Administracin Municipal

Cuadernillo de Formacin Municipal

 La Administracin
Municipal
De acuerdo al Artculo 203 de la Constitucin de la
Repblica de El Salvador, los municipios sern "autnomos
en lo econmico, en lo tcnico y en lo administrativo",
es decir, que pueden decidir libremente sobre su
funcionamiento legal, contratacin de empleados y
empleadas, elaboracin de sus planes de desarrollo
y el uso que harn de los recursos econmicos y humanos
con que cuentan.

Cul es la labor primordial del gobierno local?

Es administrar en funcin del bien comn, y esto

implica tener la capacidad de ordenar, organizar su
funcionamiento y la prestacin de los servicios..........

Un aspecto fundamental para el desarrollo de una buena

administracin municipal, es que las autoridades municipales
conozcan, apliquen o implementen y den seguimiento a
los instrumentos de administracin municipal tales como:
evaluacin del desempeo laboral, manual de organizacin,
funciones y descripcin de puestos, control de bienes
inmuebles y controles de existencia......

El Concejo Municipal, como mxima autoridad del municipio,

asume funciones de carcter poltico, pero el Alcalde
o Alcaldesa, asume adems funciones administrativas.

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 Qu le compete al Alcalde o Alcaldesa
Municipal administrativamente?

Ejercer las funciones de gobierno local y

administracin municipal, estableciendo las medidas
necesarias para la buena marcha del municipio y
darle seguimiento a las polticas emanadas del
Concejo Municipal.

Nombrar y remover a funcionarios/as y empleados/as

cuyo nombramiento no estuviere reservado
al Concejo, siguiendo los procedimientos
de Ley.......

Realizar gestiones oportunas para lograr obtener

asistencia financiera y tcnica para llevar a cabo
proyectos que impulsen el desarrollo del municipio.

Supervisar oportuna y adecuadamente al personal

municipal y la ejecucin de proyectos..........

El Alcalde o Alcaldesa Municipal debe administrar

los recursos del municipio y al personal municipal,
sin descuidar la gestin poltica, social y financiera.

Para mejorar la administracin municipal, es

necesario que el Alcalde o Alcaldesa se preocupe
de sus funciones administrativas y le d seguimiento
a la aplicacin de los instrumentos administrativos
municipales, tales como: el diagnstico operativo
de funcionamiento interno de la municipalidad;
el manual de organizacin, funciones y descriptor
de puestos; la evaluacin del desempeo laboral;
el sistema de inventario de bienes muebles e
inmuebles, su normativa, polticas y formas de
registro, las polticas para el manejo de inventarios
de bienes de uso y de consumo, su codificacin
y marco legal; la implementacin de la unidad de
relaciones pblicas, las normas y procesos de la
Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la
Administracin Pblica, conocida como LACAP.
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2
 Funciones y obligaciones del Concejo Municipal

El Concejo Municipal es la mxima autoridad del municipio

y las responsabilidades ms importantes que le competen,
se pueden agrupar en seis tipos de funciones que en
trminos generales encierran su trabajo.

1. Administrativas

Realizar sesiones de trabajo donde se convoca a todo

el Concejo; las sesiones pueden ser ordinarias y
extraordinarias y sern celebradas en la Alcalda, salvo
que el Concejo decida otro lugar dentro de su jurisdiccin.

Las sesiones del Concejo sern pblicas y en ellas podr

tener participacin cualquier miembro de su comprensin,
con voz pero sin voto, previamente autorizado por el
Concejo; salvo que el Concejo acordare hacerlas privadas.

Para celebrar sesin se necesita que concurra por lo

menos la mitad ms uno de los miembros del Concejo.

Para que haya resoluciones se requiere el voto favorable

de la mitad ms uno de los miembros del Concejo, a
menos que la ley exija una mayora especial. En caso
de empate el Alcalde tendr voto calificado.......

Elaboracin y aprobacin del presupuesto municipal.

