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Visto el Manual de Administracin para el Sector Pblico Nacional, formulado por la Direccin
Nacional de Abastecimiento;
CONSIDERANDO:
Que el Decreto Ley N 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento, otorga a la Direccin
Nacional de Abastecimiento atribucin para emitir normas relativas a adquisicin y asignacin racional
de bienes y servicios no personales;
En uso de las atribuciones conferidas por el Decreto Legislativo N 534 -Ley del Instituto
Nacional de Administracin Pblica;
SE RESUELVE:
Artculo 1.- Aprobar el Manual de Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional.
Regstrese y comunquese.
I. GENERALIDADES
A. OBJETO
B. ALCANCE
- Resolucin Jefatural N 118-80-INAP/DNA que aprueba las Normas Generales del Sistema
Nacional de Abastecimiento.
D. NORMAS ESPECIFICAS
4. Son factores a considerar en la seleccin y organizacin del local de almacn los siguientes:
a. Area requerida: debe permitir que las operaciones que en ella se realicen se efecten en un
rea fsica adecuada, sin que tropiece con inconvenientes por falta de espacio. Se determina en base a
la cantidad y volumen de los bienes previstos para adquirir, incluyendo proyecciones de futuras
ampliaciones.
b. Seguridad: el lugar geogrfico y el local deben reunir condiciones que eviten el deterioro o
merma ocasionados por agentes atmosfricos, as como preservar la integridad humana y fsica ante
acciones de terceros o de desastres naturales.
e. Facilidad de utilizacin por los usuarios; considerar la cercana y fluidez de trnsito para que el
abastecimiento a las unidades usuarias sea en forma econmica, rpida y segura.
g. Centros de abastecimiento: tiene que ver con las fuentes de suministros y el tamao del local
del almacn cuanto ms alejado est el almacn de las fuentes de suministro, mayor ser su tamao.
i. Infraestructura disponible: considerar reas o edificaciones que por sus caractersticas resulten
apropiadas y que adems el costo de acondicionamiento resulte econmico.
a. Oficina
b. Recepcin y despacho
c. Corredores y pasadizos
d. Zona de almacenaje
e. Vestuarios del personal
f. Servicios higinicos
g. Zonas para ampliaciones
h. Areas de estacionamiento exterior.
a. Caractersticas de los bienes: a fin de rodearlos de las condiciones que necesitan para su
conservacin, de acuerdo con las instrucciones de los fabricantes o tcnicos especializados.
(5) Factores relacionados con la capacidad del piso, humos, humedad, calor, fro, suciedad,
equipo auxiliar, tolerancia, etc.
(2) Eleccin de extintores apropiados para combatir el tipo de incendios e instalacin adecuada.
(3) Ubicacin de sistemas de rociadores en zonas donde el agua no cause, ms dao que el
fuego.
d. Equipo apropiado para el trabajo; las guas para la seleccin adecuada de los equipos son los
siguientes:
a. Espacio disponible
b. Cantidad prevista de bienes por almacenar
c. Cantidad de cada clase de bienes
d. Manipulacin que necesitan
e. Caractersticas que presentan
f. Condiciones ambientales que requieren
g. Caractersticas del mobiliario y equipo necesarios para su conservacin
h. Seguridad que hay que proporcionales
i. Control que necesitan
j. Frecuencia de demanda de cada tipo de artculos.
8. En almacenes cuyo tamao no permite una fcil ubicacin de lugar en que se encuentran los
bienes, se colocar, en una parte visible del mismo, el plano de la distribucin de espacios de la zona de
almacenaje. Cada seccin o ambiente tendr un nmero o smbolo que identifique su ubicacin y el
material que en ellos se encuentra almacenado.
9. Cada espacio de la zona de almacenaje debe ser acondicionado con muebles y equipos
especficamente para los materiales que en ellos se van a depositar, rodendolos de las caractersticas
especiales que dichos materiales necesitan para su conservacin, de acuerdo con las instrucciones del
fabricante o de tcnicos especializados.
