Actividad 2 Intercambio efectivo de informacin.

Ortega Martinez, Jose Hermilo.

INSTITUTO DE ESTUDIOS UNIVERSITARIOS

CAMPUS ONLINE
MAESTRIA EN DIRECCION DE INGENIERIA DE SOFTWARE

Tcnicas de Comunicacin y Negociacin Efectivas

Actividad 2 Intercambio efectivo de informacin

ALUMNO(A): JOSE HERMILO ORTEGA MARTINEZ

FACILITADOR: DR. IGNACIO ALFONSO MARTNEZ JIMNEZ.
SAN BUENAVENTURA, COAHUILA, A 7 DE OCTUBRE DE 2016.

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INDICE
INTRODUCCION .................................................................................................................................. 3
DESARROLLO ...................................................................................................................................... 4
TEMA 1: COMUNICACIN ESTRATEGICA .................................................................................. 4
TEMA 2: PROCESO DE COMUNICACIN EN LA EMPRESA ................................................... 5
2.1.- Planeacin ............................................................................................................................. 8
2.2.- Ejecucin ............................................................................................................................... 9
2.3.- Evaluacion ............................................................................................................................. 9
CONCLUSION .................................................................................................................................... 10
FUENTES DE INFORMACIN.......................................................................................................... 11

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INTRODUCCION

El proceso de comunicacin es de suma importancia entre los empleados de

todos los niveles dentro y fuera de una organizacin y en todas las direcciones, pero
algo an ms importante es comunicarse de manera clara, ordenada y eficaz. De nada
sirve que todos en la empresa comuniquen sus ideas, acciones o noticias si no estn
bien estructurados sus mensajes y por tal motivo no son recibidos los mensajes de la
manera que debera ser, esto podra causar problemas de mal entendidos que van
desde una reunin ineficaz en la que no se transmiti el mensaje deseado hasta
problemas de mayor magnitud a nivel organizacional.

Una reunin bien planeada, organizada y posteriormente evaluada es una reunin

eficaz que cumple con el principal objetivo de la comunicacin que es el informar y no
solo eso, informar de una manera ms clara y precisa.

En el presente ensayo se elaborara un ejemplo de un procedimiento de solicitud de

modificaciones de un software en el cual se puede observar el proceso de
comunicacin estratgica como lo es: Planeacin, Ejecucin y Evaluacin.

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DESARROLLO
TEMA 1: COMUNICACIN ESTRATEGICA

Las tcnicas o estrategias de comunicacin as como las tcnicas que utiliza un

deportista para poder lograr un objetivo da a da van mejorando y van cambiando
constantemente con el fin de poder llegar a cumplir las metas establecidas de una
manera cada vez ms rpida o fcil de acuerdo a las habilidades con las que cuente
una persona, grupo o equipo. Dando el ejemplo de un equipo de futbol americano, el
equipo antes de iniciar un partido realiza una planeacin de la estrategia que utilizara
en el partido en base a una serie de hechos o acontecimientos dados anteriormente con
los cuales elaboran un plan a seguir para poder llegar a jugar y obtener una victoria
ante el equipo contrincante con lo cual podrn posteriormente evaluar su actuacin y
buscar cada vez una mejor estrategia para poder seguir consiguiendo el objetivo
principal como lo es el ganar en cada partido.

En las organizaciones, la comunicacin estratgica es muy similar ya que un empleado

puede seguir estos mismos pasos de planeacin, accin y evaluacin al momento de
realizar una junta, reunin o presentacin ya que antes de realizar una junta un
empleado puede realizar una planeacin de los puntos a seguir en dicha reunin
aprendiendo con tiempo de anterioridad los temas a tratar practicando quiz tipos de
voz, entonaciones, palabras, material o maneras en las que se comunicara con el
dems personal, posteriormente sigue el proceso de accin al momento de realizar
dicha junta en la cual su objetivo principal es exponer y comunicar los puntos planeados
con anterioridad que luego de realizarse podr presentarse un proceso de evaluacin
como lo puede ser una minuta de trabajo en la cual se revisen los puntos que tratar on
(antes planeados) en la reunin as como nuevos puntos expuestos en esta.

Seguir estos pasos (Planeacin, Accin y Evaluacion) puede hacer que una junta sea
de manera ms organizada y puede ser la clave para que una junta pueda ser llevada
de una manera ms eficaz y entendible hacia el receptor de esta.

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TEMA 2: PROCESO DE COMUNICACIN EN LA EMPRESA

A continuacin se presenta el procedimiento de solicitud de modificacin de

software y formato de solicitud de modificacin de software de los cuales
posteriormente se exponen los elementos de la comunicacin estratgica as como

Procedimiento para modificacin de sistema

1.- Objetivo:
Efectuar el anlisis y desarrollo del trmite de solicitud de modificacin del sistema SIA de
acuerdo a las instrucciones y requerimientos establecidos por el usuario o rea solicitante.

