Responsable: Controlador de Informacin Documentada

Cdigo: SIG-IN-P-01 Pgina: 1 de 9

Procedimiento para: Creacin, Revisin: 1
Actualizacin y Control de la Referencia
Informacin Documentada ISO 9001:2015: 7.5 Emisin:
ISO 14001:2015: 7.5 Diciembre de
ISO 50001:2011 4.5.4.2, 4.6.5 2016
OHSAS 18001:2007: 4.4.5, 4.5.4

I. OBJETIVO
Proporcionar las instrucciones para la Creacin, Actualizacin y Control de la Informacin Documentada
eficaz y eficiente, proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos del Sistema Integrado de
Gestin.

II. ALCANCE
El procedimiento aplica para toda la informacin documentada del Sistema Integrado de Gestin

III. POLTICAS
SOBRE LA INFORMACIN DOCUMENTADA

La informacin documentada SOBRE LA INFORMACIN DOCUMENTADA DETERMINADA

a) Las requeridas por stas normas como necesarias para dar evidencia de su cumplimiento;
b) La informacin documentada que la organizacin determina como necesaria para la eficacia del Sistema
Integrado de Gestin
SOBRE LA CREACIN Y ACTUALIZACIN

Al crear y actualizar la informacin documentada, la organizacin debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) La identificacin y descripcin (por ejemplo, ttulo, fecha, autor o nmero de referencia);
b) Los verbos debern ser escritos en infinitivo en la descripcin del procedimiento.
c) El formato (por ejemplo, idioma, versin del software, grficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel,
electrnico);
d) La revisin y aprobacin con respecto a la conveniencia y adecuacin.

Elabor Revis Autoriz

Puesto Controlador de Documentos Representante de Direccin Director

Fecha 12 de Diciembre de 2016 13 de Diciembre de 2016 14 de Diciembre 2016

Nombre
y firma M.I.I Diana Karely Zazueta LAE. Itzel Gpe. Uras Ramrez Ing. Jos Guillermo Crdenas
Robles Lpez

ELABOR REVIS AUTORIZ

VER 1.0 Control de la informacin documentada Pgina 1 de 9
D.K.Z.R./ 12-12-2016 I.G.U.R/ 13-12-2016 J.G.C.L/ 14-12-2016
 Responsable: Controlador de Informacin Documentada
Cdigo: SIG-IN-P-01 Pgina: 2 de 9
Procedimiento para: Creacin, Revisin: 1
Actualizacin y Control de la Referencia
Informacin Documentada ISO 9001:2015: 7.5 Emisin:
ISO 14001:2015: 7.5 Diciembre de
ISO 50001:2011 4.5.4.2, 4.6.5 2016
OHSAS 18001:2007: 4.4.5, 4.5.4

Tipo de documento Requerimientos mnimos

Cdigo, ttulo, nombre y firmas de las funciones que
elaboraron, revisaron y autorizaron, no. de revisin, fecha de
Procedimientos revisin y nmero de pginas.
Utilizar SIG-WW-P-YY-ZZ
Cdigo, ttulo, nombre y firmas de las funciones que
elaboraron, revisaron y autorizaron, no. de revisin, fecha de
Instrucciones de trabajo revisin y nmero de pginas.
Utilizar SIG-WW-IT-YY-ZZ
Cdigo, ttulo, nombre y firmas de las funciones que
elaboraron, revisaron y autorizaron, no. de revisin, fecha de
Matrices revisin y nmero de pginas.
Utilizar SIG-WW-MA-YY-ZZ
Cdigo, ttulo, nombre y firmas de las funciones que
elaboraron, revisaron y autorizaron, no. de revisin, fecha de
Catlogos, tablas, listas revisin y nmero de pginas.
Utilizar SIG-WW-AX-YY-ZZ
Cdigo, ttulo, nombre y firmas de las funciones que
Formatos y elaboraron, revisaron y autorizaron, no. de revisin, fecha de
Formatos electrnicos revisin y nmero de pginas.
(Informacin Documentada)
Utilizar SIG-WW-FO-YY-ZZ
Externos Sello de documento externo controlado (slo en copias).

