A avaliao em arquivstica

reformulao terico-prtica
de uma operao metodolgica"

ARMANDO B. iV1ALIIEIRO DA SIL\'ij

FERNANDA RIBEIRO

RESUhlO No confronto do clssico purndigirrn doctinierital. thciiieo e eitstodiiil

coin o eiiicrgciite pnundigmn cieiitfiio e ps-costiidial. n Arquivitica ioi~figiirii-se
corno discipliiin aplicada dti Cincia da Iriforiiiao. sobrc n qiml iinpartn cada rer
riiais desenvolver nina Iiiridainrritniio episteiriolgica consisteiite. O estiido cicil-
tifico da iiiloriiiaiio rcqiicr. oblisianicotr. urna riorn niiordagern <Ia problciiiitica
da arnlia(.o (e seleciio dociiriientnl). riitcndirla aqui roiiio urna operno nieto-
dolgica c no corno um orcro procrdiiricnto ti.i:niro orie~itntlopara srpzirar doei~irieri-
tos desprovidos dc inlor secuirdrios de olivos co!~siderados eoin intercssc para
fins do investig.~~o, predoniinnntenieotr Iristricn. Z\ Iiie dc critrios e par8inctros
objectivos <irstinados a iiortrnr n n\~nlincor eoiir base iriiinn grellin de anilise.
quniitifierel. ilirstrii-se; com i i i n cnso priiico. n aplicabilidatle d a iiietoclologio pro-
posta.

AI~S'L'RIICTCoiifmritiiig tlie clnssir. doeuiiiriital. trhriiral ntid custodinl paracligrii

\vitlr tlie coirrgeiit. scientific and post-costri<linl one. Ariliivistics nppcars as a i
applied disiipliric iri tlic srope of Iiiforiiiiitiori Scici>ce, aboui \rliiclr it is rriare iiiid
niore iiecessarr to develop n consistrrit epistcrnoloyicnl fociiidntioii. Tlie scieriiifie

inerc teelitiicnl proiedure orinted to sipnrote doecirriciits ivitlioiit asecoir<iiiry vnluea

frorn otlier coiisidercd oi iiitercst for researcii piirposes. spccifically liistorieal oiies.
Tlirougli o practical case, tlie aiitliors illiistrat tlie aplicability of tlie propoed
inetliodolog- according to objeetivc criteria ;ind parairieters estnblislied to cori<luet
;iii appraisnl Iiased ori a qnaritiliohle nnnlysis scliedule.

*Este texto bciiefieiou de uiii feeuiido iirterc8rnbio de ideias ioili os colegas e uiiiigos.
Drs. Mnniiel Lus Rcnl (Arqiiivo I-Iistrico i\luiiieipal do Porto) e Jillia Ramos (Arqiiivo
da Universidnde de Coiiiibrn). Uma rerso riinis rerluaidn do iiicsiiio e da autoria,
apenas, de iirrnando hlallieiro dn Silva. foi apresciitnda ao Seriiinrio sobre i\vnIia-
co, realizado ciii So Paulo, eili Abril de 2000.
 1 A mudana de paradigma

Os autores do !I/lur~rreld'ilrchiui.stiq~~e', genuno estandarte> da

escola arqiiivstica fraricesa desde o incio da dcada de setenta, dedi-
cam o terceiro captulo da obra i seleco e elimiiiao, assuinindo
a, como doutrina prpria, que entre o inoinento da sada dos papis
do gabinete oii 6~1,raude origem e a sua incorporao definitiva,
cleviclanieiite classilicados e cotados no Servio de t\rquivo (enteuda-
-se o Arquivo I'iblico o11 Histrico, institudo aps a Re~~oluo
Francesa), se situa iiina operao sirnultaiieamente essencial e deli-
cada - le lriage ou selecio -ilustrada pela mctlora da <<separao
do trigo do joion. O ajoio* so os papis sem interesse liistrico dur-
vel, votados eliminao, e o bom trigo os documentos de con-
servao permanente por fora das imprescritveis iiecessidades da
pesquisa Iiistrica2. Operao que implica urna enorme responsabili-
dade para o arquivista lia inedida em que 11n1 documento destriiilo
jamais ser reconstituvel, corivirido, por isso, ajuizar bem do iiite-
resse histricos da documeritao a conservar, sendo certo que no
se pode guardar tudo sob pena de se provocar a prazo a paralisia da
pesquisa num depsito completainerite clieio.
Por seu turno, f\iitonia I-Ieredia Herrera n a Arclziuslica gerzeral:
leoria y pr-cticn; inaniial de rcferricia no iiriiverso ihero-sul ame-
ricano" consagra i1111captulo agesto de docuinentos>~a partir da
*teoria das tr&s idades8 Eorinulada, segiiiido ela, por \Vylfel eiii
1972 e da deiinio de ~ g c s t ode docurnentosn inspirada na pr-
tica americana do recorrls rtzanagerneri~,sancionada pela Unesco e
delinida por 6. 1)iibosq; ern 1974, caino u ~ n apolilica rle i~zler~>cn-
i o sobre n organizaio clos docnrnenlos rlescle o rnornriz~odo se11
~ ~ a s c i ~ n e nsislernu
lo, qne i n c h ~ ai pr-arquiz>ngerrz, rnas sem se cin-
gir a ela'. Estes pressupostos levain-na a delcnder a criao clos clia-
inados arqiiivos intcriridios, o ~ i d cse realiza rsa labor jirnrlarrze/z~al
de la geslin rle clocunien~osque es e1 (,.zp~ltgo, ~ r a sla zraloracin,
y que hu podirlo iniciase progresioa~ne~z(c en 10s arclziuos ele oficina

' ASSOCl~YrlOSoes i\i1Ci~li\-iS'i'iiSFli,\rC:\ls - d l a r , i < ~rlilrchiai,r~iqrr~:

~/ 1lz6oriee / pm-
tique <(es nrcl8iae.s prrbliqzrcs o r irnrrcr. I'aris: S.E.i<I'.E.N.; 1970.
"C.: t\SSOCI:\TION UES ARIIIVISTES FH2\h'C,\IS - O/>. cil. 11. 161
:' Ver solirc este tpico: I'edro Li'i:% G\IC%- x L n i\rrliii.isticn csliniiola cii Ia actua-
lidnrl: su evolueiir entre 1975 !-1995r. bi flistorin rlr 10s rr,cliiaos J- de ln nrchi-
o,s/ico en Es/xuin. Coord. Jiinri Jos Cericrelo e Arigeles hloreiio Lpez. hlladolid:
Secretariado de I'iiblicncioiies e Iriiercnmhio Cieiitifico. Urii~~crsidzidde \nllndolid.
1998. 11. 191-2+0.
* Cii. iioi.: hriroriia HI2Ill:l>i;\ I-IEIIIIEIU - /lxbicisiico gcnerol: teoria y prricticu. 2." ccl.
J' celrtrnles" e a; de acortlo coiii a siia opinio, cliie tein iiicio o
.verdadeiro arquivo,> - o Arquivo defiiiitivo, uliistrico* oii pblico,
deiiomiiiado n a tradio anglo-americaiia clc arclziues e oposto ao
records por este estar confinado ~dociin~cntao corrente e cl-
mera* das institiiies. A tiido isto preciso ainda acresceritar o
600111 docuniental que disparou clescle ineados do sculo XX pondo
graves c urgentes probleinas de espao e toriiaiido, por isso, inevi-
tvel a necessidade de eliininao. E para que esta se faa impe-
-se; segundo I-Icrctlia I-Ierrera, urna avaliao que coiljuwe os svalo-
0
res dos clocumentosn - o valor pririiirio para a prpria pessoa oii
institiiio e que nasce 110 preciso momento da criao do documento
(administrativo, fiscal, legal e operativo); c o valor secuiidrio pre-
valecente para alm do uso imediato e que se coziverte, por isso.
numa referncia ou informao necessria aos investigadores. 17inda
a vigiicia adininistrativa surge, cnto, a i~ecessidadeda .avaliao
liistrican coni vista a uma conservao permanente c qiic leva ein
linha de conta os valores substanciais e informativos ela cIociimei~-
tao; deveiido o arquivista, aps a aillise tle tais parmctros; esta-
belecer o valor Iiistrico, eiiibora este seja difcil d e f i ~ n r p o rcuanto
lns ~endencinsIristricns cnrnbinn de una poca a otrnO.
Mais receiitcrncnte lean-\'vcs Roiisseau e Carol Coiiture, erncrgiiido
como porta-vozes da cliainada escola:, canadiaria qiic tem tido forte
impacto na Europa, procurararii siritctizar dtias tradies - a anglo-
-americana e a francesa - c no sei1 inaniial Os F~incla~neritos da rlis-
ciplilza nrquiustica; editado pela primeira vez no Qiibec erri 1994:
adoptaram lima postura cquilibratla e matizadora que: iio eritaiito,
no pe em causa a Iieraiia oitoceiitista da Arquivstica. I?sta, eriibora
deva rnoderriizar-se e , abrir-se aos novos dcsafios tecnolgicos da
criao e difuso de inforinao pelas mais cliversas eiiticlacles (iiidi-
viduais e colectivas), continua, afinal, colada a uiri objecto c a urna
<<molduratcricau que desigiiarernos de clssica: I16 enr nrqrliusliccr
- afirinain os cit:aclos autores - trs principias que conslilueln o firn-
clarl~enloc/ clisciplina. P a t a - s e elo ,~~r.incipio
de terri~orialidacle,c10
prirrcipio rlo respeito pelos ji~nclosou pr?nc+io cla prouenincin e da
nborclagelrl dos lrs idades. Utilizados desde o J1rral clo sculo ,i'I,i' e
sobretrrdo no scnlo .YX, coristituetn n prpria base da urq~iiuslica
vioclerr~a~. ~Iaiitenclo-se,pois, dentro do respeito por tais spriiic-
pios), e .teorias>, aceites sem qiiaisqiier reservas episteiiiolgicas, par-
" Ci.: !\iiioriiii IICI1I:l>l:\ IH1':RHI:Hi\ - O/>.cil. ri.
113.
' Cf.: iLii1oiiia IlI?llEl>I:\ IIISllllERi\ - 01,. cil. p.
120.
Ci.: Icaii-fies ROLiSSE,\Ll: Carol CO~TCIIE- Os liozd<rmen/o,s </<i dircil~liri<r
cri-rli'i-
i,islicn. Lisboa: I'iiblicaf6cs Doni Qiiixorr, 19<)8.p. 5 2 .
tem do ciclo cle uida dos documentos ile arguiuo para a abordagem
da avaliao e da eliiiiina$o e introduzem apenas li,~ e l r a snuances :
formais como a seguinte proposta terminolgica: 'aryuiuos corren-
tes: que so constituidos p o r documentos activos, 'nlyuiuos zte,rm-
dias: compostos p o r documentos sentiactivos e 'arquiuos definitiuos:
que agrupam os docurnentos itzactiuos corn ualor de testernunlio8. Cons-
cientes, alis, dos contornos difusos da pretensa fronteira entre fase
activa, semiactiva e inactiva; entre valor primrio c sectiiidrio, Rous-
seau e Coutiire reiugiam-se lia eufemstica expresso *valor teste-
munlialn e recoliliecem, ao tratarem dos arqiiivos definitivos, que a
equao relatiua utilizao de arquiuos defir.jtiuos (arquiuos deJ-
nitiuos = ualor secundrio = necessidade histrica) contm Lima res-
trio que primordial matizar: Assim, no se deve associar o ualor
secundrio rzecessidade ercl~lsiuarnerztehistrica, urna uez que se
prova que OS clocurnento~conseruados p o r essa razo so utilizados
p a r a toda a espcie de fins e que a necessidade puramente Iiistrica
apenas urna entre outras9, A sua uarquivstica integrada, pauta-
-se, desta forma, por um esforo perforinativo que visa modificar n
=superfcie. sein inexer nos fundamentos tradicioiiais da discipliiia.
Podernos, por isso, dizer que, em geral, franceses, espanhis e cana-
dianos se mantm na rbita do americano Teodore R. Scliellenberg, a quem
se atribui a paternidade, em 1956, da .teoria- dos valores primrio e
secuiidhio (e dentro deste dos valores aevidencial~e einformativ~n)'~.
No seu il/Ioclern arcl~iues:principes a n d lechniques, convertido niiina
espcie de uade mecurn dos arquivistas americanos, destaca a avalia-
o como operao de cliarneira entre o records (arquivo corrente admi-
nistrativo) e o arclziues (arquivo deiinitivo ou aliistrico~),defendendo,
iio entanto e em estreita Siclelidade ao <<princpio da provenincia*, que
o a r r a n j o * original dos dociimentos pelas entidades produtoraslrecep-
toras devia ser mantido ( o referido valor *evidencialu) no inoinento
da transferncia para a arcl~il>al institution, ou seja, para os arquivos
definitivos. A par dessc valor sevidencials emerge ainda, em muitos casos:
o ainformativou, isto , a importncia llistrica, sociolgica, econ-
mica, demogrfica, artstica, etc. dos dociimentos aos olhos de um
sujeito exterior aos arqiiivos - o investigador. Os interesses temticos
deste sujeito coiisubstanciam o dito svalorn secundrio e influenciam
decisivamente a escollia da <<matria* conservvel.

Cf.: Jeaii-Yve ROUSSEi\Q Cnrol COUTURE - Op. ci/. p . 113.

' Cf.: Jean-Yves ROUSSEi\CCarol COU1'URli - Op. cil. p. 123.
'O Ver n sinopse desta posiia e rcspcetivo contesto srr~izivisiiconincricniio cin: i\rinniido
-
Ii.lnllieiro do SILVA [et n l . ] Ar</iiiostico:/coria e prlica de ~iniociricia da irqr-
,nuo. Porto: E d i ~ e shfrontnrncnto, op. 1998. p. 130-132.
i\ nvelia.50 crn urrliii\.sricu: reCoriiiiilnq?m oicrico-prtiiica de iimn opein~oi~ieiodolgiea

Dicotomia consagrada, entretarito, pela legitiniao terminol-

gica: n o verbete aualiao do Dicionrio de Terminologia Arquius-
tica elaborado por colegas portiigueses ela surge expressamente corno
deternzinao do ualor atquivstico e/ou I~istricodos documentos de
unz arquivo I , corn vista fizao do seu destino final: conseruao
I permanente n u m arquiuo dejkzitiuo 2 ou elirninao, aps o res-
pecliuo pruzo de conseruao". Posio mais fluida e prudente a
assumida pelas autoras de obra equivalente no Brasil ao deiinirem a
avaliaio como Processo de anlise de arquivos ( I ) , visando a esta-
blecer sua destinao cle acordo com os valores que llzes forem atri-
b u i & ~ ' ~Valores
. esses agrupados por Ieda Pimenta Bernardes e m irne-
cliatos e rnediatos e identificados de acordo com a sua idade ou ciclo
vital e m adrninistratiuo, legal, fiscal, tcnico, histrico13. Para a mesina
autora a avaliao urn traballio interr(iscip1inar que consiste em
identificar ualores para os docunzentos (irnedia~oe rnediato) e aria-
lisar o seu ciclo rle uida, com vistas a estabelecer prazos para sua
guarda ou elirninao, contribuinclo para a racionalizao dos arqui-
vos e eficincia aclministrativa, bem como a preseruao do patri-
rnnio c l ~ c t ~ m e n t a Sl 'e~m. contestar a doutrina enformadora desse tra-
balho tcnico e interdisciplinai; mas alterando a ordem formal dos
seus aiiiomentosn principais, a peruana tiida L u z Meiidoa Navarro
pc a tiiica n a seleco dociiinental como processo que inclui a
identificao (saber a quaritidadc de i~iformaocontida nos dociimen-
t o s ) , a anilise (estudo da gnese docuniental, assim como das ctapas
percorridas pela docuinentao e do motivo da sua emisso) e a ava-
liao (determinao do valor dos documeiitos segundo crtitrios que
permitam discernir entre os que so para elimiiiar a brcve prazo, a
mdio ou a conservar-se indefinidamcnte)'".
" Ci'.: Ivone i\l,VES [e, <i/.] - Dicioriririo de lcrr~zi~iologin
nrqtiiistic<r.Lisboa: Insii-
tuto da Biblioteca Naeioiial e do Livro, 1993. p. 12. Posio iiiais fluida e priideirt
a asstiini<la pelas colegas brasileiras i\iin Maria Crmargo e IIeloisa Bellotio: i h n -
lioo. Processo <Ic aiilise dc nrqiiivos ( I ) , visando a establecer siio dcstiiiao de
acordo coiii os valores qiie Ilies loreuii atribuidos (ver: i\na Maria de Almeidn
Ci\Mi\IIGO; Heloisa Liberalli BELLOTTO - Dicionrio </c lerriiirrologia nyuiuistico.
So Paulo: i\socia?io dos hrqiiivisirs Brasileiros, Niicleo Regional de So I'aiilo:
Scerctarin de Estado da Cultura, Departamonto de Miiseus e i\rquivos, 1996. p. 11).
" Aiin Mario de Almeida C,\>lr\RGO; Ileloisn Liberalli BELLOTTO - Op. cil. p. 1 1
'"Cf.: Ieda Piiiienia BEIIN,\III>ES - Como auolinr <Iocrimentos</e air/i~ioo:oficina mo-
lizada no <lia I5 de Oi~lubmde 1997 pcln IIIIU/SP - /IssocinZo dos Aiyrriuistas
Br<tsilcirns/~\~ccleo
Re~iioiialde So Polilo, corrio pa7le do Pr.ojcto Coiirof a z o i . So
Paulo: ,\rqilivo do Estado, 1998. p. 17.
" Ieda Piinciita BEIIKAIIUES - Op. cit. p. I+.
'"Cf.: Aida Luz MEKDOZ,\ iVi1\'1\11110 -Apcintespui-<r c1 cslu<liode In selecciri doc<irncn-
tal. Liinn: Biblioteca Nacional clel Peru, 1997. p. 47.
 Esta iio , porm, a perspectiva de Eiio Lodoliiii, Iierdeiro e repre-
sentante da aescolau italiaia e do cliainado mtodo Iiistrico~"'. Recla-
mando para o seu pas iuna antiga e slida prtica de gesto clocuiiien-
tal. ein quatro idades ou fases (arquivo corrente; arquivo de depsito,
arquivo intermdio e arquivo histrico), contesta a jiistificao terica
da seleco e da coiiservao pavcial da doc.oclunentao a~quivsticacoin
o argiiinento de que se o arquivo uni coiijunto de documentos surgi-
dos de iim vnciilo originirio, neccssisio e integral, qualquer escollia e
conservao parcial desse corrjunto representa urn golpe, urna ruptura
iiiesplicivel do rcferklo i~nculo;praticada apenas pelo inotivo prtico de
ser rlzaierialrnente inzpo.s.s~~el
conserL,ar t~iclo". Na sua opinio 116 um
dever cieritfico de conscr\,ai o arqiiivo na sua natural iiitegriclade, e~rhora
essa coiiser\,ao possa ser iinpratici-e1 do ponto de vista financeiro e
fsico ([alta de espao). Sublinlia tambm que ritio li& seleces aobjec-
tivasr, neiii rigorosas, irriplicando sernpre um risco grave que coilviria
no correr Subjaceilte a esta ritida reciisa rnerital da avaliao parece-
-nos csiar uin aspecto iiutcressante e pouco focado, u saber: o sentido de
Iristoricidade prpria de cada arquivo, ou scja, a clocume~rtao
criadalieccbida, ordenada, recuperada e aciiinulacla num espao e tempo,
nurn contexto postaclor de se~itidoespecfico (liistrico)~que urge prc-
servar o mais possvel, embora isso no iiiipea e porventura at iiiccn-
tive mais o inevitvel <<olliar~ siibjeciivo de qlialquer iiivestigadorr8.

'"Sobre cste aspecto interessii mgistar a pcriineiite ~ b s e r r i i ~ dei o Ulpiaiio T. Bcierra cle
Xliirzes: *\'o critanto, qitzilquei. ohjeto pode [liririariar corno dortiniriito r iriisiiio o
doiiiiieiito de iiiisccria podr torricer iiifoririaes jamais previst;is rrri sua 1il.ogra-
i t r n q k . Se. no iiivfs de usar uirrn caneta plirn escrever llie s.ia eulocntlas r~iicstes
iohre o que seiis titribotos irifoniinrii selatirairiente isua riintria-prii~ine irspectiao
proeessairreiito. Zt tcciiologiii c oiidies sueiais de fi~briii~.io. foriiiri. fiiiio. signifi-
R ~ Oc t i . - cste objeto titilitirio e s t i sciido einpregado roitio doci~irieiito.(Ol>ser\.c-
-se. pois. qiie o docuirieiito sen>prcse diSiiie e i ~ irela<o a tirn ter.cei~.o.externo n sril
Iioiizaote origiiiol). O qirc Sai: de uiri objcto doiiiiiciito iio . pois. iiriia carga lateiitc.
defiriidii. de iriforiiiii+o qiic ele crieerre. proirtii piiru ser crtraidn. coiiio o siiirio <!c
iitii liii>.io. O <lociiiriei~to
iiio tcili cin si iizi iirpria irlotidiide~proriso~~inriieiite iiidis-
poniuel. at < ~ u c seulo
o inrtodolgico do Iiistorindor resgate a Bcla i\doririccidn de
seu sono prograinitieo. E. pois, a i ~ i ~ e s tdo i o coiilicciiiierito que cria o sisteir>nrlociziiren-
tal. O Iiistoi-indor tino faz o doiiirrierito f;ilili.: o Iiistoriador queiii fala e a cxl>licila-
i o de setis critrios r procediiiieriias Sundaiiieiital para definir o alcaiicc <Ic soa
S:slam (cf.: Ullii;irio 1: Bezerra de \IENE%I?S - h!enrria r ciiltrirri iiiiiteriiil: doc~iiiieii-
tos pessoais tio espao pill>licon. 13sti<dosHirlricor. Rio de laneit.o. 11:21 (19o8) 95).
Se isto 6 iissirii eiii parte, coiiunr. to<ln\in. aiiiio cair crii tciitnyion. ou scja. iio cair
ria persistente iiiodo dc i t n i relntii-ismo eogiritivo exrrino (qiliise solipsista) que riegite
11 Iiistoi.ici<lade originiil do docriiiieriro c; sohretiido. o sentido activo da iilforriiaqio
?\ avnlinyiiu eiii iii-qiiirsiia: ielor~iiiilayiioicrico-pidtien de iiiri;i opera~;iorrietodol6gic:i

A perspectiva dissonante dos italianos, a que poderiios juntar os

recentes e iriovadores contribiitos cla alem ilngelilca h,Ieniie-Hariti,
da americana I-Ielen Saiiiiiels ou do canadiano Terry Cook cesitrados
todos na avaliaio pela anlise dos contextos orgnico-fiiiicionais -
pedra angular da nova earquivstica multilu~icioiialu'~ - , no basta.
porsn, para os situar [ora da fase tcnica c ciistodial (1898-1980)
resultante da intcraco de dois processos: o iiiformacional relativo
aos arqiiivos e o liistrico ein geral, caractcrizaiido-se este iltiino,
grosso moclo, pela 2." e 3." vagas de iiidiistrializao, pela evoluio
tecnolgica e cientfica e pelo confronto entre a democracia (liberal
e social) e os totalitarisinos (fascismo/nazisino e coinunisino); e aqiiele
pela acentuada especializaio profissional do arquivi~ta'~.
Esta perspecti~asurgiu em coiitrapeso a uma iircjuivstica disci-
plina auxiliar> da I-listria e legitiinadora da memria poltica do
Estado-Nao graas incorporao macia cla documentao de orga-
nismos extiiitos cm servios iristitiicioiiais (os Arcluivos Xacionais c
Pblicds) criados expressainente para custocliar essa rncinria e i ior-
miilao de alguns preceitos, coiiio o do *respeito pelos fniidoso (Naia-
lis de \Vailly, 1841); mais tarde coiivcrtidos ein <teoria>arquivstica.
Deparamos, assim, com uina fase sincrtica e cusiodial (sc~ilo~ 1 ~ 1 1 1 -
-1898) que prccedcu a fase do especialista eiri hrqiiivos, quer histri-
cos (nascidos artificialiiieiitc iio ciclo anterior), quer aclmisiistrativos,
sendo estes to naturais c antigos qiiairio, pelo menos, as clenoiiiiiia-
das civilizaes pi-clssicas, e reaiirinados, a partir de 1898; sia sua
iinportncia estratgica, organizacioiial e modcriia pelos liolandeses
Pliiller? Fciili e Fruiii; pclo iiigls IHilary Jenkisisoii ou pclo italiaiio
Eugenio Casanova-', precursores de piiticas relativamente rccerites
corno a rgesto docuinental>>,a i~orsnalizaoteriniiiolgica e classiii-
cativa e a reviso actualizadora da datada e esttica rioio de I'uirdo.

