Pinar Ane2016vf

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
AGENCIA NACIONAL DEL ESPECTRO - ANE
VIGENCIA 2016 2017
BOGOT D. C., Agosto - 2016
1
Calle 93 # 17-45, Pisos 4
Telfono: (57+1) 6000030 / Fax: (57+1) 6000090
Cdigo postal: 110221
Bogot Colombia
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Proyectado y Elaborado por: Siscorp de Colombia

AGENCIA NACIONAL DEL ESPECTRO - ANE
SUBDIRECCIN DE SOPORTE INSTITUCIONAL
Plan Institucional de Archivos PINAR
1. Introduccin
La Agencia Nacional del Espectro en cumplimiento del Decreto 1080 de 2015, artculo
2.8.2.5.8 Instrumentos Archivsticos, ha previsto para la vigencia 2016 y 2017 como una
de sus estrategias fundamentales, implementar el Plan Institucional de Archivos PINAR,
teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en el diagnstico integral
de archivos y los factores crticos sealados como oportunidades de mejora segn
hallazgos de rganos de control y vigilancia.
Para tal efecto se han contemplado objetivos y metas que con la debida apropiacin de
recursos, minimicen los riesgos que actualmente se tienen para la oportuna atencin de
requerimientos de usuarios internos y externos, y las condiciones adecuadas para la
preservacin del patrimonio documental.
2. Contexto Estratgico
El contexto estratgico que da soporte y en el que se basa el PINAR es:
2.1 Misin
Realizar la planeacin, atribucin, vigilancia y control del Espectro Radioelctrico en

Colombia, as como brindar la asesora tcnica para la gestin eficiente del mismo y
fomentar su conocimiento.
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2.2 Visin
En el 2018, la ANE ser reconocida como una entidad especializada e innovadora para la
consecucin de espectro en banda ancha, la aplicacin de nuevas tecnologas para un
sistema moderno de gestin, vigilancia y control y la formacin de la comunidad en temas
de espectro
2.3 Principios Corporativos
Los principios que rigen nuestra organizacin son:
Transparencia: Actuamos con rectitud, honestidad, comunicamos lo que hacemos y

facilitamos el acceso a la informacin. Hacemos uso adecuado y ptimo de los
recursos.
Autocontrol: Controlamos nuestro trabajo, detectando desviaciones y efectuando
correctivos, lo que evidencia que el autocontrol es inherente a nuestras actuaciones,
decisiones y a las tareas de todos.
Calidad: Satisfacemos las necesidades y expectativas de nuestros clientes;

promovemos el mejoramiento continuo a travs del trabajo basado en procesos y el
cumplimiento de las normas.
2.4. Valores Corporativos:
A continuacin, se presenta la relacin de valores asociados que contribuyen al
cumplimiento de nuestros principios:
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PRINCIPIO VALOR ASOCIADO

Honestidad
Transparencia Comunicacin efectiva
Integridad
Equidad
Coherencia
Autocontrol Compromiso y responsabilidad
Disciplina
Calidad Actitud de servicio
Liderazgo
Experticia
Innovacin
2.4.1. VALORES DIFERENCIADORES
La ANE promueve en sus colaboradores los siguientes valores:
Liderazgo: Tenemos la capacidad de tomar la iniciativa, convocar, promover,

incentivar, inspirar, influir y motivar a los grupos involucrados en nuestras actividades,
ejecutando los proyectos de forma eficaz y eficiente, para as alcanzar los objetivos
planteados.
Experticia: nuestros colaboradores conocen, entienden y tienen experiencia los
temas de competencia de la ANE, lo que contribuye a generar valor en el desarrollo
de proyectos y actividades continuas.
Innovacin: Nos esforzamos por mantener una mentalidad crtica y abierta al
cambio, estando atentos a todo lo que ocurre a nuestro alrededor y dispuestos al
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cambio, con el fin de convertir las ideas y el conocimiento en procesos nuevos o

mejorados para satisfacer a nuestros clientes internos y externos de manera eficiente.
Compromiso y responsabilidad: Cada uno de los colaboradores de la ANE, cumple
de manera efectiva con sus obligaciones, poniendo su conocimiento, inters y
energas en ello. Actuamos en pos de alcanzar objetivos por encima de lo que se
espera. Cada funcionario siente como propios los objetivos y resultados esperados
por la entidad.
2.4.2. VALORES INTRNSECOS A LA ENTIDAD
Como parte del trabajo diario cada uno de los colabores tiene los siguientes valores
diferenciales:
Honestidad: Trabajamos con la verdad y la justicia, somos autnticos en lo que

hacemos, demostrado a travs de la actitud, comportamientos y decisiones de
nuestro diario vivir.
Comunicacin Efectiva: Somos claros y explcitos cuando entregamos informacin,
enfocamos el dialogo en doble direccin lo que nos permite validar la comprensin
del mensaje.
Integridad: Enfocamos nuestro trabajo en la tica, moralidad y rectitud; generamos
confianza en nuestras acciones diarias a travs de la conviccin y el ejemplo.
Equidad: Generamos igualdad en condiciones y oportunidades para nuestro
personal, promovemos la objetividad y justicia en el actuar, lo que nos consolida
como una entidad abierta a nuevas ideas y alternativas.
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Coherencia: Actuamos de acuerdo con una lnea personal que gua lo que
pensamos, hablamos y actuamos. Este valor nos hace ser personas de una sola
pieza, actuando siempre de acuerdo con nuestros principios.
Disciplina: Todos los colaboradores de la entidad hacen lo que se debe hacer, en el
momento indicado, cumpliendo siempre la palabra para lograr un objetivo.
Desarrollan la capacidad de ejercer control sobre sus deseos, carcter, emociones,
lenguaje y actitudes, para conseguir las metas que se trazado, convencidos del
objetivo final.
Actitud de servicio: Todos los colaboradores realizan las tareas asignadas con
disposicin e inters, valorando, aceptando y respetando las ideas propias y las de
los dems. De esta forma, servimos y atendemos a nuestros clientes internos y
externos con amabilidad, agilidad, escuchndolos y brindndoles informacin exacta
para satisfacer sus necesidades de forma eficaz.
2.5 Polticas de Calidad.
La Agencia Nacional del Espectro orienta sus iniciativas y procesos al mejoramiento