SOBRE EL CONTROL DE LA INFORMACIN DOCUMENTADA.

La informacin documentada requerida por el Sistema Integrado de Gestin se debe controlar

para asegurarse de que:

a) Est disponible y sea idnea para su uso, donde y cuando se necesite;

b) Est protegida adecuadamente (por ejemplo, contra prdida de la confidencialidad, uso inadecuado o
prdida de integridad).

Para el control de la informacin documentada, la organizacin debe abordar las siguientes

actividades:

a) La distribucin de la informacin documentada ser de forma fsica a cada uno de los responsables de
los procesos;
b) El acceso, recuperacin y uso, ser administrada a travs del portal institucional;
c) Almacenamiento y preservacin, incluida la preservacin de la legibilidad se dar en cada una de las
reas de desempeo correspondiente segn el numeral 7 de cada uno de los procedimientos, y en el
caso de procedimientos no documentados sta se encontrara determinada por el lineamiento operativo

ELABOR REVIS AUTORIZ

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D.K.Z.R./ 12-12-2016 I.G.U.R/ 13-12-2016 J.G.C.L/ 14-12-2016
 Responsable: Controlador de Informacin Documentada
Cdigo: SIG-IN-P-01 Pgina: 3 de 9
Procedimiento para: Creacin, Revisin: 1
Actualizacin y Control de la Referencia
Informacin Documentada ISO 9001:2015: 7.5 Emisin:
ISO 14001:2015: 7.5 Diciembre de
ISO 50001:2011 4.5.4.2, 4.6.5 2016
OHSAS 18001:2007: 4.4.5, 4.5.4

vigente;
d) Control de cambios (por ejemplo, control de la revisin) se realizar conforme al presente
procedimiento;
e) Conservacin y disposicin

Niveles de control y autorizaciones de la informacin documentada

Tipo de informacin Autorizacin

Responsable de controlarlo Forma de controlar el documento
documentada del documento

Controlador de la informacin Lista Maestra de Informacin Documentada

Interna SIG-IN-F-01-01 Subdirector del
Manuales documentada / Coordinadores del
rea
SIG Publicacin en portal de la Institucin

Controlador de la informacin Lista Maestra de Informacin Documentada

Procedimientos documentada / representante de la Interna SIG-IN-F-01-01 Director
direccin Publicacin en portal de la Institucin

Controlador de la informacin Lista Maestra de Informacin Documentada

Instrucciones de Interna SIG-IN-F-01-01
documentada / representante de la No aplica
trabajo
direccin Publicacin en portal de la Institucin

Lista Maestra de Informacin Documentada

Interna SIG-IN-F-01-01 Subdirector del
Catlogos Responsable de cada rea
rea
Publicacin en portal de la Institucin

Lista Maestra de Informacin Documentada

Tablas y listas Responsable de cada rea Interna SIG-IN-F-01-01 No aplica
Publicacin en portal de la Institucin

Lista Maestra de Informacin Documentada

Planes de calidad Responsable de cada rea Interna SIG-IN-F-01-01 No aplica
Publicacin en portal de la Institucin

Controlador de la informacin Lista Maestra de Informacin Documentada

Formatos documentada / representante de la Interna SIG-IN-F-01-01 Jefe del rea
direccin Publicacin en portal de la Institucin

Controlador de la informacin Lista Maestra de Informacin Documentada

Documentos de Origen Externos SIG-IN-F-01-02
documentada / representante de la No aplica
externos
direccin