10. Los bienes permanecen en almacn en forma temporal, aquellos que se encuentren
almacenados por un perodo superior a los 12 meses y que definitivamente no van a ser utilizados por la
entidad deben ser transferidos para satisfacer necesidades de otros organismos del sector pblico.
11. Cada organismo de acuerdo a sus posibilidades cuidar de contratar una cobertura de
seguro que comprenda a la infraestructura del almacn y a los bienes almacenados.
II. PROCEDIMIENTOS
A. PROCESO DE ALMACENAMIENTO
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1. Recepcin
a. Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del momento en que los
bienes han llegado al local del almacn y termina con la ubicacin de los mismos en el lugar designado
para efectuar la verificacin y control de calidad.
(2) Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado y asegurarse de anotar las
discrepancias encontradas en los documentos de recibo.
(3) Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las guas y en el exterior del mismo bulto.
Esta accin no ser necesaria cuando el nmero y caractersticas de los bienes recepcionados permitan
efectuar una verificacin cuantitativa sin problema alguno.
Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser ejecutadas en un lugar
predeterminado independiente de la zona de almacenaje; comprende las acciones siguientes:
b. Una vez abiertos los bultos se proceder a revisar y verificar su contenido en forma
cuantitativa y cualitativa.
c. La verificacin cuantitativa se efectuar para comprobar que las cantidades recibidas son
iguales a las que se consignan en la documentacin de recibo. Incluye las comprobaciones
dimensionales de identificacin, tales como: longitud, capacidad, volumen, peso, gravedad, presin,
temperatura, etc.
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d. La verificacin cualitativa, denominada control de calidad se realizar para verificar que las
caractersticas y propiedades de los bienes recepcionados estn de acuerdo con las especificaciones
tcnicas solicitadas.
f. Si por el nmero y caractersticas de los bienes recepcionados fuera necesario mayor tiempo
para efectuar la verificacin y control de calidad, el jefe de almacn suscribir la gua respectiva dando
conformidad slo por el nmero de bultos recibidos y el peso bruto respectivo.
g. Tratndose de bienes que por sus caractersticas ameritan ser sometidos a pruebas de
conformidad, las pruebas o exmenes sern encargadas por el jefe del rgano de abastecimiento a
especialistas o entes especializados del mismo organismo u otros organismos del sector pblico, y
excepcionalmente a las del sector privado.
2. Internamiento
Comprende acciones para la ubicacin de los bienes en los lugares previamente asignados. Se
ejecutarn las labores siguientes:
b. Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de almacenaje.
Se har de tal manera que su identificacin sea gil y oportuna.
c. Se evitar dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje diferentes.
d. En casos que los espacios disponibles resulten reducidos, se proceder a internar el ntegro
del grupo en zonas previstas para las ampliaciones.
3. Registro y control
c. Los bienes que se incorporan (*) NOTA SPIJ(2) al Patrimonio Mobiliario Institucional se codifican
conforme al procedimiento establecido en el "Manual de Codificacin del Patrimonio Mobiliario del Sector
Pblico", aprobado con Resolucin Jefatural N 126-89-INAP-DNA.
4. Custodia
Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los bienes almacenados
conserven las mismas caractersticas fsicas y numricas en que fueron recibidas.
a. Proteccin a los materiales: est referida a los tratamientos especficos que son necesarios a
cada artculo almacenado, a fin de protegerlos de elementos naturales como la humedad, luz, lluvia,
temperatura, etc. Las tcnicas por aplicar sern las estipuladas en normas tcnicas, manual del
fabricante u otros textos especializados.
b. Proteccin del local de almacn: a las reas fsicas destinadas a servir de almacn se las
debe rodear de medios necesarios para proteger a las personas, el material almacenado, mobiliario,
equipos y las instalaciones mismas de riesgos internos y externos. Para el efecto se tomarn medidas a
fin de evitar:
- Robos o sustracciones.
