

33
LATAR BELAKANG
PROJEK

UKURAN KELEWATAN
Statistik dan Graf Garis
Kelewatan Penghantaran Kertas Soalan Peperiksaan Akhir
SUMBER : Rekod UPFSS (Okt 2007 – Mac 2010)

PURATA KES KELEWATAN 43%

(bagi 3 semester terakhir)
34
 LATAR BELAKANG ALIRAN PENYEDIAAN SOALAN
PROJEK PEPERIKSAAN AKHIR

Semasa Proses Penyediaan

Sediakan Jadual
Proses Kerja UPFSS Soalan Peperiksaan Akhir
Proses
Semakan dan Vetting/Semakan
Sediakan Special kelulusan Ketua Peringkat Program &
Committee bagi UPFSS Special Committee
Kursus Fakulti

Proses Vetting /
Semakan dan Sediakan jadual Semakan Peringkat
kelulusan Ketua penyeliaan UPFSS
UPFSS

Semak format, tarikh,

Edarkan Jadual tempat dan masa
Proses Kerja dan Sediakan draf jadual peperiksaan pada bulan
Special Committee peperiksaan akhir
kepada pensyarah Mac - April &
September - Oktober

Semak senarai Semak senarai Sediakan sampul

penawaran kursus pelajar berdaftar Cetak kertas soalan kertas soalan dan
semester setiap kursus jawapan
35
 LATAR BELAKANG
PROJEK

Fungsi UPFSS Proses Vetting UPFSS

KELEWATAN
• Proses Vetting • Peringkat Special Committee (KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
• Cetak kertas soalan • Peringkat Program DIHANTAR LEWAT DARI
• Peringkat UPFSS TARIKH YANG
DIJADUALKAN)

36
 LATAR BELAKANG
PROJEK

Pengguna keliru

1 dengan format

5 Perisian
komputer tidak
sama versi
Setting Format
WHY 2 selalu berubah

Pindaan Jadual

4 Waktu Peperiksaan
Akhir mengikut
permintaan pelajar Tidak ikut

3 format yang
standard

37
 LATAR BELAKANG
PROJEK

•Pensyarah yang
menyediakan kertas soalan
•Unit Peperiksaan Fakulti
WHO Sains Sosial (UPFSS)
menyemak dan mencetak
kertas soalan peperiksaan
akhir

38
 LATAR BELAKANG
PROJEK

•38 orang pensyarah

• 50 kursus pada Semester 2, Sesi
HOW 2008/2009
• 58 kursus pada Semester 1, Sesi
MANY 2009/2010
•Purata 54 kursus per semester

39
 LATAR BELAKANG
PROJEK

1. Pembaziran masa tahun 2009

HOW = 66 jam 50 minit
2. Pembaziran kos kertas tahun
MUCH 2009
= RM119.00

Semester Sem 2, 2008/2009 Sem 1, 2009 /2010 Jumlah

Kos (Jan – Mei 2009) (Julai – Nov 2009)
Masa Semakan 32 jam 15 minit 34 jam 35 minit 66 jam
(Jam/Minit) 50 minit
Kos Kertas RM57.80 RM61.20 RM119.00

40
LATAR BELAKANG
PROJEK

VIDEO: PENYEDIAAN KERTAS SOALAN

MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 41
 LATAR BELAKANG
PROJEK

BIL CADANGAN PENYELESAIAN

Mengedarkan Jadual Proses Kerja UPFSS pada awal semester
1
(pada bulan Januari & Julai).
Mengedarkan format kertas soalan yang standard untuk rujukan
2
(pada bulan Mac & September).
Menampal notis jadual peperiksaan akhir 1 bulan sebelum
3
peperiksaan akhir.
Memaklumkan pensyarah melalui emel tentang tarikh akhir
4
penghantaran kertas soalan.