social iio Iiiooieiiio c tio eoaiicxio rri qii h i pradiizidii. Aiites rlc a I,isroria<loi- sli;i-
reer corri os sclis aqtiesiioriniiieritos siil~jerlirosaeristc ji. eiii iioss:i opiiii50. tirii usis-
rirrn iiiiornliicioiinlx (pnrecc-rios cia csliressZo itrnis corrtii qiie a tenda pelo autor)
criado por iilgi~kni niini spaso e teriilio pr11riose h i c o s . Ucri sisteiiiii qiic tino se
i>bi.cpc, ol>vianrriiie. ;to si~jeitoioresligaclor iiins qac inierage com cste porqiie o sei,
seiirido origirial (c liisrriro) Iierriiarieeii e rijo 1>o<leser ec;iiriotc;,<lo oii oinirido. Cni
siiiiples e s e i i i ~ ~serve
l o 1iai.a dernoristrai este I>ieve oiiietitirio: a clebre Pedra Ilosete
at sr descodiiicnda eristiii seiii rseiirido pr.prior. irriis t i ]pai-tii.do iiioiiieiiio dn deci-
lrnco da escrita Iiierogllica (ccligo iiiloriiiaeiurial) foi possiel roiistiiirir o seiiti<lo
explcito do epig~.aEist;ilairior c iicresceiitar-llic tn<ln riir,a rriais \-aliei seiiiiiiitica deri-
vnda dos iiiiiltiplos olltares qrie dai eiri cliiiii~esolxc ela passarairi a iriidii.
" \'cr: r\rinniido >1nllieiro rla SIL\:\ [rt <i/.] - Op. cit. 11. 163-164 e 180-181.
" OS.: i\rniniiclo >liillieiro <Ia SILii\ [ e / 01.1 - Op. cil. 11. 210.
" Cf.: Arsoairdo hliillieii-o da SI[.\\ [ e / 01.1 - Op. cir. 11. 115-127,
 A fase tcnica e custodial signilicou; em certa medida, um avano
terico-prtico, mas ao mesmo tenipo maliteve-se presa a condicionalis-
mos perversos da fase anterior e da, por exemplo, a referida antinomia
anglo-americana entre records e arcliiues ou ainda a diicil coiniinicabi-
lidade, agudizada ao longo do sciilo ,U;entre os arquivistas Iiistrico-
ciilturais, representados pelo Consellio Internacional dos Arquivos (CIA)
nascido em 1950 no seio da UNESCO, e os agestores,~de dociimenta-
olinformao deneo das mais diversas organizaes activas. Estes e
outros *aos genticos permitem que estabeleamos, em termos episte-
molgicos e de acorclo com a proposta terica de Tliomas K l i ~ i n uma
~~,
analogia entre o termo fase e a noo operatria de paradigiiia".
Na designada fasc tcnica e custodial detectainos a vigncia de
um paradigma arqiiivstico que podemos classificar de documen-
tallpatrimonial, custodial, Iiistoricista e tecnicamente sincrtico e pode-
inos ainda caracterizar do seguinte modo:

a ) a sobrevalorizao do timo romano (docere = conduzir, levar

algo ...) e do sentido emprico de documento c documentao
(o que serue de proua, litalo, declaruo escrita p u r a seruir de
proua, clernonstrao);
6) o primado da conservao do dociimenial enquanto conjunto
especfico de bens culturais (patrimnio) do Estado-Nao e
da respectiva memria social, pelo que, in eatremis, o acto de
conservar implica a atitude insidiosa de vigiar, de coiidicionar
e de controlar fisicameiite o acesso em nome do assaz deien-
svel motivo (entre outros menos aceitveis) de que um livro
de lioras do sculo XII com iluininuras uin bein patrimonial

'? Ver: Tlioiiins KIIUS - A Estriit,r>o das rcoobier c i c r i t f i n s . S5n I'aulo: Perspci-
tiva, 1994.
I:' Esta iio~Botem sido iisncla ein diferentes e v n r i ~ d a snicpcs. pelo que importa
dei~olir-ln. dentro do 1iossve1, ii integridade do peiisaiiieiito origiiinl de TLionias
Kliirii, para qiiein n noo dc pnrndigiriti abrange, de forma irnplicit;~. a ~,ercepqo
gcstilticn qiie orienta a soluo das prtzzler, dos quebro-enbeyas. n qiic se dedicar
deterniinada cornutiidade de cieiitistns. Implica, portanto, iciiia viso do i~iiindo.uni
acordo sobre que entidades existem ein iiiii dcteriiiiiindo campo n scr erplorado/qiscs-
tionado; no podendo, pois; ser reduzidii n uiiia meia questiio de intaclo. Netc scri-
tido , talvez, qiietiorrvel o iio do terrno eni <lisciplitias. coriro n Arquiviticn e n
Bibliotcconomia, que, dada a siin inatiiz erirpiricn, no passnrniii por oin priiiiciio
p n r n d i ~ i n nqiie as tciilia direccionado para <tina evoluo similar ii ocorrida nas
eirrcins rinturais. Ein resposta a esta objec5o nrgiiineiite-se ser difcil e lioje itiilito
controversa ;L nrinlogin sitiiples ciitrc ciircilis sociais c iiatnrnis; nlrri de que a fase
einprien e pritica representa j triiia bi~sende eieiitifieidade e de nfirinnyo profis-
sioiiul niitiioma. Eiitendemos, por isso, nceitivel conceber essa Ense conio p.aradig-
initicn e i150 tiecessarirmcnte coiiio pr-parndigmiticn.
 valiosssimo (inclusive do ponto de vista monetrio) a que n i o
se pode aceder da mesma maneira que aos lbuns do Astrix;
c) a base terica da prtica (re)valorizadora (avaliao e selec-
o), (se)classificativa, ordenadora e recuperadora dos docuinen-
tos assume contornos de iniscelnea instvel e inconsistente em
que a I-Iistria (sobretiido medieval e institiicional, fuiidada na
anlise diplorriatstica) ainda =disputa*; cada vez com maior
dificuldade, o locus epistmico ao Direito, Cincia Adniinis-
trativa" e at clssica Filosofia Racionalista, patente, alis:
no esforo iluminista da classificao dos entes e dos saberes,
logo extensvel ao domnio pragmtico, onde, segundo Aposte1
(1963), a classificao dociiinental e biblioteconmica ocupa
um lugar p r i ~ i l e g i a d o ~ ~ ;
d ) a diierenciao inclependentista e legitimadora lace i Bibliote-
conomia atravs, por um lado, da afirmao da ilrqiiivstica
como .cincia dos Arquivos enquanto servios/instituies pbli-
cas de mbito nacional, regional e locali>:e, por outro, da enfse
no docunzento de arquiuo (integrante do fundo de arquivo*),
pautado, segundo Vicenta Corts, pela unicidade, integrirlode
e aulenticidade e melhor defiiiido por Maria Paz Martii-l'ozuelo
Carnpillos, que identilicou cinco traos essenciais: uo contexto
de criao*, aa siia unicidade~,ua sua auteiiticidade,>, =a hete-
rogeneidade c10 seu coritedo e, portanto, a miiltiplicidade da
sua iniormaion e a .necessidade de cada um dc estes traos
estarem sempre presentes~'~;e
e) a demarcaio retrica lace i I-Iistria e Ciiltiira mediante
uin reforo tecnicista de cariz sincrtico que combina o sabes
fazer (matriz basilar consubstanciada nos trs princpios
fiindadoresm acima locados e numa atitude emprica de regii-
lainentao de procedimentos) com um estatuto deinasiado
equvoco (e ps-moderno?! ...) de cincia, justificada, alis,
por Cruz Mondet em moldes inodernos ou ~ c l s s i c o s ~ Es:
ciencia p o r cuanto posee I I ojeto,~ 10s arcl~iuosen su dole
consideracin: 10s fondos docurnen~ales,y src entorno; posee
adernis 111z rntoclo, conzpuesto p o r on conjunto de princi-

'*Ver: lacqiics CHE\:\LLIEH; Dutiile LOCII,\K - Ln Scierice nd,i~ir,isi>atioe.

2'"'" d.
l'nris: I'UF, 1987.
'Wit. por: OLga 1'0A1110 - eD;i Clasificaio dos seres R ilassifieaia dos saberes,.
1,eitrtiar: irvf<trln Biblioicca i\'ocio~~al.
Lisboa. 2 (Priinavera 1998) 28.
" Cf.: >Iaria Paz MAIITN-POZtiELO Cr\blPILLOS - Lo Corrsfnrcciri lerica cri oirhi-
~sistico:e l piirrcipio de p,oced,icio. >lndrid: Uiiiversidnd Cnrlos 111; 1996. p. 101-
-103.
 pios lericos yprocedi~nerilospPcticos, cuya euol~lcincons-
tante la perfilan con rrzaj~ornitidez dia a dia. Y un J117 hacer
recuperable lu inforrnacir~ clocuinental p u r a s i ~tso-'.

Firmado nestas principais caractersticas, o paradigina dociiinen-

tal, ciistodial e tecnicista evidencia, sobretiido desde a dcada de
oitcnta do sculo XX, sintomas de ntida crisc por eleito bvio da
giiese e do galopante desenvolvimento da Sociedade da Inlorma-
o, que o socilogo David Lyon considera ser algo snais do qiie
urnps-industrialisrno reciclado pelo impacto scio-econmico e cul-
tural das novas tccnologias da informao (micro-electrnica e infor-
mtica). Ela ; na opinio do inesrno autor, uma probleintica,
entendendo por tal a organizao rudimentar de um campo de fen-
ineiios que perinite identificar problemas passveis de investigao
sociolgica. E, nesta medida, o cainpo deliiiiitado por esses pro-
blemas inclui necessariamente a interpretao das miidanas ocor-
ridas nos locais de trabalho oii no einprego c ainda aspectos pol-
ticos, culturais e globais decorrentes da clifuso das tecnologias da
inforinao (11)~~. Inclni tambm a aiilise das consequiicias cada
vez mais sentidas nas prticas biblioteconiiiica c arquivstica.
Sublinliamos o termo prticas porqiic ele Soi nsado receiiteineiite por
lrves Le Coadic, autor dc uin voliisne da clebre coleco Que sais-je?$
iiititulado L Science de I'I1tfom7atior7'~: a biblioteconomia ou acin-
cia das bibliotecas., a arqiiivstica ou acisicia dos arqiiivosu, a inuseo-
logia ou <<cinciado museu e a cincia dos rneclia, da comunicaon
mais no so, segundo ele, qiie meras pratiques ernpiriques d'organi-
~ a t i o nPrticas
~ ~ . visivelinente translormadas pelas TI a ponto de, Iioje,
ser visvel e observvel um paracloxal e paroxstico confronto/simbiose
entre a atitude docurncntalista e a percepo inSormacional.
Note-se que a ideia duradoira, esttica e iinidiinensional de documcn-
tao (inensagens em sriportc papel) coineou a ser directamcrite *ala-
. cada. a partir dos finais do sculo XIX coin a telegrafia sem fios; a
fotograiia, o cinema e a radiofonia, mas s a geiieralizao do rnicro-

" Cf.: J . 11. CRUZ i\IOSl>lil' - ~ l k z , r r , < r l dr a>-clziu,slico. hladrid: Ftiiidaciri Geritriii
Snnchez Ruiperei; Piriiiiide, 1993. p. 6t.
" CCE.: Darid LYON - i1 Socie<lnde </e iri/ornla<io. Oeirns: Celiii Editora. 1992. p. 8-9.
'"Ver: Yvcs-Frniiois 1 2 COI\DIC - Lo Scierzcc de l'irforrri<rtiori. 2"''c 2~1. l'aris: I'res-
ses Universiiaires de Fiance, 1997. (136 edizo em portugus: A Cincia rlo irfor-
rrinio. Brnsilia: Briqitci de 1,cirios 1,ivros. 1 9 9 6 . )
"O Cf.: Y~ei-FriinoisLE COitDIC - ~ S c i c n e ede l'iiiforiiiniioiim. I i i Dictionrrnire e n c y
clopdirlsc </e I'iri/or.r~zuliorie1 de In docrrr~teirlatio,i.Dir. Scrge Canly I'aris: Nntlioii.
cop. 1 9 9 7 . p. 5 1 7 .
\I ;i\,nliiqio eiri artlitii.istirii: rcfor~niiliiqoterico-prtica cle iiirio operu8o rrieiodolgico

liliiie iio ps Segiinda Giierra Muridial, o iiasciineiito e rpida difuso

da televiso e a posterior emergncia das TI haveria de Ilie desferir iim
golpe qiie iios parece letal. As iiovas teciiologias e a siia interaco din-
iiiica com as teciiologias precedciites tiouxerain para primeiro plano
um feiiinenolprocesso social to antigo corno o prprio /torno sapierls
snpiens e durante sculos aocultadoa pelo invlucro o11 .<casiilor,isto ;
pelo suporte material das palax~ase das imagens. Deu-se, pois; a plena
aapario~da inforrnao social facilineiite traiisfer\~elde um suporte
para outro e at sirnultarieaineiite circulvel ein todos eles.
Acaboii o suporte? Arliincia-se e perfila-se o firn do documeiito?
No, mas.. . Anuncia-se e perfila-se a *transparncia. total do docursrento
e; coiiseqiieiiteinente, a visibilidade da sua <essncia>>coiistii.uti\~a
- a inlorniao - , porquanto se percebe cada vez mellior qiic no h
dociiiriento sem ir~forinao:inas siin o iiiverso; ou seja, iiil'orinao
para alm do docuineiito (siiporte material externo), sendo este. afi-
iial, urn mero epilcnrneiio daquela.
E o que eiito a inforrnao, to falada lioje coiiio se fosse urna
espantosa novidade?
Do iiso dado ao termo por autores de diversos quadraiites e lor-
maes infere-se uma polisserilia vasta e confusa"' qiie exigc clarili-
caes iirgeiites, discutveis, mas incontoriiiveis. Apressamo-nos, por
isso, a assumir determinadas opes gnoscolgicas e a definir infor-
mao social c o ~ n oo coiijiinto eslrutiirado d e representaes
coclificadas (siinolos, signifieanies) socialinente contextiializa-
d a s e passveis d e serein registadas nuin qunlqiier suporte maie-
ria1 (papel, filmel disco i n a g i ~ t i c optico,
~ etc.) elou coiniinica-
d a s ein tempos e espaos diferente^^^.
Desta proposta de clefiiiio ressalta, de imediato, a irnportiicia da
lir~gvagerrl(capacidatlc de articular ideias. soris e signos) e do ccligo
(a Ingiia falada e escrita, a iiotao nirierica, o deseiiho, etc.) que so
a base *cosificadora~da inforiiiao e a ~substancializarii:~ coiiio feri-
irieno social. Estc crncigc da lngua e da linguagem, confiinde-se com
disciirso e texto e encerra proprieclacles intrnsecas essericiais. E a sua

"' Ver sol~recst nspcio a conrrirtiirio dr: Aririando 13. hliilliiro <li> SII.\;l - i;r\rrliii-
risiia c eultiini pol~iilni.Alyiinias riotas sobre o Iiirinrio Iiirorrriao r Ciiltiiras. Iii
C<z/riir.riPor>,ilni: ilc1ri.s </o connmsro r.c<i/i;<r<lo
,to Forrrm da rllriiri. hlnia: Ciriarii

. . .
6nses epistririo/~ic<rr r inoclr~loformolit.~.qisc estii a ser eliiboi-ndo !por iin, grupo
iirformnl eootitiiklo n coiivite de daecntcs ilo Curso de Especiaiizaqo eirr CiFriciai.
Docuii~ciirni da Fncitldade de Letras da Uiiix~ersirlnde do l'or~o e corii ;i seguiiire
coi~q>osio:i\ilabela Lapii, Arriiuiirlo \lallieiro <Ia Silva. IClisn cerre ir;^. Iieriinii<la
Ilibciro, leo i l v u r o Ctirviillio. luno Lcite e .\laria hliiriricl Borges.
enumerao e identilicao detalhada constitui iim passo decisivo e
gerador de profcua conti.ovrsia3~sem o qual, alis. impossvel avan-
ar na compreenso do novo paradigma emergente. Enunciemos, pois,
essas propriedades forinalizadas como lima axiomtica geral:

1. estruturao pela aco (humana e social) - o acto indivi-

dual c/ou colectivo funda e inodela estruturalmente;
2. integrao dininica - dupla e simultnea implicao do acto
informacional nas circunstncias internas e externas do sujeito
da aco;
3. p r e p n c i a - enunciao (mixima oii mnima) de sentido activo
(i. e. da aco fundadora);
4. quantificao - a codificao lingustica, numrica ou grfica
valorvel quantitativamente:
5 . reprodutividade - a codificao reprodutvel sem limite, pos-
sibilitando, assim. a reteno/memorizaio;
6. transmissibilidade - a (re)produo informacional potencial-
mente transmiss\~eloii comunicvel.

Estas seis propriedades elencadas e; em particular, as duas lti-

mas matizam a informao 115.0 apenas como lenrneno, mas como
processo, inscrevendo-se nesta dimenso a iioo de comportamento
e respectivo conjunto de setapas. em espiral - criao: diiuso,
organizao, armazenamento, pescpisa e uso. Fenmeno e pro-
cesso, a inlormao social reinete simultaneamente para o sujeito
neurocerebral e psquico e para a intersubjectividade colectiva e
cultural ( a relao comunicacional), configurando-se como objecto
especfico de coiihecimcnto cientfico dentro, porni, da densa coin-
plesidade nsita i natureza humana e social partilhada e explorada
por diversas cincias e ramos do saber. Ela preenche, pois, o ncleo
(mono e transdisciplinar) de iim campo cientfico prprio vivifi-
cado por uma dininica e estreita irlterdisciplinaridade (ver ns. I ) .
B centralidade da informao social como objecto de conhecimento
(e no apenas como fonte, aspecto recorrente cleinasiado redutor ...)
tem implicaes episteinolgicas profundas, vastas e imprevisveis.
A principal a instaurao de um novo paradigma que designamos
por cientfico e ps-custodial, correlativo, alis, da Case a1980
com idnticos adjectivos, rnarcada, qiianto ao processo informacio-

S:' Eiiipregainos aqui o coiiceiio corno foi analisado por Giulio GIORELO - =Progi.eo
pelo caiiflita: ns controvrsias cicntifiensr. Anlise: piiblicno scincst~oldefiloso-
fia. Lisboa: 1:2 (198t)181-198.
:li Ver: r\rinnndo h'laltieiro ii SIL\:\ [ e [ a/.]- O,>. cit. p. 210.
nal, pela figura mais rica e completa do arquivisia cientista e pro-
lissional da informao, pela identificao dos arquivos como siste-
mas de informao e pela norinalizao do acesso a esses/nesses sis-
temas informacionais, e, quanto ao processo histrico geral. pelos
mltiplos efeitos da cliainada ps-industrializao e pelo impacto
no apenas econmico, mas poltico, sociocultural e simblico da glo-
balizao em ci~rso.Um paradigma desenhado pelos segiiintes traos
essenciais:

a ) valorizao da informao (fenmeno/processo liumano e social),

residindo liela e no no suporte (material externo ao sujeito
produtor de informao) a sua prpria historicidade (orgnico-
-contextual) c a sua riqueza patrimoniallciiltiirak
b) afirmao do incessante e natural dinamismo informacional
oposto ao eimobilismou documental, traduzindo-se aquele no
trinmio criao - seleco natural - acessoluso e o segundo
na antinomia artificial .vida* efinera - perinanncialconser-
vaio;
c) impossibilidade de manter a .compartimentao documenta-
lista da informao pelo espao institucional e tecnolgico onde
se conserva (servio de arquivo, servio de bibliotcca e sistema
informticolsoftwar.e de coinputador monoposto o11 em rede),
porque este critrio superficial e no abrange o dinmico
contexto de produo (organicidade), de retenolmemria e
de usolconsiimo (funcionalidade);
d) necessidade de conhecer (indagaq compreender e explicitar) a
informao social atravs de modelos terico-cientficos cada
vez mais exigentes e eficazes em vez do universo rudimentar e
fechado da prtica informacional emprica composta por um
conjunto uniforme e acrtico de modoslregras de fazer, de pro-
cedimcntos s apareniemente easspticos~oii objectivos* de
criao, classificao, ordenao e recuperaio;
e ) alterao do actual quadro terico-fiincional, em que quase s
pontificam as priticas metodolgicas e os interesses cliente-
laresu da I-listria, do Direito e da Cincia da Administrao.
para uma postura diferente no universo dinmico das cincias
sociais (todas as cincias do homem e da sociedade), refern-
cia indispensvel para a compreenso do social e do cultural3',

" Yves Le Coadie iiio liesitou em nfiriiiar que a cincia da inforinaio ao preociipor-
-e em eelarcccr um problema social concreto passou a iiitcgrnr o grupo diis eiri-
eias sociais. E acrescenta: Hesposideiido a uma iiecessidnde social. a pesqiiisa erii
cincia da informnio; pesquisa orieiitadn, elaborada ein funio desa i~ecesi<lade
 coin bvias implicaes 110s rioi~osmodelos formativos dos
firturos proSissionais da iiiforinao; e
substitriio da lgica instruniental patente rias expresses cges-
to de docuinentos>>e gesto da iriforinao* pela lgica cien-
tfico-compreensiva da inforsnao lia gestito, isto , a inSor-
mao social est iinplicada no processo de gesto de qualcliier
entidade orgariizacional e assisn sendo as prticasfprocediinen-
tos iniormacioiiais decorrem e articulam-se com as concepes
e prticas dos geslores e agentes e com a estrutura e cultura
orgaiiizacionais, devendo o arquivista, cin vcz de estabelecer ori
impor regras operativas, coiiipreendcr o sentido de tais priti-
cas, como se exige, por exeinplo, a usii socilogo elas organiza-
es e apresentar dentro de certos modelos tericos as solrics
(retro ou)prospectivas riiais adequadas.