1. La informacin documentada se utilizar para documentar la trazabilidad y para proporcionar

evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.
2. La proteccin y confiabilidad de la informacin documentada son responsabilidad de las reas
que los resguardan.
ELABOR REVIS AUTORIZ
VER 1.0 Control de la informacin documentada Pgina 3 de 9
D.K.Z.R./ 12-12-2016 I.G.U.R/ 13-12-2016 J.G.C.L/ 14-12-2016
 Responsable: Controlador de Informacin Documentada
Cdigo: SIG-IN-P-01 Pgina: 4 de 9
Procedimiento para: Creacin, Revisin: 1
Actualizacin y Control de la Referencia
Informacin Documentada ISO 9001:2015: 7.5 Emisin:
ISO 14001:2015: 7.5 Diciembre de
ISO 50001:2011 4.5.4.2, 4.6.5 2016
OHSAS 18001:2007: 4.4.5, 4.5.4

3. La generacin, uso y control de la informacin documentada, se evaluar con respecto a la

eficacia y eficiencia del SIG.
4. El cruce o el acceso a la informacin documentada ser autorizado por el representante de la
direccin, el controlador de la informacin documentada y el responsable del rea.
5. Cuando termine el tiempo de conservacin de la informacin documentada, se enviar al
archivo muerto.
6. El tiempo de resguardo de la informacin documentada ser conforme los lineamientos y
reglamentos del SIG.

Autorizacin de la informacin documentada.

Toda informacin documentada impresa a excepcin del original se considera documento no

controlado.

Revisin y cambios a la informacin documentada

Los cambios de firmas de responsables no genera cambio de revisin.
En caso de cambio de responsable, la fecha de aplicacin e implementacin no sufrir modificacin.
Es responsabilidad del controlador de la informacin documentada coordinar la capacitacin del
personal que se ha designado a la operacin de procedimiento y/o actividades derivadas de cambio
de responsable.
El personal de la organizacin que considere necesario realizar un cambio a un documento, debe
hacer uso de la Solicitud de cambios y/o modificacin y/o elaboracin, publicacin y difusin. SIG-IN-
F-01-03 para determinar la pertinencia de realizar los cambios.
Toda la informacin documentada que sea actualizada deber ser difundida a todas las personas que
participan en el desarrollo del proceso involucrado.
Al sufrir un cambio cualquier tipo de informacin documentada se deber registrar con la Solicitud de
cambios y/o modificacin y/o elaboracin, publicacin y difusin. SIG-IN-F-01-03.

Difusin a la informacin documentada

Se considera vlida cualquier forma de difusin que cumpla con el siguiente objetivo:

Que las personas que participan en el proceso conozcan y dominen la manera en que se llevarn a
cabo las actividades y responsabilidades establecidas en la informacin documentada.
Toda la informacin documentada elaborada debe ser difundida a las personas que participan en su
ejecucin.
La informacin documentada ser difundida a travs del portal institucional
http://itculiacan.edu.mx/sistema-integrado-de-gestion/procesos-estrategicos/ y a travs de correo
electrnico institucional a los involucrados en el proceso.

Conservacin de la informacin documentada en los lugares de uso.

Al responsable de rea le corresponde asegurarse que:

La ltima versin de la informacin documentada aplicable se encuentra disponible en el portal

institucional en el apartado http://itculiacan.edu.mx/sistema-integrado-de-gestion/procesos-
estrategicos/ .
La informacin documentada permanece legible y fcilmente identificable.
Prevenir el uso no intencionado de informacin documentada obsoleta.
ELABOR REVIS AUTORIZ
VER 1.0 Control de la informacin documentada Pgina 4 de 9
D.K.Z.R./ 12-12-2016 I.G.U.R/ 13-12-2016 J.G.C.L/ 14-12-2016
 Responsable: Controlador de Informacin Documentada
Cdigo: SIG-IN-P-01 Pgina: 5 de 9
Procedimiento para: Creacin, Revisin: 1
Actualizacin y Control de la Referencia
Informacin Documentada ISO 9001:2015: 7.5 Emisin:
ISO 14001:2015: 7.5 Diciembre de
ISO 50001:2011 4.5.4.2, 4.6.5 2016
OHSAS 18001:2007: 4.4.5, 4.5.4

Asegurarse de la pertinencia y eficacia de la informacin documentada.

Documentos de origen externo.