continuo, para garantizar la eficacia, eficiencia y efectividad en la asesora tcnica al
Ministerio TIC para la gestin del espectro radioelctrico y la vigilancia y control de su uso,
con un equipo de personas altamente calificadas y comprometidas con el plan de
desarrollo administrativo, el plan de desarrollo sectorial, el plan estratgico de la Entidad.
2.5.1 Objetivos de la Calidad.
Disponibilidad de espectro
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Gestin del conocimiento e innovacin
Uso legal de espectro
Transformacin y aprendizaje organizacional
Garantizar el mantenimiento y mejoramiento continuo de la Entidad.
2.6 Identificacin de los Aspectos Crticos
Aspectos Crticos Riesgos

Los archivos de gestin se encuentran NO aplicacin de TRD aprobadas por AGN.
desorganizados. NO conformacin de series y subseries
documentales segn TRD aprobadas.
NO integridad de todos los documentos en
cada expediente de archivo (serie y subserie
documental).
Dependencias sin inventario documental para
atender consultas y prstamos.
Duplicidad de informacin.
Documentos de apoyo sin identificar.
Glosas de entes de control.
Sanciones por visitas de inspeccin y vigilancia
del AGN.
Recepcin de Transferencias Primarias sin
cumplimiento de requisitos.
Insuficiencia de espacios para custodia Perdida del patrimonio documental
de los archivos de gestin y archivo Desorganizacin de los archivos y prdida de
central informacin
Inoportuna atencin a requerimientos de
ciudadanos y entes de control
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Los procedimientos de gestin Desconocimiento de procesos y procedimientos

documental no estn formulados de gestin documental
Glosas de entes de control
La gestin documental no est relacionada con
el Sistema de Gestin de Calidad
Prdida de expedientes prestados
Eliminacin de documentos a criterio de
funcionarios
Traslado de archivos al depsito (archivo
central) sin cumplimiento del Acuerdo 042 de
2002
ANE no tiene articulada la gestin Desconocimiento en aplicacin de la poltica y
documental con la gestin del cambio. los procedimientos de gestin documental.
Los funcionarios y contratistas no cuentan con
formacin en temas de gestin documental.
NO contar con un funcionario de planta
responsable de la gestin documental en ANE.
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Priorizacin de Aspectos Crticos
EJES ARTICULADORES
Administraci Acceso a la Preservacin Aspectos Fortalecimient

Aspecto Crtico n de Archivo Informaci de la Tecnolgicos y o y TOTAL
n Informacin de Seguridad Articulacin
Los archivos de
gestin se
7 6 6 6 7 32
encuentran
desorganizados.
Insuficiencia de
espacios para
custodia de los 6 5 6 5 6 28
archivos de gestin y
archivo central.
Los procedimientos
de gestin
6 6 6 5 6 29
documental no estn
formulados.
ANE no tiene
articulada la gestin
6 5 6 7 7 31
documental con la
gestin del cambio.
TOTAL
25 22 24 23 26
Tabla 2. Priorizacin de aspectos
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3. Formulacin de la Visin Estratgica
Para la formulacin de la visin estratgica, la Agencia tomo como punto de partida los
aspectos crticos y ejes articuladores con mayor sumatoria de impacto.
Aspectos Crticos de Mayor a Menor Valor
Aspectos Crticos Valor Ejes Articuladores Valor

Los archivos de gestin se 32 Fortalecimiento y articulacin 26
encuentran desorganizados
ANE no tiene articulada la Administracin de archivo
gestin documental con la 31 25
gestin del cambio
Los procedimientos de gestin 29 Preservacin de la informacin 24
documental no estn
formulados.
Insuficiencia de espacios para Aspectos tecnolgicos y de
custodia de los archivos de 28 seguridad 23
gestin y archivo central
Acceso a la informacin 22
3.1 Visin Estratgica del Plan Institucional de Archivos PINAR
La Agencia Nacional del Espectro ANE garantizar la preservacin de la informacin en

cualquier soporte, la administracin de los archivos y el acceso a la informacin; con miras
a mejorar las Tablas de Retencin Documental; organizar tcnicamente los archivos de
gestin y archivo central en espacios adecuados para la custodia y consulta de esta
documentacin que conforma la memoria de la Agencia.
3.2 Objetivos
Los objetivos establecidos para cumplir con la visin estratgica del PINAR son:
1. Ajustar segn concepto tcnico las TRD y enviarlas nuevamente al AGN para
proceso de evaluacin y convalidacin.
2. Levantar los inventarios en los archivos de gestin y elaborar el Manual de
Archivo.