Dar seguimiento a los proyectos que ejecutan y

mantenimiento a todas las obras de uso comunal: vas
de acceso, servicios de agua, energa elctrica, mercados,
cementerios, rastros, etc.

2. Legislativas

Emitir ordenanzas y acuerdos que regulen el uso

adecuado de los recursos, as como sancionar por mal
uso de recursos y bienes del municipio.

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 Emitir acuerdos de coordinacin con otras
instancias gubernamentales y no gubernamentales,
as como con otros municipios.

Emitir normativas que rigen el quehacer del municipio.

Preparar y proponer los proyectos de ley de

tarifas de impuestos.

3. Promocin de la participacin ciudadana

Promover la participacin ciudadana en la toma

de decisiones para resolver responsablemente
los problemas locales.

Desarrollar cabildos abiertos, consultas populares,

vecinales y sectoriales, as como los otros mecanismos
de participacin ciudadana contenidos en el
Artculo 116, del Cdigo Municipal con Reformas
al 2006.

Mantener constante comunicacin con la poblacin.

Promover la conformacin de directivas comunales

y otorgar personera jurdica a quienes la necesiten.

4. Promocin de lo econmico y social

Desarrollar la cultura, la conciencia democrtica

y cvica de la poblacin.

Promover acciones para mejorar la salud y la

educacin de la ciudadana.

Proteger y fomentar la conservacin del medio

ambiente.

Fomentar el comercio, el desarrollo industrial,

agrcola y ferias que beneficien al municipio.

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 5. Planificacin del desarrollo

Elaborar, aprobar y ejecutar planes de desarrollo urbano

y rural.

Planificacin, ejecucin y mantenimiento de las obras

pblicas necesarias al municipio.

Promocin y financiamiento de programas de viviendas

o renovacin urbana.

6. Gestin

Elaborar proyectos, buscar y establecer la comunicacin

necesaria con instituciones pblicas y privadas que les
permita obtener recursos para ejecutar proyectos de
desarrollo y cualquier otro tipo de apoyo que beneficie
al municipio.

Dnde se establece el rol del Alcalde, Concejo y dems

funcionarios Municipales?

Se establece en el Ttulo V, Captulos del I al VI, Artculos

del 36 al 59 del Cdigo Municipal y sus Reformas
al 2006.

En el caso del Alcalde o Alcaldesa, es el/la administrador/a

de los recursos financieros, logsticos y humanos del
municipio, que puede delegarse en otra persona (Gerente)
cuando la municipalidad es muy grande y el Alcalde o
Alcaldesa tiene que dedicarse ms a la labor de gestin
y relaciones polticas y pblicas. (Art. 50 Cdigo Municipal
Reformado al 2006).

Una de las principales acciones de la administracin

pblica es la eficiente administracin de los recursos
humanos y para que se pueda hacer adecuadamente se
recomienda realizar un diagnstico.

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 Diagnstico Operativo de Funcionamiento
Interno

Esta etapa es de suma importancia para las y los

nuevos funcionarios, ya que les permite a travs
de un diagnstico conocer como est realmente
funcionando la municipalidad, si se estn cumpliendo
con los procesos establecidos en los instrumentos
administrativos y financieros de la administracin
municipal.

Para ello se recomienda:

1 Someter a concurso la contratacin de una persona

o empresa especializada en realizar este tipo de
estudios o diagnsticos.

2 Solicitar a la persona o empresa seleccionada la

realizacin de un FODA en recursos humanos,
adems un diagnstico sobre los procedimientos
operativos y la toma de decisiones, procedimientos
financieros, as como una evaluacin del grado de
cumplimiento y rendimiento laboral, sus debilidades
y reas a fortalecer.

Luego de conocer la situacin en la que se

encuentra la administracin municipal es importante
que las Alcaldas cuenten con los siguientes
instrumentos:

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 Manual de Organizacin, Funciones y Descriptor
de Puestos

Tiene como objetivo general, promover el ordenamiento

y mejoramiento interno de la municipalidad,
identificando las tareas correspondientes a cada puesto
y las exigencias o requisitos mnimos que debe tener
el personal, esto permitir establecer las necesidades
de capacitacin que se requieren, y/o contratar personal
calificado e idneo en cada plaza vacante, capaz
de asumir responsabilidades con eficiencia y eficacia, de
tal forma que permita una efectiva prestacin de servicios
a las y los ciudadanos.