Jadual Proses Menghantar emel

Notis Jadual Peperiksaan Akhir Kerja UPFSS kepada pensyarah

42
LATAR BELAKANG
PROJEK

PENJIMATAN
TEMA PROJEK MASA

0
KESILAPAN
format
PENETAPAN 9%

SASARAN
0
KELEWATAN
43
LATAR BELAKANG
PROJEK

STATISTIK KESILAPAN Secara puratanya 96%

kesilapan,
Sasaran Kami ialah

PENURUNAN 8%
0
KESILAPAN
FORMAT

SEBAB SASARAN DIPILIH

Supaya masa penyemakan
kertas soalan dapat
Peratusan Kesilapan
Semester 1, 09/10 - 100%
dikurangkan
Semester 2, 09/10 - 92%
Penurunan 8% kesilapan

Data untuk kes kesilapan

44
 LATAR BELAKANG
PROJEK

Secara puratanya 21%

STATISTIK KELEWATAN Kelewatan
Sasaran Kami ialah

60
0 KELEWATAN

55
50
45 72%
40 SEBAB SASARAN DIPILIH
35
30 36
36 Agar proses penyediaan
25 kertas soalan mengikut
20
15 9% Jadual Kerja UPFSS yang
10 telah ditetapkan
5 58
0
Sem 2 08/09 Sem 1 09/10
SEMESTER
Data untuk kes kelewatan
45
 LATAR BELAKANG
PROJEK

KEMUDAHAN PENGGUNA
ICT

Kurang mahir
Perisian komputer menggunakan
tidak sama versi aplikasi komputer Pengguna keliru
dengan format

Setting Format
selalu berubah

KERTAS
SOALAN

Tidak ikut format

yang standard

46
 ALAT KAWALAN
KUALITI

FAKTOR PERALATAN

PUNCA ANALISIS KEPUTUSAN

• Dari rekod Juruteknik Komputer pada Mei 2010:

PERISIAN  5 % pensyarah menggunakan Microsoft Office 2003
KOMPUTER TIDAK  95% pensyarah menggunakan Microsoft Office 2007
SAMA VERSI
• Softcopy kertas soalan yang diterima oleh UPFSS
1. Tidak dapat dibuka dan
2. Terpaksa ditaip semula
kerana setting kertas soalan telah berubah akibat TOLAK
penggunaan Microsoft Office yang tidak sama versi oleh
pensyarah dan UPFSS.

• Memandangkan punca masalah ini, merupakan kes

terpencil, faktor ini ditolak.

47
 ALAT KAWALAN
KUALITI

FAKTOR MANUSIA

PUNCA ANALISIS KEPUTUSAN

PENGGUNA Berdasarkan rekod kes kesilapan UPFSS, didapati 10%

KELIRU DENGAN pensyarah keliru dengan format yang sedia ada. TERIMA
FORMAT

FAKTOR KAEDAH

PUNCA ANALISIS KEPUTUSAN

SETTING FORMAT Dari rekod UPFSS, 20% dari setting format kertas soalan
SELALU BERUBAH berubah sekiranya Ketua UPFSS bertukar. TERIMA
TIDAK IKUT • Berdasarkan rekod UPFSS, dari September 2009 sehingga
FORMAT YANG Mac 2010.
STANDARD  100% kesilapan kertas soalan -Semester 1, Sesi 2009/2010 TERIMA
 92% kesilapan - Semester 2, Sesi 2009/2010

48
 ALAT KAWALAN
KUALITI

LEMBARAN
SEMAKAN 3

PUNCA MASALAH
Punca
Masalah
EJAAN SPACING HEADER KOD SETTING

KERTAS //// //// //// //// //// //// //// //// ////
SOALAN TIDAK //// //// //// //// //// /
IKUT FORMAT //// //// //// //// ///
//// / //// ////
//// ////
/
JUMLAH 36 61 13 11 9
61
Sumber : UPFSS – Semester 1, Sesi 2009/2010 (Julai –
Disember 2009)
49
 PEMILIHAN
MASALAH