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3. Elaborar, aprobar y publicar los instrumentos archivsticos segn normatividad
vigente.
4. Formular y/o actualizar los procedimientos de gestin documental.
5. Disear e implementar el Sistema Integrado de Conservacin - SIC
6. Capacitar a todo el personal de ANE en temas de gestin documental.
7. Dotar espacios y mobiliario para almacenamiento de archivos.
3.3 Formulacin de Objetivos
Para la formulacin de objetivos, se tomaron como base los aspectos crticos y ejes
articuladores incluidos en la Visin Estratgica, con el siguiente resultado:
Aspectos Crticos/ Ejes Objetivos

Articuladores
Ajustar las TRD y presentarlas al AGN para
Los archivos de gestin se encuentran proceso de evaluacin y convalidacin
desorganizados Elaboracin de instrumentos archivsticos para los
archivos de gestin (Inventarios, PGD y PINAR)
Acceso a la informacin Disear o adquirir e implementar una solucin
informtica que administre el sistema de gestin
documental
Elaborar el instrumento archivstico Tablas de
Control de Acceso
Insuficiencia de espacios para custodia Adecuar espacios suficientes para almacenar los
de los archivos de gestin y central archivos de gestin y archivo central
Aspectos tecnolgicos y de seguridad Formular la poltica de proteccin de datos a nivel
interno y con terceros
Determinar herramientas tecnolgicas que
respalden el uso, seguridad, accesibilidad,
integridad y autenticidad de la informacin de
ANE
Preservacin de la Informacin Implementar el Sistema Integrado de
Conservacin SIC (Acuerdo 006 de 2014)
Establecer esquemas de migracin y conversin
normalizados en documentos electrnicos
ANE no tiene articulada la gestin Articular la gestin documental con el Sistema de
documental con la gestin del cambio Gestin de Calidad

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Identificar roles y responsabilidades del personal
y las dependencias frente a los documentos que
generan y tramitan
Los procedimientos e instructivos de Actualizar los procedimientos e instructivos en el
gestin documental deben ser Sistema de Gestin de Calidad
elaborados o actualizados Establecer flujos de documentos en cada proceso
y procedimiento de gestin documental
Fortalecimiento y articulacin Comprometer a la Alta Direccin con el desarrollo
de la funcin archivstica
Asignar presupuesto adecuado para atender las
necesidades documentales y de archivo

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3. 4 Formulacin de Planes, Programas y Proyectos
A partir de lo anterior, ANE identific los planes y proyectos asociados a los objetivos
obteniendo la siguiente informacin:
Aspectos Crticos/ Ejes Objetivos Planes, Programas y

Articuladores Proyectos Asociados
Difundir, capacitar y aplicar las
TRD vigentes
Los archivos de gestin se Elaboracin de instrumentos
Programa de Gestin
encuentran archivsticos
Documental
desorganizados Elaborar y/o actualizar
procedimientos de Gestin
Documental
Mejorar la infraestructura de los
Plan Anual de
depsitos de archivos de gestin
Adquisiciones
y central
Contar con personal idneo para
Plan Anual de
el manejo de los archivos de
Adquisiciones
Administracin de archivos gestin y archivo central
Asignar presupuesto anual para
Anteproyecto de
atender las necesidades
Presupuesto
documentales y de archivo
Conformar el archivo central e Programa de Gestin
histrico de la Agencia Documental
Acceso a la informacin Elaborar el instrumento
Programa de Gestin
archivstico Tablas de Control de
Documental
Acceso
Insuficiencia de espacios Adecuar espacios suficientes
para custodia de los para almacenar los archivos de Plan Anual de
archivos de gestin y gestin Adquisiciones
central
Aspectos tecnolgicos y de Formular la poltica de proteccin
seguridad de datos a nivel interno y con Plan de Accin
terceros

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Determinar herramientas
tecnolgicas que respalden el
uso, seguridad, accesibilidad,
integridad y autenticidad de la
informacin de la Agencia
Preservacin de la Implementar el Sistema
Informacin Integrado de Conservacin - SIC
Establecer esquemas de Sistema Integrado de
migracin y conversin Conservacin
normalizados en documentos
electrnicos
ANE no tiene articulada la Articular la gestin documental
gestin documental con la con el Sistema de Gestin de
gestin del cambio Calidad - SGC
Identificar roles y Sistema de Gestin de
responsabilidades del personal y Calidad
las dependencias frente a los
documentos que generan y
tramitan
Los procedimientos e Actualizar todos los procesos y
instructivos de gestin procedimientos de Gestin
Sistema de Gestin de
documental no estn Documental
Calidad
formulados o actualizados Establecer flujos de documentos
para cada procedimiento
Fortalecimiento y Comprometer a la Alta Direccin
articulacin con el desarrollo de la funcin
archivstica
Plan de Accin
Asignar presupuesto adecuado
para atender las necesidades de
gestin documental y de archivo
El siguiente es el desarrollo del Programa de Gestin Documental:
Objetivo: Definir el conjunto de lineamientos y actividades para el desarrollo de los

diferentes procesos de Gestin Documental de conformidad con el Decreto 1080 de 2015,
artculos 2.8.2.5.10 a 2.8.2.5.15

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Alcance: Este programa involucra los procesos de planeacin, produccin, gestin y
trmite, organizacin, transferencia, disposicin de documentos, preservacin a largo
plazo y valoracin.
Responsable (s): Grupo de Gestin Tecnolgica y Sistemas
Fecha Fecha Observacione

