Las Macros

Las Macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas
como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar
informes, etc...

Tambin sirven para crear mtodos abreviados de teclado y para que se ejecuten
tareas automticamente cada vez que se inicie la base de datos
datos.

Si guardamos la Macro ccon el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base
de datos,, se ejecutar automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar
busca una macro con ese nombre,
nombre, si la encuentra ser el primer objeto que se
ejecute antes de lanzar cualquier otro.

ta opcin es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar

Esta
procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.

La configuracin por defecto de Access, nos impedira ejecutar ciertas acciones de

macro si la base de dato
datoss no se encuentra en una ubicacin de confianza, para evitar
acciones malintencionadas.

Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos

fiables, podemos aadir la ubicacin de est al Centro de confianza,
confianza tal como vimos
en la Unidad
dad 10 al realizar consultas de accin.

Crear una Macro

Para definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de acciones que
automatizarn un proceso.
proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizar
automticamente sin necesidad, en principio,
principio, de interaccin por nuestra parte.

Por ejemplo, podramos definir una Macro que abra un formulario cuando el
usuario haga clic en un botn, o una Macro que abra una consulta para subir un diez
por cien el precio de nuestros productos.

Crear una Macroo es relativamente fcil, slo tienes que hacer clic el botn Macro
de la pestaa Crear.

Se abrir la Vista de diseo de Macro.

Esta ventana es muy parecida a la vista Diseo de tabla que ya conoces y tiene la
misma dinmica pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que
queremos que se ejecuten.

Como podrs observar, al principio consta de dos columnas: Accin y Comentario,

aunque puede que aparezca tambin la columna Argumentos,, que se puede mostrar
y ocultar, y que explicaremos ms adelante.

En la imagen puedes ver

cmo en la columna
Accin deberemos
seleccionar una accin de
entre las existentes en el
cuadro desplegable.

En la columna
Comentario podremos
escribir una pequea
descripcin opcional sobre el por qu de la accin o un
un comentario sobre su efecto.

Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior

izquierda aparecern sus opciones y a la derecha una descripcin breve de lo que
hace la accin.

Podemos aadir tantas acciones como queramosqueramos, simplemente

lemente deberemos
colocarlas una despus de otra y en el orden que queremos que se ejecuten.
ejecuten

Recuerda que debers tener cuidado con el orden en el que estableces las
acciones, pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias)
que abren y cierran un formulario. El formulario deber estar abierto antes de
ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la accin de apertura debera ir
antes de la de cierre.

En todo momento podrs utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas

para
ra insertar nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una accin.

Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar

algunas de ellas y arrastrarlas con el ratn para colocarlas en otra posicin.

Cuando la Macro est terminada,

ter puede guardarse , ejecutarse y cerrarse.
Ms tarde podremos llamarla desde un control Botn de comando,
comando o ejecutarla
directamente desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien
haciendo doble clic directamente sobre ella.
ella
Acciones ms utilizadas

En este apartado veremos las acciones ms utilizadas en las Macros. Siempre

puedes recurrir a la ayuda de Access para obtener informacin sobre acciones que
aqu no tratemos.

Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior

izquierda aparecern sus opciones:

A continuacin veremos las acciones ms comunes:

comunes

Esta accin abre una consulta escogida entre las

AbrirConsulta existentes en la base de datos.
anterior, abre un
Del mismo modo que la accin anteri
AbrirFormulario formulario.
Igual que las acciones anteriores, permite abrir un
AbrirInforme informe.

AbrirTabla Esta accin permite abrir una tabla.

tabla
Utilizaremos esta accin para buscar registros. Esta
accin busca el primer registro que cumpla
cu los
BuscarRegistro criterios especificados. Puedes utilizar esta accin
para avanzar en las bsquedas que realices.

Se posiciona en el siguiente registro que cumpla

BuscarSiguiente con los criterios indicados en la accin
BuscarRegistro anterior. No tiene argumentos.
argumento
 Esta accin cancela el evento que produjo la
CancelarEvento
ejecucin de la macro. No tiene argumentos.

Con esta accin podrs cerrar cualquier objeto

Cerrar
que se encuentre abierto.
Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes
CuadroMsj para interactuar con el usuario
usuario.

Introduce esta accin en una Macro para detener

DetenerMacro su ejecucin.. No tiene argumentos. Vers su
utilidad ms adelante.

Esta accin detendr todas las Macros que se

DetenerTodasMacros estn ejecutando en ese momento. No tiene
argumentos.
Esta accin es muy til para ocultar al usuario las
operaciones que se estn realizando con una
*Eco Macro.. Permite la activacin o desactivacin de la
visualizacin de las acciones en pantalla.
Utiliza esta accin para lanzar comandos que
EjecutarComando puedas encontrar en cualquier barra de
herramientas.
Una accin muy til que te permitir modificar los
*EstablecerValor valores de los campos.
Te permitir saltar a un registro en particular
IrARegistro dentro de un objeto.

Esta accin maximiza la ventana activa para que

Maximizar
ocupe todo el espacio de la ventana de Access.

Al contrario que la anterior, esta accin minimiza

Minimizar la ventana activa convirtindola en una barra de
ttulo en la parte inferior de la ventana de
d Access.

Salir Esta accin hace que Access se cierre.

* Algunas de estas acciones no se muestran si no est pulsado el icono Mostrar

todas las acciones,, en la banda de Diseo de Macros.
Acciones Condicionadas

Ahora que ya conocemos las acciones y cmo introducirlas y ordenarlas, veremos

un modo que nos ayudar a crear acciones con muchas posibilidades.
posibilidades Para ello
utilizaremos las condiciones.
condiciones

Puedes activar este modo haciendo clic en el botn de Condiciones en la pestaa

de Diseo.

La vista de Diseo de Macro cambiar para tomar este aspecto (observa como se
ha aadido una columna a la izquierda):

En esta columna podremos introducir condiciones para que la accin establecida

en la fila se ejecute o no segn el resultado de la condicin.
 or ejemplo si escribimos [Formularios]![Cursos]![Cdigo Curso] = 4 en la
Por
columna Condicin,, su accin slo se ejecutar en el caso de que la condicin sea
afirmativa,, es decir, que el cdigo de curso sea igual a 4.

Esto nos abre muchas posibilidades, so bre todo si lo combinamos con los puntos
sobre
suspensivos (...).

Si escribimos una condicin y resulta verdadera se ejecutar la accin que se

encuentre en la misma fila, Pero qu pasa si queremos que la condicin ejecute
ms de una accin?? Muy fcil, escribe puntos suspensivos en la columna Condicin
para todas aquellas acciones siguientes que quieres que se ejecuten al resultar
afirmativa la condicin..