2.- Alcances:
Se aplica a todos los usuarios del sistema SAR que de ser un mdulo especfico para un
departamento o usuario sern aplicados privilegios especiales de acceso, de lo contrario
dicha modificacin ser visualizada por todos los usuarios con acceso al sistema.

3.- Definiciones:
Usuario: Personal de la empresa con privilegios de acceso
Administrador del sistema: Personal de la empresa encargada de administrar y gestionar
actividades nicas y especiales del sistema SAR.
Desarrollador: Personal de la empresa encargado de como su nombre lo dice desarrollar
todas las modificaciones solicitadas por los usuarios del sistema as como adecuaciones o
nuevas funciones analizadas dentro del mismo departamento

4.- Requisitos:
Formato de solicitud de modificacin SMSAR-01-AH bien llenado sin errores y legible
Ficha, Nombre completo, Departamento, Centro de Costos, Objetivo, Descripcin de
modificacin y Firmas
Firma del usuario solicitante o responsable de la solicitud
Firma de autorizacin de la gerencia del rea solicitante
Firma de autorizacin de la gerencia de desarrollo

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5.- Responsabilidades:
Departamento y/o usuario solicitante
Descargar del sistema SAR formato de modificacin de software SMSAR-01-AH
Llenado del formato de solicitud de modificacin de software SMSAR-01-AH
Recoleccin de firmas de autorizacin de usuario solicitante y/o departamento
Recoleccin de firmas de la gerencia del rea solicitante
Entrega de solicitud de modificacin al departamento de desarrollo
Recoleccin de firmas de recepcin y Visto bueno de la solicitud de modificacin
Coordinar con el departamento de desarrollo junta para analizar en conjunto
puntos solicitados en el formato de modificacin de software SMSAR-01-AH
(Opcional)
Una vez desarrolladas las modificaciones es necesario realizar las pruebas
pertinentes para la aprobacin de los puntos solicitados y liberacin de solicitud
de modificaciones de software SMSAR-01-AH
Departamento de desarrollo (Administrador de sistemas)
Recepcin de formato de solicitud de modificaciones de software SMSAR-01-AH
y revisin y anlisis de la solicitud (en caso de dudas o comentarios informar a
solicitante antes de firmas de visto bueno)
Firmar de autorizacin y visto bueno de la solicitud
Entregar solicitud a desarrollador del sistema
En caso de dudas o comentarios del desarrollador se comunicara administrador
de sistemas con solicitante para resolucin de dudas o comentarios
Presentacin de modificaciones desarrolladas y terminadas a solicitante en
espera de retroalimentacin
Desarrollador
Recepcin de solicitud de modificacin de software SMSAR-01-AH
En caso de dudas o comentarios informar al administrador de sistemas
Desarrollo de las modificaciones solicitadas
Primeras pruebas de funcionabilidad y calidad de desarrollo

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6.- Desarrollo:
6.1.- Usuario o departamento solicitante descarga del sistema SAR el formato de solicitud
de modificaciones SMSAR-01-AH disponible para su libre descarga el cual posteriormente
es llenado con todos los datos que se indican en el formato.

6.2.- Usuario o departamento recolecta firmas solicitadas de la gerencia del rea o

departamento para posteriormente ser firmado por el mismo.

6.3.- Usuario o departamento se dirige al el departamento de desarrollo (Administrador de

sistemas) y entrega fsicamente formato de solicitud de modificaciones SMSAR-01-AH.

6.4.- Departamento de desarrollo (Administrador de sistemas) recibe y analiza formato para

posteriormente de ser necesario reunirse con usuario y/o departamento solicitante en caso
de tener dudas o comentarios de lo solicitado.

6.5.- Departamento de desarrollo (Administrador de sistemas) firma de autorizacin y

procede a iniciar el plan de desarrollo de la modificacin en el cual se indican tiempos de
desarrollo y entrega de la solicitud.

6.6.- Departamento de desarrollo (Administrador de sistemas) entrega solicitud al

desarrollador quien de no tener dudas prosigue a desarrollar las modificaciones solicitadas
as como probar en tiempo y forma que lo solicitado se cumpla correctamente

6.7.- Una vez terminada la modificacin el desarrollador presenta modificaciones al

departamento de desarrollo (Administrador de sistemas)

6.8.- Departamento de desarrollo presenta modificaciones a usuarios finales

6.9.- De no haber ningn problema con la modificacin solicitada se procede a cerrar

solicitud, de lo contrario se solicita corregir detalles y posteriormente cerrar solicitud.

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7.- Excepciones:
El departamento de desarrollo tiene el poder y facultad de determinar si es aprobada una
solicitud o no dependiendo de la magnitud de lo solicitado as como la factibilidad de la
misma.
En caso de no presentar firmas de autorizacin tanto del departamento solicitante como el
solicitante puede ser motivo de rechazo el formato

8.- Instructivos y Formatos:

Formato de solicitud de modificaciones de software SMSAR-01-AR

2.1.- Planeacin
La planeacin es uno de los procesos ms importantes a la hora de realizar
muchas actividades ya que con esta se puede seguir una lnea para poder llegar a una
meta especifica ya sea por una persona o hasta una gran organizacin. En el proceso
de planeacin puede tener variacin de tiempo dependiendo de cada proyecto pero
siempre sea cual sea el tamao del proyecto debe existir un tiempo establecido.