Actividad Responsable Entregable
Inicial Final s
- PGD
Grupo de
Actualizacin Acta de
Gestin
y aprobacin 01/04/2016 30/06/2016 Comit de
Tecnolgica y
del PGD Desarrollo
Sistemas
Institucional
Grupo de
Implementac Gestin
01/07/2016 30/07/2016 - Resolucin
in PGD Tecnolgica y
Sistemas
- Planilla de
Capacitacin Grupo de asistencia a
y Gestin capacitacin
01/10/2016 30/12/2016
Seguimiento Tecnolgica y - Informes de
del PGD Sistemas seguimiento
al PGD
INDICADORES
INDICADOR INDICE SENTIDO META
Evaluacin del Dependencias 100%
PGD Capacitadas*1
00
RECURSOS
TIPO CARACTERSTICAS OBSERVACIONES
Profesional: Profesional en Sistemas de Informacin y
Documentacin o Ciencias de la Informacin o Ciencias
Recurso 1 Profesional
Administrativas con especializacin y experiencia mnima
Humano
de 3 aos en elaboracin de Instrumentos Archivsticos
segn Decreto 1080 de 2015.
Recurso Reserva Presupuestal Los recursos deben cubrir las diferentes fases de PGD.
Econmico
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El siguiente es el desarrollo del Plan de Adquisiciones de Bienes y Servicios:
Nombre: Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Servicios.
Objetivo: Proyectar la adquisicin de mobiliario, operador de correo ,insumos de archivo

(cajas, carpetas, ganchos) y contratacin de personal idneo en temas de Gestin
Documental para elaboracin y/o actualizacin de: Procedimientos, Manuales e
Instructivos, Instrumentos Archivsticos; capacitacin, y apoyo a la organizacin de
archivos de gestin de ANE.
Alcance: Este plan contempla la contratacin del recurso humano para la capacitacin,
formulacin o actualizacin de procedimientos de gestin documental, elaboracin de
instrumentos archivsticos, aplicacin de TRD, transferencias documentales, conformacin
del archivo central de la Agencia. Y la adquisicin de mobiliario e insumos de archivo.
Responsable (s): Grupo de Contratacin
Fecha Fecha Entregab Observacion

Actividad Responsable
Inicial Final le es
Formulacin
y aprobacin Grupo de
02/01/2017 30/12/2017 - Plan
del Plan de Contratacin
Compras
INDICADORES
Suministro de Personal requerido/Personal Creciente 90%
personal idneo contratado*100

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RECURSOS
Los recursos deben cubrir los costos de contratacin de
Recursos
Reserva Presupuestal personal idneo para atender los procesos de gestin
Econmicos
documental
Recurso 1 Profesionales Profesional:
Humano Profesional en: Sistemas de Informacin y
4 auxiliares Documentacin, Bibliotecologa o Ciencias de la
Informacin, Administracin de Empresas o Pblica,
Ingeniera Industrial; con experiencia relacionada mnima
de 3 aos en temas y procesos de gestin documental.
Auxiliar: Titulo de formacin Tcnica en gestin

Documental, con experiencia de 2 aos en procesos de
gestin documental.
El siguiente es el desarrollo del Anteproyecto de Presupuesto:
Nombre: Anteproyecto de Presupuesto
Objetivo: Proyectar la asignacin de recursos financieros para el desarrollo de la

gestin documental en ANE, en cumplimiento del Decreto 2482 DE 2012, Art. 4.
Alcance: Este proyecto contempla la asignacin de recursos para atender los procesos
propios del Programa de Gestin Documental PGD y actividades registradas en el
PINAR para la vigencia 2016 y 2017.
Responsable (s): Subdireccin de Soporte Institucional
Fecha Fecha
Actividad Responsable Entregable Observaciones
Inicial Final
Formulacin y
Subdireccin de -
aprobacin del
Soporte 02/01/2017 30/12/2017 Presupuesto
Presupuesto
Institucional definitivo
definitivo
Ejecucin Subdireccin de - Informe de
02/01/2017 30/12/2017
presupuestal Soporte ejecucin
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asignada a la Institucional
gestin
documental
INDICADORES
Recursos Recursos solicitados /Recursos Creciente 90%
financieros asignados*100
Gestin
Documental
RECURSOS
Recursos Los recursos deben cubrir los costos de personal,
Reserva
Econmico suministro de mobiliario e insumos para archivos y
Presupuestal
s aplicacin informtica
Profesional: Contadura Pblica, Administracin de
Recurso Empresas y/ Administracin Pblica, con experiencia
1 Profesional
Humano mnima de 2 aos en temas de contabilidad, presupuesto y
tesorera
Nota: El Programa de Gestin Documental en su numeral 6.2 Recursos Econmicos

proyecta un valor estimado para el cumplimiento de las metas de la siguiente manera.
Ao Valor (en millones)

2016 250
2017 648
El siguiente es el desarrollo del Sistema Integrado de Conservacin - SIC:
Nombre: Sistema Integrado de Conservacin SIC
Objetivo: Cumplir con la normatividad vigente referente al diseo y la implementacin

del Sistema Integrado de Conservacin (Ley 594 de 200, art. 46, Acuerdo 006 de
2014), con miras a la preservacin y conservacin de los documentos en cualquier
soporte desde la produccin hasta su disposicin final.
Alcance: Desarrollar los planes de: Conservacin Documental, y Preservacin Digital a

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Largo Plazo, adems de los programas propios del SIC tales como: sensibilizacin y
toma de conciencia, adecuacin, inspeccin y mantenimiento de instalaciones,
adquisicin, adecuacin y mantenimiento de mobiliario, monitoreo y control de
condiciones ambientales, prevencin de desastres y manejo de emergencias,
saneamiento ambiental, almacenamiento/realmacenamiento, intervenciones de
primeros auxilios para documentos.
Responsable (s): Grupo de Gestin Tecnolgica y Sistemas
Fecha Fecha Entregabl

