LA GESTIN DEL MANTENIMIENTO EN EL CICLO PHVA

Amplios y variados son las concepciones para la Gestin del mantenimiento instalados
en las empresas como tambin extensos y amplios son los programas diseados por las
universidades para que los ingenieros se capaciten y puedan implementarlo en las
empresas donde exista la necesidad de integrar una poltica de gestin del mantenimiento
y llevar a la empresa a niveles competitivos dentro de un contexto tan difcil como es la
globalizacin.

Estos modelos podran ser:

- SMC Concepcin Estratgica de Mantenimiento.

- TPM Mantenimiento Productivo total
- RBM Mantenimiento Basado en el Riesgo
- TQMain Mantenimiento con Calidad Total
- BCN Mantenimiento Centrado en el Negocio.

Quizs se pudieran citar otros modelos, pero la idea en este artculo es centrar la atencin
en la importancia del ciclo PHVA en el modelo de gestin para alcanzar niveles
competitivos.

Dentro del mbito industrial, gran cantidad de empresas migran su gestin del
mantenimiento a modelos informticos que consumen horas de trabajo no solo para la
programacin y ejecucin del mantenimiento, sino tambin la explotacin de los
resultados que permitan generar planes de accin correctivos y de mejora que permitan
hacer del negocio una actividad rentable, que se mantenga en el tiempo con unos
indicadores competitivos en cuestin de Confiabilidad, Disponibilidad y Mantenibilidad
y que finalmente haga de la plantilla de la direccin de mantenimiento, un grupo ms
profesional, ms humano, pero sobre todo disciplinado a la hora de poner a rodar ese
modelo de mantenimiento escogido para asegurar el futuro de la compaa.

Objetivo del Mantenimiento

El objetivo del mantenimiento no debe ser otro que conservar todos los bienes que
conforman los activos de la empresa, mantenerlos en buenas condiciones de trabajo,
garantizando la confiabilidad, calidad al menor costo posible.
Para alcanzar estas metas al rea de mantenimiento se le asigna la responsabilidad de
mantener maquinaria y equipos, las instalaciones locativas, los sistemas de alumbrado
exterior, la generacin de vapor, aire comprimido, aire acondicionado, el sistema de
acueducto y alcantarillado, las plantas de tratamiento de aguas residuales, las bodegas de
almacenamiento de materiales de produccin etc.

De acuerdo con un presupuesto que por lo general se recorta ao tras ao, este
departamento deber seleccionar, coordinar y dirigir a todos sus integrantes por medio de
un despliegue de objetivos y planes de accin, comnmente llamados en algunas
empresas "DOPA" a lograr los objetivos de Calidad, Costo, Plazo y Recurso Humano,
adems de velar por la capacitacin y entrenamiento continuo del personal, desde luego
contando con el apoyo de la direccin de recursos humanos.

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Actualmente el Gobierno Colombiano, por intermedio del Servicio Nacional de
Aprendizaje y con el apoyo de la Organizacin Internacional del trabajo " OIT" est
buscando capacitar el personal tcnico para incrementarlos conocimientos prcticos en
asuntos de las nuevas tecnologas y ponerlos al servicio de las empresas a quien les
prestan sus servicios.

Igualmente, el sector industrial requiere urgentes modelos de mantenimiento para

alcanzar resultados que les permita ser competitivos, especialmente en las pequeas y
medianas industrias; las grandes empresas, desde hace aos ya saban de estos riesgos y
desde hace mucho tiempo trabajan para permanecer en el medio y alcanzar niveles de
rentabilidad que les de tranquilidad a los accionistas.

EL CICLO PHVA EN LA GESTIN DEL MANTENIMIENTO

El ciclo de Deming, tambin conocido como bifore (de Edwards Deming), es un mtodo
de mejora continua de la calidad en la administracin de una organizacin. Est basada
en un mtodo ideado por Walter A. Shewhart. Tambin se denomina rasengan de mejora
continua. Es muy utilizado por los sistemas de administracin de la calidad.
Las siglas, PDCA son el acrnimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar,
Actuar), los cuatro pasos de la estrategia.
Los resultados de la implementacin de este ciclo permiten a las empresas una mejora
integral de la competitividad, de los productos y servicios, mejorando continuamente la
calidad, reduciendo los costos, optimizando la productividad, reduciendo los precios,
incrementando la participacin del mercado y aumentando la rentabilidad de la empresa
u organizacin (Fuente Wikipedia).