- Acciones de sabotaje
- Incendios
- Inundaciones, etc.
B. PROCESO DE DISTRIBUCION
d. Los pedidos de bienes que no son de consumo regular sern presentados de acuerdo al
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perodo consignado en el correspondiente cuadro de necesidades.
f. Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la atencin de los pedidos a un grupo
de bienes, el rgano de Abastecimiento puede asumir la formulacin del Pedido Comprobante de Salida.
g. Una vez suscritos por el jefe de la dependencia solicitante, los Pedidos Comprobante de
Salida sern remitidos al Director o Jefe de Abastecimiento para recabar la respectiva autorizacin de
despacho.
2. Autorizacin de despacho
3. Acondicionamiento de materiales
c. En el caso de distribucin con destino a localidades fuera del permetro de la ciudad ser
necesario determinar el tipo de embalaje a utilizar para lo cual se tomar en cuenta los factores
siguientes:
- Destino de la carga.
- Transbordos a que se someter la carga durante la travesa.
- Caractersticas fsicas del material a embalarse.
- Peso y volumen de la carga.
- Otras consideraciones del fabricante o de especialistas.
d. El acondicionamiento o embalaje de los artculos por distribuir debe realizarse en forma tal
que se evite:
- Deterioro en el acabado.
4. Control de materiales
b. El encargado del acarreo o transporte de los bienes presentar al salir del almacn el Pedido
Comprobante de Salida a la persona encargada del control de salida de materiales, quien verificar si el
contenido de los bultos concuerda con el documento y retendr una copia del mismo lo que ser
entregado al rea responsable del control de stock.
5. Entrega de materiales
c. Es funcin inherente al almacn el que los bienes de despachar fuera del permetro de la
ciudad, estn amparados por una cobertura de seguro.
Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o presencia real de los
bienes almacenados, apreciar su estado de conservacin o deterioro y condiciones de seguridad.
1. Tipos de Inventarios
a. Inventario Masivo
Incluye a todos los bienes almacenados. Forma parte del Inventario Fsico General que
comprende la verificacin fsica de bienes en uso y de almacn.
Se efecta cerrando las operaciones del almacn por uno o varios das, como mnimo una vez
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por ao, requiere de un apropiado programa y sirve de sustento de los estados financieros de la entidad.
b. Inventario Selectivo
2. Preparacin de Inventario
a. Ordenamiento del almacn; el principio del buen ordenamiento debe mantenerse en los
almacnes en todo momento; sin embargo se hace ms necesario cuando se trata de realizar
Inventarios.
- Las Tarjetas de Existencia Valorada y las de Control Visible de Almacn deben estar al da.
- Suspender la recepcin de pedidos por un perodo prudencial antes del inicio del Inventario.
c. Equipo de Verificadores
- Cuando se trate del Inventario Fsico General, la verificacin fsica ser realizada por la
Comisin a que se refiere el numeral 4 Rubro III de la Norma General de Abastecimiento S.A. 07
"Verificacin del estado y utilizacin de bienes y servicios".
d. Medios e Instrumentos
El equipo de verificadores ser dotado de medios adecuados tales como: Catlogos, winchas,
calibradores, metros, balanzas, etc., que les permitir certificar las medidas, denominaciones, pesos,
cdigos, etc., de cada uno de los bienes que se est verificando.
* Al barrer
* Por seleccin
Consiste en constatar la veracidad de las existencias del grupo de bienes sobre los cuales se
tiene inters, sin importar su ubicacin. Esta forma se utiliza para realizar inventario de tipo selectivo.
4. Sobrantes de Inventario
b. En el caso que el origen de los sobrantes de almacn se deba a las dos primeras causas
indicadas en el literal anterior, stos se incorporan en los registros de existencias formulando la
respectiva Nota de Entrada a Almacn.
c. Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante,
implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en bien similar entregado.