Confrontadas coin este paradigma emergente as releridas aprti-

cas ernpricas cle organizaox (arqiiivstica e bilrilioteconmica), n a
espresso de ILe Coadic, no podem subsistir por niuito mais teinpo
artificialinente autoiioinizadas e disfaradas de rcientiicas., tenclo,
por isso, de ser (rc)enqiradradas cpistemologican~es~ie clc uin inodo
skrio e consisterite. E isso isnplica iiecessariasncnte a reviso crtica,
Iiia das acima refcrirlas propriedades da informao., da Ilerana
stericay arqiiivstica (a noo dc luiido e os trs princpios leinbra-
dos acima por Coriiure) quc at agora poucos tm ousado contestar.
, alis, coiripreensvcl que assirn suceda: toda urna estratgia pro-
Sissional de refol.o identitrio c de recoiilieciines~topblico (desesi-
volvida ao longo do sculo S>(pela negativa9 ou seja, pcl a srmc recusa r
de contactos com a Iriblioiecoiiomia, a docuinciitao c os seus pro-
grcssos a nvel da iiidexao, classificao e difuso do accsso) tem
asseiitado nesse ncleo duro ele noes operatrias e dc priircpios,
aceites mais caino doginas iinritiveis do que coiilo n~odelostraiisit-
rios de iiin processo cientfico, sujeito, por natureza, a relonniilaes
e reconstriies constantes.

e foi, rle algoiiia forriiii. deteniiiiin<la por ela. Talaiiibtri. sob ti prrssio das tciii-
cas da iriforiiia~5o.de i>riqiiiiias caricebidiis I>iii.n a coiiiitoieaio, o ~>reociipaio
doriririante dos irivestigarloi-es passou n ser o iltil; o efiiai; a pritico e n l>riticn.
e iiiuito pouco o tcrico. n teoria. 1% pois iirri atraso <Ia teoria sobre o criiprico
e sobretudo <lcscoiiesiio entre ;is ditiis [ver cal>. I\'].Dc prtticn de or,oaiiirno. ii
ciricia da irioritiao toriiou-se, sol> eleito de oliia procilrn social crcsceiitc; dc
novas apostas sociais e d e importaiites deseii\-olriiiiciitos eeoninicos. iimn ciii-
cia social rigorosa (Jeaii-Yvcs LII CO>\I>IC- /,<iSciertcr rle l'i,,/oi.raliorr (o,'. c i l . )
1,. ao).
 2 O estudo cientfico da informao

A alteriiativa esiste definida h mais de trs dcadas, de incio nas

conferncias do Georgia Institute of Techiiology, realizadas e m Outu-
bro dc 1961 e Abril de 19623" e depois, e m 1968, por Harold Borko:
para quem a ii$ornza~iorz scierzce a disciplina qrre inuestigu as pro-
priedacles e cornportarnento cla informao, as,foras que regem ofluxo
inforrnacional e o .sentir10 do pmcessarnenlo de infor?nno corn vista
a urn nzxinzo de acessibilidade e uso. Diz, assim, respeito a urn cor-
pus de conlzecimento sobre a origern, coleco, organizao, armaze-
narrzento, recuperuo, inlerpretao, transmisso, transformao e
LLSO cla informao. Isto i n c h ~ a
i inuestigao cla inforrnao tanto e111
sisterrzas rzalurais, como c~rtficiais,o uso cle ccdigo.spara uma eficiente
lransrnisso cle rrnensagerzs e o esluclo dos I ~ L O ~ Oe Stcrticas de pro-
cessarnento de inforrrzao tais conio computador-es e os respeclivos sis-
temas de prograrrzao. n.ala-se de unza cincia interclisciplinar deri-
uacla cle e relacionnrla coirz os seguintes campos: matemtica, lgica,
linguistica, psicologia, lecnologia conlputecional, operaes de pes-
qlci.s&usca: artes grficas, comunicaes: bibliotecorzornia, gesto e
oulros cainpos similares. P O S S Eporfirn,
L~ ~~rrzacornponenle de cincia
pura na rneclidu ern que explora o terna sern ollzar ris suas aplicaes
pricas e urna coniponenle de cincia aplicada que clese~zuolueserui-
os e pruduros. A biblioteconornia e a cloc~~mentao constiluiarrz, por
isso; aspectos aplicados da cincia cla infor7nao3'.
Mais do que u ~ l i adefinio, Borko traou um programa quc con-
tinua actual e ern plena realizao, apesar da ialta de consenso interno
sobre se j atingiu ou no a alinha de giia. mnima da maturidade
e da autonomia cientficas.
Uin programa cuja origein a maioria dos autores uiiniine e m
situar na criao, pelo belga I'aul Otlet; clo Instituto Internacional de
BibliograSia c de seguida ila Federao Internacional da Documcnta-
o, organismos que procuraram dar resposta, desde finais do
sculo XIX; s noxras necessidades dos investigadores, interessados cada
vez inais e m acederem de forma rpida e eSicaz nas bibliotecas a
*docrimenios de diverso tipo>>represeiitaiido u m a multiplicidade de

""lefioicno iiielitda cm: lesse II. SHEI~,~; Doilnlil 8. CLC\rI:l~hSD - .<Mistoi.y aiirl
foiiiidations of informatioir scieniex. ilrini~olReoieru of Irrfoi-rrznrion Sciote nrid
T c c l t n o l o ~\l't~sliirigtori.
. 12 (1977) li. 265.
" .Ti.nducEo liire do iiicls .iuartir dc citacio dde: Tlrori~asJ. FItOI?I-II~ICII- =Clialleii-

mo@o rrn tenzpo </e ,riii<lriiia: ric/os. Porio: Bhl>. 1985. rol. 2, p. t88.

71
ideias e de temas atravs de signos grficos (palavras, imagens, dia-
gramas, mapas, figuras, ~ ~ m b o l...)?
os
Nasceu, assim, a docurnenlao como uma nova tecnologia ou agre-
gado de procedimentos concebidos para organiza? analisai; descrever
e anotar os documentos, opondo-se como tal i biblioteconomia e i
arquivstica. O seu timbre ou ex-libris distintivo consistiu, pois, no iiso
de tcnicas no convencionais de organizao e de anlise no apenas
de livros ou manuscritos, mas de documentos os mais dsparcs, e iio
tardou a expandir-se tanto no contiiiente europeu, como, sobretudo, na
Amrica do Norte. E ao expandir-se gerou um tipo hbrido de profis-
sional - o bibliotecrio especializado - que no s chegou a fazer nti-
das inciu.ses lia rea arqiiivon das organizaes (mantendo-se os a q u i -
vistas orgulhosainente apartados...), mas ainda a confundir-se com o
chamado documefitalista, congregado, nos Euti, em torno do Arnerican
Documcntation Instilule (o ADI criado ein 1937). Os dois tipos acnba-
riam por se fundir na dcada de quarenta, prevalecendo, porm, a desig-
nao de documentalista, e desta forma foi recebida e vivenciada, no
perodo subseqiiente i Segiinda Guerra Mundial; o boorn documental
conotado com o extraordinrio aumento da prodno c uso de docuineii-
tos, em especial nas reas cientfico-tcnicas, e com o rpido desen-
volvimento de sistemas automticos de arinazenamento e recuperao
da informao por assuntos. Esta conjiintiira ter levado a que os
documentalistas aceiitiiassem a siia distiiiio dos bibliotecrios aerri-
ditos* ou generalistas e at dos especializados, que se foram aproxi-
mando imeiiso daqueles. Mas para certos autores estas oscilaes cor-
porarivas so irselevantes, inerecendo, ao invs, especial destaque a
transformaio da docurnentao em cincia da infor.rnacio ocorrida
na Internationa1 Conferente on ScientifLc Ir$orrnation, que teve lugar
em \Vashington no ano de 1958, resultante da cooperao do ADI, da
IiID, da National Academy of Sciences e do National Research Council.
A essa mutao terminolgica correspondeu, alis, logo nos incios
da dcada de sessenta, um esforo de reorg.~nizaoinstitucional do
campo cientfico, tanto pela criao de um peridico de referncia e a
abertura de novas linhas de pesquisa, como pela preciso conceptual
atravs de definies sulicientemente esclarecedoras. A deiinio supra-
citada de Harold Borko inscreveu-se, pois, nesse empenho clarificadoi;
embora ficassem durante muito tempo por enumerar as aludidas pro-
priedades da informao. Aspecto crucial do ponto de vista epistemo-
lgico porque , no mnimo, estraiilio aFirmar que uma cincia estuda
as propriedades de determinado fenmeno e nada se adiantar sobre
elas. I'ara \'ves Le Coadic as <propriedadesgeraisa da informao seriam
a natureza, a gnese e os efeitos, ou seja, a anlise dos processos de
coiistruo, ele cornunicao e de uso da in1orrnao; e a concepo
dos prnclutos e dos sistemas que permitem a sun const~~uo, cornuni-
cao, arrnaenarnenlo e Inspirados por pressupostos gnoseol-
gicos e epistemolgicos diferentes, discordamos deste tipo de elenco
e, por isso, lhe contrapomos as seis propriedades atris enuineradas.
ii discordincia ou a falta de consenso interno faz, alis, ainda parte
do estado da Cincia da Informao (C[) como mostram algumas refle-
xes actiializadas sobre o seu campo terico-metodolgico e respec-
tivo estatuto de cientiiicidade, que o mesmo dizer sobre a possibi-
lidade de se constituir em uma rea madura de conliecimentoiO.
Contra a posio dos autores que enfatizam o estdio emergente e
titubeante da CI, insurge-se Yves Le Coadic, tendo, por isso, investido
na superao da falta de consenso interno, da indistino fenomenol-
gica e da respectiva invisibilidade no quadro complexo c difcil das cin-
cias sociais. Fiel a esta estratgia afirma caiegrico ser a C1 uma cin-
cia; produo consciente ela espcie Iiumar~acom origens bem definidas,
urn objecto e urn conteiclo bem definidos, prticas facilmente identific-
ueis4'. Uma cincia configurada atravs da imagem da flor de modo
assaz sugestivo: o centro da corola partilliado.(e dividido) pela C1 e por
um nblocou que inclui a Biblioteconomia, a Dociimcntao, a 4luseoco-
nomia e o Jornalismo - suhlinlie-se a ausncia da ibquivstica; ao redor
h sete ptalas distribudas deste modo: Psicologia; Lingustica; Hist-
ria; Epistemologia e Filosofia; Lgica, Estatstica e Matemtica; Inior-
mtica, Telecomunicaes e Electrnica; Sociologia e Antropologia; e,
11orItiino, lima pitala para Economia e Direitoi2. A imagem usada ajuda
a identiiicar hem o objecto e enfatiza a noo de interdisciplinaridade
at ao extremo do ~atomisinone da incoerncias. No centro da corola
ao lado da CI deiiiiida como cincia aparcce, por exemplo: a Biblioteco-
nomia iqual Le Coadic - vimo-lo atrs - riegou estatuto cientfico! ...
Quanto ao intodo da CI, Le Coadic apresenta os conliecidos mto-
dos de anlise dos documentos e ela inforrnoo, a saber: a catalogao,
a indesao, o resumo e constelaes de palavras, manuais de inciu e
Iioje cada vez mais informatizados, quantitativos uns, qualitativos outros

:j9Cf.: Yves-Franoi I,l: COAUIC - Lo Scicncc de l'lri/o~.r>ialio,z(op. cit.) p. 31.

'O Esta prob1einUiic.i abordada com mais poroierior e aprofundninento iio j ntris
refcrido livro, ein prcpnrnZo. intitulndo i1 Cincia <Ia Iii/or,oEo: boscr episleriio-
lgicas e ~iiorleloforrr~nlirro.
" CI.: Yve-Frnnois LE COi\DIC - Lrr Scieiice rle I'lriforr,inlioii (op. cit.) p. 1 1 6 .
'? CI.: Yves-Frnncois 1,E COADIC - La Sciciice rle I'Info~~~~zatiorr (op. cil.) p. 519; e
Yvcs-Franpois LI5 COAUIC - I,n Sciertce de I'lrfointnfion (op. c i f . ) p. 28.
e iiicidiiido uns sobre o *paratexto e oiitros sobre o texto+". E acrescc
a isto, segundo o mesmo aiitor>a postulao de leis, comum,alis: a todas
as cliscipliiias iiomotticasii; e a produo terica, considerada por ele
dbil nestes termos: a C1 no tern infelizmente ainda urna teoria ou um
cotjrrnlo de teorias queperrnila interpretar ele ~nnneirucient$ca, rucio-
nal, a s leis e os n7oclelos ernpiricos. E I matria
~ de informao u teoria
foi sempre prececlicla pela pratica. i1 teoria come airs dos factos p a r a
os cornprrencler: If alraso ela teoria enz relao ao e~npricoe sobre-
t~icloclescone.z.o entre os doisi? E evoca: a propsito, a cliainada <<teo-
ria mateintica da in'ormao.; a teoria dos nniass-media, a teoria da
comui~icaoiilteractivaz formulada pela Escola de Falo Nto e a etco-
ria geral da bihlioinetria c dos processos cuiniilativos~proposta por
Solla l'riceidei" aplicada especificanrente H informao cicntfica.
tlpesac porm, do meriti-io esforo desenvolvido, no considerarnos
o programa epistemolgico proposto por Le Coadic suficienteinente forte
e capaz de forjar a inatiiricladc ciciiifica da C1 e de a tornar visvel e
investida de uni papel legtiino no nibito das cincias sociais e liumanas.
E o modo de se atingir csse desiderato no passa cel~tameidepela <<via
reduzida da reglilar evisitaou H literatnra esisteilte e ao estado actual
da Ci, inas pelo .salto> para a criao de um programa inais forte sujeito
a crticas e a saudveis revises. A aprcsentao dcssc programa visa,
contiido, abalar a falta de consenso interno e alertar para qiie sc ior-
inem as coiidics vitais de uma unidade interna manifestarneiite madura.
i\ nossa proposta assenta, por isso, ein opes fenoinenolgias e
episteinolgicas algo provocatrias e duras*, sem deixarem de ser
abertas e flexveis. E a principal acha-se exposta arris ao definirinos
o ohjccto da CI, isto , a informao social corno lenmeiio e pro-
cesso e ao enuinerarinos, coin o detalhe possvel, as respectivas pro-
priedades - terino usado no incio da deliiiio de l-Iarold Borko.
Tais pontos clc partida condiizem-nos a uina conligurao do campo
da C1 diferente da consnbstaiiciada na imagem da flor de Le Coadic.
A coiifignrao que propomos cahc no diagrama apresentado (rig. i )
e delc ressalta, de imediato., a ideia cle uma unidadc traiisdiscipliiiar

" CI.: Yves-Franois Lli CO,\l)l<:- /,o Scicricc r/? l'l,ljorrt,ritiori (o,>. cit.) 11. 70.
" Ao eoiitririo das iiicias 1iisiric;rs. jirrdicas c Iil~sficns~
a CL praeiiroti foniiiilar leis,
tio sentido de rrla?es quantitntirns i-ela~i\~iiiiierite coiistniites e eiiiinciireis sob a foi-iria
<Ic fu~i?csiiinteriiiricos que es~alieircirrrelaes iiiiirersiiis e ~ieessiriascrirre o npnrc-
einreoto do feriiricrio e as conrli?cs que o fiizeiri aparece& perrnitiiido fnzcr prcviscs:
iiins iyualiiiciirc rio sentido de rclayes ordirinis. de ;ii~:ilisesestrtitrirnis, ctc. <i.ndiiridorio
iiieio dn liiig<ingetiieorrciitc oii dn lii>giingeiii iilais oii iiiciios foriiiulieadu (lgica. etc.)
(rcr - Yves-Fraiiyois LE CO)\DIC - Ln Scicricr r/<.I%fom,ntioii(op. cit.) p. 73-?i).
'"Cf.: fies-Frairois LI2 COi\lC - Lo Sci<,nccr/<, l'lrljor,rrritio,r (op. cil.) 11.83.
'"CI.: I'vcs-Frniiqois Lli COAI>IC- L Science rlr I'Ir,/o~r,~lion (o/>.cil.) 11. 83-84.
iiidivisvel iormada a partir da coiifliriicia diniiiiica de trs discipliiias
prticas ou aplicadas: a ilrcIuivsticaq, a Uibliotecononiiai8 (ii~clriia
Dociimentao) e os Sistemas ('Teciiolgicos) de Informaio, definidos
pela respectiva Academia Britnica (United ICiiigdoin Academy for Iiifor-
inatiori Science) coino uma rea r~zrrlticlisciplinar;abrunger7do todas as
actiuidarles de nuel estratgico, tictico e operacional, relacionadas
com a mco//za, processamento, ar?nazenarnento, distrib~rioe rrtiliza-
o d a infor?nao, bern cor170 corn a s tecnologias associaclas a estas
actiuirlacles, nas o ~ a ~ z i z a e sna ~ocieclade'~.Tss ramos especiicos
de aplicao terico-prtica justificados por iima concepo sistmica
do conlieciinento informacional e congregados numa unidade cieiitfica
orientada para um objecto preciso. Unidade que interage com irin rico
e variado uiiiverso interdisciplinar coiistelado em torno do inesino objecto.
E neste amplo leqiie de cicncias sociais, lliiinarias e iiatiirais h algu-
iiias que se clestacain coino o caso das Cincias da Comunicaio pelo
motivo acima indicado, clas Cincias da iidirii~iistraoe Gesto, da
Inforoitica e Coinputaio Electrnica e da I-Iistria, Sociologia e Estu-
dos Cirlturais que mantm com a C1 relacs estreitas c privilegiadas e
lhe acentuam deste modo, a vcrtentc interdiscipliriar serri porei11 eiii
causa; antes reforando bastante; a iriatriz iransdisciplinar e unitria.
No pode passar sein coriientrio a incluso da Arquivstica coiilo uin
raino especfico ou disciplina aplicada c parte iritcgrante do cainpo cien-
tsico (unitrio) da ciiicia da informao, porqiie as siias corisctluncias
episten~olgicasso proiiindas e relevantes. Ilesde logo por forar a
adopo da teoria sistmica, ein princpio mais ajnstada ao feiirneiio e
processo da inforrnao social qiie o desarticulado corprrs terico acima
invocado por Le Coadic. Depois por accntirar o papel do coiitesto c da
osganicidade estrutural ria gnese cla iriforinao produzida/rcccbida.
E, eiilim, por iiiostrar a funo estratgica da iniorinao na gesto das
institiiies/orgailizaes. Com eleito, a denoiiiiiiada gesto da i~iior-
mao* na ptica de certos cspecialistas e111 gestlio orgmizacioiial actuar.
sobre o sislenm ele irforrrra$rio organizucional, concebendo-o, irnple-
rn.en(nno-o e rt1a1~tenrlo-oele acorrfo COIII os ojecti~ioses~raigicosclas

" Defiiiidn ji coirio riincin de iiiEoriiino social, qiie cstitds os ar<liiivos (sisteiiias de
iiiforinnio (senii-)leeliados). qiirr tia siia estriittiraa iiitrrira iiii sua diii6iiiica
1>rlxiii qiier ria i n l e r a i ~ i ocoin os oitiros sisleiuas corrclnlivos qiie eoexisiiiii rio
contexto erirolreiiie (ci.: i\ri~ini>dohlallieiro ila SIIAV*\[e1 a/.]- O,>. cir.. 11. .>li).
'"Defiriida ;issiiii: ~Ciriiny i6ciiica de Ia orgairia;iciii que iiiedia erilrc iiii dcpsito
dc iiifortiinciocies registradas y e1 iiso i~i<livi<liinl o social que se Iiocc de ellasa (CS.:
Eiiriqiic >IOLlX.\ C,\\II'OS - Tcorin de 10 bibliolecunozia. Granada: Uiiivcrsiclad.
1995. 1,. 129).
'" -
Cf.: Rorlrigo .\I~\c.\LII;\Es uSisteiii;,s de irifori~iii+io:<lefiiiiio, origeiis e perslicc-
livns para I'orritgal.. Sis/or,>asde Iri/orr?tn$Zo. Guirnaries. 6 (1997) 5 3 .
DIAGRAMA DO CAMPO CIENT~FICO
DA

A OBJECTO IIATERIAL

SOCIEDADE
C

aco liumana

Fig. 1
A avnlin~Uocin arquirsticn: rcfariiiiilo~toterico-priticn de iiiiia opera~iometodolgica

ernpresas e corn as suas necessidades operacionais. Senclo o SI0 urn modelo

da prpria empresa, geri-lo tambm urna das formas cle gerir a empresa,
utilizando o seu sistema estruturnnte mais Jlexuel e nuclear no quadra
enuoluente actl~alj0.Este prisma permite enlaas a noo diacrnica e
~ e s t i v e lde
~ ~Arquivo com a noo sincrnica e dinmica de S(T)I, enri-
quecendo, assim, s&stancialmente o objecto material da C1.
No programa proposto abandonmos a noo fragmentada e incon-
sistente de mtodo, ainda defendida por Le Coadic e polvilliada por
um conjunto de tcnicas avulsas, alguinas das quais so produtos de
um trabalho cientfico realizado ( o caso da classificao, da produo
de catlogos, de ndices; de tesauros, etc.) e no geiiunos procedi-
mentos metodolgicos. Substitumo-la por uma concepo quadripo-
lar ensaiada e testada lia iiivestigao qualitativa.
O termo qualitativo significa quer o tipo de dados que uma inves-
tigao produz, quer os modos de actuao ou postiilados que lhe so
correlativos. Dados e postulados cabem deiitro de uma grellia dc
anlise inspirada num modelo geral de compreenso da metodologia
da investigao elaborado por P. De Bruyiie, J. I-Ierinan e M. de Scliou-
tbeete em 1975"'. Trata-se de um modelo de compreenso e de um
mtodo geral apelidado de quadripolar (Fig. 2).

plo plo
episieinolgieo terico
\'
/
MTODO
QUADRIPOLAR

plo
t6ciiio
/
Dinsinicn de investiga.io iiispirada no modelo topolgico
da prtica rnetodolgica de De Broyne [c1 n/.] (1975, p. 36)

"Cf.: Carlos ZORHI\'IIO - Gcslo da iiljor,rrnpio. Lisboa: Editorial l'rcseria. 1991.

p. 75-76.
"' P. DE BRUTKE; I. HER\IAK; M. DE SC1-IOUTHEETI?- Dpatir/i'e rle Ia >ec/ro.c/tc cn
sciericcs socirrlcs deples de Ia praliyue ~ihorlologiq,re.Paris: I>UP,1971. p. 36 e seg.
 O m~orloquaclripolnr iiiu dispositivo coinpleso de iiivestigao
ao servio de urn coiilieciiiieiito que est longe cle ser aunidiinensio-
nalu, de ser desprovido de variveis ou de ser circunscrito apenas i
tecnicidadc dos procedirncntos slrrnrlad (ordenar. descrever a forma
e o contedo iiifor~~iativo clos dociirneiitos, iiistal-10s e cot-los), c
que, bem antes pelo contrrio, abarca toda a Icriomcnalidade inior-
macional cognoscvel. Vejamo-lo com algum detallie:
Segundo este inodelo, a iiivesligao cientiica no pode ser res-
tringida a uma viso inerainente tecnolgicn o11 i~istruiireiital,devendo
ser perspectivada por forina a siiperar-se o debate stradicionalr entre
a q u a ~ i t i t a t i v oe~ qualitativou e por forina ainda a proiriover-se o
I'ccuiido intcicUrnbio interdiscipliiiar. Uriia investigao cliie se cuin-
[Ire eni cada projecto e se reiiiicia, proloiiga, corrige e siipera no
seguinte, iinplicando seinpre a intcraco global c a iriterclependn-
cia dcsses quatro plos.
No plo el~is~errzolgico - instncia superior iinbricada rio aparato
terico e institricional, isto . a coi~iiiiridadccicntfica dos especialis-
tas ciii inforir~ao~ as suas escolas, iiistitutos; locais de traballio c
ainda os seus ~.efereiitespolticos, ideolgicos e cultrirais - opera-se,
seguiido I-lcrinaii_ a permaneiitc cons~r?~o do o6jec~ocien~$co e u
rlelirnirao d a problern8~icucla i ~ z u e s / i ~ ~ Ocorre $t a a refor~iiu-
Iao constante dos parinciros discursivos ( a linguagc~iicrivolvida
no processo cicritfico C que rrurl~~;a ~ r n u sde .sirnboli;nes verbais
ou no uerbais (Luis como os ~noclelosntaie~nticoso11 iconogr'cos),
a s crerlas e os ualores par.Lillir~dospor. I I grupo ~ rle inoes~igadores"")~
dos paradigmas e dos critrios de cieiitificidade (objcciividade; fide-
lidade e validade) qne rcgem todo o processo de investigao. ti giiicsc
c a e\~oluodestc plo at i actualidade da C1 tein sido objecto dc
algiiris estiidos panorniicos retrospectivos e pelo esposto atrs pode-
nios associ-lo i viragciri ori irarisiio do paradigrna clocuriieiital/patri-
inonial, custodial e tccrricista para o novo paracligriia cientlico c ps-
-custodial.
No plo lerico iriniiifesta-se a racionalidade predomirraritc zio
sujeito que coiihece (se relaciona e se adequa co~ii)o objecto, hern
corno a respectiva postulaio de leis, for~nulaocle conceitos opcra-
trios, Iiipteses c teorias (plano da descoberta) c siihseqiiente veri-
fica,o ou reiutao do .;contesto tericou elaborado (plaiio da prova).
Neste plo, unia vez ajiistado i i~ivcstignoda informao social,

"'C!.: Sae<lites IICH\I:\S - /,c's I,o,rsn&qe,s </e Ia ,sociolo&qie. I'iiris: IPUF, 1 9 8 3 . 11. 5.
"" CI.: \licliclleI,css~I~-I-IHI:II~': Galjriel GOYIX'TE: Gml-<I BOli'TlX - /iiz.?stig<r(.lio
e prrilicos. Lislrua: Irisritiito I'in~er. 1994. li. 17.
qi<n/itnliun:Jiii~/~lrr>i~erilo.s
einerge a racionalidade iiidutiva e Ii ainaterialn aciiinulado einpiri-
caiiiente que, ?luzi do paradigiiia de cientificidade aqui perlilhado,
pode ser convertido ein <<contestoterico:> disponvel para os projec-
tos de iiivestigao presentes c futuros. Mas a essa Iierana cmp-
rica preciso juntar aniaterial novo., a saber: a formiilao das seis
propriedades intrnsecas da inforniao, apoiada at agora nas leis
infoiiitricas diluiididas atravs do crculos biblioteconmico e nos
aquatro priricpios ou leisu expostos pelos aiitores de Arq~~iustica:
leo-
riu e prhlica de umu cincia da infor~naG60siein substituio dos
velhos <:princpios arquivsticos>, (em rigor rricras regras einpricas e
rudimeritares); e ainda rnodelos a segiiir oir a inudar> liavcndo, pclo
menos, dois qiic merecem particular rclcr~iciae ateno.
Ern vez das prticas metodolgicas avulsas e einpricas e dada a
natural insero da Cr no quadro das cincias sociais, irnpe-se corno
inodelo genericamente inspirador o esqueiiia padro de pesquisa for-
mulado por Rayinorid Qiiivy e Liic Van Caiiipenlioiidt crn sete etapas:

1." a pergiinta de partida;

2." a explorao com leitiiras e eiitrevistas esploratrias;
3." a probleniiica;
4." a coiistruo do iuodclo de arilise;
5." a observayo:,
6." a anlise das inlorinacsc c
7." as coiiclrises"".