PLANEAR
Establecer las actividades del proceso, necesarias para obtener el resultado esperado. Al
basar las acciones para el resultado esperado, la exactitud y cumplimiento de las
especificaciones a lograr se convierten tambin en un elemento a mejorar, aunque sera
mejor ya no tener que mejorar, o sea, hacerlo bien a la primera. Cuando sea posible
conviene realizar pruebas segn sea requerido, para probar los resultados.

Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso.

Detallar las especificaciones de los resultados esperados
Definir las actividades necesarias para lograr el producto o servicio, verificando
los requisitos especificados

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En el caso de la gestin del mantenimiento, se planea cuando a partir de un Listado de
equipos, tenemos disponibles documentos como:

1. Los registros de aceptacin de los equipos:

Donde se recopila la informacin que parte desde la compra del equipo, as como la
informacin documental que aporta los datos de instalacin del equipo en sus diversos
sistemas mecnicos, elctricos, neumticos, hidrulicos, ambientales etc.
Se incluye igualmente los registros de puesta a punto del equipo, la formacin del
personal tcnico y operativo y las condiciones de garanta por parte del proveedor,
mientras se establece y se garantiza los niveles operativos del equipo, que garanticen la
calidad de los productos.
Queda registrado igualmente los datos del proveedor, incluyendo los documentos que
certifiquen un aseguramiento metrolgico de la parte instrumental del equipo.

2. La Codificacin del equipo:

Permite una identificacin, que lo establece en un rea especfica, una matrcula que se
le asigna, para poder generar las ordenes de trabajo correspondiente, la asignacin de
recursos, etc.

3. Dossier tcnico:
Incluye todo el material que contienen la informacin tcnica de los sistemas que lo
conforman, as como los catalogas tcnicos del fabricante con las especificaciones de la
mquina y el estudio de repuestos crticos o refacciones, recomendados con sus mximos
y mnimos a mantener como stocks en los almacenes, se incluye tambin el modo
operativo recomendado para actividades de reparacin y puesta a punto del equipo.

4.Hoja de Vida:
Uno de los documentos ms importantes de un modelo de gestin del mantenimiento,
pero que a menudo se encuentra desactualizado, por el ir y venir del personal de
mantenimiento, el cul desde el inicio, no dejan plasmado la informacin propia de
trabajo del equipo, el fabricante del equipo, el modelo, las condiciones de instalacin, el
peso, la placa de identificacin del equipo donde se suministra la informacin elctrica,
neumtica, hidrulica, mecnica etc. Se incluyen los equipos asociados y las reas que
cubre. Por lo general se incluye un registro de intervenciones.

Una vez cubiertos los items 1 al 4 el grupo de mantenimiento procede a crear el

registro de mantenimiento.

5. Plan de Mantenimiento Programado:

Un programa de mantenimiento consiste en la planificacin de tareas, la correcta
ejecucin, verificacin (Check) y la implementacin la cual est ligada a un seguimiento
que significa control de la puesta en marcha con el objetivo de crear cambios o
modificaciones detectados por estos controles, con la accin directa, es decir, creando un
proceso repetitivo. Este ciclo de tareas, fue mejorado y llevado a la prctica por el Dr.
Deming como una estrategia bsica de los procesos de mejora continua en las empresas.
[]. El ciclo PHVA de las siglas en ingls Planificar (Plan), Hacer (Do), puede
incorporarse de manera directa en la estrategia de mantenimiento. (Mantenimiento de
mquinas pesadas (Parte II) KLIMASAUSKAS, 2005, pp. 14,15). En la siguiente figura
se ilustra este conocido esquema.

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El Mantenimiento programado, es un registro donde queda plasmado las actividades de
mantenimiento preventivo (Aseo, inspeccin, Ajuste, etc.). las actividades predictivas,
defectivas, de lubricacin y aseguramiento metrolgico o calibracin del equipo.
Se define basado en las recomendaciones del fabricante y la experiencia de los
profesionales de mantenimiento, las frecuencias de mantenimiento a realizar, el estado
del equipo, si el mantenimiento a realizar est basado en una actividad sistemtica o est
basado en la condicin. se establece los valores lmites a controlar por el profesional de
mantenimiento, los repuestos involucrados en la inspeccin; pero tambin es importante
incluir las actividades de seguridad a tener en cuenta (Lockout -tagout) considerando que
el personal tcnico est obligado a utilizar la ficha de seguridad y ergonoma propia para
realizar la actividad garantizando la seguridad del personal tcnico.
En este documento queda plasmado quien realiza la actividad y la duracin de la
actividad, la cul puede ser realizada por mantenimiento autnomo o por los profesionales
de mantenimiento, segn se tenga establecido en la fbrica.
La informacin registrada en la PMP, debe guiar tambin al personal tcnico a usar fichas
de operacin standard para ciertas actividades especficas, actividades que contiene el
paso a paso a realizar por los especialistas, los puntos claves y las razones de los puntos
claves que garanticen las condiciones de calidad y seguridad del equipo.