En este caso se proceder a realizar el ajuste en la respectiva Tarjeta de Existencias Valoradas de
Almacn anulando la salida del bien sobrante, la misma que ser sustentada con el informe de la
Comisin de Verificacin; previo inicio de la determinacin de responsabilidades. Asimismo se registrar
la salida del bien faltante.
5. Faltantes de Almacn
Tratndose de bienes, slidos o lquidos, que por su naturaleza se volatizan, ser aceptada
siempre y cuando est dentro de la tolerancia establecida en la norma tcnica respectiva.
D. BAJA DE BIENES
1. Se dar de baja a los bienes que como resultado del Inventario Fsico General estn
considerados para tal proceso.
b. La merma producida en las existencias por efecto de volatizacin o por accin de animales
depredadores.
3. De acuerdo a lo establecido en el artculo 4, inciso b), del Decreto Ley N 22867, la baja ser
aprobada mediante resolucin por el Director General de Administracin o funcionario equivalente en la
entidad y se sustenta en la forma siguiente:
a. Para los casos 2 a. y 2 b. con el informe tcnico el que se califica su estado de inutilidad.
c. Para el caso 2 d. con el informe sanitario respectivo y el informe de Control Interno sobre
deslinde de responsabilidades.
E. REPOSICION DE STOCK
1. Variables utilizadas
Cantidad de cada tipo de bien que se requiere para continuar el abastecimiento, durante el
tiempo que demore el trmite de reposicin de stock.
c. Punto de pedido
Es el momento ideal para iniciar las acciones conducentes a la reposicin de existencias a fin de
evitar el consumo total del stock mnimo o de seguridad.
a. La magnitud del nivel mximo de stock, est dada por la cantidad de un tipo de bien que
necesita para atender las necesidades de todas las dependencias de una entidad en un perodo
trimestral, semestral o anual. Si las necesidades son mayores a la capacidad de almacenamiento
pueden considerarse excepcionalmente cantidades para perodos bimensuales o mensuales, segn
convenga. Se utiliza como documento fuente los cuadros de necesidades.
Q
Stock mnimo = ------------- x t2
t1
Donde:
El trmite de reposicin de stock se inicia (Punto de pedido) cuando las existencias desciendan
al nivel en que se empieza a consumir el stock mnimo o de seguridad; para tal efecto el jefe de almacn
proceder a:
a. Formular el proyecto de cuadro de adquisicin por los bienes que a la fecha debe iniciarse el
trmite de reposicin de stock.
Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se consigna datos sobre ingresos y
salidas de bienes del local de almacn y cantidades disponibles para distribuir.
Segn las posibilidades de cada entidad los registros y reportes se elaboran en la forma manual
o mediante proceso automtico de datos; en el primer caso se emplear tarjetas y formularios y en el
segundo se utilizar el diseo de los mismos.
a. Finalidad
Es de uso exclusivo del almacenero y permanece junto al grupo de bienes en ella registrado.
b. Descripcin
Encabezamiento
- Artculo: Denominacin y caractersticas del bien almacenado (una tarjeta por cada tipo de
bien).
- Unidad de Medida: Trmino usado para contar, medir o pesar los bienes almacenados.
Cuerpo
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a. Finalidad
b. Descripcin
Encabezamiento
- Tarjeta N..: Se numera correlativamente las tarjetas empleadas en el registro de un mismo tipo
de bien.
Cuerpo
Columna 1 - Fecha: La que corresponde al da, mes y ao del movimiento de cada uno de los
bienes.
