MANEJO FISICO DE INVENTARIOS

Inventario Fsico:

Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las
diferentes clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha
del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista
detallada y valorada de las existencias.

Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de conteo, del
peso o a la medida real obtenidos.

Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La
realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que
los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La
preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de cuatro fases, a saber:

1. Manejo de inventarios (preparativos)

2. Identificacin

3. Instruccin

4. Adiestramiento

El manejo fsico de inventarios son las acciones de contar, medir, pesar y anotar los
diferentes productos que vamos a almacenar, trata sobre la relacin que tenemos
directamente con el producto que vamos a tener almacenado y del calculo del stock
realmente posedo.

RECEPCION DE INVENTARIOS

Debe ser responsable de lo siguiente:

La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan sido

debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con
una copia aprobada de la orden de compra.

La relacin de informes de recepcin para registrar y notificar la recepcin y

aceptacin.

La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes(depsitos) u otros

lugares determinados. Como precaucin contra la apropiacin indebida de activos.
Es llevar a cabo un registro de todos los materiales que entran a almacn y hacer
una aceptacin y notificacin cuando estos productos hayan sido contados,
inspeccionados y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.

ORGANIZACIN DE INVENTARIOS

El inventario se puede organizar en papel, en soporte informtico o en ambos. Dado

que la informtica est forjando los actuales sistemas culturales, es aconsejable
utilizar, donde sea posible, tambin las modernas tecnologas con el fin de realizar
una elaboracin de las fichas ms dctil, mucho ms aprovechable y fcilmente
integrable.

En la organizacin del inventario es de suma importancia la reglamentacin del

acceso a las informaciones, ya que no todos los datos se deben poner a disposicin
de cualquier persona, por obvios motivos de seguridad del patrimonio histrico-
artstico. Por esta razn, se impone la distincin entre el inventario completo (en
papel o informtico) y el eventual inventario introducido en redes informticas.
Adems, incluso los datos de la red deben ser consultables de manera diversificada
y gradual, utilizando diversos cdigos de acceso.

El inventario debe conservarse en un lugar idneo y seguro. Se puede pensar en la

realizacin de una unidad central y otras perifricas, segn las exigencias generales
y locales.

Todos los datos obtenidos de la captura de entrada pueden ser registrados en papel
o en una base de datos de la empresa (computadora) esto es muy importante para
tener control de la cantidad real de material almacenado y tener un registro de datos
de los diferentes proveedores y en que condiciones se recibi su mercanca.

DESPACHO DE INVENTARIOS

La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de

entrega debe:

a. Ser trasladada con el medio mecnico adecuado.

b. Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin, una factura

o una factura remisin.

c. Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercanca con el

documento de salida.

d. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacn de
material auxiliar, con suficiente anticipacin y cantidad.
e. Las mesas, la bscula y las herramientas de fleje, de engomado, y tiles
necesarios debern tener un rea ordenada que facilite las maniobras de manejo
de los productos y de empaque.

Es la mercanca que se extrae de almacn para ser entregada al cliente o

consumidor (es lo opuesto a la recepcin) aqu se lleva un registro de los productos
y materiales que salen de almacn para tener claro cuanto queda en inventario real.

MANTENIMIENTO Y REGISTRO DE INVENTARIOS

Actualmente se utilizan varios mtodos para determinar las cantidades fsicas de un

inventario, muchos de los cuales requieren o permiten la utilizacin de un equipo de
trabajo. En el mtodo ms sencillo un miembro de un grupo de trabajo cuenta, pesa,
mide o hace el estimativo de la cantidad a otro miembro del grupo quien se encarga
de anotarla en una hoja de inventario.

Se debe llevar a cabo la notacin de un inventario fsico en la Hoja de control de

Inventario o Libros de Inventarios que es de donde se registran todos los
movimientos de las mercancas de una empresa comercializada, al final de cada
periodo deben registrarse en el libro de inventarios las existencias de las
mercancas, as como el contenido de los estados financieros de manera resumida.

Es darle un seguimiento al registro a la entrada y salida de productos de un almacn,

o bien aplicarlo durante cada tanto tiempo que se necesite (peridicamente)
dependiendo del tipo de producto que se tenga almacenado y que tan rpido se
vende.