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Versin actualizada a 2017

EL REPORTING HERRAMIENTA
CLAVE PARA MEJORAR
LA GESTIN EMPRESARIAL

"Hay que invertir en


"Si se cree que el conocimiento e
conocimiento es caro, la informacin, porque la
ignorancia an lo es ignorancia sale mucho
ms ms cara

www.sistemacontrolgestion.com Autor: Luis Muiz


info@sistemacontrolgestion.com Versin 2017
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

ndice

Introduccin................................................................................................................................. 4
1. El sistema de informacin como soporte del reporting...................................................... 11
1.1 Porqu el sistema de informacin es clave para un sistema de reporting...................... 11
1.2 La gestin de la informacin ......................................................................................... 12
1.3 Las principales cualidades de un sistema de informacin ............................................. 13
1.4 Los principales tipos de datos en el sistema de informacin ......................................... 14
2. Introduccin al reporting ..................................................................................................... 15
2.1 Porqu necesitamos un sistema de reporting ................................................................. 15
2.2 Caractersticas de un sistema de reporting .................................................................... 17
2.3 Principales ventajas de un sistema de reporting ............................................................ 19
3. Aspectos previos a la implantacin de un reporting .......................................................... 24
3.1 Cundo es aconsejable utilizar una herramienta de reporting? ................................... 24
3.2 Principales aspectos a tener en cuenta en el proceso de seleccin e implantacin de un
sistema de reporting ............................................................................................................ 25
3.3 Est preparada nuestra organizacin para implementar y utilizar un sistema de
reporting? ............................................................................................................................ 26
4. Metodologa para implantar un sistema de reporting ....................................................... 28
4.1 Por qu fallan las implantaciones de sistemas de reporting? ....................................... 28
4.2 Metodologa para la implantacin de un reporting? .................................................... 29
5. Descripcin del contenido del reporting.............................................................................. 31
5.1 Organizacin del contenido del reporting ..................................................................... 31
5.2 Tipos de informes que puede contener un reporting ..................................................... 32
6. El software como soporte del reporting .............................................................................. 35
6.1 Introduccin al software sobre el reporting ................................................................... 35

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

6.2 Ejemplo y presentacin de un software de reporting .................................................... 39


6.3 Ventajas en la utilizacin del SCGReporting ............................................................... 41
6.4 Contenido del SCGReporting........................................................................................ 43
6.5 Funcionamiento del SCGReporting .............................................................................. 47
6.6 Ejemplo de mens de informes con el SCGReporting .................................................. 61
7. Casos prcticos de reporting ................................................................................................ 66
7.1 Sistema de reporting en una escuela de negocio ........................................................... 66
7.2 Sistema de control presupuestario ................................................................................. 82
7.3 Sistema de indicadores financieros ............................................................................... 98
7.4 El cuadro de mando mediante un caso prctico .......................................................... 104
7.5 Informes de control de ventas por cliente ................................................................... 110
7.6 Ejemplo de reporting en un punto de venta ................................................................. 116
7.7 Reporting de control de riesgo y cobros de clientes .................................................... 129
8. Publicaciones ....................................................................................................................... 138
8.1 Libros publicados ........................................................................................................ 138
9. Nuestros cursos de formacin ............................................................................................ 142
9.1 Presentacin de nuestros seminarios ........................................................................... 142
9.2 Contenidos de nuestros seminarios ............................................................................. 144
10. Nuestra experiencia ........................................................................................................... 152
10.1 Presentacin de SisConGes & Estrategia .................................................................. 152
10.2 Experiencia en reporting ........................................................................................... 157
10.3 Ejemplos del SCGReporting que utilizan nuestros clientes ...................................... 158
Bibliografa .............................................................................................................................. 159
Referencias bibliogrficas ................................................................................................. 159

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Introduccin
Estamos en un entorno en que todas las organizaciones se ven inmersas en efectos econmicos de
diferentes tipos: competidores ms hbiles, falta de financiacin, clientes con ms informacin
para decidir, innovaciones tecnolgicas constantes, cambios polticos, aumentos en los costes,
etctera. En definitiva, el actual entorno econmico, tan competitivo y desafiante, requiere
obtener informacin en tiempo real que permita tomar las mejores decisiones lo antes posible.
Entonces usted,

Cree que dispone de toda la informacin para una correcta toma de decisiones y
anticiparse a los problemas?

Dispone en tiempo real de la informacin necesaria para corregir posibles


desviaciones y con ello evitar prdidas en el futuro?

Conoce las ventajas de disponer de un presupuesto para cada rea o responsable de


su empresa?

Dispone de un sistema de alertas que le avise si se cumplen los objetivos o los


indicadores previstos?

Se ha preguntado alguna vez cuales son la herramienta de gestin que hacen que unas
empresas estn mejor gestionadas que otras?

Dispone su empresa de un sistema de informacin adecuado para competir en el


mercado actual?

Si no se dispone de una informacin eficaz, fiable y rpida, los responsables de una organizacin
se ven obligados a actuar siguiendo criterios poco fundamentados, con altos niveles de
incertidumbre, inseguridad y con el nico apoyo de suposiciones o de su intuicin. Cualesquiera
de las anteriores opciones pueden resultar poco efectivas y, la mayora de las veces, sus resultados
pueden llegan a ser perjudiciales. Se debe potenciar el uso de la informacin como uno de los
activos ms valiosos de todas las organizaciones, es una tarea clave y estratgica.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

La informacin es una necesidad que tienen todas las empresas, para tomar decisiones, para
conocer la evolucin de un producto servicio, para conocer actuaciones de los diferentes
responsables es necesario disponer de informacin de una forma casi inmediata y con la calidad
adecuada, hoy en da los gestores y responsables en las empresas no pueden permitirse el lujo de
esperar que alguien les prepare la informacin que necesitan en cada momento, el tiempo a veces
es decisivo para poder reaccionar, la informacin debe estar disponible y accesible en cualquier
momento y lugar para las personas que la necesiten a un coste razonable as nosotros proponemos
que:

La gestin de la informacin es lo referente a conseguir la informacin


adecuada, en la forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en
el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para la toma de una decisin
correcta. Lynda Woodman

Entonces deberamos de preguntarnos: Para qu las organizaciones necesitan la


informacin?, veamos algunas respuestas:

Identificar y solucionar problemas de gestin


Realizar una mejor toma de decisiones
Mantener al da su capacidad innovadora
Lograr una mayor eficacia, eficiencia y competitividad
Ordenar, clasificar e identificar datos
Asignar y evaluar responsabilidades
Mejorar la gestin en todos sus mbitos
Planificar su estrategia

El diseo bsico de la arquitectura de un sistema de informacin muestra como cualquier


organizacin integra sus sistemas de proceso de datos, redes y datos:

- Qu datos son obtenidos?


- Dnde y cmo son obtenidos?
- Cmo son los datos enviados?
- Dnde se almacenan los datos?
- Qu aplicaciones utilizan los datos?

Los sistemas de informacin son sistemas usados por determinadas personas de las
organizaciones para analizar el trabajo de otras personas. Su principal uso es informativo, se
concentra en la gestin general de la organizacin, y para ello utiliza tanto informacin interna
como externa, informacin histrica para realizar predicciones, y todo tipo de datos numricos y
soportes en textos.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Para definir con mayor exactitud qu es un sistema de informacin para la toma de


decisiones, enumeramos las siguientes caractersticas:

Debera estar personalizado y adaptado para el destinatario.


Se tendran que poder extraer, filtrar, consolidar y visualizar siempre los datos ms
necesarios en cada momento.
Permitir su acceso en tiempo real o con suficiente antelacin a las variables clave que
definen el estado de la organizacin.
Poder visualizar tendencias y suministrar informes de novedades y modificaciones.
Servir de mecanismo de alarma, para atraer la atencin del usuario, ante desviaciones
importantes de las variables crticas.
Presentarse con una interface amigable con el usuario, que necesite de un mnimo
entrenamiento para su uso. Siendo utilizada la informacin directamente por los usuarios,
sin intermediarios.
Facilitar la presentacin de toda la informacin que incorpora, simultneamente, grficos,
tablas, textos y sonido.

Entonces permtame que incluya una vez ms en esta introduccin unas frases que muchas
empresas no son conscientes de la situacin en que estn:

"Si se cree que el conocimiento es caro, la ignorancia an lo es ms"

"Hay que invertir en conocimiento e informacin, porque la ignorancia


sale mucho ms cara

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Cuando se acerca el final de ao las empresas se plantean analizar lo que ha ocurrido durante los
meses transcurridos y comenzar as la planificacin del siguiente ejercicio. Hay que evaluar los
indicadores, elaborar informes anuales, revisar el cumplimiento de objetivos, confeccionar los
presupuestos y revisar los costes, realizar estimaciones, en definitiva, analizar y explicar la
evolucin de las variables econmicas segn lo que ha ocurrido durante el ao transcurrido.

Con mucha asiduidad en mis trabajos de consultora me encuentro que los diferentes responsables
deben de buscar, procesar y presentar muchos informes en un perodo de tiempo muy limitado,
en otras ocasiones, se consultan los aos anteriores en un intento de recordar y poder explicar lo
sucedido, pero siempre hay una nueva pregunta, un nuevo indicador o un nuevo grfico a los que
debemos dar una respuesta casi inmediata. Y llega el momento trgico en el que se intenta integrar
la informacin que cada rea ha preparado a su manera: los mismos datos se presentan en informes
diferentes con periodicidades distintas y con formatos totalmente inconexos.

En la realidad empresarial nos encontramos algunos de los problemas ms comunes de gestin de


la informacin en las empresas:

Cantidades ingentes de informacin repetida y multiplicada en los diferentes


departamentos.
Bases de datos no conectadas entre ellas, provocando duplicidades y errores.
Problemas para extraer los datos y confeccionar los diferentes tipos de informes que
necesitamos en cada momento.
Informes creados y organizados por cada departamento que a veces implican mltiples
versiones y copias de los mismos datos que estn incluso sin actualizar.
Inexistencia de plantillas o modelos estndar para crear los informes.
Propagacin de las hojas de clculo sin control y bases de datos realizadas ad hoc por
cada departamento o responsable.
Falta de definicin de los informes e indicadores clave de gestin.
La falta de documentacin en las bases de datos entregadas por los fabricantes o
programadores, hace difcil encontrar la informacin y saber cmo funciona.
Dependencia de un tercero para obtener los informes.
..

El sistema de reporting nos debe permitir elaborar y obtener informes, indicadores y grficos que
permita interpretar y tratar los datos de forma combinada, ampliada y resumida. Disponer de un
buen sistema de reporting es imprescindible para la toma de decisiones a nivel de responsables
para poder evaluar la buena marcha de toda organizacin.

Las diferentes tipas de organizaciones requieren una determinada cantidad de informacin que
les permita evaluar adecuadamente si los indicadores de rendimiento de los procesos son
adecuados, y que el cumplimiento de objetivos establecidos se va produciendo. As pues, los
diferentes tipos de informes deben ser adaptables, flexibles y que nos faciliten una determinada
previsin en la medida que sea posible. La construccin de dichos informes no debe solo estar
orientada a medir el grado de consecucin de los resultados, sino tambin desde la bsqueda de
la mayor eficiencia de los procesos de cualquier tipo de organizacin.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Es evidente que un sistema de reporting debe estar soportado por algn tipo de software, pero
como siempre, parece que la tecnologa es una solucin mgica que resuelve los problemas, y en
el caso del reporting no es as, recuerde que el software es el medio no el fin, ya que antes debe
de cumplirse mnimamente unos requisitos en cualquier organizacin, para que un sistema de
reporting nos proporcione los resultados ptimos tal como veremos a lo largo de este libro.

No se trata slo de comprar cualquier aplicativo o software de reporting, sino que hemos de ser
capaces de aprovechar al mximo y de la mejor manera posible los recursos humanos, las
herramientas y las bases de datos de que disponemos para poder obtener la informacin necesaria
en el momento preciso y de la forma ms ptima.

Es necesario determinar y establecer un origen controlado y consistente de los informes e


indicadores que necesitamos, una estandarizacin de las necesidades de reporting, y unos
procedimientos claros para obtener y gestionar la informacin. Debe existir un responsable del
sistema de informacin que est apoyo por el resto de directivos y usuarios, toda la informacin
de una organizacin relaciona e impacta en todos los procesos

Existe una variada oferta tecnolgica orientada a ste mbito de la gestin de la informacin.
Podemos encontrar en el mercado multitud productos que facilitan la presentacin de la
informacin, la generacin de todo tipo de grficos y cuadros. Pudiendo extraer automticamente
informacin de distintas bases de datos y presentarla de diferentes formas, permitiendo la
agregacin, anlisis automatizado y produccin de distintos tipos de informes.

As podemos concluir de forma resumida que:

Un sistema de reporting constituye una necesidad para tomar mejor las decisiones.
Los sistemas de reporting deben estar diseados de forma tal que puedan adaptarse a la
evolucin y crecimiento de su organizacin.
Los sistemas de reporting son necesarios para todo tipo de empresas.
Los sistemas de reporting no son mquinas de fabricar informes, sino que facilitan la
informacin con el grado de detalle necesario para cada tipo de anlisis.
Los sistemas de reporting son necesarios para cualquier proceso en el que deban tomarse
decisiones, es decir para todas las reas o departamentos.
Los sistemas de reporting no son una herramienta del rea de Sistemas para mantener
cautivos a los usuarios sino todo lo contrario.
La seleccin de un sistema de reporting no se comienza por la eleccin de la herramienta
de software sino que se deben analizar las necesidades de la empresa, consultar a los
usuarios, fijar el alcance del proyecto, al revs nunca funciona.
El desarrollo de un sistema de reporting debe seguir en el tiempo ya que las necesidades
pueden cambiar o evolucionar.
Existe una gran variedad de herramientas de software de reporting. Se debe ofrecer a cada
usuario la que ms le convenga, sin descuidar el presupuesto, el mantenimiento y la
funcionalidad.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Resumen del contenido del libro

Este libro se compone de los siguientes grandes bloques:

1. El sistema de informacin como soporte del reporting


CONCEPTO DE 2. Introduccin al reporting
REPORTING 3. Aspectos previos a la implantacin de un reporting
4. Metodologa para implantar un sistema de reporting
5. Descripcin del contenido del reporting

6. El software como soporte del reporting


EJEMPLOS DE 6.1 Introduccin al software sobre el reporting
SOFTWARE 6.2 Ejemplo y presentacin de un software de reporting
SCGReporting 6.3 Ventajas en la utilizacin del SCGReporting
6.4 Contenido del SCGReporting
6.5 Funcionamiento del SCGReporting
6.6 Ejemplo de mens de informes con el SCGReporting

7. Ejemplos de Informes, indicadores y grficos


8. Casos prcticos de reporting
8.1 Sistema de reporting en una escuela de negocio
EJEMPLOS Y CASOS 8.2 Sistema de alertas
PRCTICOS 8.3 Sistema de control presupuestario
8.4 Sistema de indicadores financieros
8.5 El cuadro de mando mediante un caso prctico
8.5 Informes de control de ventas por cliente
8.6 Reporting del rea de ventas: indicadores clave
8.7 Ejemplo de reporting en un punto de venta

9. Publicaciones
PUBLICACIONES Y 9.1 Libros publicados
EXPERIENCIA EN 10. Nuestros cursos de formacin
FORMACIN 10.1 Presentacin de nuestros seminarios
10.2 Contenidos de nuestros seminarios

NUESTRA 11. Nuestra experiencia


EXPERIENCIA EN 11.1 Presentacin SisConGes & Estrategia
IMPLANTACIONES 11.2 Experiencia en reporting
11.3 Ejemplos del SCGReporting que utilizan nuestros clientes
DE REPORTING

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Nuestros pilares bsicos en el conocimiento y experiencia sobre el Reporting

Experiencia en Somos
implantacin fabricantes de
de reporting software de
Reporting

Experiencia en
Nuestras formacin sobre
publicaciones Reporting y
en tablas tablas
dinmicas dinmicas

Este libro muestra toda nuestra experiencia desde hace muchos aos, desde 4 aspectos:

Se explica que es el reporting y cmo funciona de una forma prctica y didctica,


gracias a nuestra experiencia en los clientes.
Contiene un ejemplo de un software que es muy eficaz y que funciona con tablas
dinmicas.
Presenta una experiencia con publicaciones de tablas dinmicas combinada con
libros de gestin.
Formacin en tablas dinmicas aplicada a la gestin empresarial.

Espero que disfruten del contenido de este libro, nunca antes se ha realizado un libro de estas
caractersticas que suma aos de experiencia en muchas empresas implantando sistemas de
reporting, numerosos seminarios y varias publicaciones. Hemos querido huir de los tpicos y
presentando soluciones sencillas y econmicas para problemas complejos.

Luis Muiz

Socio Director de Sisconges & Estrategia

info@sistemacontrolgestion.com

Publicado el 26-3-2017 en Barcelona, Catalua (Espaa)

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

1. El sistema de
informacin como soporte
del reporting
1.1 Porqu el sistema de informacin es clave para un sistema
de reporting
En primer lugar, deberamos de preguntarnos: Para qu las organizaciones necesitan la
informacin?, veamos algunas respuestas:

Identificar y solucionar problemas de gestin


Realizar una mejor toma de decisiones
Mantener al da su capacidad innovadora
Lograr una mayor eficacia, eficiencia y competitividad
Ordenar, clasificar e identificar datos
Asignar y evaluar responsabilidades
Mejorar la gestin en todos sus mbitos
Planificar su estrategia

La informacin como recurso empresarial

La informacin como factor clave para la toma de decisiones en la empresa, es el eje conceptual
sobre el que se sostienen los diferentes sistemas de informacin empresariales. Pero tambin
tenemos informacin en muchos aspectos de la vida cotidiana que podemos gestionar. Se
considera que la informacin es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

financieros, materiales y humanos, que hasta el momento haban constituido los ejes sobre los
que se sostena la gestin empresarial siendo este un cuarto recurso a gestionar. Los sistemas de
informacin para la gestin son un conjunto de herramientas que combinan las tecnologas de la
informacin (hardware + software) con procedimientos que permitan suministrar informacin a
los directivos de una organizacin para la toma de decisiones.