Tambin permite facilitar y apoyar la formulacin de

lineamientos y la toma de decisiones para el crecimiento
y desarrollo organizacional de la municipalidad,
centrados en la importancia que tiene el recurso humano,
mediante la acertada contratacin del personal idneo
y apropiado a las necesidades especficas que tiene cada
puesto de trabajo.

Si la municipalidad ya cuenta con este manual, habra

que revisarlo, actualizarlo y/o aplicarlo; de lo contrario
se sugiere:

Elaborar un organigrama general de la municipalidad y

un organigrama por cada unidad o departamento, que
ayude a entender mejor la estructura orgnica de cada
uno y sus lneas jerrquicas. (Jefaturas inmediatas).
Sostener reuniones de trabajo con el personal municipal,
administrativo y de campo, mandos medios y jefaturas,
con el propsito de evaluar en conjunto la labor por
departamentos y rendimiento laboral de cada unidad.

Establecer en reuniones de trabajo la dependencia

jerrquica (Jefe o Jefa inmediata) de cada empleado/a,
estableciendo claramente con todos los canales de
comunicacin y de solucin de problemas...........

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 Comparar con el personal de cada unidad
y/o departamento, el manual de organizacin,
funciones y descriptor de puestos con los
cargos y funciones actuales, con su nombramiento
en planilla, verificando si est de acuerdo su
asignacin laboral al nombramiento, reorientando
las funciones, tareas o traslados de personal
si fuese necesario. Esto ayudar a tener una visin
ms clara de la organizacin municipal y ubicar
a cada empleado/a en el cargo para el cual ha
sido nombrado/a de acuerdo a sus capacidades.

Esta es una de las reas en las cuales el Alcalde

o Alcaldesa Municipal debe estar constantemente
pendiente de darle seguimiento, bsicamente
manteniendo reuniones peridicas con los mandos
medios con el propsito de recibir informacin de
las tareas asignadas y para comunicarse con sus
subalternos/as (empleados/as). El desempeo
y desarrollo de los recursos humanos de las
municipalidades es fundamental para el xito de
la gestin municipal y sus resultados, por lo que
tambin es necesario realizar evaluaciones.......

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 La Evaluacin del Desempeo Laboral

El sistema de evaluacin de desempeo no slo sirve

para determinar si un/a empleado/a efecta bien su
trabajo, sino tambin permite analizar la manera de
mejorar su trabajo y formular lineamientos que permitan
mejorar el desempeo y su contribucin al logro de los
objetivos y metas de la municipalidad.

Esta evaluacin permite mostrar a la jefatura inmediata

y al empleado/a las posibilidades de crecimiento laboral
y de desarrollo.

Sus principales objetivos son:

El desarrollo continuo del personal municipal........

Formular programas de capacitacin.

Establecer criterios objetivos que merezcan un reconocimiento

al empleado/a.

Brindar informacin precisa para programas de capacitacin,

contratacin, ascensos e incentivos salariales.......

Brindar un servicio municipal que satisfaga a las y los

ciudadanos.

Qu, cmo y cundo evaluar?

Se deben evaluar a las y los trabajadores con contrato

por tiempo indefinido y los de ley de salarios..........

La evaluacin deber ser requisito para prorrogar contrato

o nuevo contrato.

Se debe realizar por lo menos dos veces al ao, se

sugiere en el primer y tercer trimestre.

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 Los resultados se comparten, analizan y discuten
con la persona evaluada.......

El evaluado o evaluada deber hacer su propia

auto evaluacin.

Los resultados se presentan al Alcalde o Alcaldesa.

Si bien es cierto la administracin de los recursos

humanos es de vital importancia para el
funcionamiento de la municipalidad, tambin lo es
el correcto y eficiente manejo de los bienes del
municipio, para lo cual se sugiere a los gobernantes
realizar inventarios.