Si la condicin diese como resultado falso, la Macro saltar a la siguiente accin

que no tenga puntos suspensivos
sus en la columna Condicin.

En el campo Condicin tambin podemos incluir expresiones ms complejas,

como: [Formularios]![Cursos]![Fecha Inicio] Entre #2-Mar-2006#
#2 2006# Y #9-Nov-
#9
2007# para indicar si la fecha se encuentra en un intervalo, o
EsNulo([Formularios]![Cursos]![nhoras])
ularios]![Cursos]![nhoras]) para realizar la accin si no hay nada
guardado en el campo nhoras.
nhoras

Puedes unir varias condiciones utilizando los operadores Y y O como vimos en el

tema de consultas.

Grupos de Macros

Cuando tenemos muchas macros, puede

puede llegar a ser dificultoso localizar una macro
dentro de la ventana Base de Datos
Datos.. Al igual que es ms cmodo agrupar los archivos
en carpetas, puede ser til agrupar nuestras macros en grupos de macros que
contengan macros relacionadas.

Tambin los grupos de macros pueden ser tiles para definir macros a modo de
subrutinas dentro de una macro principal.

Para definir un grupo de macros haremos uso de la opcin Nombres de macro en la

pestaa Diseo.
 Si activas el botn vers que la Vista de Diseo de Macros cambia para aadir una
nueva columna a la izquierda:

Esta columna nos da la opcin de crear diferentes macros dentro de una Macro
principal.

Imagina que tenemos la siguiente macro y la guardamos como Macro1:

Macro1

Macro1 aparecer en la ventana Base de D Datos

atos como una macro, pero realmente
ser un grupo de macros formado por las macros nombre1, nombre2 y nombre3.

A partir de este momento podremos ejecutar las acciones accion4,

accion4 accion5,
accion6 y accion7 simplemente llamando a la macro Macro1.nombre2.
Macro1.nombre2
 Sencillo, verdad?

Observa que para llamar a una macro que forma parte de un grupo de macros, hay
que primero indicar el nombre del grupo y despus el nombre de la macro separados
por un punto.

Crear Bucles

Si una macro se puede asemejar a un programa po

porque
rque consiste en una serie de
acciones que se ejecutan segn un determinado orden, y que adems incluye
alternativas (gracias a la columna Condicin), ), nos faltaba un concepto
imprescindible en programacin, el concepto de estructuras repetitivas (bucles).
Pues bien, ahora aprenderemos un nueva accin que nos permite en cierta medida
resolver el problema. Se
trata de la accin
EjecutarMacro.

EjecutarMacro:: Nos
da la posibilidad de
llamar a una macro desde dentro de otra macro y repetir la ejecucin de dich
dicha
macro, definiendo as un bucle repetitivo.

Para ello deberemos especificar el Nombre de macro que queremos ejecutar. Por
ejemplo, en el caso anterior, Macro1, Macro1.nombre1, Macro1.nombre2 o
Macro1.nombre3.

Podemos indicar que la Macro se ejecute ms de una vez escribiendo en Nmero

de repeticiones un nmero que indique cuntas veces queremos que se repita la
ejecucin de la macro (el nmero deber ser mayor que 1).

En Expresin de repeticin podremos introducir una expresin condicional para

ita la ejecucin de la macro mientras la condicin se cumpla (sea
que se repita
verdadera).. Se evalua la condicin antes de ejecutar la macro as que si al empezar,
la condicin no se cumple, la macro no se ejecutar.

Ojo con los bucles infinitos! si utilizas el argume

argumento
nto Expresin de repeticin la
condicin que pongas deber depender de un parmetro que cambie dentro de la
macro que se repite, sino podrs entrar en un bucle que no se acabe nunca!!

Para componer la condicin se nos dar la opcin de utilizar el Generador de

Expresiones.

Ahora veremos una estructura que ilustrar el uso de la combinacin de ambas

tcnicas.
 Como puedes ver en la imagen, si reproducimos esta estructura seremos capaces
de generar un bucle.. Veamos que hemos hecho.

macro necesitamos ejecutar unas acciones que se repitan hasta

En un punto de la macr
determinado momento..

Para lograrlo lo que hacemos es incluir una llamada a la macro repite que se
encuentra en Macro1.. Por lo que en el argumento Nombre de macro de la accin
EjecutarMacro escribiremos
escribire Macro1.repite.

En el argumento Expresin de repeticin escribiremos la condicin que ha de

cumplirse para que se vuelva a repetir el proceso. En caso de que la condicin sea
falsa,, el proceso dejar de repetirse y continuar con la lista de acciones qu
que siguen
hasta la accin DetenerMacro que terminar la ejecucin de la macro.

Observa que al final de la macro Macro1.repite,, hemos incluido la accin Cerrar,

si como argumento de la accin pusisemos la macro Macro1,, este bloque solamente
se ejecutara como
omo mucho una vez ya que la macro se cerrara antes de que se pueda
repetir el bloque.

Depuracin de errores

Cuando creamos una Macro con diferentes condiciones y saltos de ejecucin puede
que al final la comprobacin de que acta correctamente sea cada
da vez ms dificil.

Access incorpora una herramienta que permite seguir la ejecucin de la Macro

paso a paso pudiendo en cada momento ver qu procesos se estn llevando a cabo y
los resultados que recibe de la base de datos.

Para activar esta opcin sola mente deberemos de hacer clic sobre el botn de Paso
solamente
a paso en la pestaa Diseo.

Una vez activada, cada vez que se ejecute una macro en el sistema lo har en
modo Paso a paso.
 Cuando una Macro se ejecuta de este modo para cada accin que realiza prod
produce
una salida de informacin que nos llega a modo de Cuadro de dilogo:

Como puedes ver en la imagen este cuadro de dilogo te mostrar el Nombre de la

macro que se est ejecutando.

Si tiene condicin,, y en caso afirmativo, en qu consiste dicha condicin

condici y su
estado de coincidencia (Verdadero:
( o Falso:).

Tambin podrs ver el Nombre de la accin que se va a ejecutar, y los

Argumentos que tiene.

En la imagen la funcin EstablecerValor cambiara el valor del campo Nombre

Curso a "Diseo Web"" si la condici
condicin no hubiese dado falso.

Para continuar con la reproduccin Normal de la Macro pulsa Continuar.

Continuar Si pulsas
Paso a Paso seguirs en el mismo modo.

Puedes detener la Macro pulsando el botn Detener.. En cualquier momento en la

reproduccin de una Macro pue puedes
des detenerla tambin utilizando la combinacin de
teclas CTRL + INTRO.. Esto te puede ser muy til si una Macro entra en un bucle
infinito y el sistema deja de responder.

