SISTEM INFORMASI AKUNTANSI I

SISTEM BUKU BESAR DAN

SISTEM PELAPORAN KEUANGAN

Modul Tatap Muka ke 13

Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi

JAKARTA
2008
 2

PERTEMUAN 13
SISTEM BUKU BESAR DAN
SISTEM PELAPORAN KEUANGAN
SKEMA PENGKODEAN DATA
Subjek pengkodean tidak unik bagi sistem-sistem yang dibahas dalam bab
ini. Semua aplikasi SIA (termasuk yang didiskusikan di bab-bab sebelumnya) meng-
gunakan kode-k_de untuk mewakpi berbagai aspek dari aktivitas ekonomi. Akan
tetapi secara khusus, pengkodean penting untuk bagian GLS dari sistem GLS/FRS,
yang merupakan titik di mana semua subsistem SIA berkumpul bersama. Kita dapat
mengatokon bahwa semua subsistem berkaitan melalui arus informasi ke GLS,
seperti layaknya jari-jari roda yang dihubungkan ke pusat roda. Gambar 8-1
menunjukkan relasi ini.
Untuk melakukan bisnis, suatu organisasi harus dengan efektif mengorga-
nisasikan arus-arus ini. Tanpa beberapa metode untuk mengidentifikasi dan me-
nyalurkan transaksi dari informasi akun, komunikasi vital di antara subsistem SIA
akan kacau dan berantokon. Pengkodean data merupakan-suatu metode yang
mengatasi masalah itu, dan GLS adalah tempat yang legis untuk memperkenalkan
pengkodean dan menspesifika:si aplikabilitasnya untuk seluruh SIA. Kita dapat mulai
menghargai pentingnya pengkodean dengan secara singkat mempelajari sebuah
sistem yang tidak menggunakan kode-kode.

SEBUAH SISTEM TANPA KODE

Perusahaan-perusahaan memproses volume besar transaksi dan akun-akun
yang memiliki atribut mirip dengan perusahaan lain dalam kelas yang sama. Pada
kenyataannya, atributatribut umum ini merupakan basis untuk pengkiasifikasian
akun-akun dan transaksi seperti itu. Misalnya, suatu file piutang dagang perusahaan
dapat berisi akun-akun untuk beberapa pelanggan yang berbeda dengan nama sama
dan alamat serupa. Untuk memroses transaksi dengan akurat dengan akun-akun
yang benar, perusahaan harus mampu membedakan antara . akun satu dengan
yang lain. Pekerjaan ini menjadi sangat sulit ketika jumlah atribut dan item-item
yang mirip bertambah banyak.
1. Untuk mengilustrasikannya, misalkan item yang paling mendasar yang
disimpan dalam persediaan sebuah perusahaan grosir toko mesin adalah mur

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 3

mesin. Asumsikan bahwa total persediaan mur mesin memiliki tiga atribut yang
berbeda: ukuran, materi, dan dratnya. Akibatnya, seluruh kelas persediaan dapat
dibedakan hanya dengan ketiga atribut ini.
Pendekatan tanpa kode ini memerlukan ruang pencatatan yang luas,
memakan waktu untuk mencatat, dan jelas rentan terhadap banyak jenis kesalahan.
Efek negatif dari pendekatan ini dalam dilihat dalam banyak bagian organisasi:

1. Staf Penjuatau. Untuk mengidentifikasi item-item yang dijual dengan benar

memerlukan penjelasan rincian yang banyak ke dokumen sumber. Di samping
waktu dan usaha yang terlibat, hal ini cenderung menstimulus kesalahan dan
pengiriman yang tidak benar.
2. Personel Gudang. Menempatkan dan mengambil barang-barang untuk pengirim-
an terhambat, dan sering kali terjadi kesalahan pengiriman.
3. Personel Akuntansi. Memposkan ke akun buku besar akan memerlukan pencarian
melalui file-file buku besar pembantu dengan keterangan yang panjang sebagai
kuncinya. Hal ini akan memperlambat, dan pengeposan ke akun yang salah
menjadi umum.

SEBUAH SISTEM DENGAN KODE

Masalah-masalah ini dipecahkan, atau setidaknya sangat dikurangi, dengan
menggunakan kode-kode yang mewakili setiap item dalam akun persediaan dan
pemasok. Mari asumsikan bahwa item persediaan dalam contoh sebelumnya diberi
kode numerik 896, dan pemasok tersebut dalam akun UD diberi kode nomor 321.
Versi kode untuk ayat jurnal sebelumnya dapat sangat disederhanakan:

AKUN DR CR
896 1000
321 1000

Hal ini tidak berarti bahwa informasi rinci tentang persediaan dan pemasok
tidak penting bagi organisasi. Tentu saja perlu! Fakta-fakta ini akan disimpan dalam
file referensi dan digunakan untuk tujuan-tujuan seperti persiapan daftar suku
cadang, katalog, tagihan bahan baku, dan informasi surat menyurat. Namun,
memasukkan Tindall ini akan mengacaukan pemrosesan transaksi dan terbukti

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 4

disfungsional.
Melalui contoh sederhana ini, kita mulai melihat pentingnya pengkodean
data. Sebagian penggunaan kode yang umum adalah:
1. Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak akan
dikode akan berantokon.
2. Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transaksi yang diproses.
3. Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file.
4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