La importancia de los sistemas de informacin para la gestin empresarial radica en que permiten
una orientacin metdica, y una coordinacin adecuada de los recursos disponibles, identificacin
ms rpida de los problemas y evaluacin cuantitativa de los resultados. Los recursos de
informacin son aquellas fuentes, servicios y sistemas de informacin, bajo el control de una
organizacin, o el alcance de sta, que constituyen fuentes importantes de suministro, apoyo o
ayuda para cumplir su misin y lograr sus metas y objetivos. Por tanto, los sistemas de
Informacin para la gestin son un recurso importante para la consecucin de los objetivos de
cualquier organizacin.

1.2 La gestin de la informacin


La gestin de informacin implica desarrollar polticas y procedimientos de trabajo que
permitan planificar, gestionar y controlar correctamente las necesidades de informacin y los
recursos que dan soporte a su manejo dentro de la organizacin.

El contenido de la informacin debe ser:

-Ser comprensible: los usuarios deben entender fcilmente su contenido.

-Ser pertinente: su contenido se adecua al uso que le va a dar el usuario.

-Ser confiable: el usuario cree en ella y la utiliza. La informacin debe ser completa y libre
de errores y prejuicios. Y de la calidad adecuada.

La calidad de la informacin

La correcta y completa gestin de informacin vincula a los diferentes y variados tipos de datos,
de todas las reas de la organizacin y se relacionan con todos los procesos, desde la generacin
de datos internos y la seleccin y adquisicin de documentos, hasta la organizacin de su uso. Es
habitual que la deficiente gestin de la informacin implique tener muchos datos y poca
informacin. La calidad de la informacin que se utilice afecta la calidad de la decisin y
consecuentemente al funcionamiento de cualquier organizacin o lo que es lo mismo a sus
resultados.

El contenido del sistema de informacin

El diseo bsico de la arquitectura de un sistema de informacin muestra como cualquier


organizacin integra sus sistemas de proceso de datos, redes y datos:

- Qu datos son obtenidos?


- Dnde y cmo son obtenidos?
- Cmo son los datos enviados?
- Dnde se almacenan los datos?
- Qu aplicaciones utilizan los datos?

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Los sistemas de informacin son sistemas usados por determinadas personas de las
organizaciones para analizar el trabajo de otras personas. Su principal uso es informativo, se
concentra en la gestin general de la organizacin, y para ello utiliza tanto informacin interna
como externa, informacin histrica para realizar predicciones, y todo tipo de datos numricos y
textuales.

Para definir con mayor exactitud qu es un sistema de informacin para la toma de decisiones,
enumeramos las siguientes caractersticas:

-Debera estar personalizable y adaptado para el tipo de destinatario.

-Se tendran que poder extraer, filtrar, consolidar y visualizar siempre los datos ms
necesarios en cada momento.

-Permitir su acceso en tiempo real o con suficiente antelacin a las variables clave y/o datos
que definen el estado de la organizacin.

-Poder visualizar tendencias y suministrar informes de novedades y modificaciones.

-Servir de mecanismo de alerta, para atraer la atencin del usuario, ante desviaciones
importantes de las variables crticas.

-Tener una interface amigable con el usuario, que necesita de un mnimo entrenamiento para
su utilizacin. Siendo utilizado directamente por los usuarios, sin intermediarios.

-Facilitar la presentacin de toda la informacin que incorpora, simultneamente, grficos,


tablas e indicadores.

1.3 Las principales cualidades de un sistema de informacin


La capacidad para tomar decisiones rpidas y precisas se ha convertido en una de las claves para
que una organizacin llegue al xito. El diseo de un sistema de informacin se debe adaptar con
mayor o menor medida para utilizar los datos, permite obtener la informacin de los mismos, y
extrapolar el conocimiento almacenado en el da a da de las bases de datos. A continuacin,
describimos una serie de cualidades que todo sistema de informacin debe considerar:

-Flexibilidad a la hora de extraer datos, de manera que el usuario tiene que tener los informes
predefinidos que se necesiten en cada momento.

-Necesidad de pocos conocimientos tcnicos, el sistema debe ser robusto y accesible a los
usuarios.

-Corto tiempo de respuesta, del acceso y consulta de los datos, para ello el diseo y tecnologa
utilizada, es bsico.

-No interferir la gestin de los datos en la gestin de una organizacin, el funcionamiento del
sistema puede degradarse hasta afectar y paralizar a todos los usuarios conectados.

-Integracin de datos lo cual implica enlazar y relacionar todos los datos de que se dispone y
tengan relacin.

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-Calidad de los datos para garantizar la fiabilidad de la informacin aportada.

-Adecuar la informacin a las necesidades del usuario, cada usuario debe tener acceso a la
informacin que necesita para que su trabajo sea lo ms eficiente posible.

-Existencia de informacin histrica, los datos almacenados en los sistemas operacionales estn
diseados para contrastar la situacin actual con una situacin retrospectiva de aos anteriores.

1.4 Los principales tipos de datos en el sistema de informacin


Nos encontramos que todo sistema de informacin debe tener unas variables bsicas que lo
componen y que debemos analizar y entender, a priori y a modo orientativo tenemos los siguientes
tipos de variables:

TIPO DE VARIABLES DESCRIPCIN

Temporales Las variables temporales se expresan en minutos, horas, das,


semanas, meses, trimestres, semestres o aos por ejemplo, nos
indican una temporalidad

Cualitativas La variable cualitativa nos expresa una cualidad del dato a


analizar, por ejemplo, la zona, el sector, el nombre de un cliente,
etctera, son todas aquellas variables que en cierta manera nos
expresan el contenido de la informacin analizada y a priori no
se realizan operaciones con ellas

Cuantitativas Las variables cuantitativas son expresadas normalmente en


variables numricas que son objeto de operaciones como pueden
ser sumas, restas, conteos, etctera.

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2. Introduccin al
reporting

2.1 Porqu necesitamos un sistema de reporting


Algo peor que no tener informacin disponible es tener mucha informacin y no saber qu hacer
con ella. El reporting es la solucin a ese problema, a travs del reporting se pueden generar
escenarios, pronsticos e informes que apoyen a la toma de decisiones, lo que se traduce en una
ventaja competitiva. La clave para el reporting es la cantidad y calidad de informacin que genera
y uno de sus mayores beneficios es la posibilidad de utilizarla en la toma de decisiones.

Vivimos en una poca en que la informacin es la clave para obtener una ventaja competitiva en
el mundo de los negocios. Para mantenerse competitiva una empresa, los gerentes y tomadores
de decisiones requieren de un acceso rpido y fcil a la informacin til y valiosa de la empresa.
Una forma de solucionar este problema es a travs de la utilizacin de los sistemas de reporting
como un sistema de informacin.

Los sistemas de reportan o de gestin de informes facilitan la distribucin de la informacin a


los distintos niveles de la estructura organizativa, facilitan a cada tipo de usuarios la informacin
que requieren segn las necesidades de cada momento. Para disear e implantar un sistema de
reporting se requiere realizar previamente un estudio de las necesidades de informacin y de las
bases de datos existentes.

El Business Intelligence se refiere al proceso de convertir datos en conocimiento y


conocimiento en acciones que aporten una ventaja competitiva al negocio. Los sistemas de
informacin generan un valor aadido slo cuando su utilizacin permite ayudar a controlar la
consecucin de unos determinados resultados. El reporting como instrumento esencial del sistema
de informacin es una solucin orientada especficamente a satisfacer las necesidades de
informacin para la mejora de la gestin en su organizacin.

Es frecuente encontramos que en determinadas circunstancias en las organizaciones hay que


buscar, procesar y presentar multitud de datos e informes en un perodo de tiempo muy limitado;
las personas responsables de los trabajos emprenden trabajosamente el rastreo de los datos; las
hojas de Excel proliferan por doquier sin control. Tratando de apurar el tiempo, se consultan los
aos anteriores en un intento de recordar y recuperar la sistemtica empleada, pero siempre hay

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

una nueva pregunta o un nuevo informe a crear que requiere ms y mejor informacin. Y cuando
tambin llega el momento en el que alguien tiene que integrar las informaciones que cada rea o
departamento ha preparado a su manera: los mismos datos presentados por unos y otros son
divergentes, las frecuencias temporales no son las mismas, los formatos son diferentes y los
trabajos de construir los informes requeridos son una tarea muy laboriosa.

Es muy importante tambin analizar cuando necesitamos un sistema de reporting, veamos en la


siguiente figura los posibles motivos o necesidades:

Toma de
decisiones
intuitivas
Mltiples Problemas por
fuentes de la calidad de la
informacin informacin

Anlisis de Necesidad de un Caos de excels


datos manuales y
histricos sistema de desintegrados
reporting

Necesidad
Informacin
de
cruzada entre
informacin
departamentos
rpida

Anlsis de
Masa crtica
objetivos
de
previstos y
informacin
reales

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

2.2 Caractersticas de un sistema de reporting


Cada responsable de los diferentes departamentos (Ventas, Compras, Finanzas, Contabilidad,
Logstica, etctera) necesitan tener acceso a toda la informacin relevante para tomar las
oportunas decisiones.

El reporting se refiere al proceso de convertir datos en conocimiento y el conocimiento en


acciones que aporten ventajas competitivas a su negocio:

Un sistema de reporting permite obtener informacin para realizar acciones que aporten
ventajas competitivas a su negocio.
La clave para el reporting es la informacin que genera y uno de sus mayores beneficios
es la posibilidad de utilizarla en la toma de decisiones.
Mediante el reporting convertimos los datos en informacin de alto valor aadido para
analizar el estado de su organizacin y tomar las mejores decisiones.

Un sistema de reporting permite integrar de una forma flexible y prctica los datos que tienen las
distintas bases de datos o software de una organizacin, todo ello se relaciona en una nueva base
de datos para ser consultados por ejemplo mediante las Tablas Dinmicas de Excel.

El reporting permite analizar toda la informacin de una organizacin de una forma prctica y en
tiempo real, pudiendo el usuario confeccionar todos los informes, indicadores y grficos en el
formato deseado y con toda la informacin requerida segn las necesidades cada momento.

Sin ms esperas, usted debera poder disear sus informes segn sus necesidades de cada
momento, con independencia y libertad, cambiar los formatos, crear grficos, indicadores, alertas,

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

llvese la informacin a dnde quiera y comparta la informacin con los dems o envela por e-
mail en cualquier formato.

Descubra

Como analizar la evolucin de sus ventas, de sus compras, de sus balances y cuentas de resultados,
de su tesorera y de los indicadores financieros, cuando lo necesite y en el formato que precise.
Con el reporting no se ponen lmites a sus necesidades.

De forma diferente

El reporting es asequible para usted porque est en Excel y utiliza las tablas dinmicas, un
programa que ya conoce, y le da la capacidad de analizar la evolucin de su negocio desde todos
los puntos de vista posibles, desde el mnimo al mximo detalle.

Con facilidad

Como usuario puede crear completos informes para obtener la informacin de su Software de
Gestin directamente en Excel. El formato no es problema -lo aporta Excel en tablas dinmicas-,
incluso automatiza la actualizacin y posterior envo de sus informes a otros usuarios.

Consiga los informes que realmente necesita en cada momento

Consiga los informes que necesite desde cualquier mdulo de su software, el reporting le ofrece
un mtodo nico de realizar y analizar informes con sus datos reales directamente. Mediante una
herramienta moderna y competitiva como son las consultas dinmicas, que le ser muy familiar
y fcil de utilizar. El reporting le debe facilitar plantillas con informes pre-diseados que le
ayudarn a analizar los datos de su software de gestin. Consiga informes financieros, de
inventarios, compras, ventas, clientes, presupuestos, etc. Cambie los filtros de fecha, actualice los
informes y consiga la informacin ms precisa y necesaria en cada momento.

Disee sus propios informes

Ahora puede crear informes ad hoc Usted mismo sin necesidad de depender de terceros o
dedicando mucho tiempo y recursos en la creacin de informes. Puede construir informes a su
medida y necesidades, dele el formato que desee usando las potentes opciones de formato de
consultas dinmicas. Imagine conseguir sus informes actualizados todos los das, semanas, meses
o trimestres automticamente y en formato Web o como hojas Excel. Usted elige el periodo a
analizar, el tipo de informe e incluso el formato Excel, Web o PDF. Usted elige cundo, dnde y
cmo. Desde el reporting puede ver y crear informes de cualquier mdulo: contabilidad, clientes,
ventas, compras, cartera, tesorera, productos, inventario, todos estn disponibles.

Consiga sus informes con un solo clic

Reporting es un software directamente integrado y relacionado con la informacin contenida en


las diferentes bases de datos. Desde las consultas dinmicas puede ver y crear informes de
cualquier mdulo de su software. Analizar los informes desde una hoja de Excel, poder cambiar
los filtros del informe y actualizarlo. Puede ejecutar filtros combinados para tener una perspectiva

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

completa de sus datos. Puede crear informes utilizando las consultas dinmicas que se centran en
la informacin que usted necesita sin necesidad de preocuparse de nombres de tablas y campos.
Puede cambiar filtros de fecha, actualizar el informe y conseguir los datos ms actuales y ejecutar
diferentes filtros desde cualquier dato y navegar por los informes.

Con las tablas dinmicas puede crear informes que analizan sus datos histricos contra los
actuales con una integracin perfecta. Sus caractersticas permiten que se puedan cambiar los
filtros y conseguir los datos ms actualizados as:

Formatos segn sus necesidades


Alertas con indicadores o semforos
Filtros sobre cualquier campo.
Aada clculos adicionales o frmulas de Excel en su informe.

Consiga un retorno real de su inversin

El acceso a los datos est completamente controlado por el reporting. Los usuarios que utilizan
esta herramienta de reporting experimentan un retorno en su inversin de forma inmediata dado
que desde el momento que pone en marcha el reporting se puede empezar a utilizar sin ms.

2.3 Principales ventajas de un sistema de reporting


Todo sistema de generacin de informes ha de ser flexible, gil, dinmico y fcilmente
personalizables para poder ser adaptados a las necesidades en cada momento de los usuarios. Es
en este aspecto que con la suma del anlisis de la informacin y los procesos de automatizacin
trabajando conjuntamente con la tecnologa permiten obtener los informes dinmicos
correspondientes.

Es evidente que para satisfacer las necesidades de los usuarios se requiere extraer informacin de
su software de gestin empresarial para su transformacin en informes, indicadores, grficos de
evolucin, y datos con diferentes formatos. El reporting permite obtener de los informes
dinmicos los aspectos ms crticos del negocio seleccionando la informacin que se necesita,
quien la necesita y con qu periodicidad, permitiendo de esta forma poder tomar las decisiones
oportunas en cada momento.

Uno de los grandes beneficios de una herramienta de reporting es la posibilidad de disponer de la


informacin centralizada y unificada que ofrece datos precisos y relevantes sobre cada una de las
reas, departamentos o responsables de la empresa.

El reporting permite utilizar y comparar tanto datos histricos como datos presupuestados o
previstos y poder as analizar tendencias y controlar los indicadores de gestin segn cada tipo de
perodo temporal.

Los informes se pueden obtener perfectamente mediante consultas dinmicas y ser incluso
enviados a otros usuarios, estando disponibles en cada momento, para ser consultados. Se evitan
errores porque los datos tienen suficiente integridad ya que todos se originan en los orgenes de
igual forma y para todos los usuarios, como no existe la posibilidad de acceder a las bases de
datos los resultados son totalmente fiables.

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Recuerde que:

Si se cree que el conocimiento es caro, la ignorancia an lo es ms"

"Hay que invertir en conocimiento e informacin, porque la ignorancia sale mucho ms


cara

Veamos a continuacin algunas de las ventajas del reporting

Le permite analizar y entender los datos mediante un anlisis detallado.


Mejora los informes con elementos visuales y grficos para cada situacin.
Elabora informes estndar o ad-hoc basndose en los datos de todas las reas de su
organizacin.
Analiza la evolucin y variacin de los importes desde diferentes formas.
Permite analizar desde diferentes orientaciones y niveles la informacin.
Automatiza la elaboracin y distribucin de informes para distintos usuarios.
El acceso a los datos es fcil y rpido permitiendo a los usuarios de forma autnoma hacer
sus propios informes.
Es un medio efectivo para obtener informacin de manera sencilla integrando los
diferentes tipos de los datos y confeccionando los distintos formatos de informes.
Ayuda a los directivos y a los responsables de la toma de decisiones a relacionar los datos
y convertirlos en informacin valiosa.
Ayuda a mejorar la imputacin previa de la informacin dado que est sometida a revisin
y anlisis.
A travs de este tipo de informacin se puede lograr una visin ms completa e integral
de la organizacin, entender los eventos en forma sistemtica permitiendo as una
redefinicin de los objetivos estratgicos.
Analizar de forma interactiva informacin crtica de las diferentes unidades de negocio.
Permitir identificar fcilmente problemas y oportunidades.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Permitir a los usuarios obtener gran cantidad de informacin para analizar y establecer
relaciones, comprender tendencias y soportar las decisiones
Prevenir la potencial prdida de conocimiento resultante de la masiva acumulacin de
informacin de lento y difcil acceso.
Proveer la plataforma tecnolgica orientada al mejoramiento continuo del proceso
decisional aumentando la performance de la organizacin.
Obtener y sintetizar informacin estratgica y operacional.

Busque con el Reporting la respuesta a sus preguntas:

Cunto hemos ganado en cada cliente?

Qu evolucin de ventas tenemos, por cliente, zona, departamento, servicios?

Cules son los servicios ms rentables?

Cmo han evolucionado los gastos por expediente o cliente?

Dnde no se cumplen los presupuestos?

Dnde ganamos ms en clientes de cuota o servicios puntuales?

Es adecuada la productividad por tipo de recurso o cliente?

Cul es la evolucin de los resultados por periodos?........................