JADUAL KEKERAPAN PARETO SEBELUM PENYELESAIAN

JUMLAH PERATUS
KOD MASALAH JUMLAH % TERKUMPUL TERKUMPUL TEMPOH: Julai – Disember 2009

5 Spacing 61 48 61 47
5 Penjimatan Masa 70 47%
48 70 48

4 Ejaan 36 28 97 75

3 Header 13 10 110 85

2 Kod 11 8 121 93

1 Setting 9 7 130 100

JUMLAH 130 100

1 Spacing
2 Ejaan
3 Header
4 Kod
5 Setting 50
ALAT KAWALAN
KUALITI

Pengguna
keliru dengan
format

51
 TINDAKAN
PEMBETULAN &
PELAKSANAAN

FAKTOR PUNCA ALTERNATIF CADANGAN

KEPUTUSAN

PENGGUNA MEMBERI TAKLIMAT KEPADA PENSYARAH TOLAK

MANUSIA KELIRU DENGAN
FORMAT MENYEDIAKAN MANUAL PENGGUNA
TERIMA

MEREKA BENTUK SATU FORMAT YANG TIDAK

MEMBENARKAN PENGGUNANYA MEMBUAT
SEBARANG PERUBAHAN PADA SETTING/MARGIN
FORMAT KERTAS KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN TERIMA
SOALAN SELALU
BERUBAH
MENGHANTAR CONTOH FORMAT YANG BETUL KEPADA
KAEDAH PENSYARAH SEBAGAI RUJUKAN TOLAK

KERTAS SOALAN MENGGUNAKAN SATU FORMAT STANDARD

TIDAK IKUT FORMAT / TERIMA
STANDARD
MEMBANGUNKAN SISTEM APLIKASI BERKOMPUTER
TERIMA
PETUNJUK :

BERKAITAN
SEDERHANA BERKAITAN

52
 TINDAKAN
PEMBETULAN &
PELAKSANAAN

CADANGAN 1: Memberi taklimat kepada pensyarah

 Aplikasi sistem baru yang akan dibangunkan dapat

PRO diterangkan kepada semua pensyarah dengan serentak.
(KEBAIKAN)  Sekiranya pensyarah kurang faham, segala persoalan boleh
dijawab secara langsung ketika taklimat.
 Kekangan masa pensyarah yang terlibat kerana mereka perlu
KONTRA
menghadiri sesi pengajaran, mesyuarat, kursus, seminar, TIDAK
(KEKANGAN)
bengkel, persidangan dan penyelidikan PRAKTIKAL

CADANGAN 4: Menghantar contoh format yang betul kepada pensyarah

sebagai rujukan

PRO  Pengguna boleh merujuk dan menggunakan satu format yang

(KEBAIKAN) betul

 Berdasarkan rekod UPFSS, Penyediaan Kertas Soalan untuk 3

KONTRA tahun iaitu 2007 – 2009 menunjukkan peratusan kesilapan
(KEKANGAN) format semakin meningkat walaupun format yang betul telah di
TIDAK
emel kepada semua pensyarah. PRAKTIKAL

53
 TINDAKAN
PEMBETULAN &
PELAKSANAAN

FAKTOR : KAEDAH Punca : Kertas soalan tidak ikut format standard

CADANGAN 2: Menyediakan manual pengguna

 Setiap langkah penyediaan kertas soalan peperiksaan

PRO diterangkan dengan teratur dan jelas
(KEBAIKAN)
 Manual boleh dijadikan rujukan sepanjang masa

• Pensyarah tidak dapat memahami dengan lebih

KONTRA
mendalam dengan hanya membaca manual
(KEKANGAN) PRAKTIKAL
PRAKTIKAL

CADANGAN 3: Mereka bentuk satu format yang tidak membenarkan

penggunanya membuat sebarang perubahan pada setting/margin kertas
soalan peperiksaan
 Mengurangkan kesilapan setting/margin pada kertas soalan
peperiksaan
PRO
 Menjimatkan masa penyediaan kertas soalan peperiksaan
(KEBAIKAN)
 Satu format kertas soalan digunakan
 Hanya administrator dibenarkan membuat perubahan
KONTRA  Pengguna kurang mahir menggunakan sistem baru PRAKTIKAL
(KEKANGAN)  Pengguna memerlukan tempoh masa untuk memahirkan diri