AutoKeys o Mtodos abreviados de

Teclado

Las Macros tambin te permitirn crear

crear mtodos abreviados de teclado. Esto es,
podremos asignar a travs de una Macro diferentes acciones mediante una
combinacin de teclas.
 El modo de construir una Macro que actue de este modo es muy sencillo. Slo
tendrs que seguir los siguientes pasos:

1. Crea una nueva Macro y llmala AutoKeys.

2. Activa la opcin Nombres de Macro para aadir la columna con el mismo

nombre.

3. En la columna Nombre de Macro debers indicar la combinacin de teclas que

activarn las acciones que escribas en la columna Accin.

De este modo podrs crear varias combinaciones y asignarlas a un grupo de

acciones.

En vez de Combinacin1,
Combinacin1 Combinacin2, Combinacin3,, etc... debers escribir la
combinacin de teclas que quieres que ejecuten las acciones, siguiendo la sintaxis
que encontrars en la siguiente tabla:
Sintaxis de la Combinacin Combinacin de Teclas
^C or ^1 CTRL+C CTRL+1
{F3} F3
^{F3} CTRL+F3
+{F3} MAYUS+F3
{INSERT} INSERT
^{INSERT} CTRL+INSERT
+{INSERT} MAYUS+INSERT
 El modo en el que indicaremos las combinaciones
combinaciones es muy sencillo. Simplemente
tendremos que escribir los nombres de las teclas que forman la combinacin en la
columna Nombre de Macro
Macro.. Lo nico que debers tener en cuenta es que la tecla
CTRL se escribir como ^, y la tecla MAYUS como +. Las teclas que contengan ms
de una letra debern ir encerradas entre llaves {} para que no se confundan con
combinaciones.

Por ejemplo, END sera el equivalente a la combinacin de teclas E+N+D, mientras

que {END} equivaldra a pulsar la tecla FIN.

esante asociar combinaciones de teclas a la accin EjecutarMacro para

Es interesante
permitir lanzar una macro con slo pulsar unas teclas.

Configurar la Interfaz

La interfaz es la forma en la que el usuario ver y trabajar

rabajar con la base de
datos.. En esta unidad aprenderemos cmo deberemos configurar Microsoft Access
2007 para que una persona que vaya a trabajar con la base de datos vea y pueda
realizar nicamente aquello que sea conveniente para nosotros
nosotros: los creadores y
administradores de la base de datos.

Aprenderemos a crear categoras y grupos en el panel de exploracin.

Vers que tareas tan vistosas como cambiar el icono de la base de datos o ejecutar
desde un men no es tan complicado como parece.

remos cmo controlar el aspecto y comportamiento de un

En resumen, veremos
archivo cuando se abre.
abre

Nota: Aunque Access tambin nos permite personalizar la cinta de opciones,

opciones
aadiendo y quitando controles, hacerlo requiere de conocimientos de XML, por lo
que no lo explicaremos
mos en este curso.

Personalizar la barra de acceso rpido

 Ya hemos visto qu es la barra de acceso rpido, y como agregar los controles ms
frecuentes, pulsando en Ms acciones , en la pestaita a su derecha.

En la pestaa Comandos disponibles en:: podremos elegir una categora o ficha,

para que se muestren todas sus acciones.

Es interesante destacar que tambin podremos incluir las macros que haya
disponibles en la base de datos.

Otra forma de agregar acciones, es haciendo clic derecho sobre la l Banda de

opciones,, y eligiendo la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso
rpido.. Si realizamos esta accin sobre un icono, se aadir la funcin de este en un
icono, mientras que si lo hacemos sobre la parte inferior de un cuadro de opciones,
opciones
se aadirn todas las acciones de ese grupo en un icono, desplegndolas al pulsarlo.

En la pestaa Personalizar barra de herramientas de acceso rpido,rpido podremos

decidir si los cambios se aplican a todas las bases de datos que abramos con Access o
slo para la base de datos actual.
Personalizar el panel de exploracin.

Hemos ido conociendo el panel de exploracin a lo largo del curso. En l, aparecen

listados los elementos de nuestra base de datos. Podemos elegir una categora (por
ejemplo, Tiposos de objeto
objeto), y dentro de sta un grupo (como Tablas).
Tablas

Ahora, aprenderemos a crear nuestras propias categoras y grupos.

El primer paso es crear nuestra propia categora.

categora. Access nos proporciona la
categora Personalizado para este uso, que podemos modificar
icar o renombrar. Pero
tambin podemos crear una categora propia.

Para hacerlo, hacemos clic derecho en la parte superior del Panel de exploracin,
y en el desplegable elegimos Opciones de exploracin , accediendo as a una
ventana como esta:

Pulsando Agregar
gregar elemento,
elemento creamos una categora nueva.
 Pulsando Cambiar nombre
nombre,, cambiamos el nombre de la categora seleccionada (se
pueden renombrar las categoras creadas por nosotros y la categora Personalizado).

Al pulsar Eliminar elemento

elemento, eliminamos la categora
ora seleccionada.

Por defecto, Access nos crea el grupo Objetos no asignados,, donde se mostrarn
todos los elementos que no pertenezcan a ningn otro grupo.

Para crear nuestros propios grupos

grupos, hay que pulsar Agregar Grupo,
Grupo e introducir el
nombre del nuevo
evo grupo.

Igual que las categoras, podemos borrar grupos pulsando Eliminar grupo,
grupo o
cambiar su nombre seleccionndolo y pulsando Cambiar nombre de grupo
grupo.

Una vez creados los grupos deseados, pulsaremos Aceptar.

Ahora, pulsando en la parte superior del Panel de exploracin,

exploracin podremos elegir
nuestra nueva categora.

Al principio, los grupos no tienen objetos, y todos aparecen en Objetos no

asignados.

Para incluirlos en un grupo, o moverlos entre grupos, slo habr que hacer clic
sobre un objeto, y arrastrarlo
rrastrarlo hasta el grupo deseado, o hacer clic derecho sobre el
elemento, y escoger la opcin Agregar a grupo...

Opciones de aplicacin

En este apartado veremos cmo configurar las opciones de Inicio.

Inicio

Estas opciones se encuentran en el cuadro de dilogo

di opciones de aplicacin , slo
se aplican al archivo de Access activo (es decir, al archivo de la base datos con el
que estamos trabajando) y actan sobre el modo en el que se abrir la base de datos
.

Para abrir el cuadro de dilogo Opciones de Access,, haz clic en el Botn de Office
en el botn Opciones de Access.
Access
 Vers la siguiente ventana:

Desde aqu podremos configurar todas las opciones del archivo de la base de datos.