Actividad Responsable Observaciones
Inicial Final e
Desarrollo e
Profesional en
implementacin -
Conservacin
del Sistema Document
y Restauracin 01/09/2016 30/12/2016
Integrado de o SIC y
de Bienes
Conservacin - Planes
Muebles
SIC
Profesional en
Seguimiento a - Informe
Conservacin
la de
y Restauracin 01/01/2017 30/12/2017
implementacin seguimient
de Bienes
de SIC o a Planes
Muebles
INDICADORES

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Programas de Programa formulado/programa Creciente 90%
conservacin desarrollado*100
RECURSOS
Recursos Los recursos deben cubrir los costos de
Reserva Presupuestal
Econmicos implementacin y mantenimiento del SIC
Profesional: Conservacin y Restauracin de
Bienes Muebles, con experiencia mnima de 1 ao
en formulacin y mantenimiento del Sistema
Integrado de Conservacin, plan de preservacin y
Recurso
1 Profesional conservacin de documentos fsicos y electrnicos,
Humano
programa de documentos vitales o esenciales; plan
de Conservacin Preventiva y Acciones ante riesgos
de prdida de los archivos.
El siguiente es el desarrollo del Sistema de Gestin de Calidad - SGC:
Nombre: Sistema de Gestin de Calidad - SGC.
Objetivo: Disponer de manera oportuna y suficiente, los recursos necesarios para dar
cumplimiento a la Ley 872 de 2003 y Decretos reglamentarios, a los requisitos de la
Norma Tcnica NTC-GP 1000:2009, y al direccionamiento organizacional como impulso
para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Alcance: Se enmarca en las generalidades y requisitos para establecer, documentar,

implementar y mantener un SGC establecidos en la NTC-GP 1000:2009 y normatividad
vigente.
Responsable (s): Direccin
Fecha Fecha Entregabl Observacione

Inicial Final e s
Actualizacin - Sistema
y de Gestin
Direccin 02/01/2016 30/12/2017
Mantenimient de Calidad
o del SGC - SGC
Revisin del Direccin 02/01/2016 30/12/2017 - Informe
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SGC de
Revisin
por la
Direccin
del
Sistema de
Gestin de
Calidad
INDICADORES
Estado de avance Creciente 90%
Nmero de requisitos del
en la
Subsistema implementados /
implementacin de
Nmero de requisitos del
los requisitos de
Subsistema identificados* 100
NTC-GP 1000:2009
RECURSOS
Recursos Los recursos deben cubrir los costos de implementacin y
Econmicos mantenimiento del SGC
Profesional: Ingeniera Industrial, Administracin de
Empresas y/ Administracin Pblica, con experiencia mnima
Recurso de 2 aos en formulacin de procesos y procedimientos,
1 Profesional
Humano planeacin estratgica, diseo de flujos de procesos.
El siguiente es el desarrollo del Plan de Accin:
Nombre: Plan de Accin.
Objetivo: Son los propsitos macro que quiere lograr ANE, mediante acciones
establecidas en un periodo de tiempo especfico y que orientan su gestin para alcanzar
sus objetivos estratgicos.
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Alcance: El plan de Accin define actividades tendientes al cumplimiento de los
objetivos referente al tema de archivos.
Responsable (s): Direccin
Fecha Fecha Entregabl Observacione

Inicial Final e s
Actualizacin
y
02/01/201 30/12/201
seguimiento Profesional - Plan
6 6
del Plan de
Accin
INDICADORES
Establecer el Creciente 90%
grado de
Objetivos proyectados/objetivos
cumplimiento de
alcanzados*100
los objetivos
proyectados
RECURSOS
Recursos Los recursos deben cubrir los costos de
Econmicos formulacin y seguimiento del Plan de Accin.
Profesional: Ingeniera Industrial,
Administracin de Empresas y/
Recurso
1 Profesional Administracin Pblica, con experiencia
Humano
mnima de 2 aos en formulacin de planes,
planeacin estratgica
4. Mapa de Ruta
Los planes establecidos para desarrollar el PINAR en ANE para el perodo 2016-2017 son:

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22
CORTO PLAZO
PLANES, PROGRAMAS Y
OBJETIVOS (2 AOS)
PROYECTOS ASOCIADOS
2016 2017
Ajustar las TRD y presentarlas
nuevamente al AGN para proceso de X
evaluacin y convalidacin
Elaboracin, aprobacin y publicacin
Programa de Gestin X X
de instrumentos archivsticos
Documental
Elaboracin del Manual de Archivos y
X
Correspondencia
Elaborar o actualizar procedimientos
X X
de Gestin Documental
Asignar presupuesto anual para Anteproyecto de Presupuesto
atender las necesidades X X
Implementar el Sistema Integrado de
X
Conservacin - SIC
Sistema Integrado de
Establecer esquemas de migracin y
Conservacin - SIC
conversin normalizados en X
documentos electrnicos
Adquirir mobiliario e insumos de Plan de Adquisiciones de
X X
archivo (cajas, carpetas y ganchos) Bienes y Servicios
Elaborar o actualizar procedimientos
X X
de Gestin Documental
Articular la gestin documental con el Sistema de Gestin de
X X
Sistema de Gestin de Calidad - SGC Calidad - SGC
Establecer flujos de documentos en
X X
cada procedimiento
Comprometer a la Alta Direccin con
X
el desarrollo de la funcin archivstica
Asignar presupuesto adecuado para Plan de Accin
atender las necesidades X X

