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CAPTULO 1
INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD
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OBJETIVOS:

Valorar los objetivos y la importancia de la informacin contable en la toma de


decisiones.
Ilustrar el proceso de registro de la informacin contable.
Identificar las caractersticas esenciales de la empresa.
Establecer las diferencias entre los distintos tipos de sociedad comercial.
Reconocer las normas para elaborar una escritura de constitucin de una
sociedad.
Enunciar las obligaciones de los comerciantes segn el Cdigo de Comercio.

1.1 LA CONTABILIDAD

Intentar aqu una definicin de Contabilidad en momentos en que apenas iniciamos su estudio, creo
que sea de dudoso mrito, ya que hasta tanto el estudiante no haya aprendido algo acerca de qu,
cmo y por qu se lleva la contabilidad, no podr tener una idea substancial de lo que esta materia
significa. En otras palabras, ninguna definicin va a servir de algo en este momento. Sin embargo,
por formalidad, ofrezco una definicin para aquellos estudiantes a quienes pudiera interesarles y
aunque jams nos sirvamos de ella, al menos, con presentarla descargamos nuestra obligacin. Una
definicin formal de Contabilidad, sera sta:

Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e interpretar datos financieros, para obtener
as las informaciones necesarias de los varios intereses que se afectan por las operaciones de una
empresa.

Sin duda alguna, el estudiante se extraar ante esta afirmacin y quizs se pregunte si realmente
debiera seguir adelante. En respuesta a esto, puedo asegurarle que aunque la definicin le parezca
poco interesante, la Contabilidad en s misma no lo es. Es cierto que en un principio sus bases

Apuntes de Contabilidad Captulo 1: Introduccin a la Contabilidad


resultan rutinarias y limitadas, pero el estudiante puede estar seguro de que una vez las haya
aprendido, el material ser interesante y atractivo. De todas maneras, me esforzar en presentar un
texto ameno, lgico y fcil de entender.

1.2 FINALIDAD DE LA CONTABILIDAD

La principal finalidad de la Contabilidad es suministrar, en momentos precisos o determinados,


informacin razonada, con base a registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente
privado o pblico. Para obtener esta finalidad:

1. REGISTRA, basado en sistemas y procedimientos tcnicos adaptados a la diversidad


de operaciones que pueda realizar un determinado ente.

2. CLASIFICA las operaciones registradas, como un medio para obtener su fin.

3. RESUME la informacin obtenida, resaltando los hechos ms importantes ocurridos en


el patrimonio.

4. INTERPRETA los resmenes con el objeto de proporcionar informacin razonada.

La Contabilidad es una fuente que les suministra informacin a usuarios internos y externos as:

Los usuarios externos son los que utilizan la informacin financiera, pero no tienen injerencia
directa en la administracin.
Los usuarios internos, son los accionistas, administradores y empleados.

La administracin tambin utiliza la informacin financiera de uso general; sin embargo, como tienen
injerencia directa en la gestin administrativa puede solicitar informacin de reas especficas de
inters diseados a su medida. Por lo tanto, se pueden establecer dos reas en las que se divide la
Contabilidad, dependiendo del usuario al cual se le presente la informacin: La Contabilidad
Financiera enfocada a usuarios externos, y la Contabilidad Administrativa enfocada a usuarios
internos.

Las caractersticas principales de las dos orientaciones contables se detallen a continuacin:

Contabilidad Financiera Contabilidad Administrativa

Caractersticas Orientacin financiera Orientacin Administrativa


Usuarios Externos Internos
Obligatoriedad Obligatoria por diversas leyes Opcional, por ser uso exclusivo de la
administracin
Temporalidad Reporta hechos pasados Enfoca al futuro
Normatividad Elaborada con base en principios de No sigue normatividad alguna, se
contabilidad generalmente aceptados. analiza de las disciplinas que sean
necesarias.