En el cuadro de texto Ttulo de la aplicacin puedes escribir el texto que

qu se
muestre en la Barra de ttulo de la ventana.

En Icono de la aplicacin podrs establecer un icono para que se muestre al lado

del ttulo en la Barra de ttulo y para que se convierta en el icono del archivo.

Tambin podrs ver el icono del archivo en el Explorador de Windows y en el

Escritorio.

Para asociar un icono slo tienes que hacer clic en el botn Examinar y seleccionar
una imagen de tu disco duro. Ten en cuenta que el archivo debe ser de tipo .ico o
.cur.

aplicacin podrs activar tambin la opcin Usar

Si estableces un icono para la aplicacin
como icono Formulario e informe,
informe, que activada har que los iconos de la barra de
ttulo de los Formularios e Informes con los que se trabaje en la base de datos
tomen tambin el icono indicado en Icono de la aplicacin.
 En el siguiente desplegable podrs hacer que se Muestre un formulario
automticamente al abrir la base de datos.

Nota: Ten en cuenta que las acciones de la Macro AutoExec se ejecutan despus
de la configuracin de Inicio.
Inicio Si abres ventanas con esta macro, estas quedarn por
encima de la definida en Inicio.

Tambin podrs elegir si la barra de estado es visible o no.. Para ello haz clic
sobre la casilla Mostrar barra de estado para activarla o no.

Finalmente, selecciona la opcin Usar las teclas especiales de Access (abajo a

la derecha) para activar o desactivar las combinaciones de teclas que realizan
diferentes acciones sobre la base de datos.

Ms abajo encontrars otras opciones:

 Podrs activar o desactivar el uso del Panel de Exploracin haciendo clic en la
casilla Mostrar panel de exploracin.
exploracin. Si la desactivas, cuando se abra el archivo de
la base de datos, el panel desde donde hemos trabajado durante todo el curso (la
que muestra todas las Tablas,
Tablas Consultas, Fomularios, etc...).) habr desaparecido.

Puedes cargar una banda de opciones diferente programada desde el editor de

VisualBasic (F11).

En la opcin Barra de men contextual podrs seleccionar una barra definida

como Men Contextual para que aparezca cuando hagas clic derecho sobre cualquier
parte de la ventana de Base de datos.. Este men deber ser codificado del mismo
modo con el editor de VisualBasic.
VisualBasic

Si activamos la casilla de Permitir el uso de mens no restringidos

restringidos, en la
banda de opciones se permitirn determinadas
determinadas acciones no restringidas, como la
Ayuda,, los comandos de Salir o Cerrar y la disposicin de las ventanas en Mosaico o
Cascada.

Desactivando la opcin Permitir el uso de mens contextuales

predeterminados,, el usuario al abrir la base de datos slo p
podr
odr ver la barra de
men contextual que hayas indicado en el desplegable Barra de men contextual.
contextual

Toda esta configuracin ser muy til a la hora de trabajar con una base de datos
como si fuera una aplicacin. Puedes configurarla de forma que slo se muestren
m
formularios con los que trabajar.

Si creas barras de herramientas de acceso rpido con suficiente habilidad sers

capaz de acceder a todas las opciones y comportamientos de la base de datos y
ser como si estuvieses trabajando con una aplicacin propia!
pr

Recuerda que la configuracin que indiques en Inicio (opciones de aplicacin)

afectar al modo en que el archivo de la base de datos se abreabre. Por tanto si
eliminas o escondes objetos y barras de herramientas no podrs verlos si abres la
base de datos
tos normalmente.

Para saltarte la configuracin de Inicio de un archivo de Access debers

mantener la tecla MAYUS pulsada mientras haces doble clic sobre el icono del
archivo en el Explorador de Windows para abrirlo, y no soltarla hasta que la base de
datoss se haya cargado completamente.

Para lograr mayor funcionalidad y poder conseguir mayor efectividad recuerda que
puedes acceder a las Propiedades de los Formularios e Informes haciendo clic
derecho sobre su selector en la Vista de Diseo de Formulario o Informe.
 Aqu podrs modificar los valores de las propiedades Emergente y Modal de la
ventana del Formulario o Informe.

Abrir un objeto en una ventana Emergente supone que slo podr visualizarse la
vista Formulario o Informe.
Informe Las Vistas de Diseo estarn desactivadas.
desactivadas

Si seleccionas S en Modal,, la ventana al abrirse inhabilitar el resto de ventanas

hasta que no se cierre. En otras palabras ser la nica ventana con la que sea
posible trabajar.

Desde la ventana de dilogo de Propiedades tambin

n podrs decidir si los botones
de Minimizar, Maximizar y Cerrar se muestran o no.

Nota: Al utilizar estas opciones deberemos asegurarnos de que el objeto de

Formulario o Informe disponga de los suficientes comandos (por ejemplo en forma
arras de herramientas) para que el usuario pueda cerrarlos
de botones o barras
guardando los cambios que ha realizado
Panel de Control

Otra de las funcionalidades de Access que nos ayudarn a mejorar la forma en la

que el usuario interactuar con nuestra base de datos es el Panel de Control.
Control

Crear un Panel de Control nos ayudar a crear un formulario que podremos lanzar
al inicio donde, por medio de Botones de comando,, daremos acceso a los distintos
Formularios e Informes de nuestra base de datos.

En esta imagen podemos vever una pgina del Panel de control justo despus de
haberlo creado con el Administrador:
Administrador

Pero veamos cmo podemos crearlo. Haz clic la pestaa Herramientas de base de
datos y haz clic sobre el botn Administrador del panel de control.
control
 Si an no creaste un Panel de Control
Control,, Access te preguntar si quieres crear uno.
Pulsa S para continuar.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Desde aqu configuraremos de forma muy sencilla los elementos que queremos que
aparezcan en el Panel de Control.
Control

Como o puedes ver en la imagen, el panel de control estar organizado en una o

varias pginas. Si tenemos muchas opciones dentro del panel, organizarlas en varias
pginas mejorar el manejo del mismo, estaremos creando mens con submens.
submens

Para crear nuevas p ginas slo tienes que hacer clic en el botn Nueva... y
pginas
escribir el nombre que quieres dar a la nueva pgina.

La pgina del panel de control que marques como predeterminada ser la que se
muestre en primera instancia cuando se abra el Panel de Control.
Control Si quieres que
otra pgina creada por t sea la predeterminada (y no la que viene por defecto)
seleccinala en el listado y pulsa el botn Predeterminado.

Puedes eliminar pginas que no estn definidas como Predeterminado

seleccionndolas y pulsando el botn Eliminar.