Y toda aquella informacin clave que usted necesite

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Si usted est en un proceso de implantacin de un reporting considere los siguientes


apartados:

Coste total bajo: utilizar las herramientas


de Microsoft si es posible
Inversin lo ms reducida Sin costes por usuario receptor de
posible gracias a que informes
Rpida puesta en marcha
Desde sus ordenadores y en formatos
estndar de Excel
Bajsimo coste de formacin
Usuario final: con conocimientos de
Excel a nivel bsico
Desarrollador de informes: el propio
usuario

El usuario final utiliza el Excel con


tablas dinmicas.
Aproveche su Con Independencia y autonoma para el
usuario en la creacin de informes
infraestructura informtica
Se trata de abarcar el mximo de
informacin posible de todas sus bases de
Mejorar y rentabilizar sus datos
Posea toda la informacin que necesite
fuentes de informacin en cada momento

Se trata de mejorar la utilizacin de su


software de gestin actual
Optimice la gestin de su Optimizar la utilizacin de los recursos y
mejorar la toma de decisiones
negocio

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Las principales conclusiones obtenidas del proceso de implantacin y utilizacin de


un sistema de reporting son:

Un sistema de reporting constituye una necesidad para asegurar el correcto


funcionamiento de una organizacin.
Los sistemas de reporting son una muy buena herramienta para mantener la
evolucin y el crecimiento de una organizacin y deben estar diseados de forma
tal que puedan seguir esa evolucin y crecimiento.
Los sistemas de reporting influyen en todas las reas de la organizacin.
Cualquier organizacin que se proponga cumplir con sus objetivos debe tener un
sistema de reporting adaptado a sus necesidades.
Los sistemas de reporting no son mquinas de fabricar informes, sino que deben
ser flexibles para en cada momento dar respuesta a las circunstancias.
El tener un sistema de reporting no es un lujo para una organizacin, sino que
debe responder a una necesidad concreta de informacin.
Los sistemas de reporting son vlidos para cualquier proceso en el que deban
tomarse decisiones, no son propiedad de las reas comerciales o financieras
solamente.
Los sistemas de reporting, ofrecen la informacin con el grado de detalle
necesario para cada tipo de anlisis.
Los sistemas de reporting no son una herramienta exclusiva del rea de sistemas
informticos para mantener cautivos a los usuarios. Por el contrario, con un
sistema de reporting adecuado los usuarios pueden conseguir ms independencia
al poder realizar las consultas en forma intuitiva y flexible.
Implantar un sistema de reporting tiene un enorme valor aadido el tener que
revisar dnde y cmo se estn almacenando los datos de los diferentes sistemas.
Es una adecuada oportunidad para incluir los datos que se estn utilizando
manualmente con soportes externos a las bases de datos existentes.
El desarrollo de un sistema de reporting no se comienza por la eleccin de la
herramienta de visualizacin. Como en todo proceso de implantacin, hay que
analizar primero las necesidades de la empresa, consultar a los usuarios, fijar el
alcance y las restricciones y, finalmente, disear, desarrollar y probar cada etapa
de su implantacin como veremos ms adelante.
El desarrollo de un sistema de reporting no termina con la creacin de un sistema
de consultas a las bases de datos. Sino que tambin se deben definir e
implementar los trabajos de procesamiento de los datos (periodicidad, horario,
administracin de errores, etctera).
Existe una gran variedad de herramientas de visualizacin explotacin de datos.
Debe facilitarse a cada usuario la que ms le convenga, sin descuidar el
presupuesto. La herramienta de visualizacin no debe ser una barrera entre el
usuario y el sistema de reporting sino todo lo contrario.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

3. Aspectos previos a la
implantacin de un
reporting
3.1 Cundo es aconsejable utilizar una herramienta de
reporting?
Antes de decidir la implementacin de un sistema de reporting como herramienta de business
intelligence debemos tener en cuenta algunos aspectos muy importantes para asegurar que esta
solucin aportar valor a la organizacin. En general hay una serie de factores que aconsejan la
utilizacin de una herramienta de reporting:

Retraso en la informacin, no llega a tiempo o no con la frecuencia requerida.


El usuario tiene difcil acceso a la informacin porque depende de que sea extrada por
otras personas o personal especializado.
El sistema de acceso y explotacin de la informacin es complejo y poco mecanizado.
No es online, lo que implica tener una informacin obsoleta.
Preparar, ordenar y enviar la informacin requiere de mucho tiempo y recursos.
La informacin que se recibe no est orientada al perfil de cada usuario o rea de la
organizacin.
No nos permite analizar o llegar al detalle del motivo que justifica cada resultado
presentado.
Dificultad en consolidar y agregar datos de diferentes orgenes o entidades.
No es fiable la informacin recibida, porque se puede manipular o sus resultados pueden
variar significativamente por errores de los usuarios en su extraccin o forma de
presentacin.
No puede consultarse desde fuera de la oficina ni a travs de dispositivos mviles.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Tiene mltiples interpretaciones o visiones de la misma realidad, porque no se ha definido


adecuadamente los informes y su contenido.
Slo se explica en los informes qu sucedi, no permite realizar proyecciones de negocio
o simulaciones.
No tiene una presentacin grfica o lo hace de manera muy pobre y limitada.
Tampoco dispone de la posibilidad de calcular indicadores.
Se incurren en altsimos costes de gestin para llevar a cabo clculo de la informacin.
No est consolidada ni centralizada en un nico sistema, lo que complica su explotacin
y su seguridad.

3.2 Principales aspectos a tener en cuenta en el proceso de


seleccin e implantacin de un sistema de reporting
Antes de embarcarnos en un proceso de implantacin de un reporting Qu debemos tener en
cuenta?

Compromiso y convencimiento de la alta gerencia respecto a la aportacin de mejoras


que se busca obtener y expresar explcitamente este valor esperado durante toda la
implantacin del proyecto.
Disponibilidad de recursos y tiempo de dedicacin de usuarios claves que conozcan los
requerimientos del negocio.
Consciencia del valor aadido que aporta el reporting.
Compromiso de los responsables de tecnologa con el proyecto.
Datos adecuados para alimentar la solucin de reporting.
Consenso respecto de los informes e indicadores necesarios del negocio.
Presupuesto previo claro y conciso.
Motivacin de los responsables y usuarios para el proyecto.
Consenso respeto de lo importante y necesario respecto a lo que es accesorio.
Datos del negocio definidos y consensuados (plan de cuentas, estructura de productos,
canales de venta, familias, etctera.)

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Si alguno de estos aspectos no est completamente claro y definido dentro de la organizacin, es


recomendable realizar una consultora o ante-proyecto que deje preparada la organizacin para
enfrentar un proyecto de reporting de una manera exitosa.

Por ltimo, hay que remarcar que el reporting se basa en tcnicas de business intelligence o la
inteligencia de negocios es una consecuencia o manifestacin de la inteligencia humana, por lo
tanto, la inteligencia de negocios no sustituye la desinteligencia humana.

3.3 Est preparada nuestra organizacin para implementar


y utilizar un sistema de reporting?
A continuacin, se presenta una serie de preguntas sobre si est preparada la organizacin para
trabajar con una herramienta de reporting:

Se cuenta con el compromiso de la alta gerencia para encarar un proyecto de creacin de un


sistema de reporting?

Tiene presente que se debern formar a los usuarios en la disciplina asociada al conocimiento y
funcionamiento de reporting?

Estn claramente definidos los objetivos de negocio que se asocian al sistema de reporting?

Han identificado las necesidades de informacin que son de inters?

Ha detectado las formas por las cuales se analizar la informacin?

Ha relevado las medidas o indicadores que se usarn para evaluar los acontecimientos?

Se tienen definidas todas las fuentes de donde va a extraer los datos?

Tiene definidos los formatos de los archivos de transferencia y de los datos que stos incluyen?

Se han diseado los procesos de seleccin, transformacin y carga de datos?

Se tienen claramente definidos los requerimientos previos?

Conocemos los hechos que se quieren analizar, los indicadores y las aperturas por las cuales se
quiere hacer el anlisis?

Se han definido las tablas que se necesitan para el sistema?

Sabemos si los usuarios utilizarn el sistema propuesto?

Cubren las consultas diseadas las necesidades de los usuarios intuitivamente y con facilidad de
manejo?

Est definida la forma de agregacin de los diferentes datos para poder navegar por los mismos?

Estn definidas las frmulas o criterios de todos los datos e indicadores calculados?

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Estn correctamente documentadas todas las necesidades y requisitos?

Los tiempos de respuesta de las consultas son un factor clave? Se tienen definidos valores
mnimos o mximos a cumplir?

Est calculado el volumen de datos procesar, tanto en la actualidad como en el futuro?

La frecuencia y el tiempo de procesamiento de los datos, son factores crticos para el reporting?

Se cuenta con el equipo de hardware adecuado para las necesidades a corto y medio plazo
actuales?

Se han considerado el hardware relacionndolo con el almacenamiento y la velocidad de


procesamiento?

Ser necesaria la creacin de consultas offline (actualizar los datos previamente) u online
(actualizacin y consulta online de los datos)?

Se tiene una clara idea de la cantidad y calidad de las consultas necesarias?

Existe una poltica de seguridad institucional previa?

Se pueden definir grupos de usuarios para facilitar la administracin de la seguridad y acceso a


los informes?

Todos los requerimientos de control de acceso a los datos se van a tener en cuenta?

Existe capacidad (habilidades y tiempo disponible) de desarrollar herramientas propias con el


reporting?

Las herramientas del mercado, cubren las necesidades de la empresa? y son accesibles a nivel
econmico y de prestaciones?

Se requieren consultar datos desde distintas ubicaciones y en diferentes dispositivos por internet?

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4. Metodologa para
implantar un sistema de
reporting

4.1 Por qu fallan las implantaciones de sistemas de


reporting?
A veces nos sorprende que con el desarrollo al que han llegado muchas herramientas, el uso de
metodologas contrastadas y el mayor nivel de conocimiento de tcnicos y usuarios, se produzcan
tantos desastres en la implementacin de soluciones de reporting o business intelligence, en
trminos de exceso de coste sobre el previsto, no utilizacin por parte de los usuarios, no cumplir
con las expectativas, informacin errnea, etc...

En base a nuestra experiencia vamos a explicar cules son algunos de los principales fallos:

Muchos reportings o sistemas de gestin de datos, crecen en tamao de forma


desproporcionada porque los tcnicos no consiguen decir 'no' a las 'excesivas' demandas
de los usuarios.
Se prefiere realizar el proyecto con personal de la propia empresa, cuando stos no tienen
ni tiempo, ni conocimientos para poder abarcarlo.
Se fijan unas fechas de entrada en produccin del sistema poco realistas, que provoca
nuevas fechas y ms retrasos.

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El presupuesto destinado para el proyecto es escaso en comparacin con el grado de


complejidad que se quiere desarrollar.
La seleccin del software y hardware a veces se realiza siguiendo criterios de acuerdos
generales o compromisos, antes que los requisitos tcnicos.
Antes del proyecto, no se realizan las pruebas previas y necesarias para determinar la
viabilidad del mismo.
Los datos de origen no estn correctamente: existen duplicidades, errores, caracteres
errneos, implican un proceso de extraccin y consulta de datos ms costosos, mayor
tamao de la base de datos y peor rendimiento de las consultas.
El lder del proyecto no ejerce como tal durante el mismo.
Falta de implicacin de los usuarios y falta de formacin.
Una inadecuada eleccin de los consultores y excesiva rotacin entre ellos alarga la
implantacin.
Poca involucracin de los usuarios finales que les lleva a sentir cierta frustracin con los
resultados obtenidos.
Caer en el error de que el sistema todo lo puede hacer y empezar con adaptaciones a
medida, fuera de las funcionalidades standard.
No incluir el proyecto dentro de la estrategia futura de la organizacin.

Existen ms factores que pueden hacer fallar un proyecto de reporting o business intelligence,
pero los anteriores son los ms importantes, intente evitarlos en la medida de lo posible.

4.2 Metodologa para la implantacin de un reporting?


La metodologa para disear e implementar un reporting est basada en los siguientes pasos:
Analizar primero las necesidades de los usuarios, segundo evaluar los medios tecnolgicos de
que se disponen, y tercero cules se necesitan.

Conocer mediante ejemplos el potencial del Reporting con casos reales.

Disear los diferentes informes segn las necesidades de los diferentes tipos de usuarios.

Programar los diferentes informes dinmicos y presentar las maquetas correspondientes.

Formar a las personas sobre el uso de las herramientas de reporting mediante la utilizacin de
tablas dinmicas.

Mejorar los procesos actuales mediante la aportacin de nuevos datos si son necesarios y que
sus sistemas actuales no poseen.

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Proceso de implantacin del reporting

FASE 1: ANLISIS DE LA SITUACIN INICIAL

Conocimiento del negocio a nivel funcional


Conocimiento de la estructura organizativa
Evaluacin del sistema de control de gestin
Analizar el sistema de informacin actual
Anlisis de las bases de datos actuales
Definicin de los requerimientos del usuario (informes e indicadores)
Documentacin de la planificacin del proyecto
Definicin del modelo a implantar: reas y responsables

FASE 2: PROCESO DE IMPLANTACIN

Verificar el modelo planteado


Implementacin del modelo
Pruebas piloto: prototipo
Formacin de usuarios
Usuarios de la informacin: pruebas finales
Definir y probar los informes a realizar
Visualizacin previa de la informacin

FASE 3: PROCESO DE PUESTA EN MARCHA

Verificacin, comprobacin y coherencia de los datos utilizados


Asistencia de los consultores en la puesta en marcha
Creacin de los informes definitivos
Configuracin de perfiles de usuario y seguridad
Revisin del diseo y visualizacin final de los informes

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5. Descripcin del
contenido del reporting

5.1 Organizacin del contenido del reporting


El reporting debe estar organizado por reas o mbitos de gestin, dentro de los cuales se
encuentran los diferentes informes que usted obtendr en funcin de las necesidades de los
diferentes tipos de usuarios.

Es muy importante que para disear el contenido del reporting se tengan en cuenta los siguientes
factores:

Estructura de la organizacin: su organigrama, las reas de negocio, departamentos,


etctera nos deben indicar como debe ser el reporting estructurado.

Las necesidades de informacin segn los diferentes tipos de usuarios nos obligan a
estructurar el reporting de una determinada forma.

El software que va soportar el reporting nos obliga a veces a estructurarlo de una forma
u otra, as como la accesibilidad si es slo interna o externa desde una o varias
ubicaciones.

Los recursos humanos, conocimientos, software y hardware existente nos van a


condicionar tambin la estructura del reporting y su flexibilidad a la hora de confeccionar
los informes.

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5.2 Tipos de informes que puede contener un reporting


A continuacin, presentamos algunos tipos de informes por reas:

REAS ANLISIS DE

Balances e indicadores financieros


Ingresos y gastos: evolucin mensual y comparativos
Cuentas de explotacin por mrgenes e indicadores
Ingresos y gastos por dimensiones
Gastos por proveedores o acreedores
REA FINANCIERA Presupuesto por meses: ingresos y gastos
Cuenta de explotacin presupuestada
Desviaciones de ingresos y gastos
Desviaciones en cuentas de explotacin
Anlisis de inversiones en activos fijos

Cobros pendientes por vendedor, cliente, formas de


cobro
REA DE Antigedad de saldos pendientes de cobro
TESORERA
Nivel de riesgo por cliente vencido y pendiente
Pagos pendientes a proveedores
Diferencia entre cobros y pagos
Importes vencidos pendientes de cobro

Nmero de clientes actuales o nuevos por vendedor,


zona o regin
Nmero de clientes actuales o nuevos por formas de
cobro, tarifas o tipos de descuentos
Ofertas por cliente y/o vendedor aceptadas o
REA DE VENTAS rechazadas
Ofertas por tipo de artculo y cliente aceptadas o
rechazadas
Pedidos retrasados pendientes de entregar por
artculos o clientes y vendedores
Pedidos futuros pendientes de entregar por artculos
o clientes y vendedores
Plazos de entre fecha pedido y entrega
Ventas por cliente, artculo, familia y vendedores en
evolucin y diferencia de periodos anteriores
Rentabilidad por cliente, artculo, familia y
vendedores en evolucin y diferencia de periodos
anteriores

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REAS ANLISIS DE

Descuentos por cliente, artculo, familia y


vendedores en evolucin y diferencia de periodos
anteriores, en importes y porcentajes
Precios medios comparativos por cliente y/o artculo
en evolucin y diferencia de periodos anteriores, en
importes y porcentajes
Objetivos de venta das, mes o ao, por cliente regin
o vendedor analizando las desviaciones en diferentes
perodos

Nmero de proveedores actuales o nuevos por


vendedor, zona o regin y forma de pago
Pedidos retrasados pendientes de recibir por artculos
y proveedores
Pedidos futuros pendientes de recibir por artculos y
proveedores
Plazos de entre fecha pedido y entrega
Ventas por proveedor, artculo, familia en evolucin
y diferencia de periodos anteriores
REA DE COMPRAS
Precios medios por proveedor y artculo en evolucin
y diferencia de periodos anteriores
Descuentos por proveedor, artculo y familia en
evolucin y diferencia de periodos anteriores, en
importes y porcentajes
Previsiones de compras

Stocks por almacenes, artculos y familias,


comparando stock mnimo con stock actual
REA DE Movimientos de almacenes por compras, ventas
ALMACENES fabricacin, ajustes de inventario
Rotaciones de los diferentes tipos de stocks
Stocks previstos por meses
Antigedad de artculos por tipos y estados

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Informes de alertas

TIPOS DE ALERTAS

Control de desviaciones presupuestarias por cuenta o centro

Control de saldos de bancos, nos avisa si hay saldos negativos

Aviso de que hay gastos excesivos en determinadas cuentas, incluso por centros.

Control de clientes que tienen el riesgo superado.

Aviso sobre saldos de clientes que tiene impagados.

Seleccin de pedidos de cliente retrasados.

Seleccin de pedidos de clientes con cantidades pendientes de entrega retrasadas.

Clientes que nos dejan de comprar en un perodo, medio o definido por nosotros.

Abonos de clientes a partir de un importe o tipo.

Ofertas retrasadas pendientes de aprobar por el cliente.

Control de rappels pendientes de asumir por clientes.

Precios de compras superiores a los pactados.

Cantidades en pedido de compras retrasadas.

Productos con rotacin de stocks superiores a un importe.

Roturas de stocks por productos.

Control de artculos que no cumplen el stock mnimo o mximo.

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6. El software como soporte


del reporting

6.1 Introduccin al software sobre el reporting


Las tecnologas de la informacin han revolucionado el reporting de gestin. La oferta tecnolgica
orientada a ste mbito de la gestin de la informacin es amplia y muchas organizaciones,
especialmente las de gran tamao han invertido millones en herramientas de reporting, business
intelligence o produccin de informes para facilitar la explotacin de la informacin. Podemos
encontrar en el mercado multitud de productos que facilitan la presentacin de la informacin, la
generacin de todo tipo de grficos, cuadros y consultas a partir de informacin que estructurada
en filas y columnas. Aportan toda una serie de funcionalidades para extraer automticamente
informacin de distintas fuentes empresariales y componerla de diferentes maneras a efectos de
reporting, permitiendo la agregacin, anlisis automatizado y produccin de informes mixtos con
documentos y datos.