En el caso de la informacin documentada de ORIGEN EXTERNO se debe de registrar en la Lista
Maestra de Informacin Documentada de Origen Externo SIG-IN-F-01-02.
La informacin documentada de origen externo incluyen los medios electrnicos y se registra de igual
manera en la lista maestra de Informacin Documentada de Origen Externo SIG-IN-F-01-02.

IV. DIAGRAMA DEL PROCESO

COORDINADOR DE CALIDAD Y/O
COORDINADOR AMBIENTAL Y/O
COORDINADOR DE SEGURIDAD Y DIRECTOR O SUBDIRECTOR DEL
REAS QUE ELABORAN
SALUD EN EL TRABAJO, Y REA
CONTROLADOR DE LA
INFORMACIN DOCUMENTADA

Elaboran informacin
1 documentada
y/o hacen cambios

2 Reciben, analizan y verifican

la informacin documentada

NO
3 Cumple
requisitos

SI

Codifican y procesan
4
informacin documentada

5 Autoriza informacin
documentada

Coordina difusin de la
informacin documentada
6

Opera y archiva
7 Informacin documentada Integran al archivo y
distribuye informacin

ELABOR REVIS AUTORIZ

VER 1.0 Control de la informacin documentada Pgina 5 de 9
D.K.Z.R./ 12-12-2016 I.G.U.R/ 13-12-2016 J.G.C.L/ 14-12-2016
 Responsable: Controlador de Informacin Documentada
Cdigo: SIG-IN-P-01 Pgina: 6 de 9
Procedimiento para: Creacin, Revisin: 1
Actualizacin y Control de la Referencia
Informacin Documentada ISO 9001:2015: 7.5 Emisin:
ISO 14001:2015: 7.5 Diciembre de
ISO 50001:2011 4.5.4.2, 4.6.5 2016
OHSAS 18001:2007: 4.4.5, 4.5.4

V. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

SECUENCIA RESPONSABLES ACTIVIDADES CUANDO
1 reas que elaboran Generan o actualizan la informacin documentada, de Al momento
acuerdo al seguimiento del SIG y que sean congruentes con de realizarlo
los objetivos.

Pasos para la creacin y Actualizacin:

Analizar y revisar sistemticamente la informacin
documentada, tanto de formato como de contenido.
Asignar ttulo del procedimiento.
Escribir el nombre del puesto responsable.
Definir objetivo y alcance del procedimiento.
Asignar nombre y puesto de la persona que elabora, revisa y
autoriza.
Elaborar diagrama de proceso.
Una vez terminado el diagrama de proceso describir polticas
de operacin.
Describir el procedimiento, explicando el detalle de la
actividad: quin, cmo, dnde, cundo, qu.
En glosario agregar palabras que necesitan definicin.
En caso necesario, elaborar y/o adecuar registros,
documentos e instrucciones de trabajo.
Llenar apartado de documentos de referencia.
Llenar cuadro de registros.
Si no es un procedimiento atiende la tabla 1 de
requerimientos
Documento actualizado.
Si es un documento que presente cambio deber
identificarse el cambio con base a la Solicitud de cambios
y/o modificacin y/o elaboracin, publicacin y difusin
SIG-IN-F-1-3 y pasar a la secuencia 4.
Documentos externos
En el caso de la informacin documentada de origen
externo pasaran a la secuencia 4.
2 Controlador de la Recibir, analizar y verificar que la informacin documentada
informacin documentada cumplan los requisitos.
y RD Los requisitos son los siguientes: Al trmino de
la elaboracin
Asignar nmero de cdigo para el documento, el cual est
constituido de acuerdo a lo siguiente:
Todos los documentos, datos y formatos del sistema de
calidad poseen un cdigo del tipo: SIG-WW-XX-YY-ZZ
WW = Norma(s) aplicables, XX= Tipo de Documento, YY=
Numero del Procedimiento ZZ= no. Consecutivo de formato
o instructivo de trabajo o matriz o tabla, etc.
Ej: SIG-IN-P-01, SIG-IN-F-01-01
Casos especiales:
Para el caso de los manuales que agrupan instrucciones o
especificaciones, se controla el manual como un todo, y por
tanto se codifica como M.
Ejemplo: SIG-IN-M-01 M Manual de Calidad: es un manual
que encierra todas las acciones del SIG.
Rechazar o aceptar la informacin documentada, en este
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VER 1.0 Control de la informacin documentada Pgina 6 de 9
D.K.Z.R./ 12-12-2016 I.G.U.R/ 13-12-2016 J.G.C.L/ 14-12-2016
 Responsable: Controlador de Informacin Documentada
Cdigo: SIG-IN-P-01 Pgina: 7 de 9
Procedimiento para: Creacin, Revisin: 1
Actualizacin y Control de la Referencia
Informacin Documentada ISO 9001:2015: 7.5 Emisin:
ISO 14001:2015: 7.5 Diciembre de
ISO 50001:2011 4.5.4.2, 4.6.5 2016
OHSAS 18001:2007: 4.4.5, 4.5.4

