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EL REPORTING HERRAMIENTA
CLAVE PARA MEJORAR
LA GESTIN EMPRESARIAL
ndice
Introduccin................................................................................................................................. 4
1. El sistema de informacin como soporte del reporting...................................................... 11
1.1 Porqu el sistema de informacin es clave para un sistema de reporting...................... 11
1.2 La gestin de la informacin ......................................................................................... 12
1.3 Las principales cualidades de un sistema de informacin ............................................. 13
1.4 Los principales tipos de datos en el sistema de informacin ......................................... 14
2. Introduccin al reporting ..................................................................................................... 15
2.1 Porqu necesitamos un sistema de reporting ................................................................. 15
2.2 Caractersticas de un sistema de reporting .................................................................... 17
2.3 Principales ventajas de un sistema de reporting ............................................................ 19
3. Aspectos previos a la implantacin de un reporting .......................................................... 24
3.1 Cundo es aconsejable utilizar una herramienta de reporting? ................................... 24
3.2 Principales aspectos a tener en cuenta en el proceso de seleccin e implantacin de un
sistema de reporting ............................................................................................................ 25
3.3 Est preparada nuestra organizacin para implementar y utilizar un sistema de
reporting? ............................................................................................................................ 26
4. Metodologa para implantar un sistema de reporting ....................................................... 28
4.1 Por qu fallan las implantaciones de sistemas de reporting? ....................................... 28
4.2 Metodologa para la implantacin de un reporting? .................................................... 29
5. Descripcin del contenido del reporting.............................................................................. 31
5.1 Organizacin del contenido del reporting ..................................................................... 31
5.2 Tipos de informes que puede contener un reporting ..................................................... 32
6. El software como soporte del reporting .............................................................................. 35
6.1 Introduccin al software sobre el reporting ................................................................... 35
Introduccin
Estamos en un entorno en que todas las organizaciones se ven inmersas en efectos econmicos de
diferentes tipos: competidores ms hbiles, falta de financiacin, clientes con ms informacin
para decidir, innovaciones tecnolgicas constantes, cambios polticos, aumentos en los costes,
etctera. En definitiva, el actual entorno econmico, tan competitivo y desafiante, requiere
obtener informacin en tiempo real que permita tomar las mejores decisiones lo antes posible.
Entonces usted,
Cree que dispone de toda la informacin para una correcta toma de decisiones y
anticiparse a los problemas?
Se ha preguntado alguna vez cuales son la herramienta de gestin que hacen que unas
empresas estn mejor gestionadas que otras?
Si no se dispone de una informacin eficaz, fiable y rpida, los responsables de una organizacin
se ven obligados a actuar siguiendo criterios poco fundamentados, con altos niveles de
incertidumbre, inseguridad y con el nico apoyo de suposiciones o de su intuicin. Cualesquiera
de las anteriores opciones pueden resultar poco efectivas y, la mayora de las veces, sus resultados
pueden llegan a ser perjudiciales. Se debe potenciar el uso de la informacin como uno de los
activos ms valiosos de todas las organizaciones, es una tarea clave y estratgica.
La informacin es una necesidad que tienen todas las empresas, para tomar decisiones, para
conocer la evolucin de un producto servicio, para conocer actuaciones de los diferentes
responsables es necesario disponer de informacin de una forma casi inmediata y con la calidad
adecuada, hoy en da los gestores y responsables en las empresas no pueden permitirse el lujo de
esperar que alguien les prepare la informacin que necesitan en cada momento, el tiempo a veces
es decisivo para poder reaccionar, la informacin debe estar disponible y accesible en cualquier
momento y lugar para las personas que la necesiten a un coste razonable as nosotros proponemos
que:
Los sistemas de informacin son sistemas usados por determinadas personas de las
organizaciones para analizar el trabajo de otras personas. Su principal uso es informativo, se
concentra en la gestin general de la organizacin, y para ello utiliza tanto informacin interna
como externa, informacin histrica para realizar predicciones, y todo tipo de datos numricos y
soportes en textos.
Entonces permtame que incluya una vez ms en esta introduccin unas frases que muchas
empresas no son conscientes de la situacin en que estn:
Cuando se acerca el final de ao las empresas se plantean analizar lo que ha ocurrido durante los
meses transcurridos y comenzar as la planificacin del siguiente ejercicio. Hay que evaluar los
indicadores, elaborar informes anuales, revisar el cumplimiento de objetivos, confeccionar los
presupuestos y revisar los costes, realizar estimaciones, en definitiva, analizar y explicar la
evolucin de las variables econmicas segn lo que ha ocurrido durante el ao transcurrido.
Con mucha asiduidad en mis trabajos de consultora me encuentro que los diferentes responsables
deben de buscar, procesar y presentar muchos informes en un perodo de tiempo muy limitado,
en otras ocasiones, se consultan los aos anteriores en un intento de recordar y poder explicar lo
sucedido, pero siempre hay una nueva pregunta, un nuevo indicador o un nuevo grfico a los que
debemos dar una respuesta casi inmediata. Y llega el momento trgico en el que se intenta integrar
la informacin que cada rea ha preparado a su manera: los mismos datos se presentan en informes
diferentes con periodicidades distintas y con formatos totalmente inconexos.
El sistema de reporting nos debe permitir elaborar y obtener informes, indicadores y grficos que
permita interpretar y tratar los datos de forma combinada, ampliada y resumida. Disponer de un
buen sistema de reporting es imprescindible para la toma de decisiones a nivel de responsables
para poder evaluar la buena marcha de toda organizacin.
Las diferentes tipas de organizaciones requieren una determinada cantidad de informacin que
les permita evaluar adecuadamente si los indicadores de rendimiento de los procesos son
adecuados, y que el cumplimiento de objetivos establecidos se va produciendo. As pues, los
diferentes tipos de informes deben ser adaptables, flexibles y que nos faciliten una determinada
previsin en la medida que sea posible. La construccin de dichos informes no debe solo estar
orientada a medir el grado de consecucin de los resultados, sino tambin desde la bsqueda de
la mayor eficiencia de los procesos de cualquier tipo de organizacin.
Es evidente que un sistema de reporting debe estar soportado por algn tipo de software, pero
como siempre, parece que la tecnologa es una solucin mgica que resuelve los problemas, y en
el caso del reporting no es as, recuerde que el software es el medio no el fin, ya que antes debe
de cumplirse mnimamente unos requisitos en cualquier organizacin, para que un sistema de
reporting nos proporcione los resultados ptimos tal como veremos a lo largo de este libro.
No se trata slo de comprar cualquier aplicativo o software de reporting, sino que hemos de ser
capaces de aprovechar al mximo y de la mejor manera posible los recursos humanos, las
herramientas y las bases de datos de que disponemos para poder obtener la informacin necesaria
en el momento preciso y de la forma ms ptima.
Existe una variada oferta tecnolgica orientada a ste mbito de la gestin de la informacin.
Podemos encontrar en el mercado multitud productos que facilitan la presentacin de la
informacin, la generacin de todo tipo de grficos y cuadros. Pudiendo extraer automticamente
informacin de distintas bases de datos y presentarla de diferentes formas, permitiendo la
agregacin, anlisis automatizado y produccin de distintos tipos de informes.
