Professional Documents
Culture Documents
1
Ind
p
Panduan Penggunaan
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
LOGISTIK DI INSTALASI FARMASI
PEMERINTAH
ISBN 978-602-416-117-0
1.Judul I. PHARMACY
II. INFORMATION SYSTEMS
ii
PANDUAN PENGGUNAAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
LOGISTIKDI INSTALASI FARMASI
PEMERINTAH
iii
Tim Penyusun
Penasehat
Maura Linda Sitanggang
Direktur Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan
Pengarah
Engko SosialineM
Direktur Tata Kelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan
Penyusun
- Nadirah Rahim
Kepala Sub Direktorat Perencanaan dan Penilaian Ketersediaan
- Sri Endah Suhartatik
Kepala Sub Direktorat Pemantauan Pasar Obat dan Perbekalan Kesehatan
- Syahidah
Kepala Seksi Penilaian Ketersediaan
- Prihatiwi Setiati
Kepala Seksi Perencanaan
- Ahadi Wahyu Hidayat
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
- Guardian Yoki Sanjaya
SIMKES Fakultas Kedokteran UGM
- Aji Wicaksono
Staf Seksi Penilaian Ketersediaan
- Agung Bagus Trapsilo
Staf Seksi Penilaian Ketersediaan
- Martinus Wahyu Ristyadi
Staf Bagian Tata Usaha
Editor
- Nimah Hanifah
- Hendri Kurniawan P
Hak Cipta
Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Logistik di Instalasi Farmasi Pemerintah
Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan, Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
2016
Sitasi
Kementerian Kesehatan RI. 2016. Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Logistik di
Instalasi Farmasi Pemerintah. Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan. Jakarta
iv
Kata Pengantar
Salah satu sasaran strategis Kementerian Kesehatan Tahun 2015-2019 adalah meningkatnya akses,
kemandirian dan mutu sediaan farmasi dan alat kesehatan, dimana salah satu sasaran yang akan
dicapai pada tahun 2019 adalah 95% puskesmas yang memiliki ketersediaan obat dan vaksin esensial.
Untuk mencapai target indikator dalam sasaran strategis tersebut perlu didukung manajemen logistik
obat, vaksin dan bahan medis habis pakai (BMHP) yang optimal di instalasi farmasi pemerintah, yaitu
melalui pemanfaatan sistem manajemen logistik secara elektronik, sehingga efisiensi dan efektivitas
pemantauan ketersediaan obat dan BMHP dapat ditingkatkan.
Sistem manajemen logistik secara elektronik telah dikembangkan dalam bentuk aplikasi E-Logistik
obat dan BMHP untuk digunakan di semua tingkat instalasi farmasi pemerintah, yaitu
kabupaten/kota, provinsi dan pusat. Melalui aplikasi E-Logistik ini dapat diakses data pencatatan
manajemen logistik obat dan BMHP, antara lain penerimaan dan pendistribusian, serta pelaporan
ketersediaan obat dan BMHP.
Buku ini berisi konsep manajemen logistik obat dan BMHP serta pedoman penggunaan sistem E-
Logistik yangdigunakan sebagai acuan dalammanajemen logistik obat dan BMHPdi instalasi farmasi
pemerintah.
Terima kasih danapresiasi setinggi-tingginya kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam
penyusunan buku Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Logistik di Instalasi Farmasi
Pemerintah, semoga buku ini bermanfaat dalam mendukung pencapaian target sasaran ketersediaan
obat dan BMHP di puskesmas.
Jakarta, Desember2016
Direktur Jenderal
ttd
v
Daftar Isi
vi
3.1. Langkah-Langkah Setting Local Area Network Menggunakan Wifi .................................. 38
3.2. Setting IP Address Statis (Jika Diperlukan) ........................................................................ 39
4. Troubleshooting ........................................................................................................................ 42
BAB IV Pedoman Penggunaan Aplikasi E-Logistik ................................................................................. 43
1. Login Untuk Setting Profil.............................................................................................................. 43
1.1 Modul Profil........................................................................................................................... 44
1.2 Modul Master Data Sediaan Farmasi.................................................................................... 50
2. Login Untuk Transaksi Data (Manajemen LogistikObat Dan BMHP)............................................. 61
2.1 Modul Manajemen LogistikObat Dan BMHP ........................................................................ 61
2.2 Modul Integrasi Data............................................................................................................. 84
2.3 Modul Laporan ...................................................................................................................... 88
Bab V Memanfaatkan Bank Data E-Logistik Obat Dan BMHP............................................................. 101
1. Akses Bank Data E-Logistik...................................................................................................... 101
2. Registrasi ................................................................................................................................. 102
3. Login ........................................................................................................................................ 104
4. Melihat Dashboard.................................................................................................................. 104
4.1. Dashboard Presentase Pelaporan Obat Indikator Puskesmas ........................................ 105
4.2. Peta Ketersediaan Obat Indikator Nasional .................................................................... 105
4.3. Ketersediaan Obat Indikator Nasional Per Item.............................................................. 106
4.4. Laporan Terkirim Obat Kadaluarsa Dan Ketersediaan Obat Di Tingkat Provinsi ............ 106
4.5. Laporan Obat Kadaluarsa, Ketersediaan Obat, Dan Obat Indikator Di Tingkat Kabupaten
......................................................................................................................................... 107
5. Melihat Laporan Rutin Obat Dan BMHP ................................................................................. 107
5.1. Laporan Masuk................................................................................................................ 107
5.2. Laporan Ketersediaan...................................................................................................... 109
5.3. Laporan Kadaluarsa ......................................................................................................... 111
5.4. Laporan Obat Indikator ................................................................................................... 113
6. Tools Master Data Obat Dan BMHP........................................................................................ 114
6.1. Download Master Data Obat .......................................................................................... 114
6.2. Import Obat Indikator Menggunakan Template ............................................................. 115
6.3. DatabasePuskesmas........................................................................................................ 118
6.4. Entri Ketersediaan Obat .................................................................................................. 119
vii
Daftar Singkatan
viii
Daftar Gambar
x
Gambar 102. Detail Informasi Pemusnahan Stok Opname .................................................................. 82
Gambar 103. Form Retur Obat.............................................................................................................. 83
Gambar 104. Menambah Pengiriman Laporan Baru Ke Bank Data Pusat ............................................ 84
Gambar 105. Metode Pengiriman Laporan........................................................................................... 85
Gambar 106. Integrasi Ketersediaan Obat............................................................................................ 85
Gambar 107. Integrasi Laporan Persediaan Obat Puskesmas .............................................................. 86
Gambar 108. Integrasi Laporan Obat Indikator .................................................................................... 87
Gambar 109. Laporan Stok Sediaan ...................................................................................................... 88
Gambar 110. Laporan Sediaan Kadaluarsa ........................................................................................... 89
Gambar 111. Laporan Penerimaan Barang ........................................................................................... 91
Gambar 112. Laporan Pengeluaran ...................................................................................................... 92
Gambar 113. Detail Laporan Pengeluaran ............................................................................................ 93
Gambar 114. Kartu Stok Berdasarkan Nama Generik........................................................................... 94
Gambar 115. Kartu Stok Berdasarkan Nama Dagang ........................................................................... 95
Gambar 116. Laporan LPLPO Per Unit Penerima .................................................................................. 96
Gambar 117. Laporan Ketersediaan...................................................................................................... 97
Gambar 118. Laporan Persediaan Obat Puskesmas INN/FDA .............................................................. 98
Gambar 119. Laporan Ketersediaan Obat Indikator ............................................................................. 99
Gambar 120. Laporan Mutasi Obat Per Puskesmas............................................................................ 100
Gambar 121. Menu Utama Bank Data ................................................................................................ 101
Gambar 122. Registrasi Bank Data E-Logistics .................................................................................... 102
Gambar 123. Konfirmasi Registrasi ..................................................................................................... 102
Gambar 124. Validasi Registrasi.......................................................................................................... 103
Gambar 125. Login Bank Data E-Logistics ........................................................................................... 104
Gambar 126. Statistik Pelaporan Obat Indikator ................................................................................ 105
Gambar 127. Peta Ketersediaan Obat Indikator Nasional .................................................................. 105
Gambar 128. Presentase Ketersediaan Per Item Obat Indikator Nasional......................................... 106
Gambar 129. Presentase Laporan Terkirim Obat Kadaluarsa Dan Ketersedian Di Tingkat Propvinsi 106
Gambar130. Laporan Terkirim Obat Kadaluarsa, Ketersediaan, &Obat Indikator Di Tingkat Kabupaten
............................................................................................................................................................. 107
Gambar 131. Melihat Laporan Masuk................................................................................................. 108
Gambar 132. Laporan Ketersediaan.................................................................................................... 109
Gambar 133. Laporan Kadaluarsa ....................................................................................................... 111
Gambar 134. Laporan Obat Indikator ................................................................................................. 113
Gambar 135. Download Master Data ................................................................................................. 114
Gambar 136. Mendapatkan Link Download Master Data .................................................................. 115
Gambar 137. Import Obat Indikator Menggunakan Entri Manual ..................................................... 115
Gambar 138. Entri Manual Obat Indikator.......................................................................................... 116
Gambar 139. Import Laporan Menggunakan Template ..................................................................... 117
Gambar 140. Upload File Pada Import Obat Indikator ....................................................................... 117
Gambar 141. Melihat Daftar Nama Puskesmas .................................................................................. 118
Gambar 142. Menu Entri Ketersediaan Obat Secara Manual............................................................. 119
Gambar 143. Entri Ketersediaan Obat Secara Manual ....................................................................... 120
xi
Daftar Tabel
xii
Bab I
Pendahuluan
Pemilihan
/Seleksi
Monitoring Perencanaan
& Evaluasi
Dukungan
Manajemen
Distribusi Pengadaan
Penyimpanan
Gambar 1. Siklus Manajemen Obat dan BMHP di Instalasi Farmasi PemerintahPusat, Provinsi, Kabupaten/Kota
Siklus manajemen logistik digambarkan sebagai suatu siklus dimana setiap tahapan siklus
menunjukkan keterkaitan satu sama lainnya. Sebagai contoh bahwa pemilihan obat sangat
tergantung dari siapa yang dilayani. Beban penyakit, jumlah pasien dan pelayanan kesehatan
masyarakat menjadi kunci penting untuk tahapan selanjutnya.