SKEMA PENGKODEAN NUMERIK DAN ALFABETIS

Kode Sekuensial
Seperti yang disiratkan namanya, kode sekuensial mewakili item-item dalam
tatanan yang berurutan (menurun atau menaik). Suatu aplikasi yang umum dari
kode sekuensial numerik adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor
sebelumnya. Pada saat dicetak, setiap dokumen diberi nomor kode sekuensial yang
unik. Nomor ini menjadi nomor transaksi yang memungkinkan transaksi melacak
setiap transaksi yang diproses dan mengidentifikasi setiap dokumen yang hilang atau
berada di luar urutan.
Keunggulan. Pengkodean sekuensial mendukung rekonsiliasi transaksi
batch, seperti pesanan penjuatau, pada akhir pemrosesan. Jika sistem pemrosesan
transaksi mendeteksi setiap gap dalam urutan nomor transaksi, ia akan mem-
peringatkan manajemen akan kemungkinan kehilangan atau salah penempatan
transaksi. Dengan melacak nomor transaksi kembali ke tahap-tahap proses, pihak
manajemen dapat selanjutnya menentukan penyebab dari efek dari kesalahan
tersebut. Tanpa dokumen yang diberi nomor berurutan, masalah pensortiran akan
sulit dideteksi dan dipecahkan.
Kelemahan. Pengkodean sekuensial tidak membawa kandungan informasi di
luar tatanan urutan dokumen. Misalnya, sebuah kode sekuensial untuk suatu item
persediaan bahan baku tidak menjelaskan apa-apa kepada kita tentang atributnya
(jenis, ukuran, material, lokasi gudang, dan lain sebagainya). Juga, skema
pengkodean sekuensial sulit diubah. Penyisipan suatu item baru pada titik tengah
tertentu memerlukan penomoran kembali item-item tersebut. Dalam suatu aplikasi di
mana jenis record harus dikelompokkan bersama secara logis dan di mana

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 5

penambahan dan penghapusan sering terjadi, skema pengkodean ini tidak memadai.

Kode Blok
Suatu kode blok (block code) numerik merupakan variasi dari pengkodean
sekuensial yang mengatasi sebagian dari kelemahannya, seperti yang baru saja
disebutkan di atas. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item-item kelas dengan
membatasi setiap kelas ke kisaran spesifik dalam skema pengkodean. Aplikasi yang
umum dari pengkodean blok adalah pembuatan chart of account (daftar akun).
Suatu daftar akun yang dirancang dengan baik dan komprehensif merupakan
basis bagi buku besar umum dan, karenanya, kritikal bagi suatu sistem pelaporan
keuangan dan manajemen perusahaan. Semakin luas daftar akunnya, semakin tepat
perusahaan dapat mengklasifikasikan transaksinya dan semakin besar kisaran
informasi yang dapat disediakan untuk pemakai internal dan eksternal. Gambar 8-2
menyajikan suatu contoh dari daftar akun yang menggunakan kode-kode blok.
Keunggulan. Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam
satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh struktur kode. Misalnya,
jika nomor akun biaya iklan adalah 626, digit pertama menunjukkan bahwa akun ini
merupakan biaya operasi. Ketika jenis item biaya baru muncul dan harus
ditempatkan secara spesifik, mereka dapat ditambahkan secara sekuensial dalam
600 klasifikasi akun. Kode tiga digit ini mengakomodasi 100 item individual (XOO
sampai X99) dalam setiap blok. Jelas bahwa, semakin banyak digit dalam kisaran
kode, semakin banyak item dalam blok yang dapat ditempatkan.
Kelemahan. Seperti halnya dengan kode sekuensial, kandungan informasi
dari kode blok tidak langsung kelihatan. Misalnya, nomor akun 626 tidak berarti apa-
apa sampai dicocokkan dengan daftar akun, yang menunjukkan bahwa nomor itu
adalah untuk biaya iklan.
Kode Grup

Kode grup numerik digunakan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang
kompleks yang melibatkan dua atau lebih data yang saling berkaitan. Kodenya terdiri
alas wilayah-wilayah atau fields yang memiliki makna spesifik. Misalnya, suatu
departemen toko berantai dapat mengkodekan transaksi pesanan penjuatau dari

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 6

toko-toko cabangnya sebagai berikut:

Nomor Toko Nomor Dept. Nomor Item Petugas Penjuatau

04 09 476214 99
Keunggulan. Kode grup memiliki sejumlah keunggulan dari kode sekuensial
dan blok, antara lain:
1. Kode grup memfasilitasi perwakilan sejumlah besar data yang berbeda.
2. Kode grup memungkinkan struktur data disajikan dalam bentuk hierarkis yang
bersifat logis dan lebih mudah diingat oleh manusia.
3. Kode grup memungkinkan analisis dan pelaporan yang rinci baik dalam kelas item
maupun pada item-item dari kelas yang berbeda.
Dengan menggunakan contoh di alas untuk ilustrasi, Nomor Toko 04 dapat
mewakili toko Hamilton Mall di Allentown; Nomor Dept. 09 mewakili departemen
barang-barang olah raga; Nomor Item 476214 adalah tongkat hoki; dan Petugas
Penjuatau 99 adalah Jon Innes. Dengan level informasi ini, seorang manajer
perusahaan dapat mengukur profitabilitas menurut toko dan membandingkan kinerja
departemen-departemen yang serupa di semua toko, melacak pengerakan item-item
persediaan tertentu, dan mengevaluasi kinerja penjuatau menurut pegawai dalam
dan di antara toko-toko.
Kelemahan. Ironisnya, kelemahan primer pengkodean grup datang dari ke-
suksesannya sebagai alat klasifikasi. Karena kode-kode grup dapat dengan efektif
mewakili informasi yang berbeda, mereka cenderung digunakan secara berlebihan.
Terdapat kemungkinan bahwa data-data yang tidak saling berkaitan akan dihubung--
kan semata-mata karena memang dapat dilakukan. Penggunaan yang berlebihan
juga dapat mengarah ke kode-grup kompleks yang tidak perlu, yang tidak mudah di-
tafsirkan. Akhirnya, penggunaan secara berlebihan akan meningkatkan biaya
gudang, kesalahan klerikal promosi, serta menaikkan waktu dan usaha pemrosesan.
Kode Alfabetis
Kode alfabetis dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode
numerik. Karakter alfabet dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan
alfabetis) atau dapat digunakan dalam teknik pengkodean blok atau grup.
Keunggulan. Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat
secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetis murni atau karakter alfabetis