54
 TINDAKAN
PEMBETULAN &
PELAKSANAAN

CADANGAN 5: Menggunakan satu format standard

 Memudahkan proses penyediaan kertas soalan

PRO peperiksaan
(KEBAIKAN)  Mewujudkan keseragaman format kertas soalan
peperiksaan

KONTRA  Format standard berubah dari masa ke semasa PRAKTIKAL

(KEKANGAN) mengikut keperluan semasa

CADANGAN 6: Membangunkan sistem aplikasi berkomputer

 Penyediaan kertas soalan peperiksaan secara on-line

PRO  Sistem ini turut menyediakan ruang untuk
(KEBAIKAN) menyampaikan maklumat terkini UPFSS
 Laporan penyediaan boleh dicetak

KONTRA
 Capaian terhad di dalam kampus UNIMAS sahaja PRAKTIKAL
(KEKANGAN)

55
 TINDAKAN
PEMBETULAN &
PELAKSANAAN

Cadangan Diterima
Manual
Menyediakan manual pengguna
Membangunkan
Mereka bentuk satu format yang
aplikasi Sistem
tidak membenarkan pengguna 4 Cadangan penyediaan kertas
nya membuat sebarang disatukan soalan peperiksaan
perubahan pada setting/margin
kertas soalan

Menggunakan satu format

standard
Sistem Dinamakan

Membangunkan sistem aplikasi Berkomputer

berkomputer

56
 TINDAKAN
PEMBETULAN &
PELAKSANAAN
JADUAL PERANCANGAN AWAL APLIKASI

Aktiviti
Tahun
2009 2009 2010 2010
Bulan November Disember Januari Febuari Mac April

Pembangunan Program

Uji Cuba & Pemurnian

Program
D
Persembahan Pengurusan

Uji Rintis 1 & Analisis Data

Dirancang Dilaksanakan

57
 TINDAKAN
PEMBETULAN &
PELAKSANAAN

WHAT WHO WHERE

Pensyarah
Membangunkan aplikasi Fakulti Sains Sosial
UPFSS
sistem berkomputer
untuk penyediaan kertas
soalan secara online

CADANGAN PENYELESAIAN – 5W1H

HOW
WHY
WHEN
Membangunkan sistem
Mengurangkan EQGen untuk
kelewatan dan menyediakan kertas
September 2010 soalan yang menepati
kesilapan ketika
penyediaan kertas format yang
soalan peperiksaan standard
58
 TINDAKAN
PEMBETULAN &
PELAKSANAAN