1
Pemilihan/Seleksi. Seleksi merupakan tahapan awal dalam perencanaan obat dan BMHP.
Prinsip dasar seleksi adalah obat dan BMHP terpilih harus mempunyai manfaat terapi yang
jauh lebih besar dibandingkan resikonya serta merupakan yang terbaik dibandingkan
kompetitornya.Seleksi bertujuan untuk menentukan jenis obat dan BMHP yang dibutuhkan
sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan serta pelaksanaan intervensi program
kesehatan dalam menunjang pencapaian target pembangunan kesehatan.
Perencanaan. Perencanaan kebutuhan bertujuan untuk menetapkan jenis dan jumlah obat dan
BMHP yang dibutuhkan dalam pelayanan kesehatan dan pelaksanaan intervensi program
kesehatan dengan mempertimbangkan target dan kemampuan dalam pelaksanaan program
kesehatan, ketersediaan anggaran dari berbagai sumber anggaran yang sah dan ketersediaan.
a. Tersedianya obat dan BMHP dengan jenis, jumlah, dan spesifikasi sesuai dengan
kebutuhan.
b. Terjaminnya mutu obat dan BMHP
c. Obat dan BMHP dapat diperoleh pada saat dibutuhkan.
Distribusi. Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka mendistribusikan obat dan
BMHP kepada unit layanan/satuan kerja/fasilitas kesehatan dalam jenis dan jumlah yang tepat
dengan menggunakan kendaraan operasional distribusi serta peralatan penunjang
penyimpanan dan distribusi yang dapat memastikan mutu sepanjang jalur distribusi.
Monitoring dan Evaluasi. Monitoring dan evaluasi diselenggarakan secara periodik dan teratur.
Monitoring dan evaluasi sebagai bagian dari pengendalian mutu pengelolaanbertujuan
2
memastikan setiap instalasi farmasi pemerintah menyelenggarakan fungsi sesuai standar serta
memenuhi persyaratan lokasi, bangunan, prasarana, peralatan, dan sumber daya manusia.
Dalam Setiap siklus manajemen logistik terdapat dukungan manajemen meliputi sumber daya
manusia, organisasi, anggaran, manajemen mutu serta pencatatan pelaporan.
Selain kompleksitas organisasi, pengelolaan logistik sendiri merupakan proses yang unik mulai dari
proses perencanaan, pembelian obat, distribusi obat, penggunaan obat dan manajemen operasional
pengelolaan logistik. Tidak heran jika pengelolaan informasi dalam proses tersebut menjadi sangat
vital sehingga perlu adanya instrumen elektronik dalam membantu pengelolaan data untuk
membantu pengambilan keputusan di setiap proses siklus pengelolaan logistik. Tujuan dari
pengelolaan informasi ini adalah:2
Beberapa indikator kesehatan nasional sangat juga terkait dengan pengelolaan obat dan BMHP di
Indonesia. Ketersediaan obat berdasarkan formularium nasional, ketersediaan obat dan vaksin di
puskesmas, obat-obat kadaluarsa dan penggunaan sistem informasi elektronik dalam mengelola obat
1
Jahre M, Dumoulin L, Greenhalgh LB, Hudspeth C, Limlim P, Spindler A. Improving health in developing
countries: reducing complexity of drug supply chains [Internet]. Journal of Humanitarian Logistics and Supply
Chain Management. 2012. p. 5484
2
Roy C, Jha HK, Das JK, Bhattacharya V, Shivdasani J. A Study on the Logistics and Supply Management System
of Drugs at Different Levels in District Darbhanga of Bihar.Darbhanga (Bihar); 2009 p. 134.
3
dan BMHP menjadi indikator Nawacita Presiden dan Rencana Strategis Kementerian Kesehatan
tahun 2015-2019terkait aksesabilitas serta mutu sediaan farmasi dan alat kesehatan. Beberapa
indikator tersebutantara lain:
Terselenggaranya manajemen logistik alat kesehatan, obat, dan vaksin dalam rangka pemenuhan
tepat waktu baik jumlah dan kualitas.
Persentase puskesmas dengan ketersediaan obat dan vaksin esensial sebesar 95%
Persentase instalasi farmasi provinsi dan kabupaten/kota yang menerapkan aplikasi logistik obat
dan bahan medis habis pakai (BMHP) sebesar 40%
Persentase instalasi farmasi kabupaten/kota yang melakukan manajemen pengelolaan obat dan
vaksin sesuai standar sebesar 75%
3
USAID | DELIVER PROJECT, Task Order 4. 2012. Computerizing Logistics Management Information Systems. A
Program Managers Guide, Arlington, Va.
4
Gambar 2. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Obat dan BMHP
Teknologi informasi dan komunikasi semakin berperan dalam mendukung sistem informasi
manajemen logistik.Kementerian Kesehatan melalui Direktorat Tata Kelola Obat Publik dan
Perbekalan Kesehatantelah mengembangkan sistem informasi manajemen logistik elektronik yang
disebut E-Logistik.E-Logistik dirancang untuk memfasilitasi pengelolaan data obat dan BMHP untuk
menghasilkan informasi dalam mendukung pengambilan keputusan yang sangat berbeda. Beberapa
pertanyaan yang dapat dijawab dengan menggunakan data yang terdapat di E-Logistik adalah:
Berapa lama persediaan saat ini dapat bertahan? Kapan harus memesan kembali?
Dimana persediaan obat dan BMHP dapat diperoleh? Apakah perlu mengalokasikan ke
tempat lain?
Di mana penggunaan tertinggi? Apakah fasilitas tersebut membutuhkan lebih banyak obat?
Sediaan farmasi apa saja yang diperlukan?
Seberapa besar kerugian akibat sediaan farmasi yang tidak terpakai?
Kapan produk akan kadaluarsa? Bisakah kita mendistribusikan sediaan farmasi sebelum masa
kadaluarsa?
Dalam mengelola logistik setidaknya memerlukan 3 informasi penting yaitu (a).Informasi stok obat
dan BMHP atau ketersediaan di setiap tingkat pelayanan kesehatan. (b). Rata-rata penggunaan obat
dan BMHP dalam periode tertentu, (c). Pengeluaran atau pengurangan dan penyesuaian jumlah obat
dan BMHP akibat selain penggunaan seperti kadaluarsa, kerusakan atau pencurian.Penyesuaian
jumlah dilakukan jika terdapat pengeluaran dan/atau penambahan akibat pengembalian barang ke
5
instalasi farmasi.Melalui sistem informasi elektronik, hal-hal tersebut dapat dilakukan secara
otomatis.