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 7

yang digabungkan dengan kode numerik (kode alfanumerik). Pacta contoh kita
sebelum-nya, daftar akun menggunakan kode tiga digit dengan satu digit blok,
skema peng-kodean terbatas untuk mewakili hanya sepuluh blok akun - 0 sampai 9.
Akan tetapi, ketika karakter alfabetis digunakan untuk blok, jumlah blok yang
mungkin meningkat sampai 26 - A sampai Z. Selain itu, sementara porsi sekuensial
qua digit dari kode itu hanya berkapasitas 100 item (102), suatu kode alfabetis qua
posisi dapat mewakili 676 item (262). Jadi, dengan menggunakan kode alfabetis
dalam ruang penyimpanan tiga digit yang sama, kita melihat suatu peningkatan
geometris dalam kisaran kode potensial dari
(10 blok * per 100 item) = 1.000 item
menjadi
(26 blok * per 676 item) = 17.576 item

Kelemahan. Kelemahan utama dari pengkodean alfabetis adalah (1) sama

dengan kode numerik, sulit merasionalisasi makna kode-kode yang telah ditetapkan
secara sekuensial; dan (2) mensortir record yang dikodekan secara alfabetis
cenderung lebih sulit bagi pemakai.

Kode Mnemonik
Kode Mnemonik adalah karakter alfabetis dalam bentuk akronim dan kom-
binasi lainnya yang bermakna. Misalnya, seorang siswa yang mendaftar di kursus
sekolahnya dapat memasukkan kode kursus berikut ini dalam formulir pendaftaran:
Jenis Kursus Nomor Kursus
Acctg 101
Psyc 110
Mgt 270
Mktg 300
Kombinasi kode mnemonik dan numerik membawa informasi yang efektif
tentang kursus tersebut; dengan sedikit analisis, kita dapat menyimpulkan bahwa
"Acctg" adalah akuntansi, "Psyc" adalah psikologi, "Mgt" adalah manajemen, dan
"Mktg" adalah pemasaran. Porsi nomor sekuensial kode-kode tersebut menunjukkan
level setiap kursus. Contoh lainnya dari penggunaan kode mnemonik dalam
menetapkan kode negara bagian dalam alamat surat adalah seperti berikut ini:

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 8

Kode Arti
NY New York
CA California
OK Oklahoma
Keunggulan. Skema kode mnemonik membuat pemakai tidak perlu
mengingat artinya; kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item
yang diwakilinya.
Kelemahan. Walaupun kode mnemonik berguna untuk mewakili kelas-kelas
item, kemampuan mereka terbatas dalam mewakili item-item dalam suatu kelas.
Misalnya, seluruh kelas piutang dagang dapat diwakili oleh kode mnemonik PD,
tetapi kita dapat ,dengan cepat kehabisan kombinasi bermakna dari karakter-
karakter alfabetis tersebut jika kita berusaha untuk mewakili akun-akun individual
yang membentuk kelas ini. Akun-akun tersebut dapat diwakili dengan lebih baik oleh
teknik pengkodean sekuensial, blok, atau grup.

SISTEM BUKU BESAR UMUM

Gambar 8-1 mencirikan GLS sebagai suatu pusat yang terhubung ke sistem-
sistem lainnya, dalam perusahaan melalui arus informasi. Ambil waktu sebentar
untuk menganalisis gambar tersebut. Siklus transaksi memproses peristiwa individual
yang dicatat dalam jurnal khusus dan akun buku besar pembantu. Rangkuman
transaksi-transaksi ini mengalir ke dalam GLS dan menjadi sumber input untuk
sistem pelaporan manajemen (MRS) dan FRS.
Kumpulan informasi yang mengalir ke GLS datang dari subsistem siklus
transaksi. Namun, perhatikan bahwa informasi itu juga mengalir dari FRS sebagai
umpan balik ke GLS. Nanti kita akan menggali hal ini lebih dalam lagi. Lainnya,
peristiwa-peristiwa yang jarang terjadi seperti transaksi stok, merger, dan
pengaturan tuntutan hukum, di mana mungkin tidak ada siklus pemrosesan formal,
dimasukkan ke GLS secara langsung.

VOUCHER JURNAL
Suatu dokumen yang disebut voucher jurnal, ditunjukkan dalam Gambar 8-3,
merupakan sumber input bagi buku besar umum. Sebuah voucher jurnal, yang dapat
digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 9

yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang
dipenga-ruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan jurnal penutup, semuanya
dimasukkan ke buku besar umum dari voucher jurnal. Karena voucher jurnal harus
disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, mereka menyediakan kontrol yang
efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi. Jurnal buku besar
umum tradisional tidak digunakan dalam sistem ini yang menggunakan voucher
jurnal. Kebanyakan organisasi telah mengganti buku besar umum dengan file
voucher jurnal.
DATABASE GLS
Database GLS terdiri atas sejumlah file transaksi, file induk, file referensi, dan
file arsip. File-file ini bervariasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya,
contoh berikut ini cukup mewakili.