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 Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles de la
Municipalidad

Su finalidad es controlar las existencias de los activos

y todos aquellos aspectos que tienen que ver con su
manejo dentro del marco legal, las Normas Tcnicas de
Control Interno de la Corte de Cuentas (NTCI. 3-09/3-
10/3-11/3-12/3-13/3-14/3-16/3-18), Artculo 31 del
Cdigo Municipal Reformado al 2006 y Artculo 25 de
la Ley de la Corte de Cuentas.

Su objetivo principal es mantener un registro y control

actualizado de los bienes muebles e inmuebles municipales
apegado al marco legal vigente.

Para una responsable y sana administracin se sugiere

implementar las siguientes polticas, las cuales quedan
a decisin del Concejo Municipal. No olvidar que las
municipalidades deben contar con un Manual actualizado
de los bienes muebles e inmuebles de cada ao.

Todo miembro del Concejo y Alcalde o Alcaldesa

desde el momento en que toma posesin de su cargo
es responsable de los bienes muebles e inmuebles
del municipio.

El Concejo, el Alcalde o Alcaldesa, jefes de departamentos

o secciones respondern por la prdida o dao del
mobiliario y equipo a su cargo.

Ningn bien cargado al inventario puede ser retirado de

la unidad asignada, aunque est inservible, ni aunque
haya acuerdo municipal, sino hasta que haya sido
descargado del inventario por contabilidad............

Todas las adquisiciones de mobiliario y equipo que realice

la municipalidad, debern ser codificadas e inventariadas
por contabilidad.

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 Los bienes muebles e inmuebles destinados a
actividades institucionales y productivas debern
depreciarse anualmente por el mtodo de la lnea
recta, segn las Normas de Contabilidad Gubernamental.

La compra de un vehculo cuyo valor fue de

EJEMPLO \\\\\\\\\

$25,000.00 en el ao 2008, se depreciar en 10

aos por un factor anual del 10% as:

2009= $ 25,000.00 x 10% = $ 2,500.00

2010= $ 22,500.00 x 10% = $ 2,250.00
2011= $ 20,250.00 x 10% = $ 2,025.00

Y as sucesivamente hasta depreciarlo por 10 aos.

Para edificaciones y obras de infraestructura se

depreciar 2.5% por ao por 40 aos; para
maquinaria productiva y equipo de transporte 10%
por ao por 10 aos; otros bienes muebles 20%
anual por 5 aos.

Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a las

caractersticas de durabilidad. Se consideran bienes
a inventariar todos aquellos con duracin mayor
de dos aos y cuyo valor exceda a $ 57.14 y de
$ 5.71 en caso de libros de texto para consultas.

Bienes durables:
Aquellos cuyo costo unitario es mayor de $ 600.00

Bienes no durables:
Aquellos cuyo costo unitario es menor a $ 600.00

Baja o descarga de bienes:

El retiro de bienes que han perdido la posibilidad
de uso debido a: obsoletos, desgaste, deterioro,
prdida, destruccin, mantenimiento o reparacin
onerosa y reposicin.

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 Manejo de Inventarios de Bienes de Uso y de Consumo

Las municipalidades en su gestin administrativa y de

prestacin de servicios adquieren, manejan y utilizan
diferentes tipos de bienes de uso y de consumo, los
cuales son mantenidos en inventario, a la espera de ser
requeridos para ser utilizados y consumidos........

Esta accin demanda un efectivo y oportuno control y

registro de estos bienes y tiene como objetivo facilitar
el control y manejo apropiado de diferentes inventarios
de bienes de uso y consumo, aplicando y cumpliendo
el marco legal vigente.

En el Cdigo Municipal Reformado al 2006, Artculo 31,

dice: Son obligaciones del Concejo: literal 1. Llevar al
da, mediante registros adecuados, el inventario de los
bienes del municipio. Para lo cual el encargado de
bodega debe de registrar todos los productos que ingresan
y salen, debe adems llevar un registro de saldos diarios
en Kardex y enviar un informe mensual de existencias
al Alcalde o Alcaldesa Municipal.......