Este esquema adaptado i C1 crn fuiio das siias caractersticas

basilares coiideiisadas rruiri corpus coi~cepttialccrzido pelas contri-
buies terico-rnetodolgicas decisivas de algiiirias cincias iiiais pr-
ximas e esseiiiais corno o caso da Sociologia, da I'iistria Irrstitii-
cioiial: da 1-listuia Cultiiral, das Cincias da i\diniiiistrao e Gesto
e das Cirrcias da Cornputaio e Inforiniica.
Para alin disto afigura-se-iios estratgica c vital a aplicazo da
teoria sistrnica ao estiido cientfico da inforinao social c siia iriser-
o no plo terico. No se trata de iiiria novidade e a opo sugc-
rida suscita ccrtarnciitc controvrsia, inas C inegvel qiie atravs da
teoria dos sistemas tem sido possvel pensar a realidade natural,
liiiinana e social cin inoldcs difereiit:es do aclssicon, porqiie tenderi-
cialineiite liolsticos.

'.*. CE.:
r\n,iiiiido >lnlliciro <Ia Sll,\',\ [et rrl.] - 01,. cit. 17. 222.
".' CE.:RaYiiioird QLiirv: Liic raii Cnbll~lisllorrl~r - dl<zrutal de i,zoc,s/igor.o em cin-
cias sociai.<. ILisboa: Grndivn. 1998. 11. 30.
 De acordo com a panormica global traada por Piero Mellaj6 h
dois grandes grupos ou tipos de sistema, entendido este como con-
junto de elementos ideiitificveis, interdependentes por um feixe de
relaes e que se perfilam dentro de uma fronteiraj7: os sistemas orga-
nizados ou operatrios e os no organizados ou combiiiatrios. Aqiie-
les definem-se pelos conceitos-chave da unidade, da organizao e da
estrutura e podem subdividir-se em dinmicos, fecliados e abertos:
naturais e artificiais, redes modulares, auto potico^^ sistema geral e
cognitivos conscientes. Os combiiiatrios caracterizam-se por trs con-
dies indispensveis i sua existncia: o macro-comportamento deriva
da combinao de micro-comportainentos; estes devem ser condicio-
nados pelo macro-con~portamento;e tm de se produzir interaces,
feedback; entre micro e macro-comportainento.
No caso vertente do conhecimento cientfico da iniorinao tem
sido aplicado o tipo de sistemas organizados ou operatrios com des-
taque para os abertos e fechadosss, para os artificiais, para os auto-
poticos e para o sistema geral, correspondendo estas diversas catego-
rias a perspectivas diferentes cliie importa rever e aproximar. Com eleito,
Molina Campos ao classificar a Biblioteca como sisteina abertos9 e os
autores de ilrr/uiuistica: teoria e prlica de urna cincia da lanforrna-
o ao pensarem o Arquivo como sistema (semi)fecliado assentam ambos
numa noio de sistema mais ampla e menos restritiva que a usada pelos
especialistas de SI ou de TSI (tecilologias e sistemas de iiiiorinaio),
tornando-se, por isso, urgente procurar clenomiiiadores comuns qiie des-
faam a actual e absurda distncia entre uns e oiitros. Mas temos
ainda de reconhecer como insuficiente a classificao de Arquivo, de
Biblioteca e de TSI na categoria de sistemas organizados oii operat-
rios, porque a senvolv-Ias., sobretudo aos dois ltimos, li6 um com-
plexo sistema no-orgnico oii combinatrio iormado tambm por outros
micro-comportamentos especlicos - as editoras, as livrarias, as pro-
dutoras discogrficas, as empresas muliimdia e a ninassan annima e

" Ver: Piero hIEI.Lf\ - I l n i Sistcrrti rrl pensiero sislerriico: per cnpire i si.<to>ii e />cri-
sare con i sislemi. Milaiio: Fcaiieo rigiieli, 1997. p. 32-128: ver taiiibiii: Jos hlnria
I~\lIDlhl- Sisfernos e pollicos priblicas de a>i/,ti~,os rra Br.asil. Nitroi-IIJ: Editora
<lu Uni\.ersidiide Federal Fluinineiise, 1995. p. 7-17.
" Cf.: Enrique i\10LiXz\ CC~\.\IPOS - Op. cil. p. 15.
"' Geiierieniriente, pode dizer-e qiie so leeliados os sisteirias cujns vnrii\*eis s i o eiid-
gerias e as leis s i o dc tipo absoliito, riio ctaiido o seu coinportaiiieiito siijcito a
iieiiliiiina espcie <Ic inlliiiieia qiie eniaiie de vnriveis externas. 0 5 sistemas aber-
tos si~igiilariznin-sepelo facto de nciiliuni nspccto do seii coiliportoitierito se nelinr
deteriniriado estritniiic~itea partir de dentro (e[.: hrinarido hlallieiro da SIIS:\ -
Op. cil. p. 12).
'
j -
\'cr: Eiiriclue \IOLIKA Cr\hll'OS O,,. cil. p. 131-147.
A iivaliaio e i n srqoiristien: reloriiiiilu~ioterico-prtica <Ic i m a opern~otiietodolgi;~

heterognea de consumidores - que compein o mercado de *produtos

cnltnraiss (Iioje cada vez mais invadido pelos chainados <<contedos.
eiii suporte electrnico), gerando este iiin inacro-comportaineiIto ein
constante Jeedback com os micro-comportaniento.
Uina pista possvcl para a desejvel aprosiinaio entre os trs
.casos> sistrnicos referidos emerge de certas inodelizaes levadas a
cabo por especialistas de SI, perfeitamente articulveis com as actuais
Bibliotecas e Brqoivos vistos tanto pelo prisma servio-instituio,
coiiio sobretudo pelo prisiiia orgiiico-funcional. Se ti\rermos, por
eseiiiplo, e111 conta a generalizada interaco ern qualquer entidade
organizacioiial da estrutura orgnico-admiiiistrativa e do fluso inior-
iiiacional h claramente i\rquivo (sistema orynico-Suncional)60. Por
seu turno, a Biblioteca configura ~ I I Imodelo concreto de SI se enca-
rada como sisteriia aberto de prodntos isiforirsacionais vindos de
fora, ou seja, da esfera orgnica dos autores e dos editores dentro de
determinada coniunidade nacional o11 riurn espao sem fronteiras
(a aldeia global) atravs dc urna vasta rede tecnocomusiicacioiial.
No plo /tnico o investigador toriia coritacio, por via instrumen-
tal, com a rcalidatle objectivada. No doninio da Arqnivstica e da
Bibliotecononiia. tal coino tm sido praticadas, acusnularain-se pro-
cedimentos tcnicos de re~reserita(.oformal da iiiformaol Idocuinen-
tao com vista ao arinn~ci~amento, tralislcrncia, recuperao e difu-
so. Iinpe-se, porrn. a reviso do aliriharneiito destas tcnicas
dispersas c avulsas, porquc neste plo se joga a capacidade probat-
ria (verificao o11 reiutaio do <<contesio~crico)do dispositivo
inetodolgico, que nada tein a ver com iinia mera <<listagcm~ arru-
rriada1classiSicada i~iteleciualiricnte ( revelia da lgica indutiva e
inaiieira de iim processo dedutivo inconsequente). Cosisideramos, por
isso, iiccessirio desiacar ricstc plo trs operaes iriaiores:

1."Observao directa c indirecta6' (de casos ou de variveis)

Rccollia exaustiva dos eleineritos Iiistrico-iiistit~icio~iais;
norma-
tivos c regulaclorcs, e caracterizao da natureza c do funcionaineiito

Cf.: iiriiiniido hlalliriro dii SII.V:\ [ct a/.]- O,]. cit. 11. 211 e seg.
"' No quadro das ti.eiriesis eiriitiiicas de exploraio aviiltn ti obserrnsiio (eotc~idida
corno setido do tipo sistcrritico oii volsiitiiio, isto . orgiiirirndii. prcreiirlidn e deli-
berada) dire<:t;i e iiidirectn. h priiiieira ncontecc quando se toirin iiota dos factos.
dos gestos, dos acoiiteririientos. dos coriil>ortiirtrcirto. das opii>iGes. das aces. das
realidades lsicas (por exemplo, as paisageris). eiifiiii <lo qiie sc passa oii existe iriiiii
dnrlo iiioiiieiito. niiiiia <I;,rla sitiiaio: vnriniites: ;i obsrvnio pnrtieiparrte oii iiia
~ ~ t r t i i ~ > n(ahscrva<io
ntc risti;rl). a oliservaiio geogrlicii. n psieossociologin ori cxplo-
in.50 rio terreno. A segiin<lii iiicide rios it~dividuos~ I ~ ~gt.~q>os.
110sC O T I I ~ O ~ ~ ~ T Tnos ~ I O S ~
intcirio cle qiialqiier Sistema de Iriforinaiio (casolcasosD?), respec-
tiva orpiiizao oii de qualqiier teiiia supra/iiitercasustico (vari-
vel/variveis6" atravis de clivcrsas tciiicas ou proccdiirleiitos, tais
conio o questionrio/iiiqiiritoO a eiitrevista, a observao partici-
pante e ainda a elaborao de ficlias exploratrias ou cbases de
clados~operacionais constituclas a partir d a prpria ineniria iirs-
titucioiial.

2." Esperimcniao6+
Nuin carnpo teiidciicialmeiite artificial. fecliado c controlado (por
contraste coiii o cainpo real, abcrto e no coiitrolado do estiido de caso);
oue se acentua ern laboratrio o11 ein ainbientc coiiii~iitacional. iii~i~res-
ciiidvel a forinula~oclara de iim probleina. a descrio das tcilicas
de arrlisc e apresenia~odos iiistiumei~tosusados. dos equipariicirtos
. .
e ineios cientficos einprcgucs. Se feita por arriostragein apoia-se na
anlise estatstica de acordo coin a lgica dos testes de Iiipteses"".

3." Aiiiiliselt\valiaiio relrospectiva e ~ > r o s p e e i i v a

(<,iliinciridogerr~rico)
Sujeitar os resultados rln observaiio e/oii da experiiiieiilaiio a
urii i.igoroso esarnc que [~errnitageiieralizacs e o estabelccirrierito
de aiialogias cieiitificarites. Dccorre deste iiivestiiiic~itooperatrio a
coiiSiririao oii iiiiirinao dos coiiceitos eiii uso, tias Iiiptescs c tco-
rias pieparatlas para cada 11rojecto clc irivcstigalo c, erii ltiina iiis-
'
tncia, os priiicl~iosgerais fixados 110 plo ierico.
(~~izzrr~ciu<lo
~:oz/>le>i,e>,l<rij/~~~~~~~r~l~tr)

ria pnsszido. iiottiros lurais [uiitein iii~ Iioji) 01,. iriais gcriiliriciiie. citi io<l<isas tipos
cle dados X ~ S ~ P I I ~(/>oi.PS ~ x e ~ r ~ pos l o .tc5rn1~1bosesi~.itos.Iigt~~.ittivos IIII ~.egista-
cli~s)e S L I ~ rnios
C cle iiircsiigti(.Ro oii iiislriirririti,~de ri,c<liila (por exiniil>lo. ;i ol>sei.-
riiio qiiniiti~ativii).qiir pcrrnitcrt~derrctsr Sacios iiitaiisveis (por oposiiio. nos iaii-
nvis. c01110 11111 I ~ ~ C C ~ I S C ~ ~ 011 . . exeriii>los:a aiiilis dr roiitei<lo
ielitiri1ci.ar50):
~ I C1 1I ~I n~t O
(ii~derii~5o). :os aiiilisrs <,...rposlJkcio. os crel;itos rlr r i d i i a . etc. (c[. Britilo I>liSII>\IES
- d ~ ~ ~ l o < / o l orln . . rir, riricios /~rtnirrr,or. I.isl>otl: Iristitiito l'ianei. 19<)7.
a i oirir.<~,stig<~crio
11. 296-207).
"'Sobrc o estirrlo de casos e a rornpi~i-iiciioin~~ltiriisossegiiirito de perto n exl>osicRode:
hlilirllc L ~ s s \ ~ ~ - l I B ~ l i G;iliricl
l l l ' : 60\1?l-S1;: Gralcl Uolr~lN- O/>. cil. 11. 16')-173.
"" As vnrii\.cis eiri i t i r e s t i ~ y i i oiriSoi.m;,toi~iciis5o iiiiiirirriis c iriscrerein-sc iio coili-
plexo sisieiilico coitiposio jielo ?\rquivo. Ilil>lioiec;r r S.(11)1.
"' I a ;ace~icZuSorte do tcriiio postii1;r i,iii:i liip6rt-s~e Iici.niite tio ex~>eriiiicii~ador
ol~scrvai.os t.esultiidos rla iriariilii~loyZodas coridicrs aiiateriais ila x~>ei.i8iici;i.r\ liiri6-
tese derc sei. Sori,riiliicla pirvinirietire e ririfirada rrjrii iiistr.iiiiiei,ras < l i rrirdidn iipru-
priados. Se i~ccessisio.os rii&to<lostiiareiiiiricos e esiatstiros aplieairi-sp siEirrido ti
oi.ic,iiaciio qiie a rxperi~iriiitoirioii (el'.: Iisiiiio IIIISI-l:\ll:S - O,,. c;/. 1,. 1'17).
"" CI.: 1I)EhI. i(>i<len,.
 Esse aexaiiles rigoroso Litesalriietite a aiilise crtica coin; pelo
iileiios, duas iinportantes iiicidricias: pode iricidir sobre a inforriia-
i o propsiarnc~itedita (geraliiieiite registada eiii 11111 suporte) e toma,
eirtio, desigiia<;esequivalentes ou sii~riiriiascoiilo aiilise ele co11-
te~clo*"~. tcxtologia"' (ou aillise de textos literirios) ou cliploinitica
(a clisciplina~auxiliar da I-Iisiria criada n o sculo ';\;I1 por Doi11
Nlabilloii para estabelecer a verclacle liistsica atravs da avaliao de
aiiteiiticiclade - verdaclcirolorigirial ou ialsoliio origiiial - dos diplo-
irias inedievais coiiserraclos lios carrios rgios; seiihoriais e ecle-
.,
srasticos e; lias duas ltiriias dcadas, aplicacla aos clocuii~entoscoii-
reiiiporneos e elec~rriicos"~): e pode tainbrii incidir sobre o sisteiiia
ioclo aprosirnai~do-se,assirir, dos iiiodclos cle aililise orgaiiizacioiial
deserirol\~idos110 iribito da Cii~ciada Adiiiiiiistra~oe da Gestio.
Da <<aiilisede corrtcrclo~resulain produtosi rrieta-iriioririaioiiais
precisos coino a iiiclexako. o coritrolo de autoridade, a classilicaiio,
a iil\,eniariao e a catalopnqo iorinalizatlos ria p l o morfulgico.
E ~ ~ o r q u c trafa
s e de rirria operaiio crtica; a anlise irnplica uni juxo

"" l':ibi 1067. H. Bri-elsou drfiriiii aliiliie cle cotiieii<li~roiiio iitiin t6riiicii dr irivcstiga-
q5u1 ['ara a drsei.i~;ioolij~rti\.~i. sisic~iillticae rlirtiiirit>~tir;ido roritriiclo iriaiiii'<.iti><I;)
coi~itiriic;i(.Zo(cii. [>o!.: :\t~;t l ~ ~ ~l.\Sl~lltj\ s ~ t - a!\ ' ~ ~ C & I ~ Ctlc: I ; t r t i l i $ t , tlc ~ ~ ~ ~ ntmst e ~ ~ l , ~
ritirins sorinis: iiaieiwza c iil>liriisirsn..Irr<ili.v<~ Socird. Lisl>oa. 2." srir. 9:3<1(1972)
370-399). L r . sobrctiido: hliira 1'1\'1'0 .\101.12:\: Caiii~eiiC,dl.\C% - a;\ir:ilisis
d o c ~ ~ l i r r i r ailel c<>~itrtiid: l i t . o < . r ~ a ~ ~ ~ iclc i t l s . Erlitori;il S i i i i -
e r lii~o~ l o t . ~ t ~ i ~ chln<l~.id:
sis. 10'16: hlzira I'I\1'1> \IOI.I\A - dixlisis <loriiirieriiiil rle coiitriii<loi.. Iri dl<tn<tl
rlr irtJr.,t,<ici<irly ~lori,~rizlnri>i. Coord. Jus6 Lbpez ICl~rs.\ia<lr.i<l: I':<licir>tirsPir;i-
n~ide.1996, 1,. 300-:?23 c 13lt111rt1GlL Ultl)l(:l~\fX - ~ l ~ e r ~ g~~l ~o ~c ~~ j ~c ~s 11s. ~ ~ Ir? ~ ~ r ~ t ~ ~ l
;IIn,~rrnl</c i,~Ji,i?>zocirr,i- <(~:urtrrrr~<riin. Ciiord. Jos Lpez Yqirs. hl;i<lri<l:Eili-
ioiies I'iriiiiii<lc. 1006. p. :3;>+-371.
":ki-siil>re psia i~io<lulirlii<lr itrct<idol~~ic~. entre oiitn>s: Loiiis I<:\\.: I1i.trr XACY -
7
tIr~inl-l~.sl<~, I~.rl<,.ril>,i.r-~~.r/~. I'nris: li<litiotisdii (:XllS: Bi~ds~icst: ,\ka<li.iiiiris Kistl.
1'182.
"'I \er. por C X P ~ I ~ I ~ I \I:,,,,,ci
O: iio\ii:i30 '~,\i.l.,\i;iCO- Di~,lo,~t<tlicodr.1 <looi,iicnlo c<,,,-
Iri!l/~ornii<~o: s r r s <<[>rl>ur.lrrcioncs ,,.
pcirrr /<r r,<tloru<cion .srl?ccio!t <,n 10s nml8ii.o~.Srvilla.
1')91 (trxio <I;iitilogriilarl): 1,itciana Ill'ithSI'I: 'li:rry E\ST\YOO- aI'rotrctiii~rler-
rt.otiic cvideiice: a prc,at.css i.epi>ri oii a r<,sear.clistiidy iiiid irs nietliorloluyy~.,Irc/tivi
COI~~J>I~IPI.. hlilitrio. 3 (I9<15)213-230: Liiciiiiiti I>L~I~~\K'I~I: Ilrntlic~.\l,\C\;I:il.: \\li-
liaiii E. LXUIIR\\001> - <~l>rotertiny clitroriic criileiirr: a srroiiil Iii.o$rcia iepori ri
ti reseiirrli si~id!- aiirl iis in~ilioillofi)-n. rli-clziri L$ Co,tzl~,,lci.. ?lil;icro. 1 (199i1) 37-
-69: Liiciaria DIII:\S'I'I - al'lie l'ltiiikiiig o11 nr>pr.aisnl o l elcciroilic mcords: its e\.-
Iiiiioik. i'ucuses aiid r~itiircdirrctioiism. ,l,rlziai rG C<iirt/~utri.. bliliiiio. 6 (1996): Liiriiiriii
IX~I~I\XI'I - a l l c l i t ~ ~ ~ it ~ intdyt t ~ ~ t l ~ c r ~ t i crhc
i r yconcc[~t
: ZILXI tlwir i~r~~>lic:x~i<,ns~. ,'lr,:l!i-
i ~ i i i cOttiiwii.
. 3 9 (Spriiig 1<195)5-10: e sinrlii I)L\I-l:oritri,. 19')O - l<,t~.o/,<~rr,i cili-
zriis niid <~l<~cli-oiti<: i,r/ornr<rliorr: 11re irtrr,ii>i:i. o/ Ihr irl/or.rrr~iorlsocic<y: p r o c r ~ -
<lirrg,s. 1.11s~ri1bo111.g: Ollice roi. Oll'irinl I'ol>liratii~tiso l tlir liiiroi~pariCoi~iiiiiiiiities.
2000.
oii apreciao retro ou prospectiva se a sitiiao inlorrnacioilal ana-
lisada j ocorreu num determinado contexto cronolgico (retrospec-
tiva) ou, ao invs, \.enlia/possa ocorrer> sendo passvel de previso e
de simulaes prvias com possibilidade de escoll~ada mais ade-
quada (prospecti\ra). Da: pois' o termo avaliao para exprimir a
sniula Sinal de um processo inetodolgico iniciado conx a observa-
o rio terceiro plo e terminado necessariamente no quarto plo.

i\ eficcia destas operaes, em que anda implcita, pelo ineiios

em algumas delas, a lgica da explanaioNn,reflecte-se de imediato
no plo terico e, em especial, no plo mo-folgico. Ncste quarto e
iltimo plo assume-se por inteiro a anlise/avaliao e parte-se no
s para a ,representaqio exaustiva do objecto cientfico, mas tainbni
para a exposio de todo o processo que perini1.i~a sua constrno
relativamente i fiinio de com~nicao'~.Trata-se da organizao e
da apresentao dos darlos; clevidamente crivados no plo terico e
afcridos no plo episterizolgico, o que iliistra, alis, o pendor inte-
ractivo da investigao quadripolar.
Daqui deve resultar lima posio algo atomizada,, na explicao
e lima posio llolista na coinpreeriso. Note-se que o coiihecimento
da iniormao (ienincrio e processo) se coinpatibiliza coni arnbas
as posies7 assumidas em simultileo. Coin efeito, a diniiiica da
investigao visa isolar, pela explicao, invariaiites ou proprieda-
des universais e axiomticas - causalidade externa - , cnquaiito pela
compreenso procura alcanar um significado totalizaiite do processo
iiriormacional - caiisalidade interna. E estas duas posiqes essen-
ciais do plo morfolgico coiicenirarn-se na parte ou plo preccdente
que eilqiiadra a apresentao dos instruriicntos ile acesso e que cor-
responde ao estudo da inforinao social propriainentc dito., sem o
qiial, alis, tais instruinenros pcrdcm toda e qualquer pertiniicia
cientfica.
Consuinada no quarto plo a exposiZo de todo o processo que
lcvoii i coristruqo do objecto cientfico, pode rciniciar-se o ciclo diri-
mico de investigao quadripolar, a qnal propcnde \~isivclineiitepara
a acumulao ein espiral do conliecimeiito construdo.