Como de costumbre, parece que la tecnologa es la solucin mgica que resuelve todos los
problemas empresariales, y como siempre con nuestra experiencia prctica- llegamos a la
conclusin de que sin los requisitos previos de la necesidad de informacin y su adecuada
transmisin a las personas de la organizacin seguimos teniendo un problema de fondo. No se
trata siempre de adquirir nuevas aplicaciones, sino de ser capaces de aprovechar al mximo y de
la mejor manera posible los recursos, las herramientas y orgenes de datos que disponemos para
obtener la informacin necesaria para la mejor toma de decisiones posible.

Esto implica un trabajo previo de reflexin en el que debieran participar los responsables de todas
las reas de la organizacin. Este proceso ser la base para determinar y establecer un origen
controlado y consistente de nuestros datos e informes de actividad, una sistematizacin de las
necesidades de reporting, y unos procedimientos de actuacin. Una simple bsqueda en la Web
de los trminos business intelligence y reporting nos presenta un panorama dominado por los
proveedores de soluciones de software y escasa reflexin sobre el trasfondo metodolgico y
organizativo de la gestin de la informacin como una herramienta de mejora de la gestin.

Los responsables de los sistemas de informacin deben estar atentos a este componente crtico de
la gestin de la informacin en las organizaciones en unos tiempos en que la previsin, la
supervisin y el control son elementos bsicos para la mejor toma de decisiones y sin duda para
la supervivencia en el futuro de toda organizacin.

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6.2 Ejemplo y presentacin de un software de reporting


Para poder consultar los diferentes informes que contiene el reporting los usuarios pueden utilizar
un software que debe contener una serie de cualidades que le ayuden en el proceso de acceso y
consulta, sobretodo en una situacin en que las personas se mueven y no estn fsicamente en los
mismos lugares. El reporting es un el software que le permite actualizar y consultar sus informes
en forma de consultas dinmicas desde cualquier lugar: por internet o red local.

El reporting es una herramienta de software que permite ordenar y facilitar el acceso por internet
segn las necesidades de los diferentes tipos de usuarios y reas, a los diferentes tipos de informes
en formato de consultas dinmicas que tiene en su organizacin y que deben ser actualizados de
forma permanente. Debe permitir crear plantillas para que cada usuario las adapte personalmente
a su forma de trabajar y necesidades. El reporting debe ser un software muy flexible que permita
ordenar por reas o departamentos los diferentes informes con la posibilidad de conectarse o no
a todas sus bases de datos.

SCGReporting es una solucin de Reporting que permite analizar toda la informacin de una
organizacin de una forma prctica y en tiempo real, pudiendo el usuario confeccionar todos los
informes, indicadores, y grficos en el formato deseado y con toda la informacin requerida segn
las necesidades de cada momento, aadiendo la posibilidad de trabajar con objetivos, alertas e
indicadores.

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SCGReporting es el software que le permite actualizar y consultar sus informes con tablas
dinmicas desde cualquier lugar: por internet o red local. Es una herramienta de software que
ordena y facilita el acceso por internet, segn usuarios y reas a los diferentes tipos de Excels en
formato de tablas dinmicas, permite crear plantillas para que cada usuario las adapte
personalmente a su forma de trabajar y necesidades.

Por qu debe utilizar SCGReporting?

Generacin de informes mediante las Tablas Dinmicas de Excel que facilitan a


los usuarios la personalizacin de los mismos segn sus necesidades.
Realizar consultas a las diferentes bases de datos aportando todos los datos
necesarios y presentando los resultados mediante las Tablas Dinmicas.
Compartir la informacin entre diferentes departamentos y tipos de usuarios.
Autonoma total de los usuarios finales a partir de las plantillas previas en Tablas
Dinmicas que luego ellos mismos pueden personalizar segn necesidades.
Interfaz de trabajo fcil de utilizar, combinando las Tablas Dinmicas con Excel
su potencia es mxima.
Permite adaptar el acceso, creacin, publicacin y distribucin de informes a las
necesidades entre los diferentes tipos de usuarios.
Consultar, crear y compartir los informes desde cualquier lugar en formato Excel
o desde su explorador.

Caractersticas y ventajas de la utilizacin de las Tablas Dinmicas?

Confeccin de diferentes tipos de informes en formatos comparativos, en


porcentajes y ranking.
Consultas de datos desde el mximo al mnimo detalle (drill down).
Creacin de mltiples tipos de grficos segn necesidades.
Introduccin de alarmas e indicadores que nos avisen de comportamientos
irregulares.
Creacin de nuevos campos calculados mediante frmulas de Excel.
Modificar y adaptar los nombres de los diferentes campos.
Actualizacin online de los datos en cualquier momento.
Creacin de informes de anlisis de datos por meses, trimestres, aos y otras
unidades temporales.
Absoluta seguridad de consultas al origen de los datos, permite que toda la
informacin sea homognea y nica.
Aprendizaje rpido para el usuario con nuestra formacin, manuales y ejemplos.

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6.3 Ventajas en la utilizacin del SCGReporting


Beneficios exclusivos para usted de nuestro software SCGReporting

Sin lmite de licencias


Mnimos costes de mantenimiento
Consultas por internet ilimitadas
Incorpore informes de diferentes orgenes de datos
Visualice los informes en Excel o formato web desde cualquier dispositivo
Puede aadir objetivos, alertas y nuevas agrupaciones a sus informes
Fcil de usar, interface web
Acceso fcil y prctico desde cualquier dispositivo
Adapte los mens y submens a sus necesidades
Trabaja con Excel mediante las Tablas Dinmicas
Gestione documentos de todo tipo en la red
Se instala en el servidor o en la nube
Personalice sus plantillas o informes
Facilite permisos de consulta de informes solamente
Enve alertas por email automticamente

Inversin reducida de nuestro software SCGReporting

Coste total bajo: herramientas de Microsoft


Sin costes por usuario receptor de informes
Rpida puesta en marcha
Desde sus ordenadores y en Excel
Bajsimo coste de formacin
Usuario final: Excel a nivel bsico
Consulte desde la web sus datos
Desarrollador de informes: el propio usuario
Se actualizan los datos desde el servidor, liberando a los Pcs de trabajos
innecesarios

Con nuestro software SCGReporting

Aproveche su infraestructura informtica


Mejore y rentabilice su informacin
Optimice la gestin de su negocio

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41
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Una vez instalado el SCGReporting veamos cules son sus principales ventajas
operativas:

Permite ordenar los diferentes tipos de Excel con tablas dinmicas por

responsables, reas o departamentos.

Se pueden crear grupos de usuarios para que accedan a determinada informacin.

Cada usuario puede crea sus informes y guardarlos para poder ser utilizados a

partir de las plantillas a las que tiene acceso.

Los informes en Excel una vez se consultan se actualizan previamente desde el

servidor, as se pueden consultar y modificar desde cualquier lugar. Con permisos

de acceso por usuarios a internet o red local.

El acceso es restringido por usuario y pasword. Para ello se crean grupos de

usuarios con sus mens y accesos.

Permite crear mens personalizados en cada rea de consulta para poner en su

interior varios archivos Excel que llamaremos de origen plantillas. Cada usuario

puede consultar segn los permisos de acceso que le han facilitado.

Se pueden crear plantillas en Excel o tambin consultas dinmicas interactivas

que nos sirven para consultar en el momento los datos para cubrir las necesidades

de unos usuarios concretos.

Se pueden programar envos por e mails de Excel a uno o ms usuarios en forma

de alertas, por ejemplo, en formato de Excel o pgina web

Se pueden aadir manuales y documentos adicionales en cualquier formato.

Se pueden crear nuevas plantillas solo de consulta que agilicen el trabajo diario

de los usuarios.

El mantenimiento del software lo puede realizar un usuario determinado

fcilmente, ya que todo est explicado en los manuales.

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42
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

6.4 Contenido del SCGReporting

Pantalla inicial del SCGReporting Entre desde una


pgina web mediante
el usuario y el
password desde
cualquier lugar y/o
dispositivos y consulte
los informes en tiempo
real de su reporting
:

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43
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Contenido del SCGReporting: Mens y submens

Mens de gestin, puede


crear tantos como precise
y adaptarlos a su
organizacin

Informes, envo de emails,


mensajes programados y
documentos que crea y
gestiona el propio usuario

Manuales de ayuda y
documentos de
informacin pblica

Tablas, maestros para crear objetivos,


alertas y nuevas agrupaciones de
datos

Crear mens y submens


Usuarios y permisos

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44
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Descripcin del SCGReporting

MDULO SUBMENS DESCRIPCIN

Se pueden crear Se crean en los submens las plantillas


tantos Mens o pblicas necesarias para ser consultadas,
submens como se slo el administrador puede crear y
necesiten sustituir plantillas con Excel, se pueden
consultar con formato de archivo: Excel
o con html de pgina web, para ser ledas
desde cualquier dispositivo (para segn
qu usuarios no hace falta tener Excel
instalado con un navegador basta)

CONSULTAS Se pueden crear Opcin igual que la anterior pero para


tantos submens usuarios que slo disponen por permisos
como se necesiten de opcin consulta ya que no tienen el
men de Plantillas de usuario

MIS INFORMES Informes del usuario Aqu cada usuario puede crear sus
informes a partir de los modelos
anteriores adaptndolos a sus
necesidades

E-MAIL REPORTING Mis informes e mail Aqu cada usuario puede crear sus
informes a partir de los modelos
anteriores adaptndolos a sus
necesidades per slo para ser enviadas
por email

E-MAIL REPORTING Envo de emails Opcin para confeccionar tantos envos


de email como se requieran, por usuarios
del sistema o no, y con formato Excel o
html de pgina web, y con la periodicidad
de mes das, semana y para las horas que
se necesiten

MENSAJES Envo por email de Esta opcin permite para uno o varios
mensajes usuarios a la vez programar envos de
programados emails como mensajes de recordatorios

MIS DOCUMENTOS Documentos del Permite a cada usuario guardar archivos


usuario de todo tipo, pdf, Word, PowerPoint
Excel, etc.

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45
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

MDULO SUBMENS DESCRIPCIN

OBJETIVOS Crear tablas con Para realizar su control y seguimiento, las


objetivos tablas las crea y mantiene el usuario
autorizado

ALERTAS Crear tablas con Para que nos avisen de anomalas en la


alarmas gestin de una forma directa segn los
parmetros fijados. las tablas las crea y
mantiene el usuario autorizado

AGRUPACIONES Crear tablas con Si sus sistemas de software o ERP no


agrupaciones tienen, las tablas las crea y mantiene el
usuario autorizado

DOCUMENTOS Documentos para los Aqu todos los usuarios pueden consultar
PBLICOS usuarios documentos en formato de cualquier
archivo

AYUDA Acerca de Datos de la instalacin, aqu se regula


tambin si se enva o no emails y si el
modelo puede trabajar offline u online o
ambos a la hora de consultar los informes

AYUDA Manuales Manuales de soporte para el usuario y el


administrador

AYUDA Preguntas frecuentes Respuesta en forma de ayuda para poder


ayudar al usuario a utilizar el reporting

AYUDA Formacin Documentos soporte para formar a los


usuarios en las tablas dinmicas de Excel

CONFIGURACIN Mens Creacin de mens y submens

CONFIGURACIN Roles Creacin de Roles o agrupaciones para


usuarios de opciones

CONFIGURACIN Usuarios Creacin de usuarios, se indica si:

Si es o no administrador
Si est activo o no
Si tiene derecho a entrar por
internet al sistema
Si puede crear un Excel offline
Si puede crear los informes con
Excel o formato html o ambos.
CONFIGURACIN Papelera de archivos Nos guarda las plantillas que vamos
borrando

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46
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

6.5 Funcionamiento del SCGReporting


Ejemplo de mens del SCGReporting

Desde la opcin de CONFIGURACIN nos permite:

Crear Mens y Submens de trabajo personalizados segn las necesidades de cada


organizacin.
Dentro de cada submen, permite aadir tantas plantillas de Excel tablas
dinmicas como necesite.
Adapte la herramienta a sus necesidades, al tipo de usuarios y a la forma de
consultar la informacin.

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47
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

PLANTILLAS E INFORMES DEL REPORTING

SCGReporting permite crear Mens y Submens de trabajo


personalizados segn las necesidades de cada organizacin.

Dentro de cada submen, permite aadir tantas plantillas de Excel


tablas dinmicas como necesite.

Los mens y submens


permiten

Ordenar los diferentes


tipos de plantillas en
Excel con Tablas
Dinmicas por reas o
departamentos.
Crear plantillas como
informes como
consultas estndar en
Disee tantas plantillas cmo Excel con Tablas
necesidades de informes tenga, Dinmicas para ser
incluso se pueden actualizar online analizadas rpidamente
u offline los datos.
o consultas Web.

Ejemplo de informes

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Pulsando sobre el icono


se nos abre la plantilla del
informe en Excel

Las plantillas offline se actualizan


previamente, as se pueden trabajar con
grandes cantidades de datos sin perjudicar
el rendimiento.

Las plantillas online una vez se consultan se


actualizan en el momento, as se pueden
consultar y modificar desde cualquier
lugar.

Cree slo para determinados


usuarios informes en Excel o
formato de pgina Web, para
agilizar su trabajo y consumir
menos recursos de software.

Asigne a cada plantilla o informe una


explicacin sobre su utilizacin

Asigne a cada plantilla o informe un


archivo que permita explicar el
proceso de trabajo o tarea a realizar

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49
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Puede consultar los


informes desde una
Tablet, iPhone y otros
dispositivos mviles,
desde cualquier lugar y en
el formato que prefiera.

Ejemplo:

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50
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

GESTIN DE TESORERA

SCGTesorera
Les presentamos el nuevo mdulo SCGTesorera, que permite
realizar el presupuesto y el control de la tesorera, integrado en
nuestro sistema de Reporting.

Conscientes de la importancia que tiene para las


empresas la gestin de tesorera, hemos diseado
este mdulo que con las siguientes caractersticas:

Confeccionar de forma integrada y


automtica las previsiones de tesorera.

Conocer por semanas y/o meses si tiene


saldos negativos para anticiparse.

Evaluar si sus previsiones han sido


correctas comparando con los pagos y
cobros reales.

Revisar sus previsiones peridicamente y


actualizarlas. Total, autonoma del usuario.

Trabajar por semanas, meses, trimestres o Flexible y adaptable a sus


aos sus previsiones. necesidades.

Hacer simulaciones y diferentes escenarios Empresa o multiempresa usted


sin lmite. elige.

Ahorrar tiempo en la confeccin de su Posibilidad de compartir sin


presupuesto de tesorera. riesgo la previsin de tesorera
con otros usuarios.

Rpida puesta en marcha del


sistema.

Nosotros le ayudamos a
implementar el presupuesto de
tesorera.

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51
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial
VENTAJAS DE UTILIZAR EL MODULO
SCGTesorera
Introducir las previsiones fijas de cobros y pagos por mes y ao slo una vez en el
sistema.
Calcular las previsiones de cobros y pagos a travs de la cartera en sus vencimientos
previstos por cliente.
Calendario semanal y mensual adoptado a su tesorera mensual.
Verificar los saldos finales por semana o mes, los pagos y cobros de las previsiones y
los importes reales.
Previsiones por semana, mes, trimestre o ao.
Control de los pagos fijos, variables o por cartera.
Previsiones de cobros y pagos, fijas o espordicas temporales por semana y mes.
Consulta de los datos histricos, tanto previsiones como datos reales.
Comparativo de cobros y pagos previstos con reales de su contabilidad con detalle de
todas las partidas.
Flexibilidad para modificar las previsiones y adaptarlas a las necesidades dcada
momento.
Permite gestionar la tesorera de una empresa o de varias.
Permite aplicar a los plazos iniciales de cobro por cliente das adicionales de cobro para
conseguir una previsin mejor.
Utiliza nuestra tcnica de crear tablas en Excel que subidas al reporting facilitan las
previsiones y los cambios en tiempo real.
Capacidad de cambiar los datos de una forma muy rpida flexible y obtener as los
nuevos saldos previstos.
Poder hacer diferentes versiones si es necesario y con diferentes escenarios.
El usuario tiene toda la capacidad e independencia para hacer cambios.
Compartir la tesorera con otros usuarios y / o departamentos o direccin.
Crear alertas sobre informes que nos informen sobre impagados, plazos de cobro
excesivos, etctera.
Carteras de cobros para calcular las previsiones de cobros.
Carteras de pagos para calcular las previsiones de pagos.
Consultas de movimientos contables de pagos y cobros para conocer el origen de los
mismos.

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52
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Este apartado permite conocer la situacin


de las carteras de cobros y pagos, ratios de
plazos de cobro o pago y efectos
impagados o retrasados de pago, as como
el origen contable de los cobros o pagos
para hacer las previsiones

Desde aqu podemos incorporar los datos


de la previsin de tesorera para el periodo
escogido

Esta es la opcin que permite de forma


muy prctica introducir las previsiones, y
todas las variables necesarias para el
clculo automtico de las previsiones

Desde aqu podemos generar los presupuestos de


tesorera pos semana o mes, su seguimiento
comparando las previsiones con los cobros o pagos
reales

EJEMPLOS DEL MDULO SCGTesorera


SALDO DE PREVISIN DE TESORERA POR SEMANA

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

COMPARATIVO SALDO INICIAL CON FINAL DE LA PREVISIN SEMANAL

PREVISIN SEMANAL DE TESORERA

COMPARATIVO ENTRE COBROS Y PAGOS PRESUPUESTADO Y REALES

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

POR MES

PREVISIN TESORERA MES

DIFERENCIAS ENTRE PREVISTO Y REAL

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

INFORMES DEL USUARIO

Disee

Tantos informes cmo


necesidades de informes tenga en
cada momento
Informes para enviar por email a
otros usuarios de forma
automtica y programada.

Y guarde sus documentos para


consultarlos en cualquier situacin.

Puede crear tantos


informes como requiera
el propio usuario

Puede adjuntar tantos


documentos como necesite y en
cualquier formato slo para el
propio usuario

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Puede crear tantos


informes a medida para
enviar a uno o varios
usuarios de forma
programada y automtica
por email

Crear un email
seleccionando el
informe a
enviar, usuarios
y periodicidad

Envos de e-mail creados


en el sistema

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57
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Puede crear tantos


mensajes para enviar a
uno o varios usuarios de
forma programada y
automtica por email

Detalle de los mensajes


creados

Men de creacin de
mensajes

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

CREAR OBJETIVOS, ALERTAS Y AGRUPACIONES

Ponga sus objetivos de negocios y realice


su seguimiento, por ejemplo, ventas por
pas, por familia o por vendedores, est
siempre informado si se van a conseguir
los objetivos y acte a tiempo.