Para la recepcin de artculos o mercaderas por parte

del proveedor, el encargado de bodega debe de verificar
que lo que se recibe sea acorde a lo solicitado; para
el despacho de productos o artculos a las y los empleados
municipales existe un procedimiento que involucra a la
Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional
(UACI), y se utiliza para controlar las salidas de existencias
de productos, previa autorizacin de la jefatura de la
UACI. Estos instrumentos estn debidamente diseados
en el manual de gestin de la UACI, unidad que fue
creada a travs de la vigencia de la Ley de Adquisiciones
y Contrataciones de la Administracin Pblica (LACAP).

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 Ley de Adquisiciones y Contrataciones de
la Administracin Pblica

Esta ley tiene por objeto regular las adquisiciones

y contrataciones de obras, bienes y servicios, que
deben celebrar las instituciones de la Administracin
Pblica para el cumplimiento de sus fines;
entendindose para los alcances y efectos de sta,
que la regulacin comprende adems los procesos
enunciados en esta Ley. Esta Ley adems, ya
cuenta con un Reglamento de aplicacin..........

A partir del 01 de enero del ao 2001, la Ley

entr en vigencia para las municipalidades, por lo
que actualmente todas deben de contar con una
Unidad de Adquisiciones y Contrataciones
Institucionales, llamada UACI.

Esta unidad es la encargada de todos los procesos

de adquisicin y contratacin de obras, bienes y
servicios que la municipalidad requiera, reservndose
para el Concejo Municipal la adjudicacin.......

Esto quiere decir, que no es la jefatura de la UACI,

quien decide a quien le comprarn bienes o
contratarn para la ejecucin de obras o prestacin
de servicios, la UACI solamente debe cumplir con
los procesos establecidos por la ley.

La UACI depende jerrquicamente del Titular de

la institucin, en este caso del Alcalde o Alcaldesa,
quien debe mantener una estrecha comunicacin
y control sobre el quehacer de esta unidad,
tal como lo establece el Artculo 19 de esta Ley.

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 Quin establece las normas a seguir para realizar las
compras y contrataciones de la administracin pblica?

La establece el Ministerio de Hacienda a travs de la

Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones de
la Administracin Pblica (UNAC), adems asesora y
capacita a las UACI de las diferentes instituciones.

Quin establece la poltica de adquisiciones y

contrataciones de las municipalidades?

Cada Concejo Municipal establece su poltica de adquisiciones

y contrataciones.

Cules son las formas y montos de contratacin?

Licitacin Pblica: se invita pblicamente a participar

a todas y todos los interesados en proporcionar obras,
bienes y/o servicios que no sean los de consultora. Se
aplica en el caso de montos superiores a $122,110.50
(635 salarios mnimos urbanos), considerando el salario
mnimo a junio de 2008, en $192.30.

Concurso Pblico: se invita pblicamente a participar

a todas y todos los interesados en proporcionar servicios
de consultora. Se aplica en el caso de montos superiores
a $38,460.00 (200 salarios mnimos urbanos)...........

Concurso Pblico por Invitacin: desde el equivalente

a $15,384.00 (80 salarios mnimos urbanos), hasta
$38,460.00 (200 salarios mnimos urbanos)...........

Licitacin Pblica por Invitacin: se elabora una lista

de ofertantes y se les invita pblicamente por escrito
a participar en un concurso o licitacin a un mnimo

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 de cuatro ofertantes (en casos justificados
pueden participar slo dos). Se aplica cuando
sean montos iguales a $15,384.00 (80 salarios
mnimos urbanos) hasta $122,110.50 (635 salarios
mnimos urbanos).

Libre Gestin: es el procedimiento que siguen

las municipalidades para adquirir bienes o servicios
para sus necesidades cotidianas, tambin se usa
en el caso de contratacin de obras o consultores
individuales que no pasen de $15,384.00
(80 salarios mnimos urbanos), deber tener al
menos 3 ofertantes. Este requisito no es necesario
para montos menores a $1,923.00 (10 salarios
mnimos urbanos).