Un sistema de reporting constituye una necesidad para tomar mejor las decisiones.
Los sistemas de reporting deben estar diseados de forma tal que puedan adaptarse a la
evolucin y crecimiento de su organizacin.
Los sistemas de reporting son necesarios para todo tipo de empresas.
Los sistemas de reporting no son mquinas de fabricar informes, sino que facilitan la
informacin con el grado de detalle necesario para cada tipo de anlisis.
Los sistemas de reporting son necesarios para cualquier proceso en el que deban tomarse
decisiones, es decir para todas las reas o departamentos.
Los sistemas de reporting no son una herramienta del rea de Sistemas para mantener
cautivos a los usuarios sino todo lo contrario.
La seleccin de un sistema de reporting no se comienza por la eleccin de la herramienta
de software sino que se deben analizar las necesidades de la empresa, consultar a los
usuarios, fijar el alcance del proyecto, al revs nunca funciona.
El desarrollo de un sistema de reporting debe seguir en el tiempo ya que las necesidades
pueden cambiar o evolucionar.
Existe una gran variedad de herramientas de software de reporting. Se debe ofrecer a cada
usuario la que ms le convenga, sin descuidar el presupuesto, el mantenimiento y la
funcionalidad.
9. Publicaciones
PUBLICACIONES Y 9.1 Libros publicados
EXPERIENCIA EN 10. Nuestros cursos de formacin
FORMACIN 10.1 Presentacin de nuestros seminarios
10.2 Contenidos de nuestros seminarios
Experiencia en Somos
implantacin fabricantes de
de reporting software de
Reporting
Experiencia en
Nuestras formacin sobre
publicaciones Reporting y
en tablas tablas
dinmicas dinmicas
Este libro muestra toda nuestra experiencia desde hace muchos aos, desde 4 aspectos:
Espero que disfruten del contenido de este libro, nunca antes se ha realizado un libro de estas
caractersticas que suma aos de experiencia en muchas empresas implantando sistemas de
reporting, numerosos seminarios y varias publicaciones. Hemos querido huir de los tpicos y
presentando soluciones sencillas y econmicas para problemas complejos.
Luis Muiz
info@sistemacontrolgestion.com
1. El sistema de
informacin como soporte
del reporting
1.1 Porqu el sistema de informacin es clave para un sistema
de reporting
En primer lugar, deberamos de preguntarnos: Para qu las organizaciones necesitan la
informacin?, veamos algunas respuestas:
La informacin como factor clave para la toma de decisiones en la empresa, es el eje conceptual
sobre el que se sostienen los diferentes sistemas de informacin empresariales. Pero tambin
tenemos informacin en muchos aspectos de la vida cotidiana que podemos gestionar. Se
considera que la informacin es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos
financieros, materiales y humanos, que hasta el momento haban constituido los ejes sobre los
que se sostena la gestin empresarial siendo este un cuarto recurso a gestionar. Los sistemas de
informacin para la gestin son un conjunto de herramientas que combinan las tecnologas de la
informacin (hardware + software) con procedimientos que permitan suministrar informacin a
los directivos de una organizacin para la toma de decisiones.
La importancia de los sistemas de informacin para la gestin empresarial radica en que permiten
una orientacin metdica, y una coordinacin adecuada de los recursos disponibles, identificacin
ms rpida de los problemas y evaluacin cuantitativa de los resultados. Los recursos de
informacin son aquellas fuentes, servicios y sistemas de informacin, bajo el control de una
organizacin, o el alcance de sta, que constituyen fuentes importantes de suministro, apoyo o
ayuda para cumplir su misin y lograr sus metas y objetivos. Por tanto, los sistemas de
Informacin para la gestin son un recurso importante para la consecucin de los objetivos de
cualquier organizacin.
-Ser confiable: el usuario cree en ella y la utiliza. La informacin debe ser completa y libre
de errores y prejuicios. Y de la calidad adecuada.
La calidad de la informacin
La correcta y completa gestin de informacin vincula a los diferentes y variados tipos de datos,
de todas las reas de la organizacin y se relacionan con todos los procesos, desde la generacin
de datos internos y la seleccin y adquisicin de documentos, hasta la organizacin de su uso. Es
habitual que la deficiente gestin de la informacin implique tener muchos datos y poca
informacin. La calidad de la informacin que se utilice afecta la calidad de la decisin y
consecuentemente al funcionamiento de cualquier organizacin o lo que es lo mismo a sus
resultados.
Los sistemas de informacin son sistemas usados por determinadas personas de las
organizaciones para analizar el trabajo de otras personas. Su principal uso es informativo, se
concentra en la gestin general de la organizacin, y para ello utiliza tanto informacin interna
como externa, informacin histrica para realizar predicciones, y todo tipo de datos numricos y
textuales.
Para definir con mayor exactitud qu es un sistema de informacin para la toma de decisiones,
enumeramos las siguientes caractersticas:
-Se tendran que poder extraer, filtrar, consolidar y visualizar siempre los datos ms
necesarios en cada momento.
-Permitir su acceso en tiempo real o con suficiente antelacin a las variables clave y/o datos
que definen el estado de la organizacin.
-Servir de mecanismo de alerta, para atraer la atencin del usuario, ante desviaciones
importantes de las variables crticas.
-Tener una interface amigable con el usuario, que necesita de un mnimo entrenamiento para
su utilizacin. Siendo utilizado directamente por los usuarios, sin intermediarios.
-Flexibilidad a la hora de extraer datos, de manera que el usuario tiene que tener los informes
predefinidos que se necesiten en cada momento.
-Necesidad de pocos conocimientos tcnicos, el sistema debe ser robusto y accesible a los
usuarios.
-Corto tiempo de respuesta, del acceso y consulta de los datos, para ello el diseo y tecnologa
utilizada, es bsico.
-No interferir la gestin de los datos en la gestin de una organizacin, el funcionamiento del
sistema puede degradarse hasta afectar y paralizar a todos los usuarios conectados.
-Integracin de datos lo cual implica enlazar y relacionar todos los datos de que se dispone y
tengan relacin.
-Adecuar la informacin a las necesidades del usuario, cada usuario debe tener acceso a la
informacin que necesita para que su trabajo sea lo ms eficiente posible.
-Existencia de informacin histrica, los datos almacenados en los sistemas operacionales estn
diseados para contrastar la situacin actual con una situacin retrospectiva de aos anteriores.
2. Introduccin al
reporting
Vivimos en una poca en que la informacin es la clave para obtener una ventaja competitiva en
el mundo de los negocios. Para mantenerse competitiva una empresa, los gerentes y tomadores
de decisiones requieren de un acceso rpido y fcil a la informacin til y valiosa de la empresa.
Una forma de solucionar este problema es a travs de la utilizacin de los sistemas de reporting
como un sistema de informacin.
una nueva pregunta o un nuevo informe a crear que requiere ms y mejor informacin. Y cuando
tambin llega el momento en el que alguien tiene que integrar las informaciones que cada rea o
departamento ha preparado a su manera: los mismos datos presentados por unos y otros son
divergentes, las frecuencias temporales no son las mismas, los formatos son diferentes y los
trabajos de construir los informes requeridos son una tarea muy laboriosa.