Como bien se observ en el procedimiento anterior, se cuenta con una serie de

secciones entre las cuales se puede visualizar en primera instancia que en el
procedimiento se indica primero que nada el objetivo de dicho procedimiento en el cual
se explica QUIEN DICE QUE para posteriormente continuar con los alcances, as
como responsabilidades en donde se puede especificar A QUIEN va dirigido dicho
procedimiento.

Gracias a estos puntos se puede tener ya una base ms slida de QUIEN DICE QUE
A QUIEN con la que luego se puede continuar en el siguiente punto del proceso de
comunicacin.

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2.2.- Ejecucin
Dentro del proceso de ejecucin se determina la accin a realizar, quien realizara
dicha accin y de qu manera deben ser llevados el proceso. En esta parte del proceso
se centran principalmente el punto de Desarrollo en el cual se puede explicar de
manera puntual como ser realizado un proceso como lo es el proceso de modificacin
de un software en base a una solicitud realizada por uno de los usuarios.

Es importante destacar que en este punto debe ser aclararse quien ser el responsable
de cada punto ya que al no hacer esto puede prestarse a malos entendidos que
conllevaran a problemas de mala organizacin, es por eso que si se informa en este
punto QUIEN HARA DE QUE MANERA el procedimiento puede ser realizado de una
manera ms fcil y adecuada. En este punto tambin es importante destacar que el
proceso de la comunicacin es donde puede fallar ya que como bien se dijo
anteriormente, de no decir quien ejecutara una accin y si no se tiene una buena
comunicacin entre el mismo personal se pueden presentar evasin de
responsabilidades que en consecuencia traern solo problemas

2.3.- Evaluacion
Una actividad sin evaluar es una actividad que puede correr el riesgo de ser una
y otra vez mal hecha, el proceso de la evaluacin debe ser siempre realizado y de la
manera ms adecuada con tal de poder determinar si existe algn problema en algn
proceso realizado. Ya sea un proyecto o sea un procedimiento, evaluar los resultados
obtenidos puede hacer la diferencia entre tener resultados de calidad o no. Como se
puede observar dentro del procedimiento de modificacin de software, al final del
proceso el departamento de desarrollo es el encargado de presentar las modificaciones
solicitadas por un usuario quien ya sea en el momento de la presentacin o posterior a
esta debe evaluar y revisar que todos los puntos solicitados se cumplan en tiempo y
forma para poder cerrar una solicitud, de lo contrario usuario no puede cerrar dicha
solicitud y ser necesario realizar ms modificaciones hasta que la solicitud se
completamente realizada tal cual se estipulo.

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CONCLUSION

Comunicarse es importante, pero hacerlo de manera bien organizada es an

mejor ya que sea cual sea el mensaje a transmitir en cualquier sector o mbito, si el
mensaje est bien planteado es ms seguro que el receptor sin tanto problema pueda
escuchar y entender el mensaje tal cual se transmite. En una organizacin o empresa
esto es an ms importante ya que frecuentemente se realizan reuniones o juntas entre
personal de un nivel jerrquico mayor para evaluar y revisar temas de mayor
importancia y delicadeza para la organizacin y de no plasmar estos temas de una
manera planeada, clara, eficaz los receptores de la reunin no sern bien enterados de
lo que el emisor desea transmitir y por consecuencia la reunin puede ser ineficaz y una
prdida de tiempo importante que pudiera haber sido empleada en otras actividades
ms productivas para las horas laborales de quienes asistan a dicha reunin.

El proyecto estuvo enfocado a un proceso de la organizacin como lo fue el desarrollo

de modificaciones de software, pero este mismo proceso depende mucho de la
comunicacin entre los integrantes del procedimiento ya que de no comunicarse entre
ellos la realizacin de los requerimiento no podra ser de manera adecuada y podra
ocasionar un constante problema de confusin y poco entendimiento que a la larga
ocasionara cada vez ms problemas. Es por eso que sea este procedimiento o sea
algn otro, es importante tener una buena comunicacin aunque en el procedimiento no
se indique de manera muy puntual.

Quien planea y estructura correctamente un mensaje antes de decirlo de manera verbal

o no verbal, siempre ser entendido por cualquiera.

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FUENTES DE INFORMACIN

1. Fonseca, M. S., et al. (2011)

2. Lewicki, R.J. et al. (2012)
3. http://wiki.cenatic.es/wikiesp/index.php/Ejecuci%C3%B3n_del_Plan_de_comunic
aci%C3%B3n
4. http://www.gestiopolis.com/plan-de-comunicacion-estrategica/
5. http://www.monografias.com/trabajos12/proce/proce.shtml
6. http://maridaliamaldonado.blogspot.com/2012/02/que-es-la-comunicacion-
estrategica.html
7. https://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n_estrat%C3%A9gica
8. (medellin, 2012)

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