6. Gestin de competencias.
De nada sirve tener establecido un plan de mantenimiento programado, si no se tiene unas
competencias establecidas para realizar la actividad. la gestin de competencias indica
los conocimientos exigidos al personal tcnico para que puede ejecutar la orden de
trabajo.
la direccin de mantenimiento ha de establecer igualmente el Know - How, el nivel al
que se requiere llegar para que los especialistas alcancen el nivel de destreza que les
permita acceder a mantener las condiciones del equipo en disponibilidad, fiabilidad y
mantenibilidad.
El nivel de destreza ha de ser establecido en un tablero de exigencias operatorias donde
el encargado del mantenimiento, sabe las debilidades y fortalezas del tcnico y establece
el programa de formacin necesario para llevar al tcnico a las condiciones que exige el
puesto de trabajo en pos de mejorar las actividades de diagnstico y reparacin de los
equipos asignados a su rea.

7. Gamas o Fichas de operacin standard.

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Se podra tener los mejores tcnicos en sistemas elctricos, mecnicos, neumticos,
hidrulicos etc. realizando las actividades de limpieza, inspeccin y ajuste, pero lo harn
todos de la misma manera? o les tomar el mismo tiempo para realizar la intervencin?;
es til en este caso establecer las gamas o fichas de operacin donde el personal tcnico
pueda seguir un paso a paso detallado de las actividades a realizar, esta actividad es
llamada por los expertos en mantenimiento " La actividad fundamental para garantizar la
seguridad y la calidad del mantenimiento y del producto", es la base de la estandarizacin
de la actividad profesional, que muchas empresas no se atreven a establecer y que dejan
a criterio de los especialistas que en el tiempo se aduean de la informacin, que no la
transmiten y que al no disponer de escuelas de formacin, el SABER - HACER queda en
manos de unos pocos.

8. Gestin de repuestos crticos.

Un modelo de gestin de mantenimiento ha de establecer la cantidad de refacciones y/o
repuestos crticos que deben tener como stock para el recambio al presentarse un
mantenimiento programado, los especialistas de mantenimiento basado en la experiencia
y en el historial del equipo definen o establecen los mximos y mnimos a mantener;
segn el estudio del costo, se podra establecer si mantenerlo como stock o programarlo
en el tiempo para que no se vea afectado los presupuestos del departamento.
El mantenimiento moderno ha de trabajar en mantener al mnimo los costes de mantener
los equipos, exige un estudio detallado de los modos de fallo de los elementos
componentes de los diferentes sistemas, lo que cause que falle y las consecuencias
presentes en los modos de fallo. Este es un aspecto que tiene que estar incluido siempre
en los reportes finales de gestin del mantenimiento.

Con los tems 1 al 7 definido, se establece entonces en el programa de mantenimiento las

actividades preventivas, predictivas, defectivas, de lubricacin y de aseguramiento
metrolgico a incluir en el sistema de gestin; para generar en el perodo establecido, el
mantenimiento a realizar al equipo.
En consecuencia, con la poltica de mantenimiento y una vez establecido el programa, se
generan las ordenes de trabajo para empezar la otra fase del ciclo PHVA.

HACER.

Es ejecutar el plan estratgico contempla: organizar, dirigir, asignar recursos y supervisar

la ejecucin. Las rdenes de trabajo se clasificaran para 2 grupos en especial; las
dirigidas al mantenimiento autnomo, con sus actividades de limpieza, inspeccin y
ajuste, y las dirigidas a los especialistas, cualquiera que sea el tipo de mantenimiento,
todas las rdenes de trabajo tienen como objetivo garantizar la Fiabilidad, la
Disponibilidad, la Mantenibilidad, la Calidad, La Seguridad, El Costo y el Plazo.