Salah satu panduan dari USAID terkait dengan sistem informasi logistik berbasis elektronik setidaknya
terdapat 4 faktor yang perlu diperhatikan: 1). Proses bisnis manajemen logistik yang detail dan
komitmen waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk meningkatkan proses bisnis sebelum atau
selama penggunaan sistem elektronik, 2). Adanya tim multidisiplin yang kuat, terdiri dari aspek
manajerial, tenaga operasional dan tenaga teknis, 3). Dukungan pimpinan dan kelembagaan yang
berkesinambungan serta 4). Sumber daya yang dikelola secara berkesinambungan untuk
menjalankan sistem elektronik secara terus menerus.44
Dengan adanya bank data E-Logistik, output laporan dari sistem informasi manajemen logistik di
Instalasi farmasi pemerintah semua tingkat dapat diintegrasikan sehingga secara nasional dapat
mengetahui bagaimana status ketersediaan obat dan BMHP.
4
USAID, 2009.The Logistics Handbook. A Practical Guide for Supply Chain Managers in Family Planning and
Health Programs
6
Gambar 3.bank dataE-Logistik Nasional untuk integrasi data dari sistem informasi manajemen logistic
Regulasi penggunaan sistem berbasis elektronik sejalan dengan indikator Nawacita Presiden dan
Rencana Strategis Kementerian Kesehatan 2015-2019. Beberapa instalasi farmasi kabupaten/kota
sudah terlebih dahulu mengembangkan sistem informasi manajemen logistik berbasis elektronik,
sehingga bridging atau integrasi antar sistem terkait dengan data obat dan perbekalan serta format
laporan-laporannya juga perlu dipersiapkan, antara lain:
- Penggunaan standar data obat dan BMHP nasional yang menjadi referensi aspek teknis
pengembangan sistem informasi berbasis elektronik
- Format output laporan yang baku sehingga dapat dijadikan acuan dalam pembuatan sistem
informasi elektronik
7
mengurangi resistensi dari pengguna. Dukungan organisasi, pembiayaan dan kepemimpinan di
internal Instalasi Farmasiakan sangat membantu percepatan adopsi sistem informasi elektronik.
8
Bab II
Pemanfaatan Aplikasi E-Logistik
5
Whitehouse, Mimi, Anubha Bawa, Yasmin Chandani, Wendy Nicodemus. 2007. Computerizing Logistics
Management Information Systems for HIV Tests, Laboratory Supplies, and ARV Drugs: Lessons Learned from
Kenya and Uganda. Arlington, Va.: USAID | DELIVER PROJECT, Task Order 1
9
No Modul Contoh Fungsi
11 Distribusi Memungkinkan distribusi dengan mempertimbangkan metode FEFO, FIFO atau
LIFO berdasarkan ketersediaan obat dan BMHP di instalasi farmasi.
12 Barang kadaluarsa Untuk jangka waktu yang ditetapkan, menampilkan produk dengan masa
kadaluarsa yang terdekat, sehingga memungkinkan untuk mengatur redistribusi
obat yang dekat dengan kadaluwarsa.
Pada Tabel 1 menunjukkan bahwa sistem manajemen logistik elektronik tidak hanya mencakup
fungsi transaksi data (pencatatan opersional siklus manajemen logistik) tetapi juga mencakup fungsi
non transaksi seperti manajemen data (master data, user, backup, restore, update master data),
profil instalasi farmasi, laporan dan grafik serta integrasi dengan bank data e-Logistik nasional.
Gambar 5 berikut merupakan proses bisnis sistem E-Logistik
Pembelian.Dasarnya adalah daftar perencanaan yang kemudian dibeli berdasarkan produk dari
perusahaan tertentu (sesuai e-Katalog). Untuk pembelian umumnya menggunakan nama dagang
obat dan BMHP yang terdaftar.
10
Penerimaan. Penerimaan dari berbagai sumber baik dari APBN, APBD 1, APBD 2, hibah dan
pemberian dari pihak lain. Termasuk yang berasal dari relokasi tempat lain.
Stok Opname. Merupakan kegiatan pengecekan kesesuaian stok fisik dan stok yang tercatat di sistem
informasi manajemen logistik elektronik.Stok opname digunakan untuk memonitor ketersediaan
obat secara berkala.Stok opname umumnya dilakukan di instalasi farmasi dan semua unit pelayanan
kesehatan.
LPLPO.Laporan Penggunaan dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) adalah formulir khusus yang
digunakan oleh fasilitas kesehatan untuk melakukan pelaporan ketersediaan obat dan BMHP
sekaligus untuk permintaan obat dari fasilitas pelayanan kesehatan (Puskesmas).Umumnya LPLPO
hanya dilakukan di tingkat Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota.Di beberapa tempat, format LPLPO juga
digunakan di Puskesmas dengan permintaan dari Puskesmas Pembantu.
Pemusnahan.Merupakan transaksi pengeluaran obat dan BMHP yang kadaluarsa dan rusak secara
permanen sehingga hilang dari aset. Pemusnahan umumnya melalui proses tertentu dengan berita
acara yang resmi. Pemusnahan dilakukan secara tidak rutin.
Evaluasi dan Pelaporan.Berbagai macam laporan diperlukan untuk menjawab kebutuhan manajerial,
Kementerian Kesehatan dan pihak eksternal seperti pemerintah daerah, Badan Pemeriksa Keuangan
(BPK), auditor eksternal. Contoh laporan ketersediaan tersebut antara lain: Laporan ketersediaan
obat, obat kadaluarsa, laporan obat indikator (puskesmas, program) dan informasi aset obat dan
BMHP.
Manajemen Data. Digunakan untuk melengkapi profil instalasi farmasi, mengelola pengguna pada
pengatur multi-user, melakukan backup dan restore data, update aplikasi serta pemutakhiran master
data obat dan BMHP.
11
2. Penggunaan Standar Data dalam Sistem Informasi Manajemen Logistik Obat dan
BMHP
Penggunaan sistem informasi elektronik tidak terlepas dari penggunaan standar data khususnya
untuk obat dan BMHP.Hal ini didorong dengan bervariasinya sistem informasi yang digunakan terkait
dengan pengelolaan obat dan BMHP, baik di fasilitas pelayanan kesehatan maupun di instalasi
farmasi.Puskesmas dan rumah sakit memiliki sistem informasi (SIMPUS, SIMRS) yang didalamnya
terdapat fungsi manajemen logistik obat dan BMHP.Berbagai aplikasi telah tersedia untuk
mengakomodasi pelayanan farmasi di apotek. Selain itu, beberapa Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota
sudah memiliki sistem informasi manajemen logistik elektronik dengan berbagai nama dan fungsi.
Obat dan BMHP juga memiliki metadata yang kompleks.Sebuah item obat memiliki informasi yang
berkaitan dengan konten obat, kekuatan obat, satuan obat, rute pemberian, golongan obat,
kemasan, satuan kemasan, jenis obat, kategori obat, status obat dan produsen obat. Selain itu setiap
item obat dapat dikategorikan dalam beberapa pengelompokan obat seperti pengelompokan obat
generik (INN: International Non-proprietary Name), Formularium Nasional, WHO-ATC, Obat Program
dan Obat Indikator. Konsep standar data obat dan BMHP dapat dilihat pada Gambar 6 berikut.
12
Konsep standar data obat dan BMHP mengakomodasi penamaan dagang dan penamaan
generik.Standar data obat dan BMHP dirancang untuk digunakan di sistem informasi kesehatan dan
aplikasinya untuk mencapai interoperabilitas semantik. Dengan adanya standar data, maka:
- Master data obat dan BMHP dapat digunakan dalam sistem informasi manajemen farmasi
seperti peresepan elektronik, dispensing obat, pemberian obat, pelaporan efek samping obat
dan pencatatan persediaan obat pada sistem manajemen logistik.
- Standar data obat dapat digunakan untuk mendukung pengembangan sistem pendukung
keputusan klinis dan keputusan manajemen.
- Standar data membantu interoperabilitas berbagai rekam medis elektronik (Electronic Medical
Records) internal maupun antar fasilitas penyedia layanan kesehatan.
Aplikasi E-Logistik ini merupakan penyempurnaan dari aplikasi E-Logistik sebelumnya dengan konsep
sistem yang terdistribusi di masing-masing kabupaten/kota, provinsi dan pusat.Namun demikian E-
Logistik memiliki fungsi pelaporan yang terintegrasi.Upaya integrasi data dilakukan dengan
menyediakan standar data sediaan farmasi (obat dan bahan medis habis pakai) yang digunakan
dalam pengelolaan logistik. Standar data sediaan farmasi berfungsi untuk:
13
Sistem E-Logistik dikembangkan berdasarkan standar data sediaan dengan lebih dari 20 variabel data
sediaan farmasi yang digunakan.Tabel 2 menunjukkan variabel-variabel yang digunakan untuk
membentuk standar data sediaan farmasi.