Apuntes Prcticos de Contabilidad General Captulo 1.- Introduccin a la Contabilidad 2


Informes Como producto final entrega Estados Reportes como lo solicita la
Financieros de uso general. administracin.
1.3 CLASIFICACIN DE LA CONTABILIDAD

1.3.1 Segn el origen del capital

La contabilidad puede ser:


Privada o particular, si se ocupa del registro de transacciones y preparacin de Estados
Financieros de empresas particulares

Oficial o gubernamental, si se ocupa del registro de informacin del estado o de las


instituciones y diferentes organismos estatales.

1.3.2 Segn la clase de actividad

La contabilidad, de acuerdo con la actividad econmica desarrollada por la empresa, puede


clasificarse en:

Comercial, si registra las operaciones de empresas o negocios dedicados a la compra y venta


de bienes o mercancas, sin ningn proceso adicional de transformacin de stas.
Industrial o de costos, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la fabricacin o
elaboracin de productos mediante la transformacin de materias primas, permitiendo
determinar los costos unitarios de produccin o de explotacin.
Servicios, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la venta y prestacin de
servicios, o a la venta de capacidad profesional. En este grupo se tienen: entidades bancarias,
instituciones educativas, hospitales, clnicas, talleres de servicio, empresas de turismo, servicios
de transporte, empresas de asesora profesional, etc..
Agropecuaria, registra las operaciones de empresas dedicadas a las actividades de agricultura
o ganadera.

1.4 LA EMPRESA

En toda empresa, grande o pequea, de cualquier tipo se encuentran tres factores necesarios para
que pueda realizar su actividad; ellos son: personas, capital y trabajo.

El factor personas est representado en los propietarios, administradores y todos los empleados que
laboran en la empresa.

El capital est constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa y puede estar
representado en dinero en efectivo, mercancas, maquinaria, muebles y otros bienes.

Apuntes Prcticos de Contabilidad General Captulo 1.- Introduccin a la Contabilidad 3


El trabajo es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, el cual
puede ser la produccin de bienes, la compra-venta de mercancas o la prestacin de un servicio.

La empresa es toda actividad econmica organizada para producir, transformar, comercializar,


administrar, custodiar bienes o para prestar servicios a travs de un establecimiento de comercio.

El establecimiento de comercio se define como el conjunto de bienes dispuestos por el empresario


para realizar los objetivos de la empresa. Estos establecimientos de comercio pueden ubicarse tanto
dentro como fuera del dominio principal de la empresa, en forma de sucursales, agencias o
simplemente como establecimientos.

Forman parte de los establecimientos de comercio los siguientes bienes:

El nombre comercial y las marcas de los productos o servicios.


Los derechos de los empresarios sobre los inventos o creaciones industriales o artsticas que se
utilicen en el establecimiento.
Las mercancas o productos terminados o en proceso de elaboracin.
Las instalaciones con sus muebles y enseres.
El derecho a proteger y conservar la clientela y su crdito comercial.

1.4.1 Clasificacin de las empresas

a. Segn se actividad

Agropecuarias: aquellas que se dedican a actividades de agricultura y ganadera. Pertenecen


al sector primario de la economa; por ejemplo: granjas agrcolas, porcinas, haciendas agrcolas.

Mineras: empresas cuyo objetivo primordial es la explotacin de los recursos del subsuelo.
Ejemplo: empresas petroleras, aurferas, piedras preciosas y otros minerales.

Industriales: aquellas dedicadas a la compra de materias primas para transformarlas en nuevos


productos que ms tarde sern vendidos al consumidor final. Pertenecen al sector secundario de
la economa. En este proceso de manufactura intervienen recursos humanos, maquinarias y
equipos.

Comerciales: se dedican a la compra y venta de productos, sin transformar o cambiar las


caractersticas iniciales del mismo. Por lo general, este grupo de empresas o negocios compra
directamente a los productores o mayoristas con el fin de reducir sus costos de operacin; por
ejemplo: empresas distribuidoras.