Telfono: (57+1) 6000030 / Fax: (57+1) 6000090
Bogot Colombia
www.ane.gov.co

23
5. Seguimiento Control y Mejora
Basados en los indicadores establecidos de cada uno de los planes, proyectos y programas y elaborando la medicin anualmente, los
resultados fueron:
Planes y Proyectos Indicadores Meta Medicin Trimestral Grfico Observaciones

asociados Anual 1 2 3 4
Programa de Gestin Evaluacin del PGD 100%
Documental
Plan de Adquisiciones Suministro de Personal 100%
de Bienes y Servicios Idneo
Anteproyecto de Recursos Financieros 90%
Presupuesto
Sistema Integrado de Programas de 90%
Conservacin - SIC Conservacin
Sistema de Gestin de Estado de avance en la 90%
Calidad - SGC implementacin de los
requisitos de NTC-GP
1000:2009
Plan de Accin Establecer el grado de 90%
cumplimiento de los
objetivos proyectados
Elaborado por. Leyla Alarcn Martnez
24
Anexos
1. Identificacin de Aspectos Crticos
ASPECTO CRTICO No. 1 CON LOS CRITERIOS DE EVALUACIN DE LOS EJES

ARTICULADORES OBTENIENDO EL SIGUIENTE RESULTADO:
Aspecto Critico Administracin de Archivos Solucin Directa

1. Los archivos de Se considera el ciclo vital de los *
gestin se documentos integrando aspectos
encuentran administrativos, legales, funcionales y
desorganizados tcnicos
Se cuenta con todos los instrumentos *
archivsticos socializados e implementados
Se cuenta con procesos de seguimiento,
evaluacin y mejora para la gestin de
documentos
Se tiene establecida la poltica de gestin *
documental
Los instrumentos archivsticos involucran *
documentacin electrnica
Se cuenta con procesos y flujos *
documentales normalizados y medibles
Se documentan procesos o actividades de
gestin de documentos
Se cuenta con la infraestructura adecuada *
para resolver las necesidades
El personal de la entidad conoce la *
importancia de los documentos e
interioriza las polticas y directrices
concernientes a la gestin de los
documentos
Se cuenta con el presupuesto adecuado
para atender las necesidades
Total de criterios impactados 7
Aspecto Critico Acceso a la Informacin Solucin Directa

1. Los archivos de Se cuenta con polticas que garanticen la
gestin se disponibilidad y accesibilidad de la
encuentran informacin
25
desorganizados Se cuenta con personal idneo y suficiente *
documentales y de archivo de los
ciudadanos
Se cuenta con esquemas de comunicacin *
en la entidad para difundir la importancia
de la gestin de documentos
Se cuenta con esquemas de capacitacin y *
formacin internos para la gestin de
documentos, articulados con el plan
institucional de capacitacin
Se cuenta con instrumentos archivsticos *
de descripcin y clasificacin para sus
archivos
El personal hace buen uso de las
herramientas tecnolgicas destinadas a la
administracin de la informacin de la
entidad
Esta establecida la caracterizacin de
usuarios de acuerdo a sus necesidades de
informacin
Se cuenta con iniciativas para fomentar el *
uso de nuevas tecnologas para optimizar
el uso del papel
Se tiene implementada la estrategia de *
gobierno en lnea GEL
Se cuenta con canales (locales y en lnea)
de servicio, atencin y orientacin al
ciudadano
Aspecto Critico Preservacin de la Informacin Solucin Directa

1. Los archivos de Se cuenta con procesos y herramientas *
gestin se normalizados para la preservacin y
encuentran conservacin a largo plazo de los
desorganizados documentos
Se cuenta con un esquema de metadatos
integrado a otros sistemas de gestin
Se cuenta con archivos centrales e *
histricos
La conservacin y preservacin se basa en *
la normativa, requisitos legales,
administrativos y tcnicos que le aplican a
la entidad
Se cuenta con un sistema integrado de *
conservacin SIC
26
Se cuenta con una infraestructura *
adecuada para el almacenamiento,
conservacin y preservacin de la
documentacin fsica y electrnica
Se cuenta con procesos documentados de *
valoracin y disposicin final
Se tienen implementados estndares que
garanticen la preservacin y conservacin
de los documentos
Se cuenta con esquemas de migracin y
conversin normalizados
Se cuenta con modelos o esquemas de
continuidad del negocio
Aspecto Critico Aspectos Tecnolgicos y de Solucin Directa

Seguridad
1. Los archivos de Se cuenta con polticas asociadas a las *
gestin se herramientas tecnolgicas que respaldan
encuentran la seguridad, usabilidad, accesibilidad,
desorganizados integridad y autenticidad de la informacin
Se cuenta con herramientas tecnolgicas *
acordes a las necesidades de la entidad,
las cuales permiten hacer buen uso de los
documentos
Se cuenta con acuerdos de
confidencialidad y polticas de proteccin
de datos a nivel interno y con terceros
Se cuenta con polticas que permitan
adoptar tecnologas que contemplen
servicios y contenidos orientados a la
gestin de los documentos
Las aplicaciones son capaces de generar y *
gestionar documentos de valor archivstico
cumpliendo con los procesos establecidos
Se encuentra estandarizada la *
administracin y gestin de la informacin
y los datos en herramientas tecnolgicas
articuladas con el sistema de gestin de
seguridad de la informacin y los procesos
archivsticos
Se cuenta con mecanismos tcnicos que
permitan mejorar la adquisicin, uso y
mantenimiento de las herramientas
tecnolgicas
Se cuenta con tecnologa asociada al *
servicio al ciudadano, que le permita la
participacin e interaccin
27
Se cuenta con modelos para la
identificacin, evaluacin y anlisis de
riesgos
Se cuenta con directrices de seguridad de *
informacin, con relacin al recurso
humano, al entorno fsico y electrnico, el
acceso y los sistemas de informacin
Aspecto Critico Fortalecimiento y Articulacin Solucin Directa

