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Universidad del Bo-Bo

Facultad de Ingeniera

Departamento de Ingeniera Civil Industrial

Base de Datos

Minimarket Boca Lebu

Integrantes: Natanael Rain Montecinos

Daisy Vsquez Aravena

Ana Vergara Aravena

Profesor: Marco Arriagada Daz

Fecha: Lunes 18 de Diciembre de 2017


ndice
ndice ......................................................................................................2
Introduccin. .......................................................................................... 3
Objetivo General. ....................................................................................4
Objetivos especficos ............................................................................4
Desarrollo. .............................................................................................. 5
Descripcin de la organizacin ............................................................ 5
Modelo Entidad-Relacin. ...................................................................6
Base de datos....................................................................................... 8
Tablas. ..................................................................................................9
Formularios........................................................................................ 10
Consultas............................................................................................ 11
Informes. ............................................................................................ 13
Interfaz de Usuario. ........................................................................... 14
Conclusiones. ........................................................................................ 16
Introduccin.

Para una empresa o negocio es importante la automatizacin de datos, pues


sta evita errores de clculo y muchos otros errores asociados al humano que
desarrolla las actividades dentro de su organizacin. La automatizacin ofrece
grandes ventajas para llevar registros contables de la informacin que se maneja
de productos, clientes y proveedores. Las ideas anteriores indican porque una
base de datos es fundamental, ya que permite bsicamente organizar y relacionar
los datos en listas la informacin, permitiendo a los usuarios acceder, registrar,
editar y analizar los datos de forma ms rpida y sencilla.

En este proyecto se implement una base de datos, utilizando Microsoft Access,


en un negocio dedicado a la venta y compra de insumos comestibles, electrnicos,
de oficina y otros productos para al hogar. Dicho negocio, cuyo nombre es:
Minimarket Boca Lebu, tiene problemas de manejo de informacin acerca de los
movimientos y flujos de productos, proveedores y clientes, principalmente por la
falta de registro de las variables anteriormente mencionadas.

El enfoque del trabajo es brindar a la duea del negocio la utilizacin de una base
de Datos para los requerimientos de su actividad cotidiana.
Objetivo General.

Seleccionar una organizacin con problemas relacionados a la automatizacin


de datos, para luego crear una base de datos mediante Microsoft Access, la
cual d solucin a algn problema encontrado.

Objetivos especficos

Identificar que problemas existentes en la organizacin pueden ser


solucionados mediante la implementacin de una base de datos.

Identificar cules son las principales entidades y atributos para el modelo


Entidad-Relacin y recolectar sus respectivos datos.

Utilizar Microsoft Access para el modelo de la BD, estableciendo relaciones,


registros, campos, tablas, consultas, formularios e informes.
Desarrollo.

Descripcin de la organizacin

La organizacin seleccionada para este proyecto es un negocio familiar


llamado Minimarket Boca Lebu, cuyo administrador es Ximena del Pilar
Montecinos Prez.

Este minimarket est ubicado en la ciudad de Lebu, especficamente en


camino a Boca Lebu, # 60. El telfono de contacto con este negocio es 41-251 91
50 y tambin cuenta con una pgina de contacto en Facebook.

Para efectos de este proyecto, la persona de contacto fue Carlos Artemio


Rain Carrillo, quien es el ayudante en administracin y atencin.

Este minimarket se dedica principalmente a la venta de productos de


fiambrera, artculos de librera, verduras, pastelera, panadera y servicio de caja
vecina. Cabe destacar que el servicio de caja vecina quedar fuera de los
productos contemplados para la base de datos.

Luego de conversaciones con la administradora y la persona de contacto, se


encontraron las siguientes problemticas:

Inexistencia de inventario y alta rotacin de productos, es decir, no se sabe


cunta cantidad de cierto producto hay a cada momento, y existen productos
que tienen alta rotacin y son comprados con frecuencia.

Los precios de los productos son consultados en una carpeta, lo que provoca
una demora en la consulta de estos, o tambin conlleva a irregularidades en
los precios, dependiendo del vendedor.
Por lo tanto, el objetivo de la base de datos ser automatizar la informacin
relacionada a las, ventas, productos, clientes y proveedores, a fin de optimizar el
tiempo del vendedor, adems del espacio y dinero manejado por la organizacin.

Modelo Entidad-Relacin.

Durante la bsqueda de informacin sobre el flujo de actividades en el negocio, se


determinaron cuatro conjuntos de entidades importantes. Luego, para cada
conjunto de entidad se analiz e identifico cuales eran sus propiedades
descriptivas ms relevantes, que podran servir para dar una beneficio a la
organizacin.

En la siguiente tabla se contempla cada entidad identificada, adems de sus


atributos correspondientes.