Tabel 2.Nama Variabel, keterangan dan referensi dari nilai variabel (data terstruktur)
No Data Element Deskripsi Keterangan
Kode barcode yang dikeluarkan oleh organisasi pembuat. Tiap sediaan memiliki kode barcode yang
2 BARCODE
Yang terdapat di dalam kemasan sediaan sifatnya unik
5 NAMA Nama obat obat dan BMHP sesuai dengan nama di kemasan
Bahan dasar pembentuk sediaan terutama pada sediaan Dipetakan dengan standar konten obat
15 NAMAZAT
obat dari UMLS
Kategori sediaan khususunya obat didasarkan pada obat Referensi: Generik, Generik Bermerek dan
17 KATEGORI
generik, generik bermerek dan paten Paten
18 JENISOBAT Keterangan apakah obat tunggal atau kombinasi Referensi: Obat tunggal; kombinasi
14
No Data Element Deskripsi Keterangan
Pemetaan sediaan terhadap kodefikasi formularium Satu data obat fornas memiliki 1 kode
22 ID_FORNAS
nasional unik
ID_OBATINDIKAT Pemetaan obat terhadap kodefikasi obat indikator Sebuah obat dapat masuk dalam salah
28
OR Puskesmas satu obat indikator puskesmas
Sumber data obat dan BMHP yang berasal dari berbagai lembaga menjadi tantangan dalam
pemeliharaan master data logistik. Gambar8 merupakan gambaran bagaimana pemeliharaan dan
penggunaan standar data logistik.
15
Gambar 8. Konsep Pemeliharaan dan Penggunaan Standar Data Obat dan BMHP Nasional
Berbagai sistem informasi elektronik di Kementerian Kesehatan mengelola data obat dan BMHP
untuk sistem transaksional maupun untuk pengelompokan logistik berdasarkan standar tertentu
(WHO-ATC). Pemangku kepentingan lain seperti perusahaan farmasi, Pedagang Besar Farmasi dan
fasilitas kesehatan juga merupakan kontributor penting dalam pemeliharaan dan penggunaan
standar data logistik.
Identifikasi kebutuhan pelaporan rutin baik untuk internal dan eksternal dan membandingkan
apakah ada output informasi lain yang tercakup dalam aplikasi E-Logistik. Output laporan yang belum
tercantum dapat diusulkan kepada Direktorat Tata Kelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan
untuk ditambahkan pada versi-versi yang akan datang. Output pelaporan yang tersedia saat ini
mempertimbangkan kebutuhan umum untuk semua Instalasi Farmasi di Indonesia.
Sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan sistem berupa hardware sistem informasi
(komputer, jaringan dan internet), sumber daya manusia dan pembiayaan.Hardware sistem
informasi berupa komputer untuk menempatkan aplikasi E-Logistik (instalasi), jaringan LAN untuk
membuat setting multi-user dan internet untuk mengirimkan laporan langsung ke bank dataE-
Logistik Nasional. Sumber daya manusia berkaitan dengan proses input data sesuai dengan modul-
modul yang tersedia. Termasuk bagaimana pengguna dapat melihat laporan, mengekstraksi laporan
dalam bentuk file spreadsheet dan memanfaatkannya untuk membuat laporan lain. Terkadang
diperlukan pembiayaan untuk input data pertama kali mengingat data obat dan BMHP cukup banyak
dan perlu upaya untuk dapat dimasukkan ke dalam sistem.
Penguatan kapasitas staf Instalasi Farmasi diperlukan untuk menyamakan persepsi terkait dengan
konsep E-Logistik dan memastikan sistem E-Logistik dapat dioperasikan oleh semua staf.Penguatan
kapasitas staf dapat berupa pelatihan singkat dan pendampingan penggunaan sistem oleh staf yang
sudah dilatih sebelumnya. Pemahaman yang sama terhadap aplikasi E-Logistik akan sangat
membantu proses penggunaan E-Logistik secara multi-user di Instalasi Farmasi. Entri data dapat
dibagi sesuai dengan perannya seperti staf yang melakukan penerimaan obat,memasukkan laporan
LPLPO (untuk tingkatkabupaten/kota) serta staf yang melakukan distribusi.Dengan demikian dapat
menyesuaikan dengan distribusi beban pekerjaan di instalasi farmasi.
Salah satu proses implementasi yang cukup berat adalah memasukkan data obat pertama kali ke
dalam sistem E-Logistik. Diharapkan semua data obat dan BMHP dimasukkan ke dalam sistem
melalui Modul Penerimaan sehingga proses selanjutnya seperti distribusi, retur atau pemusnahan
17
obat dapat dilakukan. Memasukkan data tersebut akan mempengaruhi output laporan seperti
ketersediaan obat, jumlah aset beserta sumber anggarannya, obat kadaluarsa dan ketersediaan obat
yang dapat dikelompokkan berdasarkan nama generik (menggunakan penamaan INN) dan juga
Formularium Nasional. Selain itu memasukkan data obat menggunakan daftar nama obat dan BMHP
yang standar, sehingga memudahkan untuk kompilasi data pelaporan. Standar data tersebut idealnya
sesuai dengan nama yang tercantum dalam kemasan. Untuk itu penting memperhatikan kemasan
pada saat entri pertama kali.
Jika data obat dan BMHP sudah masuk ke dalam sistem, langkah selanjutnya adalah menerima
laporan LPLPO (baik entri secara manual maupun dengan template laporan), melakukan distribusi ke
unit layanan yang melakukan permintaan, distribusi sewaktu untuk pendistribusian yang tidak
terjadwal, atau melakukan stok opname dan pemusnahan obat. Aktivitas tersebut dapat dilakukan
secara efektif tanpa harus melakukan entri data obat satu per satu.
Gambar 9 menunjukkan terdapat beberapa potensi bridging aplikasi E-Logistik dan Bank Data E-
Logistik Nasional, seperti:
1. Laporan LPLPO yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Manajemen Puskesmas dapat
digunakan oleh aplikasi E-Logistik untuk distribusi obat. File SBBK dari E-Logistik yang berupa
daftar pemberian obat juga dapat dimanfaatkan oleh SIM Puskesmas sebagai daftar
penerimaan obat dan BMHP
2. SIM Manajemen Obat yang sudah digunakan di beberapa Instalasi Farmasi di Indonesia dapat
mengeluarkan output laporan wajib yang dikirimkan ke Bank Data E-Logistik Nasional,
dengan format baku yang disepakati bersama. Selain itu, SIM Manajemen Obat tersebut
dapat memanfaatkan standar data yang tersedia di bank data E-Logistik
3. Bank data E-Logistik dapat berkontribusi dengan mengirimkan laporan indikator pemantauan
obat (seperti 20 daftar obat indikator Puskesmas) sebagai bagian dari Sistem Informasi
Kesehatan Nasional yang dikoordinasi Pusat Data dan Informasi (Pusdatin) Kementerian
Kesehatan.
Namun demikian, untuk mencapai integrasi dan interoperabilitas antar sistem tersebut diperlukan
kesepakatan bersama terhadap standar kodefikasi data obat dan BMHP yang digunakan
19
bersama.Selain itu diperlukan adanya kesepakatan terhadap standar output laporan (LPLPO,
ketersediaan obat, obat indikator puskesmas) yang baku digunakan secara nasional. Pendekatan
teknologi yang digunakan dapat berupa export-import text file (CSV, Spreadsheet) atau metode web
service dengan format file XML atau JSON yang saat ini sudah umum digunakan.
20
BAB III
InstalasiAplikasi E-Logistik
21
- Browser Google Chrome (proses lebih optimal) untuk mengakses aplikasi yang sudah
terinstall.
- Spreadsheet (Microsoft Excel, OpenOffice Calc) untuk melihat hasil eksport data.
22
Gambar 11.Folder hasil ekstraksi
3. Open folder e-logistics v3.2, sehingga akan tampil file-file seperti gambar 12.
23
4. Double click autorun.exe (yang bersimbol kepingan CD). Kemudian akan muncul menu Setup
E-Logistik v3.2 seperti pada gambar 13.
5. Install sesuai urutan dari atas. Yang pertama diinstal adalah web server. Klik (sekali saja) pada
menu Install Web Server sehingga akan muncul tampilan seperti gambar 14
24
6. Lalu klik Next, akan muncul tampilan seperti gambar 15
25
8. Lalu klik Install, akan muncul tampilan seperti gambar 17
9. Jangan lupa untuk mencentang Launch Elogistik, kemudian klik Finish. Kemudian tunggu
hingga muncul perintah Press any key to continue seperti pada gambar berikut. Tekan
tombol mana saja pada keyboard.
26
Gambar 19. Proses Selesai
10. Bagi user yang telah menginstal web server pada proses installasi web server akan muncul
jendela peringatan. Klik Ignore
11. Selanjutnya adalah instalasi Git. Kembali ke menu Setup E-Logistik v3.2. Klik menu kedua
yaitu Install Git seperti gambar 20.