Toma de
decisiones
intuitivas
Mltiples Problemas por
fuentes de la calidad de la
informacin informacin
Necesidad
Informacin
de
cruzada entre
informacin
departamentos
rpida
Anlsis de
Masa crtica
objetivos
de
previstos y
informacin
reales
Un sistema de reporting permite obtener informacin para realizar acciones que aporten
ventajas competitivas a su negocio.
La clave para el reporting es la informacin que genera y uno de sus mayores beneficios
es la posibilidad de utilizarla en la toma de decisiones.
Mediante el reporting convertimos los datos en informacin de alto valor aadido para
analizar el estado de su organizacin y tomar las mejores decisiones.
Un sistema de reporting permite integrar de una forma flexible y prctica los datos que tienen las
distintas bases de datos o software de una organizacin, todo ello se relaciona en una nueva base
de datos para ser consultados por ejemplo mediante las Tablas Dinmicas de Excel.
El reporting permite analizar toda la informacin de una organizacin de una forma prctica y en
tiempo real, pudiendo el usuario confeccionar todos los informes, indicadores y grficos en el
formato deseado y con toda la informacin requerida segn las necesidades cada momento.
Sin ms esperas, usted debera poder disear sus informes segn sus necesidades de cada
momento, con independencia y libertad, cambiar los formatos, crear grficos, indicadores, alertas,
llvese la informacin a dnde quiera y comparta la informacin con los dems o envela por e-
mail en cualquier formato.
Descubra
Como analizar la evolucin de sus ventas, de sus compras, de sus balances y cuentas de resultados,
de su tesorera y de los indicadores financieros, cuando lo necesite y en el formato que precise.
Con el reporting no se ponen lmites a sus necesidades.
De forma diferente
El reporting es asequible para usted porque est en Excel y utiliza las tablas dinmicas, un
programa que ya conoce, y le da la capacidad de analizar la evolucin de su negocio desde todos
los puntos de vista posibles, desde el mnimo al mximo detalle.
Con facilidad
Como usuario puede crear completos informes para obtener la informacin de su Software de
Gestin directamente en Excel. El formato no es problema -lo aporta Excel en tablas dinmicas-,
incluso automatiza la actualizacin y posterior envo de sus informes a otros usuarios.
Consiga los informes que necesite desde cualquier mdulo de su software, el reporting le ofrece
un mtodo nico de realizar y analizar informes con sus datos reales directamente. Mediante una
herramienta moderna y competitiva como son las consultas dinmicas, que le ser muy familiar
y fcil de utilizar. El reporting le debe facilitar plantillas con informes pre-diseados que le
ayudarn a analizar los datos de su software de gestin. Consiga informes financieros, de
inventarios, compras, ventas, clientes, presupuestos, etc. Cambie los filtros de fecha, actualice los
informes y consiga la informacin ms precisa y necesaria en cada momento.
Ahora puede crear informes ad hoc Usted mismo sin necesidad de depender de terceros o
dedicando mucho tiempo y recursos en la creacin de informes. Puede construir informes a su
medida y necesidades, dele el formato que desee usando las potentes opciones de formato de
consultas dinmicas. Imagine conseguir sus informes actualizados todos los das, semanas, meses
o trimestres automticamente y en formato Web o como hojas Excel. Usted elige el periodo a
analizar, el tipo de informe e incluso el formato Excel, Web o PDF. Usted elige cundo, dnde y
cmo. Desde el reporting puede ver y crear informes de cualquier mdulo: contabilidad, clientes,
ventas, compras, cartera, tesorera, productos, inventario, todos estn disponibles.
completa de sus datos. Puede crear informes utilizando las consultas dinmicas que se centran en
la informacin que usted necesita sin necesidad de preocuparse de nombres de tablas y campos.
Puede cambiar filtros de fecha, actualizar el informe y conseguir los datos ms actuales y ejecutar
diferentes filtros desde cualquier dato y navegar por los informes.
Con las tablas dinmicas puede crear informes que analizan sus datos histricos contra los
actuales con una integracin perfecta. Sus caractersticas permiten que se puedan cambiar los
filtros y conseguir los datos ms actualizados as:
El acceso a los datos est completamente controlado por el reporting. Los usuarios que utilizan
esta herramienta de reporting experimentan un retorno en su inversin de forma inmediata dado
que desde el momento que pone en marcha el reporting se puede empezar a utilizar sin ms.
Es evidente que para satisfacer las necesidades de los usuarios se requiere extraer informacin de
su software de gestin empresarial para su transformacin en informes, indicadores, grficos de
evolucin, y datos con diferentes formatos. El reporting permite obtener de los informes
dinmicos los aspectos ms crticos del negocio seleccionando la informacin que se necesita,
quien la necesita y con qu periodicidad, permitiendo de esta forma poder tomar las decisiones
oportunas en cada momento.
El reporting permite utilizar y comparar tanto datos histricos como datos presupuestados o
previstos y poder as analizar tendencias y controlar los indicadores de gestin segn cada tipo de
perodo temporal.
Los informes se pueden obtener perfectamente mediante consultas dinmicas y ser incluso
enviados a otros usuarios, estando disponibles en cada momento, para ser consultados. Se evitan
errores porque los datos tienen suficiente integridad ya que todos se originan en los orgenes de
igual forma y para todos los usuarios, como no existe la posibilidad de acceder a las bases de
datos los resultados son totalmente fiables.
Recuerde que:
Permitir a los usuarios obtener gran cantidad de informacin para analizar y establecer
relaciones, comprender tendencias y soportar las decisiones
Prevenir la potencial prdida de conocimiento resultante de la masiva acumulacin de
informacin de lento y difcil acceso.
Proveer la plataforma tecnolgica orientada al mejoramiento continuo del proceso
decisional aumentando la performance de la organizacin.
Obtener y sintetizar informacin estratgica y operacional.
3. Aspectos previos a la
implantacin de un
reporting
3.1 Cundo es aconsejable utilizar una herramienta de
reporting?
Antes de decidir la implementacin de un sistema de reporting como herramienta de business
intelligence debemos tener en cuenta algunos aspectos muy importantes para asegurar que esta
solucin aportar valor a la organizacin. En general hay una serie de factores que aconsejan la
utilizacin de una herramienta de reporting:
Por ltimo, hay que remarcar que el reporting se basa en tcnicas de business intelligence o la
inteligencia de negocios es una consecuencia o manifestacin de la inteligencia humana, por lo
tanto, la inteligencia de negocios no sustituye la desinteligencia humana.
Tiene presente que se debern formar a los usuarios en la disciplina asociada al conocimiento y
funcionamiento de reporting?
Estn claramente definidos los objetivos de negocio que se asocian al sistema de reporting?
Ha relevado las medidas o indicadores que se usarn para evaluar los acontecimientos?
Tiene definidos los formatos de los archivos de transferencia y de los datos que stos incluyen?
Conocemos los hechos que se quieren analizar, los indicadores y las aperturas por las cuales se
quiere hacer el anlisis?
Cubren las consultas diseadas las necesidades de los usuarios intuitivamente y con facilidad de
manejo?
Est definida la forma de agregacin de los diferentes datos para poder navegar por los mismos?