Pero veamos cmo configurar una pgina del Panel de Control para que muestre
los accesos y comandos que nosotros queramos.
 Para ello slo tendrs que seleccionar del listado la pgina que quieras configurar
y pulsar el botn Modificar....
Modificar...

Se abrir
rir el siguiente cuadro de dilogo:

Desde aqu podrs modificar el Nombre de esta pgina de control. Esto es

bastante recomendado pues es el ttulo que mostrar la ventana cuando se abra,
sobre todo si lo que estamos modificando es una pgina que ser u
un submen. Es
recomendable que el usuario sepa en cada momento en qu lugar se encuentra
para que no se sienta desorientado.

Escribe el nombre que prefieras en el cuadro de texto y listo.

Ahora pasaremos a rellenar el Panel de control con los elementos que q

necesitemos. Como puedes ver, el listado de Elementos de este panel de control en
un principio se encuentra vaco. Deberemos agregar todos los elementos que
queremos que se muestren utilizando el botn Nueva....

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

 Rellenar los datos para la creacin de un elemento es bastante sencillo.
Deberemos darle un nombre en la propiedad Texto que debe ser suficientemente
descriptivo para que el usuario sepa qu accin ejecuta el elemento.

Luego en Comando seleccionaremos la accin que queremos que se lance al pulsar

el botn del elemento que aparecer en el Panel de Control.

Las opciones son muy sencillas:

Ir al panel te permitir abrir una pgina de Panel de Control para que cuando
se pulse el botn de este elemento sse muestre dicha pgina.

Como hemos dicho antes, utiliza esta opcin para organizar mejor los elementos
del Panel de Control.

Si seleccionas la opcin Abrir el formulario en modo Agregar podrs elegir un

formulario en el desplegable que se mostrar ms abajo.
ab

Esta opcin abrir el formulario que selecciones en modo Agregar.

Agregar Es decir, no se
vern los registros existentes, slo se abrir el formulario para que puedas insertar
nuevos registros.

Abrir el formulario en modo Edicin te permitir abrir el formulario

formu que
escojas de forma que se muestren todos los registros existentes y as poder
modificarlos.

Esta opcin tambin te permitir agregar nuevos registros.

registros

La opcin Abrir el informe te permitir abrir un Informe en Vista Preliminar.

Preliminar

n aadindole una barra de herramientas al Informe para que

Combina esta accin
el usuario pueda imprimirlo. Te ser muy til.
 Seleccionando Disear aplicacin hars que al pulsar el botn de este elemento
se lance el cuadro de dilogo de Administrador de Panel de Control (con el que
estamos trabajando en estos momentos).

Esta opcin no es recomendable si no queremos que los usuarios de la base de

datos puedan modificar el Panel de Control libremente.

La opcin Cerrar la aplicacin sirve para que el usuario pueda cerrar la

l base de
datos haciendo clic en un elemento del Panel de Control.

Tambin puedes Ejecutar una Macro que especifiques seleccionando dicha

opcin en el desplegable.

Una vez tengas todos los elementos creados puedes ordenarlos utilizando los
botones de Mover arriba y Mover abajo en el cuadro de dilogo Modificar pgina
del panel de control.

Una vez hayas acabado de configurar todas las pginas del Panel de Control
cierra el cuadro de dilogo.

Vers que se han creado un par de elementos nuevos en tu base

base de datos.

Si vas al listado de Tablas encontrars una llamada Swichboard Items,

Items esta tabla
almacena la configuracin de las pginas y los elementos que forman parte del Panel
de Control.

No debers modificar esta tabla bajo ningn concepto si no quie

quieres que el Panel
de Control deje de funcionar correctamente.. Si quieres realizar algn cambio acude
de nuevo al Administrador del Panel de Control en el men Herramientas.
Herramientas

En el listado de Formularios vers que se ha aadido un nuevo formulario con el

nombre Panel de Control.
Control. Este es el resultado de lo que acabamos de hacer en este
apartado.

Puedes modificar su aspecto entrando en su Vista de Diseo seleccionando el

formulario y haciendo clic en el botn Diseo .
 Nota: Cuando crees un Panel de Control es aconsejable que lo lances al principio
de la aplicacin seleccionndolo en el desplegable Mostrar formulario/pgina del
cuadro de dilogo Inicio (Herramientas Inicio).

Herramientas de Access

En esta unidad veremos algunas de las herramientas incorporadas

ncorporadas de Access que
nos ayudarn a optimizar y gestionar mejor nuestra base de datos.

Veremos herramientas que nos permitirn mejorar el rendimiento de la base de

datos encontrando y corrigiendo errores de diseo, reparando la base de datos, otras
rramientas nos permitirn documentar la base de datos, hacer copias de
herramientas
seguridad, etc...

Analizar Tablas

Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego
gestionar y recuperar de forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben
estar repartidos en tablas de la mejor forma posible, en esto consiste el diseo de
datos. Este curso no pretende ensear a disear una base de datos (ms que un tema
necesitaramos un curso entero) pero podemos apuntar algunas caracterst
caractersticas que
deben cumplir las tablas obtenidas en la fase de diseo.

Uno de los objetivos a alcanzar cuando se
exista redundancia,, es decir datos repetidos
parte de generar ms espacio ocupado en
problemas indeseables que puedan hacer
incorrectos.
disea una base de datos es que no
innecesariamente.. La redundancia, a
disco, puede generar una serie de
que los datos almacenados sean

Vemoslo con un ejemplo: Imaginemos una tabla de facturas con los campos
nmero de factura, fecha,
fecha importe, iva, cliente, domicilio del cliente,
cliente telfono
del cliente, ms datos del cliente... Cuando un cliente tenga varias facturas, su
nombre, direccin, telfono y ms datos estarn repetidos en la tabla; y repetidos
innecesariamente porque el cliente normalmente tendr el mismo nombr nombre,
domicilio, telfono, etc en todas sus facturas, estamos en presencia de un caso de
redundancia.

Qu nos puede provocar esta redundancia?

1. Ms espacio ocupado en disco.

2. Si cambia el telfono del cliente, habr que cambiarlo en todas sus facturas, llo
que genera mayor tiempo de proceso, y lo que es ms grave, si se nos olvida
cambiarlo en una de las facturas, habremos generado errores en los datos (una
factura con el telfono incorrecto).
 3. A la hora de introducir nuevas facturas de ese cliente habr
habra que volver a
introducir sus datos con el engorro que supondra y el peligro otra vez de
equivocarnos y generar otro error en los datos.

... Podramos enumerar ms problemas pero pienso que habr quedado claro que la
redundancia no es buena y que cuando d
diseemos
iseemos nuestras tablas hay que evitarla.