Entidad 1 Entidad 2 Entidad 3 Entidad 4


Productos Clientes Proveedores Ventas

Atributos E1 Atributos E2 Atributos E3 Atributos E4

Cdigo ID Cliente ID Proveedor Cdigo Venta


Nombre Nombre Nombre Fecha
Cantidad vendida Apellido Empresa Cantidad
Stock Direccin Direccin Forma de Pago
Precio Contacto Ciudad
Seccin Contacto

Luego de tener estos elementos, era necesario modelar el problema abordado con
un diagrama Entidad-Relacin. El cual es necesario para al momento de crear la
base de datos haya mayor claridad de lo que se quiere lograr automatizar.

Para poder realizar este diagrama, fue necesario identificar como se relacionaban
estas entidades, determinando lo siguiente:
Los proveedores proveen productos.

Las ventas venden productos.

Los clientes realizan ventas.

Dado lo anterior, se cre el diagrama E-R resultante

Precio_Producto Cantidad_Vendida
Empresa

ID_Proveedor Nombre_Proveedor Codigo_Prod Seccin

Proveedores Proveen Productos

Nombre_Prod
Ciudad Stock
Contacto
Direccin

Venden

Direccin
Cod_Venta
ID_Clientes Nombre_Clientes Fecha

Clientes Realizan Ventas

Contacto Cantidad_vendida Forma_Pago


Apellido_Clientes
Base de datos.

Una vez formulado el modelo de datos almacenados, se procedi a crear una


base de datos en Microsoft Access.

Esta base cuenta con 4 tablas, cada una corresponde a una entidad encontrada
anteriormente. Estas fueron rellenadas con los datos recolectados en el contacto
con el minimarket.

El minimarket ya tena registrado en papel datos sobre sus productos y sobre sus
proveedores, pero en cuanto a clientes y ventas no haba informacin. Por lo cual,
durante el desarrollo del proyecto, se fueron agregando a la base los datos de
clientes regulares a medida que la administradora iba recolectndolos. En el caso
de las ventas los datos son inventados, pues el minimarket actualmente no
mantiene registros detallados de cada venta que hace, por lo tanto, el propsito de
la base tambin es mostrar un modelo para tomar los de datos de las ventas.

Luego, se cre la relacin necesaria en las tablas, para que los datos de cada
entidad estuvieran relacionados como corresponda con el resto de la base. Esta
relacin se muestra a continuacin:

Ilustracin 1.Relaciones BD.

Para establecer estas relaciones, fue necesario copiar la clave primaria de algunas
entidades en otras tablas. En el caso de los productos, para relacionar esta tabla
con proveedores, la clave primaria ID_Proveedor debi tambin estar presente en
la tabla Productos. Lo mismo fue necesario para la tabla Ventas, en el caso de
Codigo_Prod, y en la tabla Clientes debio agregarse tambin Cod_Venta.

Tablas.

Como ya se menciona antes, las tablas corresponden a cada entidad del modelo.
En sus columnas estn identificados los atributos correspondientes a cada
entidad, y en el caso de Productos, Ventas y Clientes est tambin la clave
primaria de otra entidad correspondiente.

A continuacin de muestra parte de la tabla Productos:

Ilustracin 2. Tabla Productos BD.


Esta tabla tiene 39 registros ingresados, y cada uno contiene un cdigo nico, el
cual es la clave primaria. Tambin se almacena el nombre del producto, el cual se
refiere a que producto nos estamos refiriendo. Luego, est el stock y la cantidad
vendida, los cuales son la cantidad de producto disponible en el minimarket y
cuanto de este producto ya ha sido vendido respectivamente. Siguiendo, est
identificado el precio unitario de cada producto. Este es un atributo muy relevante
en esta tabla, pues uno de los problemas identificados en un principio era la
tediosa tarea de buscar el precio entre los papeles, o bien perder tiempo
preguntando el precio a algn vendedor que tuviera ese conocimiento. Tambin,
se agreg la seccin a la cual pertenece cada producto, entre las cuales tenemos
que puede ser abarrote, frutas y verduras, embutidos, bebidas o producto de
higiene personal.

Finalmente, se vio la necesidad de agregar quien era el proveedor de cada


producto, el cual solo se identifica con su ID pues el resto de datos relacionados al
proveedor est en su tabla correspondiente.

Formularios.

Para poder ingresar datos en modo usuario a la base de datos es necesario


hacerlo mediante un formulario. En este caso, se cre un formulario para cada
tabla principal presente en la base.

En estos el formulario permite ir rellenando nuevos registros al ir escribiendo en


los espacios asignados para cada atributo de una manera ms sencilla para las
personas que no manejan el diseo de una base de datos.