"' \reei.: 'l%eorie.s o/c.zl>/<ri~<ifion. Eci. by Josl>b C. I'itt. iYc\i. Y'orh: Osl'ord: Orford Uiii-
vcrsi<>-I'ress. 1988. p. 9-46. 75-118. 156-187.
'O klielicllc l.~ssani~-1-Ii3ll1?iw: Gahricl CoYl<I"I_i:: Girald BoLiTiN - 00. cii.. p. 23.
Sobre este plo, 1>13 BIIUYS& [e1 <,L.] (op. cil.. p. 161) ndiiisitnrnrn qric ele ;rjutlri o
iibrlar t i n i c;isipo de siiiterolijectividade. eiii que n critica iiitcrsi~bjectivndos inves-
tigadores ~ m d c<Icseniperiliiir iiin papel accridoi- Ultrapassn-se, dcste niodo. o eilipi-
risiiio frngnient5iio e o <lile<oiitisino.c iiloldn-se uiri rspnco de lii>gciag<,irroiniiiii.
\r irvnliii@r> eiii nrqitiviririi: ,-eloriiiiilu@o tcwrico-prtica de i ~ n > i ol>et.a<Zo
i rneioolgien

A exequibilidade deste inodelo no campo cientfico da informao

uni tpico incipieiite e ein aberto, impresciiidvel, porm, no mbito
do prograiiia forte alternativo que ousamos lanar para reilexo7 debate
e eiisaio terico-prtico. Da que retornemos ao tema especfico coin
que iiiiciimos esta comiinicao e tentemos desenhar, em jeito de
esboo, a aplicao ineiodolgica da operao anlise/avaliao num
quadro terico sistmico particularizado pelo Arquivo e em estreita
articiilao com o factor niemria perspectivado n i o eiii inolcles pas-
sadistas e estticos, inas diiiniicos de presente e fiitiiro - uin factor
precioso para o iiidispensivel peiisamento estratgico organizacional.

3 Avalia50, sistema e inernria

A rnudana de paradigina registada> iio plo epislemolgico e a

coiisec[iiente defesa de iiiiia C1 iiiadrrra e rcioiiSigiirada episteinologi-
cnmeiite afastam-nos da visiio ainda dominante c prevalecente sobre
a cavaliao da dociiiiieiiiao dc arqiii\~osde que deixmos algrins
exemplos cabais no primeiro poiito. Viso parcelar e redutora que
obcdccc a iini paradigina clilereiiie do cientfico e ps-cristodial e;
por isso, bastante clesajiistada das exigiicias actuais e f ~ ~ t i i r ada
s
sociedade da informao.
O paradigina einergciite que rege a reforrniilao terico-prtica
aqui proposta exige racioiialidadc. coerncia e consistiicia. No pode-
mos, pois. continuar a conceber a avaliao, a triagcm i fraiicesa o11
a rseleco dociirneirtal~" como uma importante operao tcnica e
actividade profissional cxcliisiva do arqiiivista, quando ela, afinal; s
adquire plena inteligibilidacle meiodolgica num csquema quadripo-
lar ceritrado na prodiio de pesquisa e de conliecimento cieiitlico
que est para alm do nvel nierainente emprico e prtico do traba-
lho auqriivstico c abraiige aiiida a probleintica bihlioteconr~iicac
a dos sistemas (tecnolgicos) dc inforiuao.
Inserida iio plo tcnico a avaliao indissocivel da aiiilise e
precedida pela obscrvayo e eventualmeiiie pela experirnentao.
sofrerido todas estas operac;es a influiicia decisiva dos plos epis-
~enrolgicoe lcrico, no qual deve doravante ficar <<inscrita.a teoria
dos sistemas c sujeita, assim; a uin natural e iiiiprevisvel processo
de validao ou refiitao e substituio por iiovos inodelos e hip-
teses. E enquanto a prcvalcccr a teoria sisimica a avaliaio ter dc
incidir iorosamciitc sohrc o(s) sistcma(s) de inforiiiao e seus rcs-

Na a i e p 5 o ciripregiie por Aida \leiidoan Snrarro arris cirarla.

pectivos probleinas. Sobre qrialc1iicr tipo cle sisteiria: or@nico/opera-
tiio o u iio-osgnico/coiilbi~iatrio; (seiiii)fecliado ou aberto; estrii-
turado liumaila e socialiileiite ou cingido a uin ambieiite inlorii~-
tico ... I-I, assim; a possibliclade de a n a l i s a r / a ~ ~ a l i airin
r sisteiiia
Arqiiivo, urn sistema Biblioteca ou uin S. 1. ela era electriiica e cligi-
tal tanto iiiiin ei~foc~iie retro coino prospectivo. Note-se, alis; que este
ltiino surge lioje cada vel:rnais iricorporado nos antcriorcs, que pos-
siieiii, sssiiii, nina espessura sistinica mais rica e coiiiplesa.
liiteressa-nos, aqui, cnfatizar a vcrlcrite arcluivsiica e ' por isso. iiatu-
ral que iios cleteiiliainos apeiias na avaliao do Arquivo coino sisteina
(seini)f<:cliatlo de inlornlaZo seili esqriceei cliier a iniport,iiicia de unia
ol>servao rigorosa e de uma aiilise conduziila a partir dos dados collii-
rlos iia operao aiirerios. quer o erro iiiriito coiriuin de .isolar. a clia-
iiiada ~docruilcntaoelectii~icaclue to sorrieiire iriloriiiao cru suporte
electriiico gerada/gerida iiuin ambierite inicro-sistiiiico - os S('I')I - iiidis-
socivel de todo o Arqiiivo c da respectiva orgasiizao. Coiiviii aiiicla
notar qiie a avaliao cleseiivolvida j iio coin o nico c supre1110 iiiri
cle eliinirinr para coiiscrvas doc~irnentao/infor~iia~o~ iieiil to pouco
o de sclcccioiiar para cliinisiar. riias o ele conliecer o sisteriia iiilorri~a-
cioiial (e ntra\.s deste e de outros casos vai seiido possvel a cxti~a[~ola-
$50 iiriivcrsalizniite para o estuclo global do fcii~ireiio/l>rocessoiiiati-
zado rias referidas propriedades iiitriisccas), clc eqiiacioiiar problcil~as
relativos ao seii luilcioiiairiciito c/ou de recoiifigurar a srraper:/0,?rzarrce
rio I'riti11.0 iiiiediato ou ineclinto. Trata-se; scin dvida, de ririia sigiiil'i-
cativa nlierao de prisriia, embora pre\~aleanicertos procetliri~eritosvli-
dos e elicazcs jiistilicados pelo prisiii? aiiterior e aiiicla domiiiaiite. Por-
tarito, neiir tudo se pcrdc; algo se aproveita c traiisforiiia ...
I'artaiiios. eiito., ela segiiiiitc definio: Alyrriao nrrr sislenra (sernij
feclrado rle irtforri7ao social rrtn/erili;adn enr qualqrter rilio cle
,srr/~orle.co17j~grrnr/op o r ois fac1ore.s e,sserrciai,s - a rinlrtrrsn org&
riica (eslrrrlr~rrr)e a r~alrtrezafirrrciorrnl(ser~*i$o/rr.so)- a qrrr se asso-
cia rlrr1 lerceiro - n ntcrrrr.ia - irr~bricarlo110s nrr1~r7ore.s"~.Xo temos.
pois., itrqiiivo-l~uiidoc. separadaiilciitc, Aiquivo-Servio, o clne tia
l ~ t i c acoiidiiziu a uina sohrcvalorizao absrisda clos itrqiii\~osNacio-
iiais, I'blicos oii Dcliriitivos/rl-Iistricosu coriio objecto ela ~\rclriivs-
rica (aciCi~cia*clos Arqiiivos ...), 111ns siiii uiiia totalidade inscpari\~el
- i\rc[uivo-Sistclna (esttritirsa. iileiilria e scrvio/uso). J'ejainos ciii
pornienor as *l)artcsn deste todo7:j.

" CS.: hriiiaii<lo\lalliiiro do SIIS,\ [e/ <r/.] - O,. cir. 11. Z1-L.
Segitr-se. rio corpo clo irxto. ti rrl>ro<lti~;io corri liniir:is ad;iliiaces e [iiiiiiiiziis ror-
reryes <I?::\riiiacr<lohlal11eii.od:i SII.Yt\ [ct o/.] - 011. cit. 1). 21i-116.
 Se coiisiclerarinos., apenas, o [actor estrutura oroiiica (a organi-
0
cidade) rerilica-se que o ilrqiiivo, sistema (serni-)lecliado de infor-
mao; pode assurnir duas coiiliguraes precisas:

Unicelular - todo o sistema que asserita mima estrutura orprii-

zacioi~alde rccluzicla dii~ieriso,gerada por urna entidade iiiclivi-
dual o11 colectiva, sem divises scctoriais para assumir as rcspec-
tivas exigncias administrativas. Kote-se que este tipo de sistema
permevel a rirna forte presso iiitegradora, cpie leva coiisti-
tiiio de sistemas patriinoniais complexos, onde a ii~forrnao
arqiiivo se interliga com ci iiiforinao bil~lioteco~iiiiicae coiii a
iiiuseolgica:
Pliiricelular - todo o sistcina qiie assenta numa mdia ou grande
estrutura organizacional, dividida em dois ou mais sectores fiin-
cioriais. podeiido inesino atingir uma acentuada complexidade. No
caso de algiinias entidades industriais, financeiras e goveriiameii-
tais surgem subsistemas dotados de certa autonomia orgriico-
-fiincioi~al,com rcflexos no iuoclo prtico de gesto da informa-
o. Note-se, coi~tiido,que se podein, tanibiii, formar siibsistemas.
tendo por base cstrutriras uniccliilares ( o caso das pessoas e de
certo tipo de larnlias).

Mas estas diias coiiiigoraes possveis decorreiii, apenas, do Sac-

tor eslrcitnro orgnica, iiisiificiente para que possamos ter. na siia ple-
iiitiide. um sisteriia de iriSormao - arquivo total. Para isso; h que
ter e111 corita a actuayo, coiiectada cor11 a estrritura, do [actor ser-
aio/l~so (a iuiicioiialidade). de qiie resultaiii os tipos seguiiites:

Ceritralizndo - todo o sistc~iia(uiiicelular ou ploricclular) cliic

opera o coiit.rolo da sua inlormao atravs dc um nico centro
(onde se coricciitra fisicai~ieiitctoda a inforrirao) c clue baseia o
trataincnto da inesriin c111 criterios lmicioriais. ideogrlicos oii
oiitros; que dctcrininain a organizao dos dociiiiieritos e a elaho-
rao de iiistrurrieritos de acesso;
Desceiitralizatlo - totlo o sistema plririceliilar que, para obter
ii~aiore~iccia:opta por um coiitrolo da siia inlorinaio atrars
da atribuio clc autonornia aos seris vrios sectores orgii~iico-luri-
cioriais c aos subsisteiiias. quando esistcni, c por um tratamento
clocuinciital dc\,idarnciite ajiistado H descerrtralizao praticada.

Dever aiiida eiiteiidcr-se por arc[uivo activo aclucle ein que existe
iiiii regular Suiicioiiaiiieiiro ori actisidadc da respectiva entidade pro-
'dutora. Nesta situao, o arqiiivo taiito poder Gsar-se, riiaterialrrienre,
l origem (isto , 110 seio da eiitidacle procl~ttora),com-
no seu h a b i ~ u de
precndcndo naturalinente a fase geiisica oii de criao d a inforina-
i o e a fase ps-gensica oii estvel (ciii vez do artificial ciclo de vida
dos documentos ou .teoria,> das trs idades - corrente, intenndia c
delinitiva - concebida empiricamente s para Icgitimar a iiicorpora-
o e custdia fsicas nos iirquivos DeEinitivos ou Pblicos), como
poder esta%fisicamente, desmcinbrado. At agora tcrn-sc aceite, sem
qualquer sombra de contestao, qiie h i uin ciclo vital do docuiiierito
(sobretiido adininistrativo) facilnicnte divisvel e111 trs fases c iiiin-
terruptainente reiiovado pela contnua actividade da entidade prodii-
tora. No entanto, se ateiiderinos, clc novo, preveno dc Elio Lodo-
lini: invocada atrs, verifica-se que h um contesto dc criao/prodiio
de Iiistoricidade iridelv~l'~ e de durabilidade varivel (uiu processo
administrativo, judicial, iirbanstico, ctc. eriquanto percorre os trimi-
tes Icgais e normais da sua lorniao e concluso cori~ocapor inteiro
o respectivo contesto orgnico-funcional) e depois, seiii perda de vn-
culo a esse contexto gensico e originrio, h i rim co~itestoclc rnem-
i.ia/uso que s deve conier a informao autntica (em sentido orgi-
riico), pertinente c densa, i~idis~cnsvel a operacionalizar a gesto
organizacio~ialno presente c 110 fiituro atrav6s das .lies. dc iim pas-
sado mais o11 inenos longnquo. Hi, assirii; duas fases iiiterligadas que
dispensam a idade iriterindiam, exigida apenas por iinposio jiir-
dico-administrativa e pcrfcitainente ~ ~ l o c a l i z vno
e l ~coritcsto inein-
ria at data estipulada para a regular climinao oti, rnelhor ainda,
reduzida cm termos quantitativos logo no acto dc prodii'Zo iriforrna-
cional como nos ensina a experincia aiiglo-americana do r~ecor~r1.s
nzanngernerzl..
U~iiarqiiivo dcsnciivatlo correspondc a rirna situao difereiite,
porclue j n i o pertcncc a uin organismo ein plerio fi~ncioiiaincnto.

'+ Significa isto qiir riiio 116. de iiioclii nlgiairi. perrlii cle valor a<ltiiiiiisiratiio. porrliir
tnl villor,znciitalida<ler priitirii foiirial iiio<lclaraitr profiii~rlnineiiteii iofonz1;ir5otia
eira origeiii. Ta1 valor. se riua Sor npugado iitx~vs<Ia destriii<;orlo suporte. niari-
trii-sr scilipre vivo. Iiaja oit iilio orria frcqiiiiia ou taxa dr i ~ s oele\~iidn. seja oii
tino o i~tilkador predoiiiiriaiite i ~ i r iSiincioriiirio iidiiiiiiistrativo. iiiri ci<ladZo iiiteres-
sndo oir i ~ i nii>restigndor exierrio. O cryiiroro existeiite <Iccorrc de urrin rosiSiis;io
grosseira: conltiridc-sc valor ndniiiiistriva oiri especificidn<le dc < ~ i ~ n l q i i ceria-
i.
~.olprodiiBoiiiforin;iciorial.lixeiiiplo: exiqirnnto se prodiiz uni tcrro u siia Iciturnl
Icoiisiilta assiiiiic caraeieristicns natiirnliiieiite rliversas das qiie erifoi-iiiiiin a lei-
tiiraleoritiltn de uiii texto oncluklolfixn<lo ( e fiiiolizndo a neto n qoc se reportu),
iiias isto ri.o inrplieii a pcrdu da Iiistoriida<lorigiiiiirin. porqiie n iiifortiiaq~iosocial
P O S S U ~ propriedades iritriirsems uiiiversais e coristalites iridepe~ideiitcriie~~te do res-
pectivo qiiadro sistinico de ot.igcin e croliiyo
h nrnli;l@ eiii nrqiii\-isiicn: ref<irii>olnqnotei-ico-priticii de tinia ol>erii.lo iiietodolgic;i

A entidade produtora do arquivo cessou a siia actividade ou foi extinta.

pelo qiie todo o sistenia ficou encerrado oii esttico. Nesta sitiiao:
a tendncia mais comutn a da traiisferncia dos arqiiivos clesacti-
vados para outros, os especializados ou centros d e arquivos (iirqiii-
vos Nacioiiais, Pblicos, 1)efiuitivos ou SI-Iistricosr): que tiii a fiin-
o de enquadrar os coiijuntos docunientais que incorporam. &Ias9
iirria vez a, os arquivos dcsactivados devem permanecer como enti-
dades individualizveis, no se inistiirando ou eiicaisaiido eiii quais-
qner iiovas estriitiiras. I'elo contrrio. inatittn a siia unidade e orga-
tiicidade prprias e, a ttiilo ele exeniplo, podenios indicar o caso das
empresas e das associaes, quer pblicas, quer privadas, cuja iiilor-
tnao arquivstica prpria se conserva ein Arquivos Muiiicipais, Dis-
tritais ou at mesino no Arquivo Nacional. Por liirno, convtn aincla
no escyuecer a tcridtncia, tatnbiii iniiito cotnuin, da incorporao de
arqiiivos desactivados ein arquivos acrivos., ciijas etitidades produto-
ras lierdaram fiines c competiicias dos orgaiiistiios estiritos. Assim,
os arquivos activos alliergaiii os desactivados como subsisternas. Nesta
situao obviamente coiidenvel a diliiio ele uin arcjiiivo desacti-
vado tium activo, devenclo-se respeitar escriipiilosameiiie a sua iiite-
gridade orgnico-fnncional.
A vigticia do inodclo romUntico, nacioiralista e centralizaclor~deseii-
volvido na Europa aps a Revoliio Francesa (1789), justificou a
criaiio de mdias c grandes estriitiiras especializadas na concentra-
o, tia custdia e na divulgao dc cartrios aiitnotnos (arqiiivos)
niiin mesmo espao privilegiado de nieinria, indispensivcl Iiist-
ria da Nao. Essas estriitiiras - produto da &Ioderniilacle - foratn
coiicebidas artificialincnte e corno tal se maiittn sob a Sorina hbrida
de arquivo especializado, definitido-se este como todo o sistcnia plii-
ricelular criaclo especialmetite para incorporar? sali~aguarclare divril-
gar qualquer a~qiiivodcsactivado oii ainda para iiicorporar infortnn-
o considerada sein ititercsse admiiiistrativo (<<valorprinirioa)
provenieiite de orgraiiisrnos etn plena actividade. Kote-se que li sis-
temas pluriccliilarcs activos, qiie por razes estruturais prprias, se
podein assiiitiir, ciii~iiilativamcntc,como especializados ( o caso do
iirqiiivo kli~iiicipal).
A grande nfasc posta neste tipo artiiicial (c perceiitualniente redu-
zido) de sistema ficoii siiitetizada por Aritonia I-Ieredia I-Lerrcra no
seri ina~iualao consagrar ein absoliito as trs funcs essenciais do
hrqiiivo: recollier. conservar e servir'"! ... Futies itiscritas no para-
digma docuiiiental, cirstodial e tecnicista etn crise c; por isso niesiiio,

7-
.a CI.: i\iitoiiin [-II;II~~III,~
I-I&IIIIEH~\
- 01'. cit. 1). 133
~<estrariliasn ao paradigiiia cieiitlico c ps-custoclial eiiiergeiite em que
o estudo dos sisieiiias especiali~aclos(taiito Arqiii\~osPblicos, coino
Bibliotecas Pblicas e at Especializadas) segiie iiiiia oriciitao diversa
d a prevalecente, inirito direccioiiada aiiicla para as ~[uestese prti-
cas ele ccoiioiiiia, gesto e lideraiia adiniiiistrati\,a dos ser\~ios/iiis-
tituies ilrqiiivo oii Biblioteca. Einbora iniportaiites. estes tpicos
1120 tiii a relevricia cic~itficaque possui a probleiiiiica do coiii-
1)ortanicnto iiiforniacioiial (~111go~estuclosde titilizadoresn) lia sua
relao coin oiitras ireas (ciiicias cogiiitivas e Sociologia) e abordacla
at.ra\rs da anlise c iiiodelizao dos interesses e das ioriiias de accsso
assninidas pelos utilizadores.
Os sisternas cspccializaclos sio, seiir dvida, lal~oratriosupara
levar a cabo pesquisas esperimeiitais rio doiiinio coinportarncntal da
iiiloriiiao. So taiiibin o iiico espao onde C possvel eiicontrar.
eiii depsito, arquivos <lesactiraclos que agiiardarn o iiicIispeiisi.i~el
cstutlo cieiitfico atravs do iiitodo qiiadripolar aciiiia exposto; seiido
possvel aplicar cio plo lc~zicoa anlise/aralia20 iia seqiiiicia ela
observao a fiiii de que; iio plo niorjiolgico, possain scr expostos e
difuiidiclos os resultaclos quer de estirdos de casos; clirer de ootros tipos
ele estiidos sobre ternas e probleiiias irarisversais a todo o feii-
iiiciio/proccsso iiiforiiiacioiial.
Mas se privilegiaririos os estudos ele casos respeitaiites a arqui-
vos dcsactivaclos coiii origciis inais ou iiieiios reinotas clefroiitaino-
-iios, de iiiietliato., com o cariz precloini~~aiitemenre aleatrio do(s)
motiro(s) cliie leva(iii) preservao ou clestruio desses iii-
iiieros e dspares sisteiiias (seiiii)fecliados, taiitos quaiitas as eiiti-
dadcs iriclividuais oii coleciivas, l>iblicas oii privadas aptas a pro-
cliizirciii/recebereiri iiiformaio. \Terifica-se. gcraline~ite.que a deciso
de iiicorporar em r\rqui\.os-sisteiiias especializados deriva apetias
da sorna acideiital cle \~oiitaclcssirigularcs e de circuiistricias Cor-
iiiitas e a iiiesiria conibiiiaRo de idiiticos factores iem prorocado
n dcciso coritrria, oii seja, a destriiio pura e siiiil~les,porque
rio ficil, nciii possvel estabclcccr i i r i i dispositivo jorclico to
rgido c cstriisi\~oclrre Leve o Estado a proiiiorer a coiiservao de
totlos os arr1uivos privados e pblicos. I'ara se acautelar a deciso
iiiais correctar tem sido rrsado, ciii clil'erciites conjoiitiiras e pases.
o dispositivo jurdico-legal ele acorclo coiii critrios patriiiioiiialistas
itiscritos eni uiiia lgica poliico-criltriral firiidada 110 .esprito. ilu-
iiiinista. roiiintico e riacioiialista crir iioiiie do qual se coiisicleiairi
valiosos certos arquivos c irrelevantes outros. Mas iainbiii esta solti-
o se tem r c ~ ~ e l a dfrgil
o e coritraclitria. pelo cItie p c r i n a n ~ c i n c o n -
lrolivel a *selecyo i i a t t i r a l ~do iiifiiiito rol clc irieiiirias pessoais e
iiisiitucioriais qiie f'orrilairi rio espao e ao loiigo do te~iipoo cpatri-
iiiiiio~meiiiiiriico de iiiiia sociedade. Retoriiareiilos este tpico da
iriemria urn poiico iiiais adiante porqiie ele criicial defesa do
riosso poiito de vista.
Iii~portaagora aceiituar cluc perante os arquivos desactirados
(iiicorporados, possivcliiienie. ein sisieiiias especializados) o arqui-
\~ista/cientista da iil'orinao oriei~tadolia busca de iiiri conlieci-
ineiito rigoroso e uni\rersalizante ( a t i i i ~ v e la partir da -explora-
o ~cada vez iiiais aiiipla e Siria das propriedades iiltriisecas ao
seti objecto iiratcrial) tem Sorosaiiienie de recoiistituir o11 devol-
ver o caso ao coiitexto (perspectiva que: apesar dc dccorrei do
boiri sciiso, eiiconra plcna cobertiira lgico-clediitiva iia teoria e
peiisaineiito sistiiiicos iiiseridos iio plo lerico e111 substituio
da <<teoria>,aiiicla prcralccciite - a proreiiiilcia, a ordem origi-
nal. as trs idadcs oii ciclo clocuineiital, os valores priiiirio c sccun-
clrio -: ruas a rerradicar>>iiiiiii I'uturo iiiais o11 riieilos prsirno) e
['ara isso aplica, rio plo /Icnico. a obscrraio e a aiiiliselavalia-
io: operaqcs aciiiia eiiiii~ieradas.corii vista a uiria coiripreeilso
global do caso e; corisccluciiieirieiite. a ecloao de problcirias c s p -
cficos coino, por cseiriplo, o da diiiieiiso e fliiidcz correcta da
rcspeciiva iileiriria.
Eiiibora, alis. iiiio seja irirrito coiriuiii colocar relativariierite a al.c[ui-
vos desactirados e caiitigos>, (e iiiiiito irieiios aos de riatureza pcssoal
e Iainilinr) a cluesto cla eliiiiiriaqiio de dctcrriiiiiaclos actos iiiIoriiia-
cionais (coriiidos em dociiirreriios sirnples. coiilposios e sries)'" ela