La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseo

de nuestras tablas.

Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartir los datos en varias tablas,
relacionndolas, y de esta form
forma
a podrs almacenar tus datos de una forma ms
eficaz eliminando la redundancia. En nuestro ejemplo anterior, se creara una tabla
para almacenar los datos de nuestros clientes y as los datos de un cliente concreto
estaran almacenados una sla vez y las ttablas
ablas de facturas y clientes estaran
relacionadas por el campo cdigo de cliente.

Hay que tener en cuenta que ser mejor utilizarla una vez tengamos nuestros
datos introducidos en la base de datos, para que Access pueda utilizar los valores
almacenados en
n cada campo y "adivinar" mejor un diseo mejorado.

Como cualquier programa corrector,

corrector, este nos ayudar ya que puede detectar
muchos errores pero no se garantiza al final una base de datos ptima porque casi
siempre existen determinadas circunstancias que el programa no podr "adivinar".
Cualquiera que haya utilizado un corrector ortogrfico sabe que te corrige la mayora
de las faltas pero no te garantiza un documento libre de faltas de ortografa al cien
por cien.

Para ejecutar la herramienta,

herramienta en el men Analizar tabla de la pestaa
Herramientas de base de datos.
datos

Se abrir el cuadro de dilogo Asistente para analizar tablas

Analizar Rendimiento

Esta opcin permite analizar todos los objetos que tienes definidos en tu base de
datos te dar varios consejos sobre cmo alcanzar un mayor rendimiento en tu base
de datos. brela desde la pestaa Herramientas de base de datos,
datos y seleccionando
Analizar rendimiento.

Analizar los objetos de la base de datos para obtener un informe sobre los
cambios que deberan realizarse para que la base de datos sea ms eficiente.
eficiente

Cuando haces clic sobre la opcin aparece este cuadro de dilogo:

SI quieres analizar todos los objetos de la base de datos, lo ms aconsejable es

seleccionar la pestaa Todos los tipos de objetos para que se listen todos los objetos
de la base de datos y pulsar el botn Seleccionar todo para que analice los cambios
que deberan hacerse en todos y cada uno de los objetos.

Si ya has analizado tu base de datos y quieres volver a analizarla, ser

se conveniente
analizar nicamente los objetos nuevos o los que hayan cambiado, en este caso haz
clic sobre la pestaa del tipo de objeto a analizar y luego en la lista que te aparecer
marca la casilla del o de los objetos que quieres analizar.

Cuando hayasas seleccionado los objetos que quieras analizar pulsa el botn Aceptar
y Access te devolver un informe sobre qu modificaciones deberas de hacer para
optimizar la base de datos.
 Puedes seleccionar una a una cada Sugerencia, Recomendacin o Idea y leer una
nota sobre el anlisis en particular de ese caso en la parte inferior de la pantalla en
el recuadro Notas del anlisis:.
anlisis:

En nuestro caso el resultado nos ha devuelto dos Ideas y una Sugerencia que
podramos aplicar.

Si Access devuelve alguna Sugerencia o Recomendacin podemos seleccionarla y

pulsar el botn Optimizar para actualizar la base de datos de forma que se apliquen
los cambios aconsejados. En este caso el resultado aparecer marcado con el smbolo
de Resuelto.

Sencillo, verdad?

El Documentador

Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchas objetos de todo tipo,
cuando trabajan varias personas en el mantenimiento a nivel de diseo de la base de
datos, puede ser til tener documentada toda la informacin referente a las
caractersticas
icas de cada objeto de la base de datos, esta documentacin la podramos
realizar a mano, y sera una tarea larga y tediosa, pero Access nos proporciona una
herramienta que automatiza ese proceso de documentacin.

Nosotros le indicaremos qu objetos y cules

cules de sus caractersticas queremos
documentar y Access obtendr toda la informacin en un formato que luego
podremos imprimir y archivar.

Accede a esta herramienta desde la pestaa Herramientas de base de datos,

datos y haz
clic en la opcin Documentador de base
bas de datos.
 Se abrir el cuadro de dilogo Documentador:

Esta opcin, igual que en la anterior nos dar a elegir entre todos los objetos de la
Todo tipo de objetos
base de datos (Todo objetos) o por tipos de objetos.

Cada tipo de objetos tiene sus propias caractersticas

caractersticas y a travs del botn
Opciones... podremos indicarle qu caractersticas queremos que nos documente.

Una vez hayamos seleccionado los objetos y sus caractersticas, hacemos clic en el
botn Aceptar,, Access nos devolver el informe solicitado en vista
ista previa.
Compactar y Reparar

Una herramienta muy til que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la de
Compactar y
Reparar.

Como puedes ver

en la imagen para
utilizarla debers
acceder al Botn de
Office , seleccionar
la opcin
Administrar y hacer
clic sobre
Compactar y
reparar base de
datos....

Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar,

insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos (el .accdb)
se va haciendo cada vez ms voluminoso y trabajar con la base de datos puede
hacerse ms lento y pesado con el tiempo.

El aumento del tamao no es debido slo al aumento de la informacin sino

tambin a que se va generando espacio utilizado en algn momento pero que ya no
ue ocupando espacio en el archivo, este espacio es un espacio innecesario
sirve y sigue
que se puede recuperar al compactar la base de datos.

La reparacin le permite a Access reorganizar mejor la informacin a nivel

interno lo que har que la base de datos funcione mejor.

Esta herramienta recuerda un poco al Defragmentador de Windows Windows,

reorganizando el archivo y compactndolo para eliminar huecos y que funcione
mejor.

La compactacin tambin restablecer el orden de los campos autonumricos

del final de la tabla .

Por ejemplo, imagina que tienes un campo autonumrico que contiene registros
del 1 al 10. Ahora borramos los registros 9 y 10,, el siguiente registro que cresemos
tomara el valor 11 porque a pesar de haber eliminado los registros 9 y 10 Access
tiene registrado
o que el 10 ha sido utilizado y entonces el siguiente tiene que ser el
11.

Compactando la base de datos, Access restablecer el nmero del ltimo registro

al real, es decir a 8,, y por lo tanto el siguiente registro que introduzcas tomar el
valor 9, pues ess el siguiente libre despus del ltimo registro.
 Esta renumeracin no afectar a los huecos generados entre dos registros
existentes, es decir que si borramos el registro 4, seguir habiendo un hueco entre el
3 y el 5.

Todos estos cambios no afectarn al funcionamiento de la base de datos, sino que,

al contrario, har que funcione mucho mejor.