Login Sistem

1. Kenalpasti
borang,program
6. Uji cuba aplikasi 7. Uji Rintis 1
dan menyediakan
‘story board’

2. Senarai dan 5. Bina template

8. Analisis dan
sediakan table, borang, laporan dan
Pemantapan
field, query. query
Senarai table
dan field

3. Rancang turutan 4. Link antara table

kerja aplikasi dan field Template laporan dan query

Interface Design For Exam Cover

Links Table dan field
59
 TINDAKAN
PEMBETULAN &
PELAKSANAAN

Emel semua pensyarah

60
 TINDAKAN
PEMBETULAN &
PELAKSANAAN

Mengadakan Test Run untuk menguji keberkesanan sistem

Demo penggunaan EQGen Latihan kepada end user iaitu

pensyarah & UPFSS 61
 TINDAKAN
PEMBETULAN &
PELAKSANAAN
Aplikasi menyediakan format
kertas soalan yang standard,
setting dan margin yang tidak
boleh diubah
Memudahkan tugas pensyarah
-kurang kesilapan ketika
menaip kerana disediakan
‘drop down’ menu dan hanya
perlu memilih arahan yang
berkaitan sahaja
Mengurangkan kesilapan pada
kod dan nama kursus
KELEBIHAN
Urusetia UPFSS boleh menghantar
notis dan lampiran aplikasi
1 a. Melampirkan Proses Kerja
4 UPFSS dan Special Committee
untuk rujukan semua pensyarah
(berbanding melampirkan dalam
emel yang berkemungkinan
tersilap ‘delete’ atau lupa ‘save’
dalam komputer
b. Menyediakan menu bar untuk
2 Jadual Waktu Peperiksaan
Kertas Soalan
c. UPFSS boleh meletakkan
‘reminder’ berkenaan ‘deadline’
untuk menyiapkan kertas soalan
Aplikasi boleh mencetak ‘Laporan
Penyediaan Kertas Soalan
3 5 Peperiksaan Akhir’ mengikut
tarikh/program (bagi mengenalpasti
pensyarah yang lewat)
62
 TINDAKAN
PEMBETULAN &
PELAKSANAAN

WHAT WHO WHERE

Jenis soalan yang Pensyarah
Fakulti Sains Sosial
pelbagai dalam 1 set FSS
kertas soalan

MENGAPA KAMI GAGAL

HOW
WHEN WHY Bila pensyarah key-in
Semasa menyediakan Jenis soalan disediakan soalan, tiada jenis
kertas soalan dalam sistem adalah soalan yang diperlukan
terhad (cth: soalan subjektif)

63
 TINDAKAN
PEMBETULAN &
PELAKSANAAN

Bil Cadangan Penyelesaian Pro Kontra Keputusan

Satu set Pembangunan
soalan boleh sistem
Menambah jenis
1 mempunyai memerlukan Praktikal
soalan ke dalam sistem
pelbagai masa
jenis soalan tambahan
Tidak perlu Pengguna
membuat tidak dapat
Menggunakan jenis Tidak
2 penambahan menyediakan
soalan yang sedia ada praktikal
dalam sistem jenis soalan
yang diingini

64
 TINDAKAN
PEMBETULAN &
PELAKSANAAN

SEBELUM SELEPAS

BERJAYA

65
 TINDAKAN
PEMBETULAN &
PELAKSANAAN

MENGGUNAKAN APLIKASI EQGen 66

 TINDAKAN
PENYERAGAMAN

S.O.P EQGen

1 Taip http://programspec.unimas.my/eqg
2 Log in Aplikasi EQGen
3 Masukkan username: <User ID>
4 Masukkan password : ********

67
 TINDAKAN
PENYERAGAMAN

KAEDAH KETERANGAN

WHAT? Proses penyediaan kertas soalan EQGen

WHERE? Fakulti Sains Sosial, Universiti

WHO? Pensyarah dan UPFSS

WHEN? Mac - April dan September – Oktober setiap tahun

Mengurangkan kesilapan pada kertas soalan

WHY? peperiksaan akhir
Mengeluarkan emel arahan penyeragaman
HOW? penggunaan EQGen sepenuhnya di fakulti
• 38 pensyarah
HOW MANY?
• Purata 54 kursus setahun
68
 PENJELASAN
PROJEK
Add Question Type
• Essay Questions
ID Login •Structured Questions
•MCQ
Proses Penyediaan Kertas Edit Paper
Information
Soalan Peperiksaan

Exam Paper
Add New Exam Paper
Information
Select:
1. Faculty
2. Subject Code
3. Examination
4. Total Mark Instruction
5. Weightage Lecturer
6. Semester
7. Date
Exam Paper Information
8. Start Time –
Hour & Minutes
9. End Time – Hour
& Minutes
10.Location
69
 TINDAKAN
PENYERAGAMAN

Bil Isu/Masalah Peningkatan Prestasi /Cara Mengatasi

1. Menyediakan manual pengguna

Pensyarah keliru
1 2. Melantik staf teknikal untuk membantu
dengan format
pensyarah