Estn definidas las frmulas o criterios de todos los datos e indicadores calculados?
Los tiempos de respuesta de las consultas son un factor clave? Se tienen definidos valores
mnimos o mximos a cumplir?
La frecuencia y el tiempo de procesamiento de los datos, son factores crticos para el reporting?
Se cuenta con el equipo de hardware adecuado para las necesidades a corto y medio plazo
actuales?
Ser necesaria la creacin de consultas offline (actualizar los datos previamente) u online
(actualizacin y consulta online de los datos)?
Todos los requerimientos de control de acceso a los datos se van a tener en cuenta?
Las herramientas del mercado, cubren las necesidades de la empresa? y son accesibles a nivel
econmico y de prestaciones?
Se requieren consultar datos desde distintas ubicaciones y en diferentes dispositivos por internet?
4. Metodologa para
implantar un sistema de
reporting
En base a nuestra experiencia vamos a explicar cules son algunos de los principales fallos:
Existen ms factores que pueden hacer fallar un proyecto de reporting o business intelligence,
pero los anteriores son los ms importantes, intente evitarlos en la medida de lo posible.
Disear los diferentes informes segn las necesidades de los diferentes tipos de usuarios.
Formar a las personas sobre el uso de las herramientas de reporting mediante la utilizacin de
tablas dinmicas.
Mejorar los procesos actuales mediante la aportacin de nuevos datos si son necesarios y que
sus sistemas actuales no poseen.
5. Descripcin del
contenido del reporting
Es muy importante que para disear el contenido del reporting se tengan en cuenta los siguientes
factores:
Las necesidades de informacin segn los diferentes tipos de usuarios nos obligan a
estructurar el reporting de una determinada forma.
El software que va soportar el reporting nos obliga a veces a estructurarlo de una forma
u otra, as como la accesibilidad si es slo interna o externa desde una o varias
ubicaciones.
REAS ANLISIS DE
REAS ANLISIS DE
Informes de alertas
TIPOS DE ALERTAS
Aviso de que hay gastos excesivos en determinadas cuentas, incluso por centros.
Clientes que nos dejan de comprar en un perodo, medio o definido por nosotros.
Como de costumbre, parece que la tecnologa es la solucin mgica que resuelve todos los
problemas empresariales, y como siempre con nuestra experiencia prctica- llegamos a la
conclusin de que sin los requisitos previos de la necesidad de informacin y su adecuada
transmisin a las personas de la organizacin seguimos teniendo un problema de fondo. No se
trata siempre de adquirir nuevas aplicaciones, sino de ser capaces de aprovechar al mximo y de
la mejor manera posible los recursos, las herramientas y orgenes de datos que disponemos para
obtener la informacin necesaria para la mejor toma de decisiones posible.
Esto implica un trabajo previo de reflexin en el que debieran participar los responsables de todas
las reas de la organizacin. Este proceso ser la base para determinar y establecer un origen
controlado y consistente de nuestros datos e informes de actividad, una sistematizacin de las
necesidades de reporting, y unos procedimientos de actuacin. Una simple bsqueda en la Web
de los trminos business intelligence y reporting nos presenta un panorama dominado por los
proveedores de soluciones de software y escasa reflexin sobre el trasfondo metodolgico y
organizativo de la gestin de la informacin como una herramienta de mejora de la gestin.
Los responsables de los sistemas de informacin deben estar atentos a este componente crtico de
la gestin de la informacin en las organizaciones en unos tiempos en que la previsin, la
supervisin y el control son elementos bsicos para la mejor toma de decisiones y sin duda para
la supervivencia en el futuro de toda organizacin.
El reporting es una herramienta de software que permite ordenar y facilitar el acceso por internet
segn las necesidades de los diferentes tipos de usuarios y reas, a los diferentes tipos de informes
en formato de consultas dinmicas que tiene en su organizacin y que deben ser actualizados de
forma permanente. Debe permitir crear plantillas para que cada usuario las adapte personalmente
a su forma de trabajar y necesidades. El reporting debe ser un software muy flexible que permita
ordenar por reas o departamentos los diferentes informes con la posibilidad de conectarse o no
a todas sus bases de datos.
SCGReporting es una solucin de Reporting que permite analizar toda la informacin de una
organizacin de una forma prctica y en tiempo real, pudiendo el usuario confeccionar todos los
informes, indicadores, y grficos en el formato deseado y con toda la informacin requerida segn
las necesidades de cada momento, aadiendo la posibilidad de trabajar con objetivos, alertas e
indicadores.
SCGReporting es el software que le permite actualizar y consultar sus informes con tablas
dinmicas desde cualquier lugar: por internet o red local. Es una herramienta de software que
ordena y facilita el acceso por internet, segn usuarios y reas a los diferentes tipos de Excels en
formato de tablas dinmicas, permite crear plantillas para que cada usuario las adapte
personalmente a su forma de trabajar y necesidades.
Una vez instalado el SCGReporting veamos cules son sus principales ventajas
operativas:
Permite ordenar los diferentes tipos de Excel con tablas dinmicas por
Cada usuario puede crea sus informes y guardarlos para poder ser utilizados a
interior varios archivos Excel que llamaremos de origen plantillas. Cada usuario
que nos sirven para consultar en el momento los datos para cubrir las necesidades
Se pueden crear nuevas plantillas solo de consulta que agilicen el trabajo diario
de los usuarios.
Manuales de ayuda y
documentos de
informacin pblica
MIS INFORMES Informes del usuario Aqu cada usuario puede crear sus
informes a partir de los modelos
anteriores adaptndolos a sus
necesidades
E-MAIL REPORTING Mis informes e mail Aqu cada usuario puede crear sus
informes a partir de los modelos
anteriores adaptndolos a sus
necesidades per slo para ser enviadas
por email
MENSAJES Envo por email de Esta opcin permite para uno o varios
mensajes usuarios a la vez programar envos de
programados emails como mensajes de recordatorios
DOCUMENTOS Documentos para los Aqu todos los usuarios pueden consultar
PBLICOS usuarios documentos en formato de cualquier
archivo
Si es o no administrador
Si est activo o no
Si tiene derecho a entrar por
internet al sistema
Si puede crear un Excel offline
Si puede crear los informes con
Excel o formato html o ambos.
CONFIGURACIN Papelera de archivos Nos guarda las plantillas que vamos
borrando
Ejemplo de informes
Ejemplo:
GESTIN DE TESORERA
SCGTesorera
Les presentamos el nuevo mdulo SCGTesorera, que permite
realizar el presupuesto y el control de la tesorera, integrado en
nuestro sistema de Reporting.
Nosotros le ayudamos a
implementar el presupuesto de
tesorera.
POR MES
Disee
Crear un email
seleccionando el
informe a
enviar, usuarios
y periodicidad
Men de creacin de
mensajes
7. Casos prcticos de
reporting
Los datos utilizados son simulados. Podemos hacernos algunas preguntas como son:
A continuacin presentamos los cursos y seminarios de una escuela de formacin, todos los
datos estn referidos a los aos 2011 y 2012.