Mantenimiento Autnomo
Las rdenes de trabajo varan en funcin de la actividad especfica, si la actividad es de
limpieza, inspeccin, ajuste y lubricacin, se combina la gestin de competencias con las
gamas de mantenimiento, donde se establece: el Qu. el Cmo, el Quin, el Cundo y el
Dnde.
En la bsqueda de evitar la degradacin acelerada de la mquina, la orden de trabajo
invita al operario a encontrar y corregir las anomalas debido a las fugas de aceite, a la

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falta de presin, a una variable por fuera o por debajo de los valores lmites establecidos,
las fallas debidas a la mala concepcin, utilizacin, lubricacin etc.

Como una anomala puede volverse grande, la orden de trabajo trata las prdidas
potenciales para no tener prdidas importantes, bien sea una avera, una parada, un
problema de calidad, un retraso de la produccin que afecte el plazo.
Sabemos poner remedio a fallos, pero toma su tiempo y este es caro

Si no cambiamos nada, no tendremos jams el fin. Tendremos siempre anomalas que

generarn ms pronto que tarde fallos. Por lo tanto, hay que cortar la alimentacin de los
fallos, y erradicar las causas de aparicin de las anomalas.
Para la explotacin y manejo de la informacin del mantenimiento autnomo y su costo,
se registran: el tiempo que toma la intervencin, los insumos, las refacciones o repuestos
debido al mantenimiento generado por el sistema establecido. La idea central entonces es
empoderar cada vez ms al operario, para bajar la carga del mantenimiento preventivo,
aumentando el profesionalismo de los operarios con los tiles y herramientas
establecidas.

Mantenimiento Preventivo
Las rdenes de trabajo generadas bajo esta modalidad, tiene la finalidad de intervenir el
equipo antes de que la falla ocurra, si bien el mantenimiento autnomo en cierta forma se
adelanta a la aparicin de la falla; no obstante, en esta modalidad los especialistas de
mantenimiento ejecutan acciones regulares para evitar modos de fallas que generen
averas.
Prevenir es mejor que curar, reza el dicho; pues bien mediante la prevencin en
determinados sectores como la aeronutica, este modo de mantenimiento se sobrepone a
todos los dems por factores de seguridad, adems de las condiciones de funcionamiento
y ambientales que influyen en el deterioro de los equipos. Esto conduce a la existencia de
dos situaciones.
Al igual que en el mantenimiento autnomo, las actividades del mantenimiento
preventivo en las rdenes de trabajo se incluyen en el plan de mantenimiento programado
para una mayor simplicidad en la sustitucin de las piezas, para reducir los costos de las
fallas y para garantizar la seguridad del personal y el buen funcionamiento de mquinas
y equipos.
Se detalla en la ejecucin de la orden de trabajo, el intervalo de tiempo, el cual los mismos
especialistas basados en la experiencia determinan si est muy cerca del fallo que
ocasiona una parada del equipo o si por el contrario se puede ampliar en el tiempo la
inspeccin preventiva; lo cual a la larga, se traduce en una reduccin de los costos de
mantenimiento, una reduccin en horas-hombre de la actividad preventiva y garantiza
poder aumentar la disponibilidad el equipo.

Mantenimiento Predictivo.
Bajo esta modalidad las intervenciones generadas en la orden de trabajo toman lugar si
cierta condicin es alcanzada. una caracterstica propia de esta actividad es monitorear
variables que representan el estado de funcionamiento del equipo, mantenindolos en
operacin sin que se afecte el proceso de produccin.
Se parte del hecho que el mantenimiento predictivo est basado en una situacin real del
equipo y de una verificacin del estado por medio de una medicin y monitoreo de
parmetros dentro del marco de unos valores lmites, establecidos para el elemento a
medir.

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Conforme a las caractersticas del equipo, la direccin de mantenimiento define el tipo de
anlisis predictivo existentes, bien sea por termografa, anlisis de vibraciones, anlisis
del aceite de la mquina y su viscosidad, valores acsticos, acides, monitoreo de
partculas etc.
Lo predictivo podra enmarcarse en situaciones de emergencia, urgencia, programadas o
sencillamente por observacin.
Para algunos el mantenimiento predictivo es costoso, pero las consecuencias de no
hacerlo pudieran ser mucho ms, teniendo en cuenta el costo-beneficio, se plasma en la
orden de trabajo el tiempo de la intervencin, los insumos y elementos utilizados, para
una evaluacin posterior del costo de este mantenimiento, dado que es una actividad
especial, quien lo realiza tambin tiene un alto grado de conocimiento, lo que hace ms
costoso la actividad predictiva.

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