Gambar 8-3 Voucher Jurnal

Voucher Jurnal Nomor: JV6 – 06
Tanggal: 6/26/01
No. Jumlah
Nama Akun
Akun. Dr. Cr.
130 Accts Rec. $5.500
502 Sales $5.500

Penjelasan: To. Record Total kredits Sales for 6/26/01

Disetujui Oleh: Dikirim Oleh:
J.A. Martin S. D. Smith

File induk buku besar umum merupakan file utama dalam database GLS.
Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan. Setiap record dalam file induk
buku besar umum bisa merupakan akun GL yang terpisah (misalnya penjuatau) atau
akun kontrol (seperti kontrol-PD) untuk file buku besar pembantu korespondennya
dalam sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system-TPS). FRS
mengambil dari induk GLS untuk menghasilkan laporan keuangan perusahaan. MRS
juga menggunakan file ini untuk mendukung kebutuhan informasi internal. Gambar
8-4 menggambarkan struktur tipikal dari file induk GL.

File voucher jurnal (didiskusikan dalam Bab 4) adalah total voucher jurnal
yang diproses pada periode saat ini. Dengan menyediakan satu record untuk semua
transaksi buku besar umum, file ini melayani tujuan yang sama seperti jurnal buku

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 10

besar umum tradisional.

File voucher jurnal historis berisi voucher jurnal untuk periode masa lain.
lnformasi historis ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk
menghitung utilisasi sumber daya. Baik file voucher jurnal saat ini maupun historis
merupakan jaringan penting dalam jejak audit perusahaan.

Gambar 8.4 Tata Letak Record untuk File Induk Buku Besar Umum
Nomor Keterangan Kelas Akun Saldo Saldo Total Total Saldo
Akun Akun A= Aktiva Normal Awal Debit Kredit Lancar
K= Kewajiban Periode Periode (Saat
P= Pendapatan Ini Ini Ini)
B= Beban
E= Ekuitas

File pusat pertanggungjawaban berisi data pendapatan, pengeluaran, dan

utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organi-
sasi. MRS mengambil data-data ini untuk dimasukkan dalam persiapan laporan
pertanggungjawaban manajemen.

Akhirnya, file anggaran induk berisi jumlah anggaran untuk pendapatan,

biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban. Data-data
ini, dalam kaitannya dengan file pusat pertanggungjawaban, merupakan basis dari
akuntansi pertanggungjawaban, yang didiskusikan kemudian dalam bab ini.

PRODUK GLS
GLS memperbarui proses yang secara konseptual sederhana, seperti yang
ditampilkan oleh sistem manual dalam Gambar 8-5. Voucher jurnal mengalir dari
sistem pemrosesan transaksi dan sumber lainnya ke departemen buku besar umum.
Secara rutin, ini semua merupakan rangkuman transaksi dari akun-akun buku besar
pembantu dan jurnal-jurnal khusus yang berlokasi di siklus transaksi. Seperti yang
akan kita lihat, transaksi yang jarang terjadi dari sistem aktiva tetap, bersama
dengan jurnal penyesuaian dan jurnal pembalikan dari sistem pelaporan keuangan,
juga memasuki GLS dengan cara ini. Mari sekarang mengalihkan perhatian kita ke
bagian sistem pelaporan keuangan dari GL/FRS.

SISTEM PELAPORAN KEUANGAN

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 11

Tanggung jawab untuk memberikan informasi ke pihak eksternal ditetapkan

oleh standar hukum dan profesional. Kebanyakan dari informasi ini ada dalam
bentuk laporan keuangan tradisional, pengembalian pajak, dan dokumen-dokumen
yang diperlukan oleh agen-agen penetap undang-undang. Kewajiban pelaporan ini
dipenuhi melalui komponen FRS dan GL/FRS.
Penerima utama.dari informasi laporan keuangan adafah para pemakai
eksternal, seperti para pemegang saham, kreditur, dan agen-agen pemerintah.
Secara umum dikatokon, pemakai luar informasi berkepentingan atas kinerja
organisasi sebagai keseluruhan. Oleh karena itu, mereka memerlukan informasi yang
memung-kinkan mereka mengamati trendtrend kinerja selama beberapa waku dan
melakukan perbandingan di antara organisasiorganisasi yang berbeda. Dengan
hakikat kebutuhan ini, informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan
oleh semua organisasi dengan cara-cara yang diterima umum dan dipahami oleh
pemakai eksternal.

PEMAKAI CANGGIH DENGAN KEBUTUHAN INFORMASI HOMOGEN

Karena komunitas pemakai eksternal sangat besar dan kebutuhan informasi
individualnya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke audiens umum. Mereka
disiapkan dengan proposisi bahwa audiens tersebut terdiri atas para pemakai
canggih dengan kebutuhan informasi yang relatif homogen. Dengan kata lain,
diasumsikan bahwa pemakai laporan keuangan memahami konvensi-konvensi dan
prinsip-prinsip akuntansi yang diterapkan dan bahwa laporan tersebut memiliki
kandungan informasi yang berguna. Seperti yang akan kita lihat dalam Bab 16, tidak
ada asumsi penyeder-hanaan yang dibuat untuk pemakai (manajemen) internal.
Para manajer cenderung memerlukan informasi yang sangat khusus.