1. Los archivos de La gestin documental se encuentra *
gestin se implementada acorde con el modelo
encuentran integrado de planeacin y gestin
desorganizados Se tiene articulada la poltica de gestin *
documental con los sistemas y modelos de
gestin de la entidad
Se cuenta con alianzas estratgicas que
permitan mejorar en innovar la funcin
archivstica de la entidad
Se aplica el marco legal y normativo *
concerniente a la funcin archivstica
Se cuenta con un sistema de gestin *
documental basado en estndares
nacionales e internacionales
Se tienen implementadas acciones para la
gestin del cambio
Se cuenta con procesos de mejora *
continua
Se cuenta con instancias asesoras que *
formulen lineamientos para la aplicacin
de la funcin archivstica de la entidad
Se tienen identificados los roles y
responsabilidades del personal y las reas
frente a los documentos
La alta direccin est comprometida con el *
desarrollo de la funcin archivstica de la
entidad
28

2. Insuficiencia de Se considera el ciclo vital de los *
espacios para documentos integrando aspectos
custodia de los administrativos, legales, funcionales y
archivos de tcnicos
gestin y archivo Se cuenta con todos los instrumentos
central archivsticos socializados e implementados
documentos
Se tiene establecida la poltica de gestin
documental
Los instrumentos archivsticos involucran *
Se documentan procesos o actividades de *
El personal de la entidad conoce la
documentos
Se cuenta con el presupuesto adecuado *

2. Insuficiencia de Se cuenta con polticas que garanticen la *
espacios para disponibilidad y accesibilidad de la
custodia de los informacin
archivos de Se cuenta con personal idneo y suficiente *
gestin y archivo para atender las necesidades
central documentales y de archivo de los
ciudadanos
Se cuenta con esquemas de comunicacin
29
Se cuenta con esquemas de capacitacin y
archivos
El personal hace buen uso de las *
entidad
informacin
el uso del papel
Se tiene implementada la estrategia de
ciudadano

2. Insuficiencia de Se cuenta con procesos y herramientas *
espacios para normalizados para la preservacin y
custodia de los conservacin a largo plazo de los
archivos de documentos
gestin y archivo Se cuenta con un esquema de metadatos
central integrado a otros sistemas de gestin
histricos
la entidad
conservacin SIC
de los documentos
30

Seguridad
2. Insuficiencia de Se cuenta con polticas asociadas a las *
espacios para herramientas tecnolgicas que respaldan
custodia de los la seguridad, usabilidad, accesibilidad,
archivos de integridad y autenticidad de la informacin
gestin y archivo Se cuenta con herramientas tecnolgicas *
central acordes a las necesidades de la entidad,
documentos
Se encuentra estandarizada la
archivsticos
permitan mejorar a adquisicin, uso y
tecnolgicas
riesgos
Se cuenta con directrices de seguridad de *
31
2. Insuficiencia de La gestin documental se encuentra *
espacios para implementada acorde con el modelo
custodia de los integrado de planeacin y gestin
archivos de Se tiene articulada la poltica de gestin *
gestin y archivo documental con los sistemas y modelos de
central gestin de la entidad
Se cuenta con alianzas estratgicas que
gestin del cambio
Se cuenta con procesos de mejora
continua
entidad


3. Los Se considera el ciclo vital de los *
procedimientos de documentos integrando aspectos
gestin administrativos, legales, funcionales y
documental no tcnicos
estn formulados Se cuenta con todos los instrumentos *
Se cuenta con procesos de seguimiento, *
documentos
documental
Los instrumentos archivsticos involucran
32
documentos
Se cuenta con el presupuesto adecuado

3. Los Se cuenta con polticas que garanticen la *
procedimientos de disponibilidad y accesibilidad de la
gestin informacin
documental no Se cuenta con personal idneo y suficiente *
estn formulados para atender las necesidades
ciudadanos
archivos
entidad
informacin
el uso del papel
33
ciudadano

3. Los Se cuenta con procesos y herramientas *
procedimientos de normalizados para la preservacin y
gestin conservacin a largo plazo de los
documental no documentos
estn formulados Se cuenta con un esquema de metadatos
histricos
la entidad
conservacin SIC
de los documentos

Seguridad
3. Los Se cuenta con polticas asociadas a las *
procedimientos de herramientas tecnolgicas que respaldan
gestin la seguridad, usabilidad, accesibilidad,
documental no integridad y autenticidad de la informacin
estn formulados Se cuenta con herramientas tecnolgicas *
documentos
34
archivsticos
tecnolgicas
riesgos
Se cuenta con directrices de seguridad de

3. Los La gestin documental se encuentra *
procedimientos de implementada acorde con el modelo
gestin integrado de planeacin y gestin
documental no Se tiene articulada la poltica de gestin *
estn formulados documental con los sistemas y modelos de
Se cuenta con alianzas estratgicas que *
35
gestin del cambio
continua
La alta direccin est comprometida con el
entidad


