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SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DEL ALMACN DEL ITS
aportar estudios de esta naturaleza clasifican do a sistemas de informacin integrales que les permitan
este proceso en dos sistemas: Sistema de inventarios llevar el control de sus actividades dentro de las reas
permanente y Sistema de inventarios peridico. correspondientes.
El sistema de inventarios permanente, o tambin Es relevante mencionar que considerando que ya se
llamado perpetuo, permite un control constante de tienen los recursos tecnolgicos, implica solo invertir
los inventarios, al llevar el registro de cada unidad el tiempo y el conocimiento del equipo de trabajo
que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva conformado por profesores y alumnos del Departamento
mediante tarjetas denominadas Kardex, en donde se de Sistemas y Computacin, lo cul no se requiere
lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, invertir recursos econmicos para compra de equipo,
la fecha de adquisicin, el valor de la salida de cada puesto que la Institucin ya cuenta con dicho equipo.
unidad y la fecha en que se retira del inventario. De Segn algunas versiones consultadas las Tecnologas
esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo de la Informacin (TI): se entienden como aquellas
exacto de los inventarios y el valor del costo de venta, herramientas y mtodos empleados para recabar, retener,
el control permanente de los sistemas en base a los manipular o distribuir la informacin. Las tecnologas
inventarios existentes. de la informacin se encuentran generalmente asociadas
a) Valoracin de los inventarios en el sistema con las computadoras y las tecnologas afines aplicadas
permanente. La valoracin de los inventarios y a la toma de decisiones [5].
la determinacin del costo de venta por el sistema Es conveniente hacer una resea del significado
permanente, tiene el inconveniente con los valores de un sistema de informacin para conceptualizar la
de las mercancas, puesto que stas se adquieren en ubicacin del proyecto, se consideran las diferentes
fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es fases del desarrollo de un sistema de informacin.
imposible tener una homogeneidad en los valores de Inicialmente un Sistema de Informacin debe
las mercancas compradas. Para sortear este problema, lograr que la informacin la componen datos que se
la valuacin de los inventarios se realiza mediante han colocado en un contexto significativo y til, se ha
diferentes mtodos que buscan determinar el costo de comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar
la forma ms real, dependiendo del tipo de empresa. decisiones y por tal motivo que se cumplan para los
Entre los mtodos de valuacin tenemos: Mtodo del propsitos que se hayan fijado [3].
promedio ponderado, Mtodo Peps, Mtodo Ueps,
Mtodo retail, etc. Etapa de anlisis
b) Contabilizacin de los inventarios en el sistema
permanente. En el sistema permanente, las compras de Es importante resaltar que un sistema de informacin
mercancas o materia prima se contabilizan en un dbito inicia con una investigacin preliminar de la
a la cuenta de Inventarios (Activo). En la devolucin informacin concerniente al proyecto que se pretende
de compras de mercancas, se afecta directamente la desarrollar. Para conocer, indagar los requerimientos de
cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un los usuarios se utilizan las tcnicas de recopilacin
crdito a la respectiva subcuenta de inventarios. de informacin como son la observacin, entrevistas
De acuerdo a las nuevas Tecnologas de Informacin y encuestas para saber a ciencia cierta todos los
que existen hoy en da, es conveniente sealar que requerimientos de los usuarios potenciales y conocer
para destacar como agentes de cambio es de gran especficamente las necesidades que se tienen para el
relevancia situarse en un mundo competitivo que manejo de la informacin [3].
nos permita optimizar los recursos tecnolgicos que
se tienen en la institucin y colaborar en ese sentido Etapa de Diseo
para aprovechar dichos recursos con la finalidad de
automatizar procesos administrativos que se requieren Existen diversos modelos o herramientas de modelado
en algunos departamentos del ITS ,como es el caso que permiten al analista de sistemas usar diagramas
del Departamento de Recursos Materiales y Servicios, para representar procesos que permitan destacar
especficamente en el rea de Almacn con la finalidad caractersticas relevantes, entre ellas citamos 1)
de llevar el control de inventarios de los artculos, Diagramas de contexto, 2) Modelos conceptuales, 3)
equipos, productos que se manejan en el caso particular Diagramas de flujo de datos, 4)Diagramas de entidad-
del almacn del Instituto Tecnolgico. relacin La finalidad de utilizar las herramientas de
De acuerdo a la temtica del proyecto se considera modelado es visualizar un panorama general, una
relevante conceptualizar la importancia que hoy forma de abstraccin o representacin de la realidad
en da tienen las nuevas tecnologas en el mundo de de todos aquellos procesos que ejecutan alguna tarea
las organizaciones, instituciones que requieren de o actividad involucrados en el desarrollo del sistema.