AKTIVITAS FRS
Sumber-sumber input untuk FRS terdiri atas file induk buku besar umum saat
ini, file historis buku besar umum, dan input langsung (jurnal penyesuaian dan jumal
penutup) dari kelompok pelaporan keuangan. Output yang paling umum dari FRS
adalah laporan keuangan, termasuk neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.
Laporan-laporan ini, berdasarkan file induk buku besar umum, dikirimkan ke para
pemegang saham, kreditur, dan pihak investor luar lainnya. FRS juga menghasilkan

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 12

laporan analisis keuangan, laporan keuangan komparatif, pengembalian pajak, dan

laporan khusus untuk badan penetap undang-undang, seperti Securities and
Exchange Commission.
PROSES AKUNTANSI KEUANGAN
FRS pada kenyataannya merupakan langkah terakhir dalam seluruh proses
akuntansi keuangan yang dimulai dari siklus transaksi. Untuk menempatkannya
dalam perspektif yang tepat, kita harus mempertimbangkan proses ini dalam
hubungannya dengan subsistem informasi lainnya. Gambar 8-6 menampilkan ulasan
antar sistem ini.
Proses akuntansi keuangan dimulai dari status bersih di awal tahun fiskal yang
baru, hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun
sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah berikut:.

1. Mencatat transaksi. Dalam setiap siklus transaksi, transaksi dicatat pada

dokumen sumber yang tepat.
2. Mencatat di jurnal khusus. Setiap transaksi dimasukkan ke jurnal-buku ayat
jurnal awal. Ingat bahwa kelas-kelas transaksi yang muncul secara teratur,
seperti penjualan atau, dicatat dalam jurnal khusus. Transaksi-transaksi yang
munculnya jarang, dicatat dijurnal umum atau langsung di voucher jurnal.
3. Memposkan ke buku besar pembantu. Rincian setiap transaksi diposkan akun-
akun buku besar pembantu yang tepengaruh.
4. Memposkan ke buku besar umum. Secara periodik, voucher jurnal,
merangkumkan ayat jurnal yang dibuat di jurnal-jurnal khusus dan buku besar
pembantu, disiapkan dan diposkan ke akun buku besar umum.
5. Menyiapkan neraca percobaan sebelum penyesuaian. Pada akhir periode,
akuntansi saldo akhir setiap akun dalam buku besar umum ditempatkan dalam
satu kertas kerja di samping judul akunnya. Mereka dievaluasi menurut
kesamaan total debit-kredit.
6. Melakukan jurnal penyesuaian. Ayat jurnal penyesuaian dilakukan ke kertas kerja
untukmemperbaiki kesalahan dan untuk mencerminkan transaksi yang tidak
dicatat selama periode tersebut, seperti penyusutan.
7. Menjurnal dan memposkan ayat jurnal penyesuaian. Voucher jurnal untuk ayat-
ayat jurnal penyesuaian disiapkan dan diposkan ke akun yang tepat di buku

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 13

besar umum.
8. Menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan. Dari saldo yang sudah
disesuaikan, satu neraca percobaan disiapkan, neraca ini berisi semua ayat jurnal
yang harus dicerminkan dalam laporan keuangan.
9. Menyiapkan laporan keuangan. Neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas
disiapkan dengan menggunakan neraca percobaan yang telah disesuaikan.
10. Menjurnal dan memposkan ayat jurnal penutup. Voucher jurnal disiapkan untuk
ayat-ayat jurnal yang menutup akun-akun laporan rugi laba (sementara atau
nominal) dan mentransfer laba atau rugi ke laba ditahan. Akhirnya, ayat-ayat
jurnal ini diposkan ke buku besar umum.
11. Menyiapkan neraca percobaan pasca-penutupan. Satu kertas kerja neraca per-
cobaan yang berisi hanya akun-akun neraca sekarang dapat disiapkan untuk
menunjukkan saldo yang dibawa ke periode akuntansi berikutnya.
Proses akuntansi keuangan yang disebutkan di atas memiliki tiga tahap yang
berbeda (lihat Gambar 8-6), setiap tahap melibatkan elemen-elemen dari satu atau
lebih subsistem informasi:

Tahap I - Prosedur harian. Subsistem TPS mencatat transaksi harian di dokumen

sumber, kemudian mencatatnya di jurnal khusus, memposkan transaksi
individual ke buku besar pembantu, daft menyiapkan voucher jurnal.
Tahap II - Prosedur akhir-periode. Voucher jurnal dimasukkan ke buku besar
umum secara periodik. Hal ini melibatkan TPS daft GLS. Frekuensi
pembaruan ke buku besar umum menentukan tingkat integrasi sistem.
Dalam sistem yang sangat terintegrasi, pembaruan buku besar umum
merupakan bagian dari prosedur harian.

Tahap III - Prosedur pelaporan keuangan. Analisis akun-akun buku besar umum
daft langkah-langkah yang mengarah ke produksi laporan keuangan
(per-siapan neraca percobaan, ayat jurnal penyesuaian, ayat jurnal
penutup, daft sebagainya) melibatkan balk FRS maupun GLS.
Perhatikan bagai-mana GLS daft FRS mengirimkan daft menerima data
dalam suatu pertukaran interaktif. Relasi ini menggambarkan mengapa
sistem-sistem ini sering kali dianggap sebagai suatu sistem tunggal-
GLS/FRS,