Contratacin Directa: la persona contrata a una

persona natural o jurdica sin seguir el procedimiento
establecido en la Ley, pero manteniendo los criterios
de competencia y tomando en cuenta las condiciones
y especificaciones tcnicas previamente definidas.

Cules son los pasos a seguir para el proceso de

contratacin?

Elaborar bases de licitacin o concurso

Convocatoria

Retiro y derecho de bases

Adendas y enmiendas

Apertura pblica de las ofertas

Evaluacin de ofertas

Adjudicacin

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 Notificacin a las y los participantes

Formalizacin del contrato

Ejecucin del contrato

Si bien es cierto la buena administracin de recursos

humanos, de bienes y finanzas es importante, tambin
lo es la relacin de la municipalidad con sus ciudadanos/as,
para lo cual un departamento o unidad de relaciones
pblicas y comunicaciones es de mucha ayuda a la labor
de mantener las relaciones polticas tanto del Alcalde
o Alcaldesa, como del Concejo Municipal. Por lo tanto,
se sugiere la implementacin de esta unidad o departamento.

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 Relaciones Pblicas

Un rea que descuidan muchas municipalidades

es la de Relaciones Pblicas, en la actualidad se
hace necesario para ejecutar eficientemente la
poltica de informacin y comunicacin de doble
va, es decir, de la municipalidad hacia la comunidad
y viceversa, mantenerla permanentemente informada
y al mismo tiempo recibir insumos de las y los
ciudadanos para retroalimentar la gestin municipal.

Si no es posible establecer esta unidad, es necesario

que algn funcionario o funcionaria desempee
esta labor.

Entre las funciones de la Unidad de Relaciones

Pblicas se destacan:

Promover, establecer y mantener una adecuada

comunicacin interna entre funcionarios/as y
empleados/as de las diferentes reas municipales
y externa con los diferentes sectores ciudadanos.

Divulgar sistemticamente a la comunidad los

proyectos y programas que reflejan la labor
desarrollada por la municipalidad.

Canalizar a los diferentes medios de comunicacin

la informacin oficial emanada de las autoridades
superiores.

Planificar y coordinar las presentaciones del Alcalde

o Alcaldesa y del Concejo Municipal, ante los
diferentes sectores ciudadanos, en actividades como
cabildos abiertos, comparecencias radiales, rendicin
de cuentas, dilogos con sectores ciudadanos, eventos
culturales, deportivos, entre otros.

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 Coordinar con la Unidad de Proyeccin Social y Participacin
Ciudadana los programas culturales y artsticos que la
municipalidad promueva para bienestar de la ciudadana.

Organizar y mantener el peridico mural de la Alcalda.

La persona que asuma este puesto o funcin debe tener

las siguientes caractersticas: dinamismo, liderazgo, criterio
e iniciativa, con facilidad de comunicacin, buenas
relaciones interpersonales y conocimiento del territorio
y sectores del municipio. Para el caso de Alcaldas
grandes se recomienda adems que la persona encargada
sea Trabajador/a Social, Psiclogo/a o Socilogo/a, que
tenga mnimo dos aos de experiencia en reas similares
y que conozca paquetes de computacin actualizados........

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Deutsche Gesellschaft
fr Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH
- cooperacin tcnica alemana -

Programa de Asesoramiento en el Fomento

Municipal y la Descentralizacin (PROMUDE/GTZ)
Calle El Mirador y 91 Avenida Norte No. 4709
Colonia Escaln, San Salvador, El Salvador.
Telefax: (503) 2211-2074 / 2075
2263-9707 / 2461
http://www.gtz.de/elsalvador

Corporacin de Municipalidades de la
Repblica de El Salvador (COMURES)
Calle Estadio 2 No. 33
Colonia Flor Blanca, San Salvador, El Salvador.
Tel: (503) 2246-9000
http: //www.comures.org.sv