3 caso retroalimentar al elaborador de la informacin

documentada del motivo por el cual no se acepta.

4 Controlador de la Asignar smbolos y/o nmeros que faciliten el control y Al trmino de

informacin documentada respaldo de informacin. la elaboracin
Registrar la informacin documentada en la lista maestra de
Control de Informacin Documentada internos SIG-IN-F-01-
01.
Informacin Documentada modificada.
Se revisa que cumpla con los requisitos estipulados, pasa a
autorizacin que corresponda segn la tabla de niveles de control
y autorizaciones de informacin documentada.
Informacin Documentada de origen externo
Se registra en la lista maestra de documento externo SIG-IN-
F-01-02 y pasa a la secuencia 6.
5 Jefe Aprobar informacin documentada y firmar de autorizado. En No aplica
caso de procedimientos, manuales, reglamentos.
Responsable del rea Autoriza la informacin documentada necesaria para la
operacin, como se describe en el apartado IV de la poltica
de autorizacin de informacin documentada.
6 Controlador de la Coordinar difusin de documentos. No aplica
informacin documentada

Distribuir la informacin documentada para establecer y No aplica

cumplir las estrategias y los objetivos del SIG.
Distribucin de la informacin documentada
Controlar la distribucin de informacin documentada.
Almacenar la informacin en computadora y forma impresa, a
travs de diferentes archivos con nomenclatura y cdigos
para tal efecto, asegurando la proteccin y confiabilidad de la
Controlador de la misma.
informacin documentada Sustitucin de informacin documentada obsoleta:
7 Una vez realizada una nueva versin de la informacin
documentada, se debe retirar la revisin anterior, se sellar y
se conservar en el archivo del Controlador de la Informacin
Documentada previo sello de DOCUMENTO OBSOLETO, y
si existiera otra versin anterior de la informacin
documentada en el archivo del controlador de la informacin
documentada, ste debe ser retirado y destruido.
Archivar e Integrar al SIG.

Responsable del rea Opera y archiva

ELABOR REVIS AUTORIZ

VER 1.0 Control de la informacin documentada Pgina 7 de 9
D.K.Z.R./ 12-12-2016 I.G.U.R/ 13-12-2016 J.G.C.L/ 14-12-2016
 Responsable: Controlador de Informacin Documentada
Cdigo: SIG-IN-P-01 Pgina: 8 de 9
Procedimiento para: Creacin, Revisin: 1
Actualizacin y Control de la Referencia
Informacin Documentada ISO 9001:2015: 7.5 Emisin:
ISO 14001:2015: 7.5 Diciembre de
ISO 50001:2011 4.5.4.2, 4.6.5 2016
OHSAS 18001:2007: 4.4.5, 4.5.4