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 14

Sekarang, karena kita telah menganalisis sistem-sistem ini secara individual,

kita akan memperlakukan sistem-sistem tersebut sebagai sistem integrasi tunggal
untuk bagian selanjutnya dari bab ini.
MENGONTROL GL/FRS
Aktivitas-aktivitas GL/FRS secara ekslusif merupakan pekerjaan akuntansi.
Tidak seperti pemrosesan transaksi, yang juga melibatkan arus sumber daya fisik,
kekhawatiran kontrol terhadap GL/FRS berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas
informasi akuntansi. Eksposur potensial dalam sistem ini terdiri atas:
1. Jejak audit yang de.fektif.
2. Akses yang tidak terotorisasi ke buku besar umum.
3. Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar
pembantu.
4. Saldo buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak
terotorisasi.
Jika tidak dikontrol, eksposur-eksposur ini dapat menyebabkan laporan ke-
uangan dan laporan-laporan lainnya salah dalam pernyataannya dan, karenanya,
,menyesatkan para pemakai. Konsekuensi potensialnya adalah penuntutan secara
hukum (litigation), kerugian keuangan yang signifikan bagi perusahaan, dan sanksi
dari pihak yang berwenang,

ISU-ISU KONTROL GL/FRS

Studi kita tentang kontrol GL/FRS akan mengikuti kerangka yang ditetapkan
dalam SAS 78, yang tentunya sekarang sudah Anda pahami.

Otorisasi Transaksi
Ayat-ayat jurnal di buku besar umum merupakan rangkuman transaksi dan
berada di bawah kontrol yang sama. Voucher jurnal merupakan dokumen yang
meng-otorisasi suatu ayat jurnal ke buku besar umum. Voucher jurnal memiliki
berbagai sumber seperti pemrosesan penerimaan kas, pemrosesan pesanan
penjuatau, dan kelompok pelaporan keuangan. Adalah vital bagi integritas catatan
akuntansi bahwa voucher jurnal diotorisasi dengan benar oleh seorang manajer yang
bertanggung-jawab di departemen sumber.

Pemisahan Tugas

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 15

Pada bab-bab sebelumnya, kita telah melihat bagaimana buku besar umum
memberikan verifikasi kontrol bagi proses akuntansi. Untuk melakukannya, tugas
memperbarui buku besar umum harus dipisahkan dari semua tanggung jawab akun-
tansi dan pengawasan aktiva dalam organisasi. Oleh karena itu, petugas administtasi
buku besar umum tidak boleh:
1. Bertanggung jawab melakukan pembukuan untuk jurnal-jurnal khusus atau buku
besar pembantu.
2. Menyiapkan voucher jurnal.
3. Mengawasi aktiva fisiko

Kontrol Akses
Akses yang tidak diotorisasike akun-akun btiku besar umum dapat meng-
hasilkan kesalahan, penipuan, dan salah penyajian dalam laporan keuangan. Ingat
kembali bahwa kontrol akses memiliki dua elemen: akses langsung dan akses tidak
langsung. Kekhawatiran terhadap akses langsung dikurangi dengan memastikan
bahwa voucher jurnal diposkan hanya oleh individu yang diotorisasi.
Eksposur untuk akses tidak langsung berasal dari buruknya kontrol terhadap
voucher jurnal di departemen sumber. Voucher jurnal yang hilang atau dicuri dapat
digunakan untuk melakukan penjurnatau yang tidak diotorisasi ke buku besar umum.
Pemberian nomor dan pencatatan dokumen-dokumen ini pada sumbernya akan
menjadi sarana akuntabilitas. Melalui pemeriksaan selanjutnya dan rekonsiliasi
catatan, voucher yang hilang ditandai oleh adanya gap di urutan nomor dan
sekaligus menarik perhatian akan eksposur potensial.

Catatan Akuntansi
Database buku besar umum merupakan salah satu komponen penting dari
sistem catatan akuntansi yang harus dipertahankan suatu perusahaan. Ketika di-
dasarkan pada daftar akun yang mencukupi, catatan-catatan tersebut sepenuhnya
menjelaskan aktivitas-aktivitas perusahaan. Salah satu aspek penting dari fungsi
pencatatan ini adalah pemeliharaan jejak audit.
Seperti yang didiskusikan dalam Bab 2, jejak audit merupakan suatu catatan
jejak yang diikuti suatu transaksi melalui tahap-tahap input, pemrosesan, dan output
dalam sistem pemrosesan transaksi. Dokumentasi diperlukan sehingga pihak-pihak

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 16

yang berkepentingan dapat menentukan kelayakan transaksi. Jejak audit karenanya

merupakan suatu jaringan dokumen, jurnal, dan buku besar yang didesain untuk.
memastikan bahwa suatu transaksi dapat secara akurat ditelusuri melalui sistem
tersebut dari awal sampai disposisi akhir. Seorang individu harus mampu mengikuti
arus suatu transaksi (dengan bantuan suatu flowchart dokumen) dari awal dan
mencatatnya di dokumen sumber, kemudian memposkannya di buku besar umum,
dan akhirnya ke laporan keuangan. Sebaliknya, seseorang harus mampu memulai
dengan rangkuman lap or an keuangan dan melokasikan transaksi-transaksi indi-
vidual yang membentuknya.
Suatu jejak audit diperlukan untuk beberapa alasan: (1) memberikan ke-
mampuan untuk menjawab pertanyaan, misalnya, dari pelanggan atau pemasok; (2)
mampu merekonstruksi file-file jika semua atau sebagian file-file mengalami
kerusakan; (3) menyediakan data historis yang diperlukan olehpara auditor; (4) me-
menuhi peraturan pemerintah; dan (5) menyediakan sarana untuk mencegah, men-
deteksi, dan memperbaiki kesalahan. Suatu jejak audit mempermudah mencegah
kesalahan karena Tindall informasi diorganisasikan dengan baik dalam file-file logis,
memfasilitasi pemrosesan file-file tersebut. Lagi pula, suatu jejak audit membantu
untuk mendeteksi kesalahan karena Tindall yang membentuk total saldo (misalnya
utang dagang) dapat dihitung secara periodik dan dibandingkan dengan akun
kontrol. Jejak audit juga memfasilitasi perbaikan kesalahan karena rindannya siap
sedia untuk perubahan yang diperlukan.