'I' Ei~ipt.epriios. aqui. o nio<lelo roiirrl>iiial [>i.oposto por: I'erriiiiida Rlili~lilo-

1;O ?\rrsso ?i iiiforriia~Zniirx ;it.rliiiross. O s Iristrr,renlo,s rlr nccarro ir ir~furiit<rs<i.
I'nt.to: 1908. rol. 2. 1., ?-i5 (<liss~ria,iorlc <loiiiol-ib~iiiiro riii ~\i.<[iiivisiica. api.?-
seiitarla i 1:;trtfildatlc dr Leii.;is <Ia Iriii.rrsi<la<le <lii I'orio). r\ riiitora viti-sr ol>ri-
p c l n z i revri. c drfiiiir coiicritos I,$sicos ~.clacii>~ia<los curo ;I iioqiii, ol>cratria <I<,
cii~iirladr:rrrliiivisiica 1,al.a trieiliol- ;iriiilisar/avnliar o s tipos ilc it>strc~cr1rr11s <IP
ticesso (siiias. listas de itiiorlii>in(.5o. qi~iirlrosd i clnssifiracno. iiivrtit51.ios. riit$-
logos r iiidices) tios iiiais <li\.rt.susai*icn>;is <Ir i i i S u i . r i i i i ~ ~ o - n r ~ ~(iiirorl>iirii<l<ii
~~ivo
"ta n50 tetu sistcrnas c s [ ~ ~ c i ~ ~ l i z1;~ ttc,sle ~ ~ l oscv~tido
s). p a r t i t ~d o c l c n ~ c t ~ ~nmis
t o s>ii$>~u
2116 iiii;iis vasta tubi<li!</~ i ~ .qt#e?iiteii<lernoso :ti-qiriro coiiio a l p que
a ~ . q u i \ i s i i ~ j5
se coiisiiiili e cresrr ;i ~i;>i.lirrlr iima iirii~iiiila(.Zoprogressiva r nZi> roirio oiii coii-
jiiiiio que 5" d~c01111>c CIII Iiaries. <Ic icriia foriiiii Iiiei.arq~iiza<la.1iar;i. assitii. iipw-
scriiiir i ~ l ~ t l i cot~ciitos
ls oj>c~mi~.ios < ~ U Paplirizremos. <Ir sc~iiicla.na < ~ x l > l i r i i a ~ i i o
CIO i~iudeloirriro dos iiivcis d e ari5lise ar<litiristira. !\CI'O I\li:Oll\i.\CIS;\I, -
cocijieiito <Ic rlarlos qiic luriri;iiii iioiii iiiii<lade de itifiir.r,ia(.Zo. trudiiaiiido tini ai:$
ji~r<liro.ndiniiiiiirntivo oit de otiiro iriltiircza. oii icni laetii. r qttc s r iiiiiterinlizao~
iia ioriiiii de iiiu dociiiiieiito siiiililes (por cxiiiil>lo. iiiiia actii. i ~ i i iassriito rlc I>iil>-
tisi,i. i ~ i nrelatrio. iiiiiii fartirrzi. t i ~ i , I'nr;il. etc.). O nrto i~iioriii;~ioiial(=i~ikida<lr.
de itiloriria~Zo).eiobora srja roiisi<leiado ria sii:~rni~tri-iiili<lii<le (iiiSortiinyZo fix:i<l;i
 ILR\I\\'DO U. XIALIIEIRO
I),\ SILY2\ I il<llN,\UD~\RIBEIRO

iinpe-se riaturalinente e pode ser equacioiiacla atravs da a ~ ~ a l i a o

por pariiictros cin relao a objectivos, que se aplica a qualquer
arquivo activo e tende a superar a dicotomia emprica e redutora do
valor primrio (adininistrativo) e seciindrio (interesse para o his-
toriador e utilizador externo ao sistema) incdiaiite a substituio de
um prisriia dicotrnico por um prisma ciirnulati\~o(o sentido origi-
nal legado pelo produtor sirsciia c coexiste coiii uma infinidade de
aiiiais-valiasa semnticas clc um nmero iliinitado de Icitores/utili-
zadores).
A avaliao por parimetros cieiitficos tein uina incidncia cspc-
clica iio fluxo da inforinao cm determinado sistema (semi)l'ecliado
(organizado ou operatrio), siijeito obviainente a rima rigorosa carac-
terizao como unicelrilar ou pluricelular c at sirl'sistmico, como

iiitiii suporte). iiiio pode deixar de scr taiiil>Gm aprceiidi<lo na siia cssEiiciii. oii
seja. desligii<lo do suportc., pois eiiqiiaiito ti11 E j>nssivel <Ic aiiilis ( ogilosci-
rcl). dc IransSerFircia para uiri outro suliortc e dc represeiiriiiio foi-riinl ( e ~ i ter- i
inos dc iiiclcxn5o. por excinpla). I>OCU\II:X'I'O - i 3 rilais iirfiirrii oirirlntle nrqiii-
visticn, corisritiiida por iiiii oii iiinis netos iiiioririaeioirais fixa<los ciii siiporte(s)
c iiidirisirel, do ponto de visla nr<~tiiristiio.potlc nssiiiliir n foniin cle dociiiiieiito
sirriples. <~iiniido oritiii opeiias iiiiia iiiiidade rle iiiforiiiayiio ( i ~ i us iicto). o u t i
forirra <l doeoinetrto coniposto. qiiniirlo roiistitiii<lti pai iiiiiis do q i ~ cuorii iiiri-
dndc de iiiforriia5o. riri silportes distiiitos. ou seja. por doci~rircirtossiirrples (actos
informai:iori;iis assoeiarlos e rorii sigriificado aperins nessa eoiidi<.). [...I Sl?II11:
,\IIQ~l\iSTiCA - titiidade ;irqiii\.istica. coi,stittiidn por dociiineiito <Ia iiicsnin
tipologio. prodiizidos csii srie. coino resnlta<la d c iinin iiiesiiia activi<lade ou
fi~iiciio.11s sries podeni sisb<liri<lir-secili siibsries. correspoiideii<lo n tipos
rii;ris rspeeificos rleirti-o dii tiliologiii jici-iil que Ilies d liomogeiieidiide. Po<lel-.
liarei. si.i.ies de arrns irifoririariorinis (por exen>plo. de nssriitos d e l>aptismo. rnr
livros). <Ic dociiiiieiiti> siinplcs (por cxeiiipla. d e ioritrntos dc arrciidaiiieiito.
teiido cnclii iiiii suporte prprio) oii sries de dociciiieritos coi~iposros(por exeiii-
plo. sries d e processos dr obriis). \HQUIYO - ii iiiais vasta itiiidndc arqiii\,is-
tica. cat~acterirn<larxir dois factores - ti estriitirrii orniiniii e iiiiiiio servi~o/iiso
- e ~ii;~tcri;iliiatli~ ccti dociinieiiios siikiples ai* rainpostos. qtie po<lenr ter imia exis-
iricin s i i i ~ t i l n rori i i i n c;ir:ietcr rcpctitix~o. caristit~iirido,oeste easri. sries arsiii-
\.isticiis d r tipologia ~iiiiforriie.De acordo coiri a coiiiplcxid;rde dn csiriittira
org8iiin i das fiiriqcs. o arqiiivo pode siibdi~iclir-seeiii s e c ~ e se siil,seces
(ci.: Fcriiaircla Rliil~iiiO- 01,. cit. 12. 31-33). Este iiio<lelo est cliiriiiiieiite siii-
toiiizado ioiri o pnradigriici eirritifiro c ps-custo<liril em qiie enrerge pleuaitieirtr
a ccritrnlida<le da izilori~>;iosocial, ao contrrio da <li\.isiio ei,r seis =rletrienios
cnracteristicos dos <lociiiiiciiiosa - suliorte. foriiin. lorii>;ito. giiero. espcie e
ti110 - que iicusu iiifliiiicin diploiiiaiistio c c s t i s i i b o r d i n ~ d oao pnrndigiiia
clociiirieiitnl. ciistudinl e tciiiiista (ver - Iiiiiice GONChL\-lIS - C o ~ i i oclnssi/ican
e ordetiur <(ucr,icrrto.s </r <tii/r<i~.o:oficiiirr renli;od<i iro d i a 3 de rzoieiiibi-o de
I 9 9 7 p e l a /I,lB/SI' - ilsrociuCo dos iliyiiioirlor B r r i . ~ i l c i r o r / ~ \ ~ ~ iRegional
~leo </c
SEo Pnrrlo. coi>io i.errtllnrlo rlo Projela nCo,no r r i z e r u . SZo Pntilo: r\r<ltiiio rlo
Estado, 1998. p. 19).
centralizado ou descentralizado, e enfatiza, por isso. trs tipos de indi-
cadores a obter coin o inxiino de coerncia e objectividade possieis:

- a pertinncia, qlie sigiiiiica literalmente pertena aco de

algum ou entidade, pode ser mensurvcl, em termos iiiforina-
cionais, atravs do trinniio objectivos essenciais (razo de ser)
+ estrutnra orgnica e cornpetncias/Jn~es+ memria, nuina
gradao de trs iiveis (11, B e C ) : correspondeiites a irina rela-
o directa; indirecta ou perifrica, dos actos iiiforinacioiiais com
o trininio enuiiciado;
- a densidade, qiie significa letra qiialidade daqiiilo que denso,
espesso, coinpacto, irnplica, eni teriiios inforinacionais, saber se um
acto ou dociiineiito priiiiriolorigii~al~cornlsein diiplicaolcpia
exacta, oii se secutidrio (resumo on sntese; parcela e acumula-
o de documentos priiiirios/origiriais), coinlsem duplicao/cpia;
- a freqniicia, quc significa repetio amiuclacla de actos ou succs-
sos enteridida, aqui, como qriaiitificao da periodicidade de
usolacesso iiiforinaio, quer na fase de prodiiolrecepo (fase
gensica oii dccisria., cliainada tainbin correntc ou adiniiiis-
trativa), quer na case iinediatatncntc posterior (fase estvel_
ps-gcrisica e ps-decisria: que perene c definitiva, assirir
coino progressivaiiiente inais aberta a uin acesso cxteriio ao sis-
tema arcluivo), podenclo os res~iltadosa obter crn ainbas as fases
esclarecer-nos cabaliiieiite sobrc se li o11 no uin .uso intcrm-
dio. (muito discutvel) e ainda se .iwdade ou no que a tlditii-
riistrao perde totaliiientc a riccessidade de acesso a inforina-
o com mais de qnarcnta anos de idade. (ver i\ncxo I )

I~ctotna-seaqui a reiiitao da *teoria. das trs idades. At dcmoris-

trao erii contrrio, s possvel, coin rigor, deterininar as iliias
fases aciina referidas, iio havendo riccessidade objectiva de distin-
guir lia fase estvel, ps-gcnsica: ps-decisria e dcfiiiitiva a pre-
tensa <<idade>> interrni.dia; absoliitaiiicntc artificial; porcllie ela s sc
veriiica riaqiieles ilocuinentos simples; coinpostos e sries passveis de
serem eliminados e protegidos at esse inoinento por uin prazo legal
vari\~eldc preservao ( 5 a 40 anos tia legislao portirguesa) fixado
rias denoininadas atabclas de t~mporalidader'~ publicadas erii bole-

'' \'ec Rase hlnrie l h ' 0 S O 1 ~- Ti'nll<is rle to~rzpl>ornli<lnrle

rzn rrmriool de cl<,liorn-
$no. S5o I'airlo: L:iii\-ersidade de S5o P;iiilo: COI>i\Gli. 1996: e 1lose \Inrie 1SOIOSh
- aCereiicininei,to de doiiiiieritos: avalia5oi. I i i Serri,,<iiro nacional </c arr/,iir.o,s
,rnioriritiriar. 1. Caiiipinas. 1091 -Atar. Cainliitins: I~\lCA\II'. 19TZ. p. 201-271.
tiiis oiiciais. No \?einos. de facto. qualquer vaiitageiii pritica e rnuito
iiieiios cieiicfica lia publicao dessas loiigussiinas iabelas, de iiiariejo
por vezes iriais dilcil que o das alistas tcleiriicas~,oiide se aarrolan
toda a iril'orinaio (iaiiio cliiriii~vel~ corrio coiiser\,\,el) proclu-
zidalrccebida pela entidade, qiiaiiclo o qiie possui iriteressc para o
coiiliecirncnto do sistema iiil'oriiiaciorial c que rrierece ser divulgado
coiii acliaricelas jurdica C t'io soiiieiite a destririo dos desperd-
cios inforiiiacioiiaisr avaliados rigorosainciiic como tais. A restante
iiiforinao de coriscrvao del'iriitisa (rio mesrrio ou eiii suporte dife-
reriic) deve iuaiitcr-se acessvel atravs dos instriiiiieiitos de pesquisa
(guias. inveiitrios; cailogos: etc.) quer iiiais 011 riieiios desde a sua
cria.io/rccc~~tio:a toriiain iacilri~eiitereproduzvel e coriiunici\~el.
Os iridicadorcs expostos tin de ser ciil'atizados e cr~rzadosde irioclo
a coriseguir-se irina leiturau global e cieritiica. anloga, alis, j
obtida estatisticaineiite pelas leis iiifointricas oii hil~liorriiricas'~.
No ser, ceriaineiite. iieessirio insistir muito. por derriasiado
bvio. clue a aleiturau global e cieiitiica preteiidicla asseiita ria apli-
caio iiiterisiva das opcra$es d a oliser\,aio e. sol~retiiclo. d a arii-
liselavaliaio coiii as siias tciiicas e pi.occdiiriciitos oietodolgicos
acessrios aciina ciiniiicrados. Mas coirvin deteririo-iios iiin pouco rios
paiiiiciros a~~rcseritados a l'im de que possa111 licar esclarecidos os
coiitoriios d a cieiiiificiclade postulatla c da rlifereiia eiitre o riiiodelo
ele a\ralia5o acliii proposto e o tratlicioiinl, airida vigente.
O [~ri~riciro par8riietro - pcrtiiiiicia - pressupe tiriia exaiistiva c
profiiiida rccollia de clados iridisperisveis a u m a caracterizaio estrir-
iural (orgiiico-Suiicioiial) d a Orgariizayio (ori riiticladc), que rior-
riialriieiire os orpiiigrarnas e os flusograr~ias'" ajudam iirieiiso a iltis-
irar, e a riiria aiiilise/a\~aliaocriteriosa qiie o arquivista deve assririiir

7 ,

Vt,r t $ r r > : ~s i ~ m l >propc<IGt~lica

s~ destas lcis C I ~ :\Villiti$~t'RXKKl1 - ~ I t d ' o r ~ ~ ~ t rIr,i c s .
Ilicliorii,rrir<~< ~ r i ~ ~ l o ~
rle~Iirfor?rro~iori
~ B ~ l i ~ le1~</c
~ //o~ rlooim<~nlrrlir,
~ (o/>. c i l . ) 11. 204-
- ~l%il1lior1t6tric~~.
-2W: C l ~ r i s ~ l~L7l'l~ll~~~1l,
i~u~ Ir, 1 l i c I ; o r ~ r m ; r~~ ~~ r ~ ~ ; ~ c </e l o /.i,z-
~ ~ ~ ~ l i q ~
/Or,,,nlb,, < ~ l i o( .ri~/ . ) I>. 7--75: 1 x 0 ECCllli - ~ L o de
P / r/<, 1<1 < / < i ~ r < ~ , t ~ ~ r t l (oI>, i Urii-
fui-rlx. Iri l>iclioi8r8nirp er,<--clol,Brliqr~~~ r/<, I'ir<fi,ri,oliori e1 d e In ~ l o c , ~ i ~ ~ e r ~ l (op.
~ilioi,
c i l . ) 11. 300-30': Vws-Frnciyois LI: COhlll<:- aLoi dr I.oihii-. Ia I l i r . l i o i t i ~ o i r <<,ncj-- ~
clo/,6rli</rrc c/? ll'iiforzn~io,z e / de / o </orioitrnIrilior~ (o,>. c i l . ) 11. 302-:?I% Tliiri.i.!-
1Lhl:OVCIi - *l,oi <I<, Zipf-. Iri l l i ~ l i ~ r r ~ r <P~IiZr Cc S C I O / ~ C ~c((./ ~ l~i n~rIoCr ~ > z < ~ l i oe1r t d<.10
docrr,i,erz~niion(o/>. c".) I>. .393-3+t.
:<i
S o l ~ i oi rriorlo dc r~~iresciii;tro n<oi.kJolc (fliiro) iiifor~iinciooiilr i i ~ i i , i i or;.iiniziiiio
seguitnos os r ~ s i ~ ~ i t r n r r ~<Ic:f o sRui \li~ilts<.l Dinis (I? SOl'Sh - i C c , , i c a ~</C I > I U < ( < ' ~ I -
c60 ~ > I ~ O C ~ S S/><II.<I
OI <L m<lefi,ri/rio O/<,~ ~ ~ O C P S Io Or ~ I~~iz<~cio (bpr).
~ t o i .I31.ilga:
~ I)cl>n~.-
i;iiiiciito de Iiilorriiiiica. 1:sroIa de Er~~riiliiiria. Ciii\.ersidiidr do Aliiilio. 1997. (Ilis-
sertaiio s u l ~ i ~ i e t i dia lioirersi<ladc d o hliolio para ol~t~iyiio d o ri-?ti dr hlestre eiii
Irifor.~iiiinc l i Cesiiio. sol> ;I orieiii;i~iiuda Iloittot. loo h1vei.o C:ai-viillio).
sei11 receio. nem cornpiexos, coill i ~ u i ~ ~ i i c i acientfica
de e. ao rnesillo
teiiipo, c0111 a sereiia consciiicia de qucin no pHra de se dotar dos
rneios e recursos tebrico-inetodolgicos iinpresciiid\~eisa 1i111 coiilie-
ciineiito seinpre mais completo e ainplo do seu campo de estudo.
C0111 isto. porrii, i ~ o11rctciiderrios seqiier iiisiiiuar cluc a rel'ericla
aiiiisso, arcluivstica seja sisoladan ou clesenvolvida fora de nina par-
ticipa~% ~
iiitcidiscipliiiar com outros interlocutores. Ninn arilui\~o
activo a participao dos adini~~istraiivos, gestores c outios interve-
iiieiites tio processo inforinacioiial c orgaiiizacional i ~ ocleve ser for-
tiiita, iiein to poiio decorativa. Deve coristiinir urna prtica rego-
lar e iiorinal concretizada taiito i i ~ o r i acoirio Sorrrialiricrite:
disl>onibiliclade fcil e espontnea para dar entrevistas, responder. a
inquritos e integrar pesquisas coiiiitiis; e. de ruodo inais Soririal.
integrar. grupos de traballio sectoriais oii unia Coiiiisso Corisiilti\,a
rcpresentatira cle toda a entidade, iiias coin coriipetiicias c objecti-
vos algo difereiites das aCoinisses Centrais c Scctoriais de iivalia-
r i o - propostas por Ieda Piincnta Bernardes"" i111 da soliio cenirs-
lista do Irisiituto dos iirquivos NacioiiaisiTorrc do '~orriho" e lbastailte