Fije las alertas necesarias para que los informes le


avisen con la suficiente antelacin si no se cumplen
las previsiones, por ejemplos si los nuevos clientes
cumplen con sus compromisos o si se cumplen los
plazos de cobro, trabaje por excepcin y controle con
menos esfuerzos la marcha de su negocio.

Realice nuevas agrupaciones de la informacin


para poder realizar un mejor anlisis y
seguimiento, por ejemplo, clasifique sus
clientes segn diversos criterios y nuevas
agrupaciones que su software actual no puede
realizar.

GESTIN DEL SOFTWARE MANUALES Y AYUDAS

Guarde y consulte en documentos todo tipo de


archivos de soporte, instrucciones o
presentaciones, tanto para los usuarios en
general como para el propio usuario, accesibles
desde dnde usted quiera.

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59
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Consulte las ayudas siempre que lo precise, con


manuales, casos prcticos y ejemplos
actualizados

Puede crear tantos mens y submens para


organizar mejor la informacin como necesite,
asignar a cada usuario que informacin puede
consultar (grupos de usuarios) y desde dnde
(red local o internet) en formato Excel, pgina
web o ambos, por ejemplo

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

6.6 Ejemplo de mens de informes con el SCGReporting

Mens principales puede crear


tantos como precise y
adaptarlos a sus necesidades

Submens de anlisis contable


puede crear tantos como
precise y adaptarlos a sus
necesidades

Plantillas del sistema las crea


slo el administrador

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Submens para el anlisis


financiero puede crear tantos
como precise y adaptarlos a
sus necesidades

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Submens para el anlisis de


los presupuestos puede crear
tantos como precise y
adaptarlos a sus necesidades

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Submens para el anlisis de


las carteras puede crear tantos
como precise y adaptarlos a
sus necesidades

Submens para el anlisis de


ventas puede crear tantos
como precise y adaptarlos a
sus necesidades

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64
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Submens para el anlisis de


compras

Submens para el anlisis de


los stocks

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

7. Casos prcticos de
reporting

7.1 Sistema de reporting en una escuela de negocio

Reporting para el anlisis y control de cursos y seminarios


Introduccin
Una organizacin sea del tipo que sea necesita conocer la evolucin de su actividad desde
diferentes puntos de vista, para identificar como realizar las diferentes mejoras a los resultados
negativos o bien aumentar los resultados obtenidos con los proyectos que funcionan mejor, vamos
a desarrollar un caso prctico de una institucin de enseanza que realiza cursos y seminarios de
diferentes reas enfocados a un pblico que est trabajando en los diferentes departamentos de
las empresas.

El dato es un valor crtico en el entorno empresarial, y representa y materializa su garanta para


la continuidad de cualquier tipo de organizacin, por lo que debe existir un sistema de informacin
que debe ser capaz de proporcionar un acceso gil y flexible a los datos para apoyar la toma de
decisiones de los diferentes responsables. Mediante la informacin podemos medir las
actuaciones y resultados en cualquier organizacin y saber si se consiguen los diferentes
objetivos. Nuestra elevada experiencia en la implantacin de sistemas de reporting nos permite
presentarle este ejemplo aplicado a una escuela de formacin.

Los datos utilizados son simulados. Podemos hacernos algunas preguntas como son:

Qu nmero de alumnos tenamos para cada rea de formacin?

En qu reas han aumentado o disminuido los alumnos de un ao a otro?

Qu cursos han facturado ms en un ao respecto a otro?

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66
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

En qu cursos se ha ganado o perdido dinero?

Qu cursos han tenido ms xito?

Qu reas han aumentado la facturacin?

Qu xito han tenido los nuevos cursos?

En qu cursos se han hecho descuentos?

Datos de la escuela de formacin

A continuacin presentamos los cursos y seminarios de una escuela de formacin, todos los
datos estn referidos a los aos 2011 y 2012.

reas, sub reas y tipos de cursos:

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Resumen de la actividad: nmero de cursos

Nmero de cursos

Nmero de cursos por reas

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Variacin del nmero de cursos por reas

Nmero de cursos por subreas

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Nmero de cursos por subreas

Variacin del nmero de cursos por subreas

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Resumen de la actividad: nmero de alumnos por curso

Evolucin de los alumnos por rea y curso

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Variacin de alumnos por rea y curso

Evolucin de alumnos por subrea

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Variacin de alumnos por subrea y curso

Evolucin de la facturacin de cursos

Facturacin por tipo de curso

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Evolucin de la facturacin por reas

Evolucin de la facturacin por subreas

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Anlisis de resultados o mrgenes por reas

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Variacin entre aos resultados o mrgenes por reas

Anlisis de resultados o mrgenes por subreas

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Variacin entre aos de resultados o mrgenes por subreas

Anlisis comparativo de ventas y mrgenes por reas

Anlisis comparativo de ventas y mrgenes por subreas

Anlisis especiales

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Anlisis de cursos con descuentos

Cursos que no cumplen el mnimo nmero de alumnos y tienen


resultados y mrgenes muy bajos o negativos

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Anexos detalles de cursos

Ranking de cursos por facturacin los 10 primeros

Facturacin de los nuevos cursos y comparacin con mnimos

Los 10 menores mrgenes obtenidos de los cursos y seminarios

Iiiiiiiiiiiiii

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Anlisis por reas de facturacin, y margen en porcentajes

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7.2 Sistema de control presupuestario

Por qu el presupuesto debe ser el camino a seguir para


garantizar el xito de su empresa?
Introduccin
El aumento de la incertidumbre en los mercados y la falta de recursos obligan a las empresas a
planificar detalladamente su futura actividad, medir los resultados y reaccionar con rapidez en
funcin de dichos resultados y de los cambios que se produzcan en ellos y en el entorno. En este
contexto, el proceso presupuestario tiene una vital importancia para cualquier organizacin.

Sin embargo, en muchas organizaciones esta obligacin de planificar, medir y reaccionar se


soluciona con un proceso esttico que, involucrando a unas pocas personas de la organizacin,
rara vez consigue cumplir con los fundamentos que pueden hacer del presupuesto una herramienta
til para lograr los resultados previstos.

Asignar eficientemente los recursos, traducir los objetivos de la empresa en resultados, generar
previsiones fiables o involucrar a todas las personas con capacidad de decisin para garantizar su
compromiso en el logro de los resultados es de vital importancia y el presupuesto nos proporciona
una excelente herramienta para conseguir todo lo anterior.

Definicin de los presupuestos


Un presupuesto es un proceso que se expresa en trminos monetarios que integra y coordina
las operaciones y recursos que forman parte de una organizacin para un perodo determinado,
con el fin de lograr los objetivos fijados por la direccin.

Es un plan de accin dirigido a cumplir unos objetivos previstos, expresados en trminos


financieros que, debe cumplirse en un determinado tiempo y cumpliendo determinadas
condiciones.

Los objetivos de los presupuestos


Los presupuestos deben cumplir una serie de objetivos bsicos:

Servir como herramienta de accin.

Permitir comparar si lo realmente conseguido con lo previsto se cumple.

Evaluar la actuacin de una organizacin.

Optimizar el empleo adecuado de los recursos.

Trabajar de una forma anticipada para prever los acontecimientos futuros.

Explicar porque no se estn consiguiendo los objetivos.

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82
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Aportar soluciones a las situaciones adversas.

Funcin de los presupuestos


La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organizacin.

El control presupuestario es el proceso de analizar qu es lo que est sucediendo, comparando


los resultados con sus datos presupuestados correspondientes, para verificar los logros o medir
las desviaciones.

Los presupuestos pueden desempear un papel tanto de prevencin como de correccin en las
diferentes reas o departamentos de una organizacin.

As el presupuesto cumple el papel de:

Integrador: indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de una organizacin.

Coordinador: significa que los planes para toda la organizacin deben ser preparados en
conjunto y coordinadamente.

Operativo: uno de los objetivos principales de los presupuestos es determinar los


ingresos que se pretenden obtener, as como los gastos en los que se incurrir.

Recursos: no es suficiente con conocer los ingresos y gastos futuros, la empresa debe
planificar los recursos necesarios y su asignacin, lo cual se logra, con la planificacin
de inversiones y necesidades de financiacin.

La importancia de los presupuestos


Las organizaciones forman parte de un sistema econmico en el que predomina la incertidumbre,
por ello deben planificar sus actividades si pretenden sostenerse en un mercado competitivo, a
medida que aumenta la incertidumbre, mayores son los riesgos a asumir. Por ello los
presupuestos son muy importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones
futuras de la organizacin.

Por medio de los presupuestos se intenta mantener la consecucin de resultados de la empresa en


lmites razonables.

Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas


hacia lo que verdaderamente se busca.

Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin.

Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de los gastos.

Los procedimientos inducen a los responsables a pensar en las necesidades globales de las
organizaciones.

Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y
verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.

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83
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Los presupuestos son muy importantes porque


ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones
futuras de la organizacin.

El control presupuestario
La confeccin del presupuesto y el control posterior son procesos complementarios dado que en
la confeccin se definen los objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan que
facilite su consecucin (recursos), mientras que la caracterstica del control presupuestario es la
comparacin entre la previsin y la realizacin, debindose realizar de forma metdica y regular,
normalmente cada mes y se plasma en el anlisis de desviaciones.

El eje fundamental del control presupuestario se centra en la informacin necesaria para conocer
las desviaciones entre los importes previstos y los reales. Adems es necesario actuar para poner
en marcha los diferentes tipos de acciones y modificar as las actividades futuras si las
desviaciones entre lo previsto y lo real son negativas.

En realidad el control presupuestario va mucho ms all de la mera localizacin de desviaciones


e intenta abarcar:

Todo lo que ha sido objeto de un presupuesto previo debe ser objeto de control posterior.

Toda desviacin entre las previsiones y las ejecuciones del presupuesto tiene un motivo
que hay que analizar y que puede deberse a deficiencias en la previsin, en la ejecucin
o a ambas.

Toda desviacin debe tener un responsable, que requerir llevar a cabo un anlisis
minucioso de dicha desviacin.

Las desviaciones implican medidas de correccin; es decir, el fin ltimo del control
presupuestario es transmitir a los responsables las desviaciones que se han producido para
que acten y propongan las oportunas acciones correctivas.

Explicar tanto las desviaciones adversas como las positivas es vital para mejorar el futuro
de la organizacin.

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84
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

El control presupuestario nos permite tomar decisiones sobre como:

Cunto cerca estamos de cumplir los objetivos?

Dnde se estn produciendo las mayores desviaciones?

Cules son las actividades o unidades de negocio ms rentables?

Cmo podemos financiar nuevas inversiones?

Qu necesidades de financiacin vamos a tener?

Cmo estn evolucionando los indicadores de gestin?

Las principales ventajas


Las ventajas de la confeccin y control del presupuesto son:

Presionan por ser informacin vital para que la direccin o gerencia defina
adecuadamente los objetivos estratgicos a conseguir.

Propician que se defina una estructura organizacional eficaz, determinando la


responsabilidad y autoridad de cada responsable por rea o departamento.

Incrementan la participacin de toda la organizacin en el proceso de creacin del


presupuesto.

Obligan a mantener informacin con datos histricos y sobre la evolucin de las


variables.

Proporcionan una herramienta para la utilizacin ptima de los diferentes recursos.

Facilitan la participacin e integracin de las diferentes reas o departamentos.

Obligan a realizar un auto anlisis peridico y facilitan las bases para el control posterior.

Son un reto para ejercitar la creatividad y las habilidades de todas las personas que
participan.

Ayudan a lograr una mejor/mayor eficiencia en las operaciones ya que permiten optimizar
los recursos.

Proporcionan una ayuda para la planificacin futura y control en las organizaciones.

El control presupuestario es una herramienta


muy eficaz para analizar las desviaciones entre los
importes previstos y los reales

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85
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Las principales limitaciones


Porqu el proceso de confeccin y control del presupuesto no es eficiente en la mayora de
nuestras organizaciones, veamos a continuacin algunos motivos:

Son una herramienta que est basada en estimaciones.

Deberan ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan.

Su ejecucin no es automtica, se necesita primero que se acepte en la organizacin y


segundo que exista una herramienta que de soporte a su control posterior.

Es un instrumento que no debe sustituir el papel y responsabilidad de la administracin.


Por tanto es una herramienta de ayuda.

El presupuesto no debe ser solo una herramienta implantada por la direccin o gerencia
en la organizacin, sino una herramienta de consenso para mejorar los resultados.

La direccin debe organizar sus recursos financieros, establecer bases de operacin


slidas y contar con elementos de apoyo que le ayuden a cumplir sus objetivos.

Se suele centrar el anlisis principalmente con informacin de tipo financiera y se olvida


otro tipo de informaciones de otras reas.

Por qu suelen fracasar los presupuestos?


Pero es necesario profundizar mejor en los motivos por los cuales fracasa el proceso de creacin
y control del presupuesto:

Cuando slo se estudian las cifras y reportings del momento sin tener en cuenta los
antecedentes y las causas de los resultados.

Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea y sus


responsables no comprenden su papel en el logro de los resultados.

Cuando no existe un adecuado nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan


informes y rumores que perturban e impiden la participacin de los colaboradores para
el logro de los resultados.

Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad en los datos
que proporciona.

Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de los
presupuestos y se olvidan de actuar en pro de los resultados.

Cuando no se tienen controles efectivos respecto al sistema de control presupuestario.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Falta de implicacin de todo el personal en la elaboracin del presupuesto. Si queremos


que una persona (sea del nivel que sea) se involucre en su gestin/ resultados es
imprescindible que haya participado en su elaboracin.

Las reglas de clculo de las variables e importes clave no representan la realidad del
negocio.

Asignacin deficiente de los recursos, es necesario realizar una distribucin inteligente


de los recursos internos entre los diferentes proyectos, reas o departamentos.

Presentar los datos demasiado tarde a los responsables impide realizar las mejoras
oportunas.

Para evitar todo este cmulo de problemas e ineficiencias, hay que disear un sistema
presupuestario gil y flexible, donde deforma sencilla puedan variarse los valores de los diferentes
importes de ingreso y gastos, que permita revisar mensualmente las previsiones de un nivel ms
agregado a uno ms ampliado si es necesario, y que se disponga de herramientas que hagan de
forma automtica el proceso de anlisis y clculo de desviaciones.

Caso prctico sobre como optimizar la confeccin y control del


presupuesto mediante Tablas Dinmicas de Excel
Introduccin

Es muy importante conocer la necesidad de poder prever el futuro de una empresa en trminos
econmico-financieros a corto plazo, es decir poder en definitiva tener un presupuesto que nos
ayude a calcular los ingresos y gastos futuros para obtener el resultado deseado en funcin los
objetivos empresariales, y tambin hay que prever la tesorera que nos permita afrontar los
prximos 12 meses sin ningn tipo de problema econmico o lo que es mejor poder prever con la
suficiente antelacin qu problemas podemos tener, por ltimo es necesario tambin que podamos
controlar la evolucin de los objetivos fijados como son las ventas previstas por cliente, por
familia de productos o servicios y por vendedores por ejemplo.

Para conseguir todo esto necesitamos una herramienta como son las tablas dinmicas que nos
permita conseguir los resultados previstos, y que nos ayude a:

Confeccionar un presupuesto de ingresos y gastos por meses para realizar el posterior


anlisis de desviaciones de una forma rpida y sencilla.
Confeccionar el presupuesto de tesorera previsional que nos permita analizar la
viabilidad financiera de la empresa en los prximos 12 meses.
Realizar diferentes anlisis de las desviaciones entre los importes reales y los
presupuestados.
Fijar diferentes tipos de objetivos previstos y poder realizar la comparacin con los
datos reales a medida que se van consiguiendo.

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Caso Prctico: elaborar el presupuesto

A continuacin para analizar cmo se puede plasmar todo el sistema anteriormente explicado de
confeccin y seguimiento del presupuesto con otras herramientas de gestin como son las tablas
dinmicas, plantearemos un caso prctico para ver cmo esta herramienta nos ayuda en la
confeccin, anlisis y seguimiento del presupuesto, el caso prctico incorpora muchas imgenes
y explicaciones muy resumidas para que el lector pueda por s mismo realizar los anlisis.

El caso que plantearemos es el para el presupuesto de un club de ftbol que est formado por las
diferentes secciones a continuacin descritas:

1000 Primer Equipo


1001 Ftbol Base
1002 Baloncesto
1003 Balonmano
1004 Hockey Patines
1005 Ftbol Sala
1006 Otras secciones
1007 Otras actividades del Club

Se consideran que cada seccin tendr sus ingresos y gastos correspondientes del ejercicio 2011,
tendremos por un lado los importes del presupuesto (Importe_PR) y los datos reales
(Importe_RE). Todos los importes estn expresados en miles de euros. Tambin analizaremos
en detalle los ingresos por tipo y seccin:

A continuacin en el cuadro 1 tenemos los ingresos presupuestados y reales del ao 2011:

Cuadro 1: detalle de los ingresos previstos para el ao 2011

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Deberemos obtener los siguientes anlisis e informes:

Informes para cuentas contables a diferentes niveles de las desviaciones de ingresos y gastos
en importes y en porcentajes.
Cuentas de explotacin para cuentas a diferentes niveles de las desviaciones en importes y en
porcentajes.
Informes por centros de coste y / o cuentas en diferentes niveles de las desviaciones de
ingresos y gastos en importes y en porcentajes.
Cuentas de explotacin por centros de coste y / o cuentas en diferentes niveles de las
desviaciones en importes y en porcentajes.
Evolucin mensual de ingresos y gastos presupuestados y reales.
Presupuesto de tesorera mensual ampliado y mensual resumido.
Informes de anlisis de desviaciones entre los objetivos de ventas previstos y los reales
alcanzados.

Empezaremos por obtener los datos del presupuesto inicial del ao 2011, es el punto de partida.
Hay que tener claro que estos datos se tienen que calcular previamente y sern mensuales aunque
el caso prctico que mostramos trabajaremos con datos acumulados en el ao 2011 esto nos
facilitar el anlisis posterior. Todos los importes estn expresados en miles de euros.