Verifikasi Independen
Melalui seluruh bab ini dan bab-bab sebelumnya yang berkaitan dengan
siklus transaksi, kita telah memotret fungsi buku besar umum sebagai suatu langkah
verifikasi independen di dalam SIA. Voucher jurnal, merangkumkan aktivitas
transaksi, mengalir dari berbagai departemen operasi ke GL/FRS, di mana mereka
secara independen direkonsiliasi dari diposkan ke akun-akun buku besar umum.
GL/FRS menghasilkan dua laporan operasional yang menjadi bukti akan keakuratan
proses ini. Laporan-Iaporan ini adalah daftar voucher jurnal dan laporan perubahan
buku besar umum. Daftar voucher jurnal (journal voucher listing) memberikan
rincian yang relevan tentang setiap voucher jurnal yang diterima GL/FRS sebagai
input. Laporan ihi menyeimbangkan debit dan kredit transaksi dan, untuk tujuan

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 17

analisis, mengklasifikasi mereki menurut batch, tanggal, dan jenis transaksi (misal-
nya, penjuatau kredit).

Laporan perubahan buku besar umum (general ledger change report) me-
nyajikan efek transaksi voucher jurnal pada akun buku besar umum. Gambar 8-7
dan Gambar 8-8, berturut turut, merupakan contoh dari kedua laporan ini.
Penggunaan teknologi komputer sangat meningkatkan persiapan laporan-laporan
kontrol yang esensial tersebut dan laporan kompleks lainnya, seperti laporan
keuangan, anggaran, dan pengembalian pajak. Di bagian berikutnya, kita akan
mempelajari efek teknologi terhadap desain, operasi, dan kontrol GL/FRS.

Gambar 8-7 Daftar Voucher Jurnal

Daftar Voucher Jurnal
T-anggal No. VJ Keterangan No. Akun Debet Kredit
6/26/01 JV6.-01 Penerimaan Kas 10100 109.000
20100 50.000
10600 44.000
10900 15.000
6/26/01 JV6-02 Penjuatau as 20100 505.000
50200 505.000
6/26/01 JV6-03 Pemakaian Persediaan 30300 410.000 30300
17100 410.000
. . . . . .
. . . . . .
6/26/01 JV-12 Pengeluaran Kas 90310 102.100
10100 12.100
6.230.000 6.230.000

GL/FRS DENGAN BASIS KOMPUTER

Organisasi yang menggunakan buku besar umum semata-mata untuk
pelaporan keuangan akan menemukan bahwa suatu sistem batch, yang
menggunakan file sekuensial, memenuhi kebutuhannya dan menyediakan tingkat
keamanan yang tinggi. Sistem seperti itu sederhana cara beroperasinya, dan
mengontrol akses ke buku besar umum juga mudah dilakukan. Akan tetapi, ketika
buku besar umum digunakan untuk mendukung kisaran tugas yang lebih luas dalam
organisasi, suatu sistem yang menggunakan pemrosesan real-time dan file akses
langsung mungkin diperlukan. Pada bagian ini kita akan mengkaji suatu GL/FRS
otomatis tradisional dan pendekatan rekayasa teknologi yang menggunakan GL/FRS

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 18

dengan basis-komputer.

GLIFRS OTOMATIS DENGAN PEMROSESAN BATCH DAN

FILE SEKUENSIAL
Gambar 8-9 menunjukkan batch GL/FRS dengan file sekuensial untuk
database GL. Sistem otomatis ini mencerminkan prosedur manual yang digambarkan
dalam Gambar 8-6. Kekuatan dan kelemahan sistem ini dijelaskan berikut ini.

Gambar 8-8 Laporan Perubahan Buku Besar Umum

Laporan Perubahan Buku Besar Umum
Perubahan Saldo
Tanggal Akun Keterangan Ref. JV Saldo Debit Kredit
Bersih Baru
6/26/01 10100 Penerimaan Kas JV6-01 1.902.300 109.000
JV6-02
6/26/01 20100 Penjuatau Kas JV6-01 2.505.600 500.000
Penjuatau Kredit JV6-02 505.000 455.000 2.960.000
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
6/26/01 90310 Pengeluaran Kas JV6-012 703.500 102.100 102.100 811.600
6/26/01 17100 Pemakaian Persediaan JV6-03 1.600.500 410.000 410.000 2.010.500

Kontrol Total
Debit Kredit
Saldo Sebylumnya 23.789.300 23.789.300
Total Perubahan Bersih 6.230.000 6.230.000
Saldo Saat Ini 30.019.300 30.019.300

Keunggulan

Kontrol. Keunggulan terbesar sistem ini terletak pada kontrolnya. Voucher

jurnal dari departemen operasi dapat disetujui, divalidasi, dan diseimbangkan
sebelum memasukkan mereka ke buku besar umum. Karena pembaruan GL
merupakan proses batch di akhir hari, seluruh GL direproduksi kembali setiap hari.
Pada peristiwa pemrosesan kesalahan yang secara material mempengaruhi buku
besar umum, saldo hari sebelumnya tersedia sebagai informasi pendukung (backup).
Sementara hat ini kelihatan seperti metode kuno dalam memelihara buku besar
umum, sebagian perusahaan besar yang menggunakan sistem pemrosesan transaksi
real-time yang canggih memilih batch GL/FRS dengan file sekuensial karena kontrol
backup yang disediakannya.
Pelaporan. Sistem ini dapat mendukung pihak manajemen dengan laporan

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 19

rangkuman umpan balik terbatas tentang aktivitas transaksi.