12. Apabila muncul kotak dialog yang bertuliskan: Do you want to allow the following program
to make changes to this computer? Klik Yes sehingga muncul tampilan seperti 21.
27
Gambar 21. Langkah Pertama Install Git
28
15. Klik Next sehingga muncul tampilan seperti gambar 24
29
18. Klik Install sehingga muncul tampilan seperti gambar 27
19. Setelah proses instalasi selesai, akan muncul tampilan seperti gambar 28
30
22. Cukup klik sekali saja pada menu Install Google Chrome. Bagi user yang sudah memiliki
browser Google Chrome maka tidak perlu melakukan langkah ini.
23. Selanjutnya adalah melakukan instalasi Aplikasi E-logistik dan databasenya.Kembali ke menu
Setup E-Logistik dan klik sekali saja pada Install E-Logistik
25. Tunggu prosesnya hingga selesai dan muncul kotak window seperti gambar 32.
31
Gambar 32. Instalasi Database
26. Klik Extract dan jangan mengubah destination folder. Setelah itu akan muncul tampilan
proses extracting.
27. Tunggu prosesnya sampai selesai. Setelah proses instalasi database selesai akan muncul
kembali kotak windows untuk menginstal E-logistik seperti gambar 34.
32
Gambar 34. Ekstraksi Source Code
28. Klik Install dan jangan mengubah destination folder. Tunggu prosesnya hingga selesai.
Prosesnya akan terlihat seperti gambar 35.
29. Setelah selesai prosesnya akan muncul perintah Press any key to continue, seperti pada
gambar 36. Tekan salah satu tombol mana saja pada keyboard.
33
Gambar 36. Proses Instalasi Selesai
30. Setelah proses selesai akan muncul google chrome dengan tampilan halaman login sistem
seperti terlihat pada tampilan berikut
34
2.2. Update Aplikasi E-Logistik
Aplikasi E-Logistik terus dikembangkan sesuai dengan masukan dari user yang telah menggunakan
aplikasi E-Logistik. Namun demikian, sebagian besar update aplikasi adalah penambahan master data
sediaan farmasi seperti obat dan bahan medis habis pakai. Update aplikasi maupun link untuk
mendownload aplikasi diumumkan melalui forum facebook yang telah dibuat. Secara umum langkah-
langkah update aplikasi antara lain:
2. File hasil backup harus diekstrak terlebih dahulu sehingga didapatkan file mybackup.sql
3. Untuk versi 3.2, update aplikasi dilakukan dengan caraklik tombol update pada aplikasi E-
Logistik di Menu Profil > Manajemen Database>Software Update, seperti terlihat pada
gambar 39.
Untuk versi sebelum 3.2 update disesuaikan dengan versi masing-masing. Sebagai contoh,
Anda sudah menginstall aplikasi E-Logistik v.3.0, maka lanjutkan install update E-Logistik
v.3.1 dst
35
Gambar 39. Update Aplikasi E-Logistik V3.2
a. KlikMenu Profil
b. Klik sub menu Manajemen Database
c. Klik tombol Pilih File, kemudian pilih lokasi file master data yang telah didownload
d. Klik tombol Restore
e. Update master data sudah selesai dilakukan
36
3. SettingMulti-user
Agar sistem dapat digunakan oleh lebih dari 1 orang secara bersamaan perlu mempersiapkan
jaringan LAN yang menghubungkan aplikasi (komputer yang terinstall dengan aplikasi E-Logistik)
dengan semua komputer client (komputer semua user yang akanmengakses aplikasi). Secara garis
besar beberapa persyaratannya antara lain:
37
3.1. Langkah-Langkah Setting Local Area Network Menggunakan Wifi
1. Hidupkan WiFi (router atau access point)
2. Koneksikan komputer yang terinstall software dengan WiFi sebagai komputer server. Serta
koneksikan komputer lain ke WiFi (router atau access point) sebagai komputer client agar
dapat mengakses Software
3. Identifikasi IP address dari komputer yang terinstall software dengan cara:
a. Klik logo windows
b. Ketik 'cmd' lalu couble klik program cmd
c. Setelah cmd terbuka ketiklah 'ipconfig'
38
4. Membuka Software E-Logistik menggunakan komputer yang terinstall software
a. Buka program Google Chrome
b. Tuliskan alamat sebagai berikut di Google Chrome
http://localhost:8181/e-logistics atau
http://127.0.0.1:8181/e-logistics
c. Gunakan username dan password yang sudah diberikan. Untuk admin masukkan
username: binfar
password: rahasia
39
Atau dapat juga melalui menu Network and Sharing Center dengan cara: Klik ikonwindow
pada pojok kiri bawah, kemudian ketiknama Network and Sharing Center pada sistem
pencarian program.
3. Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar 45
4. Klik sekali Wireless Network Connection seperti gambar 45, sehingga muncul tampilan
seperti gambar 46
40
5. Klik Properties pada setting network 46 sehingga muncul tampilan seperti gambar 47
6. Pilihlah Internet Protocol Version 4 (IPV 4), kemudian klik Properties sehingga muncul
tampilan seperti gambar 48
41
4. Troubleshooting
Beberapa troubleshooting yang mungkin muncul dalam proses instalasi maupun penggunaan sistem
antara lain:
42
BAB IV
Pedoman Penggunaan Aplikasi E-Logistik
Secara umum, terdapat tiga modul utama yang dikembangkan dalam Sistem E-Logistik ini yaitu
1).Manajemen Profil Instalasi Farmasi, 2). Manajemen Logistik dan 3). Laporan Rutin. Masing-masing
modul memiliki sub-modul yang digunakan untuk mengelola informasi sediaan farmasi untuk
mendukung pengambilan keputusan di tingkatkabupaten/kota, provinsi dan pusat.
Untuk menggunakan aplikasi E-Logistik user terlebih dahulu melakukan login ke sistem. Terdapat 2
kelompok login penting yang perlu diidentifikasi, yaitu
Gambar 49.Tampilan Menu Login Saat Pertama Kali Masuk Ke Aplikasi E-Logistik
43
1.1 Modul Profil
Modul profil hanya bisa diakses dengan login binfar. Di dalam modul profil terdapat beberapa fungsi
atau sub modul mulai dari setting profil sampai manajemen database. Setelah login dengan
username/password : binfar/rahasia akan muncul tampilan profil yang terdiri dari menu profil dan
menu master data.
44
3. Kemudian lengkapi data profil Instalasi Farmasi dengan form yang telah disediakan
5. Kemudian Klik Simpan dan Lanjutkan. Sehingga muncul pop-up windows yang meminta Anda
untuk memilih akan menggunakan LPLPO Generik atau Tidak.
Gambar 53. Notifikasi pemilihan modul LPLPO Grup Generik atau Grup Detail sediaan farmasi
Modul LPLPO merupakan modul pelaporan antara Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
Puskesmas dapat melaporkan dalam bentuk daftar sediaan generik atau detail sediaan farmasi. Perlu
diperhatikan bahwa sistem E-logistik ini menggunakan daftar detail sediaan farmasi sebagai master
data standar yang digunakan untuk mendukung fungsi integrasi dan interoperabilitas antar sistem.
Gambar 54 mengindikasikan perbedaan keduanya.
Gambar 54. Perbedaan Daftar LPLPO Grup Generik dan Grup Detail Sediaan Farmasi
46
Perhatikan perbedaan penggunaan kodefikasi diantara keduanya. Masing-masing grup memiliki
sistem kodefikasi yang berbeda dan akan digunakan sebagai unik ID dari masing-masing transaksi
data pada modul manajemen logistik.
Secara umum Anda dapat menggunakan LPLPO generik dengan mengklik OK pada pop-up windows
tersebut.
Secara otomatis unit penerima internal akan menyesuaikan dengan profil organisasi. Untuk
kabupaten/kota unit penerima internal terdiri dari puskesmas yang ada di masing-masing
kabupaten/kota, untuk provinsi unit penerima internal adalah daftar kabupaten/kota dibawahnya,
sedangkan untuk tingkatKementerian, unit penerima adalah semua provinsi, kabupaten/kota, dan
satker.