Cuadro 2: Ingresos y gastos presupuestados por secciones para el ao 2011

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As el presupuesto total para el ao 2011 quedara de la siguiente forma tal como indica el
cuadro 3:

Cuadro 3: cuenta de explotacin presupuestada en 2011

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La tesorera mensual se calcula en funcin de los cobros y pagos previstos para el ao 2011 ser
la expuesta segn el cuadro 4, se debe observar que gracias a los prstamos obtenidos se podrn
asumir los compromisos de tesorera hasta un lmite marcado por los bancos:

Cuadro 4: Presupuesto de tesorera previsto por meses para el ao 2011

Es importantsimo tambin conocer la tesorera prevista por meses para el ejercicio 2011 tal como
se puede ver la evolucin en el siguiente grfico:

Grfico: evolucin mensual de cobros y pagos previstos en el 2011

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Con toda la informacin anterior vamos a empezar a realizar los diferentes anlisis de
desviaciones correspondientes a los distintos aspectos.

Cuenta de explotacin resumida

A continuacin analizaremos mediante las tablas dinmicas las desviaciones entre los datos reales
y el presupuesto tal como se indica el cuadro 5:

Cuadro 5: Cuenta de explotacin resumida y anlisis de desviaciones

Grfico: Anlisis de desviaciones por tipos de ingresos y gastos

Se puede observar que los resultados de explotacin son ms positivos de los que se tena previsto
y la partida de otros ingresos y gastos tambin, todo esto hace que tengamos una desviacin a
nuestro favor de 9.102 miles de euros. Pero se trata de analizar qu y cmo se han producido
estos resultados finales tan positivos respecto a los -2.800 miles de prdidas previstas en el
presupuesto.

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A continuacin tenemos una cuenta de explotacin ms detallada en el cuadro 6 dnde podremos


analizar de una forma ms detallada donde tenemos las diferentes desviaciones:

Cuadro 6: cuenta de explotacin en tablas dinmicas de Excel ampliada con el anlisis de


desviaciones.

Anlisis de desviaciones

De la parte de los ingresos en el cuadro 7 tenemos que las prestaciones de servicios han aumentado
respecto al presupuesto 131.578 miles de euros, ms adelante veremos porqu.

Cuadro 7: anlisis de las desviaciones de los ingresos:

Por la parte de las gastos viendo que si tenemos ms desviaciones en el cuadro 8, nos muestra
cmo el sueldos y salarios, otros gastos y los servicios exteriores nos van afectando muy
negativamente,

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Cuadro 8: desviaciones por tipos de gastos:

De forma resumida tenemos que las desviaciones positivas se compensan con las negativas, un
imprevisto aumento de los ingresos se ve compensado con un aumento de los gastos tal como
indica el cuadro 9:

Cuadro 9: resumen de desviaciones

Anlisis de desviaciones por reas o secciones

En esta apartado tenemos las desviaciones resumidas por secciones del club es importante analizar
como las desviaciones positivas compensan a las negativas pero principalmente debido a que los
ingresos reales son mucho ms superiores conseguidos por el primer equipo principalmente, tal
como indica el cuadro 10:

Cuadro 10: anlisis de desviaciones de los resultados por secciones

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Grfico 3: anlisis de desviaciones por secciones

Otras actividades Desviaciones


del Club
-1%
Otras secciones
Hockey -19%
Patines
Primer Equipo
0%
Ftbol Base
Ftbol
Sala Primer Equipo Baloncesto
-7% 53%
Balonmano
Ftbol Sala

Balonmano Hockey Patines


-4% Ftbol Base Otras actividades del Club
3%
Baloncesto Otras secciones
-11%

Si analizamos los resultados reales del ao 2011 por seccin nos encontramos segn los cuadros
11 y 12 que la seccin del primer equipo es la que tiene que soportar de alguna forma a las otras
secciones que son en definitiva deficitarias porque sus ingresos no ha sido suficientes para cubrir
los gastos.

Cuadro 11: anlisis de cuentas de explotacin con datos reales del ao 2011 por secciones

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Cuadro 12: resumen de resultados por secciones

Anlisis de desviaciones per tipos de ingresos

A partir de los datos anteriores en los cuadros 13 y 14 se realiza un anlisis de los ingresos
previstos y realmente conseguidos de una forma detallada, se ve claramente que los ingresos estn
muy concentrados en comercializacin y publicidad as como derechos de televisin. Por tanto,
tenemos que las desviaciones ms importantes y favorables son las producidas en otros tipos de
ingresos deportivos por valor de 113.238 miles de euros tal como se observa en el cuadro 13.

Cuadro 13: anlisis resumido de las desviaciones de los ingresos

Grfico 4: evolucin de los ingresos reales frente a los previstos del ao 2011

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Cuadro 14: anlisis ampliado de les desviaciones de los diferentes tipos de ingresos

Conclusiones finales

Una vez analizados todos los datos a nivel de las diferencias entre de los ingresos y gastos reales
y presupuestados, tenemos que: de un resultado presupuestado negativo de -2.800, miles de euros
se ha conseguido un resultado positivo de 6.302 miles de euros, porque los ingresos reales han
superado a los ingresos presupuestados en casi 152. Y los importes superiores de las desviaciones
de los gastos reales sobre las presupuestadas han sido compensados por el anterior efecto, esto ha
permitido lograr un resultado superior al previsto tal como expresa el cuadro 15.

Cuadro 15: resumen de los ingresos y gastos presupuestados y reales y anlisis de las
desviaciones

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7.3 Sistema de indicadores financieros


A continuacin, presentamos un caso prctico que a partir de los balances y cuentas de
explotacin resumidos se disea un sistema de indicadores financiero.

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Cuentas de resultados

LIQUIDEZ

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RENTABILIDAD

AUTOFINANCIACIN

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ENDEUDAMIENTO

PLAZOS DE COBRO Y PAGO

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ROTACIONES

CUADRO DE INDICADORES

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INDICADORES DE LA CUENTA DE EXPLOTACIN

120,0%
100,0%
80,0%
60,0% 2007
40,0% 2008
20,0% 2009
0,0% 2010
2011
Objetivos

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7.4 El cuadro de mando mediante un caso prctico


Introduccin
El cuadro de mando es una herramienta esencial para mejorar la gestin empresarial mediante el
seguimiento de objetivos estratgicos, el control de indicadores, y la asignacin de
responsabilidades. Es indispensable tener una herramienta que nos permita como disear y poner
en marcha su cuadro de mando como principal sistema de indicadores en su organizacin.

La inteligencia y conocimiento del negocio consiste en convertir los datos en informacin til en
forma de indicadores y en utilizar estos indicadores para conocer y medir el grado de eficacia en
las diferentes reas para que los responsables de una organizacin tomen las decisiones oportunas.

El diseo del cuadro de mando


Disear cuadros de mando con Excel utilizando las tablas dinmicas nos va a proporcionar un
instrumento para crear y disear un sistema muy completo de indicadores porque:

Es adaptable a cada organizacin en cantidad y calidad de indicadores.

Es flexible porque se puede utilizar con mucha o poca informacin.

Pueden ponerse nuevos indicadores quedando la historia guardada.

Trabaja por reas y responsables.

Se disea con Excel y se analizan los resultados con tablas dinmicas.

Es muy fcil de utilizar por el usuario ya que tiene toda la informacin a su alcance.

Permite crear un sistema de alerta con semforos y grficos de seguimiento.

Se adapta a las necesidades de cada organizacin.

Se pueden utilizar indicadores mensuales, trimestrales o anuales.

Hay una frase clebre que nos permite decir que: Lo que no se mide no se puede controlar y
lo que no se controla no se puede mejorar. Es bien cierto que para controlar la actividad
empresarial necesitamos conocer primero que objetivos hay que alcanzar y segundo poder utilizar
una herramienta que nos permita medir si estamos consiguiendo los objetivos previstos, la
medicin debe ser numrica siempre, para ello vamos a utilizar un instrumento los indicadores,
que nos van a permitir medir en forma numrica si estamos consiguiendo los resultados previstos,

Todo sistema de medicin debe de poder dar respuesta a estas preguntas: Qu debemos medir?
Dnde es conveniente medir? Cundo hay que medir? Quin debe medir? Cmo se
debe medir? Cmo se utilizarn los resultados? Quin y cundo revisar el sistema de
obtencin de datos?

El diseo del cuadro de mando en Excel mediante tablas dinmicas permitir a la empresa
disponer de informacin fiable en tiempo y forma sobre los distintos aspectos de la actividad, de

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modo que se potencie la efectividad en la toma de decisiones, se controle y efecte el seguimiento


de objetivos estratgicos y de los objetivos de los procesos de negocio a travs de indicadores
clave y que asegure que la estrategia de la organizacin es conocida y compartida por todos los
niveles de decisin.

El cuadro de mando ofrece a la direccin una idea de cmo est rindiendo la empresa, este se
desarrolla mediante una herramienta informtica de gestin de ayuda a la toma de decisiones para
los diferentes tipos de responsables que tiene cada empresa, basado en indicadores tanto
financieros como operativos para medir el grado de cumplimiento de los objetivos estratgicos.

En la construccin de un cuadro de mando hay dos procesos clave: primero la eleccin de los
indicadores que se van a incluir y segundo el diseo del propio Cuadro de Mando. De hecho, de
nada sirve un buen trabajo en la eleccin de los indicadores ms adecuados si luego estos no se
muestran correctamente al usuario final.

Al disear un cuadro de mando debemos tener claro cules son los objetivos que el mismo
persigue, bsicamente dos:

El primero: que sea un medio para verificar el estado de la empresa a nivel corporativo,
departamento, unidad de negocio, etctera, tanto en el momento actual como su
trayectoria futura.

El segundo que debe transmitir lo que va mal de forma muy rpida y sencilla, destacando
aquellos indicadores en los que el resultado no est en lnea con lo esperado para que la
atencin recaiga sobre ellas. Sin olvidar tambin el anlisis de los indicadores que
cumplen los objetivos previstos.

El cuadro de mando debera mostrarnos las siguientes caractersticas:

Facilitar la informacin primero resumida y con avisos o alertas.


Cada indicador debe ser mostrado de la forma ms adecuada: muy
probablemente no podremos usar el mismo tipo de visualizacin para todos ellos
de igual forma.
La informacin ha de ser muy visual, debe alertarnos fcil y claramente de que
existe un problema
Debe informarnos sobre si: mejoramos o Empeoramos, en definitiva analizar la
evolucin.
Conocer las tendencias futuras en funcin de los resultados acaecidos.

Debemos tener mucho cuidado con el exceso de alertas: si hay demasiadas el


usuario puede tener muchas dificultades de interpretacin.

Debe ser lo suficientemente flexible para que la informacin sea adaptable a


diferentes tipos de usuarios.

Tambin debe proporcionar el formato y contenido suficiente para que pueda ser
entendido de forma sencilla y rpida.

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Ejemplo prctico de un cuadro de mando con tablas dinmicas


Veamos un ejemplo a continuacin para une empresa de servicios profesionales de asesora:

En este primer cuadro 1 vemos los indicadores por reas y el resto de informacin.

Cuadro 1: indicadores

Ejemplo de ficha de datos de un indicador

Es necesario definir los conceptos que debe llevar relacionados cada indicador del cuadro
de mando, y cada organizacin los que le sean ms importantes, a continuacin en el
cuadro 2 describimos algunos de ellos:

Cuadro 2: datos a incluir en un indicador

NOMBRE DESCRIPCIN DEL INDICADOR

Nmero Debe tener un nmero que lo identifique

Nombre del indicador Debe ponerse un nombre que lo identifique

Descripcin del indicador Debe describirse el indicador que es y para qu


sirve

Forma de clculo Hay que explicar la forma de clculo

rea del indicador Determinar a qu rea pertenece

Valores mnimos Determinar los valores mnimos a cumplir

Valore mximos Determinar los valores mximos a cumplir

Responsable Determinar el o los responsables

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Periodicidad Indicar la periodicidad si es mensual, trimestral


o anual

Unidad de medida Asignar una unidad de medida: monetaria,


temporal o unidad

Observaciones Explicar otros aspectos del indicador que no


estn en los apartados anteriores

Meta del indicador Fijar una meta a conseguir por el indicador

Cuadro de mando resumido

En nuestro ejemplo el cuadro de mando tiene los siguientes campos para cada rea:

INDICADOR Nombre del indicador


RESPONSABLE Responsable del indicador
PERODO En nuestro caso nmero de trimestre
PERIODICIDAD En nuestro caso trimestre
UNIDAD Unidad de medida
IMPORTE RE Importe real
IMPORTE PR Importe previsto u objetivo
Dif_importe Diferencia entre importe real y previsto
Dif_% Diferencia entre importe real y previsto en %
Diferencia entre importe real y previsto en importes
DIF_AC_IMPORTE acumulados por trimestre

A continuacin en los siguientes cuadros se puede observar la evolucin por trimestre de los
indicadores previstos y reales. As como las diferencias por periodo y segn el tipo de indicador
acumulados.

Cuadro 3: evolucin de indicadores del rea de clientes

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Cuadro 4: evolucin de indicadores del rea de finanzas

Cuadro 5: evolucin de indicadores del rea de Recursos

Cuadro 6: evolucin de indicadores del rea de recursos humanos

Ejemplos de diferentes tipos de anlisis de indicadores con tablas dinmicas

Cuadro 7: evolucin de indicadores del rea de finanzas y diferencia entre periodos y aos

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Cuadro 8: evolucin de un indicador del rea de comercial, entre importes previstos y reales

Cuadro 9: evolucin de un indicador del rea de finanzas, entre importes previstos y reales pero
por perodos y aos

Cuadro 10: evolucin de indicadores del rea de clientes pero por importes acumulados por
trimestres, siendo AC_IMPORTE_RE el importe acumulado real y AC_IMPORTE_PR, el
importe acumulado previsto.

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7.5 Informes de control de ventas por cliente


Las preguntas clave son:

Conoce usted cundo y cmo empieza a perder ventas de sus clientes?

Conoce cmo evitar la prdida de clientes?

Conoce a tiempo cmo reaccionar ante las disminuciones de ventas?

Dispone su personal de una herramienta que le guie y le avise de los clientes que
nos dejan de comprar?

El seguimiento de ventas es uno de los factores ms importantes que debemos controlar en


especial cuando los clientes tienen una forma de comportarse de forma irregular cuando realizan
sus compras.

Nuestra fuerza de ventas debe agudizar sus sentidos al mximo y dotarse de todas aquellas
herramientas que les asegure alcanzar los objetivos de ventas prefijados.

El seguimiento de ventas debe ser diferente segn el tipo de cliente, por tanto clasificar a los
clientes por su potencial es una forma eficaz que permitir canalizar mucho mejor los esfuerzos
y recursos de que disponemos en el rea comercial.

Para ello presentamos este caso prctico que permite crear mediante un modelo de Reporting para
obtener un control de las ventas mucho ms eficaz y adaptable a las circunstancias particulares de
los diferentes tipos de clientes.

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Las ventajas de las tablas dinmicas que permiten el control de Ventas mediante
indicadores son:

Permite asignar a cada cliente una clasificacin adecuada a sus circunstancias.

Permite personalizar los controles de plazos comerciales segn el tipo de cliente y las
prioridades previstas

Permite recibir esta informacin por e-mail de forma automtica cada responsable:
director general, directos comercial, jefe de ventas, vendedor, etc.

Permite actuar de forma inmediata ante disminuciones imprevistas de las posibles ventas
de un cliente.

Ayuda a los responsables comerciales a realizar un seguimiento ms exhaustivo de la


situacin de sus clientes.

7.6 Ejemplo de reporting en un punto de venta


Introduccin al reporting puntos de venta

El reporting es una solucin orientada a satisfacer las necesidades de informacin de medianas y


grandes empresas, permite el anlisis de la informacin procedente de los terminales punto de
venta (TPV) en las tiendas, as como el anlisis de fraude, planificacin de compras, objetivo de
ventas y mrgenes.

Qu aspectos debe reunir toda Solucin de Reporting para el negocio de PUNTOS DE VENTA?

Acceso rpido a la informacin, en cualquier momento y desde cualquier ubicacin

Permite dar respuesta al usuario delante de cualquier circunstancia que se


produzca.

Flexibilidad total e independencia para hacer informes, grficos e indicadores.

Utilizar software estndar y con los mnimos costes.

Permite ordenar los diferentes tipos de informes por responsables, tiendas o


usuarios.

Se pueden crear grupos de usuarios para que accedan a determinada informacin.

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Cada usuario puede crea sus informes a partir de las plantillas a las que tiene acceso
y puede guardarlos para poder ser utilizados.

Los informes una vez se consultan se actualizan previamente desde el servidor, as


se pueden consultar y modificar desde cualquier lugar. Con permisos de acceso por
usuarios a internet o red local.

Debe contener un sistema de objetivos e indicadores as como previsiones de


tendencias.

Los responsables de tiendas deben poder consultar o recibir informacin actual


cada da es fundamental para detectar problemas.

Disponer de un sistema de alertas o indicadores que nos adelante los posibles


acontecimientos negativos o positivos.

Preguntas Clave en el Negocio

Impedir descuentos innecesarios,

No perder clientes habituales,

Evitar mermas del stock,

Minimizar las reposiciones de stock,

Optimizar el espacio dedicado a los productos que ms vendo,

Evitar vender con prdidas,

Explotar patrones de compra ocultos ?

Aprovechar las sinergias de otras tiendas

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Aspectos Principales de un reporting del punto de venta

RPIDA IMPLANTACIN

Reducida fase de diseo de requerimientos

Proporciona la infraestructura completa de una solucin REPORTING

INTEGRABLE

Se nutre de informacin de otros sistemas (ERP, CRM) con interfaces


abiertos

Permite aadir otras reas de estudio en posteriores fases del proyecto

RENTABLE

Reducido tiempo de desarrollo de la solucin, implantacin y puesta en marcha

PERSONALIZADO

Personalizable para cada cliente-circunstancias

Permite la generacin de informes segn necesidades de cada momento

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mbitos del Reporting de un punto de venta

Ventas: incluye informacin de todas las ventas, devoluciones y cambios que se suceden
por tienda, zona, responsable, artculos, clientes y familias. En horas, das, semanas,
meses y aos. Podemos conocer la compra mnima, mxima o media. Conocer tambin
las ventas por das festivos, el nmero de clientes que pasan por la tienda, facturacin
media y los productos ms o menos vendidos segn el tipo y zona de la tienda.

Objetivos: permite fijar objetivos de venta o mrgenes diarios o mensuales, por tiendas,
vendedores, familias de productos o vendedores. Para controlar si los objetivos previstos
o presupuestados se van cumpliendo o no, en definitiva analizar la productividad y el
grado de cumplimiento de los objetivos de venta y reaccionar con la mxima antelacin
posible.