Hay un formulario para ingresar clientes, proveedores, productos o ventas.

En el caso del formulario para clientes, el usuario comienza ingresando el ID del


cliente, es decir, el Rut. Luego se ingresa el nombre del cliente y posteriormente
su apellido. Tambin es posible luego agregar la direccin. Finalmente, se puede
agregar o eliminar un cliente con los botones entre las flechas que sirven para ir
cambiando de registro.

Este formulario tiene una apariencia sencilla, lo que facilita el funcionamiento de la


base de datos pues no deja espacio para dudas sobre como ingresar los datos.
Los otros formularios poseen las mismas caractersticas.

A continuacin se presenta el formulario creado para ir ingresando nuevos


clientes:

Ilustracin 3. Formulario Clientes BD.

Consultas.

Las consultas en las bases de datos nos sirven para filtrar los datos de acuerdo a
nuestras necesidades. Por ejemplo, si queremos saber que proveedores son de
Arauco, se hace una consulta en la tabla proveedores y mediante herramientas la
base de datos nos muestra solo los proveedores necesitados.
Por esta razn, se crearon 8 consultas que se creyeron necesarias y de inters
para el administrador del minimarket.

Entre estas consultas tenemos una consulta para cada tabla, en donde se filtraron
mediante distintos criterios algunos datos presentes en cada tabla principal.
Tambin, las otras 4 consultas fueron hechas entre dos tablas, es decir,
mezclando datos de distintas tablas para poder obtener una informacin ms
consistente e importante.

Entre las consultas hechas entre tablas hay 2 en donde se relacionan las ventas
con los clientes, tambin una consulta entre los productos y los proveedores y la
ltima consulta entre dos tablas corresponde a la relacin entre los productos y las
ventas.

La siguiente imagen corresponde a una consulta hecha en la tabla Productos:

Ilustracin 4. Consulta Productos BD.


En esta consulta se filtraron los productos dejando en vista solo aquellos que
tenan un stock superior a 30 unidades, con una cantidad superior a 10 vendida, y
con un precio superior a $100 y menor a $3000, esta consulta permite poder
observar todas las caractersticas de los productos filtrados. Pero, cabe destacar
tambin que las consultas permiten filtrar los productos y los atributos que el
usuario desea ver en pantalla.

Informes.

Para poder extraer datos de manera ordenada y fsica existen los informes, en
estos podemos resumir todos los registros de cada tabla y exponerlos de una
manera ordenada y agradable a la vista.

En esta base se hicieron algunos informes solo para algunas tablas principales,
pero tambin hay informes para exponer la informacin de algunas consultas para
tablas individuales y para consultas entre dos tablas.

Es mucho ms beneficioso hacer informes sobre las consultas porque as se


puede imprimir y obtener informacin ms detallada y especifica.

En la imagen que viene luego, se muestra un informe hecho de una consulta entre
productos y ventas. En donde los datos se ven estructurados, y al imprimir el
administrador tendr la informacin relacionada al producto y a la venta. En este
informe el administrador podr ver quin es el proveedor el producto, que producto
es, cuanto se ha vendido, el valor unitario y a que seccin pertenece el producto, y
en cuanto a la informacin sobre la venta, se puede observar el cdigo y la fecha
de la venta.
Ilustracin 5. Informe BD.

Interfaz de Usuario.

Para una persona que no conoce sobre diseo de base de datos se le puede
hacer muy difcil ingresar a una para poder hacer una consulta, ingresar algn
nuevo registro o bien imprimir un informe, es por esto que se cre un formulario de
inicio, llamado interfaz de usuario.
Ilustracin 6. Interfaz de Usuario BD.

Esta interfaz creada le permite al administrador o algn vendedor manipular


registros en la base, lo que tambin da un nivel de seguridad en que las relaciones
u otro diseo establecido no sern adulterados.

Se pueden observar 5 botones, el primero, la X roja es un claro botn para cerrar


la interfaz, y luego est el botn para abrir el formulario clientes, el de productos,
de proveedores y de ventas. Al apretar en uno de esas aparecer un formulario
descrito anteriormente en donde el usuario podr agregar o eliminar algn registro
segn estime conveniente.

El diseo de la interfaz se eligi preferentemente sencillo, para en la simpleza de


la base de datos poder cumplir con los objetivos propuestos, de una manera
eficiente.
Conclusiones.

Se pudo implementar la Base de Datos en el Minimarket Boca Lebu, que


significo una reduccin en la cantidad de papeles del negocio y reduccin de
la cantidad de tiempo de atencin a clientes.

El impacto de la implementacin de la Base de Datos fue positivo,


incrementando la satisfaccin tanto de los clientes del negocio como de la
misma duea.