47
Unit penerima dapat dikurangi atau ditambah sesuai dengan perkembangan masing-masing
tingkatInstalasi Farmasi. Data dapat dilengkapi sesuai dengan kebutuhan
48
Data user yang dibuat akan digunakan untuk login pada kelompok kedua (pengelolaan manajemen
logistik). Langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Klik menuProfil
2. Klik sub menu Manajemen User
3. Klik tombol Tambah User, sehingga muncul tampilan seperti gambar 58
User baru yang dibuat digunakan untuk login pada kelompok kedua. Sistem E-Logistik ini dibuat
berbasis web yang mendukung multi-user (user lebih dari 1), sehingga staff di Instalasi Farmasi dapat
menggunakan sistem ini secara bersamaan. Jika ada pembagian tanggung jawab penerimaan dan
distribusi barang, setelah selesai melengkapi profil dan menambah user, dapat keluar dengan
mengklik tombol log out yang ada di pojok kanan atas. Perubahan profil dan penambahan data profil
hanya bisa dilakukan dengan login ini.Jika terdapat perubahan organisasi, silahkan login kembali
menggunakan username/password: binfar/rahasia.
49
1.1.5 Manajemen Database
Modul manajemen database digunakan untuk membackup data transaksi, me-restore maupun
menghapus data transaksi, serta melakukan update aplikasi E-Logistik.Backupdatabase penting untuk
mengantisipasi kehilangan data sebagai salah satu langkah untuk keamanan data.Restore data
digunakan untuk mengembalikan data. Menghapus data transaksi digunakan jika ingin
mengosongkan data transaksi secara keseluruhan.
Menu Manajemen Databaseakan banyak digunakan untuk membackup data transaksi serta
mengupdate aplikasi dan master data obat aplikasi E-Logistik.
Modul ini merupakan pondasi dari transaksi data yang mengarah pada standardisasi data untuk
mendukung integrasi dan interoperabilitas sistem informasi. Karena pentingnya modul master data
ini, fungsi menambah master data sediaan farmasi hanya diberikan pada pengelola sistem informasi
E-Logistik pusat, yang bersumber dari Direktorat Tata Kelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.
50
1.2.1 Sediaan Farmasi
Menu ini merupakan daftar semua sediaan farmasi yang terdapat di sistem E-Logistik yaitu sediaan
obat dan sediaan bahan medis habis pakai. Sediaan farmasi dapat dilihat berdasarkan urutan abjad
yang disusun secara sistematis.Tampilan modul ini dapat dilihat di gambar 60.
Gambar 60.Menu Master Data Sediaan Farmasi Untuk Melihat Semua Master Data Sediaan Farmasi
51
1.2.2 Konten Obat
Menu ini merupakan daftar semua konten obat yang terdapat di sistem E-Logistik. Daftar Konten
Obat dapat dilihat berdasarkan urutan abjad yang disusun secara sistematis. Tampilan modul ini
dapat dilihat di gambar61.
53
1.2.5 Data Golongan Obat
Menu ini merupakan daftar semua nama golonganobat yang terdapat di sistem E-Logistik seperti
yang terlihat pada gambar 64.
54
1.2.6 Formularium Nasional
Menu ini merupakan daftar Formularium Obat Nasional yang terdapat di sistem E-Logistik seperti
yang terlihat pada gambar 65.
55
1.2.7 Produsen Obat
Menu ini merupakan daftar semua produsenobat yang terdapat di sistem E-Logistik. Tampilan modul
ini dapat dilihat di gambar66.
56
1.2.8 Data Pedagang Besar Farmasi
Menu ini merupakan daftar semua Pedagang Besar Farmasi yang terdapat di sistem E-Logistik.
Tampilan modul ini dapat dilihat di gambar 67.
57
1.2.9 Daftar Obat Generik
Menu ini merupakan daftar Obat Generik yang terdapat di sistem E-Logistik. Tampilan modul ini
dapat dilihat di gambar 68.
58
1.2.10 Daftar Alat Kesehatan Generik
Menu ini merupakan daftar Alat Kesehatan Generik yang terdapat di sistem E-Logistik. Tampilan
modul ini dapat dilihat di gambar 69.
59
1.2.11 Nama Program
Menu ini merupakan daftar Nama Program yang terdapat di sistem E-Logistik. Tampilan modul ini
dapat dilihat di gambar 70.
60
2. Login untuk Transaksi Data (Manajemen Logistik Obat dan BMHP)
Setelah user baru dibuat, lakukan login ulang dengan menggunakan user baru tersebut.Login ini
digunakan untuk transaksi data. Login dengan user ini memiliki hak akses untuk 3 modul utama, yaitu:
61
2.1.1 Penerimaan Sediaan Farmasi
Gambar 72. Daftar sediaan farmasi sesuai dengan tanggal penerimaan obat
Informasi penting untuk mengidentifikasi dokumen penerimaan sediaan farmasi yang terdiri dari:
1. Nomor faktur
2. Tanggal faktur
3. Tanggal penerimaan
4. Keterangan
5. Nama PBF
6. Nomor kontrak (Jika tidak ada bisa dibiarkan kosong)
62
7. Sumber dana
4. Setelah semua diisi, klik Simpandan kemudian akan muncul daftar riwayat penerimaan
sediaan farmasi yang sudah dilakukan sebelumnya.
63
Gambar 75. Daftar Riwayat Faktur
64
Gambar 76. Tampilan Detail Faktur
Gambar 77.Penambahan sediaan farmasi (obat dan bahan medis habis pakai)
6. Cari nama sediaan farmasi dengan mengetik minimal 3 karakter, kemudian pilihlah sediaan
yang paling tepat. Sebaiknya sesuai dengan informasi fisik di kemasan obat.
65
7. Nama INN/FDA merupakan mapping nama generik. Nama INN/FDA penting untuk
pengelompokan obat atau sediaan farmasi yang memiliki bentuk sediaan dan kekuatan yang
sama (Lihat informasi standar data). Kolom ini wajib terisi karena digunakan dalam pelaporan.
8. Kelompok Sediaan merupakan mapping nama sediaan farmasi terhadap 4 variabel.
a. Fornas: Jika obat termasuk dalam daftar Formularium Nasional
b. ATC: Kodefikasi WHO-ATC
c. Obat Indikator: Termasuk dalam daftar 20 obat indikator Puskesmas.
d. Obat Program: merupakan mapping obat terhadap obat program (TB, HIV/AIDS,
Malaria, dan sebagainya).
Silahkan update mapping tersebut jika perlu ditambahkan atau diganti. Mapping
kelompok sediaan ini penting untuk mengeluarkan laporan.
9. Total jumlah adalah jumlah sediaan farmasi dalam satuan terkecil (Contoh: Tablet, Botol,
Ampul)
10. Harga beli adalah harga per satuan terkecil sediaan farmasi.
11. Tanggal kadaluarsa harus sesuai dengan tanggal kadaluarsa sediaan farmasi yang terdapat
dalam kemasan.
12.
66
3. Setelah selesai mengedit data sediaan farmasi klik tombol Simpan
2.1.5 LPLPO
Modul LPLPO merupakan mekanisme menginput transaksi laporan LPLPO rutin dari
Puskesmas.Modul ini khusus untuk Instalasi Farmasi di Kabupaten/Kota.Mekanisme menginput data
LPLPOterdiri dari: 1) entri LPLPO satu per satu, 2)melakukan import LPLPO dari file CSV yang standar
(template).
67
Gambar 80. Entri Buffer Stok Optimum dan Periode Transaksi
4. Klik Tombol Set Buffer Optimum Value, untuk memasukkan nilai Set Buffer Optimum (dalam
persen)
Buffer stok dan periode distribusi penting untuk penghitungan stok optimum pada proses distribusi
ke unit penerima (Puskesmas). Langkah ini dilakukan untuk instalasi farmasi kabupaten/kota yang
proses distribusinya dua bulan sekali atau lebih.
68
2.1.5.2 Tab Entri LPLPO
Menginput laporan LPLPO secara manual (satu per satu) dengan asumsi LPLPO yang dikirimkan dari
Puskesmas dalam bentuk kertas atau tulisan tangan. Langkah-langkah yangharus dilakukan antara
lain:
69
Gambar 84. Daftar Detail LPLPO Yang Sudah Diinput
7. Klik tombol Tambah untuk menambahkan detail LPLPO satu per satu, sehingga muncul
tampilan seperti gambar 85.
8. Klik Simpan, sehingga data penerimaan sediaan farmasi dapat dilihat di daftar.
9. Setiap melakukan perubahan data LPLPO, klik tombol Update untuk menyimpan perubahan,
seperti terlihat pada gambar 84.
10. Penambahan atau pengurangan daftar sediaan farmasi pada menu LPLPO dapat dilakukan
selama distribusi ke Puskesmas belum diproses.