Sukar mendapat
Mengeluarkan surat arahan untuk menghadiri
2 kerjasama dari
taklimat EQGEN
pensyarah

70
 TINDAKAN
PENYERAGAMAN

TESTIMONI PENGGUNA EQGen

71
 PENCAPAIAN
HASIL PROJEK

HASIL PROJEK
SELEPAS PENAMBAHBAIKAN
Hasil Projek Sebelum Selepas Penjimatan Peratusan
Penjimatan Masa Mesyuarat 4,010 minit 3,362 648 minit
Vetting & Semakan Sebelum (66 jam Minit jam (6 jam
Cetak 50 minit) 48 minit 48 minit
16.2%

Masa Penghantaran Soalan 14 hari 1 hari 13 hari

92.9%
Kaedah penghantaran Hard copy & online
Soft copy via
handy drive
Penjimatan Kertas 4647 helai 339 helai 4308 helai
Penjimatan Kos Kertas RM119.00 RM8.67 RM110.33 92.7%

72
 PENCAPAIAN
HASIL PROJEK

1 Komitmen UPFSS untuk meningkatkan kualiti penyediaan

kertas soalan peperiksaan akhir

2 Sokongan pihak Pengurusan FSS kepada Kumpulan Inspirasi

FSS

3 Menghadiri Seminar dan sesi perbincangan dengan pakar

MPC

4 Perbincangan dan percambahan idea di kalangan ahli

kumpulan serta komen dan cadangan dari pensyarah

73
 PENCAPAIAN
HASIL PROJEK

Bil Isu/Masalah Cara Mengatasi

Kehilangan Maklumat
Pensyarah boleh akses terus ke dalam
Proses Kerja UPFSS
1 aplikasi dan merujuk/menyimpan lampiran
dan Special
dalam Sistem EQGEN
Committee
Tiada saluran untuk
Pensyarah boleh memaklumkan kepada
menyampaikan
2 Administrator sekiranya menghadapi masalah
masalah penggunaan
melalui email dan telefon
aplikasi

74
 PENCAPAIAN
HASIL PROJEK

UNIMAS PENSYARAH

1. Proses penyediaan kertas soalan lebih mudah

1. Mempamerkan kecekapan dan inovasi penjawat
dan cepat.
awam dalam penghasilan kerja yang berkualiti.
2. Kesilapan dapat dikurangkan.

UPFSS

1. Proses vetting penyemakan di peringkat special committee program dan UPFSS dapat dikurangkan.
2. Format yang standard dapat dikekalkan.
3. Tiada lagi masalah setting/ margin.
4. Laporan penyediaan kertas soalan peperiksaan dapat disediakan dan cetak menggunakan sistem EQGen
5. Urusetia UPFSS boleh melampirkan dokumen untuk rujukan seperti
a. Proses Kerja UPFSS
b. Special Committee
c. Menghantar ‘reminder’ kepada pensyarah

75
 PENCAPAIAN
HASIL PROJEK

HASIL PELAKSANAAN PROJEK EQGen

1. Merealisasikan Misi dan Visi FSS

2. Menjadi contoh kepada fakulti lain
3. Memupuk semangat berdaya saing,
kreatif dan inovatif

76
 PENILAIAN
KUMPULAN
1 6
2 3 4 5
Pengetahuan Pengucapan
Ahli Komitmen Kerjasama Kreativiti Kemahiran
KIK Awam
Kumpulan
Sebelum Selepas Sebelum Selepas Sebelum Selepas Sebelum Selepas Sebelum Selepas Sebelum Selepas

Sukiah 2 5 3 5 3 5 3 4 3 4 4 5

Siti Haslina 2 4 3 4 3 4 3 4 3 4 3 4

Mohd Fuad 2 4 3 5 3 5 3 5 3 4 3 4

Wiermawaty 2 4 3 5 3 5 3 5 3 4 3 4

Awg Alif 2 5 3 5 3 5 3 5 4 5 4 5

Faizule 2 4 3 5 3 5 3 5 4 5 3 4

SKALA
Suhanawati 2 5 3 5 3 5 3 5 3 5 3 4
5 CEMERLANG
4 BAIK Mahani 2 5 3 5 3 5 3 5 4 5 4 5