\>r: 1cil;i I'itiirriin BI:HX?\III>BS- Conm <rr.olirr>-<Iot.ittpnlo.s < l i a oi.qlti<.o (up. cil.)
1). 10-21. Segiirido csto iiiitorii i. reroi~ie~idircl qiir liisti piirrc da Cui~iissi><lc hia-
litisiri u i i i t6ciiico siipcl.ior <Ia ircii esperilica rle conrlirtiiciii do hr.3io. iin> prnco-
i-iirlot. oii ; i s s ~ ~ s s jli~.dico
ii~~ P i1111 arrliiirisin. c<iriiposiytio in~iriiiiiiirtli<x\.il q11e lnti0
i i o siiscitn reservas. iieiri <liscr<l8iieia.S i o riirsirio, portiti. ~ i osiirerli roiii zilgii-
io;is das eo~iipciGiiri;isatril>tii<lasi: Coioiss5o Criiilnl de Araliit~tio<Ir I>ori~iirciitos
((:CAI>) e i s Cotoiss6ri Srlorizris cle ?\\nlin~ode I)ociiirie~i$os(CS?!). solirciic<l<ipor
caiiszi dii srii rarictei- rlriiiiisia<lo <lelilirratiiv~<, Iiitroriitiitirlo eiii detriiticikto <li.
~ m t fi ~ i s t rn:tis
i ~ cor,sttliivt~ C0131 lciy50 vittcctl:~ti\~ae ci~~1tfic~~-t6cr1ia1. S ~pniicit.
I
tais Coiiiisses srrrcair. ~iinitns\.rzes. !>alo rlesi.es~>orisnliiliii~~ lrgnlnieiiir r> nr.<liii-
rista dr i > n i i i xtriiss5oa iiiciiiods c. ar> irirsriio triiipo. para tritrli-ir> r s ~ ~ l > ~ s i i i ~ l i l - l < )
na siii~rapsicidi~<lriictitllrzi cle iivali;itio. I? riii-ioso ~iot;ii.n niiiticlr iliI<:r.c~itr<liic
.,
ndciiii,isii.aii\-os. iiii.isi;is c ecstores .iisogniciii fkirc n t i i r i eiineiilieiro iiii<~ri,iitico(li.
gesitio: as siiar salii~6ese ~>i-o[>usins rricsiiio <jiic itiil>lirliiiii 8 eliiiiiiinyio 1%rorto a l i
indio i > m o de iorla i1 cririliriii rlrrir6iiic;r coiistitrida stio cni geiiil iiceites rocnr>
cliiiioies iiiilucsiioii:ircis <Ic iilri ufciticiii-o- iiivestido de [>o<le~.~s ... I.:stiri-
siig~.n<los
iilia ntiiiide Ipiriiiiie iiiii ~>rolissiiiolrliic lace tio ~>ai.ndipiilacieiitifico r 116s-ciisiu-
dia1 perfilliiido iresic tritl~allii, iiirlissociircl r cqiiil>iirAvel ao at.qiiivisi;i! ...
"' O hrqio <Ir cour<lrna~5oar<liiivisiirii rio I'iirtitgal. <lecioniiiio<loIiistitiito diis ~\r<liti-
TOS Siicioiinis/'l'iirre do ''oisl~o (IAKlT1'). c<liiot~ rcieiiirnrPrrre dois siutlos sol>i.c ;i
iiri~linyioe a gcslno <loc<ii~ietii;,l. a siil>ri.:Crclia I-ICKAlQLlliS: Iiraririsru H.\HBI:I>O:
I,nis \IOX1;\I.VRO - :l/nnol [irrio <i ~<.SIRO </e docrrin<v,~o.s.Cooi.<l. hlailal~na<;ar-
cin. h1;iria .loo l'irrs <Ic Liiiin. Lislio;i: Ii~sritiitodos r\rqiiiros Knriori;iis/''c~ri.<.c do
~loiiilio.1998: r !\(ia hliii-ia Snri~rciitoI'(lYO:\s: Cecilia I-1CKHIQl~I:S: \liil-iii JoZo 1'ii.i.s
de Li\li\ - O ~ . i e i t / u ~ <l6criicrrs
~,s par < i i < i l i n ~ Z odc cluci,>,te,tl<r~Zo ocr<rrrltidn. Lis-
Iioie: I ~ ~ s t i t o dos
t o i\nlitiros 3i1rioiiais/'~orrcdo 'l'oiril>o. 1999. \'este $tiiiio pudc-sr
Irr logo lia iiitrodiitio o segtiiciir: <I[...]Codii oi-piiriisiiio d e v e 6 iiitepra~.c a<l:cpral-
prximos do rntodo participatiuo ele 'conlzecirnento e aualiao ela
irzforrnao - pcu-inj deferidido por Kose Marie lnojo~?'~.
Coordenar e tutelar algo l,em diverso que participar interdisci-
plinarmenie e por isso o pca-info, siijeito enibora a alguns ajustes e
correces, afigura-se-nos; do ponto de vista terico i~indanientador,
uma aposta saudivel e vlida porquanto visa a descentralizao pol-
tico-administrativa - condio sirze qira rzon da vontade colectiva de
democratizar a inforinao - e nesta linlia que pode ocorrer a pcr-
meabilizao e a trans'eriicia p u r a os geraclores de inforrnao e
p a r a toclos os ciclaclos de clecises sobre os recursos inforrnaciorzais
clu .socieclacle. P a r a rzs - afirrna Rose Marie Inojosa - a i que reside
u arnpliao da efeliuidade dos arquiuos, enquanlo instn~merztoele
autoconlzeci[ento da sociedacle8? E na base dopca-irfc acha-se ncccs-
sariainente a noo de responsabilidade pariilliada, deveiido, pois;
ser desenvolvido de iima forma participativa e descentralizada, o que
pode ser conseguido atravs 1." do conlzecirnento dos produtos docii-
nzerzlais pelos inlegrarzles ela prpria organizao geraclora; 2." cle
urn processo de avaliao conjunta que os torne purticil~ese co-res-
porzsaeis sobre o uso e o clestino clessesprocl~~tos clocurrzentais; e 3."de
clrrza conscientizao corno ~irndireito de cicluclniau8+.
Percebe-se, assim, a iiriportncia do pca-ir@ para uni bom dcserii-
pcnho metodolgico da anlise/avaliaio do fluxo e da memria iilfor-
macioriais cle determinado sistenia activo, cin particular na deterrni-
iiaZo rigorosa dos trs nveis acima indicados.
O nuel A coinprecnde toda a iiilorinaZo clirectainciite relacionada
coin os essenciais e; geralrilente, iniiitveis objectivos da entidade pro-
dutora de arqiiivo (inscritos, nornialmeiite, na sua constiiiiiofiin-
dacional), cuinpridos atravs de urua cstriitiira org??nico-fiincioiial qiie

estas orieiitii$cs tio scii coiitcrio especifico. ~iiiriio qiic pode soliritiir apoio tcriiro
rio Ii\SPTT (oii orqiriros <lel>eii<leiiles).n qiiein oiiipitc eiliiiir pai.rc<,r Ip;ira a apro-
vao Siiial do i-elatbrio de a\~nlii$Xu(1'. 7); c mais ;idiaiite. rio capittilo 3. asal>re
a eoristiiiiio da eqitip;i de zii~aliaoe <IcSiriio da ~iri~rodologiarlc iraliallio. eiiiliorii
nrribiizr no ;irqiiirisi;r n cotidityo do processo rle aiiilisr e u\snliuiio. iiivestiiido-o
da tarefa dc propor c coristiiiiir iiin arolio dc trabiillio iiinis nderliiii<lo iis carurte-
risticns do iiiiiverso eiii nrnliii~o.tios reiirsos dispoiiveis para o <leseiivolritiieiito
da iriterrri~iia.ao teiiil>o p~.cvisioIxirn i, cuirli~siioda iiiesrrias (r>. 13). acaba. lia
pritiea. por sujciti-10, Iiciri eoriro a esse sritpo d r iraliallio oii equipa dc nraliaiio.
a uiii rliseiitiiel el>ai.iillio rle iioniias rigid;is e decisol~>arccerfilial do 1?\\'/1-1'
iiispirn<lo nesse tipo de iioriiias.
'H Ver: I<ose bloi-ie ISO1OSh - Dese~itriiliaa$oc riiciotiriliano-. Rol~~riiri r10 ilqir.o.
So I'airlo. 3:1 (laii.-Sul. 2000) 71-81,
"'I Cf.: Rose Alarie ISOJOs,\ - O,>. cir. 11. 72.
"' Cf.: Rose llarie 1010S,\ - 0p. cil. p. 78.
importado do trabalho cieiitfico esperiinental sem cIualqoer proveito
objectivo: na prtica mais s e asseiiiellia a uina inaneira *consensiial>>
de satisfazer os iitilizadores dos kqiiivos IIistricos. Dispeirsa, pois,
mais coinentirios.. .

/ roiripctrieias e ht!res dos rgos c servios /

Fig. 3

cle tinia ~prtiandrninistrotiva iiins porque aos iiirsriios se rrroiiiieceii ilni raloi. exccp-
eioiial !>ara iiis <Ic iiivcstimco.
- . de acordo eoiii i i i i i coi~iiinitode critrios esiiecii-
cos pr-coiicebidas). a sisremiitica (resulta do eitabelcriirie~iiode iiruii deteriiiiiiadu
pniitti de selcryo Iirrirl;ida ciri q i ~ i i l ~ i i ccnracie~.istica
r innierinl dos donme~itos,
conserva-se cacla eiisiiiio eleiiierilo <Ia srie. todos os processos dos anos que ter-
iiiiiiarii ein %.iotlas os proicssos cujo iiiinicro teriiiiiio rrii 7. iodos as apelidos que
oiiieniii eairi a letra 1.' etc.) e n alealria (para o ser \~erdndeirniiieiiie.iio i~iililica
simplesiiieiite seleeo <no aosoa. Iiiites exige que iodos os rleiiieritus da srie teiili~iii
as rriesinns n~.onbili<lades de ser selccciori~dos~ , (ir.:
~ Ccelia MI:NlliOl~ES: Fmiiiso
R:\HIi$I~O; Liris hlOl\Ti\IS,\O - O,>.c i ~ 11. . 3-14), 110 trariscr.iio ~icrccbe-seqiic s6 o
~nriiiieirotino de arnosiroccinu
f n z nlnirrii scntido e o iiliiiiio. nncsor de se ascar crri
apuradas Iciiieas iriateiniiiiris. E de itilin cliocnnte iriiitiii<ladc oiiio. nliiis. os utito-
res eitiidos ncabniii discretanieiiie por recoiilieier! ...

98
 O segundo pariiietro - deiisiclacle - iiillui tainbin decisivairiente
ria <<limpeza cirrgicau da iiieinria iristituciorinl, porque riiii acto
iiiforrnacioiial priiiirio/origiiiaI dispensa o seri iluplicado absoliita-
mente icliiiico (i150 eritra nesta categoria. por exeinplo. a miiiiita ou
rascunlio de unia acta d e reuiiio de C'iiiiara ou de rirri qrialqrier
Conscllio de Gerncia) c iiiii acto secundrio (resuino ou sntese, par-
cela, o11 acuiiiulao, clc actos prii~iirioslorigiiiais)ser siibstitiirel
pelo priinrio, esccpto iio caso do tipo resuiriolficheiioll~asede datlos
(feito para conderisar os dados csscriciais de processos adiiiiiiistrati-
vos ou judiciais coin lorinulrios inuito repetitivos e pobresu) e do
cuinulativo (eseinplo inuito coiiiuiii: as contas de geriicia ou halaiicetes
gerais elaborados a partir de niri leque ainplo de tipologias iiiloriiia-
cioiiais cspecl'ias). NRo deixa, 110 eirianto; de ser coir\,eiiieiite t<crlizar
os tipos cle seciiridrio coiii a taxa de uso respecti\-a e rel'lcctir sobre
as siias possveis infc~reiicias.
^

I'or ltiino, l i i a considerar o pariiietro I'reqiiiicia oii d a perio-

diciclade (taxa) de uso bascada iiuiiia india-padro qiie podciiios
Kisar ern ciriqueiita e dois (52) pedidoslrcqriisiycs por ano; eqrii\-a-
lente a i i r i i por scinniia. Abaixo desta mdia tereiiios usos I'racos e
iiiiiiinos (se iiiferiores a 20) e aciiiia dela iisos rridios e riisirrios.
aria ia rido aiiicla o sentido da taxa obtida coiisoarite diversos iteiis: iclcii-
ti'icao do(s) iitilizador(cs); justificao do ~>cclido:ocorri.iicia riiiiri
perodo iiiiiito coiiccnti.ado ou curto de tempo (seiiiestrc, trs ineses
scgiiidos, u111 i11i.s~c1iiirizc dias ori nina seinaiia); etc. Os rcsri1t;rdos c
seu seiltido prprio iiRo iiitcrlcreiii dircctai~ieiitciia escollia da iiifor-
iiiayo cliiiiiiivel, porque pariida uin baixo uso pode orrisl>oiider
a iiiri corrjuiito de actos (docuriieiitos, erri srie oii 1150) priiiirios de
ii\~el11:o11 seja. de coiiser\~aq,odefiiiitiva. No critarito, clcs so iiidis-
peiisvcis para clue l~ossaiiioscoiiiprceiider o processo inforinacioii:il
ern virias das suas propriedades iiitriisccas ( a t r i s cri~iiiiertidas) c
coino as orgaiiiza~esrlidarii* coiri a sua prpria riieiriria.
Alectarido aos trs par,iiiietros que iiortciaoi a a\.aliayo i i i i i irdici.
de ponclerao coirio elcrricrito qiiai~tiI'icador(1 ori 0. eiii que 1 sigriifica
inl'oriiiao a conservar c O inI'oriiiaZo elirriinirel), poss\-cl csta-
bclecer urna iiiatriz cliie tipifica as sitiiacs de croarireiito entre os
refericlos paririctros e, assirn. tornar urna deciso objecti\.a sol>rc a
reteiiyo da iiieinria ii~loririacioiialou a sua eliiiiiiiao ( w r hiicxo 2).
Cliegniiios~assiiii, ao derradeiro c criicial aspecto deste poiito - a
inerriria institucioiial (sislririca). O que C c pai.a qiii serve? I'orqiie
comiiiii e ciiaturaln apag-la?
Comcaiido por esta ltirna c iiiiportaiite questo ocorre-iios citar.
de novo; o liistoriaclor Ulpiaiio Bezerra de .\leriezes qiic leiiil>ra. ria
peugada de Middleton c EdwardsS6, a crise da memria vivida na
sequncia da era iluminista. Acrescenta, aliis, que o quadro geral da
.crise da memriau de molde apriuilegiar afr71grnenta&io do sujeito
e do unioerso sobre o qual ele opera, agrauanclo aquela autonomia
esquizofrrzica que Jameson (1992) associa sociedade ps-rnoderna8'.
Essa fragmentao do sujeito e do uiiiverso acaba sendo sinnima de
dcscontcxtualizao da inforinao acumulada (mcrnria) c anda ligada
ao aparecimento de formas de mcmria inais abstractas, b e m como
de tentativas fracassadas de contextualizao, como o caso das expo-
sies museolgicas que se limitam a reproduzir, sob forma de c e n i -
rio, .contextos de mera aparncia*. E este efeito perverso verifica-se
tambm n a instituio arquivo, passando a eventual resoluo dessa
aiiomalia pela aposta ein bancos de dados,> informatizados: A inge-
nuidade, porrt2, - adverte Ulpiano Menezes - com que Lernos enfren-
lar10 seus clilernas e controorsias rnerece cauo. Ern primeiro lugar;
preciso rever a pertinncia, corzuenirzcia e, mesrno, uiabilidade de
bancos de dados de mbito u i ~ i u e r s u l no
~ ; plo oposto, urn banco
de dados tambm no pode corcjbzdir-se com o uniuerso emprico
(referericiado) cle um projelo especl;fico de pesquisa. i1 seguir; no
Locunte especijlcamenle conleatualizao, rnais urna uez preciso
conuencer.se d e que a organizao docurnerital e a organizao c10
conliecirnento deueriarn ser operaes sirnbi~icas,que precisarn de
cunzinliar integradas. Caso conLrrio, apenas se cristalizaro con-
te.%tos erizpricosS8.
i\ perspectiva do liistoriador parece-nos correcta, embora divirja
da iiossa principal preocupaio, que, ao invs, consiste e m demons-
trar a ncccssidade sistmica da memria institucional ou particular,
ingrediente bisico, ainda que parcelar e especfico, da memria social
progressivamente acumulada e passvel de constaiitc (rc)criao inter-
subjectiva, classista e polticas9. Do ponto de vista arqiiivstico o pro-
blcina pe-se iio a nvel hermcnutico e relaciona1 como enfatiza

" Okr: D. MiDDLETOi\;;E. E I ) \ V ~ \ I I -~ SCollecli~erei~teirr6wirig.Loiidoii: Sagc, 1990.

p. 11,
'' CI.: Ulpiaiio T. Bezerra de MEXELES - Crise d a ineiiirin, histria e doeiiinento:
ai\
reflexes para uni teinpo dc rrnnsioriiiaesii. In itrqitiuos, potrirnriio c zer>rrin:
Irajetrias e ,ie>:rpecli<,as. Org. Zlia Lopcs da Silva. S i o I'aiilo: Editara Uiiesp,
p. 21-25.
CI.: Ulpiario T Bezerra de MENEZICS - 01'. cif., p. 26.
Sobre esta complexa c aliciante tciriitiia ver. entre outros: Jaiiie FEWTIIESS; Cliris
\lrICKlli\bl - ~lfcirrii<isocial: rzolius pwspectivas sobre o possodo. Lisboa: Editorial
Teoreiiiii, 199+; c laeqi~rsL E COFF - =Mciiirins. 1x1 Er~circiclop<lia Einnsdi. Vol. 1
- iMemria/listrio. Lisboa: loipreiisn Nncionni-Cnsn <Ia Moeda, 1984. p. 11-50.
Menezes, mas em termos de preservao operacional da continuidade
e da articulao de sucessivos contextos cronolgicos e espaciais (dia-
cronia) do processo informacional orgnico com decisivo impacto nas
opes presentes e futuras (sincronia), sendo certo que Inforrnao
dependenle do conte.z.to - isto : informao que uui buscar o seu
significado a urn contezto social especGco - tende a perder-se sem-
pre que o conte.xto rnuda". E Cace a isto h duas vias: uma a do
reforo da memria narrativa pela conceptualizao das imagens e
ternas de maneira a que deixem de ser dependentes do contesto (e com
cla se defrontam historiadores, antroplogos, socilogos...); e outra
a da contextualizao perene, viucadamente arquivstica e organiza-
cional; indispensvel tambm pesquisa liistoriogrfica e cientfico-
-social, e facilmente sujeita a cortes, rupturas e apagamentos.
A acumulao de informao (memria verbal, textual, num-
rica, grfica, imagtica, aiidiovisual, etc.) registada em qualquer
suporte material por uma entidade pblica oii privada, embora sem-
pre originariamente intencional e selectiva, reflccte com auteiitici-
dacle uma vida e seus fins. Neste sentido legtimo e urgente, em
plena era de .crise da mcmria., de contnuo descontrolo do eboorn
documental* e de vertiginoso acrscimo do fluxo informacional ef-
mero favorecido pelas novas TI, pensar em certas experincias espo-
rdicas como a eiectuada, desde 1i cerca de uma dezena de anos:
ein empresas dos Estados Unidos da Amrica que contrataram Iiis-
toriadores para, atravs do conhecimento da conduta passada, aju-
darem os Conselhos de Administrao a decidirem no presente e a
conceberem um adequado pensamento estratgico. Este s ser cem
por cento eficaz se assentar num slido respaldo diacrnico. Cons-
tata-se, assim, o recurso ipesquisa liistrica como apoio directo
gesto corrente e planeamento a mdio e longo prazos - aspecto,
tanto quanto sabemos, pouco valorizado na Eiiropa e omisso nos
manuais best-sellers sobre gesto empresarial. E impressionante notar
a pouca importncia dada ao peso decisrio da memria institiicio-
na1 (parte integrante c indissocivel do sistema de. informao -
arquivo) e a conseqiiente falta de estudos srios, quantitativos e
qualitativos, sobre essa eventual influncia na dinmica organiza-
cional ( irrisria, relativa, considervel?). Cicntistas da Informao
(arquivistas e peritos em SI) e especialistas em Economia e Gesto
devem, pois, partilhar uma interessante problemitica interdiscipli-
nar para a qual a teoria sistmica pode, sem dvida, proporcionar
uma consistente compreenso/explanao exploratrias.
 Entendeiiios ser prioritrio este edoque, ein alternativa esta-
fada e dicotrnica viso 110s valores primrio e secunclrio face
memria institucional. \'alar pressupe jiizo persorializado e; cin niat-
ria de conservao ori eliminao de inforinao, como viu lucida-
iileiite Elio Lodolini, a subjectividade campeia, estiiniilada airida
pelo moclo aclissicos em qne lo~miilacla:todos os documentos pro-
duzidos/rccel~idosinteressam entidade produtosa/receptora apenas
cliirante alguin tempo e depois alguns dcles interessaro pesquisa
histrica (valor secundrio). Isto 6 tHo redutor e sirnplista que at os
cailadiaiios Rousseau e Couiure, Fiis 110 essericial, corno se viu, ao
paradigrna documental, custodial e tecnicista vigentc, aleitaram para
a diliciildade prtica de estabclccer cssa divisria, acrescentando qiie
o <valor adiniiiistrativon riirrica se perde c coexiste corn aqriilo que
eles eulciiiisticaiiiente deiioininain de avalor testeinuiihalr. E assim
scndo ganha plena aciiidadc a (re)valorizao da memria institu-
cional quer ao servio de seus produtores/detei~torcs~ quer para a
comunidade eiivolvente e para irivestigadorcs externos, ci~jostraba-
Ilios e conclrrses deviaili ser lidos e iiieditados pelos agentes c res-
poiisiveis das Organizaqes. Ganlia tainhrn maior oportuiliclaclc a
renti~bilizaopraticada sobretudo no Reino Uiriclo e nos 13UA e faci-
litada pela cxparisiva digitalizao: cada vez iiiais coinurn a venda
de iiiiormao arqiiivstica eni crl-rorn o11 o11 lirle na Interriet. Ser,
eilto. iitpico admitir que uiii Baiico ou uma importante Empresa
da cliariiada .<nova ecoiiornian venda parte ou toda a sua inernria
iristitucional? No se insiste Iiojc rnuito que a informao um valor
estroigico precioso?
Da inipor~iiciaestratgica iiiteriia e externa da tnenlria iiistitir-
cioiinl dependc, afinal, a validade do iriodelo de avaliao sistfinica
aqui proposto, que visa conservar dc forma objectiva e rigorosa (e o
nico iricio de faze-lo ser inaiitci intactos os nveis \i e B clo pari-
riictro pcrtiiitrcia) para rcntabilizar e bciieficiar o accsso, a eficcia
da gesto e o auto-coiilrccirnciito e da o inipresciiidvel coniributo
do pcn-ircfo., permitindo capitalizar interiiaineiite a ruemria e cons-
cieilcializar os ineinbros da respectiva organizao para o seri poteri-
cial prtico. E se a conscrrao de iricrnria proposta significar, como
no caso do Poder .li~clicirio,prodritor anual dc torieladas de inlor-
rriaio priricipalnientc crii suporte papel, a integridade dos gcralirieiite
voltiinosos processos da vara cvcl c da vara penal por correspoiide-
rcrn a um dos bsicos objectivos ou razo clc csisiricia desse l'odcr3
a cconoinia de espao c a facilidade de acesso s podero obter-se
teciiologica~i~erite por iiindaiia de suporte e nunca por delicadas aope-
racsn cirlirgicas, coiiro a do expiirgo em cada processo judicial de
actos/docuinentos julgados de fraco *valor iiiforinativo. Jiilgados por
quem? Pelos jiizes, pelos advogados, pelos escrives oii pelos liisto-
riadores? Se uin processo jiidicial iima seyuncia jurdico-adminis-
trativa complexa de vrios actos num determinado contexto (a his-
toricidade evocada por Lodolini e que ou integralmente preservada
ou apagada, no 11 meio terino ....) trunc-lo uma medida sul'-
jectiva e anti-sistniica que s pode ser assumida internamente pela
prpria insritiiiio9'. , aliis; iiatural que assim seja, porque sempre
assim ioi c ser - quem produz e aciiiniila informao vital (relativa
i sua actividade) usa-a como coisa sua e eliinina-a se isso lhe con-
vier ou sc iiio sentir necessidaclc dela no prcsente e iio iiituro. Note-
-se, a este propsito, a prtica habitual em pequeiias c mdias empre-
sas, incliiindo paradoxal e principalinentc as iiiforinatizaclas, da
eliminao peridica de toda ou quase toda a respectiva ineinria
sem grandes prejuzos operacionais porque a meiiiria individiial dos
Suncioiirios e gesiores, coni todas as siias liinitaes e fragilidades,
revela-se sirficiente para assegurar a coiitinuidade da aco einpre-
sarial. E nestas situaes regista-se a cumplicidade activa ou passiva
dos peritos em S I de apoio i gesto, pouco preocupados ein garanti-
rem bnckups de longo prazo.
O Estado, enyuanto zelador do bem comuin, pode e dcve iiitervir.
mas os resiiltados palpveis so e111 muitos pases desoladores; con-
seguindo-se apenas clue a Administrao l'blica laa incorpora-
es rcgularcs e significativas iios iiryuivos Nacionais e seiis satli-
tes,,. E isso e111 termos percentiiais globais representa o qu? Uma
riiima parcela certamente ... Mais ainda: se a memria colectiva coii-
tiiiiiar a ser aliinentada regularmente apenas pelas instricias pol-
tico-adininistrativas da sociedade o pretendido auto-conlicciiiienko liis-
trico-social manter-se- minsculo e controlado pelas classcs
doniiiiantcs. A alteriiativa a este cenrio cornum e obsoleto implica a
assuno generalizada do valor estratgico e identitrio da iiiiorma-
o como condio sine 9ua non de unia cidadania esclarecida, demo-
crtica, reivindica~ivae geradora de um fiitiiro cada vez mais parti-
cipado, justo e igiialitrio.