Nmero de cursos
Anlisis especiales
Iiiiiiiiiiiiii
Asignar eficientemente los recursos, traducir los objetivos de la empresa en resultados, generar
previsiones fiables o involucrar a todas las personas con capacidad de decisin para garantizar su
compromiso en el logro de los resultados es de vital importancia y el presupuesto nos proporciona
una excelente herramienta para conseguir todo lo anterior.
Los presupuestos pueden desempear un papel tanto de prevencin como de correccin en las
diferentes reas o departamentos de una organizacin.
Integrador: indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de una organizacin.
Coordinador: significa que los planes para toda la organizacin deben ser preparados en
conjunto y coordinadamente.
Recursos: no es suficiente con conocer los ingresos y gastos futuros, la empresa debe
planificar los recursos necesarios y su asignacin, lo cual se logra, con la planificacin
de inversiones y necesidades de financiacin.
Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de los gastos.
Los procedimientos inducen a los responsables a pensar en las necesidades globales de las
organizaciones.
Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y
verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.
El control presupuestario
La confeccin del presupuesto y el control posterior son procesos complementarios dado que en
la confeccin se definen los objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan que
facilite su consecucin (recursos), mientras que la caracterstica del control presupuestario es la
comparacin entre la previsin y la realizacin, debindose realizar de forma metdica y regular,
normalmente cada mes y se plasma en el anlisis de desviaciones.
El eje fundamental del control presupuestario se centra en la informacin necesaria para conocer
las desviaciones entre los importes previstos y los reales. Adems es necesario actuar para poner
en marcha los diferentes tipos de acciones y modificar as las actividades futuras si las
desviaciones entre lo previsto y lo real son negativas.
Todo lo que ha sido objeto de un presupuesto previo debe ser objeto de control posterior.
Toda desviacin entre las previsiones y las ejecuciones del presupuesto tiene un motivo
que hay que analizar y que puede deberse a deficiencias en la previsin, en la ejecucin
o a ambas.
Toda desviacin debe tener un responsable, que requerir llevar a cabo un anlisis
minucioso de dicha desviacin.
Las desviaciones implican medidas de correccin; es decir, el fin ltimo del control
presupuestario es transmitir a los responsables las desviaciones que se han producido para
que acten y propongan las oportunas acciones correctivas.
Explicar tanto las desviaciones adversas como las positivas es vital para mejorar el futuro
de la organizacin.
Presionan por ser informacin vital para que la direccin o gerencia defina
adecuadamente los objetivos estratgicos a conseguir.
Obligan a realizar un auto anlisis peridico y facilitan las bases para el control posterior.
Son un reto para ejercitar la creatividad y las habilidades de todas las personas que
participan.
Ayudan a lograr una mejor/mayor eficiencia en las operaciones ya que permiten optimizar
los recursos.
El presupuesto no debe ser solo una herramienta implantada por la direccin o gerencia
en la organizacin, sino una herramienta de consenso para mejorar los resultados.
Cuando slo se estudian las cifras y reportings del momento sin tener en cuenta los
antecedentes y las causas de los resultados.
Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad en los datos
que proporciona.
Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de los
presupuestos y se olvidan de actuar en pro de los resultados.
Las reglas de clculo de las variables e importes clave no representan la realidad del
negocio.
Presentar los datos demasiado tarde a los responsables impide realizar las mejoras
oportunas.
Para evitar todo este cmulo de problemas e ineficiencias, hay que disear un sistema
presupuestario gil y flexible, donde deforma sencilla puedan variarse los valores de los diferentes
importes de ingreso y gastos, que permita revisar mensualmente las previsiones de un nivel ms
agregado a uno ms ampliado si es necesario, y que se disponga de herramientas que hagan de
forma automtica el proceso de anlisis y clculo de desviaciones.
Es muy importante conocer la necesidad de poder prever el futuro de una empresa en trminos
econmico-financieros a corto plazo, es decir poder en definitiva tener un presupuesto que nos
ayude a calcular los ingresos y gastos futuros para obtener el resultado deseado en funcin los
objetivos empresariales, y tambin hay que prever la tesorera que nos permita afrontar los
prximos 12 meses sin ningn tipo de problema econmico o lo que es mejor poder prever con la
suficiente antelacin qu problemas podemos tener, por ltimo es necesario tambin que podamos
controlar la evolucin de los objetivos fijados como son las ventas previstas por cliente, por
familia de productos o servicios y por vendedores por ejemplo.
Para conseguir todo esto necesitamos una herramienta como son las tablas dinmicas que nos
permita conseguir los resultados previstos, y que nos ayude a:
A continuacin para analizar cmo se puede plasmar todo el sistema anteriormente explicado de
confeccin y seguimiento del presupuesto con otras herramientas de gestin como son las tablas
dinmicas, plantearemos un caso prctico para ver cmo esta herramienta nos ayuda en la
confeccin, anlisis y seguimiento del presupuesto, el caso prctico incorpora muchas imgenes
y explicaciones muy resumidas para que el lector pueda por s mismo realizar los anlisis.
El caso que plantearemos es el para el presupuesto de un club de ftbol que est formado por las
diferentes secciones a continuacin descritas:
Se consideran que cada seccin tendr sus ingresos y gastos correspondientes del ejercicio 2011,
tendremos por un lado los importes del presupuesto (Importe_PR) y los datos reales
(Importe_RE). Todos los importes estn expresados en miles de euros. Tambin analizaremos
en detalle los ingresos por tipo y seccin:
Informes para cuentas contables a diferentes niveles de las desviaciones de ingresos y gastos
en importes y en porcentajes.
Cuentas de explotacin para cuentas a diferentes niveles de las desviaciones en importes y en
porcentajes.
Informes por centros de coste y / o cuentas en diferentes niveles de las desviaciones de
ingresos y gastos en importes y en porcentajes.
Cuentas de explotacin por centros de coste y / o cuentas en diferentes niveles de las
desviaciones en importes y en porcentajes.
Evolucin mensual de ingresos y gastos presupuestados y reales.
Presupuesto de tesorera mensual ampliado y mensual resumido.
Informes de anlisis de desviaciones entre los objetivos de ventas previstos y los reales
alcanzados.
Empezaremos por obtener los datos del presupuesto inicial del ao 2011, es el punto de partida.
Hay que tener claro que estos datos se tienen que calcular previamente y sern mensuales aunque
el caso prctico que mostramos trabajaremos con datos acumulados en el ao 2011 esto nos
facilitar el anlisis posterior. Todos los importes estn expresados en miles de euros.
As el presupuesto total para el ao 2011 quedara de la siguiente forma tal como indica el
cuadro 3:
La tesorera mensual se calcula en funcin de los cobros y pagos previstos para el ao 2011 ser
la expuesta segn el cuadro 4, se debe observar que gracias a los prstamos obtenidos se podrn
asumir los compromisos de tesorera hasta un lmite marcado por los bancos:
Es importantsimo tambin conocer la tesorera prevista por meses para el ejercicio 2011 tal como
se puede ver la evolucin en el siguiente grfico:
Con toda la informacin anterior vamos a empezar a realizar los diferentes anlisis de
desviaciones correspondientes a los distintos aspectos.