En lo concerniente al desarrollo del sistema se har una responsables del departamento de Recursos y
seleccin de los lenguajes de programacin en este caso Materiales, exclusivamente en el rea de almacn
Access 2000 y Visual Basic, versin 6.0 [4]. en forma permanente, con las medidas de seguridad
requeridas para ser accesible a los responsables del
Etapa de Desarrollo rea de almacn, con la finalidad de tener acceso a la
informacin relacionada con los artculos del almacn.
Existen algunos modelos de proceso: modelo en cascada,
modelo incremental, modelo de prototipos, modelo en Entre las principales caractersticas y funciones de
espiral, entre otros. Se hace referencia exclusivamente la aplicacin se citan las siguientes:
a aquellos que se utilizaron en este proyecto.
Se asegura la confidencialidad de la informacin
Modelo Incremental a travs del nmero o la clave del artculo y un
password asignado al responsable autorizado
El modelo incremental combina elementos del modelo para acceder al sistema
en cascada aplicado en forma iterativa, aplica secuencias La mayor parte de la interaccin entre los
lineales de manera escalonada conforme avanza el responsables del manejo del inventario, se
tiempo en el calendario. Cada secuencia lineal produce centra en el registro de los artculos que
incrementos de software, en su primer incremento entran y se dan de alta en el almacn, la nota
podra realizar funciones bsicas de administracin de de requisicin de artculos, los formatos que
archivos, edicin y produccin de documentos. En el se siguen en el llenado de los artculos, segn
segundo incremento ediciones ms sofisticadas y que las disposiciones de los usuarios, generacin
tendra funciones ms complejas. de listados, la entrada y salida de artculos que
En el tercer incremento, nuevas correcciones hasta controla el sistema, previamente aprobados por
lograr el producto terminado [6]. el Jefe del departamento correspondiente, como
responsable del proceso.
Construccin de prototipos. Sin importar la forma La funcionalidad central del Sistema de
en que este se aplique, el paradigma del prototipo Informacin es la generacin de consultas,
ayuda al Ingeniero de sistemas y al cliente (usuarios) as como la actualizacin de los datos de la
a entender de mejor manera cul ser el resultado de descripcin de artculos, el control de las
la construccin cuando los requisitos se satisfagan, el existencias de los artculos, y el control del
paradigma de construccin de prototipos se inicia con inventario.
la comunicacin. El Ingeniero de software y el cliente
encuentran y definen los objetivos globales para el
Para el uso de la informacin almacenada por
la aplicacin, se cuenta con un mdulo de
software, identifican los requisitos conocidos y las reas
generacin de reportes acorde a las tareas que
del esquema donde es necesario hacer una definicin
ms exacta. ejecuta el sistema.
El diseo rpido se centra en una representacin Adems permite disear informes a la medida
de aquellos aspectos del software que sern visibles de las necesidades especficas de los usuarios,
para el cliente o usuario final, por ejemplo diseo de como informes estadsticos semestrales o
la interfaz, formularios, consultas e informes, formatos anuales.
deseados por el usuario. El prototipo lo evala el cliente
y con la retroalimentacin se refinan los requisitos en Para el desarrollo de este proyecto se realizaron las
cada una de las iteraciones, hasta que se ajuste a las siguientes actividades:
necesidades del cliente [5].
Inicialmente se realiz un anlisis de requerimientos
Programacin extrema (PE) y se usaron herramientas de modelado tales como el
diagrama de flujo de datos para representar los datos
La PE abarca un conjunto de reglas y prcticas que relevantes del diseo del sistema, el modelo incremental
ocurren en el contexto de cuatro actividades del marco para plantear las etapas del desarrollo del proyecto.
de trabajo; Planeacin, diseo, codificacin y pruebas. Se us el modelo de desarrollo de prototipos para el
desarrollo del software, el cual inicia con la recoleccin
Metodologa de requisitos y en donde el desarrollador y el usuario
definen los objetivos globales para el software y el
Se desarroll una aplicacin con la intencionalidad de diseo se centra en una representacin rpida de las
mantenerla instalada en una o ms computadoras, la tareas del sistema, el cual se va refinando en base a las
cual estar disponible para los usuarios potenciales necesidades de los usuarios.
Conciencia Tecnolgica No. 41, Enero-Junio 2011
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SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DEL ALMACN DEL ITS
Referencias
Conclusiones