Servicios: su actividad econmica es vender servicios o capacidad profesional, es decir,


productos intangibles; por ejemplo: centros de enseanza (colegios, universidades); las
agencias de viaje, las empresas pblicas, los equipos profesionales de ftbol.

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b. Segn el nmero de socios

De un solo socio o empresa unipersonal: como su nombre lo indica, son empresas de


propiedad de una persona natural o jurdica. A partir de la Ley 222 de 1995 estas empresas
pueden constituirse como empresas jurdicas similares a las sociedades limitadas. Deben
registrarse en las cmaras de comercio; la responsabilidad del propietario est limitada al valor
de los bienes aportados, el respaldo de la empresa es el aporte del propietario; La razn social
debe estar seguida de la expresin empresa unipersonal o de su sigla E.U.

De varios socios: pertenecen a dos o ms socios. De acuerdo con su constitucin se clasifican


en:

La sociedad colectiva
La sociedad limitada
La sociedad comanditaria
La sociedad annima

Sociedades comerciales: surgen por el acuerdo entre dos o ms personas que se obligan a
hacer aportes en dinero, en trabajo o en especie, para realizar un proyecto empresarial que tiene
como fin generar utilidades y distribuirlas entre los socios. La sociedad comercial se forma por
un contrato que debe elevarse a escritura pblica en una notara y/o entidad de registro (cmara
de comercio), y desde ese momento, como persona jurdica, puede establecer relaciones con
otras personas.

El contrato de constitucin o escritura pblica debe reunir como mnimo los siguientes requisitos:

Identificaciones de quines constituyen la sociedad, con nombres, apellidos, estado


civil, edad, domicilio, ya se trate de personas naturales o jurdicas.
Nombre o razn social de esa persona jurdica.
El domicilio principal de le sede de la sociedad.
El objeto preciso de la sociedad y actividades principales que se propone desarrollar.
El valor de los aportes que cada uno de los asociados se compromete a entregar
especificando su valor y forma de pago.
La manera como van a administrar los bienes y quines lo harn.
La forma de convocar a juntas de socios o asamblea general.
Fechas de corte de operaciones y rendicin de cuentas.
Duracin de la sociedad.
Nombre, facultades y obligaciones del representante legal.

La sociedad colectiva: es la sociedad formada por dos o ms personas llamadas socios


colectivos, que administran la empresa y responden ante otras personas (terceros), en forma
personal, ilimitada y solidariamente. La razn social se forma de los apellidos de todos los
socios, algunos o algunas de ellos, agregndole las expresiones y compaa, hermanos e
hijos u otra anloga, cuando no incluye los apellidos de todos los socios.

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La sociedad limitada: est conformada por no menos de dos y no ms de veinticinco socios.
La razn social puede tomar la designacin del objeto de la empresa o el nombre y apellido o el
solo apellido de una o ms personas naturales agregndole las expresiones y compaa,
hermanos e hijos u otra anloga; en cada caso deber estar seguida de la palabra limitada. De
acuerdo con la ley 223 de 1995, los socios responden solidariamente por los impuestos de la
sociedad y deben responder solidariamente en una proporcin similar al capital aportado, por las
obligaciones salariales que se deriven de la actividad econmica de la sociedad limitada.

Sociedad comanditaria: formada por socios gestores que la administran y otros que no la
administran, llamados socios comanditarios, porque ante terceros responden nicamente por el
aporte que hicieron a la sociedad. En cambio, los socios gestores administran la empresa y
responden con los bienes de sta y con sus bienes particulares.