4. ANE no tiene Se considera el ciclo vital de los *
articulada la documentos integrando aspectos
gestin administrativos, legales, funcionales y
documental con la tcnicos
gestin del cambio Se cuenta con todos los instrumentos *
documentos
documental
Los instrumentos archivsticos involucran
documentos
36
Se cuenta con el presupuesto adecuado *

4. ANE no tiene Se cuenta con polticas que garanticen la *
articulada la disponibilidad y accesibilidad de la
gestin informacin
documental con la Se cuenta con personal idneo y suficiente *
gestin del cambio para atender las necesidades
ciudadanos
archivos
entidad
informacin
Se cuenta con iniciativas para fomentar el
el uso del papel
ciudadano

4. ANE no tiene Se cuenta con procesos y herramientas *
articulada la normalizados para la preservacin y
gestin conservacin a largo plazo de los
documental con la documentos
gestin del cambio Se cuenta con un esquema de metadatos
37
histricos
la entidad
conservacin SIC
de los documentos

Seguridad
4. ANE no tiene Se cuenta con polticas asociadas a las *
articulada la herramientas tecnolgicas que respaldan
gestin la seguridad, usabilidad, accesibilidad,
documental con la integridad y autenticidad de la informacin
gestin del cambio Se cuenta con herramientas tecnolgicas *
documentos
Se cuenta con acuerdos de *
Se cuenta con polticas que permitan *
38
archivsticos
tecnolgicas
riesgos
Se cuenta con directrices de seguridad de

4. ANE no tiene La gestin documental se encuentra *
articulada la implementada acorde con el modelo
gestin integrado de planeacin y gestin
documental con la Se tiene articulada la poltica de gestin
gestin del cambio documental con los sistemas y modelos de
Se cuenta con alianzas estratgicas que *
Se tienen implementadas acciones para la *
gestin del cambio
continua
39
entidad
40

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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR

AGENCIA NACIONAL DEL ESPECTRO - ANE

VIGENCIA 2016 2017

BOGOT D. C., Agosto - 2016

Proyectado y Elaborado por: Siscorp de Colombia

AGENCIA NACIONAL DEL ESPECTRO - ANE

SUBDIRECCIN DE SOPORTE INSTITUCIONAL

Plan Institucional de Archivos PINAR

El contexto estratgico que da soporte y en el que se basa el PINAR es:

Realizar la planeacin, atribucin, vigilancia y control del Espectro Radioelctrico en

Proyectado y Elaborado por: Siscorp de Colombia

2.3 Principios Corporativos

Los principios que rigen nuestra organizacin son:

Transparencia: Actuamos con rectitud, honestidad, comunicamos lo que hacemos y

Calidad: Satisfacemos las necesidades y expectativas de nuestros clientes;

Proyectado y Elaborado por: Siscorp de Colombia

PRINCIPIO VALOR ASOCIADO

2.4.1. VALORES DIFERENCIADORES

La ANE promueve en sus colaboradores los siguientes valores:

Liderazgo: Tenemos la capacidad de tomar la iniciativa, convocar, promover,

Proyectado y Elaborado por: Siscorp de Colombia

cambio, con el fin de convertir las ideas y el conocimiento en procesos nuevos o

2.4.2. VALORES INTRNSECOS A LA ENTIDAD

Honestidad: Trabajamos con la verdad y la justicia, somos autnticos en lo que

Proyectado y Elaborado por: Siscorp de Colombia

2.5 Polticas de Calidad.

La Agencia Nacional del Espectro orienta sus iniciativas y procesos al mejoramiento

2.5.1 Objetivos de la Calidad.

Proyectado y Elaborado por: Siscorp de Colombia

Gestin del conocimiento e innovacin

Uso legal de espectro

Transformacin y aprendizaje organizacional

Garantizar el mantenimiento y mejoramiento continuo de la Entidad.

2.6 Identificacin de los Aspectos Crticos

Aspectos Crticos Riesgos

Proyectado y Elaborado por: Siscorp de Colombia

Los procedimientos de gestin Desconocimiento de procesos y procedimientos

Proyectado y Elaborado por: Siscorp de Colombia

Administraci Acceso a la Preservacin Aspectos Fortalecimient

Tabla 2. Priorizacin de aspectos

Aspectos Crticos de Mayor a Menor Valor

Aspectos Crticos Valor Ejes Articuladores Valor

3.1 Visin Estratgica del Plan Institucional de Archivos PINAR

La Agencia Nacional del Espectro ANE garantizar la preservacin de la informacin en

Calle 93 # 17-45, Pisos 4

Proyectado y Elaborado por: Siscorp de Colombia

3.3 Formulacin de Objetivos

Aspectos Crticos/ Ejes Objetivos

Calle 93 # 17-45, Pisos 4

Proyectado y Elaborado por: Siscorp de Colombia

Calle 93 # 17-45, Pisos 4

Proyectado y Elaborado por: Siscorp de Colombia

Aspectos Crticos/ Ejes Objetivos Planes, Programas y

Calle 93 # 17-45, Pisos 4

Proyectado y Elaborado por: Siscorp de Colombia

El siguiente es el desarrollo del Programa de Gestin Documental:

Objetivo: Definir el conjunto de lineamientos y actividades para el desarrollo de los

Calle 93 # 17-45, Pisos 4

Proyectado y Elaborado por: Siscorp de Colombia

Responsable (s): Grupo de Gestin Tecnolgica y Sistemas

Fecha Fecha Observacione

Proyectado y Elaborado por: Siscorp de Colombia

Nombre: Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Servicios.

Objetivo: Proyectar la adquisicin de mobiliario, operador de correo ,insumos de archivo