La herramienta Compactar y reparar tambin se encarga de detectar si un archivo

de Access ha sufrido algn tipo de dao e intentar repararlo.

herramienta cuando tu base de datos acte de forma imprevisible o

Ejecuta esta herramie
dejen de funcionar algunas acciones.

Otras Herramientas

Copia de Seguridad

Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas informacin de

importancia que quieres mantener.

Cuando se trata de una empresa, es fcil comprender el desastre que sera perder
toda la informacin almacenada en la base de datos, pero tambin a nivel particular
cuando tenemos una base de datos es porque queremos guardar una gran cantidad de
informacinn que nos importa y podemos pensar en cunto supondra volver a
introducirla toda!

Si realizas copias de seguridad a menudo te asegurars de que si en algn momento

sufres una prdida de informacin (bien porque se estropee el equipo en el que se
trabaja habitualmente
abitualmente con la base de datos o por cualquier error por parte del
usuario) tengas una copia a mano que te ayude a hacerle frente.

Recuerda tambin que es mejor que guardes la copia de seguridad en un disco

diferente de donde se encuentra la original. As
As evitars pasar un mal trago si lo que
se estropea es el disco.

Access tambin te permite crear una copia de seguridad de tu base de datos en

cualquier momento para utilizarla en caso de que le ocurriese algo a la original.

Para realizar una copia de seguridad slo tendrs que acceder al Botn de Office ,
seleccionar la opcin Administrar y hacer clic sobre Realizar copia de segurdad de
la base de datos.
 Access te preguntar en qu lugar quieres crear la copia y con qu nombre.
nombre

Convertir Base de Datos

Esta opcin nos permite cambiar el formato de la base de datos para que sea
compatible con otras versiones de Microsoft Access
Access.

Para acceder a ella selecciona el Botn de Office , luego Guardar como y

finalmente selecciona el formato al cual quieras transformar la base de datos:
 Esta herramienta slo te ser til y conveniente si quieres trabajar en versiones
anteriores al formato de tu base de datos, pues las nuevas versiones de Office
soportan el formato de las ms antiguas.
antiguas

As que, por ejemplo, si has creado una base de datos en formato 2002-2003 y
necesitas que funcione en un Access 97 s debers convertirla.

Sin embargo si tienes una base de datos en formato 97 no har falta que la
conviertas a formato 2000 si trabajas con Access 2000 porque ste ser capaz de
leerla y trabajar con ella.

Crear archivo ACCDE

Si diseas una base de datos para que sea utilizada por terceros, otra de las
herramientas muy tiles que podrs utilizar en Access 2007 es la de Crear ACCDE .

Esta opcin es recomendada para que el usuario final trabaje con la base de datos
sin poder modificar nada del diseo de la base de datos.

Un archivo ACCDE desactiva la opcin de modificar o crear nuevos formularios,

informes o mdulos.. Adems los comandos de importacin y exportacin (los
veremos en el siguiente tema) tambin estarn deshabilitados.

Sin embargo el usuario podr seguir utilizando los formularios para actualizar los
datos y abrir informes para visualizarlos de forma normal.
 Ten en cuenta que si creas un archivo ACCDE no hay vuelta atrs, atrs a partir del
.mde no puedes obtener el .accdb que lo gener. Por eso es conveniente que
mantengas una copia de la base de datos en formato normal (.accdb (.accdb) para poder
realizar all todos los cambios que puedan surgir a lo largo del tie
tiempo.
mpo.

Para crear un archivo ACCDE tendrs que acudir a la pestaa Herramientas de

base de datos y hacer clic en la opcin Crear ACCDE.

Nota: Para poder convertir un archivo en ACCDE deber tener un formato de

Access 2007.. Utiliza la herramienta Convertir Base de datos para ello.

Opciones de la Base de Datos

Para personalizar el aspecto y

comportamiento predeterminado
de Access tenemos el cuadro de
dilogo Opciones de Access.
Access

No estudiaremos todas las

opciones existentes porque sera
muy largo y tedioso, adems
algunas opciones no entran en los
objetivos de este curso, pero os
ensearemos las que nos parecen
ms tiles.

Puedes acceder a l desde el

Botn de Office y haciendo clic en
el botn Opciones de Access.
Access

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo con diferentes categoras situadas a la

izquierda:
Si nos movemos a la categora Avanzadas podremos ver estas opciones:
 Aqu podemos modificar aspectos generales de la aplicacin,, como los Mrgenes
de impresin,, o el nmero de Archivos usadossados recientemente que deben
recordarse...

Opciones de la Base de Datos

(cont.)

Recuerda que en el tema 10 utilizamos la pestaa Modificar/Buscar para

deshacernos de los avisos de confirmacin de eliminaciones, actualizaciones o
creacin de nuevos registros por parte de las consultas de accin.

En la categora Hoja de datos encontrars parmetros que definan el aspecto

predeterminado de la vista Hoja de datos.
 A estas alturas del curso estars ya familiarizado con la mayora de las opciones
que aparecen aqu.

Importar y Exportar datos

Importar datos

Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rpidamente.

Para ello, slo tendremos que acudir a la pestaa Datos externos,

externos una vez all
l seccin Importar.
seleccionar una opcin de la

Aqu podemos seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que queremos
importar.
 Si quieres importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic
en el botn Access.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo

dilogo:

Para importar un objeto de una base de datos Access,

Access, ya sea una tabla,
formulario, informe, macro, etc... solo tendremos que seleccionar la base de datos
de origen y pulsar el botn Aceptar.

En el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar

cionar los objetos que
queremos aadir a nuestra base de datos y pulsar el botn Aceptar.
Aceptar
 En la imagen vers que el botn Opciones>> se encuentra desactivado, es porque
hemos hecho clic sobre l y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior
del cuadro. Desde all podrs seleccionar cmo y en qu medida quieres importar los
objetos.

Como habrs podido observar existen otros mtodos de importacin de datos,

podrs acceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la seccin
Importar.

Por ejemplo, para importar la informacin de una base de datos de un archivo de

texto simplemente deberemos hacer clic en el botn Archivo de texto.
texto

En este caso se abrir el Asistente para importacin de texto,

texto donde podrs
indicar la forma en la que est formateado el archivo del que vas a tomar la
informacin, incluso te podrs guardar esa descripcin y volver a utilizarla para
importar datos de otro fichero con las mismas caractersticas utilizando el botn
Importaciones guardadas.
guardadas

A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por
no coincidir con la definicin de la tabla, en este caso Access nos avisar que se han
producido errores en la importacin y crear una tabla con esos errores para que los
podamos analizar y comprobar.
probar.
Exportar Datos

En el apartado anterior veamos como

podamos recuperar datos de otras bases de
datos o incluso de archivos con otro formato,
por ejemplo de texto.