Almacenes y gestin de stocks: incluye la informacin diaria de los stocks que existen
en cada momento, las necesidades de stocks, las roturas, el control de obsoletos y control
de sobrantes.

Previsiones: se pueden hacer previsiones de ventas segn la estacionalidad o los


promedios.

Preguntas ms frecuentes? Ventas

Qu productos vendo ms o menos en la tienda?

Qu tienda vende ms o menos productos?

Cmo evolucionan las ventas por temporada?

Qu vendedores venden ms o menos segn la tienda?

Cmo evolucionan las ventas de una tienda por da, festivos o fin de semana?

Qu tienda recibe ms o menos nmero de clientes?

Qu horas son las de mayor o menor venta?

Se cumplen los objetivos de ventas previstos frente a los reales?

Qu frecuencia de ventas tenemos segn la estacionalidad?

Qu tipo de clientes tenemos: segmentacin por edad, tipo de compra u otro factor?

Anlisis de las tendencias de los descuentos?

Anlisis de las devoluciones por productos, tiendas y vendedores?

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Efectividad de las promociones, rebajas u ofertas y de los efectos publicitarios?

Efectividad de los efectos publicitarios segn el medio elegido?

Qu evolucin tienen las ventas de los nuevos productos?

Preguntas ms frecuentes? Mrgenes o rentabilidad

Qu rentabilidad tiene cada tienda?

Qu rentabilidad tiene los diferentes tipos de productos segn la tienda?

Qu productos se vende ms pero con menor rentabilidad frente a otros con ms


rentabilidad?

Son igual de rentables los productos segn la tienda?

Qu efectos tiene en la rentabilidad los nuevos productos?

Se cumplen los objetivos de margen previstos frente a los reales?

Qu efectos tienen sobre el margen neto los descuentos?

Preguntas ms frecuentes? Operaciones especiales

Qu volumen de robos o prdidas hay en la tienda?

Qu productos se tiran ms o menos?

Cmo se controlan las devoluciones?

Qu tipos de actos fraudulentos se producen en artculos, empleados o tiendas?

Cmo se valoran y controlan las prdidas de inventarios?

Qu volumen de obsequios o regalos se producen?

Qu errores se producen en los precios?

Qu compran los empleados y con qu descuentos?

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Evolucin de ventas

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Evolucin de ventas-margen

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Evolucin de ventas reales frente a previstas

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7.7 Reporting de control de riesgo y cobros de clientes

INTRODUCCIN
Presentamos de forma grfica los diferentes tipos de informes de anlisis de la cartera de efectos
a cobrar, gestin de impagados, agrupacin de efectos por vencimientos y control de saldos
contables.

En este apartado vamos a utilizar una cartera de efectos de cobros pendientes de clientes, lo
primero que vamos a presentar es su contenido:

Contenido de la cartera

CAMPOS DE LA TABLA DE CARTERA DE EFECTOS

CAMPOS_TABLA_CARTERA DESCRIPCIN
Cod_Delegacion Cdigo delegacin
Delegacin Delegacin
Referencia Referencia del efecto
Fecha_documento Fecha del recibo
Fecha_vencimiento Fecha de vencimiento (actualizada o no)
Mes_Vto Mes del vencimiento
Ao_Vto Ao del vencimiento
Importe Importe pendiente
Tipo_doc Tipo de documento
Estado Estado del efecto
Cod_cliente Cdigo de cliente
Cliente Cliente
Hoy Fecha de hoy (del estudio)
DIAS_VTO-HOY Fecha del vencimiento menos Fecha de hoy
DIAS_VTO-DOCUM Fecha del vencimiento menos Fecha del documento
NUMERO Nmero de efecto
DIAS_PLAZO_COBRO Das de plazo de cobro por efecto
FILTRO_VENCIDOS Filtro para filtrar los efectos vencidos

A continuacin, vamos a desarrollar los siguientes apartados:

GESTIN DE LA CARTERA Evolucin de saldos a cobrar


DE COBROS Anlisis de impagados
Gestin de plazos de cobro
Alertas

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129
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

CONTROL CONTABLE- Cuadre saldos cartera con contabilidad


CARTERA Cuadre saldos contables con la cartera

ESQUEMA DEL REPORTING DE CONTROL DE SALDOS DE CLIENTES

EVOLUCIN DE SALDOS DE CARTERA POR TIPOS DE EFECTOS


Y POR AO
EVOLUCIN DE SALDOS DE CARTERA POR TIPOS
DE EFECTOS ES Y AO
EVOLUCIN DE SALDOS DE CARTERA POR
DELEGACIONES Y AO
EVOLUCIN DE SALDOS DE CARTERA POR
DELEGACIONES POR MES Y AO DE
VENCIMIENTO
EVOLUCIN DE SALDOS DE CARTERA POR
CLIENTES Y POR AO
EVOLUCIN DE
EVOLUCIN DE SALDOS DE CARTERA POR
SALDOS A COBRAR NMERO DE EFECTOS Y POR IMPORTES
RESUMIDO POR RANGOS
EVOLUCIN DE SALDOS DE CARTERA POR
NMERO DE EFECTOS, POR IMPORTES
AGRUPADOS Y POR DELEGACIN

EVOLUCIN DE SALDOS DE CARTERA IMPAGADOS POR


DELEGACIONES, NMERO DE EFECTOS Y POR IMPORTES
EVOLUCIN DE SALDOS DE CARTERA IMPAGADOS
CONTROL DE POR CLIENTES, NMERO DE EFECTOS Y POR
IMPAGADOS IMPORTES

EVOLUCIN DE SALDOS DE CARTERA AGRUPADOS POR TIPO


EVOLUCIN DE DE EFECTOS, Y POR IMPORTES
SALDOS AGRUPADOS EVOLUCIN DE SALDOS DE CARTERA AGRUPADOS Y POR
CLIENTES Y POR IMPORTES

EVOLUCIN DE SALDOS DE CARTERA POR PLAZOS DE COBRO


Y TIPOS
EVOLUCIN DE SALDOS DE CARTERA POR PLAZOS DE COBRO
Y DELEGACIONES
GESTIN DE PLAZOS EVOLUCIN DE SALDOS DE CARTERA POR PLAZOS DE COBRO
Y CLIENTES
DE COBRO
EVOLUCIN DE SALDOS DE CARTERA
COMPARATIVO POR TIPOS DE PLAZOS DE LA
FICHA Y DAS DE COBRO POR CLIENTES

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

CONTROL DE SALDOS DE LA CARTERA CON SALDOS


CUADRE SALDOS CONTABLES DE CLIENTES
CONTABLES CON
SALDOS DE CARTERA
DE COBROS

VENTAJAS DEL CONTROL DE COBROS


MEDIANTE LAS TABLAS DINMICAS
La gestin de control de cobros a travs de la informacin que nos proporciona la cartera
de clientes utilizando las tablas dinmicas como herramienta de trabajo es indispensable
para cada organizacin, este reporting que hemos explicado, se puede tambin extrapolar a
los vendedores que son quienes gestiona en muchos casos la relacin final con los clientes.

Veamos las principales ventajas de este sistema de reporting:

Podemos anticiparnos a los impagados enviando avisos a nuestros clientes segn el


tipo de efectos a cobrar y los vencimientos.

Se pueden enviar a los clientes aviso por email de forma automtica para reclamar
los efectos impagados.

Conocemos el riesgo que tenemos concentrado en importes a cobrar segn los


diferentes tipos o formas de cobro.

Podemos analizar si las condiciones de cobro pactadas con los clientes se estn
cumpliendo y son razonables, es decir siguen las pautas de la compaa.

Se puede por prioridad conocer que efectos a cobrar se deben reclamar o realizar
su seguimiento lo antes posible,

Se conoce por cliente el volumen de deuda atrasada y no atrasada pendiente de


cobro.

De una forma resumida o ampliada puede conocer el riesgo que tiene concentrado
en su cartera, la informacin se puede combinar por tipo de efecto, cliente,
delegacin, vendedor etctera.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Puede conocer si los saldos contables cuadran con los saldos de la cartera y hacer
un control exhaustivo para evitar trabajo innecesario despus.

Este sistema puede crear alertas a los usuarios que les avisen de como surgen
impagados en la cartera y poder as reaccionar lo antes posible.

Este caso prctico a modo de ejemplo lo puede consultar en nuestra web en el


apartado de Publicaciones/artculos

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EVOLUCIN DE SALDOS A COBRAR

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GESTIN DE LA CARTERA DE IMPAGADOS

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SALDOS A COBRAR AGRUPADOS POR


VENCIMIENTOS

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EEVOLUCIN DE PLAZOS DE COBRO

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CONTROL DE SALDOS DE LA CARTERA CON LA


CONTABILIDAD

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8. Publicaciones

8.1 Libros publicados

Libros publicados:

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9. Nuestros cursos de
formacin

9.1 Presentacin de nuestros seminarios

Seminarios

Nuestros seminarios estn impartidos por profesionales con experiencia prctica en las
diferentes materias y reas siendo habitualmente realizados en la propia empresa, o centro de
formacin, obteniendo los participantes el conocimiento terico-prctico y tratan temas reales del
da a da de la empresa.

Programas In Company diseados especficamente para la formacin de grupos de empleados


de una empresa en torno a cualquiera de las materias impartidas por nuestros profesionales.
Cursos para empresas diseados ad hoc para proporcionar una visin integral a grupos de personas
procedentes de diferentes reas de la empresa.

Estas personas que asisten a los seminarios,

No son expertos del rea de las tablas dinmicas y el control de gestin, pero ven como se necesita
integrar cada vez ms estos conocimientos en sus puestos de trabajo.

Necesitan entender cmo el conocimiento de la informacin les puede potenciar eficacia en su


actual puesto de trabajo.

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142
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Tras el curso podrn,

Desarrollar mejor su trabajo aplicando los conocimientos adquiridos.

Entender mejor las herramientas enseadas para as cubrir mejor las necesidades de sus puestos
de trabajo

Lista de seminarios actuales

Aplicacin prctica de las Tablas Dinmicas con Excel en la gestin financiera,


contable y auditora. Para mejorar con la eficacia y productividad diaria.
Aplicacin prctica de las tablas dinmicas con Excel al rea financiera, control
presupuestario y gestin de indicadores.
Como disear un sistema de Reporting y cuadros de mando con Tablas Dinmicas de
Excel.
Herramientas prcticas con tablas dinmicas de Excel para mejorar el control de
gestin.
Como confeccionar y controlar el presupuesto utilizando tablas dinmicas con Excel.
Un modelo para optimizar el control presupuestario.
Aplicacin prctica de las Tablas Dinmicas con Excel para gerentes, directores
generales y directores de departamentos.
Cmo aplicar las Tablas Dinmicas con Excel para mejorar la Gestin Comercial:
control de objetivos e indicadores.
Aplicacin prctica de las Tablas Dinmicas con Excel a las reas de Logstica y de
Compras.
Aplicacin prctica de las Tablas Dinmicas con Excel para gerentes, directores
generales y directores de departamentos

Caractersticas de los seminarios

Son seminarios eminentemente prcticos 7 horas de ejercicios y 8 horas totales de clase.


El alumno sale del seminario con conocimientos y herramientas para aplicarlos en la
empresa de forma inmediata.
La documentacin es exclusiva y toda en formato de archivos no hay papel.
Ahora tenemos dos libros en pdf en exclusiva para los alumnos.
Se pueden hacer los seminarios con unos conocimientos mnimos de Excel.
Todo lo que se realiza en clase tiene su posterior soporte para que el alumno pueda
consultarlo y practicarlo.
Abarcan toda una serie de temas empresariales con una amplitud sin precedentes.
No son seminarios de Excel sino que se aplican a casos empresariales reales.
El profesor es una de las personas de referencia en el tema a nivel mundial.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

9.2 Contenidos de nuestros seminarios

Cmo aplicar las tablas dinmicas con Excel


para optimizar la gestin financiera, el
control presupuestario y la creacin de
indicadores

Introduccin

Este seminario le ayudar a conocer la potencia de las tablas dinmicas aplicadas al rea
financiera. Excel permite utilizar una herramienta muy potente y prctica: las tablas dinmicas
que combinadas con las otras prestaciones de la hoja de clculo hace que sea una herramienta
imprescindible para los profesionales relacionados con la contabilidad, las finanzas, la tesorera
y el control de gestin. El seminario aporta una metodologa que permite simplificar y reducir
tiempo en diferentes tareas del rea financiera.

Las tablas dinmicas nos proporcionan la informacin en diferentes se formatos, tienen una gran
capacidad para dar respuesta a las diferentes situaciones y permite crear diferentes tipos de
informes, indicadores, alertas y grficos de anlisis interactivos.

Objetivos

Los objetivos del seminario son:

Conocer el funcionamiento de los diferentes apartados de las tablas dinmicas.


Mostrar a los participantes cmo gestionar y analizar diferentes tipos de datos contables,
financieros, de una empresa de forma rpida y eficaz.
Crear sistemas de alarmas para adelantarnos a posibles incidencias.
Automatizar los procesos para la confeccin de diferentes tipos de informes
Disear sistemas de indicadores y cuadros de mando automatizados e interactivos.
Mejorar el sistema de control presupuestario y las previsiones de tesorera.
Conocer el funcionamiento de PowerPivot la nueva herramienta de Excel aplicado a
finanzas.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Programa

1. Introduccin al funcionamiento y contenido de las tablas dinmicas en el mbito


financiero, para optimizar la forma de trabajar con esta herramienta.

2. Casos prcticos a realizar mediante tablas dinmicas en el rea financiera.

3. Cmo automatizar la confeccin, presentacin y anlisis de balances y cuentas de


explotacin.

4. Casos prcticos de anlisis de cuentas de explotacin para contabilidad general,


contabilidad analtica, y empresas consolidadas.

5. Crear diferentes tipos de frmulas personalizadas para confeccionar sistemas de


indicadores de tipo semforo, con alertas y mrgenes de control para:

Anlisis del control de riesgos de clientes.


Control de efectos vencidos en carteras de cobros pendientes.
Rotacin de stocks para diferentes tipos de artculos.
Control de ingresos y gastos por periodos mensuales y anuales.
Control de objetivos de ingresos o gastos.

6. Confeccin y diseo de los diferentes apartados de un sistema de Reporting mediante


tablas dinmicas

7. Utilizacin de un modelo de anlisis econmico financiero para analizar indicadores,


balances y cuentas de explotacin mediante las tablas dinmicas, para aplicarlo en su
empresa mensual o anual

8. Creacin de un cuadro de mando financiero

Diseo de plantillas previas para introducir los indicadores como objetivos previstos.
Calculo de los diferentes tipos de indicadores con sus importes reales.
Anlisis del cuadro de mando comparativo de los indicadores reales y previstos.

9. Caso prctico sobre el funcionamiento de las tablas dinmicas aplicadas al control


presupuestario

Pasos a realizar previamente para optimizar la confeccin del presupuesto por reas o
responsables.
Control del presupuesto: mediante el anlisis de desviaciones y cuentas de explotacin.

10. Modelo de clculo de las previsiones de tesorera mensuales a partir del presupuesto.

11. Caso prctico de anlisis financiero con la nueva herramienta PowerPivot con Excel y
las tablas dinmicas.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Como confeccionar un modelo de control y


seguimiento del presupuesto utilizando tablas
dinmicas con Excel
Un modelo para optimizar el control presupuestario

Este seminario les ayudar a disear de una forma rpida y eficaz un


modelo de confeccin y seguimiento del presupuesto

Introduccin

Excel una herramienta muy potente y prctica y con las prestaciones de las tablas dinmicas hace
que sea una herramienta imprescindible conocer y dominar para los economistas y profesionales
relacionados con las finanzas, control de gestin y responsables de otros departamentos de la
empresa. El seminario aporta una metodologa que permite simplificar y reducir tiempo en las
tareas de todo el proceso presupuestario.

Objetivos

Los objetivos del seminario son:

Conocer el funcionamiento de los diferentes apartados de las tablas dinmicas.


Anlisis de diferentes sistemas de presupuestos aplicados a los ingresos y gastos.
Disear un modelo para confeccionar el presupuesto y las previsiones de tesorera.
Confeccionar un sistema de control del presupuesto adaptado a cada necesidad
empresarial.
Preparar de las diferentes tipos de plantillas de presupuesto para enviarlas a los distintos
responsables.
Elaborar diferentes tipos de informes de seguimiento y control de desviaciones
Desarrollar mecanismos y sistemas de alerta para controlar las desviaciones
Utilizar el proceso de anlisis de costes para mejorar los resultados.

Programa

PARTE 1: INTRODUCCIN A LA APLICACIN DE LAS TABLAS DINMICAS AL


CONTROL PRESUPUESTARIO

Introduccin al funcionamiento y al contenido de las tablas dinmicas


Los principales apartados de una tabla dinmica: mens de opciones y diseo

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

PARTE 2: DISEO DEL MODELO PARA LA CONFECCIN DEL PRESUPUESTO CON


TABLAS DINMICAS

Preparacin de las plantillas para el presupuesto por reas o departamentos.


Proceso de consolidacin de datos por reas o departamentos
Anlisis del presupuesto y obtencin de las cuentas de explotacin por reas o
departamentos.
Clculo de las previsiones de tesorera.

PARTE 3: DISEO DEL MODELO DE CONTROL Y ANLISIS DE LAS DESVIACIONES


CON TABLAS DINMICAS

Integracin de los datos del presupuesto con los datos contables para su anlisis.
Elaboracin del anlisis de desviaciones de la cuenta de explotacin, y de los
ingresos y gastos detallados.
Confeccin de un sistema de alarmas para el control de las desviaciones.
Elaboracin de diferentes escenarios y revisiones del presupuesto.
Ejemplo de un sistema de Reporting con software para el anlisis y control del
presupuesto por reas o departamentos

PARTE 4: CASOS PRCTICOS DE ANLISIS Y CONTROL DEL PRESUPUESTO Y


OBJETIVOS MEDIANTE TABLAS DINMICAS

Desarrollar el presupuesto y el anlisis de desviaciones de ingresos y gastos, y el


control presupuestario de los objetivos comerciales
Confeccin de un presupuesto para analizar la rentabilidad de les diferentes
actividades o reas de negocio.
Control presupuestario de un proyecto: como analizar las desviaciones con
costos y con tiempo.
Anlisis por meses de inversiones previstas frente inversiones reales.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Cmo mejorar la gestin comercial a travs


de la aplicacin prctica de las tablas
dinmicas con Excel
Objetivos

Las tablas dinmicas de Excel son una herramienta muy potente y practica para el anlisis de
datos que combinadas con las otras prestaciones de la hoja de clculo Excel hace que sea una
instrumento imprescindible para analizar los datos en el rea comercial y de marketing.