CDIGOS DE IDENTIFICACIN

Tipo de documento Norma Aplicable

CT=Catlogos IN = Integrado Totalmente

D=Documento AM = ISO 14001:2015
F=Formato EN = ISO 50001:2011
FE= Formato Electrnico CA = ISO 9001:2015
IT=Instructivo de Trabajo SE = OHSAS 18001:2007 E ISO 50001:2011
M=Manual SA = OHSAS 18001:2007 E ISO 14001:2015
MI=Manual del Sistema Integrado de Gestin SAE = ISO 14001:2015, OHSAS 18001:2007 E ISO
P=Procedimientos 50001:2011
PC=Plan de Calidad
PRC= Plan Rector de Calidad
PG=Programa
SR=Sin Procedimiento de Referencia

VI. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CDIGO TTULO TIPO DE DOCUMENTO

VII. CONSERVACIN DE LA INFORMACIN DOCUMENTADA

INFORMACIN TIEMPO DE RESPONSABLE DE LUGAR DE
CDIGO
DOCUMENTADA CONSERVACIN CONSERVARLO ALMACENAMIENTO
Lista Maestra de Archivo en oficina
Controlador de la
SIG-IN-F-01-01 Informacin Permanente Controlador de la
Informacin Documentada
Documentada Interna Informacin Documentada
Lista Maestra de Archivo en oficina
Controlador de la
SIG-IN-F-01-02 Informacin Permanente Controlador de la
Informacin Documentada
Documentada Externa Informacin Documentada
Solicitud de cambios
El tiempo que est Archivo en oficina
y/o modificacin y/o Controlador de la
SIG-IN-F-01-03 vigente el Controlador de la
elaboracin, publicacin Informacin Documentada
documento Informacin Documentada
y difusin.
SIG-IN-F-01-04 Distribucin de El tiempo que est Controlador de la Archivo en oficina
documentos y copias vigente el Informacin Documentada Controlador de la
controladas documento Informacin Documentada
SIG-IN-F-01-05 Comunicacin y El tiempo que est Controlador de la Archivo en oficina
conocimiento de la vigente el Informacin Documentada Controlador de la
organizacin documento Informacin Documentada

VIII. GLOSARIO
TRMINO DEFINICIN

Control de la Uso y manejo de documentos, con respecto a la eficacia y eficiencia de la organizacin, contemplando la
informacin funcionalidad (velocidad de procesamiento), facilidad de uso, recursos necesarios, congruencia con la
documentada poltica y objetivos institucionales; requisitos e interaccin con las partes interesadas del proceso.

Informacin
Informacin que una organizacin tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene.
documentada

ELABOR REVIS AUTORIZ

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D.K.Z.R./ 12-12-2016 I.G.U.R/ 13-12-2016 J.G.C.L/ 14-12-2016
 Responsable: Controlador de Informacin Documentada
Cdigo: SIG-IN-P-01 Pgina: 9 de 9
Procedimiento para: Creacin, Revisin: 1
Actualizacin y Control de la Referencia
Informacin Documentada ISO 9001:2015: 7.5 Emisin:
ISO 14001:2015: 7.5 Diciembre de
ISO 50001:2011 4.5.4.2, 4.6.5 2016
OHSAS 18001:2007: 4.4.5, 4.5.4

Informacin Datos que poseen significado.

Medio de soporte Es la forma en que se presenta o almacena el documento: papel, disco magntico, ptico o elctrico,
de un documento fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos.

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de
Proceso
entrada en resultados.

Requisito Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria (habitual o comn).

Sistema Integrado Sistema para establecer la poltica y objetivos que permitan dirigir y controlar una organizacin con
de Gestin respecto a la calidad.
Informacin y el medio en el que est contenida.
Documento
EJEMPLO Registro especificacin documento de procedimiento, plano, informe, norma.

Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas.

Procedimiento Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.

IX. CONTROL DE CAMBIOS

NMERO DE FECHA DE
DESCRIPCIN DEL CAMBIO
REVISIN ACTUALIZACIN
1 12 de Diciembre de 2016 Actualizacin de Norma

ELABOR REVIS AUTORIZ

VER 1.0 Control de la informacin documentada Pgina 9 de 9
D.K.Z.R./ 12-12-2016 I.G.U.R/ 13-12-2016 J.G.C.L/ 14-12-2016