A continuacin analizaremos mediante las tablas dinmicas las desviaciones entre los datos reales
y el presupuesto tal como se indica el cuadro 5:
Se puede observar que los resultados de explotacin son ms positivos de los que se tena previsto
y la partida de otros ingresos y gastos tambin, todo esto hace que tengamos una desviacin a
nuestro favor de 9.102 miles de euros. Pero se trata de analizar qu y cmo se han producido
estos resultados finales tan positivos respecto a los -2.800 miles de prdidas previstas en el
presupuesto.
Anlisis de desviaciones
De la parte de los ingresos en el cuadro 7 tenemos que las prestaciones de servicios han aumentado
respecto al presupuesto 131.578 miles de euros, ms adelante veremos porqu.
Por la parte de las gastos viendo que si tenemos ms desviaciones en el cuadro 8, nos muestra
cmo el sueldos y salarios, otros gastos y los servicios exteriores nos van afectando muy
negativamente,
De forma resumida tenemos que las desviaciones positivas se compensan con las negativas, un
imprevisto aumento de los ingresos se ve compensado con un aumento de los gastos tal como
indica el cuadro 9:
En esta apartado tenemos las desviaciones resumidas por secciones del club es importante analizar
como las desviaciones positivas compensan a las negativas pero principalmente debido a que los
ingresos reales son mucho ms superiores conseguidos por el primer equipo principalmente, tal
como indica el cuadro 10:
Si analizamos los resultados reales del ao 2011 por seccin nos encontramos segn los cuadros
11 y 12 que la seccin del primer equipo es la que tiene que soportar de alguna forma a las otras
secciones que son en definitiva deficitarias porque sus ingresos no ha sido suficientes para cubrir
los gastos.
Cuadro 11: anlisis de cuentas de explotacin con datos reales del ao 2011 por secciones
A partir de los datos anteriores en los cuadros 13 y 14 se realiza un anlisis de los ingresos
previstos y realmente conseguidos de una forma detallada, se ve claramente que los ingresos estn
muy concentrados en comercializacin y publicidad as como derechos de televisin. Por tanto,
tenemos que las desviaciones ms importantes y favorables son las producidas en otros tipos de
ingresos deportivos por valor de 113.238 miles de euros tal como se observa en el cuadro 13.
Grfico 4: evolucin de los ingresos reales frente a los previstos del ao 2011
Cuadro 14: anlisis ampliado de les desviaciones de los diferentes tipos de ingresos
Conclusiones finales
Una vez analizados todos los datos a nivel de las diferencias entre de los ingresos y gastos reales
y presupuestados, tenemos que: de un resultado presupuestado negativo de -2.800, miles de euros
se ha conseguido un resultado positivo de 6.302 miles de euros, porque los ingresos reales han
superado a los ingresos presupuestados en casi 152. Y los importes superiores de las desviaciones
de los gastos reales sobre las presupuestadas han sido compensados por el anterior efecto, esto ha
permitido lograr un resultado superior al previsto tal como expresa el cuadro 15.
Cuadro 15: resumen de los ingresos y gastos presupuestados y reales y anlisis de las
desviaciones
Cuentas de resultados
LIQUIDEZ
RENTABILIDAD
AUTOFINANCIACIN
ENDEUDAMIENTO
ROTACIONES
CUADRO DE INDICADORES
120,0%
100,0%
80,0%
60,0% 2007
40,0% 2008
20,0% 2009
0,0% 2010
2011
Objetivos
La inteligencia y conocimiento del negocio consiste en convertir los datos en informacin til en
forma de indicadores y en utilizar estos indicadores para conocer y medir el grado de eficacia en
las diferentes reas para que los responsables de una organizacin tomen las decisiones oportunas.
Es muy fcil de utilizar por el usuario ya que tiene toda la informacin a su alcance.
Hay una frase clebre que nos permite decir que: Lo que no se mide no se puede controlar y
lo que no se controla no se puede mejorar. Es bien cierto que para controlar la actividad
empresarial necesitamos conocer primero que objetivos hay que alcanzar y segundo poder utilizar
una herramienta que nos permita medir si estamos consiguiendo los objetivos previstos, la
medicin debe ser numrica siempre, para ello vamos a utilizar un instrumento los indicadores,
que nos van a permitir medir en forma numrica si estamos consiguiendo los resultados previstos,
Todo sistema de medicin debe de poder dar respuesta a estas preguntas: Qu debemos medir?
Dnde es conveniente medir? Cundo hay que medir? Quin debe medir? Cmo se
debe medir? Cmo se utilizarn los resultados? Quin y cundo revisar el sistema de
obtencin de datos?
El diseo del cuadro de mando en Excel mediante tablas dinmicas permitir a la empresa
disponer de informacin fiable en tiempo y forma sobre los distintos aspectos de la actividad, de
El cuadro de mando ofrece a la direccin una idea de cmo est rindiendo la empresa, este se
desarrolla mediante una herramienta informtica de gestin de ayuda a la toma de decisiones para
los diferentes tipos de responsables que tiene cada empresa, basado en indicadores tanto
financieros como operativos para medir el grado de cumplimiento de los objetivos estratgicos.
En la construccin de un cuadro de mando hay dos procesos clave: primero la eleccin de los
indicadores que se van a incluir y segundo el diseo del propio Cuadro de Mando. De hecho, de
nada sirve un buen trabajo en la eleccin de los indicadores ms adecuados si luego estos no se
muestran correctamente al usuario final.
Al disear un cuadro de mando debemos tener claro cules son los objetivos que el mismo
persigue, bsicamente dos:
El primero: que sea un medio para verificar el estado de la empresa a nivel corporativo,
departamento, unidad de negocio, etctera, tanto en el momento actual como su
trayectoria futura.
El segundo que debe transmitir lo que va mal de forma muy rpida y sencilla, destacando
aquellos indicadores en los que el resultado no est en lnea con lo esperado para que la
atencin recaiga sobre ellas. Sin olvidar tambin el anlisis de los indicadores que
cumplen los objetivos previstos.
Tambin debe proporcionar el formato y contenido suficiente para que pueda ser
entendido de forma sencilla y rpida.
En este primer cuadro 1 vemos los indicadores por reas y el resto de informacin.
Cuadro 1: indicadores
Es necesario definir los conceptos que debe llevar relacionados cada indicador del cuadro
de mando, y cada organizacin los que le sean ms importantes, a continuacin en el
cuadro 2 describimos algunos de ellos:
En nuestro ejemplo el cuadro de mando tiene los siguientes campos para cada rea:
A continuacin en los siguientes cuadros se puede observar la evolucin por trimestre de los
indicadores previstos y reales. As como las diferencias por periodo y segn el tipo de indicador
acumulados.
Cuadro 7: evolucin de indicadores del rea de finanzas y diferencia entre periodos y aos
Cuadro 8: evolucin de un indicador del rea de comercial, entre importes previstos y reales
Cuadro 9: evolucin de un indicador del rea de finanzas, entre importes previstos y reales pero
por perodos y aos
Cuadro 10: evolucin de indicadores del rea de clientes pero por importes acumulados por
trimestres, siendo AC_IMPORTE_RE el importe acumulado real y AC_IMPORTE_PR, el
importe acumulado previsto.
Dispone su personal de una herramienta que le guie y le avise de los clientes que
nos dejan de comprar?