3 SEDERHANA
2 LEMAH Jumlah 16/8 36/8 24/8 39/8 24/8 39/8 24/8 38/8 27/8 36/8 27/8 35/8

1 SANGAT LEMAH
Purata 1.4 4.5 3 4.9 3 4.9 3 4.8 3.4 4.5 3.4 4.4

77
 PENILAIAN
KUMPULAN

Pentingnya semangat bekerjasama dalam melaksanakan tugas berkumpulan.

Kesungguhan, dedikasi dan komited yang tinggi perlu ada dalam diri setiap ahli
kumpulan

Menghargai idea dan pandangan orang lain.

Tabah dan berani menghadapi cabaran

Tidak mudah menyerah kalah

Meningkatkan keyakinan diri

Mencapai kata sepakat melalui perbincangan

78
 PENILAIAN
KUMPULAN

Bil. Kursus Tarikh

1. Seminar Pengenalan 7 Alat KIK 15/12/2009
UNIMAS

2. Perjumpaan Bersama Pakar 04/02/2010

Perunding

3. Perjumpaan Bersama Pakar 22/04/2010

Perunding

4. Perjumpaan Bersama Pakar 20/05/2010

Perunding

79
 PENILAIAN
KUMPULAN

MASALAH PENYELESAIAN TINDAKAN

Kesibukan ahli dengan Perjumpaan selama 1 jam setiap Ketua
tugas hakiki. hari.

Kurang semangat dan Motivasi dan galakan berterusan. Fasilitator

kerjasama di kalangan
ahli.

Kurang komitmen. Kerap mengadakan perbincangan Ketua

dan agihan tugasan yang
seimbang.
Kesuntukan masa. Mengadakan penjadualan semula Ketua
kerja dan menetapkan deadline.

Kurang mahir Bimbingan ahli yang lebih mahir. AJK Teknikal

menggunakan komputer.
80
 PENILAIAN
KUMPULAN
KESULITAN SEMASA MELAKSANAKAN PROJEK EQGEN
KESULITAN
Tiada server khas untuk sistem
EQGen
Ahli kumpulan kurang
pengetahuan dalam
membangunkan projek
Pensyarah kurang faham
penggunaan EQGen
PENYELESAIAN
Menggunakan server pihak
Bahagian Jaminan Kualiti,
UNIMAS
Melantik pakar dari Pusat
Khidmat Teknologi Maklumat
dan Komunikasi, UNIMAS
menyertai kumpulan ini
Melantik semua Penyelaras
Program sebagai Ketua dan
sumber rujukan selain Ketua
UPFSS dan staf teknikal
81
 PENUTUP

HASIL PROJEK

1. Proses penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan

Lebih Efisien
2. Masa Vetting / Semakan berjaya dikurangkan
3. Tiada lagi kesilapan format
4. Kepelbagaian Kemahiran diperoleh
5. Kualiti kerja berjaya ditingkatkan

82
PENUTUP

83
 PENUTUP

PIHAK YANG
TERLIBAT SECARA FAKULTI SAINS SOSIAL
LANGSUNG & TIDAK
LANGSUNG

PENGHARGAAN

PENGURUSAN
BAHAGIAN JAMINAN UNIMAS
KUALITI, UNIMAS

84
PENUTUP

TERIMA KASIH 85
86
ID Login

87
Add New Exam Paper

88
Exam Paper Information

Exam Paper
Information
Select:
1.Faculty
2.Subject Code
3.Examination
4.Total Mark
5.Weightage
6.Semester
7.Date
8.Start Time –
Hour & Minutes
9.End Time – Hour
& Minutes
10.Location

89
Subject Code

90
Examination

91
Lecturer

92
Instruction

93
Edit Paper Information

94