Ahora veremos el proceso contrario, enviar la informacin de nuestra base de

datos a otra base de datos o a un archivo de otro tipo
tipo,, por ejemplo de texto.

Para ello, slo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrars en la
seccin Exportar de la pestaa Datos Externos.

Estos comandos te permitirn copiar tablas, informes, formularios, macros y en

definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra.
otra. Creando una copia exacta
del objeto en otro lugar.

Para utilizar esta opcin slo tendrs que seleccionar el objeto y entonces
ejecutar el comando Exportar.
Exportar

es clic en el botn Ms
Si haces desplegars ms formatos de exportacin entre
ellos Base de datos de Access que te permitir exportar datos de una base de datos
a otra rpidamente.

Se abrir el cuadro Exportar tabla 'tabla1' a... y slo tendrs que indicar en qu
base de datos quieres copiar el objeto, a continuacin Access abrir un cuadro de
dilogo Exportar donde te permitir cambiar el nombre del objeto en la otra base
de datos y se encargar de exportarlo ntegramente sin ninguna otra interaccin por
tu parte.

Si el objeto es una tabla se te

presentar un cuadro de dilogo
Exportar como este:

Como puedes ver en la imagen,

estamos exportando una tabla
llamada Alumnado a una base de
datos llamada prueba.accdb.
prueba.accdb
 Podemos indicar el nombre que tendr la tabla en la base de datos de destino y
tambin elegir qu parte queremos exportar.

En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definicin y datos para

exportar la tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o exportar
ctura seleccionando la opcin Slo definicin.
nicamente su estructura

Como puedes ver, tambin podrs exportar datos a archivos de texto o a archivos
XML.

En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos

marcar la opcin Exportar datos con formato
forma y diseo.

Si activamos esta opcin podremos elegir el modo en el que se guarda la

informacin en el archivo de texto mediante este cuadro de dilogo:
 Aqu podrs seleccionar el tipo de codificacin de los datos de tipo Texto de la
tabla. Aunque el predeterminado
redeterminado sea Windows, Unicode (UTF-8)
(UTF suele ser el
formato que mayor compatibilidad presenta. Aunque si tu intencin es seguir
trabajando dentro de la plataforma Windows deja la opcin predeterminada
seleccionada.

Si no activas la opcin Exportar datos tos con formato y diseo,

diseo se abrir el
Asistente para exportacin de texto,
texto, que es muy parecido al que hemos visto en el
apartado anterior de importacin. Podrs especificar el modo en el que se
formatear el archivo de salida e incluso guardar esa especificacin.
icacin.

Exportar a Word y Excel

Tambin, desde la seccin Exportar,, podremos exportar el contenido de nuestras

tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o
Excel.

Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla

dentro de un archivo tipo RTF.

Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja

de Excel dentro de un archivo tipo XLSX o otros tipos que podremos elegir.

Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrs

seleccionar la opcin Combinar con Microsoft Office Word que se encuentra en el
desplegable del botn Ms y as crear desde Access un archivo combinado para por
ejemplo crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los
clientes (por ejemplo) que tengas en tu tabla de base de datos.

Obtener Datos por Vinculacin

Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente
Acces permite que la
pero que acta como si estuviera en nuestra base de datos. Access
incluyamos en nuestra base de datos estableciendo una conexin para poder ver y
editar sus datos aunque sta se encuentre en un archivo diferente
diferente.

Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas
normales, con una restriccin, no podremos cambiar su estructura (su diseo).
 Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente
se crea una conexin con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos
en la tuya. Este proceso es completamente transparente para ti, y si vinculas una
tabla contenida en otra base de datos podrs trabajar con ella del mismo modo
que si lo estuviese
en la tuya. Cualquier
cambio que hagas en
sus datos quedarn
reflejados en la base
de datos origen, y
cualquier cambio que
efectuen en la base
de datos origen,
quedar reflejado en
tu base de datos.
Mientras que si
importas una tabla,
estars copiando los
datos actuales a tu base de datos pero no quedar ninguna conexin entre tu tabla y
la del origen de la importacin.

Para importar una tabla vinculada slo debers acceder a la pestaa Datos
externos y hacer clic en el botn Access de la seccin Importar para recuperar
datos de otra tabla de Access.

En el cuadro de dilogo que se abrir selecciona la opcin

op Vincular al origen de
datos creando una tabla vinculada
vinculada.

Busca la base
de datos que
contiene la tabla
que quieres
vincular y una vez
seleccionada pulsa
Aceptar para ver
el siguiente
cuadro:

Selecciona las
tablas que quieras
 vincular y pulsa el botn Aceptar.. La tabla se aadir automticamente a tu base de
datos.

Las tablas vinculadas se visualizarn con este smbolo en la ventana

Base de datos.

Nota: Las tablas vinculadas a veces son bastante tiles para mantener la parte de
datos separada de los formularios e informes
informes.. Incluso de esta forma varias personas
a la vez pueden trabajar
ar con la misma base de datos desde ordenadores diferentes.

Imagina el siguiente supuesto: tengo una base de datos en la que almaceno toda la
informacin en forma de tablas. En dos ordenadores distintos puedo tener un archivo
de Access con formularios e ininformes
formes que accedan a esa base de datos y trabajen
modificando y recabando informacin.

Es til verdad?.

El Administrador de Tablas Vinculadas

Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser til poder cambiar la
ubicacin del origen de esas tablas
tablas o saber en qu lugar se encuentra nuestra tabla
vinculada. Para ello disponemos del Administrador de tablas vinculadas.
vinculadas

Para acceder al cuadro de dilogo Administrador de Tablas Vinculadas tendrs

que hacer clic en la pestaa Herramientas de base de datos y luego hacer clic en
Administrador de tablas vinculadas
vinculadas:

Esta herramienta nos permitir actualizar nuestra base de datos cuando la

ubicacin de la tabla vinculada haya cambiado.
cambiado

Veamos cmo funciona.

 Este es el aspecto que muestra el Administrador.

Desde aqu podremos seleccionar la tabla que queremos actualizar haciendo clic en
su casilla. Una vez seleccionadas todas las tablas que nos interesan haremos clic en
Aceptar y Access actualizar las estructuras de las tablas seleccionadas en nuestra
base de datos.

Para cambiar la ubicacin de las tablas originales slo tenemos que marcar la
opcin Preguntar siempre por la nueva ubicacin.
ubicacin

Con esta casilla activada, cuando pulsemos Aceptar,, Access nos preguntar dnde
e momento en que le digamos la ruta de la base
debe buscar la tabla vinculada. En el
de datos,, el programa la recordar y actualizar la estructura y ubicacin de las
tablas.