Nuestra fuerza de ventas debe agudizar sus sentidos al mximo y dotarse de todas aquellas
herramientas que les asegure alcanzar los objetivos de ventas prefijados.
El seguimiento de ventas debe ser diferente segn el tipo de cliente, por tanto clasificar a los
clientes por su potencial es una forma eficaz que permitir canalizar mucho mejor los esfuerzos
y recursos de que disponemos en el rea comercial.
Para ello presentamos este caso prctico que permite crear mediante un modelo de Reporting para
obtener un control de las ventas mucho ms eficaz y adaptable a las circunstancias particulares de
los diferentes tipos de clientes.
Las ventajas de las tablas dinmicas que permiten el control de Ventas mediante
indicadores son:
Permite personalizar los controles de plazos comerciales segn el tipo de cliente y las
prioridades previstas
Permite recibir esta informacin por e-mail de forma automtica cada responsable:
director general, directos comercial, jefe de ventas, vendedor, etc.
Permite actuar de forma inmediata ante disminuciones imprevistas de las posibles ventas
de un cliente.
Qu aspectos debe reunir toda Solucin de Reporting para el negocio de PUNTOS DE VENTA?
Cada usuario puede crea sus informes a partir de las plantillas a las que tiene acceso
y puede guardarlos para poder ser utilizados.
RPIDA IMPLANTACIN
INTEGRABLE
RENTABLE
PERSONALIZADO
Ventas: incluye informacin de todas las ventas, devoluciones y cambios que se suceden
por tienda, zona, responsable, artculos, clientes y familias. En horas, das, semanas,
meses y aos. Podemos conocer la compra mnima, mxima o media. Conocer tambin
las ventas por das festivos, el nmero de clientes que pasan por la tienda, facturacin
media y los productos ms o menos vendidos segn el tipo y zona de la tienda.
Objetivos: permite fijar objetivos de venta o mrgenes diarios o mensuales, por tiendas,
vendedores, familias de productos o vendedores. Para controlar si los objetivos previstos
o presupuestados se van cumpliendo o no, en definitiva analizar la productividad y el
grado de cumplimiento de los objetivos de venta y reaccionar con la mxima antelacin
posible.
Almacenes y gestin de stocks: incluye la informacin diaria de los stocks que existen
en cada momento, las necesidades de stocks, las roturas, el control de obsoletos y control
de sobrantes.
Cmo evolucionan las ventas de una tienda por da, festivos o fin de semana?
Qu tipo de clientes tenemos: segmentacin por edad, tipo de compra u otro factor?
Evolucin de ventas
Evolucin de ventas-margen
INTRODUCCIN
Presentamos de forma grfica los diferentes tipos de informes de anlisis de la cartera de efectos
a cobrar, gestin de impagados, agrupacin de efectos por vencimientos y control de saldos
contables.
En este apartado vamos a utilizar una cartera de efectos de cobros pendientes de clientes, lo
primero que vamos a presentar es su contenido:
Contenido de la cartera
CAMPOS_TABLA_CARTERA DESCRIPCIN
Cod_Delegacion Cdigo delegacin
Delegacin Delegacin
Referencia Referencia del efecto
Fecha_documento Fecha del recibo
Fecha_vencimiento Fecha de vencimiento (actualizada o no)
Mes_Vto Mes del vencimiento
Ao_Vto Ao del vencimiento
Importe Importe pendiente
Tipo_doc Tipo de documento
Estado Estado del efecto
Cod_cliente Cdigo de cliente
Cliente Cliente
Hoy Fecha de hoy (del estudio)
DIAS_VTO-HOY Fecha del vencimiento menos Fecha de hoy
DIAS_VTO-DOCUM Fecha del vencimiento menos Fecha del documento
NUMERO Nmero de efecto
DIAS_PLAZO_COBRO Das de plazo de cobro por efecto
FILTRO_VENCIDOS Filtro para filtrar los efectos vencidos
Se pueden enviar a los clientes aviso por email de forma automtica para reclamar
los efectos impagados.
Podemos analizar si las condiciones de cobro pactadas con los clientes se estn
cumpliendo y son razonables, es decir siguen las pautas de la compaa.
Se puede por prioridad conocer que efectos a cobrar se deben reclamar o realizar
su seguimiento lo antes posible,
De una forma resumida o ampliada puede conocer el riesgo que tiene concentrado
en su cartera, la informacin se puede combinar por tipo de efecto, cliente,
delegacin, vendedor etctera.
Puede conocer si los saldos contables cuadran con los saldos de la cartera y hacer
un control exhaustivo para evitar trabajo innecesario despus.
Este sistema puede crear alertas a los usuarios que les avisen de como surgen
impagados en la cartera y poder as reaccionar lo antes posible.
www.sistemacontrolgestion.com
8. Publicaciones
Libros publicados:
9. Nuestros cursos de
formacin
Seminarios
Nuestros seminarios estn impartidos por profesionales con experiencia prctica en las
diferentes materias y reas siendo habitualmente realizados en la propia empresa, o centro de
formacin, obteniendo los participantes el conocimiento terico-prctico y tratan temas reales del
da a da de la empresa.
No son expertos del rea de las tablas dinmicas y el control de gestin, pero ven como se necesita
integrar cada vez ms estos conocimientos en sus puestos de trabajo.
Entender mejor las herramientas enseadas para as cubrir mejor las necesidades de sus puestos
de trabajo
Introduccin
Este seminario le ayudar a conocer la potencia de las tablas dinmicas aplicadas al rea
financiera. Excel permite utilizar una herramienta muy potente y prctica: las tablas dinmicas
que combinadas con las otras prestaciones de la hoja de clculo hace que sea una herramienta
imprescindible para los profesionales relacionados con la contabilidad, las finanzas, la tesorera
y el control de gestin. El seminario aporta una metodologa que permite simplificar y reducir
tiempo en diferentes tareas del rea financiera.
Las tablas dinmicas nos proporcionan la informacin en diferentes se formatos, tienen una gran
capacidad para dar respuesta a las diferentes situaciones y permite crear diferentes tipos de
informes, indicadores, alertas y grficos de anlisis interactivos.
Objetivos
Programa
Diseo de plantillas previas para introducir los indicadores como objetivos previstos.
Calculo de los diferentes tipos de indicadores con sus importes reales.
Anlisis del cuadro de mando comparativo de los indicadores reales y previstos.
Pasos a realizar previamente para optimizar la confeccin del presupuesto por reas o
responsables.
Control del presupuesto: mediante el anlisis de desviaciones y cuentas de explotacin.
10. Modelo de clculo de las previsiones de tesorera mensuales a partir del presupuesto.
11. Caso prctico de anlisis financiero con la nueva herramienta PowerPivot con Excel y
las tablas dinmicas.
Introduccin
Excel una herramienta muy potente y prctica y con las prestaciones de las tablas dinmicas hace
que sea una herramienta imprescindible conocer y dominar para los economistas y profesionales
relacionados con las finanzas, control de gestin y responsables de otros departamentos de la
empresa. El seminario aporta una metodologa que permite simplificar y reducir tiempo en las
tareas de todo el proceso presupuestario.
Objetivos
Programa
Integracin de los datos del presupuesto con los datos contables para su anlisis.
Elaboracin del anlisis de desviaciones de la cuenta de explotacin, y de los
ingresos y gastos detallados.