Esta sociedad comanditaria puede ser:

o Comanditaria por acciones: requiere socios gestores y socios comanditarios. Estos


ltimos con un mnimo de cinco accionistas. La razn social se forma con el nombre
completo o el apellido de uno o ms socios gestores, agregando la expresin y
compaa , seguida de las palabras sociedad comanditaria por acciones o la
abreviatura S.C.A..

o Comanditaria simple: la razn social de sta se forma con el nombre completo o el


apellido de uno o ms socios gestores y se agrega la expresin y compaa, seguida
de las letras S. En C..

La sociedad annima: persona jurdica creada por el aporte de los fondos de los accionistas,
quienes sern responsables hasta por la suma de sus aportes respectivos. Requiere para su
constitucin un mnimo de cinco socios o accionistas. La sociedad annima tendr una
denominacin que haga referencia a las actividades de la empresa, seguida de las palabras
sociedad annima o de las letras S.A.

c. Segn el aporte del capital

Otro criterio muy importante en la clasificacin de las empresas es el relacionado con el origen o
aporte del capital, y pueden ser:

La empresa privada: una de las caractersticas es que los particulares inviertan capital con el
fin de obtener ganancias; la toma de decisiones se realiza segn el objetivo de la ganancia,
considerando los riesgos y el mercado al cual se dirige la produccin.

La empresa pblica: se forma con el aporte de capital pblico o estatal, debido a la necesidad
de intervencin del Estado en la economa con el objeto de cubrir actividades o reas en las
cuales los particulares no estn interesados en participar porque no se obtienen ganancias o

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slo se obtienen a muy largo plazo o la inversin requerida es muy alta. El Estado crea
empresas con el fin de satisfacer necesidades sociales e impulsar el desarrollo econmico.

Las empresas mixtas: aquellas que se forman con la fusin de capital pblico y privado; el
tipo de asociacin puede ser diverso: en algunos casos, el capital pblico puede ser muy
mayoritario; asimismo, la proporcin en que cambian los capitales pueden variar.

1.5 COMERCIANTE

Los comerciantes son todas aquellas personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las
actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la
actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado o intermediario (Artculo 10 del Cdigo de
Comercio).

1.5.1 Deberes y requisitos legales de los comerciantes

Es obligacin de todo comerciante:

a. Matricularse en el Registro Mercantil.


b. Llevar contabilidad general de sus negocios conforme con las normas legales.
c. Inscribir en el registro Mercantil todos los actos, libros y dems documentos relacionados con
sus negocios o actividades.
d. Conservar, de acuerdo a la ley, la correspondencia y dems documentos relacionados con sus
negocios o actividades.
e. Denunciar ante el Juez competente la cesacin en el pago corriente de sus obligaciones
mercantiles.
f. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. (Artculo 19 del Cdigo de Comercio).

Los comerciantes legalmente establecidos, matriculados en las cmaras de comercio, deben


diligenciar y acreditar los siguientes documentos, para tener derecho a desempear el comercio de
acuerdo con las normas legales establecidas en su jurisdiccin:

Copia del Registro Mercantil expedido por la Cmara de Comercio.


Copia de la Matrcula y comercio.
Patente de sanidad.
Certificado de ubicacin.
Certificado del Cuerpo de Bomberos
Paz y salvo de Sayco y Acinpro.

1.6 PERIODO CONTABLE

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Ante la necesidad de toma de decisiones, deben hacerse cortes convencionales que nos permitan
enfrentar los ingresos de un perodo con sus costos y gastos correspondientes. Por ejemplo, las
empresas pueden tener cortes de informacin mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual.
A fin de suministrar informacin sobre el negocio, se necesita estructurar los procesos de registro de
las operaciones y actividades de la empresa o negocio, ya sea por medio de procedimientos
manuales, mecnicos o electrnicos. Toda actividad econmica se manifiesta con transacciones
comerciales, como compra de inventarios, pagos de nmina, venta de productos, cancelacin de
obligaciones, etc..

Todos estos eventos econmicos implican intercambios de orden financiero y por consiguiente,
deben expresarse en trminos monetarios. Esto quiere decir que para que una transaccin sea un
hecho econmico, se requiere que sea cuantificable en dinero y que tenga efecto en los Estados
Financieros.