70
2.1.5.3 Download Template LPLPO Format CSV
Setelah menginput data sediaan farmasi pada menu penerimaan, template LPLPO standar dapat
didownload dalam format CSV dan dapat dibuka menggunakan aplikasi Spreadsheet (Misal:
Microsoft Excel). Mendownload template dapat melalui modul Entri LPLPO
Template LPLPO dapat digunakan oleh Puskesmas untuk menginput data LPLPO menggunakan
aplikasi Excel. Hasil entri Puskesmas melalui template CSV ini dapat diimport kembali ke dalam
aplikasi E-Logistik melalui tab import.
Instalasi Farmasi dapat menggunakan fungsi eksport pada menu LPLPO untuk mengeluarkan LPLPO
periode selanjutnya dalam bentuk CSV (Excel) sehingga Puskesmas dapat menginput data LPLPO
yang diberikan oleh Instalasi Farmasi.
71
Gambar 87. Eksport Laporan LPLPO dalam bentuk File CSV
Untuk menggunakan fungsi eksport pada menu LPLPO dapat mengikuti langkah berikut:
72
2.1.5.5 Tab Import LPLPO
Import LPLPO digunakan untuk memasukkan laporan LPLPO dari file CSV standar yang telah diisi oleh
Puskesmas melalui aplikasi Excel. Template dapat didownload dari aplikasi (Bab 3.2.3.Download
TemplateLPLPO).Puskesmas dapat mengisikan LPLPO sesuai dengan daftar standar LPLPO yang telah
didownload. Kunci penting untuk dapat melakukan import LPLPO adalah menggunakan template
yang didownload dari sistem dengan tidak mengubah format. Langkah-langkah melakukan import
CSV sebagai berikut:
Gambar 88. Import File CSV Laporan LPLPO yang telah terisi sesuai dengan standar
73
2.1.5.6 Tab List LPLPO yang belum terkirim
Merupakan daftar laporan LPLPO yang belum masuk ke dalam sistem.Fungsi ini digunakan untuk
monitoring pengiriman laporan LPLPO oleh Puskesmas.Staf Instalasi Farmasi dapat memantau
laporan LPLPO rutin dan memberikan pengingat kepada puskesmas yang belum mengirimkan laporan
rutinnya.
Gambar 89. Daftar laporan LPLPO yang belum dimasukkan ke dalam sistem
74
Gambar 90. Daftar permintaan sediaan farmasi dari Puskesmas berdasarkan laporan LPLPO
3. Untuk mengisi pemberian sediaan farmasi per unit penerima (Puskesmas) klik tombol Lihat.
Jika status pemberian Sudah Diproses, data sediaan farmasi tidak dapat diedit kembali
tetapi jumlah pemberian masih dapat diedit.
4. Daftar obat yang diminta Unit Penerima (Puskesmas) dapat dilihat dalam tampilan detail
distribusi obat
5. Klik tombol Suggestionberwarna hijau untuk pengisian secara otomatis yang dihitung oleh
sistem.
6. Inputsediaan farmasi yang akan diberikan dengan mengetikkan minimal 3 karakter.
75
7. Tombol Tambah Obat Lain digunakan jika Sediaan Farmasi yang diberikan berasal dari 2 atau
lebih sumber sediaan farmasi dengan nomor batch yang berbeda.
8. Klik tombol Panah berwarna merah untuk menghapus data.
9. Isikan jumlah yang diberikan, lalu klik Tombol Distribusi dibagian paling bawah.
10. Print SBBK digunakan untuk membuat print out SBBK (hard copy) dalam format Excel. Format
Excel memungkinkan pengguna untuk memasukkan informasi tambahan.
3 Cari nama sediaan farmasi (minimal 3 karakter), kemudian isikan jumlah yang diberikan.
4 Klik Simpan, sehingga data obat yang diberikan dapat dilihat di daftar
5 Print SBBK digunakan untuk membuat print out SBBK (hard copy) dalam format Excel. Format
Excel memungkinkan pengguna untuk memasukkan informasi tambahan.
77
Gambar 95. Menambah Stok Opname Sesuai Dengan Periode
4. Isikan informasi yang terkait dengan stok opname yang dilakukan, terutama tanggal.
5. Untuk memproses stok opname, klik tombol Lihat, sehingga muncul tampilan sebagai berikut:
6. Isilah jumlah stok fisik, jika terdapat selisih dapat diberi keterangan.
7. Setelah selesai klik Tombol Simpan.
78
2.1.8 Pemusnahan Sediaan
Terdapat 3 macam Pemusnahan Sediaan yaitu:
1. Sediaan Expired
2. Sediaan Rusak
3. Stok Opname
4. Klik tombol Informasi Pemusnahan untuk memasukkan detail informasinya sehingga muncul
tampilan seperti gambar 98
79
Gambar 98. Informasi Pemusnahan Sediaan Expired
5. Isikan nomor dokumen, nama lengkap Saksi 1 dan Saksi 2 beserta NIP
6. Klik Simpan
4. Klik tombol Informasi Pemusnahan untuk memasukkan detail informasinya sehingga muncul
tampilan seperti gambar 100
80
Gambar 100. Detail Informasi Pemusnahan Sediaan Rusak
5. Isikan nomor dokumen, nama lengkap Saksi 1 dan Saksi 2 beserta NIP
6. Klik Simpan
4. Klik tombol Informasi Pemusnahan untuk memasukkan detail informasinya sehingga muncul
tampilan seperti gambar 102
81
Gambar 102. Detail Informasi Pemusnahan Stok Opname
5. Isikan nomor dokumen, nama lengkap Saksi 1 dan Saksi 2 beserta NIP
6. Klik Simpan
82
2.1.9 Retur
Menu ini dapat digunakan untuk menginput dan melihat daftar sediaan yang diretur. Untuk
mengaksesnya, silakan lakukan langkah berikut
83
2.2 Modul Integrasi Data
Integrasi data merupakan pengiriman laporan ke bank data E-Logistik.Pengiriman laporan harus
dilakukan setiap bulan dengan tepat waktu. Integrasi data dimaksudkan untuk memudahkan
pengiriman laporan ke tingkat yang lebih tinggi dari transaksi mutasi sediaan farmasi di
Kabupaten/Kota yang sudah tercatat.Terdapat 4 laporan yang akan diintegrasikan dengan sistem
yang ada di Pusat yaitu:
a. Mekanisme online dengan memanfaatkan web services, dimana alamat pengiriman sudah
diisikan pada saat setting aplikasi.
b. Mekanisme offline dengan meng-eksport data dalam bentuk zip file, lalu mengirimkannya via
email.
84
3. Kemudian klik Kirim Laporan untuk mengirimkan laporan baru, sehingga muncul tampilan
seperti gambar 105.
4. Pilih dengan Web Services jika terhubung internet, atau pilih CSV untuk mengeksport data
dalam bentuk zip file. Jangan merubah nama zip file, maupun nama file yang ada di dalam zip
file, karena akan mengganggu proses import.
5. Klik Proses, secara otomatis akan menambah log riwayat integrasi data.
Jika mengirimkan dalam bentuk zip file, file tersebut dapat dikirimkan ke pengelola E-Logistik pusat
untuk diimport ke dalam sistem bank data.
85
4. Pilih dengan Web Services jika terhubung internet, atau pilih CSV untuk mengeksport data
dalam bentuk zip file. Jangan merubah nama zip file, maupun nama file yang ada di dalam zip
file, karena akan mengganggu proses import.
5. Klik Proses untuk menyelesaikan laporan.
6. Secara otomatis akan menambah log riwayat integrasi data
86
2.2.4 Integrasi Laporan Obat Indikator
Dengan cara yang sama, dapat melakukannya untuk laporan ketersediaan obat indikator
87
2.3 Modul Laporan
Modul laporan merupakan fungsi manajemen data dan early warning system. Laporan dibuat dalam
bentuk data tabuler yang dapat dieksport ke dalam format Spreadsheet sehingga dapat
dimanfaatkan untuk analisis yang lebih spesifik.
89
3. Terdapat beberapa filter seperti gambar diatas. Pilih waktu, sumber dana, dan kategori.
4. Klik Show untuk menampilkan laporan sesuai filter yang dipilih sehingga akan terlihat daftar
sediaan yang kadaluarsa.
5. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet
6. Terdapat 3 warna berbeda pada kolom laporan ketersediaan. Warna tersebut didasarkan
pada masa sebelum tanggal kadaluarsa. Warna biru menunjukkan masa berlaku sediaan
farmasi sebelum kadaluarsa masih dianggap aman atau lebih dari 6 bulan. Warna kuning
menunjukkan masa berlaku sediaan farmasi 4 6 bulan sebelum kadaluarsa atau perlu
perhatian. Warna merah menunjukkan sediaan farmasi sudah mendekati kadaluarsa atau
kurang dari 3 bulan. Sediaan farmasi dengan kolom berwarna merah sebaiknya mendapatkan
perhatian lebih dan segera didistribusikan.