Confeccin de un sistema de alarmas para el control de las desviaciones.
Elaboracin de diferentes escenarios y revisiones del presupuesto.
Ejemplo de un sistema de Reporting con software para el anlisis y control del
presupuesto por reas o departamentos
Las tablas dinmicas de Excel son una herramienta muy potente y practica para el anlisis de
datos que combinadas con las otras prestaciones de la hoja de clculo Excel hace que sea una
instrumento imprescindible para analizar los datos en el rea comercial y de marketing.
Las Tablas Dinmicas proporcionan la informacin en diferentes se formatos y tienen una gran
capacidad para dar respuesta a las diferentes situaciones y crear diferentes tipos de informes,
indicadores y grficos de anlisis interactivos. Permiten de una forma sencilla y prctica
seleccionar los datos ms relevantes para que con ellos se realice el anlisis de una manera ms
sencilla.
Los principales objetivos del seminario son mostrar a los participantes cmo de una forma
prctica:
Programa
2. Caso prctico global sobre como disear diferentes tipos de informes segn
necesidades, mediante las tablas dinmicas
Anlisis comparativos de ventas por meses y aos: clientes, artculos, familias,
vendedores y otras variables del rea comercial.
Anlisis de mrgenes y rentabilidad por clientes, artculos y familias.
Las Tablas Dinmicas de Excel son una herramienta muy potente y practica para el anlisis de
datos que combinadas con las otras prestaciones de la hoja de clculo Excel hace que sea muy
til para confeccionar informes en las reas de compras, almacenes y logstica en general. Las
Tablas Dinmicas proporcionan la informacin en diferentes formatos y tienen una gran
capacidad para dar respuesta a las distintas situaciones y crear diferentes tipos de informes,
indicadores y grficos de anlisis interactivos.
Objetivos
Los principales objetivos del seminario son mostrar a los participantes cmo:
Programa:
4. Caso prctico global sobre como aprender a disear diferentes tipos de informes
segn necesidades, mediante las tablas dinmicas aplicadas a la gestin de
compras.
La implicacin y compromiso son la clave que nos diferencia porque aplicamos una metodologa
de eficacia probada y nuestra experiencia acumulada nos permite ofrecer conocimientos
adquiridos en diferentes situaciones empresariales y nos permite aportar soluciones prcticas.
Todo esto hace que estemos comprometidos con los resultados siendo el reflejo de nuestra
filosofa la objetividad y la honestidad, como valores fundamentales que aportamos a nuestros
clientes.
Est formado por un grupo de profesionales con elevada experiencia en diferentes sectores
y en la puesta en marcha de los diferentes tipos de servicios. De esta forma podemos ayudar
a nuestros clientes a conseguir los mejores resultados.
Metodologa de trabajo
En la etapa inicial y comn a todos los clientes, se identifican los aspectos a mejorar de cada
rea o de la empresa en general, ya que conocer previamente con detalle lo que hay que hacer
y cmo hacerlo es indispensable, como tambin es necesario cuantificar lo que se va a
conseguir y de qu forma. Posteriormente se consensuan con el cliente las herramientas a
utilizar, las medidas del plan de implantacin, las decisiones a tomar, los objetivos a alcanzar,
y todo aquello que sea necesario para alcanzar los objetivos propuestos. Finalmente
proponemos acompaar en la implantacin del proyecto en el da a da de nuestros clientes
para ayudarle y darle soporte en los cambios efectuados con el objetivo de conseguir los
resultados previstos.
Para alcanzar nuestros objetivos es necesario y desde el primer momento involucrar a todas
las personas que forman parte del equipo de nuestro cliente. Las personas slo implantan
aquello que comprenden, creen y participan. Es por ello que nos implicamos en la gestin
aportando experiencia, conocimientos, trabajo en equipo y realizando un soporte directo en
el da a da.
Alto compromiso con el cliente: slo planteamos mejoras y planes de accin que
seamos capaces de conseguir junto al equipo de nuestros clientes.
Nuestros clientes
Para conseguirlo, creamos una relacin duradera con nuestros clientes que permite conseguir
que los cambios y sistemas implantados sigan funcionando en el futuro.
Nuestro equipo
Luis Muiz es el Socio Director de SisConGes & Estrategia es un reconocido directivo, consultor
experto en la mejora de la competitividad y resultados de empresa. Conoce perfectamente el
funcionamiento de la empresa porque ha trabajado durante 12 aos en diferentes organizaciones.
Su experiencia como consultor abarca ms de 100 empresas tanto en situaciones de crisis como
de crecimiento desde hace ms de 10 aos. Est considerado como uno de los mayores expertos
en Espaa sobre Control de Gestin, Reporting, gestin con Tablas Dinmicas y PowerPivot,
adems es experto en TIC (Tecnologas de la Informacin y Comunicacin) ha escrito ms de 16
libros de gestin empresarial, ha impartido ms de 100 seminarios y conferencias, es formador en
diferentes escuelas de negocio, ha escrito ms de 50 artculos de gestin empresarial.
El resto de nuestro equipo est formado por profesionales en el mbito econmico y de tecnologa
informtica,
NUESTROS SERVICIOS
REPORTING
Diseo de sistemas de reporting mediante consultas dinmicas
Mediante la utilizacin de las tablas dinmicas, herramienta de la que poseemos una elevada
experiencia en numerosas implantaciones, diseamos un sistema de reporting para cada una
de las reas de la empresa mediante informes dinmicos, indicadores y grficos.
ESTRATEGIAS DE REESTRUCTURACIN
Diseo y seguimiento de planes de negocio y estudios de viabilidad
Planes de marketing y estrategias comerciales
Cuadro de Mando Integral
08037 Barcelona
www.sistemacontrolgestion.com
Info@sistemacontrolgetion.com
Nuestra experiencia:
Ms de100 seminarios realizados desde mayo del 2011 sobre tablas dinmicas.
Club de tenis de primer nivel con magnificas y extensas instalaciones, es importante estar
informado de los diferentes acontecimientos y las altas y bajas de socios, con el
SCGReporting han conseguido crear un sistema de informes que se envan de forma
programada con alertas que les ha permitido de forma peridica seguir la evolucin de
las variables ms importantes y actuar en consecuencia, es una herramienta que
proporciona avisos constantes de forma automtica y ayuda a los responsables mejorar
la gestin de las diferentes actividades del club.
Bibliografa
Referencias bibliogrficas
Cano, Josep Llus (2007): Business intelligence: competir con informacin, Esade, Barcelona
Mndez del Ro, Luis (2006): Ms all del Business Intelligence, Gestin 2000,
Muiz, Luis (2011): Dominar las tablas dinmicas aplicadas a la gestin empresarial, Profit
Editorial. Barcelona
Muiz, Luis (2012): Cmo implantar y evaluar un sistema de control de gestin, Profit
Editorial. Barcelona
Muiz, Luis (2012): Powerpivot con excel a su alcance para convertir sus datos en informacin
eficaz, Profit Editorial. Barcelona
Vitt, Elizabeth y Luckevich, Michael, (2003): Business Intelligence, tcnicas de anlisis para la
toma de decisiones estratgicas. Mcgraw Hill Mxico