Cada transaccin, para su registro en los libros, debe estar respaldada por un documento fuente
(conocido como soporte contable), punto de partida del proceso contable.

Las facturas, los cheques, recibos de caja, consignaciones y otros comprobantes son ejemplos de
soportes contables que deben ser recopilados, clasificados y registrados en forma descriptiva y
cronolgica.

Cada transaccin de una empresa o ente econmico sigue el mismo tratamiento, de manera que al
finalizar un perodo se asientan en los libros cientos de transacciones comerciales, clasificadas por
grupos que permiten su decantacin. Una vez finalizado el ciclo, la Contabilidad resume la
informacin y presenta los Estados Financieros.
En el captulo 10 profundizar sobre lo concerniente al Perodo Contable , conocido tambin como
Ciclo Contable .

Las etapas que deben seguirse en el proceso contable son: recoleccin, registro, clasificacin y
resumen. Estos pasos representan el procedimiento mediante el cual se genera la informacin
contable.

Los informes financieros que suministra la Contabilidad varan segn se usuario final. Bsicamente
hay tres tipos de informes:

Informes Internos.
Informes Especiales.
Informes Externos.

1.6.1 Informes Internos

La gran responsabilidad de los administradores est en la toma de decisiones. Por eso necesitan
informacin contable oportuna y veraz, para cumplir sus funciones de control, planeacin y toma de
decisiones en materia de inversiones y crdito. La gerencia obtiene de la Contabilidad informacin

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sobre liquidez, niveles y capacidad de endeudamiento, mrgenes de utilidad por cada producto,
costos de produccin, disponibilidad de recursos, etc., datos que le permitirn orientar acciones
como establecer precios de venta, proyectar inversiones, mejorar la capacidad productiva,
establecer polticas de descuento, entre otras.

1.6.2 Informes Especiales

Son utilizados por los dueos para evaluar el rendimiento y la seguridad de su inversin y conocer el
valor total de sus inversiones.

1.6.3 Informes Externos

Los utilizan tanto las entidades de vigilancia y control como los proveedores y las entidades
financieras.

Al Estado le interesa conocer si los impuestos han sido bien determinados; a los proveedores les
interesa conocer el riesgo financiero para conceder plazos o crditos; a las entidades financieras les
interesa conocer la capacidad de endeudamiento, los mrgenes de utilidades, etc..

Todos estos informes tienen como finalidad servir de herramienta para la toma de decisiones por sus
usuarios.

A continuacin se sealan los diferentes usuarios de la informacin contable:

USUARIOS DE LA INFORMACIN CONTABLE

ORGANIZACIN
Usuarios Internos Usuarios Externos
Socios o Accionistas Estado
Gerente Presidente Proveedores
Junta Directiva Inversionistas
Empleados Entidades de Control
Sindicato Clientes y Bancos

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TALLER DE EVALUACIN
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1. Explique con sus propias palabras: el concepto de Contabilidad?.


2. Cul es la finalidad principal de la Contabilidad?
3. Cmo se clasifica la Contabilidad, teniendo en cuenta el origen del capital?
4. Cmo se clasifica la Contabilidad, teniendo en cuenta la actividad?
5. Defina el concepto de empresa.
6. Mencione tres tipos de empresas y explique cada una de ellas.
7. Qu son comerciantes?
8. Cite tres deberes y tres requisitos legales de los comerciantes.
9. Para qu le sirve la informacin contable a los administradores, al Estado y a los proveedores?
10. Cules son los usuarios de la informacin contable?
11. Cules son los requisitos mnimos que debe contener el contrato de constitucin o escritura
pblica, de una sociedad comercial?
12. Cite cuatro usuarios internos de la informacin contable.
13. Cite cuatro usuarios externos de la informacin contable.

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