90
2.3.3 Laporan Penerimaan Sediaan
Menu ini digunakan untuk melihat laporan penerimaan sediaan. Untuk mengakses fungsi ini dapat
melakukan langkah berikut:
3. Terdapat beberapa filter seperti gambar diatas. Pilih sumber dana, kategori, dan rentang
waktu.
91
4. Klik Show untuk menampilkan laporan sesuai filter yang dipilih sehingga akan terlihat daftar
penerimaan sediaan.
5. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet
3. Terdapat beberapa filter seperti gambar diatas. Pilih kecamatan, Puskesmas, kategori,
periode dan sumber dana.
4. Klik Show untuk menampilkan laporan sesuai filter yang dipilih sehingga akan terlihat daftar
pengeluaran sediaan.
5. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet
6. Klik Lihat untuk melihat distribusi sediaan farmasi ke masing-masing unit penerima
92
Gambar 113. Detail Laporan Pengeluaran
93
2.3.5 Kartu Stok
Modul ini digunakan untuk melihat kartu stok. Terdapat 2 mekanisme untuk melihat kartu stok yaitu
1). Berdasarkan nama INN (Generik) dan 2) Berdasarkan nama paten/brand/dagang.
94
2.3.5.2 Berdasarkan Nama Paten/Brand/Dagang
Menu ini dapat digunakan untuk melihat kartu stok berdasarkan nama dagang. Untuk mengakses
fungsi ini dapat melakukan langkah berikut:
95
4. Pilih sumber dana dan nama sediaan sesuai kebutuhan
5. Klik Go! untuk menampilkan kartu stok
6. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet
96
2.3.7 Laporan Ketersediaan Obat
Menu ini dapat digunakan untuk melihat ketersediaan obat. Untuk mengakses fungsi ini dapat
melakukan langkah berikut:
97
2.3.8 Laporan Persediaan Obat Puskesmas INN/FDA
Modul ini dapat digunakan untuk melihat persediaan obat Puskesmas. Untuk mengakses fungsi ini
dapat melakukan langkah berikut:
98
2.3.9 Laporan Ketersediaan Obat Indikator
Modul ini dapat digunakan untuk melihat ketersediaan obat indikator. Untuk mengakses fungsi ini
dapat melakukan langkah berikut:
99
2.3.10 Laporan Mutasi Obat per Puskesmas
Modul ini dapat digunakan untuk melihat mutasi obat per puskesmas. Untuk mengakses fungsi ini
dapat melakukan langkah berikut:
100
Bab V
Memanfaatkan Bank Data E-Logistik
3. Klik Menu Laporan, sehingga menampilkan beberapa menu seperti gambar diatas
4. Fungsi bank data adalah untuk menampilkan informasi terkait E-Logistik yang digunakan
olehsemua Instalasi Farmasi
101
2. Registrasi
1. Setelah masuk ke halaman bank data E-Logistik, silakan pilih Menu Registrasi sehingga
muncul tampilan seperti gambar 122
102
4. Klik VALIDASI, setelah itu akan langsung diarahkan menuju halaman validasi akun seperti
tampilan pada gambar 124
103
3. Login
Untuk login, silakan klik tombol Login di pojok kanan atas sehingga muncul tampilan seperti
gambarmuncul tampilan seperti gambar 125
4. Melihat Dashboard
Dashboardbank data E-Logistik menampilan lima informasi menggunakan visualisasi peta dan chart
yang meliputi:
104
4.1. Dashboard Presentase Pelaporan Obat Indikator Puskesmas
105
4.3. Ketersediaan Obat Indikator Nasional Per Item
4.4. Laporan Terkirim Obat Kadaluarsa dan Ketersediaan Obat di Tingkat Provinsi
Gambar 129. Presentase Laporan Terkirim Obat Kadaluarsa dan Ketersedian di Tingkat Propvinsi
106
4.5. Laporan Obat Kadaluarsa, Ketersediaan Obat, dan Obat Indikator di Tingkat
Kabupaten
Gambar 130. Laporan Terkirim Obat Kadaluarsa, Ketersediaan, & Obat Indikator di Tingkat Kabupaten
1. Laporan masuk
2. Laporan ketersediaan
3. Laporan Kadaluarsa
4. Laporan Obat Indikator
107
Gambar 131. Melihat Laporan Masuk
3. Terdapat beberapa filter seperti terlihat pada gambar 131. Pilih wilayah, jenis laporan, dan
periode laporan
4. Klik Proses untuk menampilkan data sesuai filter yang dipilih
5. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet
108
5.2. Laporan Ketersediaan
Digunakan untuk melihat data ketersediaan obat dan BMHP sesuai dengan filter wilayah. Untuk
mengaksesnya dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
6. Klik button Semua apabila ingin menampilkan laporan dengan filter wilayah
7. Klik button Periode apabila ingin menampilkan laporan dengan filter wilayah dan waktu
8. Pilih filter wilayah, sumber dana, kategori obat, kelompok, dan kategori sediaan farmasi
9. Klik Proses untuk menampilkan laporan sesuai filter yang dipilih
109
10. Terdapat 3 warna berbeda pada kolom laporan ketersediaan. Warna tersebut didasarkan
pada tingkat ketersediaan (bulan) sediaan farmasi. Warna biru menunjukkan ketersediaan
sediaan farmasi masih dianggap cukup untuk lebih dari 6 bulan ke depan. Warna kuning
menunjukkan ketersediaan sediaan farmasi perlu perhatian atau tersedia untuk 3-6 bulan ke
depan. Warna merah menunjukkan ketersediaan sediaan farmasi mencukupi untuk kurang
dari 3 bulan.
11. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet
110
5.3. Laporan Kadaluarsa
Menu ini digunakan untuk menampilkan data obat kadaluarsa sesuai dengan filter wilayah. Untuk
mengaksesnya dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
3. Pilih filter berdasarkan kategori sediaan farmasi, sumber dana, kategori obat, dan wilayah
4. Klik Proses untuk menampilkan laporan sesuai filter yang dipilih
111
5. Terdapat 3 warna berbeda pada kolom laporan kadaluarsa. Warna tersebut didasarkan pada
masa sebelum tanggal kadaluarsa. Warna biru menunjukkan masa berlaku sediaan farmasi
sebelum kadaluarsa masih dianggap aman atau lebih dari 6 bulan. Warna kuning
menunjukkan masa berlaku sediaan farmasi 4 6 bulan sebelum kadaluarsa atau perlu
perhatian. Warna merah menunjukkan sediaan farmasi sudah mendekati kadaluarsa atau
kurang dari 3 bulan. Sediaan farmasi dengan kolom berwarna merah sebaiknya mendapatkan
perhatian lebih dan segera didistribusikan.
6. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet
112
5.4. Laporan Obat Indikator
Menu ini digunakan untuk menampilkan data Obat Indikator sesuai dengan filter wilayah dan periode.
Untuk mengaksesnya dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
113
6. Tools Master Data
6.1. Download Master Data Obat
Menu ini digunakan untuk mendownload master data obat. Untuk mengaksesnya dapat mengikuti
langkah-langkah berikut:
114
Gambar 136. Mendapatkan Link Download Master Data
115
3) Klik tombol Entri Manual, sehingga muncul tampilan seperti berikut
116
6.2.2. Import Obat Indikator Menggunakan Template
Menu ini digunakan untuk memasukkan data obat indikator menggunakan file CSV sesuai template.
Untuk menggunakan fungsi ini dapat mengikuti langkah berikut
117
6) Pilih Periode dalam bulan dan tahun
7) Klik tombol Pilih File, kemudian arah ke dalam folder tempat menyimpan file obat indikator
dalam bentuk CSV.
8) Klik tombol Upload
6.3. DatabasePuskesmas
Menu ini digunakan untuk melihat database Puskesmas beserta kode dan alamatnya. Untuk
mengaksesnya dapat mengikuti langkah berikut.
3) Kolom Search dapat digunakan untuk pencarian lebih cepat dengan mengetikkan nama
Puskesmas.
118
6.4. Entri Ketersediaan Obat
Menu ini digunakan untuk memasukkan data ketersediaan obat secara manual. Untuk mengaksesnya
dapat mengikuti langkah berikut.
3) Terdapat filter wilayah dan periode yang dapat diisi untuk mempercepat pencarian data
4) Klik Detail untuk melihat ketersediaan obat tiap Kabupaten/Kota
5) Klik tombol Entri Manual untuk memasukkan data ketersediaan obat secara manual,
sehingga muncul tampilan seperti gambar 143
119
Gambar 143.Entri Ketersediaan Obat Secara Manual
120