Clasificacin de

los documentos

TEXTUALES: DOCUMENTOS NO TEXTUALES:

Notas, borradores, apuntes Magnticas, mapas, dibujos,
rpidos. planos, fotografas, cuadros,
videos, discos duros.

GRFICOS:

Mapas, dibujos, cuadros,

fotografas y planos.

CINTA:

Videos y cinta magntica.

OTROS SOPORTES:

Disco duro.
 Sus orgenes podran remontarse a la aparicin de la escritura. Los primeros archivos aparecen
con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la poblacin y de la riqueza.
El reparto de la documentacin en las salas es buen ejemplo del respeto y conservacin de los
archivos bajo una clasificacin rigurosa. Pero desconocemos su clasificacin original y por tanto
los criterios empleados.
Se crean depsitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una climatizacin
adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanteras de obra recubiertas de
asfalto.
Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podan utilizarlo sus
productores y los oficiales de la administracin con autorizacin previa.
HISTORIA Y EVOLUCIN
Con la Revolucin francesa, se produce una revolucin en los archivos.
DE LOS ARCHIVOS Se detecta una conciencia de la documentacin como fuente de informacin para el ejercicio del
A
poder interno y externo.
Durante el siglo XIX se inicia el perodo de desarrollo archivstico que configura la archivstica
como una disciplina creciente y cuyas necesidades de partida fueron las siguientes: concentrar
R la documentacin de las entidades desaparecidas y concebir un sistema global de organizacin
de los fondos documentales. Se crean grandes depsitos documentales para concentrar fondos.
La Segunda Guerra Mundial marca el despegue de la archivstica por la necesidad de investigar

C y difundir el conocimiento y la expansin de la democracia como modelo de organizacin social.

Por ello la archivstica y los profesionales varan considerablemente.
Hasta el comienzo del siglo XX, los archivos estaban aislados porque funcionaban por libre. Con
la llegada del siglo XX, se acaba el aislamiento de los archivos, ya que se creen redes de
H cooperacin y sistemas de archivos.

I
V Conjunto de documentos producidos por personas fsicas o
CONCEPTO
jurdicas, pblicas o privadas, en ejercicio de su actividad.
O
En todo mbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos Datos, que
IMPORTANCIA DE LOS mediante un debido proceso y metodologa permiten alcanzar la generacin de una Informacin
ARCHIVOS til, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de Datos, siendo un
objeto de consulta en todo mbito social. Esta informacin es guardada en conjunto con el
emplazamiento de un Archivo, consistiendo bsicamente en habitaciones o inclusive edificios
enteros que se encargan de almacenar una gran cantidad de datos que fueron debidamente
Clasificados y Ordenados, encontrndose su aplicacin
 CENTRALIZADO: Una sola dependencia, destinada al archivo,
maneja y controla toda la documentacin.
SEGN SU
ORGANIZACIN
DESCENTRALIZADO: Funciona repartido entre las diferentes
dependencias o departamentos de una institucin.

ACTIVO: Satisface las necesidades de conservacin y consulta

A permanente.

SEMIACTIVO: Representa el cambio de documentos en

R SEGN SU USO
intervalos determinados, para su consulta espordica.

C
INCTIVO: Comprende el traspaso definitivo para su
CLASES DE ARCHIVO conservacin perpetua.

H SEGN SU
NATURALEZA
ARCHIVO PBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes
a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin
de un servicio pblico por entidades privadas.

I ARCHIVO PRIVADO DE INTERS PBLICO: Aquel que por su

valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es
de inters pblico y declarado como tal por el legislador.

V ARCHIVO PRIVADO: Son aquellos grupos documentales que

han pertenecido a una institucin o a un hombre pblico

O (poltico, cientfico o literato, artista en general, etc.) o a una

familia de importancia histrica notoria que presenta de
modo ms o menos completo la actividad o la vida del
personaje, institucin o grupo familiar al que pertenecieron.
 ARCHIVO DE GESTIN: Se rene la documentacin en trmite,
en busca de solucin, sometido a continua utilizacin y
consulta administrativa.

ARCHIVO INTERMEDIO O CENTRAL: Es aquel archivo en

SEGN SU CICLO donde se agrupan los documentos transferidos desde las
VITAL diferentes sedes, una vez finalizado su trmite, que siguen
A siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y
los particulares en general.

R ARCHIVO HISTRICO: Lo constituye aquella documentacin

que ha sido transferida desde el archivo central, la cual debe
ser conservada permanentemente dado el valor que cobra

C para la investigacin.

H ECONMICOS: Se obtiene informacin sobre perfiles de la empresa, as como cotizaciones

e informes de asuntos econmicos de esta.

I SIMPLES: Identifica el contenido de la informacin de manera sencilla.

V CUALIDADES DE LOS
ARCHIVOS
TCNICOS: Se deben registrar las situaciones en la toma de decisin del responsable, para
no delegar equivocadamente al personal tcnico de archivo.

O FUNCIONALES: Permiten la operacin de archivar y consultar los documentos de manera

eficiente.

EXACTOS: La comunicacin debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

equivocaciones.
 ORDEN: Es el mtodo que se utiliza para organizar los documentos y elementos;
permitiendo ejercer un control y ubicacin de los mismos.

RESPONSABILIDAD: Es una tarea de dedicacin y actualizacin.

PRONTITUD: Cuando se soliciten los archivos, se deben encontrar inmediatamente.

A CUALIDADES DE LA CORDIALIDAD: El funcionario responsable del archivo debe generar buena disposicin en el
ARCHIVISTICA momento de dar informacin en la bsqueda y suministro de los documentos.
R
SIGILO PROFESIONAL: Las personas que desarrollen actividades administrativas,

C secretariales, archivstica o en general; deben ser personas reservadas, por el grado de

confidencialidad que se maneja.

H CONCENTRACIN: La ejecucin de las actividades de archivo, se deben realizar

minuciosamente para evitar errores, que no permiten lograr su funcionalidad.

I ARCHIVOS DE JURISDICCIN Y COMPETENCIA:

Archivo General de la Nacin.

V


Archivo General del Departamento.
Archivo General de Municipio.
Archivo General del Distrito
CATEGORIZACIN
O DE LOS
ARCHIVOS
SEGN LA LEY 594 DEL
2000 ARCHIVOS TERRITORIALES:

Del Orden Nacional

Del Orden Departamental
Del Orden Distrital
Del Orden Metropolitano
Del Orden Municipal
Del Orden Local
Archivo de nuevas entidades que se creen por ley
Archivos de los Territorios Indgenas
 ARCHIVOS SEGN LA ORGANIZACIN DEL ESTADO:

Archivos de la Rama Ejecutiva

Archivos de la Rama Legislativa
Archivos de la Rama Judicial
Archivos de los Organismos de Control
Archivos de los Organismos Autnomos

A OBLIGATORIEDAD DE LA CREACIN DE ARCHIVOS

R
C
H
I
V
O