Kelemahan
Tidak efisien. Pendekatan file sekuensial merupakan pemakaian teknologi
secara konservatif yang menggunakan komputer terutama sebagai perangkat
akuntansi. Sistem ini tidak berguna dalam meningkatkan efisiensi kegiatan operasi
atau memfasilitasi pengurangan tenaga kerja. Misalnya, voucher jurnal dari
kelompok pelaporan keuangan secara manual disiapkan Pada dokumen kertas. Hal
ini menambah biaya operasional sistem tersebut. Voucher jurnal harus dibeli,
disiapkan, di-file, ditangani oleh kurir surat menyurat internal, dan dikonversi ke
kaset atau disket oleh personel pemrosesan data. Ketika volume transaksi tinggi,
biaya-biaya ini dapat menjadi sangat tinggi. Teknologi yang dapat meniadakan
dokumen kertas dari suatu sistem akan meningkatkan efisiensi internal.
Rekonsiliasi yang tidak teratur. Dalam diskusi kita tentang siklus transaksi di
Bab 4 sampai 7, kita melihat bahwa frekuensi pembaruan (updaring) buku besar
umum memiliki implikasi kontrol. Pembaruan yang tidak teratur (harian atau
mingguan) membatasi pihak manajemen Pada pemeriksaan akhir-periode untuk
keseluruhan operasi. Teknologi yang digunakan dalam GL/FRS mempengaruhi
frekuensi pembaruan (updating) buku besar umum. Teknik file sekuensial dalam
Gambar 8-9 mendesak dibuatnya seluruh induk buku besar umum yang diperbarui
satu demi satu. Sebatas masalah operasional, karenanya, pendekatan pembaruan
akhir-hari adalah yang paling layak.

REKAYASA TEKNOLOGI PADA GL/FRS DENGAN FILE AKSES LANGSUNG

Gambar 8-10 menunjukkan rekayasa teknologi Pada GL/FRS yang me-
mampukan pemakai akhir memperbarui buku besar setelah setiap satu batch
transaksi diproses. Sistem yang baru juga mengintegrasikan GL/FRS dengan MRS,
yang didiskpsikan di bab setelah ini.
Kekuatan dan Kelemahan
Sistem rekayasa teknologi mengatasi kelemahan-kelemahan sistem tradi-
sional yang dijelaskan di atas. Karena sistem ini tidak menciptakan kembali seluruh
buku besar setiap waktu ia diperbarui, pembaruan dan rekonsiliasi GL sekarang

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1
 20

dapat muncul sebagai suatu langkah dalam siklus transaksi. Pendekatan ini sangat
memfasilitasi identifikasi kesalahan dengan tepat waktu ketika batch transaksi tidak
seimbang nilainya.
Penggunaan file akses langsung memberikan manfaat tambahan bagi pe-
laporan manajemen. MRS organisasi memberikan informasi keuangan dan non-ke-
uangan kepada para pemakai internal. Para manajer internal memerlukan informasi
yang lebih sering dan tepat waktu daripada pemakai eksternal dari laporan keuangan
tradisional. Karena sebagian informasi ini datang dari file database buku besar
umum, penggunaan pendekatan akses langsung memfasilitasi akses manajemen ke
data-data penting ini. GL/FRS tradisional yang menggunakan pemrosesan batch, file
sekuensial, dan pembaruan (update) yang tidak teratur tidak melayani kebutuhan
manajemen. Membuat database buku besar umum tersedia bagi berbagai pemakai
internal, juga menciptakan masalah kontrol yang harus diperhatikan. Dalam hal ini
termasuk hal-hal berikut ini.
Pemisahan Tugas. Sistem dalam Gambar 8-10 menghilangkan pemisahan
fundamental antara otorisasi dan pemrosesan transaksi. Di sini, sistem pemakai-akhir
mengotorisasi dan memroses ayat-ayat jurnal langsung ke buku besar umum. Untuk
mengompensasikan eksposur potensial ini, sistem tersebut harus memberikan daftar
voucher jurnal yang rind dan laporan aktivitas akun kepada pemakai akhir dan
departemen buku besar umum.
Dokumen-dokumen tersebut memberi pertimbangan kepada para pemakai
ten tang tindakan-tindakan otomatis yang dilakukan sistem sehingga kesalahan dan
peristiwa yang tidak biasa, yang memerlukan investigasi, dapat diidentifikasi.
Catatan Akuntansi dan Kontrol Akses. Catatan buku besar umum disimpan
dalam disket magnetis yang dapat langsung diakses oleh sistem pernakai-akhir.
Untuk menjaga integritas catatan-catatan tersebut, organisasi harus menerapkan
kontrol yang membatasi akses ke mereka. Sejumlah teknik kontrol tersedia; teknik-
teknik tersebut akan membatasi akses ke pemakai yang diotorisasi saja dan me-
mastikan pemakai yang diotorisasi tidak melebihi hak aksesnya. Namun, teknik-
teknik seperti itu harus secara sadar diimplementasikan dan dengan seksama
dipelihara.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si

SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1