Columna 2 - Comprobante
Columna 3 - Cantidades
Columna 6 - Importes
c. Utilizacin
Cada grupo de tarjetas ser diferenciado colocando el cdigo de la clase respectiva en una
pestaa adhesiva en la parte superior de la tarjeta que seala la separacin de una y otra clase de
bienes. Dentro de cada clase las tarjetas se ordenarn alfabticamente conforme al orden asignado en
el Catlogo Nacional.
a. Finalidad
Resumir el resultado de las operaciones de entradas y salidas de bienes del almacn. Este
documento ser elaborado mensualmente y servir para conciliar los saldos con los que contenga el
Parte Diario de Almacn elaborado por la Oficina de Contabilidad.
b. Descripcin
Encabezamiento
Cuerpo
Columna 3 - Movimientos
Resulta de agregar a la columna 2 las entradas (3A) y deducir las salidas (3B).
Seccin 1 - De Entrada.
Se anotan los nmeros de los Ordenes de Compra y/o Nota de Entrada expedidas, as como los
documentos anulados.
Se anotan los nmeros de Pedido Comprobante de Salida expedidos as como los anulados.
Base
Para consignar las firmas de las personas autorizadas de la elaboracin y revisin del
documento (jefe de Almacn y Director o Jefe de Abastecimiento).
a. Finalidad
Servir de documento fuente. Se utiliza para informar sobre ingreso de bienes al almacn por
conceptos distintos a la adquisicin con orden de compra.
b. Descripcin
Encabezamiento
Recuadro Derecho
Cuerpo
Parte Superior
Columna 1 - Artculos
1D - Unidad de Medida: Trmino usado para contar, medir o pesar los bienes recibidos.
Columna 2 - Valores.
Valor unitario
Parte Inferior
Anotar en cada recuadro el cdigo de la cuenta y divisionaria, as como los respectivos importes
en moneda nacional.
Base
- Director de Abastecimiento.
- Jefe de Almacn.
c. Utilizacin
- Encabezamiento.
- Columna 1 - Artculos.
- Columna 2 - Valores.
3ra. Copia: Registro y Control del Patrimonio Mobiliario (slo en el caso de ingreso de bienes
patrimoniales).
a. Finalidad
b. Descripcin.
Encabezamiento
Cuerpo
- Solicito entrega a: Nombre del funcionario o servidor que recibir los bienes solicitados. En
ningn caso suscribir el "recib conforme" otra persona distinta a la sealada en el presente rubro.
- Con destino a: Consignar el lugar u oficina donde van a ser utilizados los bienes.
- Columna 1 - Renglones.
Aparecen impresos los nmeros de cada uno de los renglones en forma sucesiva.
Para indicar las cantidades que el Director o Jefe de Abastecimiento autoriza entregar.
3C Valores: Unitario y total por cada tipo de bienes. Los valores unitarios se extraen de las
respectivas Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn.
Base
- Recuadro: Formulario utilizado hasta el rengln N.. inclusive: Para indicar, en letras el nmero
del ltimo rengln utilizado en el formulario.
c. Utilizacin
* Cdigo de la dependencia.
* Nmero del Pedido Comprobante de Salida.
* Columna 3 - Orden de Despacho.
* Columna 4 - Cdigo Patrimonial.
3ra. Copia: Registro y Control de Patrimonio Mobiliario (slo en el caso de salida de bienes
patrimoniales).
PRIMERA.- (*) NOTA SPIJ(4) Por el presente ao las entidades que cuenten con suficientes
formularios de: Control Visible de Almacn, Pedido Comprobante de Salida y Nota de Entrada a
Almacn, continuarn emplendolos hasta terminar su existencia. La nueva impresin de formularios se
realizar conforme a los modelos que se anexan a la presente norma.
SEGUNDA.- (*) NOTA SPIJ(5) En el caso de ingreso o salida de bienes que corresponden a grupos
genricos cuyo fascculo del Catlogo Nacional an no ha sido aprobado, para efecto de Registro se
utilizarn temporalmente los cdigos del Catlogo Institucional.
NOTA: Ver Cuadros pginas 89576, 89577,89578, 89579, 89580, 89581, publicados en el Diario Oficial
"El Peruano" el da 9 de Setiembre de 1990.