'" \'ej;i-sco exeiiiplo szgiiida iro I'odcr .litdicinl da Cosia Ricn: aLn Corte Silprenra de
Justicia p0c11 ordeiiar Ia rlestriicciri o cl reciclnje dc los erpedicntes. sieiripre qric
iio senti necessarios para algn triniic jiidicinl futuro. qiie tio tengnri iiiters Iiist-
rico. o cixaiido se eiiciiciitrcii respaldados por rriedidos eleitriiicos, iiilorm5ticos.
irrngiiiicos, poltico;. telesiiiitieos o ctialqiiier otro inedio coii garantia razoiiublc d
oiiscrrnciii. til cl'ccto se pi~blienrinIas listas de cspedieiiies por destruir eir el Bole-
ln Siidiialn (el.: ilr~clzioojrrdicial de C~oslnRica: Ia sclcccirr dociriit<~nt<il.Snii Jos
(Ilcphlica rle Cosia Ilica): l'oder Jiirlicinl. Regisiru !-Tii.iliiro.Iirdieial. 2000. 11. 11).
 4 Da teoria a prtica

il terminar esta j longa exposio s poderia siirgir um ponto

coin a inevitvel e sugestiva questo de cariz prtico - corno fazer?
De pronto e guisa de resposta, insistimos na mudana de ati-
tude bsica perante o problema da avaliao: ela no deve continuar
a ser vista como tima misso difcil e especial do arquivista, encra-
vada entre uma Aclministrao em geral hostil e o habitual pblico
de historiadores, pressionante e insatisfei~o,mas antes como uma das
operaes metodolgicas ao servio do conhecimento cientfico da
informao social. Insistimos tambm na ideia, para ns fiiridamen-
tal, de que no se avalia para conservar a informao como rim mero
bem cultural c histrico, nem apenas para libertar espao (avaliar
para eliminar o mais possvel, como se se tratasse sobretudo de urna
.operao de limpeza>...), mas, pelo coiitrrio, para rentabilizar
interna e exteriiamentc a memria institucional como um bem estra-
tgico e social que e para permitir o regular e bom funcionameiito
do sistema de informao-arqiiivo (activo), inscrevendo-se, deste modo,
as tabelas de temporalidade iio plo morfolgico, circunscritas ao
registo exclusivo dos actos inlormacioiiais (clocnmentos simples, com-
postos e em srie) eliminveis ao fim dos respectivos prazos prescri-
cionais c precaucionais.
Sublinliadas estas duas prevenes elementares temos dc frisar a
irnportgncia do trinmio objectivos + estriitiira orgnico-funcional +
memria. Nele se joga o xito ou insiicesso do modelo proposto. Com
efeito preciso identificar coin rigor os mbiles, objectivos oii linlias
de fora que determinam a criao e a manutcno de qiialquer enti-
dade. Dois eseinplos: no caso do iVIunicpio, definido no ordenarnento
jurdico-constitucional portiigiis como antarqiiia cor11 dois rgos -
a hsseinbleia e a Cmara Miinicipais -, depararnos com uma longa
tradio de organizao concelhia que remonta ao princpio da nacio-
nalidade c tcm nos iorais rgios a dotao de condies, privilgios
e deveres reguladores da vida ecorimica, poltica, administrativa e
judicial de agregados populacionais (moradores) fixados em vilas e
seus termos (objectivo ampliado ao longo dos sculos e derramado
num volume crescente de informao); e 1x0 caso da Universidade so
seiis objectivos estatutrios, rnutatis mutandis, (a) a forrnao liumaiia,
ao mais alto nvel, nos seiis aspectos cultural, cientfico, artstico,
tcnico e profissional, (b) o desenvolvimento da investigao funda-
mental e aplicada, tendo em ateno as necessidades da cornunidacle,
(c) a prcstao de servios directos comunidade, numa base de valo-
rizao recproca, (d) o intercmbio cultural, cicntfico e tcnico com
A avnlia7.k etti nr<~iiivsiiia:reloriiieln2o terico-priicu d e tiaiti opcrauo iiieiodolgicn

instituies congneres nacionais e estrangeiras, e (e) a contribuio,

no seu mbito de actividade, para a cooperao internacional"?. Em
ambos os casos a amplitude e a diversidade dos objectivos implicam
iirna acentuada complexidade organizacional e birrocrtica, que
importa conliecer e aconipanhar na sua evoluo (da o valor indi-
cativo dos organigramas), e uma ~ ~ o l u m o smemria
a institucional,
reflexo directo dos objectivos centrais e das competCncias/fuiies de
gesto indispensveis a que aqueles sejam normalmente concretiza-
dos. Os ilveis \ I e B do parmetro pertiniicia correspondem. pois;
espessura natural de memria que se no for preservada implica a
miitilao, mais oir inenos extensa, do sistema de informao-arquivo.
E corno afirinou, tambm lucidamente, Elio Lodolini no l i i estrata-
gemas intcrmdios que evitem o risco sempre iminente de siibjectivi-
dade: ou se preserva ria ntegra a informao objectivamente rela-
cionada com esses dois nveis de pertinncia ou ento cai-se fatalmente
na via derrapantc das seleces mais ou menos aleatrias, empricas
e controversas.
Convni, iio entanto, reconhccer que uma memria institucional
<cgigantcsca>,tem de ser berri gerida%e acessvel desde a fase gen-
sica ou clecisria (da o insistente einpenlio em intervir na coiicepo
de prticas administrativas e ern fliixogramas de alia racionalidade e
eficcia): caso contrrio acaba sendo alvo de aeliminaes~de cmer-
gncia, sobejainente conllccidas dos arquivistas, feitas revelia do
miiimo interesse estratgico da instituio e com duvidosas vanta-
gens para a investigao histrica e cieritiica crn geral. Uma mein-
ria sgigrnntesca.; dentro da perspectiva sistniica que perfilliainos, no
pode escapar a uma anlise sria de custo-benefcio c precisa de ser
justificada cientiiicainente.
No basta para tanto evocar os Iiabituais clichs de teor Iiistori-
cista c ciilturalista, nein to pouco persistir na fixao de regras e
receitas eiiipricas e tcnicas. O qiie urge fnzer cada vez mais e melhor
investigar para um maior e til conheciinento sistinico da inior-
mao que a torne o bem estratgico que ela para todos e desde
logo; naturalmente, para os que a produzem/recebem; sobressaindo
j como tarefa prioritbia alargar o naipe existente de leis in'omtri-
cas com algumas relativas informao arquivstica.

"'Vei.: Ar~iraiidoR. h'hllrciro da SIL\':< - aO(s) i\rqitivo(s) da Uiiiversidnde do ivliiilio:

gesto e iiiciiiria do pliirnl ao siiigolnra. In CorzJeincin sobre nyrtiuor uriiiremitri-
rios (8 de Maio de 1997). Org. Ciirso de Espeeinliza50 eirr Ciriciiis Docuineiitiiis,
i\rt[nivo Ceritrnl. Faciildntlc rle Letras do Universidndc do Poria. Porto: ,I: I,. Li. I?,
1999. p. 5;t.
 O modelo proposto ter, pois, de sei testado por ainostrageiii, isto
, subiiietido a iiri~asrie de aplicaes casusticas cap?es de per-
mitirem estrapolaes controladas e coiitribiirem, assiill, para a
demonstrao iiniversalizante das propriedades iiitrnsecas do feii-
menolprocesso ini"@rinacional,meta ltima c suprcma dos projectos
dc ISIU (investigao e desenvolvimento) em Cl.
Embora a aplicso, a 11111 caso pontual, do iiiodclo que deicnde-
iiios, s por si no seja siificientc para validar iiiequivocamente os
pressupostos tericas, contudo um contribiito que vale a pena rele-
var. pelo facto dc permitir ilustrar o I I L O C ~ L L[acienrli
S para passar da
teoria i prtica. Com efeito, no mbito dc um projecto cle investiga-
o arqiiivstica93, cciitraclo rio sisteina de informao Arquivo, da
Universidade do Porto", est em curso nin programa iiiteiisivo de
avaliao; qiie no se restriiigc apenas vulgariliente cliamacla
~dociimentaioacumulada, mas si111 a toda a produo inlorma-
cional, desde a mais < ~ e l l i ameinria
a clite rcmonta a 1911 ([lata de
criano da institnio) ar6 que gerada quotidianamente, pelos
irriossectores orgriico-luricioiiais. Este programa, em iase adian-
tada de clcsen~~ol\~irnento, aplica em toda a siia diirieilso a metoclo-
logia de avaliaio c~ricaqui apreseiitainos e, coino tal, presta-sc i
eseiiiplificao. I'ejanlos, pois, ciii traos gerais, como sc tem desen-
rolaclo tal prograiiia.
Toclo e clnalqrier estudo de avaliao no pode dispensar o coiilic-
ciinerito prvio do coiitesio ein c~uefoi () gerada e iisada a irifor-
mao, sob pena de no scr possvel caracterizar, com rigor, o sis-
terna de i~iiorinao !\rqui\~o lia sua globalidadc, atendendo
iion~cadainci~te aos factores qiie o caracterizam - a estrutura oras-
itica, o servio/riso e a il~cinria.Neste sentido, o programa dc ava-
liaio cin ciirso rio !\rquivo da Uiiiversidadc do l'orto Soi precedido
clc uiil exaustivo estiido orgnico-l'unciorid clas instituies eiivol-
vidas no projecto (Reitoria e Servios Ceiitrais c cinco I'aculdades,
cla Univcrsidadc do Porto)'" j coiicliido e a cditar brevcinente.

'I" Estc ~irojeeto.iiitiii~ladoO Si,slei>,<irle L,Joi,>rrrro <irqi<itiiriic<r da L~rzi~vi-sirladrr10

Porio: ~l~leseni~olair~i~~n~ dn srrn gestEo i~tirgmrln.C iii~aiieiaclopel;i Fiiri<lacopiirn
ii Cincia e a Teeiiologi;i. tio 5nlbito do Progrniiin I'H2\SIS S I .
"' I'iira iirri orilieiiiieiiio geiirico r10 projcio eiii ciiiisii. ver: Feriiaiicla llIlili1110 -
*O Sistcziia dc iiiioriiiiiio nrqriivistie;i da Uiiivci-sidiide do I'orto: cleseiirol~iriiciito
<Ia sua gesi3o integrador. BO/PI~I - L i , t i ~ ~ > ~ do l < ~ l ~I'orio. 9 3 1 (Ilcz. 1999)
i ~ lJorlo.
62-03.
"" O hrqiiiro da Ciiii.cr.si<ladcdo I'orio iipreseriia-se oiiio iiiii siilicr-sisteint <Ic iiifor-
nii~$Ho.iiiiegradu pelos <liversos sulr-iis1ciii;isdas Iiicitldndes e rle outros orgaiiisiiios
ti~tela<liiapela Uriivei-sidnde. os <jaxais se corrligtira~iicooro nrqriiros plitricliiliii-es
Baseado, essencialineiite, rios cliploi~iaslegislativos e regrilaineiita-
res yue. a o loiigo d o tempo: tiii servido de suporte i estrutura
orgaiiizaciorial c p e cleseiivolve a aco telidelite ao cirmpriirieiito dos
objectivos essenciais d a iiistituio Universidade, esse esttido possi-
b i l i t o u ' ~conliecirnento e a represeiitao c m org.niiigrainas d a evo-
l u i o d a coiiipoiicnte estrutura orgnica* do sisteiria. Os cliploiiias
legais e os textos dc carcter regulaineiitar pcrinitiram taiiibin iclen-
tificar a s coriipetiicias/atrib~iies coiiietidas aos vrios sectores
or@iiicos.
Natiiralrneiite que a aiiilisc da I c g i s l a o / r e g u l a m e n ~ oiio basta
para a caracterizao exacta e coinplcta d a realidade. E por dcinais
sabido yuc. sresn seinpre: iia pritica. se aplicam todas as dctcrsnina-
es d a lei. Por razes de diversa ordein, h reloriiias que no se coii-
cretizain, iio todo ou eiri parte. e I i i aces clue iio se regulaiiieii-
tain nunca ou apeiias o s i o npos1er.ior.i e, por vezes, s parcelarmente.
As discrepncias entre a lei e a pritica h que detect-las iio decurso
d a investigao. seiido rnuitas vezes a anlise d a prodriio iiiforina-
cional que indicia esses desajristaiiientos.
Assiiii, a pai. do cstuclo or~~siico-fuiicioiial~ loi efectuado o levaii-
tamento clcssa produao, tareia qirc coiisistiu iiuina rccollia dos dados
iiiipresciridveis para caracicriznr e descrever os acios inforinacioiiais
(iiiaterializados ein docuriiciitos sirirples, coinpostos e ein srie).
Para coiiiplctar o cstrrdo da iiiloiinao que aisida sc encontra ciri
fasc activa e, portaiito, a ser gerada e iiiaiirrseada pelos serivios pro-
dritorcs, eicctuaraiii-se entrevistas aos ftrricionirios e agentes respoii-
siveis pelos difereiitcs sectores e preencheraili-se inquritos, sob a
forina de c1ucstioiiirio; corn o objectivo de icleiii.ificar as actividades
(prodecir~ie~~~os/tarcI'as) que sc descnvolvcm c rccolhcr elei~ientossobre
o fluxo inforiiiacioilal.
Coin base 110s clciiieritos colliidos a partir do estrido orgnico-Suii-
cional, rio rcgisto dos dados iileiitilicativos d a iiiformao aiyiiivs-
tica e lias resposias obtidas nas e~itrevistase iric[~iriios,toriiou-sc
possvel elaborar quaclros rlc coiitexttializaio d a procltiio inforiria-
cional, dc acordo coiu o qirc se clcfiirc iio iliiexo 1 (ver c1iiiiriros qiii ior-
grnrii o ~\iiexo3).

dcseeiitiuliiados ac~ivos.A estar coiii~il~xida<le csirriiiiral v m airid;i jririiar-se algiliis

arquivos dcsaciirados. de iiistiiiii~rsrxtiiilas. niitece<leiitcs dc nlgiii~insdas escolas
q u e Snzciii piirte dii Ci~irersiiliidc(por c r e i ~ i ~ ~til ot\cnderriia
. Portiieilse de Belns-
-i\rrrs. t i l5seola dr ljrlas-At.irs do I'or.ia r i 3 I?soln Snperir~rde 13elas-:\i-res do I'ol-to
estii.er;iiii tia origerii rlas ;,eiriais S;icril<liidesrle hrtluiirciora i. de Brlas-:ir.tcs; cstnilrlo
os res~~cciivos a~.qiiivusiriie,nrndi,s tio sisterim de iiiSo~.rii;iqioarc~iiivsiic;irl;i Fzrciil-
rlnd dc Bclas-iirtcs).
 AR\I,\NDO B. ilriLIICIIIOI),\ SIL\'i\ I FERNhKD,\ RIBEIRO

A ttulo de exeiriplo, centremo-nos iio caso da Reitoria e Servios

Centrais. Detectaram-se, ao longo dos anos, diversas alteraes na
estrutura orgaiiizacional, facto que se traduziu na elaborao de tan-
tos quadros de contexto, quantas as mudanas estruturais. Mas coino
os objectivos essenciais da institiiio se mantm praticamente iiial-
terveis, a variao da componente estrutura orgnica no sin-
nimo de ruptura ao nvel das competncias/funes e, naturalmente,
ao nvel da produgo de informao. Independenteinente do sector
orgnico que desenvolve a aco, h um continuum iniormacional,
expresso atravs de actos em srie, que em diacronia e horizontal-
mente atravessam a estrutura. Da que, uma mesma srie possa estar
representada em mais do que um quadro de contexto, percebendo-se
pelas respectivas datas extremas, que vo precedidas ou segiiidas de
a ... B, que li; continiiidade ao longo dos diferentes quadros. Os exem-

plos apresentados ilustram o que acabmos de expor (ver Anexo 3).

Uma vez efectuirdo o estudo de contextiializao, segue-se agora
a anilise/avaliao dos actos inlorinacionais identificados, dc acordo
com a parametrizao que atrs referimos e que sc apresenta, de forma
sistemtica, no Anexo 1. Dado que este trabalho ainda no est fina-
lizado, no possvel apresentar j exeinplos concludentes. I'rcv-se,
no entanto, divulgar os resultados, atravs de tima pulrlicao, assim
que o projecto de investigao se encontre concliido.
Esperamos, pois, que o caso do Arquivo da Universidade do Porto
possa servir de modelo para o desenvolvimento de outros estudos sobre
a mesma problemtica, adivinliando-se, a partir deles, um irduo, mas;
sem divida, aliciante programa de re'ormulao terico-prtico da
avaliao em iirquivstica e Cincia da Informao.

ARMASDO B. MALHEIIIO DA %L&\ n,ell,ciro@ndb.us~ii~I~o.pt

(Universidade da Minho)
FEIIN~\~\'DI\
RIIiEIRO f r i b e i r o . l ~ i e r r a @ r i i u i l , ~ e I e ~ ~ ~ . ~ ~
(Faculdade de Letras da Universidade do Porto)
 , ~ V A L I ~ ~ DE
O ARQUIVOS
Critrios e pnrmclro

- Pertinneio (perteiica. ein terinos infori~inciarinis.i aeco de nlguin ou de tiriia

entidade)
Svel A (iriforniaRo directaiiiente relacionada eoiii os objectivos / estrutura org-
nico-fuiicionnl 1 meiiiria)
Nvel B (iiiforrnako indireetaiiiciiie relneioiin<la coin os objectivos / estriiti$i..i
orgRnico-finicionnl / nieiiiria)
Nvel C (iiiforma@a perifrica e/ou reduii<lni>teface nos objectivos I estruturai org-
irico-fimcioiinl / nieinrin)
(I'oiidernyio: 1 (iiil. dc nivel '\ oil B) oii O (iiif. de iiivel C))

- Dciiidn<lo
IiiformnRo priiiiiria
IiilormncRo sec<iiidUrin (pi-odiizid;~n partir da prirriHrin)
- I'orcelar
- Hesiiinida
- Citrrinlativa
InforinaRo duplicntln
(Ponderuqo: 1 (iiif. uiais densa) ou O (inf. iiiciios densa))

- I~rctlunciii(de iiso)
Uso ri1:ixiinoliii6dio - irrna oii iiinis <Ia qiic iiiiin ver por seinana
Gso niiliriio - iiierios de isiiia vez por seriiiiiiii
(Poii<leracia: 1 (iiso iiihiino/riidio) oii O (ilso iniiiiino))
I~EI~I'INNCI~: 1>11NSll>hDl<:
Xvel ti - Nvel I3 - Xvcl C - Esiulrelriiriieiito das t.cl;vscs iriloriiriicio-
I'uiidraiio - ( I oii O) iiais [>aro ~letel-iriiriniiiodn desisiila<lc:

ilariiiaio seitiidirin

( 1 ) ~lc~ncior~:~r.crn ctxin c:tso. a rcfc~Er~ciz~ dos ~ l c , r u ~ r ~ o18

cn~ stvics
~ ~ ~xs c l ~ ~ i o ~ c~mat~~ i it1for8tx-
o~
(.no C,,, 1,1,illisc. ~ ~ i " l i,li,< li."
~ cllltlrii>.

I'oii<ierniio - ( 1 oii O)
Frcqunci:~:
Uso ri,:ixii,,o/iri<li -
tiiiin oii rriziis <Iii qilc i i i n n uee por srnt:,iia -1
Uso iriiniriiii - irierios de i ~ r i i i ivez por seiliaria O -
I'oii<lei-os50 - ( I ori O)
IIccis5o sobre o clestiiio lirial <Iii i*ifoririniio:
/'~~rlirz?r~io IJi~rzsirl<lr I)l~<~uFi~i.ir~ l l ~ ~ , s t ifr l~ro~ ~ l
flvel J\ 1 1 oii O CoiiserrnZo ~icroininciitc
Nwl 21 O 1 Coiisrrrnsio tei~ipoririii
Xvel I\ O O liliiriiiiasiu
Nvel R 1 1 "i, O oirsei-vacii<i~>erriiiiiierit~
Nvel I3 O I Coriserr;iyiio icliiporit.ia
Nvel I3 O O Eliitiilia@o
Nvel C I ou O 1 Coiisrrvaiio ieiiil>or5i-ii
Nvel C 1 "11 O O Elir~~inz~ySo
Koi;~: [ U L C ~ In ii?ioriiiiiq;i<!c riiliicrr;r~io
~ctiilioiil~i;~.
rrt;ni>rlec~~i.
os ipr;izs (inlicl;i rl ti.iiii~ornli-
iI;i<lc'',') eiti cot~ioiiiiidnrlrroiia ri iiiitoi. rci.vi(o/iis<i (Ir<,r[ii6r#ri:i
<I<itiro).

"" r \ p c ~ a rd n a terrniiioli,gi;i iiiziis oitiitiii ciii I'ortiiCnl s aclolitai. o teriiio <t;il>cIn de

s e l ~ i i opara
~ dcsigiinr o qiiiidro iiorriiaiivo ciri rliie sc inscreveiii os prazos <Ic coii-
ser\-tisao (rlcTiiiitira oii tciiii>or:iri;t) da ilocliirieiitaiio. I,refei.iiiros ;i <lesigrraso coii-
siisru<lii ira tcraiiiiiologia I>riisileii-;i- ral>ela de teiiil>oi-;ili<lade- <latli>rliie se ajitsta
coiii iriais pr~ol>rierl;rdeno iiio<lela tcrico qiie Iperliliiiirrios. Xa vcrdiide. aiisiilei.;i-
rnos qiie s ieirr seiiticlo iiisrrercr iiurri;i tabela os prazos de ie,iil>o qii reg~~l;iiii n
coiiserra~iioiciiil~oririiicla iiiloriiiasiio a rliiiiiiiar. pois iirliicl;i <pie perdiirixi eoi~io
iiieiribria orgaiiiz;ieioiial riio nreec de ser siijcitii ri qi~;il<liierprazo (. por. defini-
iio. I > w r r ~ ; ~ ~ e r iit\e )teiiii>or;ilirliidr
. . ~iuis.i~iiiaiir;~etrristica da iiifoririaiiii cli-
iiiiiiirel qiic. s razes de uso (eleradii ir~<~tiiici;i d iiiilize@o) ji~srilicaiiireter
ciiiriiirtc os l>crio<losdc leitipo preiistos iias iabeliis.
 -
-.
--
.---
c
-
.

.--
?
--
"
'=
:L
0
.
b
-
, -*-
.
-
- --
.- -
. - .=
..i
: ,$
.. ...
-."
- .=
i E
.j
i
-l --
i 2
i
m

u 3
. . .-a. z
;.-.
.
i -.
b

-.
i I
i

._
,s
:. 5
. s e --
--=.-
c- 2
s' & - < -m . G.
j

- - - , %
1
.i
--?..-e-mo
., 3
>
. e ,x_ =E -.-
---- -5
$
- >
: =,g.s=*
;
. - <--z- l
!
. =6 ..e- .c
'. -- -.- E3 g
. 2

- .. _ - _
. .r

.. -. - ..
> 1 - ' 5

;,;.- g .-;.: - $ ?
-
.' &.L e ;.
,.-
< y z z
2 f
i- i- i S
".-,3;
,c ,=
.,::.-.;s
> _ L - 0

.$
s z< d
.+' p
h

; :*a2s-
G* , e
--
F'-
-5- =
,., z-.-i--
-.s:
-
- ,.- " '+
.: _8- ,.--
< _ _

c _ !.
E
5
I

: 03
. _,--
- 5 - A
L r S7