Las Tablas Dinmicas proporcionan la informacin en diferentes se formatos y tienen una gran
capacidad para dar respuesta a las diferentes situaciones y crear diferentes tipos de informes,
indicadores y grficos de anlisis interactivos. Permiten de una forma sencilla y prctica
seleccionar los datos ms relevantes para que con ellos se realice el anlisis de una manera ms
sencilla.

Los principales objetivos del seminario son mostrar a los participantes cmo de una forma
prctica:

Gestionar y analizar toda la informacin que se genera en todo el proceso comercial y


poder realizar su seguimiento con las tablas dinmicas de forma rpida y eficaz mediante
informes, indicadores, semforos, y grficos.

Utilizar los principales mecanismos de control mediante indicadores y anlisis de


desviaciones entre datos reales y objetivos para realizar su seguimiento con las tablas
dinmicas de forma rpida y eficaz.

Programa

1. Introduccin sobre cmo crear tablas dinmicas y conocer el funcionamiento de


sus principales mens mediante un caso prctico.

2. Caso prctico global sobre como disear diferentes tipos de informes segn
necesidades, mediante las tablas dinmicas
Anlisis comparativos de ventas por meses y aos: clientes, artculos, familias,
vendedores y otras variables del rea comercial.
Anlisis de mrgenes y rentabilidad por clientes, artculos y familias.

3. Confeccin y control de diferentes sistemas de objetivos comerciales mediante


indicadores y anlisis de desviaciones por familias, vendedores o clientes.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

4. Casos prcticos a realizar con las tablas dinmicas:

Creacin de diferentes tipos de anlisis ABC por clientes, vendedores y artculos.


Anlisis de ofertas: evolucin, indicadores y sistema de alertas.
Anlisis de pedidos: evolucin y control del estado de los pedidos.
Anlisis y control de la fidelizacin de clientes.
Realizar auditora de datos para validar informacin comercial.
Anlisis de agrupaciones de datos comerciales por diferentes tipos de intervalos.
Confeccin de informes para la segmentacin de clientes.
Anlisis de las ventas cruzadas de diferentes formas.
Anlisis de los competidores por diferentes tipos de variables.
Seguimiento de abonos y devoluciones de ventas.

5. Cuestionario de evaluacin del rea comercial mediante tablas dinmicas.

6. Confeccin y anlisis del Cuadro de Mando para el rea comercial y de


marketing.

7. La utilizacin en las tablas dinmicas de la segmentacin como herramientas de


automatizacin de informes.

8. Caso prctico de PowerPivot para Excel la nueva herramienta de Business


Intelligence y Reporting de Excel aplicado al rea comercial.

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Aplicacin prctica de las Tablas


Dinmicas con Excel a las reas de
Logstica y de Compras
Introduccin

Las Tablas Dinmicas de Excel son una herramienta muy potente y practica para el anlisis de
datos que combinadas con las otras prestaciones de la hoja de clculo Excel hace que sea muy
til para confeccionar informes en las reas de compras, almacenes y logstica en general. Las
Tablas Dinmicas proporcionan la informacin en diferentes formatos y tienen una gran
capacidad para dar respuesta a las distintas situaciones y crear diferentes tipos de informes,
indicadores y grficos de anlisis interactivos.

Objetivos

Los principales objetivos del seminario son mostrar a los participantes cmo:

Aprender las diferentes tcnicas para agilizar y facilitar el proceso de realizacin de


diferentes tipos de informes, mediante la optimizacin del trabajo utilizando las tablas
dinmicas, que permita ahorrar tiempo y recursos.
Gestionar y analizar de forma ms eficiente toda la informacin que se genera en todo el
proceso logstico y poder realizar su seguimiento con las tablas dinmicas de forma rpida
y eficaz mediante informes, indicadores, semforos, y grficos.
Utilizar los principales mecanismos de control mediante indicadores y anlisis de
desviaciones entre datos reales y objetivos para realizar su seguimiento con las tablas
dinmicas de forma rpida y eficaz, que permita tomar mejores decisiones.

Programa:

3. Conocer el funcionamiento y contenido de las tablas dinmicas como herramienta


de anlisis: procesos para crear una tabla dinmica y utilizar con eficacia sus
principales opciones.

4. Caso prctico global sobre como aprender a disear diferentes tipos de informes
segn necesidades, mediante las tablas dinmicas aplicadas a la gestin de
compras.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

5. Casos prcticos a realizar con las tablas dinmicas:

Anlisis comparativos de compras por meses y aos: proveedores, artculos,


familias, y otras variables.
Creacin de anlisis ABC por proveedores y artculos.
Anlisis de pedidos pendientes de recibir: evolucin, indicadores y sistema de alertas.
Clculo de la rotacin de stocks para racionalizar la poltica de compras e identificar los
productos obsoletos.
Clasificacin de productos en stock segn diferentes tipos de criterios
Verificacin de tarifas de compra cruzando datos de pedidos de compra con tarifas de
compras por proveedor y producto
Realizar una auditora para validar los datos de las fichas de proveedores y artculos
Anlisis comparativo de precios entre proveedores y el volumen de compras.
Control de stocks por tipos de productos en valor y unidades.
Control de gastos por proveedores, cuentas contables y centros de coste.
Seguimiento y control de los diferentes tipos de incidencias en compras y almacenes.

6. Confeccin y control de un sistema de objetivos de compras mediante


indicadores y anlisis de desviaciones por familias o proveedores.

7. Confeccin de un cuadro de mando con tablas dinmicas para el rea logstica


y de compras: determinar los indicadores y analizar su cumplimiento
comparando datos previstos con reales.

8. Caso prctico de PowerPivot para Excel la nueva herramienta de Business


Intelligence y Reporting de Excel aplicado al rea de compras: anlisis ABC.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

10. Nuestra experiencia

10.1 Presentacin de SisConGes & Estrategia


Somos expertos en implantar herramientas de control de gestin y estrategias de reestructuracin.
Desde el ao 2005 SisConGes & Estrategia es una consultora que utiliza los instrumentos ms
eficaces de control de gestin y los sistemas de informacin para mejorar la gestin empresarial
y ayudar a conseguir los objetivos estratgicos previstos de nuestros clientes.

Nuestra filosofa de trabajo se fundamenta en la colaboracin constante con nuestros clientes y


en el diseo de soluciones a medida, que satisfagan sus necesidades. Nuestro tamao y la
excelente cualificacin de nuestros profesionales nos permiten ofrecer, como valor aadido, un
servicio personalizado y de alta calidad a unos precios competitivos.

Nuestro modelo de negocio

Ofrecemos a nuestros clientes un servicio personalizado, como consultores especializados,


analizamos sus necesidades y les ofrecemos soluciones abiertas para que puedan elegir la frmula
ms satisfactoria segn su presupuesto y prioridades, estamos orientados a conseguir resultados.

La implicacin y compromiso son la clave que nos diferencia porque aplicamos una metodologa
de eficacia probada y nuestra experiencia acumulada nos permite ofrecer conocimientos
adquiridos en diferentes situaciones empresariales y nos permite aportar soluciones prcticas.

La implicacin es total con el objetivo de acompaar a nuestros clientes en la implantacin de las


soluciones ms adecuadas. Somos consultores convertidos en miembros de las empresas para
implantar las soluciones aprobadas.

Todo esto hace que estemos comprometidos con los resultados siendo el reflejo de nuestra
filosofa la objetividad y la honestidad, como valores fundamentales que aportamos a nuestros
clientes.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Nuestro equipo de trabajo

Est formado por un grupo de profesionales con elevada experiencia en diferentes sectores
y en la puesta en marcha de los diferentes tipos de servicios. De esta forma podemos ayudar
a nuestros clientes a conseguir los mejores resultados.

Nuestro equipo puede convertir cada proyecto en un xito, ofreciendo al cliente la


satisfaccin que esperaba, gracias a nuestra experiencia proporcionamos el conocimiento y
las herramientas necesarias para mejorar toda la gestin de su organizacin en las diferentes
reas, con un valor aadido importante.

Metodologa de trabajo

En la etapa inicial y comn a todos los clientes, se identifican los aspectos a mejorar de cada
rea o de la empresa en general, ya que conocer previamente con detalle lo que hay que hacer
y cmo hacerlo es indispensable, como tambin es necesario cuantificar lo que se va a
conseguir y de qu forma. Posteriormente se consensuan con el cliente las herramientas a
utilizar, las medidas del plan de implantacin, las decisiones a tomar, los objetivos a alcanzar,
y todo aquello que sea necesario para alcanzar los objetivos propuestos. Finalmente
proponemos acompaar en la implantacin del proyecto en el da a da de nuestros clientes
para ayudarle y darle soporte en los cambios efectuados con el objetivo de conseguir los
resultados previstos.

Para alcanzar nuestros objetivos es necesario y desde el primer momento involucrar a todas
las personas que forman parte del equipo de nuestro cliente. Las personas slo implantan
aquello que comprenden, creen y participan. Es por ello que nos implicamos en la gestin
aportando experiencia, conocimientos, trabajo en equipo y realizando un soporte directo en
el da a da.

Las principales razones que nos ayudan a conseguir resultados son

Diagnstico previo a las acciones a tomar: la mayora de nuestros servicios requieren


previamente un diagnstico sobre las reas de la empresa implicadas. El objetivo es
disear con criterio los planes de accin con los que conseguir las mejoras o la creacin
del valor buscada en cada.

Metodologa apropiada: nuestros servicios permiten conseguir aumentar los


resultados que genera el negocio aplicando una metodologa.

Alto compromiso con el cliente: slo planteamos mejoras y planes de accin que
seamos capaces de conseguir junto al equipo de nuestros clientes.

Aportacin de valor los servicios deben generar un impacto significativo de mejora de


la cuenta de resultados, el objetivo debe ser que el cliente recupere la inversin lo antes
posible.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Gestin de cambios culturales: el trabajo se realiza junto con el equipo de la compaa,


consiguiendo involucrarlos en los planes de accin, cambiando comportamientos para
asegurar la optimizacin de los resultados.

Continuidad de los cambios y mejoras: nuestro objetivo es dejar implantado en las


empresas los indicadores y formas de trabajar ms adecuadas para que estas por si
mismas puedan mantenerse en el tiempo e incluso seguir optimizando en el futuro los
resultados.

Nuestros clientes

Implementamos los diferentes servicios con empresas de tamao medio, pertenecientes a


diferentes sectores que necesiten ser gestionadas mediante las herramientas de control de
gestin y las estrategias para mejorar los resultados y ser ms competitivas.

Para conseguirlo, creamos una relacin duradera con nuestros clientes que permite conseguir
que los cambios y sistemas implantados sigan funcionando en el futuro.

Nuestro equipo

Luis Muiz es el Socio Director de SisConGes & Estrategia es un reconocido directivo, consultor
experto en la mejora de la competitividad y resultados de empresa. Conoce perfectamente el
funcionamiento de la empresa porque ha trabajado durante 12 aos en diferentes organizaciones.
Su experiencia como consultor abarca ms de 100 empresas tanto en situaciones de crisis como
de crecimiento desde hace ms de 10 aos. Est considerado como uno de los mayores expertos
en Espaa sobre Control de Gestin, Reporting, gestin con Tablas Dinmicas y PowerPivot,
adems es experto en TIC (Tecnologas de la Informacin y Comunicacin) ha escrito ms de 16
libros de gestin empresarial, ha impartido ms de 100 seminarios y conferencias, es formador en
diferentes escuelas de negocio, ha escrito ms de 50 artculos de gestin empresarial.

Adems, es asesor de diferentes organizaciones y asociaciones. Sus reas de mayor experiencia


son la gestin del control de gestin, estrategia y direccin, marketing y ventas, finanzas y costes
y business intelligence. Es Economista, Auditor, diplomado y master en control de gestin y
finanzas.

El resto de nuestro equipo est formado por profesionales en el mbito econmico y de tecnologa
informtica,

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

NUESTROS SERVICIOS
REPORTING
Diseo de sistemas de reporting mediante consultas dinmicas

Mediante la utilizacin de las tablas dinmicas, herramienta de la que poseemos una elevada
experiencia en numerosas implantaciones, diseamos un sistema de reporting para cada una
de las reas de la empresa mediante informes dinmicos, indicadores y grficos.

SISTEMA CONTROL GESTIN


Evaluacin y mejora del sistema de control de gestin
Cuadro de mando mediante indicadores por reas o responsables
Diseo e implantacin de presupuestos

ESTRATEGIAS DE REESTRUCTURACIN
Diseo y seguimiento de planes de negocio y estudios de viabilidad
Planes de marketing y estrategias comerciales
Cuadro de Mando Integral

PLAN DE GESTIN INTEGRADO


Plan de Gestin Integrado
FORMACIN
Formacin en diferentes reas de control de gestin

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Sisconges & Estrategia, S.L.

Oficinas: c/ Roselln, 297 Local,

08037 Barcelona

www.sistemacontrolgestion.com

Info@sistemacontrolgetion.com

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El Reporting herramienta clave El
para mejorar laes
Reporting gestin empresarial
el soporte bsico de
su sistema de informacin
10.2 Experiencia en reporting
SisConges & Estrategia, empresa que lleva muchos aos implantando sistemas de
reporting, ERP y CRM, as como sistemas de control de gestin, les presentamos una
herramienta que permitir a las organizaciones mejorar su gestin. Para nosotros el
software es el medio y el fin es ayudarles a conseguir los resultados previstos a travs
de unos sistemas de informacin eficientes.

Nuestra experiencia:

Ms de 100 sistemas de Reporting instalados en empresas de diferentes sectores y


actividad.

Ms de100 seminarios realizados desde mayo del 2011 sobre tablas dinmicas.

9 libros escritos utilizando las tablas dinmicas y PowerPivot de Excel.

Un equipo de profesionales: economistas, expertos en Tic y programacin.

Desde SisConges & Estrategia ofrecemos todo nuestro conocimiento en la implantacin de


nuestra solucin de SCGReporting para ayudarle a mejorar de procesos crticos de su negocio
de una forma innovadora. Todo ello con el objetivo ltimo de que la persona indicada pueda
acceder a la informacin exacta, en el momento preciso, desde el lugar que sea necesario y a
travs de prcticamente cualquier dispositivo. Esa es la forma de trabajar que demanda el
mercado y que las empresas deben ir incorporando lo antes posible.

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10.3 Ejemplos del SCGReporting que utilizan nuestros clientes

El SCGReporting implantado en una empresa de comercializacin de frutas, verduras y


pescados con ms de 50 tiendas ha permitido que se obtengan los informes para enviar a
los responsables en mucho menor tiempo, con mucha ms informacin y poder seguir el
cumplimiento de los objetivos de ventas por tienda e incluso analizar cualquier tipo de
datos entre periodos y al mximo detalle. En un futuro se distribuir toda la informacin
de forma automtica a los diferentes responsables.

Una empresa con actividad de mutua de servicios asistenciales ha instalado el sistema


de SCGReporting para centralizar toda la informacin y tenerla actualizada al da para su
consulta, adems pueden seguir los objetivos de gastos mdicos, partida esencial en este
negocio y adems enviar informes de control mediante alertas a los responsables de
control de gastos mdicos por email y disponen de todo el detalle de los gastos para actuar
de forma inmediata si es necesario.

A travs del sistema SCGReporting se ha integrado la informacin de los diferentes tipos


de software accesible por reas de trabajo, ahora se pueden seguir los objetivos de
productividad y actuar de forma inmediata, adems los empleados pueden consultar a
travs de la intranet los informes de dedicacin de horas a clientes (detallados y
resumidos) y auto controlarse mucho mejor y lo mejor es que se dispone de un acceso
desde internet a la informacin en cualquier momento y lugar caracterstica
imprescindible para optimizar el trabajo de los usuarios

Club de tenis de primer nivel con magnificas y extensas instalaciones, es importante estar
informado de los diferentes acontecimientos y las altas y bajas de socios, con el
SCGReporting han conseguido crear un sistema de informes que se envan de forma
programada con alertas que les ha permitido de forma peridica seguir la evolucin de
las variables ms importantes y actuar en consecuencia, es una herramienta que
proporciona avisos constantes de forma automtica y ayuda a los responsables mejorar
la gestin de las diferentes actividades del club.

Se ha implantado el SCGReporting en una escuela con casi 2.000 alumnos y varios


departamentos, con dos finalidades la primera dar acceso a la informacin a la Gerencia
de forma ordenada y escalonada, la segunda facilitar a los diferentes responsables de las
reas los informes de control presupuestarios de forma inmediata as pueden controlar y
actuar mejor sobre las desviaciones presupuestarias, todo ello ha reducido sustancialmente
el trabajo de creacin de informes manuales del departamento de administracin.

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

Bibliografa
Referencias bibliogrficas
Cano, Josep Llus (2007): Business intelligence: competir con informacin, Esade, Barcelona

Curto Daz, Josep, (2011): Introduccin al business intelligence, UOC, Barcelona

Mndez del Ro, Luis (2006): Ms all del Business Intelligence, Gestin 2000,

Muiz, Luis (2011): Dominar las tablas dinmicas aplicadas a la gestin empresarial, Profit
Editorial. Barcelona

Muiz, Luis (2012): Cmo implantar y evaluar un sistema de control de gestin, Profit
Editorial. Barcelona

Muiz, Luis (2012): Powerpivot con excel a su alcance para convertir sus datos en informacin
eficaz, Profit Editorial. Barcelona

Vitt, Elizabeth y Luckevich, Michael, (2003): Business Intelligence, tcnicas de anlisis para la
toma de decisiones estratgicas. Mcgraw Hill Mxico

Varios autores, (2013) Manual del controller, Profit Editorial.

Casos prcticos y ejemplos en:

Web: www.sistemacontrolgestion.com apartado de publicaciones.

Canal youtube: http://www.youtube.com/user/infoscg/videos

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

El Reporting herramienta clave para


mejorar
la gestin empresarial

Este libro tiene como objetivos:

Dar a conocer cmo funciona un sistema de reporting


Facilitar toda la informacin sobre el contenido del reporting
Ensear el contenido de un software de reporting y sus ventajas
Proporcionar informacin sobre formacin en tablas dinmicas
Facilitar ejemplos y casos prcticos de informes, grficos e indicadores

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